Przewodnik dla wyjeżdżających na praktyki 52 Pobrań

Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera w Krakowie
Przewodnik dla
stypendystów
programu Erasmus+
wyjazd na PRAKTYKI
Oprac. Judyta Mutwil-Grodecka
16.01.2015
Spis treści
A. Procedura komunikacji Student-Koordynator programu
Erasmus+ WSE ..........................................................................3
B. Formalności przedwyjazdowe ................................................4
C. Zaliczenie stypendium ...........................................................6
D. Checklista ..............................................................................7
E. Pakiet dokumentów stypendysty programu Erasmus+ ........13
2
Przewodnik dla stypendystów programu Erasmus+
A. Procedura komunikacji Student-Koordynator programu
Erasmus+ WSE
1. Ustalenie
przebiegu
komunikacji
między
Studentem,
Koordynatorem
programu Erasmus+ w Wyższej Szkole Europejskiej a opiekunem praktyki,
m.in.:
a. dodawanie adresu e-mail Koordynatora Erasmus+ WSE do wiadomości
przesyłanych do instytucji partnerskiej,
b. informowanie o odpowiedziach ze strony instytucji partnerskiej.
2. System korespondencji Studenta z Koordynatorem Erasmus+ WSE –
na zasadzie odpowiedzi na poprzedniego maila, a nie tworzenia nowej
wiadomości.
3. Spotkania Studenta z Koordynatorem Erasmus+ WSE:
a. Po rekrutacji – obowiązek spotkania w tygodniu bezpośrednio
po ogłoszeniu wyników rekrutacji. Możliwość przesunięcia terminu (ale
nie dłużej niż do dwóch tygodni po ogłoszeniu wyników rekrutacji)
na wyraźną prośbę Studenta. W trakcie spotkania m.in.:
i. Omówienie Checklisty i innych dokumentów mówiących o prawach
i obowiązkach Studentów przed, podczas i po stypendium.
ii. Zebranie podpisów Studenta gwarantujących zapoznanie się Studenta
z ww. dokumentami.
b. Przed wyjazdem – obowiązek spotkania 2-3 tygodnie przed wyjazdem
na stypendium
–
termin
dowolnie
wybrany
przez
Studenta.
Konieczność podpisania umowy, która umożliwia wypłatę pierwszej raty
grantu a tym samym wyjazd na stypendium.
c. Po powrocie – obowiązkowe spotkanie. W trakcie spotkania m.in.:
i. sprawdzenie dokumentów Studenta,
ii. wskazanie ewentualnych dokumentów, które Student jest zobowiązany
dostarczyć w celu rozliczenia grantu,
iii. prośba o ogólne uwagi/komentarze.
3
Przewodnik dla stypendystów programu Erasmus+
B. Formalności przedwyjazdowe
Słowniczek:
Training Agreement (TA)
dokument, w którym opisane są szczegóły dotyczące praktyki. Sporządzany
w 3 kopiach. TA musi zostać podpisany przed wyjazdem Studenta przez:



Studenta,
Kierownika Biura Karier WSE,
Przedstawiciela instytucji zagranicznej.
Jeden egzemplarz Training Agreement Student jest zobowiązany zabrać ze sobą
do instytucji zagranicznej, uzyskać podpis przedstawiciela instytucji zagranicznej
a następnie PRZYWIEŹĆ ze sobą z powrotem do Krakowa.
Confirmation Letter
bardzo ważny dokument, stanowiący potwierdzenie z instytucji partnerskiej, że
Student faktycznie zrealizował pobyt na stypendium W TAKIM OKRESIE w jakim
zostało to pierwotnie zaplanowane i na który uzyskał grant. Student otrzymuje taki
dokument przed wyjazdem od DWM i musi dopilnować, aby przed powrotem
do Polski został on wypełniony i podpisany przez przedstawiciela instytucji
zagranicznej.
UWAGA!!! Jeśli długość pobytu wynikająca z Confirmation Letter, będzie
KRÓTSZA niż długość pobytu określona w umowie podpisanej między
Studentem a uczelnią przed wyjazdem, Student może zostać wezwany
do ZWROTU części grantu! Należy zatem pamiętać, aby daty w Confirmation Letter
zgadzały się z datami w umowie.
4
Przewodnik dla stypendystów programu Erasmus+
Procedura:
1. Po ogłoszeniu wyników rekrutacji student zobowiązany jest do kontaktu
z instytucją, do której został zakwalifikowany (o ile nie był z nią wcześniej
w kontakcie) w celu ustalenia dokładnego terminu praktyki. Koordynator
Programu Erasmus+ może pomóc w tym kontakcie jeśli pojawią się jakieś
problemy. W przypadku instytucji, które na etapie podpisywania umowy nie
wyznaczyły dokładnych terminów praktyki, student ma możliwość negocjacji
dogodnego dla siebie terminu.
2. Oprócz ustalenia terminu wyjazdu student musi skontaktować się z instytucją
przyjmującą w celu ustalenia Training Agreement (wzór dostępny na stronie
internetowej WSE), czyli dokładnego opisu zakresów obowiązków
praktykanta, godzin pracy etc. Dokument ten musi zostać podpisany przez
przedstawiciela danej instytucji i przesłany do DWM faksem lub skanem,
a następnie także pocztą.
3. Kolejnym etapem jest podpisanie umowy między beneficjentem
(wyjeżdżającym studentem) a WSE, określającej długość pobytu i wysokość
grantu. Student podaje w umowie m.in. dane bankowe, w tym numer konta,
na które przesłany ma zostać grant.
4. Przed wyjazdem na praktykę konieczne jest również zapewnienie sobie
odpowiedniego ubezpieczenia. W tym celu koordynator programu Erasmus+
wystawia wszystkim wyjeżdżającym studentom zaświadczenie do NFZu
o zakwalifikowaniu na stypendium. Zaświadczenie to wydawane jest w celu
wyrobienia Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego. Pozostałe kwestie
dotyczące ubezpieczenia są zawarte w umowie.
5. W trakcie wyjazdu student zobowiązany jest wysyłać do DWM (na adres:
[email protected]) odpowiednie sprawozdanie z praktyki oraz
odpowiedni raport z postępów studenta wypełniony przez jego opiekuna
w instytucji przyjmującej.
UWAGA! Sprawą kluczową jest, aby na ostatnim sprawozdaniu opiekuna
z pobytu studenta na praktyce znalazły się daty realizacji owej praktyki
IDENTYCZNE z datami znajdującymi się na umowie podpisanej między
studentem a uczelnią przed wyjazdem.
UWAGA!!! Jeśli długość pobytu wynikająca z końcowego sprawozdania
opiekuna, będzie KRÓTSZA niż długość pobytu określona w umowie
podpisanej między studentem a uczelnią przed wyjazdem, student może
zostać wezwany do ZWROTU części grantu!
5
Przewodnik dla stypendystów programu Erasmus+
C. Zaliczenie stypendium
1. Zaliczenie praktyki następuje na podstawie sprawozdań wypełnionych przez
studenta oraz opiekuna praktyki.
2. Wszystkim studentom wyjeżdżającym na praktykę nadany zostaje przez
Dziekanat status „Praktyka Erasmusa” dzięki czemu powinni mieć możliwość
zaliczania przedmiotów z okresu pobytu za granicą na indywidualnych
zasadach. UWAGA! Ze względu na różny charakter wyjazdów na praktykę
(w trakcie roku, częściowo w trakcie roku, studenci chcą przesuwać sesję,
bądź nie etc.) prosimy o kontakt z Dziekanatem, w celu ustalenia optymalnego
sposobu sformalizowania wyjazdu i ustalenia zaliczania przedmiotów z okresu
nieobecności.
3. W przypadku studentów, wyjeżdżających na 3. roku studiów licencjackich /
2. roku studiów magisterskich, są oni zobowiązani do napisania i obrony pracy
dyplomowej, w związku z czym student zobowiązany jest także
do uzgodnienia ze swoim promotorem sposobu kontaktu w trakcie pobytu
na stypendium.
4. W trakcie pobytu na praktyce student ma prawo do przyznawanych na WSE
stypendiów Rektora i socjalnego, także za semestr pobytu zagranicą. Co
więcej wszystkim studentom wyjeżdżającym na praktykę przysługuje zniżka
w opłacie czesnego za miesiące pobytu za granicą w wysokości 25%
czesnego, za tyle miesięcy ile spędza na praktyce, z wyłączeniem miesięcy
letnich (lipiec i sierpień). Okres niepełnego miesiąca, przekraczający pełne
miesiące - odliczane od daty startowej pobytu na stypendium - o 16 lub więcej
dni, zostaje zaliczony jako pełen miesiąc.
5. Studenci, odbywający praktykę w ramach programu Erasmus+, mają
możliwość ubiegania się o uznanie jej jako praktykę obowiązkową
wymaganą na WSE oraz wpisanie jej do Dziennika Praktyk. W tym celu należy
jeszcze przed wyjazdem skontaktować się z Biurem Karier.
6. Każdy student po powrocie z praktyk zagranicznych ma OBOWIĄZEK
wypełnić sprawozdanie oraz ankietę Narodowej Agencji. Wzór
sprawozdania jest dostępny w poniższym „Przewodniku”. Szczegóły dot.
ankiety Student otrzyma po powrocie ze stypendium od Narodowej Agencji.
6
Przewodnik dla stypendystów programu Erasmus+
D. Checklista
CZĘŚĆ I
Czym trzeba zająć się natychmiast PO ZREKRUTOWANIU do udziału
w programie:
 Kontakt z instytucją zagraniczną
Student musi ustalić dokładny termin praktyki (jeżeli nie zostało to zrobione
na etapie rekrutacji)
 Ustalenie Training Agreement
Student musi przesłać dokument do instytucji partnerskiej z prośbą
o uzupełnienie, podpisanie i opieczętowanie oraz przesłanie skanem lub faxem
i pocztą tradycyjną na adres Koordynatora Programu Erasmus+.
7
Przewodnik dla stypendystów programu Erasmus+
CZĘŚĆ II
Czym trzeba się zająć 2-3- tygodnie PRZED wyjazdem:
 Odebranie w DWM zaświadczenia do NFZ na potrzeby wystawienia karty EKUZ
 Następnie: wizyta w oddziale NFZ
właściwym dla miejsca zamieszkania, np.
ul. Batorego 24 (krakowski NFZ), gdzie poza wnioskiem trzeba przedłożyć:
a. zaświadczenie z uczelni o zakwalifikowaniu do stypendium (wspomniane
wyżej wydane przez DWM)
b. zaświadczenie z zakładu pracy rodzica, „przy którym” jest się
ubezpieczonym (RMUA lub inne zaświadczenie o ubezpieczeniu)
c. legitymacja studencka
 informacje i wniosek o wydanie formularza EKUZ – na stronach internetowych
NFZ
 Ubezpieczenie się m.in. od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) oraz
na czas podróży, np. ISIC lub Euro 26
 Otwarcie konta bankowego, na który będzie przesłany grant
 Podpisanie umowy z uczelnią, w tym informacji o numerze konta bankowego
i kodzie SWIFT banku
8
Przewodnik dla stypendystów programu Erasmus+
Podsumowując, Student powinien posiadać
PRZED WYJAZDEM w swoich dokumentach:
 1 egzemplarz umowy z załącznikami,
w tym:
 1 egzemplarz Training Agreement
 kartę Studenta programu Erasmus+
 kartę EKUZ
9
Przewodnik dla stypendystów programu Erasmus+
CZĘŚĆ III
Czym trzeba się zająć PO PRZYJEŹDZIE do instytucji partnerskiej:
 W ciągu 7 dni - napisać do DWM podając swoje dane kontaktowe za granicą
(adres, telefon)
UWAGA!!! Oryginalny Training Agreement z podpisami własnym i instytucji
partnerskiej, Student MUSI PRZECHOWAĆ I ODDAĆ KOORDYNATOROWI
ERASMUS+ W WSE PO POWROCIE (na wypadek gdyby oryginały nie
zostały wcześniej dostarczone przez uczelnię partnerską w wersji
papierowej).
 Poinformować DWM o każdej zmianie numeru osobistego konta bankowego
i kodu SWIFT banku podczas pobytu na instytucji partnerskiej – formularz danych
bankowych należy wysłać faksem lub pocztą do DWM (oryginał dostarczyć
po powrocie)
 Poinformować DWM o ewentualnych zmianach w długości pobytu, w stosunku
do okresu zapisanego w umowie (np. gdy Student zorientuje się na miejscu,
że może i chce przedłużyć lub skrócić pobyt).
UWAGA! Skrócenie pobytu (najwyżej do okresu minimalnego, czyli 3 m-cy) =
konieczność oddania części grantu.
10
Przewodnik dla stypendystów programu Erasmus+
CZĘŚĆ IV
Czym trzeba się zająć tuż PRZED WYJAZDEM z instytucji partnerskiej:
 Zwrócić się do
opiekuna praktyk w instytucji partnerskiej z prośbą o wypełnienie
i podpisanie Letter of Confirmation – formularz uzyskany przed wyjazdem
w DWM jako załącznik do umowy.
 Następnie KONIECZNIE zachować go i przynieść w oryginale do DWM!!!
CZĘŚĆ V
Czym trzeba się zająć w WSE PO POWROCIE:
 Przynieść do DWM:
 Training
Agreement z oryginalnym podpisem przedstawiciela instytucji
zagranicznej
 Letter of Confirmation
 Napisać sprawozdanie WSE (na wzorcu dostarczonym przez DWM)
 Wypełnić
Ankietę dla Narodowej Agencji Erasmusa w Warszawie (wedle
przesłanej instrukcji)
11
Przewodnik dla stypendystów programu Erasmus+
UWAGA!!!
Komplet dokumentów w teczce Studenta
w DWM jest niezbędny, żeby móc
rozliczyć stypendium.
BRAK ROZLICZENIA stypendium jest
jednoznaczny z koniecznością ZWROTU
GRANTU.
12
Przewodnik dla stypendystów programu Erasmus+
E. Pakiet dokumentów stypendysty programu Erasmus+
1. Zasady rekrutacji na wyjazdy zagraniczne w ramach programu Erasmus+
na dany rok akademicki
2. Training Agreement
3. Informacje dotyczące intensywnych kursów językowych i formularz
zgłoszeniowy (opcjonalnie)
4. Zaświadczenie dla NFZ
5. Umowa między Studentem a Uczelnią wraz z załącznikami
6. Karta Studenta Erasmusa+
7. Sprawozdanie z pobytu w instytucji zagranicznej
8. „Przewodnik finansów Studentów Erasmusa+”
13
Przewodnik dla stypendystów programu Erasmus+
Uwagi:
Zapoznanie się z informacjami zawartymi w „Przewodniku” i odbiór dokumentów:
Kraków, dn. ………………………….
…………………………………………
…………………………………………….
Podpis Studenta
Podpis Koordynatora Erasmus+ WSE
14
Przewodnik dla stypendystów programu Erasmus+