1 ZAPYTANIE OFERTOWE na usługę hotelową z wyżywieniem i

ZAPYTANIE OFERTOWE
na usługę hotelową z wyżywieniem i wynajmem sal szkoleniowych wraz z wyposażeniem
w ramach projektu
„Szkoła Współpracy. Uczniowie i rodzice kapitałem społecznym nowoczesnej szkoły”
współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, POKL 3.1.2
Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
Kod CPV: 55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe
Kod CPV: 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Kod CPV: 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
Kod CPV: 55130000-0 Inne usługi hotelarskie
Kod CPV: 55240000-4 Usługi w zakresie ośrodków i domów wypoczynkowych
I. ZAMAWIAJĄCY:
Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej
Centrum Mazowsze
ul. Długa 23/25, 00-238 Warszawa
II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach
finansowania oraz Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki, obowiązujących na dzień ogłoszenia zapytania. Zapytanie ofertowe zostanie wysłane do co
najmniej trzech potencjalnych wykonawców, udostępnione na stronie internetowej www.frdl.mazowsze.pl oraz
w siedzibie FRDL Centrum Mazowsze.
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
1. Przedmiotem zamówienia jest:
1.1 wynajem dwóch sal szkoleniowych, pierwszej na 50 uczestników w ustawieniu teatralnym i drugiej na 25
uczestników w ustawieniu szkolnym
1.2 usługa hotelowa: dostępność pokoi jedno- i dwuosobowych z łazienkami, wyżywienie: śniadanie, kolacja,
obiad i przerwy kawowe w podczas szkolenia.
2. Informacje szczegółowe:
2.1 termin – szkolenie planowane jest w terminie 08-09.11.2013r. lub 15-16.11.2013r. (piątek, sobota).
Zamawiający poda ostateczny termin do 23 października 2013r.
2.2 lokalizacja hotelu/ośrodka – Warszawa i okolice w odległości do 50km od dworca Warszawa
Centralna (odległość liczona na podstawie portalu: www.maps.google.pl). Sam hotel/ośrodek musi
znajdować się w odległości nie większej niż 300m od najbliższego dworca kolejowego lub przystanku
komunikacji miejskiej.
2.3 pokoje – dostępność pokoi jedno- i dwuosobowych, każdy wyposażony w pojedyncze łóżka oraz
łazienkę:
a) Oferent zapewni dostępność pokoi dla około 20 osób (ostateczna liczba osób zostanie podana na 10
dni przed terminem szkolenia) w nocy z 07/08.11.2013 lub z 14/15.11.2013
b) Oferent zapewni nocleg dla maksimum 55 osób, w nocy z 08/09.11.2013 lub z 15/16.11.2013
c) pokoje powinny znajdować się w tym samym budynku co sale szkoleniowe
d) Oferent dołączy do oferty zdjęcia oferowanego pokoju. W przypadku nie spełnienia standardów oraz
znacznych rozbieżności pomiędzy zdjęciami, a stanem faktycznym pokoi, Zamawiający zastrzega
sobie prawo do rezygnacji z oferty i zaproszenia do współpracy kolejnego Oferenta z listy
2.4 sale szkoleniowe – dostępne w dniu 07.11 od godziny 16.00, całodobowo w dniach 08-09.11.2013r. lub
w przypadku terminu 15-16.11.2013, dostępne w dniu 14.11 od godziny 16.00, całodobowo w dniach 1516.11.2013r.
a) sala nr 1 na 50 uczestników w ustawieniu teatralnym, z możliwością aranżacji na 25 uczestników w
ustawieniu szkolnym.
b) sala nr 2 na 25 uczestników w ustawieniu szkolnym.
1
Projekt „Szkoła Współpracy. Uczniowie i rodzice kapitałem społecznym nowoczesnej szkoły”
współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
c) sale powinny spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane
pomieszczeniom, w których organizowane są szkolenia
d) sale muszą mieć dodatkowy stolik dla prowadzących (2 prowadzących w każdej sali)
e) przed salą Oferent udostępni dodatkowy stolik dla „recepcji” szkolenia
f) sale muszą być wyposażone w sprzęt multimedialny niezbędny do przeprowadzenia szkolenia:
laptop, projektor multimedialny, ekran lub biała (bardzo jasna) ściana, łącze internetowe (stałe, wi-fi),
inne dodatkowe elementy: flipchart, flamastry; dostęp do ksero i faxu w budynku (w sytuacjach
awaryjnych).
g) sale powinny znajdować się w tym samym budynku co restauracja (wyżywienie).
h) Oferent dołączy do oferty zdjęcia oferowanych sal oraz miejsca gdzie będą świadczone usługi
cateringowe. W przypadku nie spełnienia standardów (czyste ściany, czysta podłoga/wykładzina,
pomieszczenie z oknami, nieuszkodzone meble, klimatyzacja, winda w przypadku sal na piętrze)
oraz znacznych rozbieżności pomiędzy zdjęciami, a stanem faktycznym sal, Zamawiający zastrzega
sobie prawo do rezygnacji z oferty i zaproszenia do współpracy kolejnego Oferenta z listy.
2.5 wyżywienie
a) 7.11.2013 lub 14.11.2013 - kolacja dla około 20 osób; ostateczna liczba osób podana na 10 dni
przed terminem szkolenia
b) 8.11.2013 lub 15.11.2013 – śniadanie dla około 20 osób; ostateczna liczba osób podana na 10 dni
przed terminem szkolenia
c) 8.11.2013 lub 15.11.2013 - obiad, kolacja dla 55 osób
d) 9.11.2013 lub 16.11.2013 – śniadanie i obiad dla 55 osób
e) Oferent zaproponuje 3 przykładowe MENU, z opcją MENU wegetariańskiego w tej samej cenie
(liczbę wegetarian Zamawiający poda najpóźniej na 10 dni przed terminem szkolenia)
2.6 przerwa kawowa w dniach 08 i 09.11.2013r. lub 15 i 16.11.2013r., całodniowa, uzupełniana w razie
potrzeby:
a) kawa, herbata, ciasteczka lub ciasto, wody gazowana, niegazowana, soki owocowe (nie napoje),
mleko (nie w proszku) lub śmietanka do kawy.
b) przerwa kawowa powinna być przygotowana w pobliżu sal szkoleniowych, co najmniej na pół
godziny przed jego rozpoczęciem szkolenia.
3. Pozostałe warunki
3.1 możliwość przyklejenia lub umieszczenia w inny sposób plakatu i programu szkolenia przy drzwiach
wejściowych (np. na stojakach – zapewnia oferent), na drodze do sal i w salach.
3.2 możliwości spędzania czasu wolnego, poza godzinami szkoleniowymi w budynku ośrodka lub na jego
terenie, w innych pomieszczeniach, przeznaczonych do spotkań ogólnych.
IV. NIE JEST DOPUSZCZALNE SKŁADANIE OFERT CZĘŚCIOWYCH ANI WARIANTOWYCH.
V.
DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA WYMAGANE DLA POTWIERDZENIA WARUNKÓW UDZIAŁU
W ZAMÓWIENIU:
1)
2)
3)
Załącznik nr 1 - formularz oferty
Załącznik nr 2 - skan podpisanego przez Wykonawcę oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia.
Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub
osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w
imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru
wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej,
pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku
przysposobienia, opieki lub kurateli.
zdjęcia oferowanego pokoju hotelowego, sal szkoleniowych, miejsca posiłków oraz propozycje
MENU, w tym MENU wegetariańskich.
2
Projekt „Szkoła Współpracy. Uczniowie i rodzice kapitałem społecznym nowoczesnej szkoły”
współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
VI. SPOSÓB WYCENY:
1)
2)
3)
Prosimy o podawanie cen brutto w tabelce stanowiącej Załącznik nr 1 (formularz oferty) - formularz
oferty musi zostać przesłany w postaci skanu oryginału podpisanego przez Oferenta oraz dodatkowo w
formie edytowalnej (forma edytowalna nie wymaga podpisu).
Zamawiający może prosić Oferentów o dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienie oferty. W takiej sytuacji
wszyscy Oferenci będą mieli szanse na takie same uzupełnienia.
Oferenci mogą zadawać pytania w trakcie okresu przygotowania oferty wyłącznie mailowo.
VII. POZOSTAŁE WARUNKI:
1)
2)
3)
4)
Z wyłonionym Wykonawcą zostanie podpisana umowa. Ustalone ceny nie mogą ulec zmianie przez cały
okres trwania umowy, niezależnie od ewentualnych zmian stawki VAT w kolejnych miesiącach.
Jeżeli zaoferowana cena przekroczy kwoty przewidziane w budżecie projektu, Zamawiający rozpocznie
negocjacje indywidualne z oferentami. Jeżeli w wyniku negocjacji nie uda się osiągnąć cen mieszczących
się w budżecie projektu, zapytanie ofertowe uznaje się za nieważne.
Płatności zaliczkowe są możliwe pod warunkiem posiadania na koncie środków projektowych z MEN.
Zaliczka nie może przekroczyć 40% wartości zamówienia.
Zamawiający zgłosi ostateczną liczbę noclegów i wyżywienia na 10 dni przed terminem szkolenia.
VIII. KRYTERIA WYBORU OFERT:
Kryterium oceny oferty będzie CENA – 100%
PUNKTACJA - porównanie między Oferentami: X – najniższa cena, Y – cena Oferenta A; punktacja Oferenta A
= X/Y
z uwzględnieniem poniższych warunków:
- jeżeli cena zaproponowana przez oferentów mieści się w budżecie projektu, a różnica kwot nie jest większa niż
10% (cena najniższa/cena wyższa), Zamawiający może wybrać droższą ofertę w dwóch przypadkach:
1) jeżeli oferent zapewni lepszy standard usług podstawowych (sale, wyżywienie)
2) jeżeli proponowane miejsce ma dogodniejszy dojazd.
Proszę o przesłanie oferty w terminie do 17 października 2013r. (czwartek) do godz. 16:00, wyłącznie na
adres e-mail: [email protected]. W tytule maila proszę dopisać: oferta na usługę hotelową i wynajem sal
szkoleniowych (TOT) w projekcie „Szkoła Współpracy”.
Pytania należy kierować do:
Ewa Pawlak
[email protected]
kom. 606 997 506
3
Projekt „Szkoła Współpracy. Uczniowie i rodzice kapitałem społecznym nowoczesnej szkoły”
współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego