INSTRUKCJA KANCELARYJNA SAMODZIELNEGO

INSTRUKCJA KANCELARYJNA
SAMODZIELNEGO PUBLICZNEGO ZESPOŁU GRUŹLICY I CHORÓB PŁUC
W OLSZTYNIE.
Rozdział I Postanowienia ogólne.
Rozdział II System kancelaryjny, wykaz akt.
Rozdział III Odbiór korespondencji, otwieranie i sprawdzanie wpływów.
Rozdział IV Rejestrowanie i dekretowanie korespondencji.
Rozdział V Rejestrowanie spraw i zakładanie teczek akt.
Rozdział VI Załatwianie spraw.
Rozdział VII Kategorie archiwalne.
Rozdział VIII Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub
jego reorganizacji.
1.
2.
3.
4.
5.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Rozdział I
Postanowienia ogólne.
Niniejsza instrukcja kancelaryjna zwana dalej “instrukcją” określa zasady i tryb
wykonywania czynności kancelaryjnych w Samodzielnym Publicznym Zespole
Gruźlicy i Chorób Płuc w Olsztynie.
Określony w instrukcji tryb i zasady zapewniają jednolity sposób tworzenia,
ewidencjonowania i przechowywania dokumentów (akt) oraz ochronę przed ich
zniszczeniem bądź utratą.
Przedmiotem instrukcji są zasady postępowania z dokumentami jawnymi. W
postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne oraz dokumentami
finansowymi stosuje się odrębne przepisy.
Instrukcja została opracowana na podstawie następujących przepisów:
1) Regulaminu Samodzielnego Publicznego Zespołu Gruźlicy i Chorób Płuc w
Olsztynie regulującego proces udzielania świadczeń medycznych i określający
strukturę organizacyjną Szpitala.
2) Rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 w sprawie postępowania z
dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr
167 poz. 1375)
Określenia użyte w instrukcji oznaczają:
szpital- Samodzielny Publiczny Zespół Gruźlicy i Chorób Płuc;
dyrektor- Dyrektor Szpitala;
zastępca dyrektora –Zastępcę Dyrektora ds. Medycznych, Zastępcę Dyrektora ds.
Technicznych, Zastępcę Dyrektora ds. Ekonomicznych;
kierownik - kierownik komórki organizacyjnej — osobę kierującą komórką
organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań;
komórka organizacyjna — wydzielona organizacyjnie część podmiotu
lub
samodzielne stanowisko pracy;
komórka merytoryczna — komórkę organizacyjną zakładającą sprawę, odpowiedzialną
za jej prowadzenie oraz załatwienie;
punkt kancelaryjny — komórkę organizacyjną, w tym sekretariat, kancelarię lub
stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania
przesyłek;
8) Instrukcja kancelaryjna- dokument określający
szczegółowe zasady i tryb
wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiotach;
9) system tradycyjny — system wykonywania czynności kancelaryjnych,
dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji
w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do
wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;
10) korespondencja – każde pismo wpływające do szpitala lub wysyłane przez szpital,
11) dekretacja — adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierająca
wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy,
która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;
12) archiwista — pracownika podmiotu realizującego zadania archiwum zakładowego;
13) metadane — zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z
przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę,
zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;
14) akta sprawy — dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową,
dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy
rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i
rozstrzygania;
15) spis spraw —formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis
elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z
wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej;
16) pismo — wyrażona tekstem informacja, stanowiąca odrębną całość znaczeniową,
niezależnie od sposobu jej utrwalenia;
17) rejestr — narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism
określonego typu lub rodzaju, które w systemie tradycyjnym może być prowadzone w
postaci elektronicznej lub papierowej;
18) przesyłka — dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przez podmiot, w każdy możliwy
sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej
skrzynki podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o
informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64,
poz. 565,z poźn. zm.2);
19) rejestr przesyłek wpływających — rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności
chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez podmiot;
20) rejestr przesyłek wychodzących — rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności
chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez podmiot;
21) odwzorowanie cyfrowe — dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną
dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie
się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do
pierwowzoru;
22) prowadzący sprawę — osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w
tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie
sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość
załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy;
23) załącznik – każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący pod
względem treści całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury,
książki itp.),
24) wykaz akt – jednolita, rzeczowa klasyfikacja dokumentacji powstającej w jednostce
organizacyjnej,
25) materiały niearchiwalne – pozostałe dokumenty posiadające czasowe znaczenie
praktyczne (kat. “B”) oraz dokumenty manipulacyjne o krótkotrwałym znaczeniu –
“Bc”,
26) naturalny dokument elektroniczny- dokument będący od początku swojego istnienia
zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za
pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru
w postaci nieelektronicznej,
27) kancelarzysta- osoba/y wykonująca w szpitalu czynności kancelaryjne.
6. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
1) Przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz wydawanie
potwierdzenia jej
otrzymania jeżeli są przyjmowane od operatora pocztowego
2) wysyłanie korespondencji
3) sporządzanie czystopisów pism i ich kopiowanie
4) prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących na nośniku papierowym lub w
postaci elektronicznej
5) przyjmowanie i wysyłanie faksów oraz poczty e- mail.
7. Kancelarzysta:
1) sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.
2) w razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który
umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza w
obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na
potwierdzeniu odbioru.
3) sporządza protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
4) powiadamia niezwłocznie bezpośredniego przełożonego o odbiorze uszkodzonej
lub naruszonej przesyłki.
5) zwraca przesyłki mylnie doręczone bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub
przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.
6) jeżeli przyjmuje przesyłkę bezpośrednio- na żądanie składającego przesyłkę,
wydaje potwierdzenie jej otrzymania.
Rozdział II
System kancelaryjny, wykaz akt.
1. W Samodzielnym Publicznym Zespole Gruźlicy i Chorób Płuc w Olsztynie
obowiązuje system bezkancelaryjny oparty o jednolity wykaz akt ( złącznik nr 1)
2. Rejestr korespondencyjny prowadzony jest w sekretariacie dla wszystkich pism
wchodzących i wychodzących.
3. Czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie tradycyjnym, ich
dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności:
1) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych;
2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej;
3) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych.
4. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:
1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów
spraw;
2)
3)
4)
5)
prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;
udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu;
przesyłania przesyłek;
dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie
dekretacji zastępczej na dokument.
5. Dopuszczenie, o którym mowa w pkt. 4, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia
ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne
wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż
ten, na którym zapisywane są bieżące dane.
Rozdział III
Odbiór korespondencji, otwieranie i sprawdzanie wpływów.
1. Korespondencję odbiera od pracownika właściwego urzędu pocztowego lub firmy
kurierskiej upoważniony pracownik sekretariatu.
2. Całą korespondencję przyjmuje i otwiera pracownik sekretariatu z wyjątkiem
przesyłek:
1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,
2) stanowiących tajemnicę służbową (zastrzeżone lub poufne), które przekazuje
adresatom,
3) wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce
organizacyjnej za pokwitowaniem.
3. Po otwarciu koperty sprawdza się, czy nie zawiera ona mylnie skierowanego pisma
oraz czy dołączone są wyszczególnione w piśmie załączniki.
4. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego
odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
5. Koperty z nienaruszonym stemplem pocztowym dołącza się do pism:
1) jeśli przesyłka była uszkodzona (razem ze stosownym protokołem),
2) dla których istotna jest data nadania ze względu na termin sprawy, której pismo
dotyczy, w których brak nadawcy lub daty pisma,
3) mylnie skierowanych lub budzących takie wątpliwości,
4) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
5) w razie niezgodności zapisów na kopercie z jej zawartością.
6) adresowanych imiennie.
Rozdział IV
Rejestrowanie i dekretowanie korespondencji.
1. Na każdej wpływającej korespondencji umieszcza się w lewym górnym rogu
pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej
stronie koperty) pieczątkę wpływu. Wzór pieczątki stanowi załącznik nr 6 do
instrukcji.
2. Otrzymane dokumenty rejestruje się w rejestrze korespondencyjnym, przy czym liczba
porządkowa w rejestrze stanowi jednocześnie numer wchodzący pisma. Numer ten
umieszcza się w stosownym miejscu pieczątki wpływu.
3. Nie podlegają rejestracji:
1) czasopisma, gazety, ogłoszenia, druki reklamowe, prospekty, itp.,
2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
3) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.
4. Rejestracja korespondencji w postaci papierowej odbywa się poprzez:
1) umieszczenie w dowolnej kolejności w rejestrze korespondencyjnym:
a) danych zawartych w treści pisma – w przypadku gdy istnieje możliwość
otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;
b) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma – w przypadku gdy nie
ma możliwości otwarcia koperty;
2) umieszczenie i wypełnienie pieczęci wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w
przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie;
3) uzupełnienie danych w rejestrze przesyłek wpływających, w przypadku, gdy
pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona
spraw służbowych i przekazał ja do punku kancelaryjnego.
5. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:
1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;
2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.
Przesyłki, o których mowa w ppkt 1, rejestruje się, drukuje stronę tytułową lub
pierwszą , nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ppkt 2, rejestruje się odnotowując w
dzienniku korespondencyjnym informację o załączniku zapisanym na informatycznym
nośniku danych.
6. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis
elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach
ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących
zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o
ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie
tej weryfikacji (na przykład „podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ….[data];
wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny
podpis sporządzającego wydruk.
7. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący
podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej lub też podpisuje odręcznie
wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do
włączenia do akt sprawy).
8. Całość korespondencji przedstawiana jest do wglądu Dyrektorowi lub upoważnionej
przez niego osobie w celu zapoznania się i zadekretowania do właściwej komórki
organizacyjnej lub prowadzącego sprawę do załatwienia poszczególnych spraw.
Każdorazowo zamieszcza się na poszczególnych pismach dyspozycje dotyczące
sposobu, terminu załatwienia sprawy itp.
9. Korespondencja zadekretowana do załatwienia przez komórkę organizacyjną
może
być przyjęta do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie
dekretowana w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może
zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub
wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.
10. Dekretując pisma oraz wydając odpowiednie dyspozycje używa się następujących
skrótów:
1) “d.o.” - “do omówienia”- przed przystąpieniem do załatwienia sprawy
wyznaczony pracownik powinien omówić ją z dekretującym
2) „pr” – „proszę referować” –pracownik przedstawia projekt załatwienia sprawy
3) “ a.a.” - “ad acta”, sprawę należy odłożyć do akt.
4) pilne ”
– oznacza, że sprawa określona treścią pisma powinna zostać
załatwiona niezwłocznie;
5) „b. pilne” - oznacza, że sprawa określona treścią pisma powinna zostać
załatwiona bez żadnej zwłoki;
6) ,, zgoda” – oznacza, że wydający dyspozycję, jako osoba uprawniona do
podjęcia decyzji w określonej sprawie, wyraża zgodę na jej pozytywne
rozpatrzenie;
11. Pracownik sekretariatu przekazuje zadekretowaną korespondencję kierownikowi
komórki organizacyjnej lub prowadzącemu sprawę- zgodnie z dekretacją.
12. Przeglądanie, rozdzielanie i doręczanie korespondencji powinno być traktowane jako
jedna z pilnych czynności.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Rozdział V
Rejestrowanie spraw i zakładanie teczek akt.
Spisy spraw i teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie, przy czym:
1) w przypadku niewielkiej ilości spraw dopuszcza się możliwość prowadzenia
teczki przez więcej niż jeden rok kalendarzowy.
2) w przypadku dużej ilości spraw dopuszcza się możliwość dzielenia teczki akt
spraw na tomy.
Dokumentacja nadsyłana i składana w Szpitalu oraz w nim powstająca dzieli się ze
względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:
1) tworzącą akta spraw,
2) nie tworzącą akt spraw.
Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana
do sprawy i otrzymała znak sprawy.
Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.
Znak sprawy zawiera następujące elementy:
1) oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;
4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
Poszczególne elementy znaku sprawy (załącznik nr 5 do Instrukcji Kancelaryjnej )
umieszcza się w kolejności, określonej w ust. 3 i oddziela kropką w następujący
sposób: ABC.123.77.2011, gdzie:
1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011 r. w
komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu
klasyfikacyjnego 123;
2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
4) Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może
być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej
komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w podmiocie.
Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt
w osobne zbiory (podteczki, wzór spisu spraw w podteczce stanowi załącznik nr. 4 do
Instrukcji Kancelaryjnej ), to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 6 pkt
3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W
takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:
1) oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;
4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru
sprawy, która jest podstawą wydzielenia;
5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
8. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 7, oddziela się kropką w
następujący sposób: ABC.123.78.2.2011, gdzie:
1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) 78 to liczba określająca siedemdziesiątą ósmą sprawę będącą podstawą
wydzielenia grupy spraw w 2011 roku w komórce organizacyjnej oznaczonej
ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;
4) 2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą
siedemdziesiąt osiem;
5) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
9. Dla ułatwienia pracy pracownicy mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie
w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazy akt, lecz w oddzielnej
teczce podręcznej zatytułowanej “Spisy spraw do teczek symbol .......”. Po
zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych
teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
10. Rejestracja spraw polega na wpisywaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu
spraw , założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.
11. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach
elektronicznych.
Wzór formularza spisu spraw określa załącznik nr 3 do Instrukcji Kancelaryjnej
12. Sprawę ( nie pismo ) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w
danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz szpitala.
Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt
sprawy w porządku chronologicznym.
13. Teczki aktowe zakłada się w miarę narastania akt, zgodnie z wykazem akt.
Przechowuje się w nich akta spraw ostatecznie załatwionych. Wzór strony tytułowej
(okładki) teczki przedstawia załącznik nr 2 do Instrukcji Kancelaryjnej
14. Pracownik, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy
już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo
dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do
załatwienia - rejestruje jako nową sprawę.
15. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej
sprawy otrzymuje identyczny znak.
16. Wizualizacja graficzna dla znaku sprawy stanowi załącznik nr 5 do Instrukcji
Kancelaryjnej.
17. Dokumentacja nie tworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została
przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt, mogą ją stanowić w
szczególności:
1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, o ile nie stanowią części
akt sprawy;
2) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;
3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze,
ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;
4) dokumentacja finansowo-księgowa (np. rachunki, faktury, inne dokumenty
księgowe);
5) listy obecności;
6) karty urlopowe;
7) dokumentacja magazynowa;
8) środki ewidencyjne składnicy akt;
9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania
określonych, wyspecjalizowanych zadań (np. dane w systemie
udostępniającym automatycznie dane
z określonego rejestru, dane
przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie
tworzące rejestr);
10) rejestry i ewidencje (np. środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów
biurowych, zbiorów bibliotecznych).
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Rozdział VI
Załatwianie spraw.
Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:
1) odręczną,
2) korespondencyjną,
3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).
Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwiania sprawy i polega na
sporządzeniu przez pracownika , po zarejestrowaniu sprawy – bezpośrednio na
otrzymanym piśmie – zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę, lub na sporządzeniu
na nim odręcznej notatki wskazującej sposób załatwienia.
Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika projektu pisma
załatwiającego sprawę.
Ostateczne załatwienie następuje gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co
do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę.
Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w
odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy
załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu “odr.”. Na kopii
załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak “Oz”, który oznacza “ostatecznie
załatwione”.
Sprawę nie zakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez
zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.
Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może
nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub
w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw nie zakończonych, przejmuje
nowa komórka organizacyjna.
W sytuacji, o której mowa w ust.7, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw,
zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki:
„przeniesiono do znaku sprawy ........” i przenosi się akta sprawy do nowej teczki
aktowej, nie dokonując zmian
w przyporządkowanym wcześniej
aktom sprawy, znaku sprawy.
Do ważnych czynności w procesie narastania akt należy właściwe opisywanie
zakładanych teczek. Tytuły teczek winny być zgodne z hasłami przewidzianymi dla
tego typu spraw w wykazie akt danej jednostki organizacyjnej. Oprócz tytułu na
okładce zamieszcza się pełną nazwę jednostki organizacyjnej i komórki
organizacyjnej, w której teczka powstała, znak teczki akt, symbol kategorii
archiwalnej oraz datę rozpoczęcia i zakończenia teczki. Komórki organizacyjne
zobowiązane są do prowadzenia ewidencji teczek przez nie zakładanych. Znak teczki
składa się z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu
akt.
10. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza
się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni
adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane ta drogą wiadomości lub informacje mają
znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do właściwej sprawy.
11. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej
strony klauzulę “Stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę , podpis i
stanowisko osoby stwierdzającej zgodność treści.
12. Pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą
sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z
nią bezpośredniego związku.
13. Pracownik opracowuje projekt pisma w postaci papierowej lub elektroniczne, który
wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość
projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z
aktami pracownikowi. Pracownik powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go
do podpisu osobie właściwie kompetencyjnie. Po podpisaniu czystopisu pracownik
dołącza do niego załączniki i zakopertowane przekazuje do sekretariatu w celu jego
wysłania adresatowi.
14. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z
aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie ( z kopią) – do podpisania.
15. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej
dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie
pionowym lub poziomym i powinno zawierać:
1) nagłówek –logo wraz z danymi teleadresowymi
2) znak sprawy,
3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,
4) określenie odbiorcy w przypadku pierwszego pisma w sprawie wraz z
adresem,
5) treść pisma,
6) datę sporządzenia pisma,
7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe).
16. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać:
1) parafę pracownika i datę sporządzenia pisma ( z lewej strony pod treścią
pisma),
2) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią
pisma w lewej dolnej części arkusza.
17. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze
następujące
określenia:
1) Załączniki z podaniem liczb porządkowych umieszczone pod treścią z lewej
strony arkusza – l; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu
kolejny numer załącznika (Zał. nr .... do pisma znak ....)
2) Do wiadomości” – jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do
wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma.
adresy instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod
klauzulą.
18. Czystopisy pism wychodzących ze szpitala sporządza się na blankietach
korespondencyjnych.
Rozdział VII
Kategorie archiwalne.
1. Dokumentację powstającą w wyniku działalności jednostki dzieli się na:
1) dokumentację niearchiwalną o długim okresie przechowywania (kat. B - 50 i
Be – 25)
2) dokumentację niearchiwalną o czasowej wartości praktycznej (kat. B-10, B-5).
2. Symbolem " B " oznacza się kategorie dokumentacji niearchiwalnej z tym, że:
1) symbolem " B " z dodaniem cyfr arabskich (np. B – 5) oznacza się kategorie
dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie
obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres
przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1
stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy.
2) symbolem " BC " oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej
krótkotrwałe znaczenie praktyczne, którą po pełnym jej wykorzystaniu można
przeznaczyć do likwidacji, bez konieczności uzyskania zgody archiwum
państwowego
3) W wykazie akt kategoria archiwalna każdej teczki jest podana dla
macierzystej. W innych komórkach organizacyjnych akta należy kwalifikować
jako "BC”(dotyczy to dubletów pism lub ich kopii przesyłanych obiegiem do
wiadomości).
Rozdział VIII
Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego
reorganizacji
1. W przypadku gdy jest wszczynane postępowanie zmierzające do ustania działalności
podmiotu lub do jego reorganizacji, prowadzącej do powstania nowego podmiotu,
kierownik podmiotu zawiadamia o tym fakcie dyrektora właściwego terytorialnie
archiwum państwowego.
2. W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki
organizacyjnej przez inną komórkę kierownik komórki zreorganizowanej przekazuje
protokolarnie kierownikowi komórki przejmującej zadania dokumentację spraw
niezakończonych. Protokół otrzymuje do wiadomości składnica akt..
3. Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych,
dokonuje ich ponownego zarejestrowania;
4. Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do składnicy akt, w trybie i
na warunkach, o których mowa w instrukcji archiwalnej.
Niniejsza Instrukcja Kancelaryjna została zatwierdzona
przez
dnia
oraz wprowadzona zarządzeniem Dyrektora nr
z dnia