regulamin mediacji

Regulamin Mediacyjny
Niemieckich Izb Handlowych
Preambuła
1. Niemieckie Izby Handlowe za granicą, delegatury oraz przedstawicielstwa zagraniczne są
oficjalnymi reprezentantami Gospodarki Niemieckiej za granicą. Ich zadaniem jest
wspieranie stosunków handlowych i gospodarczych pomiędzy Niemcami a państwami
przyjmującymi oraz współdziałanie w rozwiązywaniu sporów pomiędzy przedsiębiorcami
uczestniczącymi w bilateralnym obrocie gospodarczym. Aby umożliwić realizację tego
zadania Niemieckie Izby Handlowe udostępniają przedsiębiorcom niniejszy Regulamin
Mediacyjny oraz tworzą odpowiednie struktury, w ramach których przeprowadzane jest
postępowanie mediacyjne zgodnie z niniejszym regulaminem.
2. Zgodnie z niniejszym Regulaminem Mediacyjnym celem postępowania mediacyjnego
bazującego na zasadzie dobrowolności jest wyeliminowanie rozbieżności pomiędzy
stronami poprzez zawarcie porozumienia przy wsparciu mediatora, z zachowaniem
poufności. Wszyscy uczestnicy postępowania mediacyjnego podejmują starania celem
jego sprawnego przeprowadzenia i pozytywnego zakończenia.
3. Niemiecka Izba Handlowa państwa, w którym strony zamierzają przeprowadzić
postępowanie mediacyjne (w dalszej części „Izba”) jest centrum mediacyjnym. Jako
centrum mediacyjne przejmuje w szczególności zadania powierzone jej na mocy
niniejszego Regulaminu, wspierając powodzenie postępowania mediacyjnego. Izba może
realizować te zadania we własnym zakresie lub przekazać ich realizację, na mocy umowy,
strukturom zewnętrznym.
ul. Miodowa 14
00-246 Warszawa
P.O. Box 62, 00-952 Warszawa
Tel. (+48 22) 53 10 500
Fax (+48 22) 53 10 600
www.ahk.pl
NIP: 526-10-29-063
DZ Bank Polska S.A. I O/Warszawa
Deutsche Bank Bonn
Izba Gospodarcza KRS: 93438
80 1740 0006 0000 3000 0020 8494 PLN
BLZ: 38070059, Konto: 0672444 EUR
Art. 1 Postanowienia ogólne
Niniejszy Regulamin Mediacyjny stosuje się w przypadku, gdy w umowie łączącej strony zawarta
została klauzula mediacyjna (Załącznik nr 2), lub gdy jedna ze stron złoży w centrum
mediacyjnym pismo inicjujące zgodnie z art. 4 ust. 1, a strona przeciwna lub pozostałe strony
wyrażą na to zgodę w piśmie sporządzonym zgodnie z art. 4 ust. 2.
Art. 2 Zachowanie poufności
1. Wszyscy uczestnicy postępowania mediacyjnego – strony, centrum mediacyjne, mediator
– oraz osoby włączone przez nich do postępowania podlegają obowiązkowi zachowania
poufności co do wszczęcia postępowania mediacyjnego, jego treści i zakończenia, chyba
że ujawnione w ten sposób informacje mogłyby zostać podane do wiadomości niezależnie
od postępowania mediacyjnego, strony wyraźnie zrezygnują z zachowania poufności lub
ujawnienie informacji jest nakazane ustawowo. Uczestnicy postępowania mediacyjnego
będą również traktować poufnie porozumienie kończące spór, chyba że jego ujawnienie
jest niezbędne do jego realizacji i egzekwowania.
2. Żaden z uczestników postępowania mediacyjnego nie może zostać powołany na świadka
przez którąkolwiek ze stron w sprawie faktów związanych w sposób bezpośredni lub
pośredni z postępowaniem mediacyjnym.
3. Za każde naruszenie zobowiązań określonych w ust. 1 i 2 osoba dopuszczająca się tych
naruszeń uiści stronie przeciwnej/pozostałym stronom karę umowną w wysokości 50%
wartości przedmiotu postępowania mediacyjnego, jednakże nie mniej niż 10.000,00 €.
Powyższe nie obowiązuje w przypadku, gdy wszystkie strony wyraziły uprzednio w formie
pisemnej zgodę na zachowanie niedozwolone opisane w ust. 1 i 2 lub, gdy obowiązek taki
wynika
z
bezwzględnie
obowiązujących
przepisów
prawa.
Strony
ponoszą
odpowiedzialność za osoby włączone przez nie do postępowania, w szczególności za
osoby zaufania oraz adwokatów.
4. Mediator może ujawnić informacje przekazane mu podczas spotkania indywidualnego
przez jedną ze stron drugiej stronie wyłącznie wówczas, gdy jego zdaniem przyczyni się to
do pozytywnego zakończenia postępowania.
2
5. Po zakończeniu postępowania mediacyjnego placówka mediacyjna oraz mediator są
zobowiązani do zniszczenia dokumentów dotyczących treści postępowania mediacyjnego,
o ile nie jest to sprzeczne z przepisami ustawowymi.
Art. 3 Mediator
1. Mediator powinien odbyć kształcenie z dziedziny mediacji obejmujące minimum 80 godzin
lekcyjnych w uznanej placówce kształcenia. Mediator powinien posiadać odpowiednie
umiejętności językowe i specjalistyczne, doświadczenie potwierdzające szczególne
kompetencje w międzynarodowym obrocie gospodarczym oraz powinien przeprowadzić
wcześniej przynajmniej trzy postępowania mediacyjne. Powinien również posiadać
ukończone studia wyższe, 5 lat doświadczenia zawodowego, wiek minimum 30 lat i
cieszyć się nieposzlakowaną opinią.
W danym przypadku placówka mediacyjna może powołać mediatora, który nie spełnia
wszystkich ww. wymogów.
2. Mediator wspiera w najlepszej wierze możliwie jak najszybsze znalezienie ostatecznego,
możliwego do przyjęcia i do wdrożenia porozumienia między stronami. Musi on zachować
przy tym bezstronność i niezależność oraz respektować obowiązujące prawo. Uwzględnia
on interesy stron, ich prawa i obowiązki, a także ewentualnie istniejące pomiędzy stronami
lub ogólnie przyjęte zwyczaje handlowe.
3. Mediatorem nie może być ten, kto w przeszłości zajmował się tym samym sporem w
charakterze arbitra, sędziego lub przedstawiciela jednej ze stron. Jeżeli powołany na
mediatora w przeszłości świadczył usługi doradcze lub działał w innym charakterze na
rzecz jednej ze stron, jest on zobowiązany do poinformowania o tym fakcie przed objęciem
funkcji.
4. Mediator zobowiązuje się nie świadczyć usług doradczych ani też nie reprezentować jako
adwokat żadnej ze stron w postępowaniu sądowym lub polubownym związanym z
przedmiotem postępowania mediacyjnego. W każdym przypadku naruszenia tego
zobowiązania uiści on stronie przeciwnej / pozostałym stronom karę umowną zgodnie z
art. 2 ust. 3.
3
5. Mediator, jeżeli uzna to za wskazane dla pozytywnego zakończenia postępowania
mediacyjnego, może włączyć do postępowania mediacyjnego osoby zaufania, za które
odpowiada bezpośrednio w pełnym zakresie.
Art. 4 Wszczęcie postępowania mediacyjnego
1. Wszczęcie postępowania mediacyjnego następuje po złożeniu pierwszego pisma (pisma
inicjującego) w placówce mediacyjnej oraz po uiszczeniu opłaty podstawowej. Pismo
inicjujące powinno zawierać:
•
klauzulę mediacyjną lub wyciąg z umowy nakazującej przeprowadzenie postępowania
mediacyjnego w przypadku zaistnienia sporu;
•
określenie Izby, przy której ma być prowadzone postępowanie mediacyjne oraz wyraźne
oświadczenie o poddaniu się Regulaminowi Mediacyjnemu Niemieckich Izb Handlowych;
•
skrótowe przedstawienie sprawy, rozbieżności zdań oraz żądań strony;
•
określenie strony przeciwnej lub stron przeciwnych wraz z adresami i danymi
kontaktowymi;
•
podanie co najmniej przybliżonej wartości przedmiotu sporu;
•
ewentualnie oświadczenie o zamiarze skierowania sporu do sądu arbitrażowego, w
przypadku braku porozumienia co do rozstrzygnięcia sporu w ciągu 45 (czterdziestu
pięciu) dni od daty wszczęcia postępowania mediacyjnego.
Do pisma inicjującego można załączyć dokumenty związane ze sporem.
2. Po wszczęciu postępowania placówka mediacyjna zwraca się do strony przeciwnej/stron
przeciwnych celem nakłonienia jej/ich do udziału w postępowaniu. Jeżeli strona ta wyrazi
zgodę na przeprowadzenie postępowania mediacyjnego, powinna poinformować o tym
centrum mediacyjne w ciągu 10 (dziesięciu) dni w formie pisemnej, uznając niniejszy
Regulamin Mediacyjny oraz dokonując wpłaty przypadającej na nią opłaty podstawowej.
3. W przypadku sporu pomiędzy kilkoma stronami, z których jedynie niektóre zdecydowały
się na udział w postępowaniu mediacyjnym, strony przystępujące do postępowania
zdecydują, czy postępowanie mediacyjne będzie kontynuowane. Strony poinformują o
swej centrum mediacyjne. Na wniosek tych stron, centrum mediacyjne poinformuje strony
nie biorące udziału w postępowaniu mediacyjnym o wszczęciu postępowania.
4
4. Centrum mediacyjne może ogłosić zakończenie postępowania mediacyjnego, jeżeli strona
przeciwna lub strony przeciwne wyraźnie odrzucą propozycję przeprowadzenia mediacji
lub nie odpowiedzą na pismo inicjujące.
5. Centrum mediacyjne wyznaczy mediatora odpowiedniego do danego postępowania oraz
informuje strony o jego wyznaczeniu. Wyznaczenie to jest wiążące dla stron, jeżeli żadna z
nich nie wniesie sprzeciwu w ciągu tygodnia od momentu poinformowania o wyznaczeniu
mediatora. W przypadku braku sprzeciwu w podanym terminie mediator niezwłocznie
skontaktuje się ze stronami. W przypadku sprzeciwu jednej ze stron centrum mediacyjne
wyznaczy innego mediatora. W przypadku braku porozumienia co do osoby mediatora
centrum mediacyjne może ogłosić zakończenie postępowania.
6. Jeżeli strony nie ustalą zgodnie języka, w którym ma być prowadzone postępowanie,
mediator może prowadzić postępowanie w jęz. niemieckim lub w języku państwa
przyjmującego.
Art. 5 Prowadzenie postępowania mediacyjnego
1. Placówka mediacyjna uzgadnia z mediatorem oraz ze stronami daty posiedzeń
mediacyjnych. Posiedzenia mediacyjne odbywają się zasadniczo w Izbie.
2. Strony uczestniczą w posiedzeniach mediacyjnych osobiście lub za pośrednictwem
należycie umocowanego pełnomocnika. Podczas posiedzeń może im towarzyszyć
adwokat lub inna osoba zaufania.
3. Jeżeli mediator uważa za wskazane konsultacje biegłych, może ich powołać, o ile strony
wyrażą na to zgodę.
4. Mediator poinformuje centrum mediacyjne o wyniku i czasie trwania posiedzenia
mediacyjnego oraz o dacie kolejnego posiedzenia.
5. Bez wyraźnej zgody stron postępowanie mediacyjne nie powinno trwać dłużej niż 45
(czterdzieści pięć) dni on momentu jego wszczęcia.
5
Art. 6 Zakończenie postępowania mediacyjnego
1. W przypadku pełnego lub częściowego rozstrzygnięcia sporu należy sporządzić pisemne
porozumienie.
Mediator
powinien
wspierać
strony
w
sporządzeniu
jasnego
i
wyczerpującego porozumienia. Mediator powinien zachęcić do zawarcia w porozumieniu
zapisu na sąd arbitrażowy. Podpisanie porozumienia przez strony oznacza zakończenie
postępowania mediacyjnego. Mediator niezwłocznie poinformuje o tym fakcie centrum
mediacyjne w formie pisemnej.
2. Strony mogą w każdej chwili zakończyć postępowanie mediacyjne, informując o tym
pisemnie centrum mediacyjne lub mediatora. Centrum mediacyjne oraz mediator mogą
zakończyć postępowanie mediacyjne w przypadku istnienia ważnych powodów, w
szczególności, gdy nie jest możliwe osiągnięcie porozumienia pomiędzy stronami.
Centrum mediacyjne poinformuje pisemnie uczestników postępowania mediacyjnego o
jego zakończeniu. W takim przypadku powinno ono wskazać stronom na możliwość
rozstrzygnięcia sporu w drodze postępowania arbitrażowego.
Art. 7 Wpływ na inne postępowania
1. Na czas trwania postępowania mediacyjnego strony zobowiązują się zaniechać
wszczynania postępowań sądowych lub arbitrażowych w celu dochodzenia roszczeń
będących przedmiotem postępowania mediacyjnego. W przypadku toczących się
postępowań sądowych lub arbitrażowych strony zobowiązują się wnieść o zawieszenie
tych postępowań na czas trwania postępowania mediacyjnego, jeżeli czas trwania
postępowania mediacyjnego wpływa na postępowanie sądowe lub arbitrażowe.
2. Ustalone przez strony umownie terminy wypełnienia praw i obowiązków będących
przedmiotem
postępowania
mediacyjnego
zostają
wstrzymane
na
czas
trwania
postępowania mediacyjnego.
Art. 8 Koszty postępowania mediacyjnego
1. Strony
ponoszą
koszty
postępowania
mediacyjnego.
Na
koszty
postępowania
mediacyjnego składają się opłata podstawowa, honorarium z tytułu prowadzenia
6
postępowania, oraz w przypadku osiągnięcia porozumienia honorarium z tytułu zawarcia
ugody a także wydatki placówki mediacyjnej oraz mediatora uzgodnione ze stronami.
2. W przypadku, gdy strona przeciwna/strony przeciwne nie wezmą udziału w postępowaniu
mediacyjnym, część opłaty podstawowej, o ile przekracza kwotę 500,00 €, podlega
zwrotowi. Opłatę podstawową należy uiścić również wówczas, gdy strony nie osiągną
porozumienia lub osiągną jedynie porozumienie częściowe. Honorarium z tytułu zawarcia
ugody należy uiścić w przypadku osiągnięcia porozumienia.
3. Strony ponoszą koszty postępowania mediacyjnego w częściach równych, o ile nie
zawarły one pisemnie innego porozumienia. Ich odpowiedzialność wobec centrum
mediacyjnego jest solidarna.
4. Strony wezwane przez centrum mediacyjne uiszczą zaliczkę lub zaliczki na honorarium z
tytułu prowadzenia postępowania oraz wydatki. Ewentualne dodatnie lub ujemne salda
podlegają wyrównaniu po zakończeniu postępowania mediacyjnego.
5. Opłata podstawowa, honorarium z tytułu prowadzenia postępowania oraz honorarium z
tytułu zawarcia ugody ustalane są zgodnie z Regulacjami Dotyczącymi Honorarium
załączonymi do niniejszego Regulaminu Mediacyjnego (załącznik nr 3).
Art. 9 Wersje językowe Regulaminu Mediacyjnego
1. Niniejszy Regulamin Mediacyjny został sporządzony w niemieckiej wersji językowej oraz w
wersjach językowych państw, w których działają Niemieckie Izby Handlowe. W
poszczególnych postępowaniach mediacyjnych obowiązują w równym stopniu niemiecka
wersja językowa oraz wersja w języku państwa, w którym prowadzone jest postępowanie
mediacyjne.
2. W przypadku ewentualnych rozbieżności pomiędzy obydwiema wersjami językowymi
placówka mediacyjna jest zobowiązana do dokonania wykładni budzących wątpliwości
norm zapewniającej zgodność ich treści przy uwzględnieniu całokształtu postanowień
Regulaminu Mediacyjnego.
7
3. Jeżeli wykładnia dokonana zgodnie z wytycznymi powyższego ustępu nie jest możliwa,
miarodajną jest wersja językowa Regulaminu Mediacyjnego sporządzona w języku
postępowania mediacyjnego.
4. W przypadku obowiązywania w poszczególnych państwach regulacji szczególnych w
oparciu o bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa krajowego zgodnie z załącznikiem
nr 1, postanowienia te uzupełniają lub zmieniają niniejszy Regulamin Mediacyjny w danym
państwie.
Art. 10 Wersja obowiązująca
Niniejszy Regulamin Mediacyjny stosuje się w wersji obowiązującej w chwili wszczęcia
postępowania mediacyjnego.
8
Załącznik nr 1
do Regulaminu Mediacyjnego
Niemieckich Izb Handlowych
Postanowienia szczególne dotyczące poszczególnych państw
I.
Postanowienia
uzupełniające
do
Regulaminu
Mediacyjnego
Niemieckich
Izb
Handlowych
[brak wpisu]
II.
Honoraria
Niemieckie Izby Handlowe ustaliły następujące honorarium mediacyjne/godz. (ceny nie zawierają
ustawowego podatku VAT)
Włochy: 200,00 €
Polska: 110 €
Hiszpania: 160 €
Węgry: 110 €
9
Załącznik nr 2
do Regulaminu Mediacyjnego
Niemieckich Izb Handlowych
Klauzula mediacyjna
Niemieckie Izby Handlowe proponują stosowanie następującej klauzuli mediacyjnej:
Niemiecki: Mediationsklausel
Zur Ausräumung jeglicher Meinungsverschiedenheiten über die Auslegung und/oder Umsetzung
dieses Vertrages oder im Zusammenhang mit diesem werden die Parteien vor Einleitung
gerichtlicher
oder
Mediationsordnung
schiedsgerichtlicher
der
Deutschen
Verfahren
einen
Einigungsversuch
Auslandshandelskammern
in
nach
……………..
der
(Staat)
durchführen.
Die Sprache des Mediationsverfahrens ist _______________.
Włoski: Clausola di mediazione
Prima di avviare procedimenti giudiziali oppure procedure arbitrali le parti effettueranno un
tentativo di mediazione secondo il Regolamento di Mediazione delle Camere di Commercio
tedesche all’estero per risolvere qualsiasi controversia derivante dall’interpretazione e/o
esecuzione del presente contratto o in relazione allo stesso.
Il Procedimento di Mediazione sarà eseguito in lingua __________________.
Angielski: Mediation clause
Any controversy relating to the execution and/or interpretation of this contract or connected to the
same shall be submitted to mediation in accordance with the Mediation Rules of the German
foreign Chambers of Commerce before initiating judicial or arbitration proceedings.
The language to be used in the mediation shall be ___________
Hiszpański: Clausula de Mediación
Cualquier controversia relacionada con la ejecución y/o interpretación de este contrato o
relacionado con él será sometido a la mediación de acuerdo al Reglamento de Mediación de las
10
Cámaras de Comercio Alemanas en el Extranjero antes de iniciar un procedimiento jurídico o
arbitral.
La lengua a usar en la mediación será el ______________
Wengierski: Mediációs záradék
A felek vállalják, hogy a rendes bíróság (vagy választott bíróság) előtti peres eljárást megelőzően
megkísérlik a jelen szerződésből eredő, vagy erre vonatkozó vitát a Német-Magyar Ipari- és
Kereskedelmi Kamara által kínált mediációs eljárás keretében rendezni.
A mediációs eljárás nyelve:______________________________
Polski: klauzula mediacyjna
W przypadku sporu wynikającego z wykładni i/lub wykonania niniejszej umowy lub w związku z
nią strony postanawiają, przed wszczęciem postępowania sądowego lub arbitrażowego,
prowadzić negocjacje w celu jego rozwiązania zgodnie z Regulaminem Mediacyjnym Niemieckich
Izb Handlowych w ........... (nazwa państwa).
Językiem postępowania mediacyjnego jest język ............
11
Załącznik nr 3
do Regulaminu Mediacyjnego
Niemieckich Izb Handlowych
Regulacje dotyczące honorarium
1. Opłata podstawowa
Wartość przedmiotu sporu
od
Opłata podstawowa od każdej ze stron
do
10.000,00 €
150,00 € *
10.001,00 €
25.000,00 €
250,00 € *
25.001,00 €
50.000,00 €
500,00 € *
50.001,00 €
100.000,00 €
750,00 € *
100.001,00 €
250.000,00 €
1.250,00 € *
250.001,00 €
500.000,00 €
2.000,00 € *
500.001,00 €
1.000.000,00 €
3.000,00 € *
1.000.001,00 €
2.500.000,00 €
4.000,00 € *
2.500.001,00 €
[brak wpisu]
5.000,00 € *
Wartość nieokreślona
2.000,00 € *
* każdorazowo z doliczeniem przypadającego ewentualnie podatku VAT
2. Honorarium z tytułu prowadzenia postępowania
Honorarium z tytułu prowadzenia postępowania jest naliczane godzinowo za czas poświęcony
przez mediatora na posiedzeniach mediacyjnych i indywidualnych spotkaniach ze stronami.
Rozlicza się minimum 4 godziny. Wysokość stawki godzinowej w poszczególnych krajach jest
uregulowana w postanowieniach szczególnych zamieszczonych w załączniku nr 1.
3. Honorarium z tytułu zawarcia ugody
Honorarium z tytułu zawarcia ugody wynosi 50% honorarium należnego z tytułu prowadzenia
postępowania mediacyjnego.
12