Instrukcja przygotowania i podpisania umowy finansowej

Instrukcja przygotowania i podpisania umowy finansowej dotyczącej organizacji intensywnych
kursów językowych EILC w roku akademickim 2012/13
W celu wystawienia przez Narodową Agencję (NA) umowy finansowej organizacji intensywnych
kursów językowych EILC uczelnia/ szkoła językowa wypełnia „Ankietę Beneficjenta”, która jest
dostępna w systemie on-line FRSE (http://online.frse.org.pl). Ankieta zawiera podstawowe dane
adresowe i bankowe uczelni/ szkoły językowej, której przyznane zostało przyznane dofinansowanie w
ramach konkursu wniosków 2012 r.
Zawiadomienie o przyznaniu dofinansowania zostało wysłane pocztą poleconą na adres prawnego
przedstawiciela uczelni/ szkoły językowej wskazany we wniosku o dofinansowanie złożonym do
Narodowej Agencji (NA) w lutym 2012 r.
Ankietę należy wypełnić w terminie wskazanym w korespondencji mailowej, następnie wydrukować
ją, uzyskać podpis prawnego przedstawiciela i przesłać pocztą do NA:
FRSE, Program Erasmus
ul. Mokotowska 43
00-551 Warszawa
z dopiskiem „Ankieta beneficjenta”.
Po wpłynięciu pocztą do NA poprawnie wypełnionej ankiety, NA wystawia umowę finansową.
Umowa finansowa jest wystawiona w systemie on-line FRSE (http://online.frse.org.pl), o czym
uczelnia/szkoła językowa jest informowana e-mailem wysłanym na adres wskazany we wniosku o
dofinansowanie złożonym do NA.
Umowę należy:
1. wydrukować w 2 egzemplarzach (najlepiej dwustronnie),
2. spiąć zszywaczem w lewym górnym rogu (prosimy nie bindować!), każdy z dwóch egzemplarzy
osobno,
3. opieczętować (oba egzemplarze),
4. parafować każdą stronę umowy,
5. uzyskać podpis prawnego przedstawiciela uczelni/instytucji, którego dane zostały zapisane na
pierwszej stronie obu egzemplarzach umowy,
6. oba egzemplarze umowy przesłać do NA (zalecamy pocztę poleconą) w terminie 30 dni od daty
otrzymania informacji o wystawieniu dokumentu w systemie on-line FRSE (niedotrzymanie tego
terminu może zostać potraktowane jako odstąpienie od realizacji umowy).
Dane prawnego przedstawiciela uczelni kopiują się automatycznie z wcześniej wypełnionej przez
Państwa „Ankiety Beneficjenta”. Jeżeli w „Ankiecie Beneficjenta” wpisana została inna niż JM
Rektor osoba i osoba ta będzie podpisywała umowę, należy załączyć wyciąg ze statutu, z którego
będzie wynikało, że osoba podpisująca umowę posiada stosowne uprawnienia. Jeżeli wyciąg ze statutu
nie określa jednoznacznie uprawnienia innej niż JM Rektor osoby do zaciągania zobowiązań
finansowych w imieniu uczelni, należy także załączyć pełnomocnictwo do podpisania umowy nadane
przez JM Rektora (ważne na dany rok/ umowę/ bezterminowo). W przypadku wskazanej
dwuosobowej reprezentacji Uczelni – umowę podpisują i parafują obie osoby.
Otrzymane od Państwa umowy zostaną sprawdzone i podpisane przez przedstawicieli FRSE, a
następnie jeden egzemplarz umowy zostanie odesłany do uczelni/instytucji pocztą poleconą.
Pierwsza płatność zaliczkowa zostanie zrealizowana w ciągu 45 dni od podpisania umowy finansowej
przez ostatnią ze stron.