Wodzisław Śl. V K.W.

XI WW 4191-17/14
PROTOKÓŁ
KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU
Dział I
Podstawa i zakres kontroli
I.1. Podstawa
prawna
przeprowadzenia
kontroli
•
•
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.12.2012r. w sprawie nadzoru
administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz.U. z 2013,
poz. 69)
Ustawa z dnia 27.07.2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. Nr 98 z 2001r.
poz. 1070 z późn. zm.)
I.2. Prezes sądu
odpowiedzialny za
przeprowadzenie
kontroli
Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach
I.3. Kontrolowany
sekretariat
Sekretariat V Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Wodzisławiu Śląskim
I.4. Osoba/osoby
przeprowadzająca/e
kontrolę
Starszy inspektor ds. biurowości Ewa Kanczok
I.5. Termin
przeprowadzenia
kontroli
22.07.2014r. – 04.08.2014r., 31.08.2014r.
I.6.
Zakres/przedmiot
kontroli
•
•
•
•
I.7. Okres objęty
kontrolą
01 październik 2010r. – 31 lipiec 2014r.
(w zakresie ruchu spraw oraz obsady sekretariatu wydziału przedstawiono oraz
przeanalizowano dane obejmujące okres 1 styczeń 2011r. – 30 czerwiec 2014r.)
Organizacja pracy sekretariatu, warunki i narzędzia pracy
Ruch spraw w wydziale, obciążenie pracowników
Urządzenia ewidencyjne w wydziale, stan i sposób ich prowadzenia
Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich, stan i sposób
prowadzenia akt ksiąg wieczystych
Dział IX
Wnioski
IX.1. Praca
sekretariatu
Praca kontrolowanego Sekretariatu V Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego
w Wodzisławiu Śląskim w okresie podlegającym niniejszej kontroli została szczegółowo
przedstawiona we wcześniejszych działach niniejszego protokołu.
Kontrolowany Sekretariat wykonuje wszystkie czynności przewidziane treścią przepisów § 4
oraz § 234 ustęp 2 Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie
organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji
sądowej.
1
Planowaniem i organizowaniem pracy Sekretariatu zajmuje się jego Kierownik, który należycie
wywiązuje się zarówno z tego obowiązku jak i z wszystkich pozostałych wynikających (m.in.)
z treści przepisów § 5 oraz § 9 w/w Zarządzenia M.S.
Sposób organizacji pracy w kontrolowanym Sekretariacie ulegał na przestrzeni kontrolowanego
okresu kilkakrotnym zmianom, jedną z głównych przyczyn był trwający ok. 2 lat kapitalny
remont budynku, w którym Wydział Ksiąg Wieczystych ma swoją siedzibę. Mimo
występujących w tym okresie niewątpliwie znacznych uciążliwości, wszyscy pracownicy
Sekretariatu rzetelnie traktowali powierzone obowiązki, całość powierzonych zadań starali się
wykonać prawidłowo oraz terminowo. W przeważającej większości pamiętali przy tym również
o konieczności przestrzegania właściwych przepisów Zarządzenia M.S. z dnia 12 grudnia 2003r.
oraz Regulaminu urzędowania sądów powszechnych.
Przeprowadzony remont budynku wpłynął na znaczną poprawę warunków pracy – zwłaszcza
lokalowych – wszystkich pracowników Wydziału. Całość zajmowanych pomieszczeń jest jasna
i czysta, umeblowanie stanowią jednolite dla całości sekretariatu funkcjonalne i estetyczne
meble biurowe, umożliwiające wykonywanie powierzonych czynności w prawidłowych
warunkach. Znacznej poprawie uległy również warunki przechowywania akt ksiąg wieczystych
oraz całości przechowywanej przez Wydział dokumentacji.
Sekretariat wyposażony jest w odpowiednią ilość prawidłowo działającego sprzętu
komputerowego, na którym zainstalowane jest odpowiednie do właściwego wykonywania
powierzonych zadań oprogramowanie.
Niewątpliwie jednakże czynnikiem niekorzystnym dla kontrolowanego Sekretariatu jest fakt, iż
siedziba Wydziału Ksiąg Wieczystych mieści się poza głównym budynkiem sądu (w odległości
ok. 2 km). Bywa to przyczyną utrudnień a przede wszystkim spowalnia współpracę
z pozostałymi komórkami organizacyjnymi sądu.
Powyższe, jak również występujący obecnie w budynku brak kasy, jest znaczną uciążliwością
i niedogodnością dla interesantów Wydziału. Wnioski składane do Wydziału Ksiąg Wieczystych
w przeważającej większości winny być opłacone już w momencie ich składania. Powoduje to
konieczność odsyłania interesantów tam przybyłych celem uiszczenia opłat lub zakupu znaków
opłaty sądowej do głównego budynku sądu. Interesanci mogą co prawda zostawić składane
wnioski w biurze podawczym mającym siedzibę w głównym budynku sądu, jednakże
stwierdzono, iż wówczas docierają one do Wydziału Ksiąg Wieczystych z opóźnieniem –
najczęściej jednodniowym, w sytuacji weekendów są to natomiast już większe opóźnienia.
Ponadto stwierdzono, iż składana w biurze podawczym sądu korespondencja przeznaczona dla
Wydziału Ksiąg Wieczystych nie jest prawidłowo znakowana – prezentata zamieszczana na
pismach zawiera jedynie datę wpływu do sądu, brak natomiast zamieszczania dalszych
wymaganych informacji.
Przez cały okres podlegający niniejszej kontroli, księgi wieczyste w Sądzie Rejonowym
w Wodzisławiu Śląskim zakładane i prowadzone były już wyłącznie w systemie informatycznym.
Przez większość tego okresu odbywało się natomiast przenoszenie treści ksiąg wieczystych
założonych przed dniem 1 sierpnia 2010r. do struktury księgi wieczystej prowadzonej
w systemie informatycznym
– początkowo przez Ośrodek Migracyjny w Słupsku,
w późniejszym okresie przez Ośrodek Migracyjny w Nisku. Proces migracji ksiąg wieczystych
prowadzonych przez kontrolowany Wydział zakończył się w dniu 14 maja 2014r.
Przewidziane do prowadzenia przez kontrolowany Sekretariat urządzenia ewidencyjne,
o których stanowi przepis § 260 ust. 1 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r., prowadzone są
wyłącznie w systemie informatycznym SOWKW. Dostępne dla wykorzystywanego systemu
informatycznego aktualizacje są wgrywane obecnie na bieżąco.
Natomiast urządzenia ewidencyjne, których obowiązek prowadzenia przez kontrolowany
sekretariat wynika z treści przepisu § 260 ust. 2 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r. oraz
z przepisów ogólnych w/w Zarządzenia, nadal prowadzone są w formie tradycyjnej –
w stosowanym przez Wydział systemie informatycznym SOWKW nie stworzono bowiem do
chwili obecnej możliwości ich prowadzenia w formie elektronicznej.
2
Wszystkie występujące w wydziale urządzenia ewidencyjne prowadzone są według ustalonych
wzorów. Dokonywane w nich wpisy poprawnie odzwierciedlają czynności sądu. Na ich
podstawie można zarówno ustalić tok postępowania poszczególnych spraw jak również
każdorazowo ustalić aktualne miejsce położenia akt ksiąg wieczystych.
Akta i dokumenty poszczególnych ksiąg wieczystych prowadzone są staranie, karty w aktach są
na bieżąco łączone i numerowane. Przy prowadzeniu akt nie stwierdzono większych
niedokładności czy też nieprawidłowości, w szczególności takich, które miałyby negatywny
wpływ na tok postępowania w poszczególnych sprawach. Niemniej zobowiązano kierownika
sekretariatu, aby w ramach obowiązku w zakresie nadzoru nad prawidłowym wykonywaniem
czynności należących do zadań podległego mu sekretariatu, dążył do ich zupełnego
wyeliminowania.
IX.2. Wnioski
Przeprowadzona obecnie kontrola wykazała, iż zastosowano się do większości zaleceń
zawartych w sprawozdaniu z kontroli funkcjonowania Sekretariatu przeprowadzonej w roku
2010. Wyeliminowano stwierdzone wówczas uchybienia w zakresie prowadzenia ksiąg
biurowych jak również nieprawidłowości przy prowadzeniu akt ksiąg wieczystych. Uzyskano
znaczną poprawę w zakresie terminowości sporządzania projektów wpisów, wyeliminowano
opóźnienia w zakresie dołączania do akt zwrotnych poświadczeń odbioru przesyłanej
korespondencji i obecnie są one dołączane do akt na bieżąco.
Pracę kontrolowanego Sekretariatu z pewnością ocenić należy jako bardzo dobrą – zwłaszcza
jeżeli weźmie się pod uwagę fakt, iż przez okres ok. 2 lat warunki pracy (z uwagi na
przeprowadzany remont budynku) były uciążliwe, a momentami wręcz bardzo ciężkie.
Praca w Sekretariacie Wydziału jest bardzo dobrze zorganizowana, obciążenie pracowników
obowiązkami jest równomierne. Na bardzo dobre funkcjonowanie kontrolowanego
Sekretariatu duży wpływ ma niewątpliwie fakt, iż jego pracownicy stanowią doświadczoną
kadrę i zgrany zespół, który wspólnie dąży do prawidłowego wypełniania powierzonych
obowiązków. Wszystkie zatrudnione w Sekretariacie osoby wykazują duże zaangażowanie
w sumienne, sprawne i terminowe wykonywanie wszelkich powierzonych im czynności.
Mimo ogólnie dobrej oceny pracy Sekretariatu, stwierdzono w trakcie przeprowadzanej
kontroli jednakże kilka nieprawidłowości, które winny zostać niezwłocznie wyeliminowane.
Części z nich z pewnością nie da się usunąć na poziomie Wydziału i należy o właściwą pomoc
zwrócić się do właściwych komórek organizacyjnych sądu.
Niewątpliwie w pierwszej kolejności należy rozważyć wszelkie możliwe do wprowadzenia
rozwiązania, które doprowadzą do wyeliminowania występujących obecnie opóźnień
w zakresie rejestrowania wniosków w „dzienniku ksiąg wieczystych” oraz zamieszczania
wzmianek o złożonych wnioskach we właściwych działach księgi wieczystej. Jeszcze raz
przypomina się, iż terminowość w tym zakresie jest jednoznacznie określona treścią przepisu
7
art. 626 kodeksu postępowania cywilnego:
§ 1. Wniosek o wpis powinien być w dniu wpływu do sądu zarejestrowany niezwłocznie
w dzienniku ksiąg wieczystych i opatrzony kolejnym numerem.
§ 2. Niezwłocznie po zarejestrowaniu wniosku w dzienniku ksiąg wieczystych zaznacza się
w odpowiednim dziale księgi wieczystej numer wniosku (wzmianka o wniosku).
Z uwagi na fakt, iż powyższe opóźnienia dotyczą tylko i wyłącznie wniosków składanych
w Biurze Podawczym mieszczącym się w głównym budynku Sądu, koniecznym wydaje się być
przede wszystkim ustalenie jasnych zasad terminowego przekazywania korespondencji
składanej w tymże biurze podawczym – do siedziby Wydziału Ksiąg Wieczystych.
Należy także zwrócić uwagę pracownikom tegoż Biura na obowiązek każdorazowego
przestrzegania przy przyjmowaniu wszelkich pism (również adresowanych na V Wydział Ksiąg
Wieczystych) wymogów wynikających z treści przepisu § 14 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.:
„pismo wpływające do sądu znakuje się pieczęcią wpływu z oznaczeniem sądu i zamieszcza się
adnotację zawierającą datę i godzinę wpływu pisma, liczbę załączników i podpis przyjmującego
pismo”.
3
Pewne uchybienia i niedokładności zostały stwierdzone również na poziomie kontrolowanego
Sekretariatu, w związku z czym zobowiązano Kierownika do ich usunięcia oraz wyeliminowania
na przyszłość.
W zakresie urządzeń ewidencyjnych, zwrócono uwagę na konieczność ich prowadzenia
w sposób odpowiadający w pełnym zakresie obowiązującym przepisom Zarządzenia Ministra
Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania
sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej, w szczególności
zobowiązano do wyeliminowania niedokładności występujących przy prowadzeniu „spisów
spraw” jak również „kontrolki wysyłanych akt”.
W zakresie akt ksiąg wieczystych, zwrócono natomiast w szczególności uwagę na:
• obowiązek każdorazowego zamieszczania w aktach adnotacji, które w sposób rzetelny
będą odzwierciedlać ich obieg na każdym etapie postępowania – przy uwzględnieniu
wymogów przepisu § 16 Zarządzenia M.S. z dnia 12 grudnia 2003r.;
• obowiązek zakładania następnego tomu akt przy zachowaniu ciągłości numeracji kart,
w przypadku przekroczenia w aktach liczby 200 kart – zgodnie z wymogiem przepisu
§ 35 ust. 2 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.;
• konieczność dołączania pism do akt według kolejności wpływu i w tej samej kolejności
łączenia kart w aktach – zgodnie z wymogiem m.in. przepisu § 37 ust. 1 Zarządzenia
M.S. z 12.12.2003r.;
• konieczność każdorazowego przestrzegania w przypadku przyjmowania znaków opłaty
sądowej w pełnym zakresie przepisów Rozporządzenia M.S. z 31 stycznia 2006r.
w sprawie sposobu uiszczania opłat sądowych w sprawach cywilnych.
Przypomniano, iż prowadzenie biurowości częściowo przy zastosowaniu systemu
informatycznego nie zwalnia w żadnym zakresie od pełnego stosowania przepisów Zarządzenia
Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003. w sprawie organizacji i zakresu działania
sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej.
Powyższa uwaga dotyczy zarówno urządzeń ewidencyjnych jak i akt sądowych.
Jak wynika z dokonanych ustaleń średnia terminowość wykonywania wydanych
w poszczególnych sprawach przez sędziów/referendarzy zarządzeń była przez większość okresu
podlegającego kontroli dobra, a w niektórych kategoriach zarządzeń – wręcz bardzo dobra.
Opóźnienia występowały najczęściej odnośnie zarządzeń nakazujących sporządzenie projektów
wpisów, największe ilości opóźnień w tym zakresie stwierdzono na przestrzeni lat 2011-2012.
W późniejszym okresie również odnośnie tych zarządzeń terminowość uległa znacznej
poprawie. Należy z pewnością dążyć do utrzymania terminowości – również w przyszłości – na
co najmniej obecnie występującym poziomie, oraz rozważyć możliwe do wprowadzenia
w pracy sekretariatu rozwiązania i udogodnienia, które umożliwią jeszcze dalszą jej poprawę.
Na zakończenie kontroli omówiono z panią Kierownik Sekretariatu Wydziału szczegółowo
dokonane w trakcie jej trwania ustalenia, udzielono wskazówek co do możliwych sposobów
wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości i niedokładności.
O wynikach kontroli poinformowano Panią Prezes Sądu Rejonowego w Wodzisławiu Śląskim
pełniącą jednocześnie funkcję Przewodniczącego V Wydziału Ksiąg Wieczystych.
IX.3. Materiał
źródłowy, na
podstawie
którego dokonano
ustaleń
Przy dokonywaniu zawartych w niniejszym protokole ustaleń posłużono się wytycznymi
zawartymi w:
o
o
Zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji
i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej
(Dz. Urz. Min. Spr. z dnia 31 grudnia 2003r. z późn. zm.)
Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. – Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. Nr 38 z 2007r. poz.249),
4
o
o
o
o
o
o
Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 września 2001r. w sprawie
prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów (Dz.U. Nr 102 z 2001 poz.
1122),
Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 sierpnia 2003r. w sprawie
zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie informatycznym (Dz.U. Nr 162
z 2003 poz. 1575),
Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 listopada 2013r. w sprawie
określenia czynności, które przy prowadzeniu i przechowywaniu ksiąg wieczystych
mogą spełniać samodzielnie pracownicy sądowi (Dz.U. z 2013 poz. 1396),
Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 listopada 2013r. w sprawie
zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie informatycznym (Dz.U. z 2013
poz. 1411),
Ustawie z dnia 6 lipca 1982r. o księgach wieczystych i hipotece (Dz.U. z 2013 poz. 707),
Podręczniku użytkownika aplikacji „System Obsługi Wydziałów Ksiąg Wieczystych
SOWKW” (opracowanym przez Sygnity competence on).
Materiał źródłowy:
o
o
o
o
o
Data
sporządzenia
protokołu
zapisy dokonane w systemie informatycznym SOWKW,
urządzenia ewidencyjne w wersji tradycyjnej,
sprawozdania statystyczne z działalności Wydziału,
informacje otrzymane od Kierownika Oddziału Administracyjnego Sądu Rejonowego
w Wodzisławiu Śląskim (m.in. w zakresie osób zatrudnionych w Sekretariacie Wydziału
na przestrzeni kontrolowanego okresu oraz odbytych szkoleń),
losowo wybrane akta ksiąg wieczystych.
30.09.2014r.
Podpis
5
Starszy inspektor ds. biurowości sądowej
/-/ Ewa Kanczok