Elektroniczny PR

PROMOCJA
Jest tania i szybka, pozwala dostarczyæ adresatowi informacje gotowe do dalszego
przetwarzania – tekst, grafiki i zdjêcia. Trudno siê wiêc dziwiæ, ¿e skutecznie wypiera faks i coraz czêœciej jest wykorzystywana przez speców od public relations.
Mowa oczywiœcie o poczcie elektronicznej, nazywanej e-mailem, czy bardziej swojsko emali¹ lub Emili¹…
Elektroniczny PR
HM. GRZEGORZ
CA£EK
Ka¿dego dnia jako redaktor naczelny
„Czuwaj” otrzymujê bardzo wiele e-maili od
œrodowisk harcerskich – czy od dru¿yn i dru¿ynowych, czy z poziomu hufca lub chor¹gwi. Jeden z nich sta³ siê dla mnie inspiracj¹
(niestety, wcale nie pozytywn¹) do skreœlenia tych kilku s³ów na temat wykorzystywania w naszych dzia³aniach promocyjnych
poczty elektronicznej. Pewnym zaskoczeniem
mo¿e byæ fakt, ¿e w ogóle nie odniosê siê do
merytorycznej strony wysy³anej wiadomoœci,
lecz skoncentrujê siê wy³¹cznie na sprawach
formy. Okazuje siê bowiem, ¿e b³êdy pope³nione w tym zakresie bardzo czêsto powoduj¹, ¿e odbiorca nawet nie zajrzy do œrodka,
nawet nie zapozna siê z nasz¹ – byæ mo¿e
niezwykle interesuj¹c¹ – wiadomoœci¹.
Jakie warunki powinien spe³niaæ dobrze
przygotowany e-mail? Przede wszystkim powinien byæ:
· ³atwo identyfikowalny – aby odszukanie
go wœród setek otrzymanych maili nie stanowi³o ¿adnego problemu,
· zachêcaj¹cy – powinien wrêcz „wo³aæ”
do odbiorcy: „zajrzyj do œrodka, przeczytaj mnie koniecznie!”,
· nastawiaj¹cy pozytywnie – powinien wywo³ywaæ pozytywne skojarzenia nt. profesjonalizmu, sposobu dzia³ania czy osi¹gniêæ
nadawcy.
Jak to wygl¹da w praktyce? Najlepiej
uczyæ siê na cudzych b³êdach, dlatego poka¿ê najczêœciej pope³niane b³êdy oraz jakie jest
w³aœciwe postêpowanie – oczywiœcie na przyk³adzie wspomnianego na wstêpie e-maila.
6
B³¹d 1 – dziwny nadawca
Spójrzmy na pole „Od”. Okazuje siê, ¿e nadawc¹
jest „sekretariat”. Ale sekretariat czego? Mo¿e
so³tysa W¹chocka, mo¿e stowarzyszenia mi³oœników UFO, gimnazjum w Kaliszu, a mo¿e
jakiejœ partii politycznej? W ca³ej Polsce mamy
pewnie kilkaset tysiêcy przeró¿nych sekretariatów – wybór jest wiêc spory. Czêsto otrzymujê
te¿ wiadomoœci od… „ZHP”. Tu ju¿ zacieœnia-
biorcy wœciek³oœæ – wówczas nawet najciekawsza wiadomoœæ jest „spalona”.
Jak powinno byæ? Generalnie nale¿y uwa¿aæ na
za³¹czniki. Niektóre serwery po prostu je ucinaj¹, przez co wiadomoœæ dotrze do adresata
bez tego, co dla nas najwa¿niejsze. Jeœli nie
ma takiego problemu, wówczas nale¿y zwróciæ uwagê na dwie kolejne przeszkody: pojemnoœæ i parametry skrzynki (czêsto skrzynki
pocztowe maj¹ ograniczenia co do wielkoœci
jednorazowej przesy³ki) oraz szybkoœæ ³¹cza
(to, ¿e my mamy sta³e ³¹cze, wcale nie oznacza, ¿e nasi odbiorcy nie s¹ modemowcami).
Warto o tym pamiêtaæ i zastosowaæ jeden
z trzech wariantów: albo przesy³aæ wiadomoœci niedu¿e (np. do 0,5 MB), albo zawieraj¹ce
linki do pe³nych danych zapisanych na naszej
stronie internetowej, albo po prostu upewniæ
siê, ¿e takie du¿e e-maile mo¿emy przesy³aæ.
B³¹d 4 – nazwy plików
Jak widaæ nazwy wszystkich plików (i zdjêæ,
i tekstowego) s¹ nadane automatycznie przez
aparat cyfrowy albo program Word. Nie wygl¹da to zbyt profesjonalnie.
1
2
4
5
my kr¹g – jakieœ kilkanaœcie tysiêcy dru¿yn,
szczepów, hufców i innych jednostek.
Jak powinno byæ? Nazwa powinna jasno precyzowaæ, kto jest nadawc¹ wiadomoœci, np. „Komenda Hufca ZHP Kwidzyn” albo „Jan Medialny
– rzecznik prasowy Hufca ZHP £ask”. Warto
jednak pamiêtaæ, ¿e na czytelnoœæ nazwy wp³ywa tak¿e jej d³ugoœæ.
B³¹d 2 – brak tematu
Szkoda s³ów – po to wymyœlono pole „temat”,
¿eby wstêpnie zorientowaæ odbiorcê, jaki jest
temat wiadomoœci.
Jak powinno byæ? Przede wszystkim pole tematu
nie powinno pozostaæ puste. Z promocyjnego
punktu widzenia warto, aby temat nie tylko orientowa³ w zawartoœci e-maila, ale tak¿e zachêca³
do zajrzenia do œrodka, np. „Rozpalimy najwiêksze ognisko w Polsce”, „Czas na zmiany!”.
B³¹d 3 – monstrualne za³¹czniki
W przyk³adowym e-mailu za³¹czniki (zdjêcia
i tekst) s¹ naprawdê olbrzymie, co powoduje,
¿e ca³a wiadomoœæ ma ponad 10 MB! Trzeba
siê liczyæ z tym, ¿e to mo¿e wzbudziæ w od-
3
Jak powinno byæ? Nazwy powinny jednoznacznie kojarzyæ siê z nades³anym materia³em albo
z osob¹ nadawcy. Chodzi o to, aby odbiorca
widz¹c dany plik bezb³êdnie skojarzy³ go z konkretn¹ osob¹ lub konkretnym wydarzeniem, np.
„Obóz Viking”, „Grosik”.
B³¹d 5 – zero wstêpu
Czy w tym e-mailu widzisz jak¹ treœæ? Niestety
– pusto! Nie wiadomo, co to, po co, od kogo…
Jak powinno byæ? Nie chodzi o jakiejœ elaboraty, wystarczy, aby treœæ sk³ada³a siê z: powitania, zaproszenia do obejrzenia za³¹czników,
podpisu nadawcy.
B³¹d 6 – dziwne w³aœciwoœci pliku z tekstem
Bardzo czêsto zdarza siê, ¿e materia³y wysy³ane do mediów pisane s¹ na ró¿nych komputerach. Efektem s¹ wtedy bardzo dziwne wpisy
we w³aœciwoœciach dokumentu, które nie
œwiadcz¹ o profesjonalizmie.
Jak powinno byæ? Pola w³aœciwoœci powinny byæ
opisane zgodnie ze stanem faktycznym, warto
przynajmniej wpisaæ tytu³ (zgodny z tytu³em
materia³u), autora oraz firmê (tu: np. hufiec).
Wróæmy do sformu³owanych na wstêpie warunków. Czy omawiany e-mail je spe³ni³?
Oczywiœcie nie! Mo¿na powiedzieæ, ¿e by³o to kompletne przeciwieñstwo rozwi¹zania modelowego – anty-wzór, poniewa¿ wiadomoœæ ta:
· by³a trudna do zidentyfikowania (nic nieznacz¹cy nadawca, brak tytu³u),
· nie by³a interesuj¹ca (zero zawartoœci, brak tytu³u),
· nastawia³a negatywnie (ponad 10 MB objêtoœci!).
¯yczê samych skutecznych e-maili! :)
CZUWAJ | 12.2003
27