Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Szczecinie
71-727 Szczecin, ul. Światowida 77
tel. (091) 4 426 101,
fax (091) 4 236 392,
e-mail: [email protected]
Szczecin, dnia 3 grudnia 2007 r.
WK-0913-817/29/K/2007
Szanowny Pan
Ireneusz Rzeźniewski
Burmistrz Drawna
Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie, działając na podstawie art. 5
ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych
(tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.), przeprowadziła w
okresie od 6 września do 19 października 2007 r. kontrolę kompleksową
gospodarki finansowej Gminy Drawno.
Protokół został przekazany Panu w dniu 19 października 2007 roku.
Uchybienia i nieprawidłowości wykazane w protokole poprzedniej kontroli
kompleksowej, przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową
w Szczecinie, zostały wyeliminowane, za wyjątkiem przeprowadzenia
inwentaryzacji aktywów trwałych.
Z ustaleń zawartych w protokole wynika, że w okresie objętym kontrolą
miały miejsce następujące nieprawidłowości i uchybienia:
I. W zakresie spraw organizacyjnych
1. Rada Miejska w uchwale Nr XXVI/156/05 z dnia 29 listopada 2005 r.
w sprawie wysokości i zasad poboru podatku od nieruchomości, podatku od
posiadania psów, opłaty targowej i miejscowej, nie określiła szczegółowo
zasad dotyczących terminu dokonywania wpłaty do kasy urzędu przez
inkasenta opłaty targowej, czym naruszono przepisy art. 19 pkt 1 ustawy z dnia
12 stycznia 1991 o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2002 r. Nr 9, poz.
84 ze zm. i Dz. U. z 2006 r. Nr 121, poz. 844 ze zm.), za co odpowiedzialność
ponosi Burmistrz – str. 71 - 72 protokołu kontroli.
2. Rejestr instytucji kultury dla Drawieńskiego Ośrodka Kultury i Biblioteki
Publicznej w Drawnie prowadzony był niezgodnie z obowiązującymi
przepisami:
a) instytucje kultury wpisano do jednej księgi rejestrowej zamiast do
osobnych, oznaczonych kolejnymi numerami,
b) w dziale pierwszym – Oznaczenie instytucji kultury – nie wpisano
cyfrowych identyfikatorów instytucji kultury,
c) w dziale drugim – Organizacja instytucji kultury – nie dokonano
żadnych wpisów (brak min. wzmianki o złożeniu do rejestru statutów
instytucji kultury, imienia i nazwiska osób pełniących funkcje
dyrektora),
d) dział trzeci – Mienie instytucji kultury – zawierał jedynie nagłówek, nie
utworzono rubryk i nie zamieszczono żadnych wpisów,
e) działu czwartego – Połączenie, podział i likwidacja instytucji kultury –
rejestr nie zawierał,
f) wpisy w rejestrze nie były aktualizowane, nie zostały również
zaopatrzone w datę dokonania wpisu oraz podpis pełnomocnika
organizatora,
czym naruszono przepisy § 1 ust. 2, § 2 ust. 1 i 2, § 3 oraz § 7 rozporządzenia
Ministra Kultury i Sztuki z dnia 17 lutego 1992 r. w sprawie prowadzenia
rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 1992 r. Nr 20, poz. 80), za co
odpowiedzialność
ponosi
Kierownik
Referatu
OrganizacyjnoAdministracyjngo, z tytułu nadzoru Burmistrz Gminy – str. 7-8 protokołu
kontroli.
3. Przewodniczący Rady Miejskiej wykonywał czynności z zakresu prawa pracy
wobec Burmistrza bez stosownej uchwały organu stanowiącego, czym
naruszono przepisy art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach
samorządowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 ze zm.),
str. 10-11 protokołu kontroli.
4. Dokumentacja opisująca przyjęte przez kontrolowaną jednostkę zasady
(politykę) rachunkowości wprowadzona na mocy Zarządzenia Nr 33/04
Burmistrza z dnia 30 grudnia 2004 r. w sprawie przepisów wewnętrznych
regulujących gospodarkę finansową w Urzędzie Miejskim w Drawnie nie
zawierała:
a) określenia roku obrotowego,
b) określenia metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku
finansowego,
c) wykazu ksiąg rachunkowych, a w przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu
komputerów wykazu zbiorów danych tworzących księgi z określeniem ich
struktury, powiązań oraz funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych
i w procesach przetwarzania danych,
d) opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur
lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem
algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w
tym szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich
przetwarzania,
e) określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
f) opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów
księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących
podstawę dokonanych w nich zapisów,
czym naruszono przepisy art. 10 ust. 1 pkt 1, 2, 3 lit. „b” i lit. „c” oraz pkt 4
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U.
z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz
Gminy – str. 17 i 19-20 protokołu kontroli.
5. W 2006 r. ewidencję księgową prowadzono niezgodnie z ustaleniami
zakładowego planu kont:
a) w ewidencji księgowej urządzono konta (brak obrotów), które nie zostały
przewidziane w Zakładowym Planie Kont Budżetu Gminy: 138 –
„Rachunek środków na prefinansowanie”, 225 – „Dochody, wydatki
niewygasające”, 257 – „Należności z tytułu prefinansowania”, 801 –
„Dochody przedszkole”, 962 – „Wynik na pozostałych operacjach”,
b) w ewidencji księgowej nie utworzono wszystkich kont przewidzianych
w Zakładowym Planie Kont Urzędu Gminy: 014 – „Zbiory biblioteczne”,
015 – „Mienie zlikwidowanych jednostek”, 030 – „Finansowy majątek
trwały”, 131 – „Rachunki bieżące”, 222 – „Rozliczenie dochodów
budżetowych”, 490 – „Rozliczenie kosztów”, 640 – „Rozliczenie
międzyokresowe kosztów”, 740 – „Dotacje i środki na inwestycje”, 820 –
„Rozliczenie wyniku finansowego”, 840 – „Rezerwy i rozliczenia
międzyokresowe przychodów”, 855 – „Fundusz mienia zlikwidowanych
jednostek”, 870 – „Podatki i obowiązkowe rozliczenia z budżetem
obciążające wynik finansowy”,
czym naruszono treść Załącznika Nr 5 do Zarządzenia Nr 33/04 Burmistrza
Drawna z dnia 30 grudnia 2004 r. w sprawie przepisów wewnętrznych
regulujących gospodarkę finansową w Urzędzie Miejskim w Drawnie, § 12
ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w
sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych
jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020) oraz art.
10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, za co
odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy – str. 18-19 i 21 protokołu kontroli.
II W zakresie spraw budżetowych, finansowych oraz sprawozdawczości
1. W Urzędzie Gminy nie prowadzono ewidencji gruntów i budynków będącej
podstawą wymiaru i poboru podatków, czym naruszono przepisy art. 21 ustawy
z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2005 r. Nr
240, 2027 ze zm.), za co odpowiedzialność ponosi Burmistrza Gminy – str. 51
protokołu kontroli.
2. W 7 przypadkach na 59 zbadanych podatników podatku rolnego i leśnego za
lata 2005 i 2006, podatek naliczono w nieprawidłowej wysokości, zawyżając
go na łączną kwotę 164,20 zł, czym naruszono przepisy art. 4 w związku z art.
1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (tekst jednolity: Dz. U.
z 1993 r. Nr 94, poz. 431 ze zm.) i art. 3 ustawy z 30 października 2002 r.
o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682, Nr 216, poz. 1826, z 2005 r. Nr
164, poz. 1365, Nr 179, poz. 1484, Nr 143, poz. 1199), za co odpowiedzialność
ponosi Podinspektor ds. księgowości podatkowej, z tytułu nadzoru Skarbnik –
str. 51-53 protokołu kontroli.
3. W 10 przypadkach na 59 zbadanych podatników podatku rolnego za rok 2005,
podatnicy nie składali stosownych informacji podatkowych w przypadkach
zmian wielkości posiadanych gruntów występujących w ciągu roku, a organ
podatkowy nie żądał składania wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia
informacji i nie wzywał do ich złożenia, czym naruszono przepisy art. 274a § 1
ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U.
z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), za co odpowiedzialność ponosi Podinspektor
ds. księgowości podatkowej, z tytułu nadzoru Burmistrz – str. 53 protokołu
kontroli.
4. Wynagrodzenie za inkaso z tytułu poboru opłaty targowej w 2006 r. wypłacono
inkasentowi zaokrąglając je do pełnych dziesiątek groszy zamiast pomijać
końcówki wynoszące mniej niż 50 groszy lub podwyższać do pełnych złotych
końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy, czym naruszono przepisy art. 63
§ 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, za co odpowiedzialność
ponosi Podinspektor ds. księgowości podatkowej, z tytułu nadzoru Skarbnik –
str. 55 protokołu kontroli.
5. Przypisu podatku od środków transportowych w 3 przypadkach (na 20
zbadanych) w 2006 r. dokonano w nieprawidłowych wysokościach, w tym w 2
przypadkach zaniżono go o kwotę 570,00 zł, a w 1 przypadku zaniżono o
kwotę 20,00 zł, czym naruszono zapisy załącznika nr 2 i nr 4 do uchwały nr
XXXVI/158/05 Rady Miejskiej z 29.11.2005 r. w sprawie wysokości i zasad
poboru podatku od środków transportowych, za co odpowiedzialność ponosi
Podinspektor ds. księgowości podatkowej, z tytułu nadzoru Skarbnik – str. 59
i 60 protokołu kontroli.
6. Na 39 wydanych decyzji w latach 2004-2005 w sprawie zwolnienia z podatku
rolnego na okres 5 lat z tytułu nabycia gruntów, w 17 przypadkach ulgi
przyznawano od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu nabycia
zamiast od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym
złożono wniosek, czym naruszono przepisy art. 13d ust. 3 ustawy o podatku
rolnym, za co odpowiedzialność ponosi Podinspektor ds. podatkowych, z
tytułu nadzoru Skarbnik – str. 61-75 protokołu kontroli.
7. Przy opodatkowaniu gospodarstwa rolnego żołnierza odbywającego zasadniczą
służbę wojskową od 01.08.2006 r. (zaświadczenie z Wojskowej Komendy
Uzupełnień z 13.06.2006 r.) podatnikowi przyznano ulgę żołnierską od
01.08.2006 r. zamiast od następnego dnia miesiąca następującego po miesiącu,
w którym osoba została powołana do odbycia służby wojskowej, co
spowodowało zawyżenie przyznanej ulgi o kwotę 182,60 zł, czym naruszono
przepisy art. 13a ust. 3 ustawy o podatku rolnym, za co odpowiedzialność
ponosi Podinspektor ds. księgowości podatkowej, z tytułu nadzoru Skarbnik –
str. 63 protokołu kontroli.
8. W 2005 i 2006 roku przy wydaniu 72 decyzji w sprawach umorzenia
zaległości, rozłożenia lub odroczenia terminu płatności wystąpiły następujące
nieprawidłowości:
a) w 6 przypadkach Burmistrz dokonał umorzenia podatku, który w dniu
wydania decyzji nie był jeszcze zaległością, czym naruszono przepisy art.
67a § 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa,
b) w 11 przypadkach Burmistrz umorzył podatek od środków transportowych
pomimo braku stwierdzenia okoliczności uzasadnionych ważnym
interesem podatnika lub interesem publicznym, czym naruszono przepisy
art. 67a § 1 pkt 3 ustawy Ordynacja podatkowa,
c) w 2 przypadkach na podaniach do decyzji w sprawie odroczenia terminu
płatności – do 6 m-cy i umorzenia pobrano opłatę skarbową w wysokości
5 zł od podania, mimo zwolnienia, czym naruszono zapisy załącznika cz. I
kol. 4 pkt 14 i pkt 22 do ustawy z dnia 9 września 2000 r. w sprawie opłaty
skarbowej (tekst jednolity: Dz. U. z 2004 r. Nr 253, poz. 2532 ze zm.),
d) w 2 przypadkach nie pobrano należnej opłaty skarbowej od podań do
decyzji w sprawie odroczenia terminu płatności powyżej 6 m-cy, czym
naruszono przepisy art. 1 ust. 1 pkt 1 ustawy o opłacie skarbowej,
za co odpowiedzialność ponosi Podinspektor ds. Podatkowych oraz Burmistrz
– str. 67-68 protokołu kontroli.
9. Organ podatkowy wydając w latach 2005-2006 decyzje w sprawie odroczenia
terminu płatności lub rozłożenia na raty w 17 przypadkach na 30 zbadanych
(w tym w 11 przypadkach zawyżono a w 6 przypadkach zaniżono), naliczał
opłatę prolongacyjną w nieprawidłowej wysokości, czym naruszono przepisy
§ 11 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r.
w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także
zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 165,
poz. 1373), za co odpowiedzialność ponosi Podinspektor ds. podatkowych,
z tytułu nadzoru Skarbnik – str. 74-76 protokołu kontroli.
10.W 2006 r. wydano 4 decyzje w sprawie zajęcia pasa drogowego z naruszeniem
obowiązujących przepisów, tj.:
a) w decyzjach zezwalających na zajęcie pasa drogowego i umieszczenie
w nim urządzenia infrastruktury technicznej:
- w jednym przypadku nie dokonano zapisu dotyczącego wnoszenia opłat
rocznych w następnych latach – tj. do 15 stycznia każdego roku, z góry
za dany rok,
- w jednym przypadku termin ten ustalono na dzień 11 grudnia, czym
naruszono przepisy art. 40 ust. 13a ustawy z dnia 21 marca 1985 r.
o drogach publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2086 ze zm.),
- w dwóch przypadkach nieprawidłowo ustalono opłatę za wydanie
zezwoleń, zawyżając ją o łączną kwotę 1.004,15 zł, czym naruszono
przepisy art. 40 ust. 5 ww. ustawy,
b) we wszystkich przypadkach podmioty uzyskujące zezwolenie na zajęcie
pasa drogowego należne opłaty za 2006 r. w wysokości 11.407,70 zł
wpłacały od 20 do 46 dni po terminie wskazanym w decyzji, a organ
wydający decyzje nie naliczał należnych odsetek ustawowych, czym
naruszono przepisy art. 40d ust. 1 ww. ustawy,
c) podmioty uzyskujące zezwolenie nie dokonały w terminie tj. do 15
stycznia 2007 r. należnych opłat w wysokości 10.617,50 zł, a pracownicy
urzędu nie podejmowali działań zmierzających do wyegzekwowania tych
należności w trybie określonym w przepisach o postępowaniu
egzekucyjnym w administracji, czym naruszono przepisy art. 40d ust. 2
ww. ustawy,
za co odpowiedzialność ponosi Podinspektor (pkt a i c), Skarbnik (pkt b i c) –
str. 78-82 protokołu kontroli.
11.W 9 przypadkach podmioty uzyskujące zezwolenia na sprzedaż napojów
alkoholowych dokonały wpłaty trzeciej raty 2 dni po ustawowym terminie, tj.
02.10.2006 r., czym naruszono art. 111 ust. 7 ustawy z dnia 26 października
1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst
jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231 ze zm.) a Burmistrz nie podjął
działań zmierzających do wygaszenia tych zezwoleń, czym naruszono przepisy
art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy, za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 84
- 85 protokołu kontroli.
12.Rada Miejska nie ustaliła do dnia 26 listopada 2007 r. wynagrodzenia dla
wybranego ponownie w dniu 12 listopada 2006 r. Pana Ireneusza
Rzeżniewskiego na funkcję Burmistrza Drawna, czym naruszono przepisy art.
18 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst
jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) w związku z art. 73 § 2
ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 1998
r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) – str. 95 protokołu kontroli.
13.Odpisy na zakładowy funduszu świadczeń socjalnych na rok 2006 ustalono
w zaniżonej o 101,42 zł kwocie i jej nie odprowadzono na ZFŚS, czym
naruszono przepisy art. 5 ust. 2 oraz art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1984 r.
o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 1996 r.
Nr 70, poz. 335 ze zm.), za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy,
z tytułu nadzoru Burmistrz– str. 98-99 protokołu kontroli.
14.W 2006 r. pracownicy Urzędu Miejskiego udzielono pożyczki zwrotnej
w kwocie 600,00 zł. ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
pomimo, że regulamin wprowadzony zarządzeniem Nr 2/2005 Burmistrza
Drawna z dnia 18 lutego 2005 r. w/w funduszu nie przewidywał takiej
możliwości, czym naruszono ustalenia ww. regulaminu, za co
odpowiedzialność ponosi Inspektor d/s obsługi finansowej ZFŚS, z tytułu
nadzoru Sekretarz Gminy - str. 100 protokołu kontroli.
15.W 2006 r. wydatkowano kwotę 429,86 zł. ze środków ZFŚS na pokrycie
kosztów obsługi bankowej, zamiast ze środków budżetu Gminy, czym
naruszono przepisy art. 10 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym
funduszu świadczeń społecznych, za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds.
obsługi bankowej, z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy – str. 100 protokołu
kontroli.
16.W dwóch przypadkach polecenie wyjazdu służbowego tj. Nr 163 z dnia
17 czerwca 2005 r. oraz 180 z dnia 18 sierpnia 2006 r. dla Przewodniczącego
Rady Miejskiej wydała Sekretarz Gminy, czym naruszono przepisy § 1 i § 2
ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia
31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalenia należności z tytułu zwrotu
kosztów podróży służbowej radnym gminy (Dz. U. Nr 66 poz. 800, z 2002 r.
Nr 14, poz. 138, z 2003 r. Nr 33, poz. 280), za co odpowiedzialność ponosi
Sekretarz Gminy –str. 105-106 protokołu kontroli.
17.Wydatki :
a) w kwocie 156,92 zł. z tytułu podróży służbowej z 17.06.2005 r.
Przewodniczącego Rady Miejskiej ujęto w rozdziale 75412 „Ochotnicze
straże pożarne”, zamiast w rozdziale 75022 „Rady gmin”,
b) w kwocie 740,00 zł za usługi terapeutyczne osób uzależnionych od
alkoholu ujęto w § 4300 „Zakup pozostałych usług” zamiast w § 428
„Zakup usług zdrowotnych”,
czym naruszono przepisy § 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów,
przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych
(Dz. U. Nr 209, poz. 2132, Nr 283, poz. 2828, z 2005 r. Nr 74, poz. 652, Nr
232, poz. 1970), za co odpowiedzialność ponosi Główny Księgowy Urzędu
Miejskiego oraz Główny Księgowy Miejsko – Gminnego Ośrodka Pomocy
Społecznej w Drawnie, z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy oraz Kierownik
MGOPS.- str. 105-106 i 109-110 protokołu kontroli.
18.W 2005 i 2006 ustalono i wypłacono diety radnym zaniżając ich wysokość
w roku 2005 o łączną kwotę 1 181,85 zł, a w 2006 r. o kwotę 1 774.43 zł, czym
naruszono zapisy uchwały Nr XII/66/03 Rady Miejskiej w Drawnie z dnia
30 grudnia 2003 r. w sprawie ustalenia radnym wysokości diet oraz zwrotu
kosztów przejazdu na sesje i posiedzenia komisji Rady, za co
odpowiedzialność ponosi była Skarbnik Gminy, z tytułu nadzoru Burmistrz str. 106-108 protokołu kontroli.
19.W latach 2003 – 2005 nie przeprowadzono kontroli co najmniej 5% wydatków
podległych jednostek organizacyjnych w zakresie przestrzegania procedur
dotyczących wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych
i dokonywania wydatków, tj.: w Szkole Podstawowej w Drawnie, Gimnazjum
Publicznym w Drawnie i Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej,
czym naruszono przepisy art. 127 ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r.
o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze
zm.), za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz Gminy – str. 14 protokołu
kontroli.
20.Niezgodnie z obowiązującymi przepisami, tj. bezpośrednio z budżetu Gminy
finansowano działanie instytucji kultury:
a) Drawieńskiego Ośrodka Kultury – w latach 2004 - I poł. 2005,
b) Biblioteki Publicznej w latach – 2004 - 2006,
czym naruszono przepisy art. 27 ust. 1 i art. 28 ust. 1 ustawy z dnia
25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności
kulturalnej, za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz Gminy – str. 15
protokołu kontroli.
21.W kartach wydatków prowadzonych ręcznie w 2005 r. dla rozdziału 75023
„Urzędy gmin (miast i miast na prawach powiatu)” stwierdzono przypadki
nieprawidłowego korygowania treści zapisów w ewidencji księgowej:
a) w karcie prowadzonej dla § 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”, na
stronie nr 14:
- zapis stanowiący podsumowanie listopada (2.341,77 zł) został skorygowany
o 100,00 zł poprzez poprawienie drugiej z cyfr (z „3” na „2”),
- zapis stanowiący podsumowanie okresu od stycznia do listopada
(86.963,36 zł) został skorygowany o 100 zł poprzez skreślenie liczby
i wpisanie właściwej kwoty (86.873,36 zł),
b) w karcie prowadzonej dla § 4300-Zakup usług pozostałych, na stronie 12:
- zapis stanowiący podsumowanie listopada (7.5286,09 zł) został
skorygowany o 300,00 zł poprzez poprawienie drugiej z cyfr (z „5” na „2”),
- zapis stanowiący podsumowanie okresu od stycznia do listopada
(108.933,08 zł) został skorygowany o 300,00 zł poprzez poprawienie
czwartej z cyfr (z „9” na „6”),
czym naruszono art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.),
który nakłada obowiązek korygowania zapisów poprzez skreślenie
niewłaściwej kwoty i umieszczenie obok korekty daty i podpisu osoby
odpowiedzialnej za jej wykonanie, za co odpowiedzialność ponosi Główna
Księgowa Urzędu Miejskiego – str. 24 protokołu kontroli.
22.Kierownicy wymienionych poniżej gminnych jednostek organizacyjnych
w roku 2006 nie sporządzali następujących sprawozdań jednostkowych:
a) Biblioteki Publicznej – kwartalnych sprawozdań Rb-Z i Rb-N,
b) Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej – kwartalnych sprawozdań
Rb-N,
c) Przedszkola Miejskiego – kwartalnych sprawozdań Rb-N, Rb-27ZZ i Rb50,
d) Gimnazjum Publicznego – miesięcznych i rocznych sprawozdań Rb-27S
i kwartalnych sprawozdań Rb-N, Rb-27ZZ i Rb-50,
e) Szkoły Podstawowej – kwartalnych sprawozdań Rb-N, Rb-27ZZ i Rb-50,
f) Urzędu Miejskiego – miesięcznych i rocznych sprawozdań Rb-27S
i kwartalnych sprawozdań Rb-N, Rb-Z, Rb-27ZZ i Rb-50,
czym naruszono przepisy § 4 ust. 2 lit. „b” rozporządzeń Ministra Finansów
w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 19 sierpnia 2005 r. (Dz. U.
z 2005 r. Nr 170, poz. 1426) i z dnia 27 czerwca 2006 r. (Dz. U. Nr 115, poz.
781 ze zm.), za co odpowiedzialność ponoszą kierownicy poszczególnych
jednostek, z tytułu nadzoru Burmistrz Gminy – str. 25 protokołu kontroli.
23.W trakcie kontroli gospodarki kasowej prowadzonej w Urzędzie Miejskim
stwierdzono następujące nieprawidłowości:
a)
po odprowadzeniu gotówki do banku i sporządzeniu raportu
kasowego Kasjer przyjmował w dalszym ciągu wpłaty gotówkowe
wpisując na kwitariuszach przychodowych K-103 datę najbliższego
dnia roboczego, a dokonane wpłaty ujmował w następnym raporcie
kasowym,
b)
Skarbnik Gminy nie powołał komisji, która powinna być obecna
przy przekazaniu-przyjęciu kasy,
czym naruszono odpowiednio ust. 6 lit. „e” Instrukcji kasowej stanowiącej
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Nr 33 z dnia 30 grudnia 2004 r.
w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową
w Urzędzie Miejskim w Drawnie, § 5 ust. 1 lit. „d”, § 7 ust. 2 i § 24 ust. 1 pkt
7 Instrukcji sporządzania, obiegi i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu
Miejskiego w Drawnie oraz dla jednostek organizacyjnych objętych obsługą
finansowo-księgową stanowiącej Załącznik Nr 4 do wymienionego
Zarządzenia, a także art. 21 ust. 1 pkt 4, art. 22 ust. 1 i art. 24 ust. 1 w związku
z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz
pkt 2 lit. „b” wymienionej Instrukcji kasowej, za co odpowiedzialność ponosi
Kasjer i Skarbnik Gminy, z tytułu nadzoru Burmistrz – str. 30-31 protokołu
kontroli.
24.Obsługę bankową budżetu Gminy prowadził Gospodarczy Bank Spółdzielczy
w Choszcznie Odział w Drawnie na podstawie umowy rachunku bankowego
zawartej w dniu 1 kwietnia 2004 r. Wymieniona umowa nie zawierała
kontrasygnaty Skarbnika Gminy, a jako jej stronę zamiast Gminę wskazano
Urząd Miejski, czym naruszono odpowiednio przepisy art. 46 ust. 3 ustawy
z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym oraz art. 46 ust. 1 w związku
z art. 2 ust. 1 i 2 wymienionej ustawy i art. 134 ust. 2 ustawy z dnia 26
listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r. Nr
15, poz. 148 ze zm.), za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 33-34
protokołu kontroli.
25.Wykonawcy robót budowlanych dotyczących remontu pomostu na Jeziorze
Adamowo zawartej w dniu 15 czerwca 2004 r. zabezpieczenie należytego
wykonania umowy w łącznej wysokości 4.900,00 zł zwrócono niezgodnie
z terminami określonymi w umowie:
a) 75% kwoty stanowiącej należyte zabezpieczenie wykonania umowy
(3.675,00 zł) zwrócono wykonawcy 189 dni po terminie przewidzianym
w umowie, tj. w dniu 7 kwietnia 2005 roku zamiast do dnia
30 października 2004 roku,
b) 25% wymienionej kwoty (1.225,00 zł) zwrócono wykonawcy 4 dni po
terminie , tj. w dniu 18 października 2007 roku zamiast do dnia
14 października 2007 r.,
czym naruszono przepisy art. 11 ust. 11.3 lit. „a” i „b” zawartej umowy, za co
odpowiedzialność ponosi Kierownik Referatu Planowania, Inwestycji
i Ochrony Środowiska – str. 178-179 protokołu kontroli.
26.Z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych i warunków
określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia przeprowadzono
w 2005 roku postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego o wartości
zamówienia poniżej 60.000,00 euro na realizację zadania inwestycyjnego pn.
„Budowa elementów stadionu sportowego”:
0
oferta złożona przez jednego
z oferentów nie spełniała wymagań
określonych w SIWZ: nie wszystkie pola formularza ofertowego
zostały wypełnione przez oferenta, zaświadczenie o wpisie do
ewidencji działalności gospodarczej wystawiono w dniu 20 grudnia
2004 roku, tj. wcześniej niż sześć miesięcy przed upływem terminu
składania ofert, wykaz zamówień zrealizowanych przez oferenta w
ciągu ostatnich trzech lat oraz wykaz sprzętu przewidzianego do
wykonania zamówienia był niezgodny ze wzorem załącznika do
SIWZ i nie zawierał wszystkich wymaganych danych, kopie
dokumentów załączonych do oferty nie zostały poświadczone za
zgodność z oryginałem,
b)
w dniu 15 października 2005 roku wywieszono na tablicy ogłoszeń
Urzędu Miejskiego i opublikowano na stronie internetowej Gminy
ogłoszenie o przetargu nieograniczonym o wartości zamówienia
poniżej 60.000,00 euro na realizację wymienionego zadania z
terminem składania ofert krótszym niż 15 dni, tj. wyznaczonym na
dzień 24 października 2005 r.,
c)
umowę z wykonawcą zadania zawarto w dniu 25 października 2005
r., czyli dzień przed przekazaniem oferentom zawiadomienia o
wyborze oferty (przepisy nakazują zawarcie umowy w terminie nie
krótszym niż siedem dni od dnia przekazania zawiadomienia),
czym naruszono pkt 17 SIWZ oraz art. 43 ust. 1 i art. 94 ust. 1 ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177, Nr
96, poz. 959, Nr 116, poz. 1207, Nr 145, poz. 1537, Nr 273, poz. 2703,
z 2005 r. Nr 163, poz. 1362, Nr 184, poz. 1539, z 2006 r. Nr 79, poz. 551), za
co odpowiedzialność ponosi Kierownik Referatu Planowania, Inwestycji
i Ochrony Środowiska oraz Burmistrz Gminy – str. 181-182 protokołu kontroli.
a)
III W zakresie gospodarowania mieniem
1. W latach 2005-2006 nie sporządzano i nie podawano do publicznej
wiadomości przez wywieszenie na okres 21 dni w siedzibie urzędu wykazu
nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży (lokale mieszkalne) lub
dzierżawy, czym naruszono przepisy art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia
1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U. z 2004 r. Nr
261, poz. 2603), za co odpowiedzialności ponosi Podinspektor ds. gospodarki
nieruchomościami, z tytułu nadzoru Burmistrz – str. 86-88 protokołu kontroli.
2. Sprzedaży nieruchomości gruntowych w latach 2006-2007 dokonano
z naruszeniem obowiązujących przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r.
o gospodarce nieruchomościami oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia
14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów
oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108):
a) na sporządzanych i wywieszanych w siedzibie urzędu wykazach
nieruchomości nie zamieszczano informacji o podaniu ich do publicznej
wiadomości na okres 21 dni, czym naruszono przepisy art. 35 ust. 1 ustawy,
b) w sporządzonych wykazach nieruchomości nie określano terminu do
złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo
w nabyciu nieruchomości, czym naruszono art. 35 ust. 2 pkt. 12 ustawy,
c) w 7 przypadkach wykorzystano operaty szacunkowe po upływie okresu 12
miesięcy od daty ich sporządzenia (od lipca 2001 do styczeń 2004 r.), czym
naruszono przepisy art. 156 ust. 3 ustawy,
d) w 4 przypadkach ceny wywoławcze nieruchomości określone
w ogłoszeniach o przetargach były niższe od cen nieruchomości
określonych w operatach szacunkowych, tj.:
- dz. nr 559 o pow. 1.299 m2 – cena wg operatu szacunkowego 33.566 zł
(I 2004 r.), a cena wywoławcza 27.600 zł,
- dz. nr 562 o pow. 1.316 m2 – cena wg operatu szacunkowego 35.361 zł
(I 2004 r.), a cena wywoławcza 29.100 zł,
- dz. nr 560 o pow. 1.304 m2 – cena wg operatu szacunkowego 35.038 zł
(I 2004 r.), a cena wywoławcza 28.800 zł,
- dz. nr 563 o pow. 1.223 m2 – cena wg operatu szacunkowego 32.862 zł
(I 2004 r.), a cena wywoławcza 27.000 zł
czym naruszono przepisy art. 67 ust. 2 pkt 1 ustawy,
e) w 2 przypadkach nabywcy nieruchomości dz. nr 23/6 i dz. nr 559 dokonali
wpłat całości ceny nieruchomości odpowiednio 1 i 69 dni po zawarciu
umowy w formie aktu notarialnego a Burmistrz jako przedstawiciel Gminy
poświadczył w akcie notarialnym, iż kwoty zostały wpłacone przed datą
zawarcia aktu, czym naruszono przepisy art. 70 ust.1 ustawy,
f) Komisja przetargowa przeprowadzając postępowanie przetargowe
i sporządzając protokoły z przeprowadzonych przetargów nie została
wyznaczona przez właściwy organ, a ponadto nie wyznaczono jej
przewodniczącego, czym naruszono przepisy § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia
oraz przepisy § 140 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia
20 czerwca 2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej” (Dz. U. Nr
100, poz. 908),
g) ogłoszenia o przetargach nie zawierały daty ich sporządzenia oraz daty
wywieszenia w siedzibie urzędu co nie pozwalało na stwierdzenie
prawidłowego okresu podania ogłoszenia do publicznej wiadomości, czym
naruszono przepisy § 6 ust. 1 rozporządzenia z dnia 14 września 2004 r.
w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na
zbycie nieruchomości,
h) w 2 przypadkach oferenci uczestniczący w przetargu nabyli nieruchomości
dz. nr 23/6 o pow. 2,1098 ha w kwocie 7.600 zł i dz. nr 323/16 o pow.
1.439 m2 w kwocie 16.714 zł, mimo wpłacenia ustalonego wadium
odpowiednio 2 i 4 dni po terminie wskazanym w ogłoszeniu co było
niezgodne z zapisami ogłoszenia o przetargu a Komisja przetargowa
w protokole stwierdziła, iż uczestnicy wpłacili wymagane wadium
w terminie, czym naruszono przepisy § 4 ust. 1 rozporządzenia,
za co odpowiedzialność ponosi Podinspektor ds. gospodarki nieruchomościami
(pkt. a, b, g, h) oraz Burmistrz (pkt. c, d, e, f) – str. 162-170 protokołu kontroli.
2
3. W latach 2003-2006 nie przeprowadzono
inwentaryzacji środków trwałych,
których wartość ewidencyjna wg stanu na dzień 31 grudnia 2006 r. wynosiła
16 881 502,77 zł, czym naruszono przepisy art. 26 ust. 1 w związku z art. 26
ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, za co
odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 147 protokołu kontroli.
W trakcie kontroli wyeliminowano następujące nieprawidłowości:
1. Uchwałą Nr IX / 66 / 07 Rady Miejskiej w Drawnie z dnia 28 września 2007 r.
ustalono wynagrodzenie dla Burmistrza.
2. Wypłacono wyrównanie należnych diet dla radnych Rady Miejskiej za lata
2005 - 2006.
3. Uzupełniono i zaktualizowano Rejestr instytucji kultury prowadzony
w kontrolowanej jednostce.
4. Organ stanowiący podjął uchwałę przyznającą Przewodniczącemu Rady
Miejskiej prawo do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy wobec
Burmistrza (Uchwała Nr IX/64/07 Rady Miejskiej w Drawnie z dnia
28 września 2007 roku).
5. Zarządzeniem Burmistrza Nr 40/2007 z dnia 16 października 2007 roku
zmieniono godziny pracy Kasy tak, aby po odprowadzeniu gotówki do
placówki bankowej i sporządzeniu raportu kasowego Kasjer nie przyjmował
wpłat gotówkowych.
6. W dniu 18 października 2007 roku wykonawcy remontu pomostu na Jeziorze
Adamowo zwrócono pozostałą część zabezpieczenia należytego wykonania
umowy.
Oprócz wyżej wymienionych nieprawidłowości w trakcie kontroli ustalono
inne uchybienia, które zostały wskazane w protokole kontroli, ale nie ujęte
w niniejszym wystąpieniu z uwagi na mniejszy ciężar gatunkowy.
W celu usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w protokole kontroli oraz
usprawnienia pracy Urzędu Miejskiego należy:
1. Wprowadzić ewidencję gruntów i budynków będącą podstawą wymiaru
i poboru podatków.
2. Określić szczegółowe zasady w zakresie terminów płatności opłat targowych.
3. Dokonywać prawidłowego przypisu na podatek rolny i leśny.
4. Żądać składania informacji podatkowej od podatników w przypadkach
występujących w ciągu roku zmian.
5. Prawidłowo zaokrąglać i wypłacać wynagrodzenia za inkaso.
6. Dokonywać prawidłowego przypisu podatku od środków transportowych.
7. Prawidłowo przyznawać ulgi w podatku rolnym na okres 5 lat z tytułu nabycia
oraz ulg żołnierskich.
8. Dokonywać umorzenia zaległości podatkowych w momencie ich powstania.
9. Pobierać opłaty skarbowe od podań do decyzji w sprawie odroczenia terminu
płatności i umorzenia zaległości podatkowej zgodnie z obowiązującymi
przepisami.
10.Uzasadniać i dokumentować ważny interes podatnika lub interes publiczny
przy wydawaniu decyzji w sprawie umorzenia podatku od środków
transportowych.
11.Prawidłowo naliczać opłatę prolongacyjną.
12.Wygaszać zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w przypadkach
dokonywania wpłat po ustawowym terminie.
13.Naliczać i pobierać opłatę za zajęcie pasa drogowego zgodnie
z obowiązującymi przepisami, tj.:
a) pobierać w prawidłowej wysokości opłaty za wydane zezwolenia za zajęcie
pasa drogowego dotyczące umieszczania w pasie drogowym urządzeń
infrastruktury technicznej niezwiązanych z potrzebami zarządzania drogami
lub potrzebami ruchu drogowego,
b) naliczać należne odsetki ustawowe w przypadkach nieterminowego
regulowania należności przez podmioty uzyskujące zezwolenie,
c) prawidłowo określać w decyzjach zezwalających na zajęcie pasa drogowego
i umieszczenie w nim urządzenia infrastruktury technicznej terminu
wnoszenia opłat rocznych w latach następnych tj. do 15 stycznia każdego
roku,
d) dochodzić wszystkich należnych dochodów z tytułu wydania niniejszych
decyzji w trybie określonym w przepisach o postępowaniu egzekucyjnym
w administracji.
14.Sporządzać wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży (lokale
mieszkalne) i dzierżawy.
15.Prawidłowo stosować obowiązujące przepisy przy sprzedaży nieruchomości
gruntowych, tj.:
a) określać skład Komisji przetargowej oraz wyznaczać jej Przewodniczącego,
b) zamieszczać na sporządzanych wykazach nieruchomości informacji
o wywieszeniu ich na okres 21 dni w siedzibie Urzędu,
c) określać w sporządzanych wykazach nieruchomości termin do złożenia
wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu
nieruchomości,
d) określać w ogłoszeniach o przetargach daty ich sporządzenia oraz daty
wywieszenia ich w siedzibie Urzędu,
e) określać w ogłoszeniach o przetargu ceny wywoławczej nieruchomości nie
mniejszej niż określonej w operacie szacunkowym,
f) dokonywać aktualizacji sporządzonych operatów szacunkowych po upływie
okresu 12 miesięcy od daty ich sporządzenia,
g) wykluczać przez Komisję przetargową z uczestnictwa w przetargu
oferentów wpłacających wadium po ustalonym terminie,
h) weryfikować daty dokonania przez nabywcę ceny nieruchomości przed
zawarciem umowy w formie aktu notarialnego.
4
16.Odprowadzić na Zakładowy Fundusz
Świadczeń Socjalnych pracowników
Urzędu Miejskiego w Drawnie należną za rok 2006 kwotę 101,42 zł.
17.Przestrzegać ustalenia Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń
Socjalnych w zakresie wydatkowania środków funduszu.
18.Pokrywać koszty obsługi bankowej Zakładowego Funduszu Świadczeń
Socjalnych ze środków budżetu Gminy.
19.Przestrzegać przepisy w zakresie klasyfikacji wydatków budżetowych.
20.Przestrzegać przepisy w zakresie wydawania poleceń wyjazdów służbowych
dla Przewodniczącego Rady Miejskiej.
21.Dostosować obowiązującą w kontrolowanej jednostce politykę rachunkowości
do wymogów określonych w ustawie o rachunkowości.
22.Ewidencję księgową prowadzić zgodnie z ustaleniami zakładowego planu kont.
23.Corocznie poddawać kontroli co najmniej 5% wydatków dokonanych przez
jednostki organizacyjne Gminy.
24.Zapisy w ewidencji księgowej korygować zgodnie z wymogami określonymi
w ustawie o rachunkowości.
25.Wyegzekwować od kierowników gminnych jednostek organizacyjnych
sporządzanie wymaganych sprawozdań jednostkowych.
26.Gospodarkę kasową w Urzędzie Miejskim prowadzić zgodnie zapisami ustawy
o rachunkowości i wewnętrzną instrukcją kasową.
27.Umowy skutkujące powstaniem zobowiązania finansowego zawierać przy
kontrasygnacie Skarbnika Gminy.
28.Zamówienia publiczne udzielać zgodnie z obowiązującymi przepisami,
a w szczególności:
prawidłowo
określać
terminy
składania
ofert
przetargowych, w odpowiednich terminach zawierać z wykonawcami umowy i
zwracać im zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz egzekwować od
oferentów obowiązek składania ofert zgodnych z wymogami określonymi w
SIWZ.
29.Przeprowadzać inwentaryzację środków trwałych zgodnie z art. 26 ust. 3
ustawy o rachunkowości.
Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne oraz
powyższe wnioski przyczynią się do poprawy wyników pracy Urzędu.
Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium Izby,
za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych, dotyczących
zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe
zastosowanie w niniejszym wystąpieniu w terminie 14 dni od daty otrzymania
tego wystąpienia.
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych byłbym wdzięczny za powiadomienie mnie w terminie 30 dni od
daty otrzymania niniejszego pisma o sposobie wykonania zaleceń lub
o przyczynach ich nie wykonania.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie:
mgr Józef Chodarcewicz
Do wiadomości:
Szanowny Pan
Sławomir Bącelak
Przewodniczący
Rady Miejskiej w Drawnie