Instrukcja przygotowania i podpisania umowy finansowej

Instrukcja przygotowania i podpisania umowy finansowej „Mobilność-szkoły wyższe”
i „Mobilność-konsorcja” na rok akademicki 2012/13
W celu wystawienia przez Narodową Agencję (NA) umowy finansowej „Mobilność-szkoły wyższe” i
„Mobilność-konsorcja”, uczelnia/ instytucja wypełnia „Ankietę Beneficjenta” (zwaną dalej „Ankietą”), która
jest dostępna w systemie on-line FRSE (http://online.frse.org.pl). Ankieta zawiera podstawowe dane adresowe
i bankowe uczelni/ instytucji, której przyznane zostało przyznane dofinansowanie w ramach konkursu
wniosków 2012 r.
Zawiadomienie o przyznaniu dofinansowania zostało wysłane pocztą poleconą na adres prawnego
przedstawiciela uczelni/ instytucji wskazany we wniosku o dofinansowanie złożonym do Narodowej
Agencji (NA) w marcu 2012 r.
NA zaleca wskazanie rachunku w walucie EURO w celu uniknięcia różnic kursowych na przestrzeni okresu
obowiązywania umowy finansowej (01.06.2012 – 30.09.2013).
Ankietę należy wypełnić nie później niż 5 czerwca br. Następnie wydrukować ją, uzyskać podpis prawnego
przedstawiciela i przesłać pocztą do NA:
FRSE, Program Erasmus
ul. Mokotowska 43
00-551 Warszawa
z dopiskiem „Ankieta beneficjenta”
Po wpłynięciu pocztą do NA poprawnie wypełnionej Ankiety, NA wystawia umowę finansową. Umowa
finansowa jest wystawiona w systemie on-line FRSE (http://online.frse.org.pl), o czym uczelnia/instytucja jest
informowana e-mailem wysłanym na adres wskazany we wniosku o dofinansowanie złożonym do Narodowej
Agencji (NA) w marcu 2012 r.
Umowę należy:
wydrukować w 2 egzemplarzach (najlepiej dwustronnie),
spiąć zszywaczem w lewym górnym rogu (prosimy nie bindować!), każdy egzemplarz osobno,
opieczętować (oba egzemplarze),
parafować każdą stronę umowy,
uzyskać podpis prawnego przedstawiciela uczelni/instytucji, którego dane zostały zapisane na
pierwszej stronie obu egzemplarzach umowy,
6. oba egzemplarze umowy przesłać do NA (zalecamy pocztę poleconą) w terminie 30 dni od daty
otrzymania informacji o wystawieniu dokumentu w systemie on-line FRSE (niedotrzymanie tego
terminu może zostać potraktowane jako odstąpienie od realizacji umowy).
1.
2.
3.
4.
5.
Dotyczy umowy „Mobilność-szkoły wyższe”: Dane prawnego przedstawiciela uczelni kopiują się
automatycznie z wcześniej wypełnionej przez Państwa „Ankiety Beneficjenta”. Jeżeli więc w „Ankiecie
Beneficjenta” wpisana została inna niż JM Rektor osoba i osoba ta będzie podpisywała umowę, należy
załączyć wyciąg ze statutu, z którego będzie wynikało, że osoba podpisująca umowę posiada stosowne
uprawnienia. Jeżeli wyciąg ze statutu nie określa jednoznacznie uprawnienia innej niż JM Rektor osoby do
zaciągania zobowiązań finansowych w imieniu uczelni, należy także załączyć pełnomocnictwo do
podpisania umowy nadane przez JM Rektora (ważne na dany rok/ umowę/ bezterminowo). W przypadku
wskazanej dwuosobowej reprezentacji Uczelni – umowę podpisują i parafują obie osoby.
Otrzymane od Państwa umowy zostaną sprawdzone i podpisane przez przedstawicieli FRSE, a następnie jeden
egzemplarz umowy zostanie odesłany do uczelni/instytucji pocztą poleconą.
Pierwsza płatność zaliczkowa zostanie zrealizowana w ciągu 45 dni od podpisania umowy finansowej przez
ostatnią ze stron.
Ewentualne pytania dotyczące spraw poruszanych w niniejszej korespondencji prosimy kierować do osoby
kontaktowej w NA dla Państwa uczelni (http://www.erasmus.org.pl/kontakt).
Warszawa, 17 maja 2012 r.