Zapytanie ofertowe

Projekt „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu na terenie Gminy Wąsewo” POIG.08.03.00-14-063/11
współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
„Dotacje na innowacje”, „Inwestujemy w Waszą przyszłość”
Wąsewo, dnia 05 listopada 2015r
AW.271.4.19.2015
ROZEZNANIE RYNKU / ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 19/POIG.8.3/2015
dotyczy „Zorganizowania konferencji zamykającej z warsztatami internetowo-multimedialnymi”
w ramach Zadania Koszty Promocji Projektu
Postępowanie prowadzone na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień
publicznych (Dz. U. z 2013r., poz. 907 ze zm.)
– wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 EURO
Gmina Wąsewo (Zamawiający)
zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej z uwzględnieniem poniższych wymagań:
1. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM I WYKONAWCY:
ZAMAWIAJĄCY:
GMINA WĄSEWO
ul. Zastawska 13, 07-311 Wąsewo
NIP: 7591630959, REGON: 550667899
Ilekroć w niniejszym zapytaniu ofertowym jest mowa o WYKONAWCY, należy przez to rozumieć podmiot, do
którego zostało skierowane niniejsze zapytanie lub który złoży ofertę w odpowiedzi na niniejsze zapytanie.
2. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
2.1.Zamówienie realizowane ze środków pochodzących z projektu „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu na
terenie Gminy Wąsewo” realizowanego na podstawie umowy o dofinansowanie nr POIG.08.03.00-14063/11-00 z dnia 31 grudnia 2012r. w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 8. Oś
Priorytetowa: Społeczeństwo informacyjne – zwiększenie innowacyjności gospodarki, Działanie 8.3
Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu – eInclusion.
2.2. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe zorganizowanie jednodniowej konferencji zamykającej
projektu „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu na terenie Gminy Wąsewo” połączonej z warsztatami
internetowo-multimedialnymi (przedmiot zamówienia opisany w Punkcie 3. Niniejszego zapytania) w
ramach zadania Koszty promocji projektu, poz. Działania promocyjne projektu, w tym konferencja
zamykająca.
2.3. Niniejsze zapytanie ofertowe realizowane jest w związku ze spełnieniem zasady konkurencyjności usług
wykonywanych w ramach powyższego projektu.
3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
3.1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja jednodniowej konferencji zamykającej projekt
„Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu na terenie Gminy Wąsewo” połączonej z warsztatami internetowomultimedialnymi.
Obejmować będzie następujące działania:
Realizator:
Gmina Wąsewo
ul. Zastawska 13, 07 -311 Wąsewo
powiat ostrowski, województwo mazowieckie
Biuro Projektu:
Urząd Gminy Wąsewo
ul. Zastawska 13, 07 -311 Wąsewo
tel. 29 645 80 00, fax. 29 645 80 01
Projekt „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu na terenie Gminy Wąsewo” POIG.08.03.00-14-063/11
współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
„Dotacje na innowacje”, „Inwestujemy w Waszą przyszłość”
Przedmiot
zamówienia
Opis zamówienia
„Zorganizowanie konferencji zamykającej połączonej z warsztatami internetowo-multimedialnymi”
w dniu 19 grudnia* 2015r. w budynku Gminnego Centrum Sportu i Rekreacji w Wąsewie
przy ulicy Armii Krejowej 6
prelegent
pomieszczenie - konferencja
(miejscowość Wąsewo – symbol terytorialny 141610 2)
a) wyposażenie:
- 1 ekran projekcyjny: min. 1,8 m x 1,8 m;
- statywy do ekranów, pilot prezentacyjny;
- nagłośnienie konferencyjne;
- 2 laptopy, 1 projektor multimedialny do wyświetlania na ekranie z projektora, bezprzewodowe
sterowanie zmianą slajdów;
- zorganizowanie miejsc siedzących – 200 krzeseł.
b) obsługa:
- obsługa administracyjna konferencji - organizacja recepcji: 1 stolik, 3 miejsca siedzące,
przygotowanie listy obecności uczestników, materiałów konferencyjnych, dokumentowanie
spotkania za pomocą aparatu fotograficznego, przeprowadzenie badań ankietowych wśród
uczestników na podstawie opracowanej ankiety w porozumieniu z Zamawiającym;
c) poczęstunek:
- zorganizowanie cateringu w formie stołu szwedzkiego dla 200 osób, składającego się z
minimalnego zestawu: napoje gorące - kawa, herbata i dodatki: cukier, cytryna, mleko, napoje
zimne: woda gazowana i niegazowana w butelkach 0,50 l/os., soki 100% ze słomką w kartonikach
o poj. 0,2 l/os., ciastka typu rogaliki, babeczki lub mini drożdżówki itp.
a) osoba posiadająca co najmniej 2-letnie doświadczenie w realizacji projektów w ramach
działania 8.3 Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu – eInclusion, Programu Operacyjnego
Innowacyjna Gospodarka 2007-2013,
b) zakres prelekcji z zakresu dobrych praktyk realizacji działania 8.3 Przeciwdziałanie wykluczeniu
cyfrowemu – eInclusion, przez inne jednostki samorządowe,
c) czas prelekcji do 60 minut;
d) materiał przedstawiony na konferencji powinien być uzgodniony z Zamawiającym, nie później
niż na 2 dni przed konferencją;
Realizator:
Gmina Wąsewo
ul. Zastawska 13, 07 -311 Wąsewo
powiat ostrowski, województwo mazowieckie
Biuro Projektu:
Urząd Gminy Wąsewo
ul. Zastawska 13, 07 -311 Wąsewo
tel. 29 645 80 00, fax. 29 645 80 01
Projekt „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu na terenie Gminy Wąsewo” POIG.08.03.00-14-063/11
współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
„Dotacje na innowacje”, „Inwestujemy w Waszą przyszłość”
materiały promocyjno-informacyjne
a) przygotowanie materiałów promocyjno - informacyjnych dla ok. 200 osób w skład, którego
wchodzi:
-teczka konferencyjna – format po złożeniu A4, ofertowa, papier kreda 350g, druk 4+0,
laminowanie folią błyszczącą 1+0.
-notatnik - format A4, klejony na grzbiecie, jednostronny nadruk, pełno kolorowy, 50 kartek,
gramatura 80 g/m2;
-długopis –typu COSMO, metalowy, jednokolorowy – zielony, wkład: niebieski;
-prezentacji dotyczącej realizacji projektu/dobrych praktyk na USB 4 Gb (materiały
promocyjno-informacyjne muszą być uzgodnione i zaakceptowane przez Zamawiającego);
- kubek - pojemność: 0,3 l, wysokość: 9,5 cm, materiał: 100% porcelana;
Jeden egzemplarz materiałów powinien być przekazany Zamawiającemu.
b) program konferencji - kolor pełny, kreda min. 150g/ m2, Format A4, min. 200 szt.
c) zaproszenia - kreda min. 150g/ m2 lub karton, kolor pełny, min. 200 szt. (treści merytoryczne
dostarczy zamawiający, projekt oferenta, po zaakceptowaniu przez zlecającego).
d) torby konferencyjne z nadrukiem – torba ekologiczna z juty z bambusowymi uchwytami, o
wymiarach:33 x 27 x 11 cm. Torba zapinana na guzik i bawełnianą haftkę. Znakowanie
wykonane metodą termotransferu. Torba w kolorze: brązowo-niebieskim,
e) słuchawki bezprzewodowe – Wielofunkcyjne (nauszne) S-XBS 5w1.
f) zapewnienie Publicznego Punktu Dostępu do Internetu (infokiosk);
g) zaprojektowanie i wykonanie jednego Roll-up 100 x200 cm na potrzeby promocji
realizowanego projektu (wzór projektu do zaakceptowania przez Zamawiającego),
h) kalendarz z zegarem na 2016 rok (jednodzielny) dla uczestników konferencji,
i) zapewnienie fotobudki wraz z obsługą – wydruk zdjęć w oprawie z wizualizacją programu
POIG,
Informacja prasowa
j)
zakupienie nagród rzeczowych: 2x tablet Lenovo TAB S8-50L 16GWH-BG, 4 szt. x słuchawki
Samsung Level-On, (oraz ich oznakowanie)
a)przygotowanie materiałów przed konferencyjnych informacyjnych dla prasy oraz na stronę
Gminy Wąsewo (informacja prasowa z relacji projektu) w terminie 7 dni kalendarzowych przed
konferencją.
b)publikacja informacji prasowej o charakterze informacyjno-promocyjnym:
- w prasie ukazującej się na terenie co najmniej powiatu ostrowskiego, ostrołęckiego i
wykszowskiego.
- minimalny wymiar 1 strona – 48 modułów. Dopuszcza się zmiany wielkości ogłoszenia w
zakresie +/- 10% w celu dopasowania do stosowanych modułów.
-termin ostateczny zamieszczenia informacji przed konferencyjnej do 01 grudnia 2015r.
b)przygotowanie materiałów pokonferencyjnych informacyjnych dla prasy oraz na stronę Gminy
Wąsewo (notatka prasowa wraz z fotorelacją) niezwłocznie po konferencji.
c)publikacja informacji prasowej o charakterze informacyjno-promocyjnym:
- w prasie ukazującej się na terenie co najmniej powiatu ostrowskiego, ostrołęckiego i
wykszowskiego.
- minimalny wymiar 1 strona – 48 modułów. Dopuszcza się zmiany wielkości ogłoszenia w
zakresie +/- 10% w celu dopasowania do stosowanych modułów.
-termin ostateczny zamieszczenia informacji do 31grudnia 2015r.
Realizator:
Gmina Wąsewo
ul. Zastawska 13, 07 -311 Wąsewo
powiat ostrowski, województwo mazowieckie
Biuro Projektu:
Urząd Gminy Wąsewo
ul. Zastawska 13, 07 -311 Wąsewo
tel. 29 645 80 00, fax. 29 645 80 01
Projekt „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu na terenie Gminy Wąsewo” POIG.08.03.00-14-063/11
współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
„Dotacje na innowacje”, „Inwestujemy w Waszą przyszłość”
Przedmiot zamówienia powinien zawierać:
a) Logo i informacje zgodne z „Przewodnikiem w zakresie promocji projektów finansowych w ramach
Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 dla beneficjentówi instytucji
zaangażowanych we wdrażanie Programu”,
b) Informacje o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego,
c) Wzór wizualizacji opracowany we współpracy Zamawiającego z Wykonawcą,
d) Treść merytoryczna dostarczona i zatwierdzona przez Zamawiającego,
e) Logotyp Zamawiającego.
*planowany termin może ulec zmianie.
4.WARUNKI WYKONANIA ZAMÓWIENIA:
4.1. Wykonawca gwarantuje terminową realizację przedmiotu zamówienia.
4.2. W przypadku gdy kwota oferta przekroczy zabezpieczone środki finansowe na przedmiotowe zamówienie
Zamawiający zastrzega sobie możliwość dalszych negocjacji z Wykonawcą, którego oferta będzie
najkorzystniejsza.
4.3. W postępowaniu publicznym mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki
odpowiadające przedmiotowi zamówienia, a w szczególności:
a) Wykonawca, który posiada niezbędne doświadczenie oraz potencjał osobowy zdolny do wykonania
zamówienia i jest zainteresowany realizacją zamówienia.
b)Wykonawca powinien posiadać doświadczenie z dziedziny organizacji konferencji/spotkań/imprez niezbędne
do wykonania zamówienia. Warunek będzie weryfikowany w oparciu o załącznik do oferty: - dokumenty
poświadczające wykonanie minimum 2 usług w ww. zakresie,
c) Ocena spełnienia warunków opisanych powyżej zostanie dokonana według formuły „spełnia/nie spełnia" na
podstawie oświadczeń i dokumentów dostarczonych przez wykonawcę w celu ich potwierdzenia.
5. PŁATNOŚCI:
5.1 Rozliczenie pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą nastąpi w formie polecenia przelewu, po odbiorze
usługi. Zapłata nastąpi w terminie do 7 dni od dnia otrzymania faktury, na numer rachunku bankowego
wskazany w treści faktury.
5.2 Ze względu na ograniczenia finansowe dane oferty firm mogą zostać odrzucone, a cała procedura
powtórzona.
5.3 Termin płatności wskazany w pkt 5.1. z przyczyn niezależnych od Zamawiającego – z uwagi na
finansowanie ze środków unijnych - może ulec przedłużeniu.
6. MIEJSCE I TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
6.1. Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia:
Konferencja zamykająca jest zaplanowana na 19 grudnia 2015 r. w Gminnym Centrum Sportu i Rekreacji
w miejscowości Wąsewo, ul. Armii Krajowej 6.
7. OFERTĘ NALEŻY PRZEKAZAĆ W TERMINIE DO DNIA:
13 listopada 2015r. do godz. 10.00
7.1. Ofertę można:
a) dostarczyć osobiście na adres: - Urząd Gminy Wąsewo, ul. Zastawska 13, I piętro, sekretariat pok. 4.
b) przesłać pocztą (lub kurierem) na adres: j.w z dopiskiem:
„Oferta na „Zorganizowanie konferencji zamykającej połączonej z warsztatami internetowo-multimedialnymi” .
Realizator:
Gmina Wąsewo
ul. Zastawska 13, 07 -311 Wąsewo
powiat ostrowski, województwo mazowieckie
Biuro Projektu:
Urząd Gminy Wąsewo
ul. Zastawska 13, 07 -311 Wąsewo
tel. 29 645 80 00, fax. 29 645 80 01
Projekt „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu na terenie Gminy Wąsewo” POIG.08.03.00-14-063/11
współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
„Dotacje na innowacje”, „Inwestujemy w Waszą przyszłość”
7.2. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do
reprezentowania Wykonawcy.
7.3. Oferent powinien wypełnić ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania w formie pisemnej,
w języku polskim.
a) oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane;
b) Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę;
c) w toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści
złożonych ofert.
d) zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: www.wasewo.pl
8.UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA:
Zamawiający unieważni postępowanie, jeżeli cena nadesłanych ofert znacznie przewyższy kwotę, którą
Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
9. KRYTERIA OCENY OFERT:
• Cena - 100 %
Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się najniższą ceną.
Zamawiający nie poniesie żadnych dodatkowych kosztów wykonania usługi.
10.INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI:
W niniejszym zapytaniu ofertowym zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują
pocztą elektroniczną lub faksem.
Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest Pani Marta Wójcik - tel. 29 645 80 00 wew. 38,
fax. 29 645 80 01, e-mail: [email protected]
11.WYBÓR WYKONANIA ZAMÓWIENIA:
11.1. Zamawiający przy wyborze Wykonawcy zamówienia weźmie pod uwagę ofertę cenową za wykonanie
całości zamówienia.
11.2. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Oferentów drogą pocztową lub e-mailową.
Powyższy wybór ogłoszony będzie również na stronie internetowej Gminy Wąsewo - www.wasewo.pl
ZAŁĄCZNIKI
Wzór formularza ofertowego (załącznik nr 1)
Potwierdzenie zapoznania się z zaproszeniem do Zapytania Ofertowego Nr 19/POIG.8.3/2015 (załącznik nr2)
Wzór umowy wraz z protokołem zdawczo-odbiorczym (załącznik nr 3)
Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie jest zamówieniem i otrzymanie od Państwa ofert nie powoduje
powstania żadnych zobowiązań wobec stron.
Realizator:
Gmina Wąsewo
ul. Zastawska 13, 07 -311 Wąsewo
powiat ostrowski, województwo mazowieckie
Biuro Projektu:
Urząd Gminy Wąsewo
ul. Zastawska 13, 07 -311 Wąsewo
tel. 29 645 80 00, fax. 29 645 80 01