Na podstawie przeanalizowanego systemu kancelaryjnego oraz

Ćwiczenie
Na podstawie przeanalizowanego systemu kancelaryjnego oraz zapoznaniu się z
przykładowym Rzeczowym Wykazem Akt należy przygotować teczki spraw, w których należy
zamieścić w każdym po 4 pisma i na nie odpowiedź.
Każde pismo ma zawierać numer pisma (patrz przykłady), datę odbioru, przekierowanie od
kancelisty do działu.
Działy mogą zostać być opracowane na dowolnej zasadzie, po przeglądnięciu np. sieci Web.
==========================================================================
Poniżej przykładowa struktura firmy produkcyjnej do analizy wykonania teczek
Przykładowo w przedsiębiorstwie produkcyjnym mogą to być piony:

Techniczno-produkcyjny

Komórki ruchu- wytwarzają bezpośrednio produkt (wydział produkcji podstawowej)

Komórki stwarzające warunki do realizacji produkcji (wydziały produkcji pomocniczej), zajmują
się remontami maszyn, magazynowaniem materiałów


Dział konstrukcyjny, technologiczny, bezpieczeństwa i higieny pracy
Ekonomiczno-handlowy

Dział planowania

Analiz ekonomicznych

Sprawozdawczości i statystyki

Zapatrzenie i zbytu

Finansowo-księgowy

Dział księgowości i finansowy

Zatrudnieniowo-kadrowy

Dział osobowy zajmujący się rekrutacja

Socjalno bytowy

Szkolenia, zatrudnienia i płac

Administracji ogólnej

Kancelaria główna

Dział administracyjno-gospodarczy

Dział transportu
Inna przykładowa struktura organizacyjna
Poniżej zasady opisywania teczek oraz pism
Przykład wykazu akt typowych - tytuły klas I, II i III rzędu (pojęcia) oraz hasła IV rzędu (nazwy teczek)
0 Zarządzanie
00 Organy kolegialne
01 Organizacja
010 Zarządzenia organizacyjne
0101 Zarządzenia w sprawie wewnętrznej struktury organizacyjnej komórki ruchu (teczka)
02 Akty normatywne. Pomoc prawna
03 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka
04 Informatyka
05 Skargi i wnioski
06 prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja
07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi
08 Współpraca z zagranicą
09 Kontrole
1 Kadry
10 Ogólne zasady pracy i płacy
100 Umowy zbiorowe i zakładowe
101 Taryfikatory kwalifikacyjne
11 Zatrudnienie
12 Ewidencja osobowa
120 Akta osobowe
13 Bezpieczeństwo i higiena
14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników
140 Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego
1400 Zasady, formy, metody i treści szkolenia
1401 Plany i programy szkolenia
Jakie dwie pierwsze cyfry symbolu liczbowego mieć będzie teczka z danymi osobowymi pracownika?
Podstawę do opracowania wykazu stanowią: zakres działania przedsiębiorstwa, struktura
organizacyjna, podział zadań na poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy w firmie. Wykaz
akt powinien mieć następujące cechy:
 uwzględnione są zagadnienia występujące aktualnie, oraz przewidziana jest rezerwa na nowe
 treść każdego hasła jest jasna i zrozumiała
 każde hasło klasy wyższej jest logicznie powiązane z hasłami występującymi w klasach niższych
 unika się haseł ogólnikowych, sprawy różne, sprawy ogólne
Pozycja wykazu akt, która nie ulega już dalszemu podziałowi staje się nazwą teczek. Każda
jednostka organizacyjna wybiera z wykazu akt tylko te hasła, którymi posługuje się w swojej
działalności.
Do jakiej teczki należy włożyć pismo dotyczące planu szkolenia pracowników?
Jeżeli do działu kadr wpłynie pismo dotyczące planu szkolenia bhp pracowników to trafi do teczki
1401. Otrzyma swój symbol literowy charakterystyczny dla komórki organizacyjnej - dział kadr to DK.
W teczce może być kilka spraw, które są spisane w spisie spraw na bieżący rok (np. są już dwa pisma:
nr 1 o szkoleniu komputerowym i nr 2 o szkoleniu z komunikacji interpersonalnej). Pismo dotyczy
kolejnej sprawy, więc otrzyma numer 3 w spisie spraw roku 2004.
Znak sprawy to DK-1401-3/2004, w którym:
DK - symbol literowy komórki organizacyjnej,
1401 - symbol z wykazu akt firmy,
3 - kolejny numer sprawy w spisie spraw,
2004 - rok 2004.
Poniżej przykładowe pismo
Odpowiedź na przykładowe pismo ma dotyczyć powołania się na numer pisma
(sprawy), daty pisma i tematyki sprawy
Należy w nim nadać nowy numer swojej sprawy, datę i po wydrukowaniu w 2
egzemplarzach należy jedno pismo nadać u kancelisty urzędu, firmy a drugie
„podpiąć” pod sprawę jako zakończoną.
Powodzenia