Pan Arkadiusz Mazepa Starosta Myśliborski

Szczecin, dnia 6 czerwca 2014 r.
PREZES
REGIONALNEJ IZBY OBRACHUNKOWEJ
W SZCZECINIE
WK.0913.1158.5.K.2014
Pan
Arkadiusz Mazepa
Starosta Myśliborski
Informuję Pana, że działając na podstawie art. 5 ustawy z dnia
7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U.
z 2012 r., poz. 1113 z późn. zm.), w okresie od 29 stycznia do 16 kwietnia
2014 r., Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie przeprowadziła kontrolę
kompleksową gospodarki finansowej Powiatu Myśliborskiego za lata
2010-2013.
Protokół kontroli został podpisany przez Pana w dniu 16 kwietnia 2014 r.
Wyniki kontroli potwierdzają wyeliminowanie nieprawidłowości stwierdzonych w trakcie poprzedniej kontroli kompleksowej, przeprowadzonej
przez Izbę w 2010 r. i wymienionych w skierowanym do Starosty piśmie Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej z dnia 28 maja 2010 r.
(WK-0913-949/9/K/2010).
Z ustaleń zawartych w protokole kontroli wynika, że w okresie objętym
kontrolą wystąpiły następujące nieprawidłowości:
I.
W zakresie spraw organizacyjnych
1.
Zakładowym Planem Kont, wprowadzonym do stosowania przez Starostę
zarządzeniem Nr 47/2012 z dnia 9 sierpnia 2012 r., nie przewidziano:
a) konta 030-Długoterminowe aktywa finansowe, pomimo wystąpienia
w latach 2012 i 2013 zdarzeń podlegających ewidencji na tego rodzaju
urządzeniu księgowym,
b) kont służących do ewidencji występujących w IV kwartale 2012 r.
oraz I kwartale 2013 r. zobowiązań wymagalnych,
czym naruszono obowiązujące zasady ustalania zakładowego planu kont,
określone § 15 pkt 1 i pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont
dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128,
poz. 861 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik,
która nie sporządziła projektu zmian ww. Zakładowego Planu Kont
– str. 21 i 34 protokołu kontroli.
2.
Wskutek niezatrudnienia w Starostwie Powiatowym audytora oraz zaniechania powierzenia zadań w zakresie audytu usługodawcy niezatrudnionemu w jednostce w latach 2010-2011 w powiatowych jednostkach organizacyjnych nie przeprowadzono audytu pomimo, że w podanym okresie ujęte
w uchwałach budżetowych Powiatu kwoty dochodów i przychodów oraz
wydatków i rozchodów przekroczyły wysokość 40 000 tys. zł, co było niezgodne z art. 274 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), za co odpowiedzialność
ponosi Starosta – str. 27 protokołu kontroli.
W trakcie kontroli stwierdzono, że audyt jest prowadzony w Powiecie
począwszy od 2012 r.
II. W zakresie rachunkowości
1.
(Treść wystąpienia uległa zmianie po uwzględnieniu – na mocy uchwały Nr
XIV.112.2014 Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie z
dnia 2 lipca 2014 r. – zastrzeżeń wniesionych przez Starostę Myśliborskiego).
2.
Zmiany polegające na:
a) zbyciu w dniu 23 września 2013 r. nieruchomości zabudowane, położonej w Barlinku o wartości 1 019 860,56 zł, wprowadzono do ewidencji
środków trwałych pod datą 11 października, zamiast w terminie do dnia
30 września 2013 r.,
b) sprzedaży w dniu 26 października 2009 r. nieruchomości zabudowanej,
położonej w Namyślinie o wartości 71 477,00 zł, wprowadzono do ewi2
dencji środków trwałych w dniu 31 grudnia 2013 r., zamiast w terminie
do dnia 30 października 2009 r.
c) oddaniu w trwały zarząd Domu Pomocy Społecznej w Myśliborzu,
na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego z dnia 6 maja 2013 r., nieruchomości zabudowanych o wartości 4 920 538,63 zł wprowadzono
do ewidencji środków trwałych pod datą 30 czerwca 2013 r., zamiast
w terminie do dnia 30 maja 2013 r.,
d) przekazaniu na podstawie aktu notarialnego z dnia 11 grudnia 2012 r.
na rzecz Szpitala Barlinek sp. z o.o. nieruchomości zabudowanych
o wartości 384 725,00 zł wprowadzono do ewidencji środków trwałych
pod datą 31 grudnia 2013 r., zamiast w terminie do dnia 31 grudnia
2012 r.,
czym naruszono obowiązujące zasady wprowadzania zapisów do ksiąg rachunkowych, określone art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości, co w sytuacjach opisanych w pkt b i pkt d miało niekorzystny wpływ na rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej
oraz wyniku finansowego Powiatu. Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą: Inspektor w Wydziale Finansowym (pkt a) oraz Naczelnik Wydziału Geodezji, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami, który nieterminowo przekazał do Wydziału Finansowego dowody stanowiące
podstawę wprowadzenia ww. zmian w ewidencji środków trwałych (pkt b,
pkt c i pkt d), a z nadzoru odpowiednio: Skarbnik i Starosta – str. 153-158
protokołu kontroli.
3.
W 2013 r. do ewidencji środków trwałych wprowadzono telefony komórkowe (4), określając jednostkowe wartości ich nabycia w kwotach
po 429,00 zł (3 szt.) i 499,00 (1 szt.), zamiast w cenach wynikających
z dowodów ich zakupu odpowiednio 1,23 zł (3 szt.) i 1,00 zł (1 szt.), wskutek czego wartość ww. środków trwałych zawyżono ogółem o 1 781,31 zł,
czym naruszono metody wyceny aktywów, określone wprowadzonym
do stosowania w Starostwie zarządzeniem Starosty Nr 47/2012 z dnia
9 sierpnia 2012 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Główna Księgowa, a z nadzoru Skarbnik – str. 185
i 186 protokołu kontroli.
4.
Ewidencją księgową wartości niematerialnych i prawnych prowadzoną
na koncie 020, zamiast zwiększyć koszty działalności operacyjnej jednostki, objęto zakupioną w 2013 r. licencję programu Asystent 4.0, o wartości
1 968,00 zł (brutto), pozwalającą na jego aktualizowanie i korzystanie
3
oraz pomoc techniczną w okresie 12 miesięcy, czym naruszono zasady klasyfikowania aktywów tego rodzaju, określone art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Inspektor w Wydziale Finansowym, a z nadzoru Główna Księgowa
– str. 166 i 167 protokołu kontroli.
III. W zakresie gospodarki finansowej, nieruchomościami oraz przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych
1.
Z powodu przyjęcia kwoty bazowej w wysokości 1 835,35 zł,
zamiast 1 766,46 zł, diety należne radnym za styczeń-wrzesień 2012 r. wypłacono w wysokości ogółem 160 983,90 zł, zamiast w łącznej kwocie
160 077,91 zł (różnica 905,99 zł), co było niezgodne z zasadami ustalania
ww. należności, określonymi § 1 uchwały Nr I/15/2010 Rady Powiatu
z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie wysokości diet dla radnych Powiatu.
Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Inspektor w Biurze Obsługi Rady i Zarządu Powiatu, a z nadzoru Sekretarz – str. 118-121
protokołu kontroli.
2.
Wskutek braku staranności w wykonaniu czynności sprawdzających podlegających zwrotowi kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków, poniesionych przez pracowników Starostwa podczas podróży służbowych poza granice kraju, odbytych w 2010 r. na podstawie poleceń wyjazdów służbowych Nr 175/10 i Nr 275/10, z tytułu diet przysługujących ww. za niepełne doby w podróży (od 8 do 12 godzin) wypłacono ogółem 335,38 zł,
zamiast 167,60 zł (różnica 167,78 zł), co było niezgodne z art. 44 ust. 2
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych w związku z § 4
ust. 4 pkt 2b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.). Za podane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Inspektor w Wydziale Finansowym,
a z nadzoru Skarbnik – str. 115 i 117 protokołu kontroli.
3.
Na podstawie umowy z dnia 5 grudnia 2013 r. Powiat oddał w dzierżawę
nieruchomość oznaczoną w ewidencji nr 583, położoną w obrębie Dolsk.
W wyniku braku staranności w wykonywaniu powierzonych obowiązków
czynsz należny Powiatowi z ww. tytułu w 2013 r. ustalono począwszy
od dnia rozstrzygnięcia przetargu (5 listopada 2013 r.) w kwocie 238,28 zł,
4
zamiast w wysokości 82,84 zł, tj. od dnia zawarcia umowy o dzierżawę
nieruchomości (różnica 155,44 zł), co było niezgodne z zasadą ustalenia
ww. należności, określoną § 5 pkt 6 umowy spisanej między stronami
w dniu 5 grudnia 2013 r., za co odpowiedzialność ponosi Inspektor w Wydziale Geodezji, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami, który przygotował jej projekt, a z nadzoru Naczelnik tego Wydziału – str. 84 protokołu
kontroli.
4.
W 2013 r. – wbrew postanowieniom uchwały XXI/213/2012 Rady Powiatu
z dnia 23 maja 2012 r. – w trybie pisemnego, zamiast ustnego przetargu
nieograniczonego, wyłoniono nabywcę nieruchomości oznaczonej w ewidencji nr 735 obręb nr 2 Barlinek, czym naruszono kompetencje organu
stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego, określone art. 12 pkt 8a
ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U.
z 2013 r., poz. 595), za co odpowiedzialność ponosi Starosta – str. 74 i 75
protokołu kontroli.
5.
Wykazem nieruchomości zabudowanych przeznaczonych do sprzedaży
w 2012 r.:
a) oznaczonej w ewidencji nr 431/10 (udział 128/1000), położonej
w m. Renice, nie podano opisu nieruchomości;
b) oznaczonych w ewidencji nr 431/10 (udział 128/1000) oraz nr 735 obręb
nr 2 Barlinek nie podano informacji o terminach złożenia wniosków
przez osoby, którym przysługiwało pierwszeństwo w nabyciu tych nieruchomości,
wymaganych art. 35 ust. 2 pkt 3 (pkt a) i pkt 12 (pkt b) ustawy z dnia
21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r.
Nr 102, poz. 651 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Zastępca
Naczelnika Wydziału Geodezji, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami,
który przygotował projekty ww. wykazów, a z nadzoru Naczelnik tego
Wydziału – str. 69-74 protokołu kontroli.
6.
Wykaz nieruchomości stanowiącej własność Skarbu Państwa, oznaczonej
w ewidencji nr 583 i położonej w obrębie Dolsk, w 2013 r. przeznaczonej
do oddania w dzierżawę, nie zawierał informacji o jej przeznaczeniu, terminach wnoszenia opłat i zasad ich aktualizacji, co było niezgodne z art. 35
ust. 2 pkt 4, pkt 9 i pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce
nieruchomościami, za co odpowiedzialność ponosi Inspektor w Wydziale
Geodezji, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami, który przygotował
5
projekt ww. wykazu, a z nadzoru Naczelnik tego Wydziału – str. 81 i 82
protokołu kontroli.
7.
Protokoły z ustnych przetargów nieograniczonych na sprzedaż w 2012 r.
nieruchomości, oznaczonych w ewidencji: nr 431/10 (udział 128/1000), położonej w m. Renice i nr 735 obręb nr 2 Barlinek (I, II, III), a także protokół z pisemnego przetargu nieograniczonego na sprzedaż w 2013 r. nieruchomości oznaczonej w ewidencji nr 735 obręb nr 2 Barlinek nie zawierały
informacji o ich cenach wywoławczych, czym naruszono zasady sporządzania ww. dokumentów, określone § 10 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia Rady
Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U.
Nr 207, poz. 2108 z późn. zm.).Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Przewodniczący Komisji przetargowej, a z nadzoru Starosta – str. 69-76 protokołu kontroli.
8.
Umową z dnia 22 maja 2013 r., za wynagrodzeniem 75 121,96 zł
(92 400,01 zł brutto), wykonawcy wybranemu w wyniku rozstrzygnięcia
przetargu nieograniczonego udzielono zamówienia publicznego na zakup
samochodu do przewozu niepełnosprawnych wychowanków Młodzieżowego Ośrodka Wychowawczego w Renicach o wartości szacunkowej
93 876,43 zł (23 354,67 euro). Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 1 kwietnia
2014 r., zamiast niezwłocznie po udzieleniu tego zamówienia, co było niezgodne z art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Główny Specjalista w Biurze ds. Planowania Inwestycji, a z nadzoru Starosta – str. 131 protokołu.
W trakcie kontroli stwierdzono również inne nieprawidłowości, które zostały opisane w protokole kontroli, jednak z uwagi na ich mniejszy ciężar gatunkowy nie zostały one wskazane w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym.
W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości koniecznym jest
bezwzględne przestrzeganie wszystkich norm prawnych oraz podjęcie następujących działań:
I.
W zakresie spraw organizacyjnych
6
1.
Ustalenia zakładowym planem kont urządzeń służących do prowadzenia
ewidencji długoterminowych aktywów finansowych oraz zobowiązań wymagalnych.
II. W zakresie rachunkowości
1.
(Wniosek pokontrolny – na mocy uchwały Nr XIV.112.2014 Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie z dnia 2 lipca 2014 r. – został
uchylony po rozpatrzeniu zastrzeżeń wniesionych przez Starostę Myśliborskiego).
2.
Przestrzegania obowiązku wprowadzania do ksiąg rachunkowych okresu
sprawozdawczego wszystkich zdarzeń, które wystąpiły w tym okresie
sprawozdawczym.
3.
Klasyfikowania zakupionych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami wyceny
aktywów.
III. W zakresie gospodarki finansowej, nieruchomościami oraz przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych
1.
Ustalania diet należnych radnym z uwzględnieniem zasad obowiązujących
w podanym zakresie.
2.
Przestrzegania obowiązujących norm prawnych przy obliczaniu podlegających zwrotowi kosztów podróży służbowych, odbytych przez pracowników poza granice kraju.
3.
Zachowania staranności przy ustalaniu czynszu należnego Powiatowi z tytułu dzierżawy nieruchomości.
4.
Zaniechania naruszania kompetencji organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego do określania zasad zbycia nieruchomości.
5.
Zamieszczania w wykazach nieruchomości przeznaczonych:
§ do sprzedaży – ich opisu oraz informacji o terminach złożenia wniosków
przez osoby, którym przysługiwało pierwszeństwo w nabyciu tych nieruchomości,
§ do oddania w dzierżawę – informacji o ich przeznaczeniu, terminach
wnoszenia opłat i zasad ich aktualizacji.
6.
Sporządzania protokołów z przetargów na sprzedaż nieruchomości zgodnie
z przepisami, w szczególności podawania w nich informacji o cenach wywoławczych nieruchomości.
7
7.
Przestrzegania obowiązku zamieszczania Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszeń o udzieleniu zamówień publicznych niezwłocznie po zawarciu umowy z wykonawcą.
Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne
oraz powyższe wnioski przyczynią się do poprawy gospodarowania środkami
publicznymi.
Zgodnie z treścią przepisów art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium
Izby, za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych, dotyczących zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię
lub niewłaściwe zastosowanie w niniejszym wystąpieniu, w terminie 14 dni
od daty otrzymania tego wystąpienia.
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych proszę o powiadomienie Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma,
o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie
(-) Bogusław Staszewski
Do wiadomości:
Pan Cezary Krzyżanowski
Przewodniczący Rady Powiatu Myśliborskiego
8