Sprawozdanie z kontroli funkcjonowania sekretariatu V Wydziału

XI WW 4191-19/12
S p r a w o z d a n i e
z kontroli funkcjonowania Sekretariatu V Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu
Rejonowego w Żorach, przeprowadzonej przez starszego inspektora ds. biurowości Ewę Kanczok
w dniach 22-31 sierpnia 2012 oraz 16-17 września 2012r. – zgodnie z delegacją Pana Prezesa Sądu
Okręgowego w Gliwicach nr 1530-606/12 z dnia 13 sierpnia 2012r.
Kontrolę przeprowadzono w ramach planu pracy na rok 2012, w oparciu o przepisy
§§ 9 oraz 21 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 października 2002r. w sprawie
trybu sprawowania nadzoru nad działalnością administracyjną sądów (Dz.U. Nr 187 z 2002r.
poz.1564 z późn. zm.). Objęła ona działalność sekretariatu w okresie od października 2008r. do
sierpnia 2012r., w zakresie ruchu spraw przeanalizowano okres od 1 stycznia 2009r. do 31 sierpnia
2012r.
W szczególności zbadano prawidłowość stosowania wytycznych zawartych w:
•
zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji
i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej
(Dz. Urz. Min. Spr. z dnia 31 grudnia 2003r. z późn. zm.) – zwanym dalej
„zarządzeniem M.S.”,
•
rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. – Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. Nr 38 z 2007 poz.249) – zwanym dalej
„regulaminem sądowym”,
•
rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 września 2001r. w sprawie
prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów (Dz.U. Nr 102 z 2001 poz.
1122),
•
rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 sierpnia 2003r. w sprawie
przenoszenia treści dotychczasowej księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej
prowadzonej w systemie informatycznym (Dz.U. Nr 162 z 2003 poz. 1574 z późn. zm.),
•
rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 sierpnia 2003r. w sprawie
zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie informatycznym (Dz.U. Nr 162
z 2003 poz. 1575).
Zakres czasowy i tematyczny kontroli
1. Sprawy organizacyjne, warunki pracy i obsada sekretariatu
2. Ruch spraw w wydziale ogólnie w okresie od 1.01.2009 do 31.08.2012 oraz w rozbiciu na
poszczególne kategorie; średnie obciążenie pracowników
3. Urządzenia ewidencyjne w wydziale – ich stan oraz sposób prowadzenia (tradycyjne oraz
prowadzone w systemie informatycznym)
4. Sposób prowadzenia akt i dokumentów ksiąg wieczystych, prawidłowość i terminowość
wykonywania czynności sekretarskich
5. Podsumowanie wyników kontroli
1
Podsumowanie wyników kontroli
Przeprowadzona kontrola wykazała, iż pracę sekretariatu można ocenić jako dobrą.
W pełnym zakresie zastosowano się do zaleceń zawartych w sprawozdaniu pokontrolnym
z kontroli sekretariatu przeprowadzonej w roku 2009, wyeliminowano stwierdzone wówczas
nieprawidłowości przy prowadzeniu akt: pracownicy sekretariatu obecnie wszystkie dokonywane
w aktach zapisy i adnotacje opatrują datą i czytelnym podpisem bądź skróconym podpisem
i pieczęcią z nazwiskiem i imieniem podpisującego (§ 16 zarządzenia M.S.), w przypadku
dokonywania zmiany numeracji kart czyniona jest wzmianka z podaniem przyczyny, którą
zamieszcza się na karcie, której numerację zmieniono, a gdy zmiana dotyczy numeracji kilku
kolejnych kart – na pierwszej z nich (§ 30 ust. 3 zarządzenia M.S.).
W sekretariacie panuje miła atmosfera, zauważalne jest przestrzeganie dyscypliny
i kultury pracy. Zwraca uwagę profesjonalny sposób załatwiania interesantów. W prawidłowy
sposób i terminowo dokonuje się wpisów w prowadzonych w Wydziale urządzeniach
ewidencyjnych, dokonane wpisy poprawnie odzwierciedlają czynności sądu. Akta ksiąg
wieczystych prowadzone są bardzo starannie, na bieżąco są zszywane a karty w nich numerowane.
Czynności należące do zadań kontrolowanego sekretariatu na chwilę obecną wykonywane są bez
jakichkolwiek opóźnień.
Na bardzo dobre funkcjonowanie kontrolowanego sekretariatu w obecnej chwili, duży wpływ ma
niewątpliwie fakt, iż jego pracownicy stanowią bardzo dobrze przygotowaną zawodowo kadrę –
wszyscy są wieloletnimi pracownikami sądu i w kontrolowanym sekretariacie pracowali przez cały
podlegający kontroli okres. Pracownicy wykazują duże zaangażowanie w sumienne, sprawne
i terminowe wykonywanie powierzonych im czynności.
W przypadku nieobecności któregokolwiek z pracowników jest on bezzwłocznie zastępowany przez
innego. Prawidłowo ustalane są priorytety i hierarchia ważności poszczególnych zadań.
Nieobecność któregokolwiek z pracowników powoduje co najwyżej wykonanie części czynności
w późniejszym terminie, nigdy jednak nie jest przyczyną dezorganizacji funkcjonowania
sekretariatu.
Praca w sekretariacie wydziału jest należycie zorganizowana, wszyscy pracownicy rzetelnie traktują
swoje obowiązki. Niemniej stwierdzono jednak kilka nieprawidłowości, które utrudniają
prawidłowe funkcjonowanie sekretariatu i winny zostać wyeliminowane:
•
stwierdzono wykonywanie czynności na rzecz Wydziału Ksiąg Wieczystych oraz czynności
na rzecz Ekspozytury Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych na tym samym stanowisku
komputerowym – do obsługi Ekspozytury CIKW winno być stworzone odrębne stanowisko
pracy (co uzasadniano szerzej na k. 3 niniejszego sprawozdania);
•
z uwagi na treść przepisu § 234 ust. 2 zarządzenia M.S., zgodnie z którym do zadań
kontrolowanego sekretariatu należy również przyjmowanie korespondencji – wydział ten
winien dysponować własną (wydziałową) pieczęcią wpływu, w którą winny być
zaopatrywane również zwracane przez urząd pocztowy zwrotne poświadczenia odbioru
jak i otrzymywane dowody uiszczenia opłat sądowych;
2
•
w przeważającej większości akt zarządzenia nakazujące doręczenie zawiadomień
o dokonanych wpisach opatrzone są wcześniejszą datą niż dokonany wpis – uniemożliwia
to ustalenie w sposób rzetelny terminowości wykonywania przez sekretariat czynności na
tym odcinku.
W zakresie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych, zobowiązano kierownika do
zmiany sposobu oznaczania spraw rejestrowanych w prowadzonych w wydziale „spisach spraw” –
na zgodny w pełnym zakresie z wymogami przepisu § 548 zarządzenia M.S. oraz przepisu § 27
instrukcji kancelaryjnej dla SO w Gliwicach i jednostek podległych jak również do założenia
i prowadzenia „Wykazu akt postępowania komorników sądowych pozostających w dyspozycji
wydziału” – zgodnie z treścią Zarządzenia Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia
28.05.2004 nr XI WW 416/11/04.
Jak stwierdzono w dniu zakończenia kontroli, oba powyższe zobowiązania zostały przez Kierownika
sekretariatu już wykonane.
W zakresie prowadzenia akt ksiąg wieczystych zwrócono natomiast uwagę na:
•
obowiązek każdorazowego stosowania przy oznaczaniu ksiąg wieczystych prawidłowego –
aktualnie obowiązującego – numeru księgi wieczystej, składającego się z czteroznakowego
kodu wydziału ksiąg wieczystych sądu rejonowego, numeru wg repertorium ksiąg
wieczystych oraz cyfry kontrolnej – zgodnie z treścią § 10 pkt 1 rozporządzenia M.S. z dnia
20 sierpnia 2003r. w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie
informatycznym, prawidłowy numer winien być wpisywany nie tylko na teczkach akt i
dokumentów ksiąg wieczystych ale również na wystających u dołu tych teczek
przyczepkach,
•
obowiązek oznaczania w prawidłowy sposób ksiąg zamkniętych, wpisanych do repertorium
„Ar” numerem składającym się zarówno z oznaczenia repertorium jak i kolejnego numeru
wg repertorium archiwum,
•
konieczność czynienia w aktach adnotacji odzwierciedlających w sposób pełny obieg akt
poprzez sporządzanie odrębnej adnotacji przy każdym kolejnym ich przedłożeniu.
Na zakończenie kontroli omówiono z panią kierownik szczegółowo stwierdzone uchybienia,
udzielono wskazówek co sposobu ich wyeliminowania.
O wynikach kontroli poinformowano Panią Wiceprezes Sądu Rejonowego, oraz Panią
Przewodniczącą Wydziału Ksiąg Wieczystych.
Gliwice, dnia 16 października 2012r.
Starszy inspektor ds. biurowości sądowej
/-/ Ewa Kanczok
3