instrukcja wypełniania wniosku

INSTRUKCJA
WYPEŁNIANIA
WNIOSKU
Erasmus+ Młodzież
Akcja 2 (KA2)
Partnerstwa Strategiczne
aktualizacja: 09/09/2014
Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus + Młodzież
Uwagi ogólne
 Przed rozpoczęciem wypełniania wniosku należy go zapisać na swoim komputerze i dopiero
wówczas rozpocząć jego wypełnianie. Nie ma możliwości otwarcia i wypełnienia wniosku
otwartego na stronie internetowej. Formularz wniosku można wypełnić tylko w Programie Adobe
Reader. Zaleca się korzystanie z najnowszej wersji Programu, czyli 11.0, którą można pobrać ze
strony: http://get.adobe.com/reader/otherversions/.
 Wypełniając wniosek, należy pamiętać o poniższych zasadach:

W momencie
o
wpisywania numeru/numerów PIC do wniosku,
o
wypełniania części budżetowej wniosku,
o
składania ostatecznej wersji wniosku online
musi być zapewniona stała łączność internetowa urządzenia (np. komputera), na którym
wypełniany jest wniosek.
 Wniosek eForm jest aktywnym formularzem, w którym niektóre pola pojawiają się, a
niektóre znikają po wybraniu konkretnej opcji w danym pytaniu. Wnioskodawca może sam
dodawać pewne części wniosku np. instytucje partnerskie.

We wszystkie pola opisowe w formularzu wniosku można wpisać tekst o długości maksie
przekraczającej 5000 znaków.

Wypełniając formularz, należy podać wyczerpujące informacje, pamiętając, że eksperci
oceniający wniosek będą formułowali swoje opinie jedynie w oparciu o jego treść.

Wypełnienie pól z czerwonym obramowaniem jest obowiązkowe.

Wypełnienie pól bez czerwonego obramowania nie jest obowiązkowe.

Pola o szarym tle, których nie można edytować, są polami, w których automatycznie pojawia
się wcześniej wprowadzone dane (np. dane wnioskodawcy po wpisaniu numeru PIC) lub
zsumują się na podstawie wskazanych wcześniej informacji.

Przyciski „+” oraz „-” pozwalają odpowiednio dodać lub usunąć rubrykę.
2
Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus + Młodzież
B. Informacje o projekcie
Narodowa Agencja instytucji wnioskującej
 Należy wybrać z listy PL01 (POLSKA).
C. Instytucje uczestniczące w projekcie
C.1.
Instytucja wnioskująca
Uwaga:
Po wpisaniu
numeru
PIC
dane instytucji
wnioskującej
zostaną
automatycznie
zaimportowane do wniosku z Portalu Użytkownika URF. Nie ma możliwości edytowania
i poprawiania danych, które zostały zaimportowane do wniosku. W razie stwierdzenia
nieprawidłowości w części C.1 „Instytucja wnioskująca” i C.1.1. „Profil instytucji” –
należy je skorygować w profilu użytkownika na Portalu Użytkownika URF (wchodząc w
zakładkę „Organisations”, kolejnie w opcję „My organisations” i poprzez funkcję
„Modify Organisations”) a następnie ponownie wpisać numer PIC do wniosku.
C.1.2 Akredytacja
 Ta część dotyczy tylko instytucji posiadających Kartę Erasmusa dla szkolnictwa
wyższego (ECHE, Erasmus Charter for Higher Education).
Instytucje niebędące szkołami wyższymi nie wypełniają jej.
Wypełniają natomiast część „Cele, działania i doświadczenia instytucji”
(C.1.3/C.2.3/C.3.3 itd.)
 Wszystkie szkoły wyższe biorące udział w projekcie muszą posiadać Kartę Erasmusa dla
szkolnictwa (ECHE) wyższego i podać jej dane w tej części wniosku. Aby to zrobić, należy
kliknąć na przycisk ze znakiem „+”, wybrać z listy rozwijalnej „Karta Erasmusa dla
szkolnictwa wyższego (ERAPLUS-ECHE)” (żadna inna pozycja na liście rozwijalnej nie jest
właściwa), a następnie w polu „Numer akredytacji/certyfikatu” („Accreditation Reference”)
wpisać kod Erasmusa uczelni. Formularz nie weryfikuje tych danych, więc należy uważnie
sprawdzić, czy wpisało się prawidłowy kod Erasmusa.
C.1.3/C.2.3/C.3.3 (itd.) Cele, działania i doświadczenia instytucji
 Ta część wniosku znika, gdy dla danej instytucji uczestniczącej w projekcie wypełniono część
C.1.2. „Akredytacja”.
3
Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus + Młodzież
C.1.3 (lub C.1.4) Przedstawiciel prawny
 W tej części wniosku należy wpisać tę samą osobę, która podpisuje wydrukowaną
część L. wniosku „Oświadczenie” („Declaration of Honour”), załączaną w formie
skanu do wniosku.
C.2./C.3. (itd.) Instytucja partnerska
Uwaga:
Po wpisaniu numeru PIC dane instytucji
partnerskiej zostaną automatycznie
zaimportowane do wniosku. Nie ma możliwości edytowania i poprawiania danych,
które zostały zaimportowane do wniosku. W razie stwierdzenia nieprawidłowości
w części C.2 „Instytucja wnioskująca” i C.2.1. „Profil instytucji” należy je skorygować
w profilu użytkownika na Portalu Użytkownika URF URF (wchodząc w zakładkę
„Organisations”, kolejnie w opcję „My organisation” i poprzez funkcję „Modify
Organisations”), a następnie ponownie wpisać numer PIC do wniosku.
 W niewypełnionym formularzu wniosku znajdują się pola do uzupełnienia tylko dla jednej
instytucji partnerskiej - C.2. Aby dodać kolejnych partnerów projektu, należy kliknąć na
przycisk „Dodaj instytucję partnerską”.
D.
Opis projektu
 Poza częścią opisową należy podać priorytety strategiczne i tematy, których dotyczy
projekt. Można podać maksymalnie 2 priorytety i 3 tematy.
F.
Wdrażanie
W tym polu należy jasno przedstawić rolę każdej instytucji uczestniczącej w projekcie.
Należy także przygotować harmonogram działań projektowych i rezultatów i załączyć go
do wniosku Formularz należy pobrać ze strony: http://erasmusplus.org.pl/eforms/.
F.2
Działania w ramach projektu
F.2.1. Rezultaty pracy intelektualnej
 Rezultaty pracy intelektualnej zostały zdefiniowane w „Przewodniku po programie
Erasmus+”. Powinny to być konkretne i wymierne rezultaty, które będą wdrażane lub
promowane przez instytucje zaangażowane w projekt.
 Uwaga! Działania związane z wdrażaniem i zarządzaniem projektem powinny być ujęte
w rubrykach wniosku dotyczących tych kategorii (są to m.in. koordynacja, tworzenie
podstawowych materiałów informacyjnych, broszur, ulotek, stron internetowych,
4
Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus + Młodzież
prowadzenie warsztatów). Nie należy ich uwzględniać w części „Rezultaty pracy
intelektualnej”.
 Planując tworzenie rezultatów pracy intelektualnej można wnioskować o środki na
wynagrodzenie pracowników zaangażowanych w wytwarzanie tych rezultatów w części
H.3. wniosku („Budżet”), a w części F.2.1 należy przedstawić wyczerpujący opis
rezultatów pracy intelektualnej i działań prowadzących do ich osiągnięcia. Opis ten
powinien udowadniać, że praca związana z wytworzeniem tych rezultatów nie stanowi
typowej pracy związanej z zarządzaniem i wdrażaniem projektu, oraz że jej wykonanie
jest niezbędne do osiągnięcia celów projektu.
 W niewypełnionym formularzu wniosku ta część (F.2.1.) jest pusta. Aby dodać
rezultat, należy kliknąć na przycisk „Dodaj rezultat” Wówczas w formularzu pojawią się
pola umożliwiające opisanie działania, które ma prowadzić do wytworzenia danego
rezultatu. Można dodawać kolejne działania prowadzące do osiągnięcia tego rezultatu,
klikając na przycisk ze znakiem „+”. Dla każdego takiego działania należy podać
instytucję kierującą działaniem i instytucje w nim uczestniczące, aby w dalszej części
wniosku (H.3.) można było wnioskować o środki dla pracowników tych instytucji
pracujących nad osiągnięciem danego rezultatu.
F.2.2. Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej
 Ta część wniosku służy do opisania wydarzeń, których celem jest popularyzowanie
rezultatów pracy intelektualnej wytworzonych w projekcie. Należy ja wypełnić wyłącznie
w przypadku tworzenia tego typu rezultatów i opisania ich w rubryce F.2.1.
 W opisie każdego wydarzenia upowszechniającego rezultat pracy intelektualnej należy
podać miejsce (kraj), w którym będzie się ono odbywać.
F.2.3. Działania związane z uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami
We
wniosku
należy
uzasadnić
potrzebę
przeprowadzenia,
działań
związanych
z uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami. Jeśli projekt przewiduje działania związane
z uczeniem się, nauczaniem lub szkoleniami należy z listy rozwijalnej wybrać dany rodzaj
działania:

długoterminowe wyjazdy osób pracujących z młodzieżą,

krótkie programy szkoleniowe dla osób pracujących z młodzieżą

mobilność łączona młodych ludzi.
 Jeśli wnioskodawca ubiega się o dofinansowanie wsparcia językowego osób biorących
udział
w
długoterminowych
działaniach
5
związanych
z
uczeniem
Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus + Młodzież
się/nauczaniem/szkoleniami, we wniosku należy uzasadnić konieczność uzyskania
takiego dofinansowania.
H.
Budżet
H. 1. Zarządzanie projektem i jego realizacja
Uwaga:
Dane w tej części wniosku sumują się automatycznie dla instytucji uczestniczących w
projekcie, opisanych w części B i C wniosku.
H. 2. Spotkania w ramach projektów transnarodowych
Pole „Wnioskowane dofinansowanie” jest iloczynem pola „Łączna liczba uczestników” i pola
„Dofinansowanie na uczestnika”. Pole „Łączna liczba spotkań” nie jest brane pod uwagę do
wyliczenia kwoty w polu: „Wnioskowane dofinansowanie”.
 Kalkulator odległości
W celu określenia dofinansowania organizacji spotkań projektowych przypadających na jednego
uczestnika, odległości muszą zostać obliczone z wykorzystaniem kalkulatora on-line Komisji
Europejskiej
dostępnego
pod
linkiem:
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-
plus/tools/distance_en.htm.
H. 3. Rezultaty pracy intelektualnej
W tej części wnioskuje się o pokrycie wyłącznie kosztów wynagrodzenia osób pracujących nad
rezultatami pracy intelektualnej. Koszty kalkuluje się na podstawie:

liczby dni roboczych,
które pracownik instytucji uczestniczącej w projekcie poświęci na
opracowanie danego rezultatu pracy intelektualnej,

kraju, w którym jest usytuowana instytucja uczestnicząca w projekcie zatrudniająca danego
pracownika oraz

kategorii, do jakiej należy dany pracownik (stawki dla poszczególnych kategorii pracowników
zostały zdefiniowane w Przewodnika po programie Erasmus+).
6
Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus + Młodzież
Uwaga:
Koszty pracy pracowników instytucji uczestniczących w projekcie związane z wdrażaniem
i zarządzaniem projektem są dofinansowywane z kategorii budżetu na „Zarządzanie
projektem i jego wdrożenie”.
H. 4. Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej
O dofinansowanie wydatków w tej kategorii można ubiegać się tylko gdy zaplanowano stworzenie
rezultatów pracy intelektualnej.
H.5. Działania związane z uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami
Uwaga:
W tej części należy podawać dane zgodne z danymi dotyczącymi działań związanych z
uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami, które zostały zamieszczone w części F.2.3 wniosku.
H.5.1. Podróż
 Obliczeń należy dokonać przy użyciu kalkulatora odległości.
H.5.3. Wsparcie językowe
O dofinansowanie można ubiegać się w sytuacji zaplanowania w swoich działaniach mobilności
uczestników trwających powyżej 2 miesięcy. Potrzebę otrzymania środków na „Wsparcie
językowe” trzeba uzasadnić w części opisowej wniosku (F.2.3).
H. 6. Wsparcie związane ze specjalnymi potrzebami (ang. special needs)
W tej części budżetu planuje się koszty rzeczywiste związane z udziałem w projekcie osób
niepełnosprawnych. Mogą to być zarówno pracownicy instytucji uczestniczących w projekcie
zaangażowani w jego zarządzanie i wdrażanie, jak i osoby biorące udział w działaniach
związanych z uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami. W tej części należy uzasadnić potrzebę
uzyskania takiego dofinansowania.
H. 7. Koszty nadzwyczajne
W tej części budżetu wnioskuje się o pokrycie kosztów nadzwyczajnych wynikających z realizacji
projektu, których nie można uwzględnić w pozostałych kategoriach kosztów (zarządzania
projektem i rezultatami pracy intelektualnej). Chodzi np. o koszty podwykonawstwa, zakupu
towarów czy usług, których partnerzy projektu nie są w stanie zapewnić samodzielnie. Takie
wydatki będą rozliczane na podstawie kosztów rzeczywistych. W tej części należy bardzo wyraźnie
uzasadnić potrzebę uzyskania takiego dofinansowania.
7
Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus + Młodzież
Uwaga:
W
pozycję
„wnioskowane
dofinansowanie”
należy
wpisać
kwotę
stanowiącą
75%
przewidywanych kosztów nadzwyczajnych. 25% kwoty musi pochodzić ze źródeł innych niż
projektu dofinansowanie z programu Erasmus+. Maksymalna kwota, o którą można
wnioskować to 50 000 EUR.
I.1 Instytucje uczestniczące (zestawienie), I.2 Podsumowanie budżetu
I.2.1 Budżet projektu - całkowita kwota dofinansowania
 Pole „Obliczone dofinansowanie” uzupełnia się automatycznie. W polu „Wnioskowane
dofinansowanie” należy wpisać wnioskowaną kwotę dofinansowania, która nie może być wyższa niż
kwota w polu „Obliczone dofinansowanie”.
J. Lista kontrolna, L. Oświadczenie
Uwaga:
 PRZED ZŁOŻENIEM WNIOSKU ONLINE wnioskodawca OBOWIĄZKOWO musi
wydrukować cześć L. wniosku „Oświadczenie” („Declaration of Honour”), klikając
przycisk „Wydrukuj oświadczenie”/”Print Declaration of Honour”, przekazać je
przedstawicielowi prawnemu do podpisu, a następnie zeskanować podpisane
oświadczenie i OBOWIĄZKOWO załączyć w postaci zeskanowanego pliku w tabeli M.
„Załączniki” Prawny przedstawiciel podpisujący oświadczenie powinien być tą samą
osobą, której dane podano w części C.1.3 (lub C.1.4) wniosku „Przedstawiciel
prawny”.
Do wniosku należy również załączyć:
 uprzednio wypełniony harmonogram działań projektowych i rezultatów sporządzony
na obowiązującym szablonie.
 pełnomocnictwa udzielone wnioskodawcy przez każdego partnera, podpisane przez
obie strony.
N. Złożenie wniosku i załączniki
 Przed złożeniem i wysłaniem wniosku drogą elektroniczną (za pomocą przycisku „Złóż i prześlij
online”/ „Submit Online”), należy sprawdzić jego poprawność - w tym załączniki w części M i zatwierdzić go.
8
Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus + Młodzież
 Liczba załączników (plików), które można załączyć to maksymalnie pięć.
 Dokument składający się z wielu stron powinien zostać zeskanowany do jednego pliku (np.
PDF).
 Pełnomocnictwa (twz. Mandate) od organizacji partnerskich powinny zostać zeskanowane do
jednego pliku.
 Pamiętajmy o załączeniu harmonogramu.
 Wniosek eForm należy złożyć wyłącznie elektronicznie: przycisk „Złóż i prześlij online”
/„Submit Online” w części N.2 – nie jest wymagane wysłanie wydruku wniosku do NA.
 W przypadku wystąpienia problemów technicznych związanych z wypełnianiem
i składaniem wniosku online, prosimy o kontakt z Narodową Agencją za pośrednictwem
adresu e-mail: [email protected].
 W przypadku pytań dotyczących spraw merytorycznych związanych z zawartością
wniosku, prosimy o kontakt z
zespołem Partnerstw strategicznych dla sektora Młodzieży
(KA2 – Y) w Narodowej Agencji: http://erasmusplus.org.pl/kontakt-mlodziez/
 Po złożeniu wniosku eForm wnioskodawca nie otrzymuje automatycznego mailowego
potwierdzenia – potwierdzeniem złożenia wniosku jest informacja w stopce „Ten formularz
został złożony on-line [data i godz]. Status: OK. [nr]” oraz w części N.4 „Status OK.”.
 Po złożeniu wniosku eForm zmieni się „Kod kontrolny wniosku” (Form hash code) widoczny
w stopce. Kod kontrolny złożonego wniosku i „Oświadczenia” () dołączonego wcześniej do
wniosku zawsze będą różne. Jest to poprawy stan rzeczy.
 Nie warto składać wniosku ostatniego dnia konkursu, wiąże się to z dużym ryzykiem jakiego
potrafią dostarczyć elektroniczne aplikacje i programy.
9