Wzór umowy finansowej - Promowanie różnorodności kulturowej i

UMOWA FINANSOWA Nr .......
w sprawie działania pn. ……………………………...……………… (należy wybrać: 1) wizyty
przedstawicieli polskiej instytucji w Norwegii, Islandii albo Liechtensteinie lub 2) przyjęcia
przedstawicieli instytucji z Norwegii, Islandii albo Liechtensteinu w Polsce) dofinansowanego ze
środków Funduszu Współpracy Dwustronnej - część „a” dla Programu „Promowanie
różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego”
realizowanego w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego
2009-2014, zwanego dalej „Działaniem”
zawarta w dniu ………….
pomiędzy
Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego, pełniącym funkcję Operatora Programu
„Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa
kulturowego” (PL09) reprezentowanym przez………………………...……………………………
na podstawie pełnomocnictwa, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej Umowy,
zwanym dalej „Operatorem Programu”,
a
………………………………………………..,
………………………………………………
(nazwa, adres, siedziba, NIP, REGON, nr wpisu do KRS* (*o ile dotyczy)),
reprezentowanym przez…………………………………………………………………………….,
na podstawie ………………………………./ zgodnie z odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego/,
stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej Umowy,
zwanym dalej „Beneficjentem”,
zwanymi dalej łącznie „Stronami”.
Strony ustaliły poniższe warunki szczególne, zwane dalej „Umową”.
Artykuł 1
Ramy prawne
1. Umowa winna być wykonywana zgodnie z następującymi dokumentami:
1) Memorandum of Understanding wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014
pomiędzy Islandią, Księstwem Liechtenstein oraz Królestwem Norwegii a Rzecząpospolitą
Polską wraz z załącznikami, z późniejszymi zmianami;
2) Regulacjami w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2009-2014 wraz
z załącznikami, przyjętymi przez Komitet Mechanizmu Finansowego zgodnie z art. 8.8
Protokołu 38b do Umowy o EOG w dniu 13 stycznia 2011 r. i zatwierdzonymi przez Stały
Komitet Państw EFTA w dniu 18 stycznia 2011 r., z późniejszymi zmianami, zwanymi dalej
„Regulacjami”;
3) Instrukcją aplikowania do Funduszu Współpracy Dwustronnej – część „a” dla Programu
„Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa
kulturowego” w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego
2009-2014 – stanowiącą załącznik nr 3 do Umowy;
1
4) wszelkimi wytycznymi oraz umowami i porozumieniami w zakresie Programu przyjętymi
przez Operatora Programu, Krajowy Punkt Kontaktowy (zwanego dalej „KPK”) lub
Komitet Mechanizmu Finansowego EOG (KMF) w ramach Mechanizmu Finansowego
EOG 2009-2014, w tym w szczególności w zakresie wytycznych dot. udzielania zamówień
publicznych, z późniejszymi zmianami.
2.
Beneficjent oświadcza, że znana jest mu treść dokumentów wymienionych w ust. 1 oraz że
przyjmuje do wiadomości wynikające z nich warunki realizacji Umowy.
3.
Beneficjent zobowiązuje się do niezwłocznego zapoznania się z wszelkimi aktualizacjami
dokumentów wymienionych w ust. 1, które są publikowane pod adresem www.eog.gov.pl oraz
www.eog2016.mkidn.gov.pl.
Artykuł 2
Przedmiot Umowy
1.
Umowa reguluje prawa i obowiązki Stron związane z realizacją Działania w zakresie
warunków wsparcia, sprawozdawczości, kontroli i audytu oraz w zakresie zarządzania
Działaniem, w tym zarządzania finansowego.
2.
Beneficjent przyjmuje dotację zgodnie z postanowieniami niniejszej Umowy i zobowiązuje się
dołożyć wszelkich starań w celu realizacji Działania zgodnie z założeniami.
3.
Beneficjent zobowiązuje się korzystać ze środków finansowych przyznanych jako
dofinansowanie zgodnie z niniejszą Umową oraz załącznikami do Umowy, wraz z
późniejszymi zmianami oraz aktualnym formularzem wniosku aplikacyjnego do Funduszu
Współpracy Dwustronnej – część „a”.
Artykuł 3
Przedmiot i Okres obowiązywania Umowy
1.
Umowa dotyczy działania polegającego na …………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………(należy wybrać: 1) wizycie przedstawicieli polskiej instytucji
w Norwegii, Islandii albo Liechtensteinie lub 2) przyjęciu przedstawicieli instytucji z Norwegii,
Islandii albo Liechtensteinu w Polsce oraz scharakteryzować pokrótce cel działania).
Szczegółowy opis i cel Działania znajdują się w Formularzu wniosku aplikacyjnego do
Funduszu Współpracy Dwustronnej – część „a” dla PL09 – stanowiącym załącznik nr 4 do
Umowy.
2.
Umowa wchodzi w życie z dniem jej zawarcia i pozostaje w mocy do dnia zaakceptowania
Raportu końcowego z realizacji Działania przez Operatora Programu i wypłaty przez
Operatora Programu płatności końcowej na rzecz Beneficjenta.
3.
Działanie rozpocznie się dd-mm-rrrr i zakończy się dd-mm-rrrr.
2
Artykuł 4
Warunki finansowe
1. Na mocy niniejszej Umowy Operator Programu przekaże kwotę dofinansowania Działania
w ramach części „a” Funduszu Współpracy Dwustronnej na poziomie Programu (zwaną dalej
„dofinansowaniem”), ze środków udostępnionych przez Komitet Mechanizmu Finansowego
EOG oraz ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Min. KiDN) pochodzących
z budżetu państwa w wysokości nieprzekraczającej kwoty …….………….. PLN (słownie:
………….), co stanowi równowartość ………..…..EUR przeliczonej po kursie ……………
PLN/EUR.
2. Kwota dofinansowania określna w ust. 1 została obliczona zgodnie z następującymi zasadami:
•
płatność z tytułu kosztów utrzymania została określona w formie ryczałtu na podstawie
liczby uczestników oraz liczby dni pomnożonych przez ustaloną kwotę przeznaczoną na
jeden dzień roboczy wizyty (tj. równowartość 250 EUR);
•
płatność z tytułu kosztów podróży wraz z ubezpieczeniem została określona w formie
ryczałtu na podstawie liczby uczestników pomnożonej przez kwotę przeznaczoną na podróż
dla jednego uczestnika (tj. równowartość 500 EUR).
3. Kwotę dofinansowania Działania, o której mowa w ust. 1, Operator Programu przekaże
Beneficjentowi:
a) ze środków MF EOG za pośrednictwem Banku Gospodarstwa Krajowego (dalej „BGK”)
w wysokości nieprzekraczającej kwoty …….………….. PLN (słownie: …………..…….)
oraz
b) ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pochodzących z budżetu państwa
za pośrednictwem Narodowego Banku Polskiego (dalej „NBP”) w wysokości
nieprzekraczającej kwoty …….………….. PLN (słownie: ……….……………….).
4. Beneficjent zobowiązuje się zapewnić płynność finansową Działania oraz zobowiązuje się do
pokrycia wszelkich kosztów związanych z Działaniem. Zwiększenie rzeczywistych kosztów
Działania nie będzie stanowiło podstawy do zwiększenia poziomu dofinansowania powyżej
pułapu określonego w ust. 1 niniejszego artykułu.
Artykuł 5
Ustalenia dotyczące płatności
1. Dofinansowanie jest przekazywane na rzecz Beneficjenta:
a) w formie zaliczki w przypadku pierwszej płatności - w wysokości 50% przyznanego
dofinansowania, określonego w art. 4.1,
b) w formie płatności końcowej.
Płatności dokonywane są na podstawie niniejszej Umowy i Raportu końcowego z realizacji
Działania.
2. Dofinansowanie jest przekazywane zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) oraz aktami wykonawczymi do niej,
jak również zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. w sprawie
płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz
przekazywania informacji dotyczących tych płatności (tekst jednolity: Dz. U. z dn.18.01.2016
r. poz.75).
3
3. Dofinansowanie jest przekazywane przez Operatora Programu na rachunek bankowy
Beneficjenta w PLN o numerze …………………………………………………………..
4. Pierwsza płatność dofinansowania na rzecz Działania (tj. zaliczka) w wysokości ……………
PLN (słownie:…………………………………………..), z tego:
a) kwota ……. PLN, ze środków Mechanizmu Finansowego EOG z części 24, dział …..,
rozdział……….§…………. i
b) kwota ……. PLN, ze środków Min. KiDN pochodzących z budżetu państwa z części 24,
dział ….., rozdział……….§………….,
zostanie przekazana w terminie do 20 dni roboczych od dnia zawarcia Umowy.
5. W terminie 15 dni roboczych od daty końcowej Działania, określonej w Artkule 3.3, tj. do ddmm-rrrr Beneficjent zobowiązany jest przesłać do Operatora Programu w formie
elektronicznej i papierowej oryginał, podpisanego przez osobę upoważnioną do
reprezentowania Beneficjenta, Raportu końcowego z realizacji Działania, sporządzonego na
wzorze opracowanym przez Operatora Programu, wraz z oświadczeniami wszystkich
zaangażowanych instytucji zagranicznych o zrealizowaniu zaplanowanego zakresu Działania.
6. Operator Programu w ciągu 40 dni roboczych rozpatrzy Raport końcowy. W razie wystąpienia
błędów w dokumentacji, Operator Programu zwróci się do Beneficjenta o złożenie
wymaganych dokumentów i/lub informacji w terminie do 10 dni roboczych od daty otrzymania
wezwania drogą elektroniczną lub pocztową. W takim wypadku termin akceptacji rozliczenia
końcowego może ulec wydłużeniu.
7. Zatwierdzony przez Operatora Programu Raport końcowy jest podstawą do dokonania płatności
końcowej. Płatność końcowa zostanie przekazana na konto Beneficjenta w terminie do 20 dni
roboczych od dnia zatwierdzenia Raportu końcowego z realizacji Działania.
8. Operator Programu zachowuje prawo do pomniejszenia płatności końcowej i/lub wezwania
Beneficjenta do zwrotu całości lub części wypłaconej zaliczki lub płatności końcowej, gdy:
•
•
Raport końcowy lub inne wymagane Umową dokumenty nie zostaną przedstawione
w wymaganym terminie;
Działanie zostanie zrealizowane w sposób niezgodny z Umową, w szczególności, gdy w
działaniu weźmie udział mniejsza liczba osób lub wizyta będzie trwała krócej, niż
zakładano i co miało wpływ na obliczenie wysokości dofinansowania, określonego w art. 4.2.
9. Wypłata dofinansowania następuje pod warunkiem dostępności środków na rachunku BGK i
NBP. Beneficjentowi nie przysługuje odszkodowanie w przypadku opóźnienia lub
niedokonania wypłaty dofinansowania przez BGK i NBP będących rezultatem:
1) braku środków przeznaczonych na realizację Działania w planie finansowym Operatora
Programu na dany rok budżetowy;
2) nieprzekazania przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych środków na
właściwy rachunek prowadzony przez BGK i NBP;
3) niewykonania lub nienależytego wykonania przez Beneficjenta obowiązków wynikających
z Umowy.
4
Artykuł 6
Obowiązki Beneficjenta
W ramach realizacji Działania Beneficjent jest zobowiązany w szczególności do:
1)
pełnego stosowania wszystkich właściwych przepisów prawa wspólnotowego, krajowego
i miejscowego;
2)
wydatkowania środków w ramach realizacji Działania w sposób zapewniający ich
optymalne wykorzystanie zgodnie z najlepszymi praktykami gospodarczymi oraz
umożliwiający pełną i uczciwą konkurencję między potencjalnymi wykonawcami;
3)
zapewnienia promocji Działania zgodnie z Wymogami dotyczącymi Informacji i
Promocji, stanowiącymi załącznik nr 4 do Regulacji, w szczególności do informowania o
dofinansowaniu Działania ze środków Funduszu Współpracy Dwustronnej w ramach
Programu „Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego
dziedzictwa kulturowego”;
4)
przechowywania oraz zapewnienia niezwłocznego dostępu lub przekazywania na wniosek
Operatora Programu, KPK, lub innych instytucji upoważnionych do przeprowadzenia
kontroli i audytu wszelkich dokumentów i informacji dotyczących realizacji Działania,
osiągniętych rezultatów oraz wykorzystanej dotacji w czasie realizacji Działania oraz
przez 5 lat od zatwierdzenia Raportu końcowego z realizacji Działania;
5)
poniesienia wyłącznej odpowiedzialności za wypełnienie wszelkich spoczywających na
nim zobowiązań przewidzianych prawem;
6)
poniesienia wyłącznej odpowiedzialności wobec osób trzecich za wszelkiego rodzaju
straty i szkody oraz inne możliwe negatywne skutki powstałe w wyniku realizacji lub
niewłaściwej realizacji Działania.
Artykuł 7
Rozwiązywanie sporów
1. Strony będą dążyły do polubownego rozwiązywania sporów powstałych w związku z realizacją
niniejszej Umowy.
2. W przypadku braku możliwości polubownego rozwiązania sporu zostanie on rozstrzygnięty
przez sąd właściwy dla siedziby Operatora Programu.
Artykuł 8
Zmiany Umowy
1. Wszelkie zmiany warunków niniejszej Umowy muszą zostać sporządzone na piśmie w formie
aneksu, pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Wszelkie zmiany merytoryczne względem informacji zawartych na formularzu wniosku
aplikacyjnego wymagają wcześniejszego poinformowania i uzyskania zgody Operatora
Programu pod rygorem nieważności. Wnosząc o zmianę w zakresie informacji zawartych we
wniosku aplikacyjnym, Beneficjent zobowiązany jest przesłać stosowny wniosek do Operatora
w terminie co najmniej 7 dni kalendarzowych przed datą rozpoczęcia Działania, określoną
w art. 3.3, z wyjątkiem przypadków wystąpienia „siły wyższej” należycie uzasadnionych przez
Beneficjenta i zatwierdzonych przez Operatora.
5
Artykuł 9
Rozwiązanie Umowy
1.
Beneficjent może zrezygnować z przyznanego dofinansowania i rozwiązać Umowę bez
konieczności zapewnienia jakiegokolwiek odszkodowania z tego tytułu w terminie do dnia
otrzymania zaliczki. W przypadku późniejszego rozwiązania przez Beneficjenta Umowy,
Operator może domagać się częściowego lub całkowitego zwrotu kwot już wypłaconych na
mocy Umowy.
2.
Operator Programu może podjąć decyzję o rozwiązaniu Umowy ze skutkiem
natychmiastowym bez prawa Beneficjenta do żądania odszkodowania w przypadku
zaistnienia jednej z poniższych okoliczności:
1) w przypadku zmiany sytuacji prawnej, finansowej, technicznej, organizacyjnej lub
własnościowej Beneficjenta, która może mieć znaczny wpływ na Umowę lub stanowi
podstawę do zakwestionowania decyzji o przyznaniu dofinansowania;
2) Beneficjent nie dopełni istotnego zobowiązania spoczywającego na nim, na podstawie
warunków Umowy wraz z załącznikami;
3) Beneficjent złożył fałszywe oświadczenia w ramach realizacji Działania lub przedłożył
Raport końcowy niezgodny ze stanem faktycznym;
4) zostanie ogłoszona upadłość Beneficjenta, wszczęte zostało wobec niego postępowanie
likwidacyjne, układowe lub jakiekolwiek inne postępowanie o podobnym charakterze;
5) w przypadku, gdy całość kwoty dofinansowania została anulowana.
3.
Rozwiązanie Umowy, niezależnie od jego przyczyn, nie zwalnia Beneficjenta od obowiązku
przedstawienia Raportu końcowego z realizacji Działania zgodnie z postanowieniami art. 5.5
Umowy oraz do przechowywania dokumentacji związanej z jego realizacją zgodnie z art. 6.4
Umowy.
Artykuł 10
Ochrona danych
1. Beneficjent wyraża zgodę na udostępnianie, przechowywanie i przetwarzanie jego danych
osobowych dla celów związanych z realizacją niniejszej Umowy. Wszelkie dane osobowe
zawarte w Umowie będą przetwarzane zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie
danych osobowych (Dz. U. z 2002 Nr. 101 poz. 926, z późniejszymi zmianami).
2. Dane osobowe uzyskane w wyniku realizacji niniejszej Umowy będą przetwarzane wyłącznie
w związku z realizacją i rozpowszechnieniem rezultatów Działania przez Operatora
Programu, KPK, KMF i BMF oraz inne upoważnione do przeprowadzenia kontroli i audytu
instytucje.
3. Beneficjent może, na pisemny wniosek, uzyskać dostęp do swoich danych osobowych i
poprawić wszelkie nieprawidłowe lub niekompletne informacje. Wszelkie pytania dotyczące
przetwarzania jego danych osobowych Beneficjent winien kierować do Operatora Programu.
6
Artykuł 11
Postanowienia końcowe
1. Wszelka komunikacja związana z realizacją postanowień niniejszej Umowy będzie
kierowana do osoby do kontaktu ws. Działania, wskazanej we wniosku aplikacyjnym.
W przypadku zmiany osoby do kontaktu Beneficjent zobowiązany jest do niezwłocznego
poinformowania o tym fakcie Operatora Programu.
2. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla
każdej ze Stron. Beneficjent zobowiązuje się do odesłania 2 egzemplarzy niniejszej Umowy,
podpisanych przez swojego prawnego przedstawiciela w przeciągu 14 dni kalendarzowych
od daty otrzymania Umowy. W przypadku nieotrzymania podpisanych egzemplarzy Umowy
przez Operatora Programu w ww. terminie, Operator Programu zastrzega sobie prawo do
odstąpienia od jej zawarcia.
Załączniki do Umowy stanowią jej integralną cześć:
1.
Uprawnienie do reprezentowania Operatora Programu ….
2.
Uprawnienie do reprezentowania Beneficjenta …………….
3.
Instrukcja aplikowania do Funduszu Współpracy Dwustronnej – część „a” dla Programu
„Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa
kulturowego” w ramach MF EOG 2009-2014
4.
Formularz wniosku aplikacyjnego do Funduszu Współpracy Dwustronnej – część „a” dla
PL09 z dn. ………………. wraz z załącznikami
5.
Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie udzielania zamówień w ramach
Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego
2009-2014, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo
zamówień publicznych
Podpisy:
W imieniu Operatora Programu
W imieniu Beneficjenta
Podpisano w Warszawie
Podpisano w ……………
...................................................................
...................................................................
[imię, nazwisko, funkcja, pieczęć]
[imię, nazwisko, funkcja, pieczęć]
7