RAPORT Z BADANIA SATYSFAKCJI OŚRODKA POMOCY
Transkrypt
RAPORT Z BADANIA SATYSFAKCJI OŚRODKA POMOCY
RAPORT Z BADANIA SATYSFAKCJI OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W DZIERŻONIOWIE Badanie ankietowe przeprowadzone na stronie internetowej OPS w miesiącu kwietniu 2015r. Dzierżoniów 2015 r. 1 W kwietniu 2015 roku na stronie internetowej Ośrodka Pomocy Społecznej w Dzierżoniowie zostało przeprowadzone ósme Badanie Satysfakcji. Badania te mają na celu zbadanie poziomu satysfakcji z pracy Ośrodka oraz jego poszczególnych działań, co pozwala między innymi na wyodrębnienie najmniej zadowalających obszarów pracy Ośrodka, co z kolei pozwala na doskonalenie i wprowadzanie usprawnień świadczonych usług oraz podnoszenia satysfakcji z pracy Ośrodka. Podobnie jak w latach ubiegłych, badanie przeprowadzono na podstawie wypełnianych ankiet. Jednakże w tym roku po raz pierwszy badanie to przybrało inną formę, gdyż ankieta została zamieszczona na stronie internetowej Ośrodka, była ogólnie dostępna, nie tylko dla klientów Ośrodka, ale także dla osób niekorzystających do tej pory z naszej pomocy. W badanym okresie ankietę wypełniły 104 osoby, czyli niemal o połowę mniej osób niż w latach ubiegłych. Głównym celem ankiety było uzyskanie opinii na temat stopnia satysfakcji w poszczególnych obszarach, takich jak: fachowość, uprzejmość, terminowości rozpatrywania wniosków, zrozumiałość udzielanych informacji przez pracowników oraz z ogólnego poziomu funkcjonowania Ośrodka, a także warunków lokalowych, czy godzin otwarcia Ośrodka. Ankieta składała się z 10 pytań, były to głównie pytania zamknięte, za wyjątkiem pytania ostatniego, w którym Klienci mogli określić swoje oczekiwania względem Ośrodka, co ich zdaniem mogłoby wpłynąć na poprawę jakości świadczonych usług. Do tegorocznego badania satysfakcji Klientów Ośrodek założył następujące cele do osiągnięcia: - ogólny poziom funkcjonowania Ośrodka - stopień zadowolenia nie mniejszy niż 85 % - fachowość pracowników – stopień zadowolenia nie mniejszy niż 88 % - znajomość oferty świadczeń jakie proponuje OPS, poza zasiłkami – znajomość nie mniejsza niż 75 % 2 NAJWAŻNIEJSZE WYNIKI BADANIA: z fachow ości pracow ników 91%100% z uprzejmości pracow ników z ogólnego poziomu funkcjonow ania Ośrodka 92% 89% 50% 0% 87% z czasu rozpatryw ania w niosków 89% ze zrozumiałości udzielanych informacji 89% z godzin otw arcia Ośrodka 88% z w arunków lokalow ych w Ośrodku Z przedstawionego powyżej wykresu wynika, że Klientów najbardziej satysfakcjonuje uprzejmość pracowników – 92 %. Pozostałe obszary znajdują się w przedziale od 87 % do 91%: - zrozumiałość udzielanych informacji, ogólny poziom funkcjonowania Ośrodka, godziny otwarcia - 89% - czas rozpatrywania wniosków – 87%, - fachowość pracowników, godziny pracy Ośrodka – 91% - warunki lokalowe - 88%. W tegorocznych badaniach po raz drugi pojawiło się pytanie czy Klienci znają ofertę świadczeń poza finansowych jakie proponuje OPS, na które 83 % badanych odpowiedziało twierdząco. 3 po z io mf un kc j o no ków Oś ro ios dka 74 71 73 nia wn wa nia 83 óln y wa zo gó lne go aru po zio m zin d zi uf un 70 no 75 88 88 nia io s 87 dk a kó w 88% Oś ro wn dk u a cji dk rm a wO ś ro nia wa a tr yw a kcj o ur ozp wy ch ów ni k ów Oś ro nfo a rc ia n yc hi otw ela lok alo od iu nk ów zc zas zw zg śc ow n ik 89% og tr y 38 pa 87 r oz 40 89 as 67 75 83 cz 78 87 we 73 82 kal o 81 86 89 ki l o 80 93 r un ji ał o rac ra c ow 89% wa rm ac 78 87 ia O PS inf o 92 ar c ch 88 o tw ny 96 iny iela mi ci p śc ip oś wo rze jm ch o 92% dz ud z ze zro zu z u p z fa 91% go ść 89 92 89 mia ło 91 zu ikó w nik ów wn 83 z ro ow co 80 76 r ac pr a 88 ćp ść 88 89 87 jmo ś wo 100 rz e ho 100,00% up f ac Porównanie poziomu satysfakcji w poszczególnych obszarach (TOP-2 w %) 87% 98 86 89% 80,00% 60,00% 40,00% 20,00% 0,00% Porównanie poziomu satysfakcji klientów do wyników z lat poprzednich 2008-2015 (TOP-2 w %) 120 91 80 90 70 20 0 76 84 89 60 33 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 4 W porównaniu do roku poprzedniego wzrost satysfakcji Klientów zanotowano w obszarze: –fachowości pracowników – o 8 pkt. proc. –uprzejmości pracowników – o 4 pkt. proc. –zrozumiałości udzielanych informacji – o 3 pkt. proc. –godzin otwarcia – o 6 pkt. proc. –czasu rozpatrywania wniosków – o 17 pkt. proc. –ogólnego poziomy funkcjonowania Ośrodka – o 5 pkt. proc. Tylko w jednym obszarze badań nie nastąpiły zmiany, tj. w pytaniu o warunki lokalowe. ilość całkowita TOP2 - % 4 i odpowiedzi ilość ankiet/ 5 w całości 4i5 odpowiedzi Średnia Z fachowości pracowników? Z uprzejmości pracowników? Ze zrozumiałości udzielanych informacji? 95 96 104 104 91% 92% 4,41 4,53 93 104 89% 4,27 Z godzin pracy OPS? 93 91 90 104 104 104 89% 88% 87% 4,40 4,45 4,22 93 104 89% 4,33 Z warunków lokalowych? Z czasu rozpatrywania wniosków? Z ogólnego poziomu funkcjonowania Ośrodka? Znajomość oferowanych przez OPS świadczeń, poza zasiłkami 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 82% 17% 1% TAK NIE BRAK ODPOWIEDZI 5 Poziom osiągnięcia założonych w wytycznych celów: - przekroczono założony poziom celu w obszarze: • ogólny poziom funkcjonowania Ośrodka” - o 4 %, • fachowość pracowników – o 3 %, • znajomość oferty świadczeń jakie proponuje OPS, poza zasiłkami – o 7 % Najwięcej ocen pozytywnych TOP-2 (suma 4 i 5) uzyskały obszary: - uprzejmość pracowników (96 ocen pozytywnych ) - fachowość pracowników (95) - ogólny poziom funkcjonowania Ośrodka, godziny otwarcia, zrozumiałość udzielanych informacji (93) - warunki lokalowe (91) Najwięcej negatywnych ocen (suma 1 i 2) otrzymały obszary: - czas rozpatrywania wniosków, zrozumiałość udzielanych informacji (6 ocen negatywnych) - fachowość oraz uprzejmość pracowników (4) - godziny otwarcia oraz ogólny poziom funkcjonowania Ośrodka (3) 6 SZCZEGÓŁOWE WYNIKI BADANIA A. PYTANIA O ZADOWOLENIE KLIENTÓW Pytanie 1 „Czy jest Pan/i zadowolony/a z fachowości pracowników (tj z wiedzy, Liczba odpow iedzi profesjonalizmu, kompetencji, znajomości przepisów)?” 100 60,0% 80 50,0% 59 60 20 40,0% 34,6% 30,0% 36 40 56,7% 20,0% 3 1 5 1 2 3 0 10,0% 4 2,9% 1,0% 1 2 0,0% 5 4,8% 3 4 5 91,3 % (95 odpowiedzi) respondentów odpowiedziało, że jest zadowolona bądź bardzo zadowolona z fachowości pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej, zaledwie 3,9 % (4) była niezadowolona lub bardzo niezadowolona. Natomiast 4,8 % (5) było niezdecydowanych. Porównanie do lat poprzednich [TOP-2 w %] 100 90 89 92 91 88 87 83 80 76 70 60 50 40 30 20 10 0 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Na przestrzeni badanych lat zadowolenie z fachowości pracowników utrzymywało się na poziomie 87-92 %. W roku 2013 nastąpił spadek do 76%, od roku 2014 zanotowano wzrost, 7 obecnie do 91 %, tym samym udało się przekroczyć założony w harmonogramie działań 88 % wynik. Mimo osiągnięcia tak dobrego wyniku w tym obszarze, pracownicy Ośrodka w dalszym ciągu będą poszerzać swoją wiedzę i umiejętności przez udział w szkoleniach mających na celu podniesienie efektywności pracy oraz zwiększenie poziomu satysfakcji Klientów pomocy społecznej z jakości naszych usług, ponieważ jest to jeden z najważniejszych dla nas obszarów. Pytanie 2 „Czy jest Pan/i zadowolony/a z uprzejmości pracowników?” Ska la o ce n Bardzo zadowolony Zadowolony Ani zadowolony ani niezadowolony Niezadowolony Bardzo niezadowolony W ynik p ro ce nto wy (%) 66,3% 26,0% 3,8% 1,9% 1,9% Liczb a o d p o wie d zi 69 27 4 2 2 96 osób (92,3 %) odpowiedziało, że są zadowoleni lub bardzo zadowoleni z uprzejmości pracowników tut. OPS. Zaledwie 3,8 % (4 osoby) udzieliło negatywnej odpowiedzi. Także 3,8% respondentów (4) było niezdecydowanych. Pytanie 3 „Czy jest Pan/i zadowolony/a ze zrozumiałości udzielanych informacji?” Sk a la o ce n Bardzo zadowolony Zadowolony Ani zadowolony ani niezadowolony Niezadowolony Bardzo niezadowolony W y nik p ro ce nto wy (%) 45,2% 44,2% 4,8% 3,9% 1,9% Liczb a o d p o wie d zi 47 46 5 4 2 89,4 % (93) respondentów jest zadowolonych i bardzo zadowolonych ze zrozumiałości udzielanych informacji. 4,8 % (5) osób było niezdecydowanych. Natomiast 5,8% (6) Klientów zaznaczyło odpowiedź negatywną. Uzyskany stopień zadowolenia jest dla nas zachętą do jeszcze większego doskonalenia sposobu informowania Klientów. Sądzimy, że ten obszar jest szczególnie trudny do uzyskania 8 dobrych wyników, bowiem przepisy prawa z zakresu działań Ośrodka bardzo często się zmieniają, przez co mogą być niejasne dla Klientów, którzy nierzadko odbierają to jako niekompetencję pracowników lub zły przekaz. Pytanie 4 „Czy jest Pan/i zadowolony/a z godzin otwarcia”? Ska la o ce n Bardzo zadowolony Zadowolony Ani zadowolony ani niezadowolony Niezadowolony Bardzo niezadowolony W ynik p ro ce nto wy (%) 55,8% 33,6% 7,7% 1,0% 1,9% Liczb a o d p o wie d zi 58 35 8 1 2 89,5 % (93) respondentów zaznaczyło odpowiedź pozytywną, 2,9 % (3) jest niezadowolona z godzin otwarcia Ośrodka, natomiast 7,7 % (8) wyraziło niedecydowanie. Nadmienia się, że w czwartki, kiedy godziny pracy OPS są wydłużone z usług pracowników Klienci raczej nie korzystają- tendencja ta utrzymuje się już od kilku lat. Ponadto monitorujemy sytuację na bieżąco i wszelkie wskazówki zgłaszane przez Klientów są brane pod uwagę, np. na złożenie wniosku umawiamy się z Klientami telefonicznie w dogodnych dla nich godzinach. Pytanie 5 „Czy jest Pan/i zadowolony/a z warunków lokalowych?” Sk a la o ce n Bardzo zadowolony Zadowolony Ani zadowolony ani niezadowolony Niezadowolony Bardzo niezadowolony W y nik p ro ce nto wy (%) 59,6% 27,9% 11,5% 0,0% 1,0% Liczb a o d p o wie d zi 62 29 12 0 1 Z warunków lokalowych tut. OPS zadowolonych jest 87,5% (91) respondentów. Swoje niezadowolenie wyraził 1 % (1) osoba. 11,5 % (12) zaznaczyło odpowiedź „ani zadowolony/ani 9 niezadowolony”. Pytanie 6 „Czy jest Pan/i zadowolony/a z czasu rozpatrywania wniosków?” Ska la o ce n Bardzo zadowolony Zadowolony Ani zadowolony ani niezadowolony Niezadowolony Bardzo niezadowolony W ynik p ro ce nto wy (%) 45,2% 41,4% 7,7% 1,9% 3,8% Liczb a o d p o wie d zi 47 43 8 2 4 86,6 % (90) ankietowanych jest zadowolona z czasu rozpatrywania wniosków. 5,7% (6) jest niezadowolona, a 7,7 % (8) respondentów jest niezdecydowana. Z prowadzonego wewnętrznego monitoringu terminowości rozpatrywania spraw wynika, iż czas wydawania decyzji jest w każdym przypadku zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Sądzimy, iż obszar ten jest szczególnie trudny do uzyskania lepszych wyników, gdyż specyfika pracy w OPS oraz przepisy prawa nie pozwalają na skrócenie tego czasu. Wydanie decyzji w większości świadczeń przyznawanych przez OPS musi być poprzedzone wywiadem środowiskowym w miejscu zamieszkania Klienta. Termin tego wywiadu nie jest zależny wyłącznie od pracownika OPS, ale przede wszystkim od chęci współpracy Klienta z pracownikiem socjalnym, ponieważ data jego przeprowadzenia jest ustalana z Wnioskodawcą i odbywa się w czasie dogodnym dla Strony. Nawet w świadczeniach rodzinnych – czyli, w Dziale gdzie wcześniej przepisy prawa nie wymagały wizyt pracownika w środowisku – od kilku lat do przyznania niektórych świadczeń konieczne jest przeprowadzenie wywiadu. Niemniej jednak wszystkie sprawy załatwiane są w najkrótszym możliwym terminie, bez zbędnej zwłoki. Jednak z oczekiwań Klientów, zgłaszanych pracownikom wynika, że okresem optymalnym dla nich byłby okres 3 dni od dnia złożenia wniosku do czasu uzyskania przelewu na konto. Niestety z przyczyn obiektywnych cel ten nie jest możliwy do osiągnięcia. 10 Liczba odpow ie dzi Pytanie 7 „Czy jest Pan/i zadowolony/a z ogólnego poziomu funkcjonowania Ośrodka?” 100 60,0% 80 50,0% 46,1% 40,0% 60 45 48 30,0% 40 20,0% 20 10,0% 8 3 0 43,3% 0,0% 0 1 2 3 4 5 2,9% 0,0% 1 2 7,7% 3 4 5 Z ogólnego poziomu funkcjonowania Ośrodka zadowolonych i bardzo zadowolonych jest 89,4 % (93) respondentów, niezadowolonych jest 2,9 % (3) ankietowanych. 7,7 % (8) zaznaczyło odpowiedź „ani zadowolony/ani niezadowolony”. Porównanie do lat poprzednich [TOP-2 w %] 95 91 90 90 89 84 85 84 80 80 76 75 70 65 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 W 2015 roku zadowolenie z ogólnego poziomu funkcjonowania Ośrodka osiągnęło poziom 89%, czyli o 5% więcej w porównaniu do roku poprzedniego. Tym samym przekroczony został zamierzony cel uzyskania stopnia zadowolenia, który był ustalony na poziomie 85 %. Zaznaczyć należy, iż jest to obszar na który bardzo duży wpływ ma częsta zmiana przepisów, Nowe regulacje prawne oraz działania z nimi związane mogą być często niezrozumiałe dla Klientów - w szczególności dla Tych, którzy w wyniku zmian utracili prawo do świadczeń, bądź otrzymali je w niższej wysokości. Faktem też jest, że częste zmiany i tak już skomplikowanych 11 przepisów prowadzą do braku stabilizacji i niewątpliwie jest to trudne do akceptacji. Pytanie 8 „Czy zna Pan/i ofertę świadczeń jakie proponuje OPS, poza zasiłkami? (grupy wsparcia, konferencje, wolontariat,porady psychologa, prawnika) 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 85 18 1 TAK NIE BRAK ODPOWIED ZI 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 82% 17% 1% TAK NIE BRAK ODPOWIEDZI 82 % (85) respondentów odpowiedziało, że zna ofertę świadczeń jakie proponuje OPS, poza zasiłkami. 17 % (18) ankietowanych nie zna naszej oferty poza finansowej, natomiast 1 osoba (1 %) nie udzieliła odpowiedzi na powyższe pytanie. Porównanie do 2014 roku 90% 82% 80% 70% 65% 60% 50% 2014 40% 2015 33% 30% 17% 20% 10% 2% 1% 0% TAK NIE BRAK ODPOWIEDZI Powyższe pytanie zostało wprowadzone do ankiety w 2014 r. po raz pierwszy. W 2015 roku znajomość ofert Ośrodka wśród osób ankietowanych wyniosła 82 %, czyli wzrosła o 17 %. Na rok 2015 zaplanowano osiągnięcie w tym obszarze 75 %. Cel ten został zrealizowany, a nawet przekroczono wyznaczony poziom o 7 %. 12 Od kilku lat dokładamy wszelki starań, aby informacja o naszej ofercie dotarła do jak największej liczby mieszkańców Dzierżoniowa. Ośrodek prowadzi własną stronę internetową, na której na bieżąco umieszczane są wszelkie aktualności; często informacje o zmianach przepisów przesyłane są do lokalnych mediów; posiadamy informator, w którym opisana jest cała nasza oferta; w hallu umieszczone są ulotki z informacjami o świadczeniach przyznawanych w danym dziale; wszelkie aktualności są również umieszczane na naszych tablicach informacyjnych; również pracownicy informują Klientów o wszelkich naszych działaniach. Uzyskany wynik jest dla nas zachętą do jeszcze większego doskonalenia sposobu informowania Klientów o katalogu ofert świadczonych przez tut. OPS z położeniem większego nacisku na przedstawianiu ofert Klientowi bezpośrednio przez pracowników Ośrodka. Pytanie 9 „Proszę zaznaczyć wszystkie znany Panu/Pani świadczenia” Mo żliwe o d p o wie d zi Grupy wsparcia Konferencje Wolontariat Porady Psychologa Porady Prawnika inne W ynik p ro ce nto wy (%) 77,6% 45,9% 55,3% 67,1% 89,4% 20,0% Liczb a o d p o wie d zi 66 39 47 57 76 17 Powyższe pytanie wprowadzono w tegorocznej ankiecie po raz pierwszy. Najbardziej znaną formą pomocy poza finansowej oferowanej przez OPS są porady prawnika, wie o nich aż 89,4 % badanych, czyli 76 osób. Kolejno ankietowani potwierdzili, że znają takie formy pomocy, jak grupy wsparcia (77,6 % - 66 osób), porady psychologa (67,1 % - 57 osób), wolontariat (55,3 % - 47 osób) oraz konferencje (45,9 % - 39 osób). 17 osób, czyli 20% badanych zaznaczyło, że zna również inne formy pomocy poza zasiłkami oferowane przez tut. Ośrodek. 13 9. PYTANIE OTWARTE „Co Pana/ Pani zdaniem można poprawić w funkcjonowaniu Ośrodka?” Liczba odpowiedzi na pytanie otwarte w % wg poszczególnych lat. 50 40 30 32 33 20 22 25 19 19 10 11,34 7,54 0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 25% (26 osób) wszystkich ankietowanych udzieliło odpowiedzi na pytanie otwarte. W roku 2014 na pytanie otwarte udzieliło odpowiedzi 7,54 % badanych tj. 15 osób. Najwięcej odpowiedzi było pozytywnych: wszystko o.k, działa bez zarzutu, zgodnie z przepisami, jestem zadowolony, pochwały pracowników, nic nie należy zmieniać, brak uwag (16 osób). Pozostałe odpowiedzi zawierały wskazówki, co do obszarów wymagających poprawy, to jest: – zwiększenie wysokości świadczeń i obszarów pomocy (3) – godziny otwarcia i szybszy czas realizacji decyzji (2) – kolejki do pracowników socjalnych (1) – “w ośrodku powinien znajdować ktoś pilnujący porządku różni ludzie tu przychodzą ale też przychodzą petenci z dziećmi więc dla ich bezpieczeństwa tez” (1) – poprawy wymaga przede wszystkim znajomość przepisów, w szczególności zaś kodeksu postępowania administracyjnego (1) – mniej papierków potrzebnych do załatwienia jakiejkolwiek sprawy (1) –lepsza wyrozumiałość pracowników socjalnych, ufność podopiecznych a nie słuchanie bzdur sąsiedzkich oraz udzielenie większej pomocy (1) – więcej kwiatów w budynku. Respondenci, podobnie jak w latach ubiegłych, niechętnie udzielają odpowiedzi na pytania otwarte. 14 Podsumowanie Badanie satysfakcji z pracy Ośrodka jest dla nas cennym źródłem informacji, umożliwia obserwację trendów w postrzeganiu tut. Ośrodka, daje możliwość poznania potrzeb naszych Klientów – dzięki czemu możemy stwierdzić co wymaga poprawy i większego zaangażowania z naszej strony oraz zaobserwować jak Klienci odbierają wprowadzane na bieżąco udoskonalenia. Przedstawiona powyżej analiza wyników wskazuje, iż jakość świadczonych przez nas usług z roku na rok utrzymuje się na bardzo wysokim poziomie. Na wszystkich badanych płaszczyznach znacząco dominują odpowiedzi pozytywne, co ukazuje że nasza praca, pomysły i usprawnienia działalności Ośrodka są doceniane przez Klientów. Założony na ten rok cel - 85 % zadowolonych Klientów z ogólnego poziomu funkcjonowania Ośrodka przekroczył zakładany miernik i osiągnął 89 %. Kolejne założone przez nas cele, również przekroczyły oczekiwane rezultaty. Fachowość pracowników Ośrodka pozytywnie oceniło 91 % badanych, natomiast naszym celem było osiągnięcie 88 % w tym zakresie. Także działanie polegające na zwiększeniu ilości osób znających ofertę poza finansową Ośrodka zostało zrealizowane. Naszym celem było osiągnięcie 75% w tym obszarze, natomiast z przeprowadzonej ankiety wynika, iż cel ten został osiągnięty w 82%. Niemal w każdym z badanych przez nas obszarów zauważalny jest wzrost zadowolenia ankietowanych osób, tylko zadowolenie z warunków lokalowych pozostaje bez zmian. Zgodnie z nadrzędną ideą jaką się kierujemy w naszej pracy – satysfakcją Klienta, zostały wyznaczone następujące płaszczyzny do doskonalenia: – fachowość pracowników, – znajomość oferty świadczeń jakie proponuje OPS, poza zasiłkami, – czas rozpatrywania wniosków. Cele do osiągnięcia w 2016r.: • ogólny poziom funkcjonowania Ośrodka - stopień zadowolenia nie mniejszy niż 85 % • czas rozpatrywania wniosków – nie mniej niż 73% • fachowość pracowników – stopień zadowolenia nie mniejszy niż 88 % W załączeniu przekazujemy harmonogram działań naprawczych oraz wzór ankiety. 15