Skarbnik - Tygodnik Solidarność

24
Zarządzanie finansami w związku
Skarbnik –
osoba numer jeden
Od tego, kto zostaje skarbnikiem danej jednostki organizacyjnej
związku, zależy bardzo wiele. To on bowiem pilnuje wydatków
i tworzy budżet. A ponieważ nasz świat zbudowany jest na
pieniądzach… to warto być skarbnikiem.
Maciek Chudkiewicz
Aby sprawnie przekazywać
pieniądze pochodzące ze składek
członkowskich do odpowiedniego
zarządu regionu oraz by nie wpaść
w tarapaty finansowe trzeba sprawnie prowadzić finanse związku.
Konkretne działania
Najmniejszą, podstawową komórką działającą w związku jest
organizacja zakładowa. Obejmuje swoim działaniem jednego pracodawcę, czyli nie można być jej
członkiem będąc zatrudnionym
w innej firmie (takich ograniczeń
nie ma organizacja międzyzakładowa). W tej podstawowej komórce związku osobą, która kieruje
działalnością finansową, jest skarbnik. Oczywiście swoich skarbników posiadają także wszystkie
inne jednostki związku: od zarządów regionów, przez branże aż
po Komisję Krajową NSZZ Solidarność. Osoba pełniąca funkcję
skarbnika i kierująca działalnością
finansową swojej komisji czuwa
nad prawidłowym zarządzaniem
związkowymi pieniędzmi. Pilnuje prawidłowego wpływu składek
członkowskich (gdy organizacja
jest bardziej rozbudowana musi
także np. prowadzić rejestr kół)
oraz zwraca uwagę na prawidłowe dzielenie tej składki. Zazwyczaj
także sama prowadzi lub nadzoruje księgowość danej organizacji, choć oczywiście zdarzają się
tak duże i liczne organizacje, że
do prawidłowego funkcjonowania
komisji i odpowiedniego zarządza-
nia finansami związku konieczne
jest wynajęcie księgowej lub biura
rachunkowego. Jednym z najważniejszych zadań, które stoją przed
skarbnikiem, jest przygotowywanie budżetu na dany rok. Ten budżet musi następnie zaakceptować i przyjąć komisja zakładowa.
Odpowiedzialność
Skarbnik odpowiada za prawidłowy
obieg dokumentów finansowych.
Musi więc m.in. akceptować (składając swój podpis) wszelkie rachunki, które reguluje dana komisja zakładowa. Oprócz tego razem
z przewodniczącym swojej komisji
zakładowej (lub wiceprzewodniczącym) podpisuje czeki oraz zobowiązania prawne komisji. Skarbnik
na zebraniach i posiedzeniach komisji informuje o stanie kasy komisji zakładowej oraz o wydatkach.
Zadaniem osoby odpowiedzialnej za związkowe pieniądze jest
przejrzyste i sprawne prowadzenie dokumentacji księgowej. Dzięki temu uniknie się przykrych konsekwencji podczas ewentualnej
kontroli skarbowej. Dokumenty
finansowe należy przechowywać
przez pięć lat. Bowiem tyle czasu
ma na skontrolowanie komisji odpowiednia instytucja skarbowa.
Komisja zakładowa może przyjąć plan finansowy, według którego będzie prowadzić swoje działania. Jeśli nie przyjmie takiego
planu, to każdy wydatek musi mieć
swoje odzwierciedlenie w odpowiedniej uchwale. Nikt nie może
samodzielnie podejmować decyzji odnośnie wydatków. Kopia
uchwały musi pozostać w archiwum komisji zakładowej. Wydatki statutowe, np. zasiłki z tytułu
urodzenia dziecka, nie muszą być
ujęte w planie finansowym ani zatwierdzone uchwałą. Można jednak zapisać tam te wydatki, jeśli
np. ktoś z członków komisji zakładowej spodziewa się dziecka.
Sprawozdania
Prowadząc dokumentację księgową KZ sporządza sprawozdanie
na potrzeby wewnętrzne (zgodnie
z par. 71 Statutu NSZZ Solidarność) oraz zewnętrzne (dla urzędu
i
W innych centralach związkowych
Organizacje związkowe na całym świecie finansują swoją działalność z różnych źródeł. W Polsce reprezentatywne centrale związkowe (NSZZ Solidarność, OPZZ oraz Forum Związków
Zawodowych) utrzymują się przede wszystkim ze składek otrzymywanych od swoich członków. Oprócz tego prowadzą różnego typu działalność, m.in. hotelarską w obiektach odziedziczonych jeszcze z poprzedniego systemu (czyli sprzed 1989 r.). Wynajmują także powierzchnie
w posiadanych przez siebie budynkach, często np. posłom zaprzyjaźnionych opcji politycznych.
Jak już wskazywaliśmy w poprzednich tekstach, składka członkowska osób zrzeszonych
w NSZZ Solidarność trafia na różne poziomy: 60 proc. środków pozostaje do dyspozycji
podstawowej jednostki organizacyjnej, pozostała część przekazywana jest do zarządu regionu. Natomiast zarząd część środków przeznacza m.in. na działalność sekretariatów branżowych, fundusze strajkowe, Komisję Krajową.
W innych polskich centralach związkowych sytuacja wygląda inaczej. W Ogólnopolskim Porozumieniu Związków Zawodowych i Forum Związków Zawodowych do centrali trafia od
kilku do kilkudziesięciu groszy. Tymczasem na zachodzie Europy sytuacja jest zgoła odmienna. Tam do centrali trafia zazwyczaj cała składka. Ale też oczekiwania członków związku są
inne. U nas wciąż popularna jest redystrybucja dóbr. Członkowie organizacji zakładowych
(czy międzyzakładowych) liczą, że płacąc regularnie składkę otrzymają za to np. świąteczną
paczkę w grudniu. Na zachodzie Europy świadomość walki o swoje prawa jest inna.
19 listopada 2010 r., nr 47
TS_47_2010.indb 24
11/12/10 4:10 PM
finanse w związku
skarbowego) zgodnie z art. 27.1.
ustawy o podatku dochodowym
od osób prawnych.
Po wykonaniu budżetu komisja
zakładowa sporządza sprawozdanie z jego wykonania. Zatwierdza
się je specjalną uchwałą, która
powinna być podjęta bez zbędnej zwłoki.
– Na koniec roku będziemy
przyjmować sprawozdanie, ale
najpierw będzie zatwierdzenie
wykonania budżetu. Komisja zatwierdzi to wykonanie. Po zatwierdzeniu pisze się sprawozdanie z wykonania budżetu, które następnie
trzeba przekazać do urzędu skarbowego. Tym będę się zajmował
jako skarbnik. Zależy mi na tym,
żeby wszystkie rzeczy związane
z prowadzeniem finansów związku traktowane były poważnie –
tłumaczy Marek Kulpa, skarbnik
NSZZ Solidarność w 4 Okręgowych Warsztatach Technicznych
w Żurawicy, uczestnik projektu
i szkoleń dla skarbników organizowanych w ramach projektu edukacyjnego „Zarządzanie finansami
w związku” realizowanego m.in.
przez wydawcę „Tygodnika Solidarność” i dofinansowanego przez
Narodowy Bank Polski.
Najpierw trzeba
przeanalizować
Każda jednostka organizacyjna opracowuje projekt preliminarza budżetowego, który ostatecznie przyjmowany jest uchwałą
jej władzy wykonawczej. Wyznacza też okres, na który budżet jest
uchwalany.
Można w ten sposób ustalić także ostateczny termin uchwalenia budżetu oraz dokonać w nim
zmian (nowelizacji). Szczegółowe
wytyczne w sprawie tworzenia budżetu jednostek organizacyjnych
związku zawiera uchwała Komisji Krajowej 10/06. Obowiązuje
od początku 2007 r.
Oprócz podanych wyżej informacji istotne jest, że w budżecie
nie muszą być wykazywane wpływy i wydatki dokonywane ze środków ofiarodawcy oraz dokonywane w ramach funduszy celowych
(par. 72.1 statutu NSZZ „S”). Bowiem w tym wypadku wydawanie
środków na cele statutowe związku i ich rozliczanie jest dokonywane przez władze wykonawcze
(par. 68 i 72.2–3 statutu).
Zanim dana komisja zakładowa (czy władze innej jednostki
NSZZ Solidarność) zatwierdzi
w formie uchwały projekt budżetu, musi najpierw przeanalizować uchwały tej jednostki (nie
tylko władzy wykonawczej) dotyczące spraw związanych z wydatkami, przeanalizować wydatki
budżetowe z poprzednich okresów i wnioski komisji rewizyjnej,
które mogą mieć znaczenie dla
wpływów lub wydatków. Ważne jest także, aby przyjąć budżet
mając pełną świadomość możliwości finansowych jednostki organizacyjnej oraz przyjąć założenia priorytetowe w danym okresie
budżetowym.
Co musi się znaleźć
w budżecie?
Zgodnie z uchwałą Komisji Krajowej preliminarz budżetowy to plan
finansowy, który powinien zawierać: planowane wpływy, wydatki,
rezerwę budżetową oraz określać
podstawowe uzasadnienie do pozycji budżetowych.
– Preliminarz to inaczej projekt
budżetu. Można go uchwalić na
trzy miesiące, pół roku albo rok
– informuje Marek Kulpa.
Szczegółowy plan budżetu można zobaczyć na stronie internetowej www.tygodniksolidarnosc.
com w zakładce Projekt edukacyjno-szkoleniowy.
Rezerwa budżetowa jednostek
organizacyjnych nie może przekraczać 1 proc. planowanych wpływów składki członkowskiej należnych organizacji za dany okres
budżetowy.
A za granicą…
25
i
W Niemczech 1 proc. składki pozostaje do dyspozycji organizacji zakładowej, zaś 99 proc. trafia do centrali, która
dysponuje nieporównanie większymi środkami niż w Polsce. Pieniędzy tych nie przeznacza się na zasiłki i prezenty
dla członków związku, lecz na odpowiednie, tj. merytoryczne i fachowe, przygotowanie do negocjacji z pracodawcami. We Francji znaczna część budżetu to rządowe subwencje dla organizacji związkowych. Zaś składki,
które obowiązkowo trafiają najpierw do centrali, są następnie dzielone między wszystkie struktury związku.
W Szwecji do centrali trafia ok. 4 proc. składek związkowych. 28 proc. trafia na fundusz ubezpieczenia od bezrobocia, a reszta do konkretnej federacji, do której należy dany pracownik.
Takie podejście do budżetu całego związku pozwala na
osiąganie celów na poziomie ponadzakładowym, narodowym. Przykładem tego są licznie podpisywane m.in.
w Niemczech czy Szwecji ponadzakładowe układy zbiorowe pracy o charakterze branżowym obejmujące wszystkich pracowników danego kraju. W Polsce, póki co, takich
rozwiązań nie udało się przeforsować. Specjaliści wskazują, że związki muszą ulegać dalszej profesjonalizacji.
W Europie występuje tendencja odchodzenia od pozostawiania funduszy w organizacjach zakładowych na rzecz
przekazywania pieniędzy do centrali, która dzięki znacznie większym środkom może prowadzić skuteczniejszą
walkę o prawa pracownicze na poziomie legislacyjnym.
– Ja przygotowałem już projekt
budżetu na przyszły rok. Powstał
przede wszystkim na podstawie
budżetu zeszłorocznego, tego,
który jeszcze obowiązuje. Potem
ten budżet zostanie zatwierdzony przez komisję zakładową. Albo
w takiej formie, ale zmienionej,
zaproponowanej przez członków
komisji. Nasz budżet jest podzielony na kilka podstawowych działów. Każdy z nich ma określony
fundusz. Cześć pieniędzy idzie do
jednego, część do drugiego itd. –
mówi Marek Kulpa.
W sprawozdawczości zewnętrznej baczną uwagę należy zwrócić
na trzy dokumenty. Organizacja
związkowa musi bowiem sporządzić i przekazać do urzędu skarbowego sprawozdanie finansowe,
w skład którego wchodzą: bilans,
rachunek wyników oraz informacja
dodatkowa (szerzej pisaliśmy o tym
w numerze 45/2010 „Jak rozliczyć
się ze skarbówką”). Sprawozdanie sporządza się na koniec roku
obrotowego (najczęściej jest nim
rok kalendarzowy) i przekazuje
do właściwego urzędu skarbowego w ciągu 10 dni od zatwierdzenia uchwałą Komisji Zakładowej.
Praktyczne działania z wykorzystaniem przygotowanego budżetu
pokażemy w dwóch następnych
tekstach tego projektu.
■
3URMHNWHGXNDF\MQRV]NROHQLRZ\UHDOL]RZDQ\SU]H]7\VRO6SʼnĎNÙ]RR
Z\GDZFÙù7\JRGQLND6ROLGDUQRœÉúGRILQDQVRZDQ\SU]H]1DURGRZ\%DQN3ROVNL
.RQWDNW]Z\NRQDZFDPLSURMHNWXG]LHQQLNDU]DPLLZ\NïDGRZFDPLğQDQVH#W\JRGQLNVROLGDUQRVFFRP
TS_47_2010.indb 25
11/12/10 4:10 PM