Instrukcja przygotowania i podpisania umowy finansowej

Instrukcja przygotowania i podpisania umowy finansowej „Mobilność-szkoły wyższe”
i „Mobilność-konsorcja” na rok akademicki 2013/14
W celu wystawienia przez Narodową Agencję (NA) umowy finansowej „Mobilność-szkoły wyższe” i „Mobilność-konsorcja”,
uczelnia/ instytucja wypełnia „Ankietę Beneficjenta” (zwaną dalej „Ankietą”), która jest dostępna w systemie on-line FRSE
(http://online.frse.org.pl). Ankieta zawiera podstawowe dane adresowe i bankowe uczelni/ instytucji, której przyznane zostało
przyznane dofinansowanie w ramach konkursu wniosków 2013 r.
Zawiadomienie o przyznaniu dofinansowania zostało wysłane pocztą poleconą na adres prawnego przedstawiciela
uczelni/ instytucji wskazany we wniosku o dofinansowanie złożonym do Narodowej Agencji (NA) w maju 2013 r.
NA zaleca wskazanie rachunku w walucie EURO w celu uniknięcia różnic kursowych na przestrzeni okresu obowiązywania
umowy finansowej (01.06.2013 – 30.09.2014).
Ankietę należy wypełnić nie później niż do 16 czerwca br. (przedłużenie terminu z 31 maja br.). Następnie wydrukować ją,
uzyskać podpis prawnego przedstawiciela i przesłać pocztą do NA:
FRSE, Program Erasmus
ul. Mokotowska 43
00-551 Warszawa
z dopiskiem „Ankieta beneficjenta”
Po wpłynięciu pocztą do NA poprawnie wypełnionej Ankiety, NA wystawia umowę finansową. Umowa finansowa jest
wystawiona w systemie on-line FRSE (http://online.frse.org.pl), o czym uczelnia/instytucja jest informowana e-mailem
wysłanym na adres wskazany we wniosku o dofinansowanie złożonym do Narodowej Agencji (NA) w marcu 2013 r.
Umowę należy:
1. wydrukować w 2 egzemplarzach (najlepiej dwustronnie),
2. spiąć zszywaczem w lewym górnym rogu (prosimy nie bindować!), każdy egzemplarz osobno,
3. opieczętować (oba egzemplarze),
4. parafować każdą stronę umowy,
5. uzyskać podpis prawnego przedstawiciela uczelni/instytucji, którego dane zostały zapisane na pierwszej stronie obu
egzemplarzach umowy,
6. oba egzemplarze umowy przesłać do NA (zalecamy pocztę poleconą) w terminie 30 dni od daty otrzymania
informacji o wystawieniu dokumentu w systemie on-line FRSE (niedotrzymanie terminu może zostać uznane za
odstąpienie beneficjenta od zamiaru podpisania umowy, co spowoduje wycofanie przyznanego dofinansowania),
Ponadto należy przesłać do NA następujące dokumenty:
a.
Uczelnia publiczna:
a) Jeśli w umowie finansowej wskazany jest Rektor jako prawny przedstawiciel: dokument powołujący na
stanowisko rektora (potwierdzony za zgodność z oryginałem)
b) Jeśli w umowie finansowej wskazana jest inna osoba niż Rektor jako prawny przedstawiciel: pełnomocnictwo
do prawnego reprezentowania uczelni oraz dokument powołujący na to stanowisko (potwierdzony za zgodność
z oryginałem)
b.
Uczelnia niepubliczna:
a) Wyciąg ze statutu uczelni (potwierdzony za zgodność z oryginałem)
b) Dokument powołujący na stanowisko osobę wskazaną w umowie finansowej jako prawny przedstawiciel
(potwierdzony za zgodność z oryginałem)
c) Jeżeli w umowie finansowej wskazana jest inna osoba niż zapisana w statucie jako prawny przedstawiciel:
pełnomocnictwo do prawnego reprezentowania uczelni (potwierdzone za zgodność z oryginałem)
d) *Zaświadczenie z ZUS o braku zaległości w zapłacie składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne
e) *Zaświadczenie z urzędu skarbowego o braku zaległości w płaceniu podatków
f) *Wyciąg z Krajowego Rejestru Długów świadczący o niezaleganiu z należnościami wobec kontrahentów.
* wystawione nie później niż 3 m-ce przed datą podpisania umowy finansowej przez ostatnią ze stron
Otrzymane od Państwa umowy zostaną sprawdzone i podpisane przez przedstawicieli FRSE, a następnie jeden egzemplarz
umowy zostanie odesłany do uczelni/instytucji pocztą poleconą.
Pierwsza płatność zaliczkowa zostanie zrealizowana w ciągu 30 dni od podpisania umowy finansowej przez ostatnią ze stron.
Ewentualne pytania dotyczące spraw poruszanych w niniejszej korespondencji prosimy kierować do osoby kontaktowej w NA
dla Państwa uczelni (http://www.erasmus.org.pl/kontakt).