wersja I - Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
PODRĘCZNIK BENEFICJENTA
PROGRAM:
KONSERWACJA I REWITALIZACJA
DZIEDZICTWA KULTUROWEGO
MECHANIZM FINANSOWY EOG 2009-2014
NORWESKI MECHANIZM FINANSOWY 2009-2014
JAK WDRAŻAĆ PROJEKTY?
Wersja 1
Warszawa, czerwiec 2014 r.
1.
SPIS TREŚCI
Słownik podstawowych pojęć .................................................................................................... 3
2.
Wprowadzenie ............................................................................................................................ 5
3.
Ważne dokumenty ...................................................................................................................... 5
4.
Zmiany projektu i umowy finansowej między Operatorem Programu a Wnioskodawcą .......... 6
5.
4.1.
Procedura zatwierdzania zmian w projektach - na wniosek Beneficjenta.......................... 6
4.2.
Procedura zatwierdzania zmian w projektach - na wniosek Operatora Programu ............. 8
Sposób dokonywania płatności – system zaliczkowy ................................................................ 8
5.1.
Pierwsza płatność ............................................................................................................... 9
5.2.
Kolejne płatności ................................................................................................................ 9
5.3. Płatność końcowa (refundacja)................................................................................................... 9
6.
System płatności – sprawozdawczość Beneficjenta ................................................................. 10
7.
Podatek VAT ............................................................................................................................ 12
8.
Zarządzanie finansami projektu przez Beneficjenta ................................................................. 12
8.1.
Rachunki bankowe ........................................................................................................... 12
8.2.
System księgowania ......................................................................................................... 13
8.3.
Koszty kwalifikowalne i okres kwalifikowalności ........................................................... 13
8.4.
Koszty niekwalifikowalne ................................................................................................ 18
8.5
Fundusz Współpracy Dwustronnej................................................................................... 19
8.6
Dokumentowanie wydatków ............................................................................................ 21
8.6.1
8.7
Dokumentowanie kosztów pośrednich ..................................................................... 24
Dokumentowanie rozliczeń pomiędzy Beneficjentem a Partnerem ................................. 25
8.7.1
Ogólne zasady .......................................................................................................... 25
8.7.2
Różne sposoby dokumentowania wydatków Partnera projektu z PaństwDarczyńców .............................................................................................................................. 25
8.7.3
9
Wkład własny Partnera projektu .............................................................................. 27
8.8
Przechowywanie dokumentów księgowych ..................................................................... 28
8.9
Zamówienia publiczne i korekty finansowe ..................................................................... 29
8.9.1
Kontrola zamówień publicznych .................................................................................. 30
8.10
Nieprawidłowości w realizacji projektu i ich konsekwencje ........................................... 30
Monitoring ................................................................................................................................ 32
9.1 Kontrole na miejscu realizacji projektu .................................................................................. 33
9.2 Audyt i kontrola finansowa .................................................................................................... 35
10 Informacja i promocja .............................................................................................................. 35
10.1
Instrumenty informacji i promocji.................................................................................... 37
11 Informowanie o kontrolach zewnętrznych ............................................................................... 38
12 Kontakt ..................................................................................................................................... 38
2
1.
Słownik podstawowych pojęć
Beneficjent (BF)
Biuro Mechanizmów
Finansowych (BMF)
DF MKiDN
DFE MKiDN
Dofinansowanie projektu
z Programu
Fundusz Współpracy
Dwustronnej (FWD)
Instytucja Audytu (IA)
Instytucja Certyfikująca
(IC)
Komitet Monitorujący
(KM)
Wnioskodawca, z którym Operator Programu podpisał umowę
finansową, występujący jako promotor projektu;
Biuro udzielające KMF pomocy przy zarządzaniu Mechanizmem
Finansowym EOG i Norweskim Mechanizmem Finansowym na lata
2009-2014. BMF, które pod względem administracyjnym mieści się
w strukturze Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu, jest
odpowiedzialne za bieżące wdrażanie Mechanizmu Finansowego
EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014 w
imieniu KMF i pełni funkcję punktu kontaktowego.
Departament Finansowy w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa
Narodowego;
Departament Funduszy Europejskich w Ministerstwie Kultury
i Dziedzictwa Narodowego;
Dofinansowanie przyznane Beneficjentowi przez Operatora
Programu ze środków Programu na wdrażanie projektu;
Fundusz w ramach Programu, którego część środków przeznaczona
jest dla Operatora Programu na organizację działań mających na celu
ułatwienie poszukiwań Partnerów do projektów partnerskich
z Darczyńcami. Pozostała część jest dostępna dla Wnioskodawców,
których projekty otrzymały dofinansowanie w ramach Programu jako
refundacja poniesionych zarówno przez Wnioskodawcę jak
i Partnerów wydatków na nawiązanie partnerstw i przygotowanie
projektów partnerskich;
Krajowy podmiot publiczny funkcjonalnie niezależny od Krajowego
Punktu Kontaktowego, Instytucji Certyfikującej i Operatora
Programu, wyznaczany przez Państwo-Beneficjenta do celów
weryfikacji skutecznego funkcjonowania systemu zarządzania
i kontroli. W Polsce funkcję IA pełni Generalny Inspektor Kontroli
Skarbowej, który razem z Departamentem Ochrony Interesów
Finansowych Unii Europejskiej w Ministerstwie Finansów oraz 16
Urzędami Kontroli Skarbowej, wykonuje zadania powyższej
instytucji;
Krajowy podmiot publiczny funkcjonalnie niezależny od Instytucji
Audytu i Operatora Programu, wyznaczany przez PaństwoBeneficjenta do celów poświadczania informacji finansowych.
W Polsce rolę IC dla Programu pełni Departament Programów
Pomocowych oraz Departament Certyfikacji i Desygnacji
w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju;
Komitet założony przez Krajowy Punkt Kontaktowy w celu
dokonywania przeglądu postępów we wdrapaniu Mechanizmu
Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata
2009-2014 pod względem osiągania jego oczekiwanych rezultatów
i celów.
3
Komitet Mechanizmu
Finansowego (KMF)
Norweskie Ministerstwo
Spraw Zagranicznych
(NMSZ)
Krajowy Punkt
Kontaktowy (KPK)
MF EOG 2009-2014
Komitet założony przez Stały Komitet Państw EFTA w celu
zarządzania Mechanizmem Finansowym EOG na lata 2009-2014;
Ministerstwo odpowiedzialne za główne decyzje w ramach NMF
2009-2014, w tym zawieszanie płatności.
Krajowy podmiot publiczny wyznaczony przez PaństwoBeneficjenta, jako jednostka odpowiedzialna za osiąganie celów
wytyczonych w ramach Mechanizmu Finansowego EOG
i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014 oraz
realizację Memorandum of Understanding. W Polsce rolę KPK pełni
Departament
Programów
Pomocowych
w
Ministerstwie
Infrastruktury i Rozwoju.
Mechanizm Finansowy Europejskiego Obszaru Gospodarczego na
lata 2009-2014;
NMF 2009-2014
Norweski Mechanizm Finansowy na lata 2009-2014
MKiDN
Min. KiDN
Operator Programu
(OP)
Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego;
Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego;
Instytucja odpowiedzialna za wdrażanie i zarządzanie Programem,
przyznająca dofinansowanie Wnioskodawcom na realizację
projektów. W ramach Programu funkcję Operatora pełni
Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego;
Królestwo Norwegii, Republika Islandii, Księstwo Liechtensteinu;
Podmiot pochodzący z Norwegii, Islandii lub Liechtensteinu
uczestniczący w realizacji projektu. Nawiązanie partnerstwa
potwierdza umowa partnerska.
Podmiot pochodzący z Polski uczestniczący w realizacji projektu.
Nawiązanie partnerstwa potwierdza umowa partnerska. Posiadanie
partnera z Polski nie jest obligatoryjne.
Podręcznik Beneficjenta „Jak wdrażać projekty?”;
Państwa – Darczyńcy
Partner projektu
pochodzący z
Państw-Darczyńców
Partner projektu
pochodzący z Polski
Podręcznik
Program
Projekt
Raport niezależnego
biegłego rewidenta
Regulacje
Umowa finansowa
Umowy ws. Programu
Program „Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego”
w ramach MF EOG 2009-2014 i NMF 2009-2014;
Określony w czasie, niepodzielny pod względem ekonomicznym ciąg
prac pełniących konkretną funkcję techniczną z wyraźnie
określonymi celami związanymi z Programem, pod który podlega;
Raport niezależnego biegłego rewidenta potwierdzający, że
zgłoszone koszty zostały poniesione zgodnie z Regulacjami,
przepisami prawa krajowego i praktykami rachunkowości kraju
partnera projektu
Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego
Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) na lata 2009-2014 r.;
oraz Regulacje w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu
Finansowego na lata 2009-2014 r.;
Umowa w sprawie projektu, która określa warunki i zasady wsparcia
za pomocą dotacji oraz role i zakres odpowiedzialności stron;
Umowy w sprawie Programu zawarte w dniu 18 maja 2013 r.
pomiędzy
Komitetem
Mechanizmu
Finansowego
EOG
4
Wnioskodawca
Wniosek
Zespół ds. Oceny
Wniosków (ZOW)
Zespół - Komitet ds.
Wyboru Projektów
2.
a Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, pełniącym funkcję
Krajowego Punktu Kontaktowego oraz w dniu 19 maja 2013 r.
pomiędzy Ministerstwem Spraw Zagranicznych Królestwa Norwegii
a Ministerstwem Rozwoju Regionalnego pełniącego funkcję
Krajowego Punktu Kontaktowego.
Podmiot z Polski ubiegający się o dofinansowanie w ramach
Programu (po otrzymaniu dofinansowania występujący jako
Beneficjent i lider projektu);
Formularz wniosku aplikacyjnego dla projektu w ramach Programu
Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego Mechanizmu
Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 20092014 wraz z załącznikami, składany przez Wnioskodawcę w celu
uzyskania wsparcia w ramach Programu;
Zespół przeprowadzający ocenę wniosków w ramach Programu.
Zespół odpowiadający za ostateczną rekomendację projektów do
dofinansowania w ramach Programu, powołany przez Ministra
Kultury i Dziedzictwa Narodowego, składający się z przedstawicieli
Operatora Programu, samorządu terytorialnego oraz partnerów
społecznych (przedstawiciele organizacji pozarządowych z obszaru
kultury). Na posiedzenia Zespołu zapraszani są w charakterze
obserwatorów przedstawiciele KPK oraz przedstawiciele Państw Darczyńców.
Wprowadzenie
Niniejsza publikacja to kontynuacja Podręcznika Wnioskodawcy pt. „Jak aplikować o środki?” dla
Programu „Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego” wdrażanego w ramach
Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu
Finansowego na lata 2009-2014.
Podręcznik Beneficjenta pt. „Jak wdrażać projekty?” zawiera istotne informacje związane
z wdrażaniem i rozliczaniem projektów wybranych do dofinansowania.
Podręcznik jest skierowany do Beneficjentów z Polski wraz z informacjami dla Partnerów.
Z uwagi na kompleksowy charakter prowadzonych działań, w celu zapewnienia właściwego
wdrażania i zarządzania Programem, zadania przewidziane do realizacji przez Operatora Programu
powierzone zostały kilku komórkom organizacyjnym. Kluczową rolę pełnią: Departament
Funduszy Europejskich (DFE) i Departament Finansowy (DF).
Ważne dokumenty
3.
Każdy projekt powinien być wdrażany zgodnie z postanowieniami umowy finansowej, w tym m.in.
zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie oraz z regulacjami ujętymi w dokumentach:

Podręcznik Identyfikacji i Komunikacji Wizualnej (Communication and Design Manual),

Wytyczne ws. wzmacniania stosunków dwustronnych, przyjęte przez KMF,

Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru
Gospodarczego na lata 2009-2014 przyjęte przez Komitet Mechanizmu Finansowego EOG
5
zgodnie z art. 8.8 Protokołu 38b do Umowy o EOG w dniu 13 stycznia 2011 r.
i zatwierdzone przez Stały Komitet Państw EFTA w dniu 18 stycznia 2011 r. z późn.
Zmianami,

Regulacje w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 20092014 przyjętymi przez NMSZ zgodnie z art. 8.8 Umowy pomiędzy Królestwem Norwegii
a Unią Europejską w sprawie Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014
w dniu 11 lutego 2011 r. z późn. zm. wraz z załącznikami,

Memorandum of Understanding wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014
pomiędzy Islandią, Księstwem Liechtenstein oraz Królestwem Norwegii a Rzeczpospolitą
Polską, podpisanym dnia 17 czerwca 2011 z późn. zm. oraz Memorandum of
Understanding wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014 pomiędzy
Królestwem Norwegii a Rzeczpospolitą Polską, podpisanym dnia 10 czerwca 2011, z późn.
zm., zwanymi dalej „Memoranda of Understanding”,

Umowy w sprawie Programu zawarte w dniu 18 maja 2013 r. pomiędzy Komitetem
Mechanizmu Finansowego EOG a Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, pełniącym
funkcję Krajowego Punktu Kontaktowego oraz w dniu 19 maja 2013 r. pomiędzy
Ministerstwem Spraw Zagranicznych Królestwa Norwegii a Ministerstwem Rozwoju
Regionalnego pełniącego funkcję Krajowego Punktu Kontaktowego (wraz z załącznikiem:
I – Decyzją KMF w sprawie Programu, zawierającą Plan finansowy oraz II – Regułami
operacyjnymi),

Porozumienie w sprawie realizacji Programu „Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa
kulturowego” w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru
Gospodarczego 2009-2014 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014zawarte w dniu 29 maja 2013 r. pomiędzy Ministrem Rozwoju Regionalnego a Ministrem
Kultury i Dziedzictwa Narodowego,

Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie udzielania zamówień w ramach
Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego
2009-2014, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo
zamówień publicznych.
WAŻNE: Beneficjent jest zobowiązany do stosowania aktualnie obowiązujących wersji
dokumentów.
4. Zmiany projektu i umowy finansowej między Operatorem Programu a Wnioskodawcą
4.1. Procedura zatwierdzania zmian w projektach - na wniosek Beneficjenta
Zmiany w projekcie mogą mieć miejsce tylko i wyłącznie wtedy, gdy nie dotyczą celu głównego
projektu. Beneficjent każdorazowo zobowiązany jest do pisemnego powiadomienia Operatora
Programu o planowanych zmianach w projekcie, wraz z ich uzasadnieniem, zgodnie z przepisami
umowy finansowej.
6
Co do zasady zmiany umowy finansowej wymagają uprzedniego zatwierdzenia przez
Operatora, z wyjątkiem zmian, które nie mają wpływu na planowany zakres rzeczowy,
wyniki, rezultaty czy cele Projektu lub wzrost kosztów wynagrodzeń osób obsługujących
projekt, a skutek finansowy ogranicza się do:
1) zmiany Harmonogramu planowanego wydatkowania środków w projekcie przez
Wnioskodawcę/Beneficjenta (załącznik do umowy finansowej),
2) przesunięć kwot między działaniami budżetowymi obejmujących zmianę w wysokości do
20% kwoty przeznaczonej pierwotnie na dane działanie budżetowe wskazane
w zatwierdzonym „Planowanym budżecie Projektu” z wyjątkiem działania budżetowego
„nieprzewidziane sytuacje/rezerwa”,
3) Działanie budżetowe „nieprzewidziane sytuacje/rezerwa” może zostać przesunięte
w całości do innego działania budżetowego z zastrzeżeniem zapisu pkt. 2 ,
WAŻNE: Koszty osobowe działania „Zarządzanie projektem” nie mogą ulec zwiększeniu.
Te zmiany uważa się za dokonane, jeżeli w terminie 10 dni roboczych od dostarczenia przez
Beneficjenta na piśmie informacji o planowanych zmianach wraz z ich uzasadnieniem Operator
Programu nie zgłosi do niego uwag i potwierdzi ten fakt drogą elektroniczną.
Pozostałe zmiany, w tym przesunięcia finansowe pomiędzy działaniami budżetowymi powyżej
20% kwoty przeznaczonej na dane działanie budżetowe Projektu, wymagają zgody Operatora
Programu i aneksowania Umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Beneficjent
zobowiązany jest do pisemnego powiadomienia Operatora Programu o planowanych w/w
zmianach w Projekcie, w terminie 14 dni kalendarzowych przed planowaną zmianą. Operator
Programu (w terminie 10 dni roboczych od momentu otrzymania kompletnej i poprawnej
dokumentacji) analizuje dokumenty, a następnie przekazuje do Beneficjenta informację
o zatwierdzeniu lub odmowie zatwierdzenia zmian w Projekcie. Po otrzymaniu zgody na
wprowadzenie modyfikacji, Beneficjent (o ile wystąpi taka konieczność) niezwłocznie przedkłada
do Operatora Programu zaktualizowane dokumenty uwzględniające wprowadzone zmiany celem
aneksowania Umowy.
WAŻNE: Zmiany w budżecie projektu Beneficjent przedkłada Operatorowi Programu po
uzgodnieniu z Partnerem/ami projektu.
Niezależnie od zakresu zmian, wniosek o zmianę w wersji papierowej przesyłany jest przez
Beneficjenta wyłącznie do DF MKiDN. Dane kontaktowe:
Departament Finansowy
Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
ul. Krakowskie Przedmieście 15/17
00-071 Warszawa
WAŻNE: Wszelkie zmiany zakresu rzeczowego nie uwzględnione w dokumentacji projektowej
w tym w szczególności realizacja robót/zamówień dodatkowych lub uzupełniających jest co do
zasady traktowana jako rozszerzenie zakresu rzeczowego projektu i wymaga akceptacji OP.
7
INFORMACJA DLA PARTNERÓW:
Beneficjent jest zobowiązany do poinformowania Operatora Programu o wszelkich zmianach
wprowadzonych do zawartej/ych umowy/ów partnerskiej/ich i przedłożenia do Operatora
Programu zaktualizowanej dokumentacji zawierającej w/w zmiany.
4.2. Procedura zatwierdzania zmian w projektach - na wniosek Operatora Programu
Projekt może zostać zmieniony także na wniosek Operatora Programu. W takich przypadkach
Operator Programu sugeruje Beneficjentowi wprowadzenie zmian w projekcie i dokonania
korekty. W przypadku zgody Beneficjenta na zaproponowane przez Operatora Programu sugestie
zmian, Beneficjent przedkłada odpowiednio zmienione podpisane wersje dokumentów do DF
MKiDN.
5. Sposób dokonywania płatności – system zaliczkowy
Dofinansowanie jest przekazywane w systemie zaliczkowym (pierwsza płatność, płatności
okresowe)1 z wyjątkiem ostatniej transzy (płatności końcowej), która zostanie przekazana w formie
refundacji wydatków kwalifikowalnych, faktycznie poniesionych przez Beneficjenta i Partnera/ów
(z uwzględnieniem zapisów ustawy o finansach publicznych) wypłacanej na podstawie
zatwierdzonego raportu końcowego.
Dofinansowanie jest przekazywane zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych ( tekst jednolity – Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) oraz aktami wykonawczymi
do niej.
Łączne dofinansowanie przekazane Beneficjentowi w formie zaliczek nie może przekroczyć 95%
przyznanej kwoty dofinansowania.
Obowiązuje zasada proporcjonalnego finansowania (pro rata) co oznacza, że płatności
z dofinansowania projektu powinny być poniesione proporcjonalnie do płatności poniesionych
z wkładu własnego Beneficjenta na poziomie każdego miesiąca. Końcowe rozliczenie musi
zachować proporcje udzielonego dofinansowania z Programu w stosunku do wydatków
kwalifikowalnych w ramach projektu na poziomie proporcji założonych we wniosku aplikacyjnym.
Tym samym Beneficjent jest zobowiązany do wykazania w raporcie końcowym wniesienia do
projektu wkładu własnego w odpowiedniej wysokości2.
Płatność przekazywana jest przelewem na rachunki bankowe Beneficjenta w PLN, na podstawie
raportu okresowego/końcowego zaakceptowanego przez Operatora Programu oraz zgodnie
z postanowieniami umowy finansowej zawartej między MKiDN a Beneficjentem.
Operator Programu może przekazywać środki finansowe jedynie Beneficjentowi, ponieważ
stronami umowy finansowej jest Operator Programu oraz polski Beneficjent.
1
Przekazanie dofinansowania w systemie zaliczkowym Beneficjentowi, będzie możliwe pod warunkiem, że
Ministerstwo Finansów zagwarantuje w ustawie budżetowej 100% środków zaplanowanych na zaliczki.
2
Z wyłączeniem Beneficjentów, którym wkład własny zabezpiecza MKiDN.
8
INFORMACJA DLA PARTNERÓW:
O zaliczkę wnioskuje Beneficjent. Partnerzy projektu nie są upoważnieni do otrzymania zaliczek
z uwagi na to, że poniesione przez nich koszty, zakładając że są kwalifikowalne i zostały
uzgodnione w umowie partnerskiej, zostaną zrefundowane Partnerom przez Beneficjenta.
Równocześnie jednak, Partnerzy projektu z Państw-Darczyńców mają możliwość otrzymania
zaliczek od Beneficjenta, jeśli zostało tak ustalone między stronami oraz zostało zawarte w umowie
partnerskiej. Operator Programu nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wszelkie ryzyka
wynikające z takiego rozwiązania.
5.1. Pierwsza płatność
Pierwsza płatność obejmuje zaliczkę wskazaną przez Beneficjenta we wniosku aplikacyjnym.
Operator Programu wypłaca pierwszą zaliczkę Beneficjentowi po podpisaniu umowy finansowej,
w terminie określonym w umowie finansowej oraz zgodnym z harmonogramem realizacji projektu
przedstawionym przez Beneficjenta i po spełnieniu przez Beneficjenta wszystkich wymaganych
warunków, zgodnie z zapisami w umowie, od wypełnienia, których uzależnione jest dokonanie
pierwszej płatności.
Beneficjent ma obowiązek rozliczenia otrzymanej zaliczki w okresie na jaki została wypłacona.
Każda kolejna płatność (okresowa) zostanie wypłacona pod warunkiem stwierdzenia przez
Operatora Programu prawidłowego wydatkowania (rozliczenia) co najmniej 70% łącznej kwoty
przekazanego wcześniej dofinansowania na podstawie przedstawionych przez Beneficjenta
raportów okresowych z realizacji projektu.
5.2. Kolejne płatności
Beneficjent jest zobowiązany do przedkładania raportów okresowych nie później niż do 10 dnia
roboczego miesiąca po zakończeniu okresu sprawozdawczego. Raporty okresowe zawierające
wnioskowaną kwotę na następny okres sprawozdawczy są rozpatrywane w ciągu 30 dni roboczych
od daty ich złożenia do siedziby Operatora Programu. W przypadku złożenia przez Beneficjenta
dokumentacji wymagającej uzupełnienia/korekty termin akceptacji rozliczenia przez Operatora
ulega wydłużeniu. Kolejne płatności dokonywane są na podstawie przedkładanych przez
Beneficjenta raportów okresowych oraz zaktualizowanego harmonogramu stanowiącego część
raportu. Kolejne transze są przekazywane na konto Beneficjenta w okresie 20 dni roboczych od
dnia zaakceptowania przez Operatora Programu raportu okresowego.
Zgodnie z art. 168 ustawy o finansach publicznych (tekst jednolity - Dz. U. z 2013 r., poz. 885
z późn. zm..) w przypadku niewydatkowania przez Beneficjenta zaliczek przekazanych na
dofinansowanie projektu w okresie roku budżetowego w części pochodzącej ze środków
budżetowych, musi ona zostać zwrócona na konto Operatora do dnia 31 stycznia następnego roku.
5.3. Płatność końcowa (refundacja)
Płatność końcowa w wysokości 5 % kwoty dofinansowania Projektu zostaje wstrzymana do czasu
akceptacji przez Operatora Programu raportu końcowego z realizacji Projektu. Płatność końcowa
(refundacja) będzie przekazana na konto Beneficjenta w terminie 20 dni roboczych od dnia
zatwierdzenia przez Operatora Programu raportu końcowego z realizacji Projektu.
Podstawą dokonania płatności końcowej jest zatwierdzony przez Operatora Programu wypełniony
przez Beneficjenta i przedłożony do Operatora Programu w języku polskim raport końcowy
9
z realizacji Projektu, podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta,
sporządzony na wzorze przygotowanym przez Operatora Programu oraz zatwierdzona przez
Operatora Programu informacja pokontrolna z kontroli końcowej na miejscu realizacji Projektu.
Beneficjent przesyła wypełniony raport końcowy w formie elektronicznej i papierowej do
Operatora Programu w terminie do 10 dnia roboczego miesiąca po zakończeniu pod względem
merytorycznym i finansowym realizacji projektu.
Operator Programu ma 40 dni roboczych na rozpatrzenie raportu końcowego. W przypadku
złożenia przez Beneficjenta dokumentacji wymagającej uzupełnienia/korekty termin akceptacji
rozliczenia przez Operatora Programu ulega wydłużeniu.
W razie wystąpienia błędów w raporcie końcowym lub załączonej do raportu dokumentacji,
Beneficjent na wniosek Operatora Programu przekazuje niezwłocznie poprawioną wersję
elektroniczną i papierową w celu ostatecznej akceptacji jednak nie później niż w terminie 10 dni
roboczych od wezwania dokonanego drogą elektroniczną lub pocztową.
INFORMACJA DLA PARTNERÓW:
Należy pamiętać, że Beneficjent jest zobowiązany do przedłożenia raportu końcowego do
Operatora Programu nie później niż do 10 dnia roboczego miesiąca po zakończeniu pod względem
merytorycznym i finansowym realizacji projektu. W praktyce oznacza to, że wszelkie działania
realizowane na terytorium Państw-Darczyńców muszą być zrealizowane na tyle wcześnie, by
umożliwić ich zafakturowanie i rozliczenie w przewidzianym okresie.
6. System płatności – sprawozdawczość Beneficjenta
W ramach systemu płatności na rzecz Beneficjentów, Beneficjent przedkłada do Operatora
następujące raporty:

raporty okresowe za okres:
 styczeń-kwiecień,
 maj-sierpień,
 wrzesień-grudzień

raport końcowy
wraz z pełną dokumentacją potwierdzającą poniesione wydatki oraz potwierdzającą i uzasadniającą
prawidłową realizację projektu.
Przedkładane przez Beneficjenta raporty składają się z dwóch części:

merytorycznej (opisującej zaawansowanie rzeczowe projektu);

finansowej (opisującej zaawansowanie finansowe projektu oraz zawierającej wniosek
o kolejną płatność).
Raport okresowy zawiera m.in.:

informacje o poczynionym postępie w pracach nad realizacją projektu w danym okresie,
w tym porównanie podjętych działań rzeczywistych w stosunku do działań
przedstawianych w szczegółowym opisie projektu i zaplanowanych w harmonogramie
działań we wniosku aplikacyjnym;
10

uzasadnienie ewentualnych odchyleń od harmonogramu działań merytorycznych
i informacyjnych w projekcie;

informację na temat postępu w osiąganiu wskaźników rezultatów projektu;

zestawienie faktycznie poniesionych wydatków w danym okresie wraz z kopiami
dowodów zapłaty;

inne zestawienia finansowe zgodnie z formularzem raportu;

uaktualniony harmonogram wydatkowania środków w ramach projektu.
Raport końcowy zawiera m.in.:

informacje na temat całościowego rezultatu projektu w stosunku do planu pierwotnego;

informacje na temat osiągnięcia wskaźników rezultatów projektu oraz poniesionych
całkowitych wydatków na realizację projektu;

zestawienie faktycznie poniesionych wydatków w danym okresie (wraz z pełną
dokumentacją potwierdzającą poniesione wydatki – dot. okresu nieobjętego poprzednimi
raportami okresowymi);

porównanie wydatków faktycznie poniesionych w stosunku do wydatków planowanych.
Raporty sporządzane są w języku polskim, a zawarte w nich kwoty wyrażone w PLN. Wzory
raportów wraz z Instrukcjami ich wypełnienia, są zamieszczone na stronie internetowej Programu
prowadzonej przez Operatora Programu (www.eog2016.mkidn.gov.pl).
Wypełnione raporty w wersji elektronicznej należy przesłać w przewidzianym w umowie
finansowej terminie na adres poczty elektronicznej osoby do kontaktu ze strony MKiDN wskazanej
w umowie finansowej. Wersja papierowa wydrukowanego raportu po podpisaniu przez
upoważnioną/e do tego osobę/y (musi zostać dostarczona do siedziby Operatora Programu, na
adres DF MKiDN.
Za datę złożenia raportu uznaje się dzień, w którym papierowa wersja raportu wpłynęła do siedziby
Operatora Programu.
INFORMACJA DLA PARTNERÓW:
Należy pamiętać, że Beneficjenci są zobowiązani do przedkładania raportów okresowych nie
później niż do 10 dnia roboczego miesiąca po zakończeniu okresu sprawozdawczego, a raportów
końcowych nie później niż do 10 dnia roboczego miesiąca po zakończeniu pod względem
merytorycznym i finansowym realizacji projektu. Oznacza to, że wszelkie działania realizowane na
terytorium Państw-Darczyńców muszą być zrealizowane na tyle wcześnie, by umożliwić ich
zafakturowanie i rozliczenie w przewidzianym okresie sprawozdawczym.
Na wniosek Operatora Programu, każdy Beneficjent jest zobowiązany do udostępnienia wszystkich
niezbędnych informacji dotyczących Projektu.
WAŻNE: Raporty okresowe są składane trymestralnie. Jeśli w danym trymestrze Beneficjent
i Partner/rzy nie ponieśli żadnych wydatków, należy złożyć zerowy raport okresowy.
W szczególnie uzasadnionych przypadkach, za zgodą Operatora Programu, istnieje możliwość
połączenia dwóch trymestrów rozliczeniowych w jednym raporcie (np. projekt rozpoczął się
w kwietniu danego roku, więc Beneficjent składa raport za II trymestr z uwzględnieniem ostatniego
11
miesiąca z trymestru poprzedzającego). Raporty końcowe są obligatoryjnie składane w terminach
określonych powyżej oraz w umowie finansowej zawartej pomiędzy Beneficjentem a Operatorem
Programu.
INFORMACJE DLA PARTNERÓW:
Beneficjent przedkłada do Operatora Programu raporty okresowe 3 razy do roku za okres: styczeńkwiecień; maj-sierpień; wrzesień-październik oraz raport końcowy na zakończenie realizacji
projektu. Z tego względu, w celu sprostania wymogom sprawozdawczym, Beneficjent ma prawo
prosić Partnera projektu o przedłożenie stosownych dokumentów finansowych z realizacji
projektu, np. faktur itd. Parter projektu może być także proszony o sprawozdanie ze swojej części
finansowego wkładu własnego do projektu, jeśli taki wkład został wniesiony. W przypadku jeśli
Partner projektu z Państw-Darczyńców w celu potwierdzenia poniesionych wydatków zdecyduje
się posłużyć raportem biegłego rewidenta, taki raport musi zostać złożony w każdym okresie
sprawozdawczym, którego dotyczą potwierdzone w nim wydatki.
7. Podatek VAT3
Koszt podatku VAT kwalifikuje się do dofinansowania tylko w przypadku, gdy Beneficjent lub
Partner/zy nie może odzyskać tego podatku w oparciu o przepisy krajowe i gdy zostanie faktycznie
i ostatecznie poniesiony przez Beneficjenta lub Partnera/ów. Kwestia kwalifikowalności VAT-u
sprowadza się więc do stwierdzenia, czy Beneficjent lub Parter/zy może odliczyć VAT (w całości
bądź strukturą), czy też nie ma takiej możliwości.
Za „odzyskanie” podatku VAT należy rozumieć odliczenie go od podatku VAT należnego lub
zwrot w określonych przypadkach, według warunków ściśle określonych przepisami Ustawy
o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 roku (Dz. U. z 2011 r., nr 177, poz. 1054).
Wraz z pierwszym raportem okresowym Beneficjent zobowiązany jest złożyć Oświadczenie
o kwalifikowalności VAT na wzorze załączonym do nn. podręcznika.
W przypadku zmiany dotyczącej sposobu rozliczania podatku VAT, Beneficjent jest
zobowiązany (każdorazowo) załączyć do raportu Oświadczenie o kwalifikowalności VAT.
INFORMACJE DLA PARTNERÓW:
Partnerzy projektu z Państw-Darczyńców są zobowiązani do przekazania Beneficjentowi
dokumentu potwierdzającego możliwość lub brak możliwości odzyskania podatku VAT.
Informacja ta musi zostać przekazana w ramach przygotowywania wniosku aplikacyjnego.
W przypadku pojawienia się zmian w możliwości Partnera odzyskania podatku VAT, Parter jest
zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Beneficjenta. Taka informacja może zostać także
wykazana w raporcie biegłego rewidenta (bez konieczności dołączania oddzielnego dokumentu).
8. Zarządzanie finansami projektu przez Beneficjenta
8.1. Rachunki bankowe
Beneficjenci zobowiązani są do otworzenia i utrzymania na czas realizacji i rozliczenia
finansowego projektu osobnych rachunków bankowych na środki pochodzące z Programu
(oddzielnie dla środków pochodzących z MF EOG 2009-2014, NMF 2009-2014 oraz środków
3
Dotyczy także Partnerów projektu z Państw-Darczyńców.
12
Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego4). Beneficjent musi być jedynym posiadaczem ww.
rachunków.
8.2. System księgowania
Beneficjent wdrażający projekt dofinansowany ze środków Programu musi posiadać odrębną
ewidencję księgową, umożliwiającą rozliczanie wszelkich operacji związanych z projektem
niezależnie od pozostałej działalności. Dokumentacja finansowo-księgowa powinna być
wyodrębniona w taki sposób, by umożliwić przeprowadzenie działań kontrolnych.
INFORMACJE DLA PARTNERÓW:
W odróżnieniu od Beneficjenta, Partnerzy projektu nie są zobowiązani do utrzymania
oddzielnego/-ych rachunku/-ów bankowego/-ych dla projektu. Niemniej jednak dobre praktyki
związane z zarządzaniem finansami projektu powinny mieć zastosowanie. Dokumentacja
finansowo-księgowa powinna być wyodrębniona w taki sposób, aby umożliwić przeprowadzenie
działań kontrolnych.
8.3. Koszty kwalifikowalne i okres kwalifikowalności
Wyłącznie koszty kwalifikowlane projektu podlegają dofinansowaniu w ramach Programu.
Do kosztów tych należą koszty, które spełniają kryterium: celowości, terminowości, są wpisane do
budżetu projektu, są ekonomicznie uzasadnione oraz są poprawnie udokumentowane.

Kryterium celowości polega na niezbędności poniesienia danych kosztów dla osiągnięcia
celu określonego w projekcie.

Kryterium terminowości polega na poniesieniu wydatków w okresie kwalifikowalności
kosztów określonym w umowie finansowej.

Poniesienie wydatku oznacza jego zapłacenie przez Beneficjenta lub Partnera wraz
z odebraniem usługi/dostawy.

Kryterium ekonomicznego uzasadnienia kosztu dotyczy zasady efektywnego zarządzania
finansami projektu. W celu udokumentowania spełnienia tego kryterium zaleca się
każdorazowo zastosowanie wytycznych z pkt. 8.9 niniejszego Podręcznika,

Kryterium poprawności udokumentowania wydatku polega na posiadaniu zaksięgowanych
faktur lub równoważnych dowodów finansowych, dowodów zapłaty w postaci przelewów,
wyciągów bankowych lub dokumentów potwierdzających wypłatę z kasy, umów zleceń,
umów o dzieło, umów o pracę, kontraktów, protokołów odbioru.
Początkowa data kwalifikowalności wydatków dla projektów to data przyznania dofinansowania na
rzecz projektu (tj. podpisania przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego decyzji
o dofinansowaniu projektu, na podstawie rekomendacji dokonanej przez Zespół – Komitet ds.
Wyboru Projektu, tj. 11 lutego 2014 r. – nie dotyczy projektów wybranych w procedurze
odwoławczej), a końcowa data kwalifikowalności wydatków upływa z dniem 30 kwietnia 2016 r.
4
Odsetki narosłe na wyodrębnionych rachunkach od przekazanych w formie zaliczek środków
dofinansowania z Programu (odrębnie dla środków pochodzących z MF EOG 2009-2014, NMF 2009-2014
i Min. KiDN) powinny być zwracane na bieżąco na konto Operatora Programu w ślad za informacją
o odsetkach wpisaną do właściwego raportu okresowego/końcowego.
13
Szczegółowe ramy kwalifikowalności wydatków dla poszczególnych projektów zostaną
indywidualnie określone w umowie finansowej podpisanej pomiędzy Beneficjentem a Operatorem
Programu.
WAŻNE: Końcowa data kwalifikowalności wydatków nie może wykraczać poza dzień 30
kwietnia 2016 r.
Za wydatki kwalifikowalne w ramach projektów uznane będą koszty faktycznie poniesione przez
Beneficjenta i Partnera/ów spełniające poniższe kryteria:

zostały poniesione między pierwszym i ostatnim dniem kwalifikowalności, zgodnie
z ramami czasowymi określonymi w umowie finansowej w sprawie projektu;

muszą być wykorzystane wyłącznie na zrealizowanie celu/celów projektu i jego
oczekiwanego rezultatu/oczekiwanych rezultatów w sposób zgodny z zasadami
gospodarności, skuteczności i efektywności;

są niezbędne do realizacji działań przewidzianych w projekcie, mają związek
z przedmiotem umowy finansowej, są ujęte w planowanym budżecie dołączonym do
umowy finansowej;

są proporcjonalne i konieczne dla realizacji działań i wdrożenia projektu, zgodne
z zasadami efektywnego zarządzania finansowego;

są faktycznie poniesione przez Beneficjenta lub Partnera/ów, zapisane w księgach
Beneficjenta lub Partnera/ów zgodnie z zasadami księgowości, kompletne, wolne od
błędów rachunkowych oraz wydatkowane zgodnie z przepisami prawa podatkowego.
Koszty te powinny być ponadto udokumentowane fakturami (opisanymi na rewersie
z jakich źródeł jest pokrywany dany wydatek i w jakiej wysokości) z potwierdzonym
odbiorem lub dokumentami księgowymi o równorzędnej wartości dowodowej;

są poparte oryginalnymi dokumentami. W przypadku faktur wystawionych na kwotę
ogólną wymagane jest podłączenie specyfikacji szczegółowej wydatków;

nie są zakazane na mocy obowiązujących przepisów prawnych;

są realizowane zgodnie z prawem zamówień publicznych;

są możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania, w szczególności poprzez wprowadzenie
do ewidencji księgowej projektu oraz ustalone zgodnie z odpowiednimi standardami
rachunkowości i zgodne z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości;

są zgodne z wymogami obowiązującego prawodawstwa podatkowego i społecznego.
Wydatki uznaje się za poniesione, gdy koszt został zafakturowany, zapłacony, a przedmiot
dostarczony (w przypadku towarów) lub wykonany (w przypadku usług i robót i odebrany).
W wyjątkowych przypadkach, koszty, w odniesieniu do których faktury wydano w ostatnim
miesiącu kwalifikowalności, są również uważane za powstałe w okresie kwalifikowalności, o ile
koszty te poniesiono w terminie 30 dni od ostatniego dnia okresu kwalifikowalności.
Koszty ogólne (pośrednie) i amortyzacja sprzętu uznane są za poniesione w chwili ich
zaksięgowania przez Beneficjenta.
14
Procedury wewnętrznej rachunkowości i audytu Beneficjenta muszą umożliwiać bezpośrednie
powiązanie wydatków i przychodów zadeklarowanych w odniesieniu do projektu z odpowiednimi
sprawozdaniami księgowymi i dokumentami uzupełniającymi.
Wydatki ponoszone w trakcie realizacji projektu, aby mogły być uznane za wydatki
kwalifikowalne, winny mieć formę gotówkową. Oznacza to, że wydatek musi być poniesiony
w znaczeniu kasowym tj. musi nastąpić rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku
bankowego Beneficjenta / Partnera projektu.
Wyjątkiem od tej zasady ogólnej jest amortyzacja, która jest kosztem, ale nie jest wydatkiem.
Sposób rozliczania i dokumentowania kosztów pośrednich w ramach projektów został opisany
w pkt. 8.6.1 Podręcznika i musi być zgodny z Regulacjami oraz zostać określony w umowie
partnerskiej i umowie finansowej.
Poniżej przedstawiony został wykaz możliwych
ponoszonych przez Beneficjenta i Partnera/ów:
kosztów
kwalifikowalnych
projektu
a) Koszt prac przygotowawczych, w tym m.in.:

koszt przygotowania przetargu (wraz z dokumentacją przetargową oraz ogłoszeniami
przetargowymi),
b) Koszt procesu inwestycyjnego, w tym m.in.:

przygotowanie terenu pod budowę, prace ziemne, prace budowlano-montażowe, prace
instalacyjne, prace wykończeniowe,

nadzór sprawowany w imieniu inwestora w zakresie prawidłowości realizacji inwestycji
oraz nadzór konserwatorski i autorski,

koszty budowy,

koszty prac konserwatorskich,

koszty prac digitalizacyjnych,

koszty materiałów eksploatacyjnych i dostaw, pod warunkiem, że są one możliwe do
zidentyfikowania i przypisane do projektu,

koszt zakupu nowego sprzętu i wyposażenia.
Dotyczy środków trwałych stanowiących część wydatków inwestycyjnych (zgodnie
z zasadami rachunkowości) zainstalowanych na stałe w ramach projektu. (wyjątek od
ogólnej zasady określonej w art. 7.3.1 c) Regulacji )
Przenośne środki trwałe stanowiące część wydatków inwestycyjnych pod warunkiem, że są
niezbędne dla funkcjonowania utworzonej infrastruktury, zostaną wskazane we wniosku,
zostaną włączone w rejestr środków trwałych beneficjenta oraz wydatek traktowany będzie
jako inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości. Wówczas Beneficjent jest
zobowiązany do:

ubezpieczenia sprzętu na wypadek pożaru, kradzieży i innych nieprzewidzianych
wypadków podlegających ubezpieczeniu zarówno podczas realizacji Projektu jak
i prze okres 5 lat od dnia zakończenia,
15


pozostania właścicielem sprzętu przez okres co najmniej 5 lat od momentu
zakończenia Projektu oraz będzie użytkował przedmiotowy sprzęt na rzecz realizacji
ogólnych celów Projektu przez ten sam okres,

sporządzenia i przedłożenia do Operatora Programu listy zakupionego sprzętu,

ustanowienia oddzielnej puli środków na utrzymanie sprzętu przez minimalny okres
5 lat od dnia zakończenia Projektu. Pula środków stanowić będzie 1% rocznie od
wartości zakupionego sprzętu wykazanego w liście, o której mowa wyżej .
zakup wartości niematerialnych, takich jak patenty i licencje dla sprzętu.
c) Koszty opinii/ekspertyz, w tym m.in.:

koszty badań i ekspertyz, pod warunkiem, że stanowią nieodłączną część projektu (np.
badania konserwatorskie),

wydatki na doradztwo i ekspertyzy,

ewaluacja i audyty,

tłumaczenia.
d) Koszty zarządzania (nie mogą przekroczyć 250 000 PLN + 3% kosztów kwalifikowanych
projektu), w tym m.in.:

koszty sprzętu i wyposażenia wykorzystywanego wyłącznie na potrzeby prowadzenia biura
projektu. Zakupiony/e i wykorzystywany/e w okresie realizacji projektu sprzęt
i wyposażenie (np. komputery, meble) będzie kwalifikowany/e tylko wtedy, gdy będzie
niezbędny/e oraz będzie amortyzowany/e zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami
rachunkowości obowiązującymi Beneficjenta i zasadami ogólnie przyjętymi dla
przedmiotów tego samego rodzaju. Tylko ta część amortyzacji, która odpowiada okresowi
trwania projektu oraz rzeczywistemu zużyciu do celów projektu może być uwzględniona
i uznana za kwalifikowana.
Zakup sprzętu oraz wyposażenia są kwalifikowalne w ramach kosztów zarządzania
Projektu, jeśli pracownik wykonuje zadania na rzecz Projektu przez co najmniej 50%
swojego czasu pacy. Wydatki na zakup sprzętu i wyposażenia pracowników, którzy
wykonują zadania na rzecz Programu w mniejszym zakresie niż 50% czasu pracy są
kwalifikowalne tylko w takim stopniu (proporcjonalnie), w jakim pracownik wykonuje
zadania na rzecz Projektu. Stopień realizacji zadań na rzecz Projektu określa zakres
obowiązków oraz oświadczenie o kwalifikowalności stanowiska pracy (wzór załączony do
nn. Podręcznika)

koszty wynagrodzenia (wraz z pochodnymi) personelu przydzielonego do projektu.
Wynagrodzenia pracowników wynikające ze stosunku pracy, realizujących zadania
w ramach Projektu, powinny być zgodne z: prawem pracy, układem zbiorowym pracy,
którym objęty jest Beneficjent lub regulaminem wynagradzania w jednostce Beneficjenta
bądź odpowiednim aktem prawnym regulującym zasady wynagradzania za pracę
pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej, jak również wynikać
z zakresu obowiązków pracowników.
16
Każde stanowisko pracy finansowane ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 20092014 i/lub Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014 winno być odpowiednio
oznaczone tzn. opis stanowiska winien zawierać Oświadczenie o kwalifikowalności
stanowiska (wzór oświadczenia stanowi załącznik do Podręcznika).
W ramach wynagrodzenia pracowników za wydatki kwalifikowalne uznaje się:


wynagrodzenie zasadnicze,
nagrody i premie przewidziane w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie
wynagradzania danej instytucji bądź odpowiednim akcie prawnym regulującym
zasady wynagradzania za pracę pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery
budżetowej,
 dodatek za staż pracy,
 dodatek funkcyjny,
 wynagrodzenie chorobowe płacone przez pracodawcę,
 składki potrącane z wynagrodzenia netto pracownika,
 odpłatność pracodawcy z tytułu: składek na ubezpieczenie społeczne (składka
emerytalna, rentowa, wypadkowa), składek na Fundusz Pracy,
 składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
 składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON),
 dodatek zadaniowy, o ile zostały spełnione następujące warunki:
 dodatek zadaniowy przyznawany jest za realizację zadań dodatkowych,
przydzielonych tymczasowo, niewynikających z zakresu obowiązku danego
pracownika (zakres obowiązków pracownika otrzymującego dodatek zadaniowy
nie może obejmować zadań związanych z realizacją projektu),
 Beneficjent w dokumencie przyznającym dodatek zadaniowy wymienia zadania,
jakie w ramach dodatku dana osoba realizuje, okres, na jaki dodatek zadaniowy
został przyznany oraz kwotę miesięczną dodatku zadaniowego. Kwota
przyznanego dodatku zadaniowego powinna być proporcjonalna do zakresu
powierzonych zadań na rzecz projektu.
W przypadku gdy pracownik zatrudniony w jednostce na pełen etat, wykonuje zadania na
rzecz Projektu przy wykorzystaniu części etatu – opis stanowiska pracy/zakres
obowiązków tej osoby winien wskazywać jaka część etatu (lub procentowo) przypisana
została do sfinansowania w ramach kosztów zarządzania Projektu. Wówczas
wynagrodzenie danego pracownika winno być finansowane proporcjonalnie do czasu jaki
przypisano na realizację zadań na rzecz Projektu.
Zawieranie umów cywilno-prawnych na realizację zadań w ramach Projektu z osobami,
których wynagrodzenie już jest finansowane ze środków MF EOG i/lub NMF i/lub
z osobami, których zakresy obowiązków/opisy stanowisk obejmują zadania związane
z realizacją Projektu stanowi wydatek niekwalifikowany.
Zawieranie pozostałych umów cywilno-prawnych winno być realizowane zgodnie
z postanowieniami ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U.
2004, nr 19 poz. 177 z późn. zm.) lub odpowiednio Wytycznych Ministra Infrastruktury
i Rozwoju w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG
2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, do których nie ma
zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych.
17
WAŻNE: Przy ocenie kwalifikowalności kosztów wynagrodzeń pracowników decydujące
znaczenie mają zapisy wniosku aplikacyjnego.
WAŻNE: dodatkowe wynagrodzenie roczne (jeśli dotyczy), za okres przepracowany na
rzecz Projektu oraz następujące składniki wynagrodzeń:, świadczenia finansowane ze
środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, odpisy na zakładowy fundusz
świadczeń socjalnych, odprawy emerytalno-rentowe, nagrody jubileuszowe, zasiłek
chorobowy, zasiłki finansowane z budżetu państwa (zasiłek pielęgnacyjny, zasiłek
rodzinny), zasiłki finansowane przez ZUS (np. zasiłek rehabilitacyjny,
macierzyński,
tacierzyński opiekuńczy, wyrównawczy), koszty badań wstępnych, okresowych oraz
kontrolnych, dopłata do okularów, koszty usług zdrowotnych stanowią WYDATEK
NIEKWALIFIKOWALNY.

koszty podróży i diety dla personelu uczestniczącego w projekcie (pod warunkiem, że są
one zgodne ze zwyczajowymi praktykami beneficjenta oraz nie przekraczają określonych
stawek krajowych).
e) Koszty informacji i promocji projektu
f) Opłaty finansowe, w tym m.in.:

opłaty bankowe za otwarcie i prowadzenie rachunku wydzielonego dla projektu,

opłaty notarialne,

koszty gwarancji zapewnionych przez bank lub inne instytucje finansowe, jeśli są one
konieczne w przypadku zaliczek wypłacanych w ramach Mechanizmu Finansowego EOG
i Norweskiego Mechanizmu Finansowego.
g) Podatek VAT - tylko wtedy, gdy przepisy prawa nie pozwalają na jego odzyskanie.
8.4. Koszty niekwalifikowalne
W ramach Programu niekwalifikowlane są:
 koszt zakupu ziemi i nieruchomości;
 wkład rzeczowy, w tym wolontariat;
 opłaty za transakcje finansowe i inne koszty czysto finansowe, z wyjątkiem kosztów
związanych z rachunkami wymaganymi przez KMF, KPK lub obowiązujące prawo oraz
koszty usług finansowych nałożonych przez umowę finansową;
 podatek VAT, gdy przepisy prawa pozwalają na jego odzyskanie;
 nagrody, stypendia, grzywny, kary i koszty postępowania sądowego;
 koszty pokryte z innych źródeł;
 wydatki poniesione poza okresem kwalifikowalności.
WAŻNE: Dofinansowanie można otrzymać wyłącznie na wydatki kwalifikowalne w ramach
Programu. Wkład rzeczowy jest kosztem niekwalifikowalnym.
18
8.5
Fundusz Współpracy Dwustronnej
Fundusz Współpracy Dwustronnej – część „a”
Dostępne środki mają na celu refundację kosztów nawiązania partnerstw z podmiotami
pochodzącymi z Państw-Darczyńców (Islandii, Liechtensteinu i Norwegii) oraz przygotowania
dokumentacji aplikacyjnej dotyczącej projektów inwestycyjnych, realizowanych w partnerstwie
z podmiotami pochodzącymi z Państwa-Darczyńców złożonych do dofinansowania w ramach
Programu „Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego”.
Środki na refundację kosztów nawiązania partnerstwa przeznaczone zostały wyłącznie dla
wnioskodawców, których projekty znalazły się na liście projektów rekomendowanych do
dofinansowania w ramach Programu lub na liście projektów rezerwowych.
Środki na refundację kosztów przygotowania dokumentacji aplikacyjnej przeznaczone zostały
wyłącznie dla wnioskodawców, których projekty otrzymały dofinansowanie w ramach Programu.
Następujące kategorie wydatków są kwalifikowane w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej
– część „a”:

opłaty i koszty podróży za udział w konferencjach, seminariach, kursach, spotkaniach
i warsztatach;

koszty konferencji, seminariów, kursów, spotkań i warsztatów;

koszty podróży w ramach wizyt studyjnych;

koszty podróży i wynagrodzenia za wizyty ekspertów;

koszty związane z przygotowaniem studium wykonalności oraz analizy finansowej
i ekonomicznej;

zakup danych niezbędnych do przygotowania wniosku;

opłaty za doradztwo zewnętrzne.
WAŻNE: Koszty podróży obejmują diety dla personelu uczestniczącego w projekcie – zgodnie
z art. 7.3 ust. 1 (b) Regulacji ws. wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG- pod warunkiem, że
są one zgodne ze zwyczajowymi praktykami Beneficjenta i Partnera projektu oraz nie przekraczają
określonych stawek krajowych.
Wydatki ponoszone w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej – część „a” są kwalifikowane
od daty decyzji ws. akceptacji Programu przez Państwa-Darczyńców, tj. od 18 października 2012 r.
do dnia złożenia dokumentacji aplikacyjnej do Operatora Programu.
Po podpisaniu umowy finansowej z Operatorem Programu, Beneficjent jest zobowiązany do
dostarczenia w przeciągu 20 dni kalendarzowych zestawienia wydatków poniesionych w ramach
Funduszu Współpracy Dwustronnej – część „a” (na podstawie formularza opracowanego przez
Operatora Programu i dostępnego na stronie internetowej Programu) wraz z pełną dokumentacją
potwierdzającą poniesione w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej – część „a” wydatki.
Sposób dokumentowania wydatków (typy dokumentów stanowiących potwierdzenia zakupu oraz
dowody zapłaty) został szczegółowo opisany w pkt. 8.6 Podręcznika.
19
W przypadku wydatków poniesionych przez Partnerów projektu z Państw-Darczyńców należy je
dokumentować przy pomocy faktur albo innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości
dowodowej, bądź not obciążeniowych lub raportów niezależnego biegłego rewidenta. Sposób
rozliczenia wydatków w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej – część „a” między
Beneficjentem a Partnerem/ami w projekcie powinien zostać szczegółowo opisany w umowie
partnerskiej. Szczegółowe informacje na temat dokumentowania rozliczeń pomiędzy
Beneficjentem a Partnerem znajdują się w pkt. 8.6 Podręcznika.
Prawidłowy opis faktury/rachunku w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej– część „a”
powinien znajdować się na rewersie faktury/rachunku i zawierać:

numer i tytuł projektu;

kwotę faktury (jeżeli opis nie jest dokonywany na rewersie faktury);

kwotę kwalifikowalną;

informację na temat zatwierdzenia poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej;

zapis informujący, że wydatek jest dofinansowany ze środków Programu w ramach
Funduszu Współpracy Dwustronne– część „a” j;

jeśli tylko część wydatku jest finansowana ze środków Programu w ramach Funduszu
Współpracy Dwustronnej– część „a”, należy przedstawić kalkulację rzeczywistego kosztu
poniesionego w ramach realizacji projektu;

pozycja w ewidencji księgowej;

informację dot. zastosowania ustawy PZP i Wytycznych MRR w zakresie udzielania
zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego
Mechanizmu Finansowego 2009-2014, do których nie ma zastosowania ustawa z dn. 29
stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych z późn. zm.(nie ma zastosowania
w przypadku wydatków ponoszonych przez Partnera projektu z Państw-Darczyńców).
Operator ma 15 dni roboczych na weryfikację otrzymanej dokumentacji rozliczeniowej w ramach
Funduszu Współpracy Dwustronnej liczonych od daty złożenia dokumentacji do siedziby
Operatora. Operator wypłaci transzę w postaci refundacji wydatków poniesionych w ramach FWD
w okresie 20 dni roboczych od dnia zaakceptowania ww. dokumentacji.
Fundusz Współpracy Dwustronnej – część „b”
Środki dostępne w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej – część „b” mają na celu
dofinansowanie działań partnerskich podejmowanych przez Beneficjentów realizujących projekty
w ramach Programu "Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego" we współpracy
z partnerami pochodzącymi z Państw - Darczyńców (Islandii, Liechtensteinu i Norwegii).
Następujące kategorie wydatków w ramach działań Funduszu Współpracy Dwustronnej– część „b”
są kwalifikowalne:

opłaty i koszty podróży za udział w konferencjach, seminariach, kursach, spotkaniach
i warsztatach;

koszty podróży w ramach wizyt studyjnych;
20

koszty podróży i wynagrodzenia za wizyty ekspertów;

koszty konferencji, seminariów, kursów, spotkań i warsztatów;

opłaty za doradztwo zewnętrzne;

działania informacyjno-promocyjne.
WAŻNE: Koszty podróży obejmują diety dla personelu uczestniczącego w projekcie – zgodnie
z art. 7.3 ust. 1 (b) Regulacji ws. wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG. pod warunkiem, że
są one zgodne ze zwyczajowymi praktykami Beneficjenta i Partnera projektu oraz nie przekraczają
określonych stawek krajowych.
Wydatki ponoszone w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej – część „b” będą kwalifikowane
od daty decyzji Operatora Programu ws. dofinansowania działań partnerskich do 30 kwietnia
2016 r.
Nabór wniosków do Funduszu Współpracy Dwustronnej – część „b” jest naborem otwartym
i ciągłym, jego zasady precyzuje osobna Instrukcja aplikowania do Funduszu Współpracy
Dwustronnej – część „b” dla Programu „Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego”.
Rozliczanie i raportowanie działań realizowanych w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej –
część „b” odbywać będzie się według procedur określonych dla sprawozdawczości z realizacji
projektów nieinwestycyjnych dofinansowanych ze środków MF EOG i/lub NMF 2009-2014.
8.6
Dokumentowanie wydatków
Koszty poniesione przez Beneficjenta i Partnera/ów projektu można udokumentować przy pomocy
otrzymanych faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej,
a w przypadku Partnerów projektu z Państw-Darczyńców także przy pomocy raportów
niezależnego biegłego rewidenta i not obciążeniowych.
W przypadku, gdy działania są realizowane w wyniku przeprowadzonych procedur przetargowych,
płatności dokonywane przez Beneficjenta i Partnera/ów projektu powinny być potwierdzone
fakturami na podstawie zawartych umów lub raportami niezależnego biegłego rewidenta
w przypadku Partnerów projektu z Państw-Darczyńców.
Do raportów Beneficjent dołącza pełną dokumentację potwierdzającą poniesione wydatki oraz
potwierdzającą i uzasadniającą prawidłową realizację projektu, tj.:
 kopie zapłaconych faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej.
Kopie faktur powinny być sporządzone z uprzednio zatwierdzonych oryginałów, które
powinny zawierać właściwy opis (wzór opisu stanowi załącznik do nn. Podręcznika)

faktury korygujące;

kopie not z listą poniesionych przez partnera/ów Projektu wydatków,

umowy oraz rachunki do umowy zlecenia i/lub o umowy o dzieło wraz z dokumentami
potwierdzającymi poniesienie wydatku (np. pisemne potwierdzenia wykonania
usługi/dzieła; wykonane dzieła /jeśli dotyczy – np. materiały informacyjno-promocyjne/);
21

noty obciążeniowe/ noty księgowe;

noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą);

potwierdzenia dokonania zapłaty, poświadczające poniesienie wydatków m.in. wyciąg
z rachunku bankowego, rozliczenie zaliczki pobranej przez pracownika, raport kasowy
uwzględniający dany wydatek

Oświadczenie o kwalifikowalności VAT;
oraz w zależności od rodzaju kontraktu kserokopię następujących dokumentów:
– kontrakty na roboty budowlane:
 kopię dokumentacji dotyczącej zamówienia publicznego;
 kopię umowy z wykonawcą (przy pierwszym rozliczeniu);
 kopie gwarancji dobrego wykonania i gwarancji zaliczkowej (w przypadku, gdy nie
były wcześniej przedłożone);
 kopie przejściowych świadectw płatności lub innych dokumentów określających
zakres wykonanych robót;
 kopie protokołów z negocjacji dla robót dodatkowych i zamiennych;
 kopie protokołów konieczności;
 kopie protokołów odbiorów częściowych;
 kopię świadectwa przejęcia wstępnego odcinka;
 kopię świadectwa przejęcia wstępnego robót;
 kopię poświadczenia zwolnienia kwot zatrzymanych;
 kopie protokołów wypełnienia gwarancji,
– kontrakty na dostawy:
 kopie dokumentacji dotyczącej zamówienia publicznego;
 kopię umowy z dostawcą (przy pierwszym rozliczeniu);
 kopie gwarancji dobrego wykonania i zaliczkowej (w przypadku, gdy nie były
wcześniej przedłożone);
 kopie protokołów odbiorów wstępnych i końcowych,
 w przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane – kopie protokołów odbioru
urządzeń lub przyjęcia materiałów, z podaniem miejsca ich składowania,
– kontrakty na usługi:
 kopię dokumentacji dotyczącej zamówienia publicznego;
 kopię umowy z wykonawcą (przy pierwszym rozliczeniu);
 kopię gwarancji zaliczkowej (w przypadku, gdy nie była wcześniej przedłożona);
 kopię dokumentu akceptującego przyjęcie raportu przejściowego lub końcowego;
 kopie dokumentów wymaganych do potwierdzenia pracy personelu (jeżeli dotyczy);
 kopie innych dokumentów przewidzianych umową, wymaganych do odbioru usługi.
W przypadku wystąpienia:
– kosztów ogólnych (jeżeli są uwzględnione w umowie finansowej) należy dołączyć kalkulację
kosztów opartą na rzeczywistych kosztach (odpowiednia proporcja kosztów ogólnych związanych
bezpośrednio z realizacją projektu, zgodnie z należycie uzasadnioną, rzetelną i bezstronną
metodologią),
– kosztów bezpośrednio związanych z projektem:
22
 koszty osobowe
a) pracownicy w całości oddelegowani lub nowozatrudnieni do realizacji projektu:
 lista płac wynagrodzeń wraz z Oświadczeniem o kwalifikowalności stanowiska pracy
(wzór w załączeniu) oraz wyciągiem z listy płac wynagrodzeń z uwzględnieniem
stopnia kwalifikowalności w projekcie (propozycja wzoru w załączeniu);
 zakres obowiązków;,
b) pracownicy w części oddelegowani do realizacji projektu:




karty czasu pracy,
lista płac wynagrodzeń wraz z Oświadczeniem o kwalifikowalności stanowiska pracy
(wzór w załączeniu) oraz wyciągiem z listy płac wynagrodzeń z uwzględnieniem
stopnia kwalifikowalności w projekcie (propozycja wzoru w załączeniu);; ,
kalkulacja wynagrodzenia rozliczanego w projekcie,
dokument oddelegowujący do pracy na rzecz projektu;
c) pracownicy zaangażowani do realizacji projektu na podstawie dodatku zadaniowego:



dokument przyznający dodatek zadaniowy;
zakres obowiązków;
lista płac wynagrodzeń wraz wyciągiem z listy płac wynagrodzeń z uwzględnieniem
stopnia kwalifikowalności w projekcie (propozycja wzoru w załączeniu);
 kopie rozliczenia kosztów delegacji służbowych wraz z załącznikami;
 inne niezbędne dokumenty.
 kopie pisemnego potwierdzenia wykonania usługi/dzieła,

wykonane dzieła (jeśli dotyczy – np. materiały informacyjno-promocyjne);

kopie innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację
Projektu,

zestawienie innych dokumentów załączanych do danego raportu okresowego/raportu
końcowego;

kopie raportu/ów niezależnego biegłego rewidenta potwierdzające, że zgłoszone przez
partnera/ów projektu, którego/ych główna siedziba mieści się w Państwie – Darczyńcy
koszty (w tym koszty pośrednie) zostały poniesione zgodnie z Regulacjami,
przepisami prawa krajowego i praktykami rachunkowości kraju partnera.
Wszystkie dokumenty powinny być kopiami lub kserokopiami sporządzonymi z oryginałów
dokumentów, potwierdzonymi za zgodność z oryginałem przez uprawnioną osobę lub osobę
upoważnioną. W przypadku potwierdzeń za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną,
Beneficjent zobowiązany jest załączyć stosowne upoważnienie.
Kserokopie dokumentów merytorycznych winny być potwierdzane za zgodność z oryginałem
przez Dyrektora jednostki lub osobę przez niego upoważnioną.
Kserokopie dokumentów finansowych winny być potwierdzane za zgodność z oryginałem
przez Głównego Księgowego/Skarbnika/Kwestora jednostki lub osobę przez niego upoważnioną.
Wszelkie zestawienia i kalkulacje przygotowywane dla celów raportowania winny być podpisane
przez
osobę,
która
je
sporządziła
oraz
zatwierdzone
przez
Głównego
Księgowego/Skarbnika/Kwestora jednostki.
23
Oryginały zestawień i kalkulacji winny być przechowywane przez Beneficjenta projektu. Dla
celów weryfikacji należy przesłać ich kserokopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem zgodnie
z ww. zasadą. Oświadczenia winny być przesyłane w oryginale.
W przypadku faktur (lub innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej)
wystawianych w kwocie ogółem, musi do niej zostać dołączona szczegółowa specyfikacja.
Przedstawiona powyżej lista nie wyklucza możliwości udokumentowania poniesionych wydatków
także innymi, nie wymienionymi powyżej dokumentami, jeśli wymagają tego uzasadnione
okoliczności oraz charakter realizowanego projektu
WAŻNE: Dokumenty potwierdzające poniesione koszty i dowody zapłaty należy składać wraz
z raportem okresowym/końcowym.
WAŻNE: W przypadku kosztów ponoszonych przez Partnera/ów projektu raport niezależnego
biegłego rewidenta potwierdzający, że zgłoszone koszty zostały poniesione zgodnie z Regulacjami,
przepisami prawa krajowego i praktykami rachunkowości kraju Partnera, będą wystarczającym
dowodem poniesienia kosztów przez Partnera projektu.
WAŻNE: Beneficjent odpowiada za wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści dowodów,
sporządzonych w języku obcym.
WAŻNE: Paragony nie stanowią wystarczającego dowodu potwierdzającego poniesione wydatki.
Prawidłowy opis faktury/rachunku powinien znajdować się na rewersie faktury/rachunku. Wzór
Opisu stanowi załącznik do nn. Podręcznika. Na odwrocie dokumentu księgowego konieczne jest
wskazanie wartości kwalifikowalnej wydatku w ramach projektu zgodnie z zatwierdzonym
planowanym budżetem.
8.6.1
Dokumentowanie kosztów pośrednich
Koszty pośrednie to wszystkie kwalifikowalne koszty, które nie mogą być jasno wskazane przez
Beneficjenta i/lub Partnera/ów projektu, jako bezpośrednio związane z projektem, ale które można
wskazać i uzasadnić w ramach systemu księgowości, jako poniesione w związku z bezpośrednimi
kosztami kwalifikowalnymi projektu. Nie mogą one obejmować żadnych bezpośrednich kosztów
kwalifikowalnych. Pośrednie koszty projektu reprezentują właściwą część kosztów ogólnych
Beneficjenta lub Partnera/ów projektu.
Koszty pośrednie będą rozliczane na podstawie rzeczywistych kosztów pośrednich Beneficjenta
i Partnerów projektów, którzy posiadają system księgowości analitycznej do określenia ww.
kosztów pośrednich, kwalifikowalnych w ramach Programu.
INFORMACJA DLA PARTNERÓW:
W przypadku Partnerów projektu, których główna siedziba mieści się w Państwie-Darczyńcy,
raporty niezależnego biegłego rewidenta potwierdzające, że zgłoszone koszty zostały poniesione
zgodnie z Regulacjami, przepisami prawa krajowego i praktykami rachunkowości kraju Partnera,
będą wystarczającym dowodem poniesienia kosztów pośrednich przez Partnera projektu.
Metoda wyliczania, maksymalna wartość oraz zasady rozliczania kosztów pośrednich muszą być
zgodne z art. 7.4. 1a) oraz 7.13. Regulacji. Metoda obliczania kosztów pośrednich i ich
maksymalna wysokość jest określona w umowie finansowej. Metoda obliczania kosztów
24
pośrednich Partnera projektu powinna być ponadto określona w umowie partnerskiej zawartej
między Beneficjentem a Partnerem projektu.
INFORMACJA DLA PARTNERÓW:
Wymagane jest, aby metoda kalkulacji kosztów pośrednich Partnera projektu została określona
w umowie partnerskiej między Beneficjentem a Partnerem projektu.
8.7 Dokumentowanie rozliczeń pomiędzy Beneficjentem a Partnerem
8.7.1
Ogólne zasady
Sposób rozliczania wydatków ponoszonych przez Partnera powinien zostać szczegółowo opisany
w umowie partnerskiej podpisanej między Beneficjentem a Partnerem projektu.
Zgodnie z art. 6.8 ust. 5 Regulacji– kwalifikowalność wydatków poniesionych po stronie Partnera
projektu podlega takim samym ograniczeniom, jakie miałyby zastosowanie, jeśli wydatki
ponosiłby Beneficjent projektu.
Należy pamiętać, że partnerstwo to wspólne działanie na rzecz osiągnięcia celu określonego
w projekcie. Taka definicja uniemożliwia zlecanie partnerowi wykonywania usług/robót/dostaw.
Zlecenie wykonania usług Partnerowi projektu będzie uznane za próbę ominięcia ustawy Prawo
Zamówień Publicznych (w przypadku gdy kwota usług przekroczy ustawowy próg) lub zwykłą
wymianę handlową zakończoną wystawieniem faktury lub rachunku.
WAŻNE: Beneficjent rozlicza się z całości kosztów projektu, zarówno z kosztów własnych jak
i kosztów ponoszonych przez Partnera. Beneficjent rozlicza się z Partnerem projektu we własnym
zakresie w sposób zgodny z informacjami nt. rozliczania Partnera, zawartymi w umowie
partnerskiej.
Przepływy finansowe pomiędzy Beneficjentem a Partnerem muszą potwierdzać istotę łączącego
ich stosunku – partnerstwa, czyli wspólnego działania na rzecz osiągnięcia celu określonego we
wniosku aplikacyjnym.
Partner projektu, który został wpisany do wniosku aplikacyjnego, umowy finansowej oraz,
z którym Beneficjent zawarł umowę partnerską ma prawo do zwrotu określonych w umowie
partnerskiej kosztów poniesionych w trakcie realizacji projektu.
W przypadku nie wywiązywania się Partnera z obowiązku poprawnego udokumentowania
ponoszonych wydatków Operator Programu będzie zmuszony do uznania ich za
niekwalifikowalne.
8.7.2
Różne sposoby dokumentowania wydatków Partnera projektu z PaństwDarczyńców
Partner z Państw-Darczyńców może się rozliczać z polskim Beneficjentem za pomocą jednej
z trzech poniżej wskazanych metod lub ich kombinacją:
1) kopii dokumentów finansowych i dowodów zapłaty
Przy wyborze takiej opcji – Partnera z Państw-Darczyńców obowiązują takie same zasady
dotyczące rozliczania wydatków finansowych jak polskiego Beneficjenta.
Szczegółowe informacje na temat dowodów zapłaty znajdują się w pkt. 8.6 Podręcznika.
25
2) not obciążeniowych
Nota obciążeniowa jest dokumentem finansowym wystawianym przez Partnera projektu w celu
zobowiązania Beneficjenta do dokonania płatności (refundacji) za wydatki poniesione przez
Partnera na rzecz projektu.
W przypadku noty obciążeniowej Partner z Państw-Darczyńców wystawia Beneficjentowi notę/y
obciążającą/e (wraz z zestawieniem poniesionych wydatków, jeśli tak to zostało uzgodnione
pomiędzy Beneficjentem a Partnerem) oraz załącza kopie dokumentów finansowych i dowodów
zapłaty.
Beneficjent - lider dokonuje na przekazanych dokumentach pełnego opisu i przedstawia
Operatorowi Programu: kopię not/y obciążeniowych/wej, tłumaczenie not/y, zestawienie
wydatków (tabelarycznie), uwzględniając poniższe informacje:
 lp. wydatku;
 nr ewidencji księgowej Partnera;
 nr i rodzaj dowodu finansowego;
 nazwa wydatku;

nr i nazwa działania z planowanego budżetu, z którym powiązany jest wydatek (nie
dotyczy wydatków poniesionych na nawiązywanie partnerstw w ramach Funduszu
Współpracy Dwustronnej);
 wartość wydatku w walucie, w której został poniesiony;
 wartość wydatku w PLN.
Na końcu przetłumaczonej noty obciążeniowej należy przedstawić sumę poniesionych przez
Partnera wydatków w PLN wraz z opisem przyjętego kursu walutowego.
Zestawienie wydatków musi mieć formę umożliwiającą porównanie danych z informacjami
zawartymi w raporcie. Przy takim przygotowaniu dokumentów Beneficjent nie przedstawia
Operatorowi Programu kopii dokumentów potwierdzających wydatki Partnera. Jednakże
należy pamiętać, że Beneficjent ponosi odpowiedzialność za formalno-rachunkowe rozliczenie
Partnera.
3) raportów niezależnego biegłego rewidenta
W przypadku Partnerów projektu z Państw-Darczyńców raporty niezależnego biegłego rewidenta
potwierdzające, że zgłoszone koszty zostały poniesione zgodnie z Regulacjami, przepisami prawa
krajowego i praktykami rachunkowości kraju Partnera, są wystarczającym dowodem poniesienia
kosztów przez Partnera projektu.
W związku z powyższym, Partnerzy projektu nie są zobowiązani do przekazania dokumentacji
finansowej do Beneficjenta na takich samych zasadach, na jakich Beneficjent przekazuje swoją
dokumentację do Operatora Programu.
Raport niezależnego biegłego rewidenta jest wymagany do wszystkich wydatków zgłoszonych
w ramach każdego raportu okresowego składanego trzy razy do roku. Koszt sporządzenia takiego
raportu jest kwalifikowalny o ile został ujęty w zaakceptowanym budżecie projektu.
26
Raport niezależnego biegłego rewidenta powinien zawierać następujące kluczowe informacje:
 wstęp odnoszący się do okresu, którego raport dotyczy oraz zasad raportowania, które
zostały wykorzystane do sporządzenia dokumentu;
 potwierdzenie, że audyt został przeprowadzony zgodnie z prawem, wytycznymi i dobrymi
praktykami rachunkowości;
 potwierdzenie, że zgłoszone koszty zostały poniesione;
 opis elementów, które zostały objęte raportem oraz zastosowanych standardów raportu
audytowego;
 uwagi dot. wypełnienia przez organizację zobowiązań w celu zapewnienia, że informacje
związane z księgowością zostały należycie udokumentowane;
 informacje na temat kwalifikowalności VAT-u (jeśli dotyczy).
Raporty niezależnego biegłego rewidenta nie powinny dotyczyć wszystkich wydatków instytucji
Partnera, ale odnosić się wyłącznie do wydatków związanych z projektem. Partner i Beneficjent
powinni współpracować w celu powiązania wydatków wskazanych w raporcie biegłego rewidenta
z poszczególnymi pozycjami budżetowymi w zaakceptowanym budżecie projektu.
Partnerzy projektu mogą nie przedkładać ww. raportu niezależnego biegłego rewidenta, jednakże
w takim przypadku Partnerów będą obowiązywały takie same wymagania w zakresie rozliczania
projektu jak polskiego Beneficjenta. To skutkuje koniecznością składania przez Parterów not
obciążeniowych lub kopii dokumentów finansowych i dowodów zapłaty oraz kompletnego ich
opisania. Szczegółowa lista wymagań w tym zakresie została opisana w pkt.8.6 Podręcznika.
8.7.3
Wkład własny Partnera projektu
Zgodnie z zasadami Programu, Partner projektu może wnieść również wkład własny finansowy do
projektu. Szczegóły dotyczące wniesienia wkładu własnego do projektu przez Partnera powinny
zostać uregulowane w umowie partnerskiej.
Partner może przekazać na konto Beneficjenta ustaloną kwotę wnoszonego przez siebie wkładu
własnego lub może ponieść wydatki na realizację projektu do wskazanej wysokości na konkretne
wskazane w umowie partnerskiej pozycje kosztowe zgodne z Planowanym budżetem projektu.
W takim przypadku, potwierdzenie wniesienia wkładu może zostać zawarte jako część raportu
biegłego rewidenta.
WAŻNE: W przypadku ponoszenia przez Partnera wydatków, które mają zostać uznane za wkład
własny, zobowiązany jest on do przekazania Beneficjentowi pełnej dokumentacji finansowej
w celu załączenia jej do raportu przekazywanego Operatorowi Programu przez Beneficjenta.
Dokumentacja ta musi być przetłumaczona na język polski przez Beneficjenta, a kwoty poprawnie
przeliczone na PLN zgodnie z polskimi przepisami prawa, np. zgodnie z ustawą o rachunkowości.
27
Dokument potwierdzający wniesienie wkładu własnego przez Partnera/-ów projektu musi zostać
dołączony do dokumentacji aplikacyjnej na etapie jej składania do Operatora Programu. Typy
dokumentów potwierdzających posiadanie wkładu własnego do projektu:

uchwała budżetowa JST (lub jej projekt) na dany rok, ze wskazaniem, w której pozycji
budżetowej zostały zarezerwowane fundusze na realizację projektu lub;

uchwała budżetowa organu prowadzącego (lub jej projekt) lub;

dokument z banku: aktualny wyciąg bankowy lub zaświadczenie z banku
Wnioskodawcy/Partnera, iż na jego koncie znajduje się odpowiednia wysokość środków
finansowych do sfinansowania wkładu własnego; promesa kredytowa; gwarancja bankowa
lub;

pisemne oświadczenie dyrektorów/kierowników instytucji gwarantujące wniesienie wkładu
własnego do projektu (wyłącznie w przypadku Partnerów projektu z Państw-Darczyńców).
8.8 Przechowywanie dokumentów księgowych
Dokumentacja finansowo-księgowa powinna być zgodna z zasadami określonymi w ustawie
o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (tekst jednolity Dz. U. 2013 r. poz. 330, wraz z późn.
zm.). Zgodnie z ustawą, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

określenie stron dokonujących operacji gospodarczej (nazwy, adresy);

opis operacji (wraz z wartością operacji i datą jej dokonania);

podpis wystawcy dowodu oraz osoby odbierającej zamówienie;

datę dokonania operacji i sporządzenia dowodu (jeśli dowód został sporządzony pod inną
datą).
Wszystkie dokumenty księgowe muszą być w całości opłacone. Dowody zapłaty należy
przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzonych
czynności kontrolnych.
INFORMACJA DLA PARTNERÓW:
Podczas gdy Beneficjenci są zobowiązani do przechowywania dokumentacji projektowej przez
okres 5 lat, Partnerzy projektu są zobowiązani do przestrzegania swoich krajowych przepisów,
w tym w zakresie zasad księgowości. Poniższe dane ilustrują wymogi odnośnie zasad
przechowywania dokumentacji w każdym z Państw-Darczyńców. Partnerzy projektów z PaństwDarczyńców są zobowiązani do wypełniania aktualnych zobowiązań w tym zakresie. Należy
ponadto pamiętać, że lokalne regulacje mogą wprowadzać dodatkowe precedensy.
Islandia
Liechtenstein
Norwegia
6 lat
10 lat
10 lat
28
8.9 Zamówienia publiczne i korekty finansowe
Wszelkie wydatki ponoszone w ramach projektów będą dokonywane w oparciu o zasady
konkurencyjności i przejrzystości, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, art. 7.16
Regulacji oraz Wytycznymi Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju w zakresie udzielania zamówień
w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu
Finansowego 2009-2014, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. –
Prawo zamówień publicznych. Jeśli umowy zawierane w ramach projektu są poniżej krajowych lub
unijnych progów określonych dla zamówień publicznych lub poza zakresem stosowania prawa
zamówień publicznych, Beneficjent powinien postępować zgodnie z najlepszymi praktykami
gospodarczymi, umożliwiając pełną i uczciwą konkurencję między potencjalnymi wykonawcami.
Beneficjent, który otrzymuje dofinansowanie stanowiące 50% lub więcej wydatków
kwalifikowalnych projektu w ramach MF EOG 2009-2014/NMF 2009-2014 powinien
przeprowadzić procedurę zamówienia publicznego dla tego projektu zgodnie z krajowym prawem
zamówień publicznych, tak jak gdyby był on zamawiającym w rozumieniu art. 1 ust. 9 dyrektywy
2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji
procedur składania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi. Niniejszy zapis
stosuje się mutatis mutandis do Partnerów projektu. Postanowień tych nie stosuje się do organizacji
pozarządowych, chyba że kwota zamówienia jest równa lub przekracza progi unijne określone dla
zamówień publicznych. Regulacje na poziomie krajowym ujęto w przepisach ustawy Prawo
zamówień publicznych.
Jeśli umowy zawierane w ramach wdrażania projektu są poniżej krajowych lub unijnych progów
określonych dla zamówień publicznych lub poza zakresem stosowania prawa zamówień
publicznych, składanie takich zamówień (w tym procedury poprzedzające składanie zamówień)
oraz warunki tych umów muszą być zgodne z najlepszymi praktykami gospodarności, w tym
odpowiedzialnością, muszą umożliwiać pełną i uczciwą konkurencję między potencjalnymi
wykonawcami, na przykład w drodze skutecznego porównania cen, oraz zapewnić optymalne
wykorzystanie środków z MF EOG 2009 – 2014/NMF 2009 -2014 oraz muszą być dokonywane
zgodnie z Wytycznymi Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju w zakresie udzielania zamówień
w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu
Finansowego 2009-2014, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. –
Prawo zamówień publicznych5. Zgodnie z ww. Wytycznymi Beneficjent dokonuje wszelkich
wydatków w ramach projektu oraz Funduszu Współpracy Dwustronnej (jeśli dotyczy), bez
względu na wartość zamówienia, w sposób celowy, oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskania
najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,
jak również zgodnie z zasadami konkurencyjności, równego traktowania i zasadą jawności.
Co do zasady, w przypadku zamówień o wartości powyżej 3 500 zł netto/brutto6 i jednocześnie nie
przekraczających wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art.4 pkt 8 ustawy PZP,
Beneficjent jest zobowiązany do upublicznienia zapytania ofertowego na swojej stronie
5
Wytyczne nie mają zastosowania do Partnerów z Państw-Darczyńców, którzy nie są zobowiązani do
stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo Zamówień Publicznych.
6
Zależne od faktu bycia płatnikiem podatku od towarów i usług - w przypadku podmiotów będących
płatnikami podatku od towaru i usług obowiązuje kwota 3500 zł netto, w przypadku podmiotów nie
będących płatnikami podatku od towaru i usług obowiązuje kwota 3500 zł brutto.
29
internetowej, lub do wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych
wykonawców.
W przypadku naruszenia przez Beneficjenta ww. Wytycznych, podmiot będący stroną umowy lub
inny uprawniony organ kontrolny ma prawo zastosować odpowiednio Wytyczne dotyczące
określania korekt finansowych dla wydatków współfinansowanych z funduszy strukturalnych oraz
Funduszu Spójności w przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych
(COCOF/07/0037/03).
INFORMACJA DLA PARTNERÓW:
Partnerzy projektu z Państw-Darczyńców są zobowiązani do stosowania odpowiednich krajowych
reguł w zakresie udzielania zamówień publicznych. W niektórych przypadkach, zasady
wewnętrzne Partnera z Państw-Darczyńców mogą zobowiązywać go do stosowania bardziej
restrykcyjnych reguł niż wymagają tego krajowe normy. W takiej sytuacji zastosowanie powinny
mieć bardziej restrykcyjne regulacje. Zasady dobrych praktyk oraz przejrzystości muszą być
przestrzegane. Poniższe dane ilustrują progi dla Państw-Darczyńców, poniżej których stosowanie
zamówień publicznych nie jest wymagane. Należy pamiętać, że Partnerzy projektu z PaństwDarczyńców są zobowiązani do sprawdzania obowiązujących wymogów w tym zakresie, jako że
lokalne regulacje i zasady wewnętrzne organizacji powinny mieć nadrzędne zastosowanie,
w przypadku jeśli są bardziej restrykcyjne od wymogów krajowych.
Islandia - dobra
6 800 000 ISK
Islandia – usługi
13 600 000 ISK
Liechtenstein
100 000 CHF
Norwegia
500 000 NOK
8.9.1
Kontrola zamówień publicznych
Kontrola ex-post zamówienia publicznego stanowi ocenę poprawności realizacji zamówienia
i odbywa się przed lub w trakcie weryfikacji raportów okresowych/ końcowego. Beneficjent
powinien przekazywać do DF MKiDN pełną dokumentację dot. danego zamówienia na bieżąco tj.
bezpośrednio po podpisaniu umowy z wykonawcą.
Za wszelkie opóźnienia w przekazywaniu w/w dokumentacji mogące mieć wpływ na termin
zatwierdzenia raportu okresowego/końcowego odpowiada Beneficjent.
Beneficjent zobowiązany jest przekazywać do DF MKiDN na bieżąco również podpisane aneksy
do umów, które były zawarte w wyniku przeprowadzonych procedur oraz ewentualne zawarte
umowy dot. zamówień/robót dodatkowych.
8.10
Nieprawidłowości w realizacji projektu i ich konsekwencje
Zgodnie z art. 11.2 Regulacji, nieprawidłowość oznacza naruszenie ram prawnych MF EOG 20092014/NMF 2009-2014, wszelkich przepisów prawa UE lub wszelkich przepisów prawa krajowego
i zawartej umowy finansowej.
W przypadku niedotrzymania przez Beneficjenta warunków umowy finansowej, Operator
Programu ma prawo do zawieszenia płatności lub zażądania zwrotu płatności przez Beneficjenta.
30
Zwrot płatności będzie odbywał się na zasadach i w terminie opisanym w umowie finansowej.
Operator Programu może także rozwiązać umowę z Beneficjentem.
Operator Programu może zawiesić płatność Beneficjentowi w sytuacji, gdy stwierdzone będą m.in.
następujące nieprawidłowości w realizacji projektu:

Beneficjent nie korzysta ze środków finansowych przyznanych jako dofinansowanie
zgodnie z zapisami umowy finansowej;

wiarygodne informacje wskazują, że realizacja projektu lub stopień jego wdrażania są
niezgodne z umową finansową;

Beneficjent nie przekazał w ustalonym terminie i na ustalonych zasadach raportu
okresowego/końcowego lub jakichkolwiek innych żądanych informacji lub ww.
dokumenty/informacje zawierają niepełne dane;

Dostęp do wszelkich informacji, dokumentów, miejsc i obiektów publicznych i prywatnych
związanych z realizacją projektu na żądanie podmiotów uprawnionych do kontroli lub
audytu został ograniczony;

Zarządzanie finansowe projektem jest niezgodne z zasadami księgowości;

Operator otrzymał informacje o podejrzewanych lub faktycznych przypadkach
nieprawidłowości lub oszustwa, lub jeżeli takie przypadki nie zostały odpowiednio
zgłoszone, zbadane lub naprawione;

Operator uzna, że realizacja projektu narusza prawo wspólnotowe, krajowe lub lokalne;

Okoliczności stanowiące istotną podstawę przyznania środków w ramach MF EOG 20092014/NMF 2009-2014 na rzecz projektu ulegną zasadniczej zmianie;

Jakiekolwiek inne zobowiązania Beneficjenta przewidziane w umowie finansowej nie są
spełnione.
Okres zawieszenia płatności będzie zależał od czasu potrzebnego na usunięcie powyższych
nieprawidłowości.
Operator Programu może podjąć decyzję o nałożeniu na Beneficjenta korekty finansowej. Przy
określaniu wysokości korekty finansowej mają zastosowanie Wytyczne dotyczące określania korekt
finansowych dla wydatków współfinansowanych z funduszy strukturalnych oraz Funduszu
Spójności w przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych
(COCOF/07/0037/03). Ponadto Operator może zażądać zwrotu płatności przez Beneficjenta, gdy
stwierdzone będą następujące nieprawidłowości w realizacji projektu, m.in.:

Beneficjent wykorzystał w całości lub części przekazane środki na inny cel niż określony
w projekcie lub niezgodnie z zawartą umową;

Beneficjent złożył podrobione, przerobione lub stwierdzające nieprawdę dokumenty w celu
uzyskania wsparcia finansowego w ramach umowy;

wobec Beneficjenta został złożony wniosek o ogłoszenie upadłości, podmiot pozostaje
w stanie likwidacji, podlega zarządowi komisarycznemu, zawiesił swoją działalność lub
jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze;
31

wystąpią inne okoliczności skutkujące koniecznością zwrotu całości wypłacanego
dofinansowania, w tym rozstrzygnięcia uprawnionych organów państwowych lub
sądowych stwierdzających naruszenie przez Beneficjenta warunków umowy.
Operator Programu, po konsultacji z KPK, może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym,
jeżeli zachodzi jeden z poniższych warunków, m.in.:

Beneficjent nie rozpoczął realizacji projektu z przyczyn przez siebie zawinionych przez
okres dłuższy niż 90 dni kalendarzowych od ustalonej daty rozpoczęcia realizacji projektu,
o której mowa we wniosku aplikacyjnym/umowie finansowej;

Beneficjent zaprzestał realizacji projektu lub realizuje go w sposób niezgodny z umową
finansową;

Beneficjent odmówił poddania się kontroli i audytu przez uprawnione instytucje na
dowolnym etapie realizacji projektu;

Całość kwoty dofinansowania została anulowana;

Beneficjent złożył fałszywe oświadczenie w ramach realizacji projektu;

Wobec Beneficjenta został złożony wniosek o ogłoszenie upadłości lub gdy Beneficjent
pozostaje w stanie likwidacji, podlega zarządowi komisarycznemu bądź gdy zawiesił
swoją działalność.
Umowa finansowa może zostać także rozwiązana w wyniku zgodnej woli stron bądź na wniosek
Beneficjenta.
Rozwiązanie umowy finansowej niezależnie od przyczyn, nie zwalnia Beneficjenta od obowiązku
przedstawienia raportu końcowego z realizacji projektu oraz do przechowywania dokumentacji
związanej z jego realizacją.
9
Monitoring
W ramach Programu monitorowanie oraz raportowanie służyć będzie do kontrolowania postępu
realizacji projektów. Monitoring prowadzony przez Operatora Programu ma na celu zapewnienie
zgodności realizacji projektów z uprzednio przyjętymi założeniami, w szczególności poprzez
dbałość o realizację zamierzonych celów. Istotnym zadaniem systemu monitorowania jest również
identyfikacja ewentualnych problemów, jakie mogą wystąpić w trakcie realizacji projektów oraz
odpowiednio wczesne reagowanie na występujące trudności poprzez podjęcie stosownych działań
zaradczych lub naprawczych.
Monitoring rzeczowy służy zbadaniu, czy realizowane są cele i działania projektu, a także
obserwacji, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z planem przedstawionym w szczegółowym
opisie projektu oraz w harmonogramie działań merytorycznych i informacyjnych we wniosku
aplikacyjnym.
Monitoring finansowy zapewnia sprawdzenie wydatkowania środków finansowych zgodnie
z przeznaczeniem poprzez śledzenie dokonywanych zakupów służących realizacji projektu oraz
prowadzonej ewidencji księgowej.
Istotnym zadaniem systemu monitorowania jest zidentyfikowanie problemów występujących
podczas realizacji projektu oraz odpowiednio wczesne zareagowanie na pojawiające się ewentualne
32
nieprawidłowości w celu ich eliminacji. W związku z tym Beneficjent jest zobowiązany do
szczególnej dbałości oraz rzetelności w trakcie przygotowania raportów.
Monitoring projektów prowadzony przez Operatora Programu obejmuje następujące działania:

weryfikację raportów okresowych i końcowych oraz załączonych dokumentów finansowoksięgowych i merytorycznych, składanych przez Beneficjentów;

wizyty na miejscu realizacji projektu.
INFORMACJA DLA PARTNERÓW:
Działania związane z monitoringiem oraz kontrolą projektów mogą zostać przeprowadzone m.in.
przez Operatora Programu, Krajowy Punkt Kontaktowy bądź Biuro Mechanizmów Finansowych.
Działania te zawierają weryfikację, czy zasada partnerstwa jest realizowana zgodnie
z postanowieniami umowy finansowej i umowy partnerskiej. Działania te mogą zakładać także
kontrole na miejscu realizacji projektu, w tym na terenie Państw-Darczyńców.
9.1 Kontrole na miejscu realizacji projektu
Operator Programu jest odpowiedzialny za przeprowadzenie kontroli na miejscu realizacji
projektu. Beneficjent zobowiązany jest poddać się tej kontroli w zakresie realizacji projektu
i wypełniania warunków wpisanych do umowy finansowej. Operator Programu przeprowadza
kontrole na podstawie Rocznego Planu kontroli oraz może przeprowadzić kontrolę doraźną, bez
uprzedniego zawiadomienia, w razie bieżącej potrzeby. O planowanej kontroli Operator Programu
powiadamia Beneficjenta na 5 dni roboczych przed terminem jej przeprowadzenia.
Wszystkie projekty realizowane w ramach programu powinny zostać skontrolowane obligatoryjnie
na zakończenie projektu po złożeniu raportu końcowego (z wyjątkiem projektów realizowanych
w ramach FWD oraz projektu predefiniowanego).
W trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu następujące kwestie podlegają sprawdzeniu m.in.:
1. kontrola prawidłowości stosowania procedur zamówień publicznych (o ile procedury nie
były badane wcześniej), a w szczególności:
- prawidłowość wyboru trybu udzielenia zamówienia;
- prawidłowość przygotowania dokumentacji przetargowej;
- prawidłowość wyboru najkorzystniejszej oferty;
- prawidłowość udokumentowania postępowania przetargowego;
- prawidłowość podpisania umowy z Wykonawcą.
2. kontrola rzeczowego i finansowego stanu zaawansowania projektu oraz ocena stopnia
osiągnięcia wskaźników realizacji projektu;
3. weryfikacja dokumentacji związanej z ubezpieczeniami i gwarancjami w ramach
realizowanego kontraktu;
4. zapewnienie przez Beneficjenta odpowiedniego nadzoru nad prowadzonymi pracami
budowlanymi;
5. weryfikacja ewentualnych prac dodatkowych pod kątem zgodności z zakresem projektu
określonym w umowie finansowej, zasadami dotyczącymi kwalifikowania wydatków oraz,
czy zostały zlecone zgodnie z prawem i warunkami umowy podstawowej;
33
6. weryfikacja, czy projekt jest realizowany zgodnie z przyjętym harmonogramem;
7. kontrola poniesionych wydatków, a w szczególności:
- prawidłowość udokumentowania wydatków;
- zgodność wydatków z budżetem projektu oraz kontraktem z Wykonawcą;
- zgodność dokumentów finansowych z dokumentami potwierdzającymi odbiór prac
(świadectwa przejściowe, protokoły odbioru);
- zgodność terminu poniesienia wydatków w okresie realizacji projektu;
- prawidłowość wykazania ewentualnych przychodów generowanych w ramach projektu.
8. kontrola systemu księgowania wydatków kwalifikowalnych przez Beneficjenta;
9. prowadzenie przez Beneficjenta działań informacyjnych i promocyjnych;
10. wypełnienie ewentualnych zobowiązań po zakończeniu projektu;
11. stosowanie zasady partnerstwa, zgodnie z umową finansową w sprawie projektu i umową
partnerską.
Podczas kontroli Beneficjent zapewnia zarówno obecność osób właściwych do udzielenia
informacji i wyjaśnień na temat zagadnień związanych z realizacją projektu jak i wgląd do
oryginałów dokumentacji finansowej.
Operator Programu sporządza, w formie pisemnej, w terminie 15 dni roboczych od dnia
zakończenia kontroli, informację pokontrolną zawierającą m.in. zalecenia pokontrolne wraz z
terminem ich wykonania przez Beneficjenta. Beneficjent może przedstawić swoje stanowisko lub
zastrzeżenia w odniesieniu do informacji pokontrolnej w terminie 10 dni roboczych od dnia jej
otrzymania. W przypadku braku zastrzeżeń Beneficjent podpisuje informację pokontrolną i odsyła
jeden egzemplarz do Operatora Programu w terminie 10 dni roboczych od jej otrzymania.
Beneficjent w terminie 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania informacji pokontrolnej ma
obowiązek poinformowania Operatora Programu o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych
oraz podjętych działaniach lub przyczynach nie podjęcia tych działań.
Operator Programu jest upoważniony do sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych
określonych w informacji pokontrolnej przypadku zgłoszenia przez Beneficjenta zastrzeżeń do
informacji pokontrolnej Operator Programu w terminie 10 dni roboczych od daty ich otrzymania:

stwierdza zasadność zastrzeżeń Beneficjenta w całości lub części; w takiej sytuacji
Operator Programu zmienia lub uzupełnia odpowiednią część informacji pokontrolnej,
a następnie niezwłocznie ponownie wysyła do podpisu przez Beneficjenta poprawioną
informację pokontrolną;
albo

nie uwzględnia zastrzeżeń zgłoszonych przez Beneficjenta; w takiej sytuacji Operator
Programu przekazuje ponownie informacje wraz z uzasadnieniem do Beneficjenta
z ponowną prośbą o podpisanie i odesłanie informacji pokontrolnej.
W przypadkach opisanych powyżej Beneficjent w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania
informacji pokontrolnej wysyła podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej albo Beneficjent
34
zamieszcza w informacji pokontrolnej adnotację o odmowie podpisania informacji pokontrolnej
i załącza uzasadnienie odmowy jej podpisania.
Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez Beneficjenta nie wstrzymuje wykonania
zaleceń pokontrolnych przez Beneficjenta.
Proces przebiegu kontroli został uregulowany w § 13 umowy finansowej.
Kontrola na miejscu realizacji projektu może zostać przeprowadzona także przez:

Krajowy Punkt Kontaktowy;

Państwa-Darczyńców
przez cały okres realizacji projektu oraz przez 5 lat po jego zakończeniu. W zakresie kontroli
Beneficjent zobowiązany jest – na żądanie jednostki kontrolującej - umożliwić pełny
i niezakłócony dostęp do wszelkich informacji, dokumentów, miejsc i obiektów publicznych
i prywatnych związanych z realizacją projektu.
9.2 Audyt i kontrola finansowa
Beneficjent Programu może podlegać kontroli finansowej i/lub audytowi. Beneficjent powinien
zapewnić możliwość wglądu przez Operatora Programu, KPK, Państwa-Darczyńców oraz Komisję
Europejską do wszystkich oryginalnych dokumentów informacji, miejsc i obiektów związanych
z realizacją projektu dofinansowanego z Programu, zgodnie z umową finansową i przez okres
w niej ustalony.
Beneficjent Programu musi być przygotowany do poddania się kontroli i udostępnienia
dokumentów projektu instytucjom kontrolującym w okresie 5 lat od zakończenia projektu.
W szczególności, niezbędne jest gromadzenie wszystkich wymaganych do prowadzenia projektu
dokumentów i przechowywanie ich przez 5 lat od zakończenia projektu tak, aby możliwe było:

porównanie kwoty dofinansowania z Programu z zapisami poszczególnych wydatków
i oryginałami potwierdzających je dokumentów;

sprawdzenie prawidłowości kwalifikowalnych wydatków w oparciu o reprezentatywną
próbkę zaakceptowanych działań.
Stosowne dokumenty muszą być przechowywane w ściśle określonym miejscu, zabezpieczone
przed ewentualnym zniszczeniem i w należytym porządku.
10 Informacja i promocja
Wszystkie działania z zakresu informacji i promocji na temat MF EOG 2009-2014/NMF 20092014 powinny prowadzić do podania do publicznej wiadomości faktu, iż wdrożenie projektu oparte
jest o środki finansowe z MF EOG 2009-2014/NMF 2009-2014. Działania informacyjnopromocyjne mają na celu zapewnienie otwartości i jawności wszystkich prowadzonych działań,
mają umożliwić łatwy dostęp do odpowiednich informacji w Polsce, w krajach PaństwDarczyńców, tj. Norwegii, Islandii i Liechtensteinie oraz innych krajach UE i stowarzyszonych, jak
również przyczynić się do efektywnego wdrażania Programu.
Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych dostosowanych
do potrzeb danego projektu, zgodnie z Planem Komunikacji na poziomie projektu stanowiącym
część wniosku aplikacyjnego.
35
Do głównych kryteriów, które powinien spełniać Plan Komunikacji należą przede wszystkim:



przedstawienie zakładanych celów i ich rezultatów realizacji działań informacyjnopromocyjnych,
wyodrębnienie grup odbiorców, kanałów i narzędzi komunikacyjnych,
przedstawienie głównych założeń spójnych z celami (jasny przekaz prezentowanych
działań).
Szczegółowe informacje na temat działań informacyjno-promocyjnych w ramach projektu znajdują
się w dokumencie pn. Podręcznik Komunikacji i Identyfikacji Wizualnej (Communication and
Design Manual).
WAŻNE: Beneficjent zobowiązany jest do zapewnienia promocji projektu w ramach Programu, co
zapisane jest szczegółowo w umowie finansowej, zgodnej z Regulacjami (Załącznik 4 – Wymogi
dotyczące Informacji i Promocji) oraz Podręcznikiem Komunikacji i Identyfikacji Wizualnej.
Operator Programu nadzoruje wypełnianie przez Beneficjentów obowiązków związanych
z informacją i promocją, które zostały na niego nałożone.
Beneficjent zobowiązany jest do zamieszczania na wszystkich materiałach informacyjnych
i promocyjnych logotypów MF EOG 2009-2014, NMF 2009-2014, Ministerstwa Kultury
i Dziedzictwa Narodowego oraz Programu „Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa
kulturowego” w ciągu znaków przedstawionym poniżej:
oraz następującej formułki (w zależności w jakim języku przygotowane są materiały
informacyjno-promocyjne):
 Wsparcie udzielone z funduszy norweskich i funduszy EOG, pochodzących z Islandii,
Liechtensteinu i Norwegii, oraz środków krajowych.
 Supported by a grant from Iceland, Liechtenstein and Norway through the EEA and
Norway Grants and co-financed by the Polish funds.
WAŻNE:
Brak
poprawnego
oznakowania
materiałów
może mieć wpływ na uznanie wydatków jako niekwalifikowalne.
informacyjno-promocyjnych
INFORMACJA DLA PARTNERÓW:
Szczegółowy opis zobowiązań Partnera w zakresie prowadzonych działań informacyjnopromocyjnych oraz związanych z nimi kosztów powinien zostać wskazany w umowie partnerskiej.
Działania informacyjno-promocyjne prowadzone przez Partnera muszą być zgodne z Planem
Komunikacji na poziomie projektu stanowiącym część wniosku aplikacyjnego.
36
10.1 Instrumenty informacji i promocji
Poniższa lista przedstawia przykładowe, instrumenty informacyjno-promocyjne, spośród których
Beneficjenci mogą wybrać te, które są najbardziej odpowiednie dla ich projektów, m.in:

tablica informacyjna: Beneficjent realizujący projekt, który dotyczy finansowania
fizycznego obiektu, działań infrastrukturalnych i budowlanych inwestycję w ramach
projektu powinien umieścić tablicę informacyjną;

tablica pamiątkowa: Nie później niż sześć miesięcy od zakończenia projektu, w ramach
którego był obowiązek umieszczenia tablicy informacyjnej, Beneficjent zobowiązany jest
do zastąpienia tejże tablicy odpowiednią tablicą pamiątkową; Tablica powinna być
dostrzegalna i znaczących rozmiarów;

plakaty: w celu informowania opinii publicznej o roli odgrywanej przez MF EOG 20092014 i NMF 2009-2014 Beneficjent powinien przygotować plakaty informujące o wsparciu
projektu przez dofinansowanie w ramach Programu. Plakaty te winny być umieszczone
w siedzibie instytucji – Beneficjenta oraz Partnera/ów;

materiały informacyjne: publikacje (np. broszury, ulotki, newslettery, zaproszenia na
imprezę kulturalną) na temat projektu zawierać muszą wyraźne odniesienie do Programu
poprzez zamieszczenie na nich wymaganego oznakowania.
W przypadku materiałów informacyjnych udostępnianych drogą elektroniczną (np.
poprzez strony internetowe) lub materiałów audio-wizualnych, zasady podane powyżej
również muszą mieć zastosowanie;
 naklejki informacyjne: w przypadku zakupu ze środków Programu sprzętu lub urządzeń
służących realizacji projektu, powinny zostać one oznaczone naklejką informacyjną
z odpowiednim oznakowaniem wymaganymi logotypami oraz informacją: „zakupione ze
środków MF EOG 2009-2014 i NMF 2009-2014 w ramach Programu Konserwacja
i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego”;

strona internetowa: Beneficjent posiadający stronę internetową swojej instytucji bądź
realizowanego projektu zobowiązani są do umieszczania na niej informacji o aktualnym
stanie realizowanego projektu oraz podejmowanych działaniach z nim związanych,
rezultatach projektu, informacjach o współpracy z podmiotami z Państw-Darczyńców,
zdjęć, informacji kontaktowych oraz wyraźnych odniesień do finansowania w ramach
Programu oraz MF EOG 2009-2014 i NMF 2009-2014;

portale społecznościowe: w celu wykorzystania nowoczesnych kanałów komunikacji,
Beneficjent może udostępniać informacje na temat swojego projektu poprzez portale
społecznościowe (Facebook, Twitter), prowadząc blogi czy zamieszczając materiały wideo
na Youtube;

fotografia / Video: Beneficjent powinien dokumentować realizację projektu poprzez
wykonanie fotografii lub przy wykorzystaniu innych form przekazu (np. nośników
CD/DVD);

wydarzenia informacyjne: organizatorzy wydarzeń informacyjnych, takich jak
konferencje, seminaria, warsztaty i wystawy, konferencje prasowe i oraz wszelkie
informacje prasowe przygotowywane w związku z wdrażaniem projektów
dofinansowanych z Programu, powinni wyraźnie zaznaczyć udział MF EOG 2009-2014
37
i NMF 2009-2014 poprzez stosowne nośniki informacji. Organizatorzy mają obowiązek
poinformować o wszystkich takich wydarzeniach Operatora Programu. Powinno to
nastąpić z na tyle dużym wyprzedzeniem, aby Operator Programu mógł powiadomić o tym
fakcie KPK i BMF. Dzięki temu KPK, BMF i/lub Operator Programu, jeżeli uznają to za
konieczne, będą mieli możliwość udziału w wydarzeniu towarzyszącemu wdrażanemu
projektowi;

konferencje inaugurujące projekty: Beneficjent jest zobowiązany powiadomić Operatora
Programu o inauguracji projektu. Powinno to nastąpić z na tyle dużym wyprzedzeniem,
aby Operator Programu poinformował o tym fakcie KPK i BMF. Dzięki temu KPK, BMF,
jak również Operator Programu, jeżeli uznają to za wskazane, będą mieli możliwość
udziału w inauguracji projektu;

dodatkowe działania: Beneficjent Programu może uruchomić dodatkowe działania
promocyjno-informacyjne, jeżeli uznają je za potrzebne. W tych sprawach powinni
skonsultować się z Operatorem Programu i poinformować go o planowanych działaniach
z adekwatnym wyprzedzeniem.
WAŻNE: Wszystkie informacje na temat wymaganych wzorów, kolorów oraz wymiarów
dotyczących identyfikacji wizualnej projektu znajdują się w dokumencie Podręcznik Identyfikacji
i Komunikacji Wizualnej (Communication and Design Manual).
11
Informowanie o kontrolach zewnętrznych
Beneficjent jest zobowiązany do poinformowania OP (pismo adresowane do DF MKiDN oraz DFE
MKiDN) o rozpoczęciu kontroli/audytu przez KPK, KMF i/lub NMSZ lub jednostkę upoważnioną
do działania w ich imieniu, Instytucję Audytu, której funkcję pełni Minister Finansów lub inną
upoważnioną instytucję krajową oraz KMF i/lub NMSZ lub jednostkę upoważnioną do działania
w jego imieniu, a także Komisję Audytorów EFTA lub Biuro Audytora Generalnego Norwegii
w terminie 3 dni roboczych od rozpoczęcia kontroli i przesłania ostatecznego wyniku kontroli
w terminie 5 dni od jego uzyskania.
12
Kontakt
Od momentu podpisania umowy finansowej pomiędzy Operatorem Programu a Wnioskodawcą,
punktem kontaktowym dla Beneficjenta jest Departament Finansowy Ministerstwa Kultury
i Dziedzictwa Narodowego:
Departament Finansowy
Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
ul. Krakowskie Przedmieście 15/17
00-071 Warszawa
tel.: +48 22 421 03 57,
fax: +48 22 826 03 82
Punktem kontaktowym ws. wdrażania Programu jest Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa
Narodowego: Departament Funduszy Europejskich:
38
Departament Funduszy Europejskich
Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
ul. Krakowskie Przedmieście 15/17
00-071 Warszawa
tel.: +48 22 421 03 02,
fax: +48 22 421 03 71
Strona internetowa Programu: www.eog2016.mkidn.gov.pl
Ważne informacje dostępne są na stronie
www.mkidn.gov.pl oraz na www.eeagrants.org.
internetowej:
www.eog2016.mkidn.gov.pl
39