Instrukcja przygotowania i podpisania umowy finansowej

Instrukcja przygotowania i podpisania umowy finansowej
na realizację projektu typu kurs intensywny (IP) w roku akademickim 2013/2014
W celu wystawienia przez Narodową Agencję (NA) umowy finansowej na realizację projektu typu kurs intensywny (IP)
w roku akademickim 2013/2014 uczelnia wypełnia „Ankietę Beneficjenta” (zwaną dalej „Ankietą”), która jest dostępna
w systemie OnLine FRSE (http://online.frse.org.pl). Dokument zawiera informacje niezbędne do wystawienia umowy dla
uczelni, której przyznane zostało przyznane dofinansowanie w ramach konkursu wniosków 2013 r. - podstawowe dane
adresowe, informacje o przedstawicielu prawnym uczelni, który w jej imieniu podpisze umowę i o rachunku bankowym
uczelni przeznaczonym dla funduszy na realizację projektu.
Zawiadomienie o przyznaniu dofinansowania zostanie wysłane pocztą poleconą na adres prawnego przedstawiciela
uczelni/ instytucji wskazany we wniosku o dofinansowanie złożonym do Narodowej Agencji (NA) w sierpniu 2013.
NA prosi uczelnie o wypełnienie „Ankiety” dopiero po otrzymaniu listu oficjalnie potwierdzającego wyniki
konkursu. W przypadku niektórych uczelni potwierdzenie wyników konkursu będzie zawierało informację
o dodatkowych wymaganiach, które uczelnia będzie zobowiązana spełnić na etapie wysyłania „Ankiety
beneficjenta”.
NA zaleca wskazanie rachunku w walucie EURO w celu uniknięcia różnic kursowych na przestrzeni okresu obowiązywania
umowy finansowej (01.09.2013 – 31.08.2014).
„Ankietę” należy złożyć online i wysłać w oryginale najpóźniej 20 sierpnia 2013.
W celu wypełnienia „Ankiety” trzeba zalogować się na stronie internetowej: http://online.frse.org.pl System działa poprawnie
wyłącznie w przeglądarce Mozilla Firefox. Po zalogowaniu do systemu należy wybrać „program Erasmus”, a następnie
zakładkę „Projekty”. Prosimy „wejść” do projektu „ERA/2013/IP/W...” i w tabeli „Ankieta beneficjenta” wybrać odnośnik
„Wypełnij”.
„Ankieta” składa się z dwóch zakładek: danych uczelni i informacji o jej rachunku bankowym. Dokument należy wypełnić
w języku polskim, stosując polskie znaki (ą, ę, ł, itp.) i nazwy stanowisk oraz zapisywać „jako szkic”, jeśli będzie wypełniany
etapami. Wypełniając „Ankietę” trzeba pamiętać, że dane, które zostaną wpisane do „Ankiety”, będą automatycznie
transferowane do treści umowy finansowej z NA. Jakiekolwiek błędy spowodują konieczność ponownego wypełnienia
„Ankiety beneficjenta” przez uczelnię.
Do rubryki „prawny przedstawiciel” należy wpisać dane osoby uprawnionej do prawnego reprezentowania uczelni w zakresie
objętym umową dla projektu typu kurs intensywny. Jeżeli uczelnia ma dwuosobową reprezentację prawną, trzeba wpisać dane
obu osób i pamiętać, aby obie osoby złożyły swój podpis na „Ankiecie”.
Poprawnie wypełniony dokument trzeba wysłać, klikając w odnośnik „Wyślij dokument”. Złożenie dokumentu online
potwierdza komunikat „Dokument wysłany” w nowym ekranie.
Po wydrukowaniu jednego egzemplarza „Ankiety” (odnośnik „Wydrukuj dokument”) i sprawdzeniu poprawności danych,
należy uzyskać podpisy osób wymienionych w dokumencie we wskazanych na wydruku miejscach i wysłać oryginał do
FRSE-NA - na adres:
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Program "Uczenie się przez całe życie" - Erasmus
ul. Mokotowska 43
00-551 Warszawa
z dopiskiem na kopercie „ERA_IP_2013 - Ankieta beneficjenta”.
Po wpłynięciu pocztą do NA poprawnie wypełnionej „Ankiety”, NA wystawia umowę finansową i Załącznik II do umowy
(Wykaz uprawnionych uczelni partnerskich). Umowa finansowa i Załącznik II są wystawiane w systemie OnLine FRSE
(http://online.frse.org.pl), o czym uczelnia jest informowana e-mailem wysłanym na adres wskazany we wniosku
o dofinansowanie, złożonym do Narodowej Agencji (NA) w marcu 2013.
1. Umowę finansową należy:
a) wydrukować dwustronnie w dwóch egzemplarzach;
b) spiąć zszywaczem w lewym górnym rogu (prosimy nie bindować!), każdy egzemplarz osobno;
c) uzyskać podpis i parafy prawnego przedstawiciela Państwa uczelni (którego dane są wpisane do umowy)
- na pierwszej nienumerowanej stronie zawierającej „Dane identyfikacyjne umowy" i na każdej stronie umowy w obu
jej egzemplarzach;
d) opieczętować oba egzemplarze umowy (pieczęcią imienną prawnego przedstawiciela - także na pierwszej
nienumerowanej stronie zawierającej „Dane identyfikacyjne umowy" - i pieczęcią uczelni na ostatniej stronie).
2. Załącznik II należy wydrukować w dwóch egzemplarzach i uzyskać na każdym egzemplarzu parafę prawnego
przedstawiciela Państwa uczelni, który podpisał umowę.
3. Dwa egzemplarzy podpisanej i parafowanej umowy finansowej oraz dwa egzemplarzy parafowanego załącznika II
należy przesłać do NA (zalecamy pocztę poleconą) w terminie 30 dni od daty otrzymania informacji o wystawieniu dokumentu
w systemie OnLine FRSE (niedotrzymanie terminu może zostać uznane za odstąpienie beneficjenta od zamiaru podpisania
umowy, co spowoduje wycofanie przyznanego dofinansowania),
Ponadto należy przesłać do NA następujące dokumenty:
1) Uczelnia publiczna:
a) Jeśli w umowie finansowej wskazany jest rektor jako prawny przedstawiciel: dokument powołujący
na stanowisko rektora (aktualnie potwierdzony za zgodność z oryginałem);
b) Jeśli w umowie finansowej wskazana jest inna osoba niż rektor jako prawny przedstawiciel: pełnomocnictwo
do prawnego reprezentowania uczelni i zaciągania zobowiązań finansowych w jej imieniu oraz dokument
powołujący na to stanowisko (aktualnie potwierdzony za zgodność z oryginałem);
2) Uczelnia niepubliczna:
a) Wyciąg ze statutu uczelni (aktualnie potwierdzony za zgodność z oryginałem);
b) Dokument powołujący na stanowisko osobę wskazaną w umowie finansowej jako prawny przedstawiciel
(aktualnie potwierdzony za zgodność z oryginałem);
c) Jeżeli w umowie finansowej wskazana jest inna osoba niż zapisana w statucie jako prawny przedstawiciel:
pełnomocnictwo do prawnego reprezentowania uczelni i zaciągania zobowiązań finansowych w jej imieniu
(aktualnie potwierdzone za zgodność z oryginałem);
d) *Zaświadczenie z ZUS o braku zaległości w zapłacie składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne;
e) *Zaświadczenie z urzędu skarbowego o braku zaległości w płaceniu podatków;
f) *Wyciąg z Krajowego Rejestru Długów świadczący o niezaleganiu z należnościami wobec kontrahentów.
* wystawione nie później niż 3 m-ce przed datą podpisania umowy finansowej przez ostatnią ze stron (FRSE).
Otrzymane z uczelni egzemplarze umowy finansowej i Załącznika II zostaną sprawdzone, a umowa zostanie podpisana przez
przedstawicieli FRSE. Następnie jeden egzemplarz umowy i jeden egzemplarz Załącznika II zostaną odesłane do uczelni
pocztą poleconą.
Pierwsza płatność zaliczkowa dla uczelni zostanie zrealizowana w ciągu 30 dni od daty podpisania umowy finansowej przez
ostatnią ze stron (FRSE).
Ewentualne pytania dotyczące spraw poruszanych w niniejszej korespondencji prosimy kierować do pracowników NA
zajmujących się projektami typu kurs intensywny Erasmusa (IP) – dane kontaktowe na stronie internetowej programu
Erasmus: http://www.erasmus.org.pl/kontakt