Relacja z Gdańskiego Forum Turystyki 15.05.2015 W piątek 15

Relacja z Gdańskiego Forum Turystyki 15.05.2015
W piątek 15-ego maja br. w Amber Expo odbyło się Gdańskie Forum Turystyki. Było to
wydarzenie organizowane przez Gdańską Organizację Turystyczną pod hasłem „Turystyka
biznesowa – liczby mają znaczenie!”. Przedstawiciele branży turystycznej dyskutowali z
ekspertami na temat znaczenia statystyki w kreowaniu wizerunku Gdańska i Regionu, a także
sposobów unowocześnienia procesu zbierania danych.
Spotkanie rozpoczął prezes Gdańskiej Organizacji Turystycznej, Łukasz Wysocki, który
podsumował efekty badań turystyki biznesowej z 2014 roku. Zestawienie danych z całej Polski,
przygotowane przez Poland Convention Bureau, zanotowało znaczny spadek ilości konferencji,
które odbyły się w województwie pomorskim. Ten zły wynik w porównaniu z resztą kraju jest
efektem trudności, jakie wystąpiły w procesie zbierania danych od obiektów konferencyjnych. Nie
odzwierciedla on więc rzeczywistego stanu turystyki biznesowej w regionie, lecz wpływa znacząco
na nasz wizerunek w świecie, chociażby przez niskie miejsce w rankingu ICCA.
Następnie głos zabrał dr Robert Bęben, Prezes Zarządu Pomorskiego Instytutu Naukowego
oraz wykładowca na Uniwersytecie Gdańskim. Zwrócił on zgromadzonym uwagę na pozornie
oczywisty fakt, że każdy człowiek do normalnego funkcjonowania potrzebuje możliwie
precyzyjnych informacji na temat otaczającego go świata. Pozyskiwanie wiedzy wiąże się jednak z
kosztami, które, co ciekawe, są równe niezależnie do rzetelności zdobytej informacji. Dlatego tak
ważne jest, aby gromadzona wiedzy była wiarygodna. Ta sama prawidłowość funkcjonuje
w biznesie, gdzie zaufane źródło informacji jest podstawą. Przepływ informacji jest tylko pozornie
transakcją jednostronną, gdyż często w roli użytkowników i źródeł mogą występować te same
podmioty.
Przed rozpoczęciem właściwej dyskusji głos zabrał jeszcze Tomasz Nadolny, Doradca
Prezydenta Miasta Gdańska ds. Innowacji. Nawiązując ponownie do znaczenia pozycji Trójmiasta
w rankingach turystycznych, przywołał zjawisko społecznego dowodu słuszności, który polega na
podejmowaniu decyzji zgodnych z zachowaniem innych osób, jeśli sami nie dysponujemy
rzetelnymi podstawami do ich podjęcia. Taką właśnie rolę pełnią przeróżne zestawienia –
zapewniają swoich odbiorców o słuszności wyboru danego miasta na miejsce konferencji, gdyż
wielu ludzi wcześniej dokonało takiego właśnie wyboru. Dowodzi to, że zbieranie danych nie jest
celem samym w sobie. Przywołane zostały przykłady Krakowa oraz Poznania, które zainwestowały
w stworzenie obszernych systemów i opracowań dotyczących przemysłów spotkań w tych
miastach. Temu podobne rozwiązania są szczególnie przydatne dla opanowania chaosu
informacyjnego, w którym wiele podmiotów zbiera te same dane, niepotrzebnie pomnażając czas
pracy konieczny na ich przygotowanie. Krokiem ku usprawnieniu gromadzenia użytecznych
informacji jest także dokładne zdefiniowanie potrzeb ich odbiorców oraz celów, którym miałyby
służyć, np. niwelowaniu sezonowości w pomorskiej turystyce biznesowej.
W odpowiedzi na poruszone kwestie organizatorzy zaprosili zgromadzonych gości do
zabrania głosu i podzielenia się swoimi opiniami lub wątpliwościami. Przedstawiciele gdańskich
hoteli podkreślali konieczność oddelegowywania pracownika do uzupełniania danych na
temat konferencji, co generuje koszty. Doceniając jednak wagę informacji, zaproponowane zostały
inne sposoby ich pozyskiwania, jak np. cotygodniowy kontakt telefoniczny z zaufanym
pracownikiem GOTu, który na bieżąco uzupełniałby informacje o wydarzeniach biznesowych. Inną
ciekawą sugestią była propozycja zbierania danych na temat zapytań, które nie zostały zrealizowane
przez dany obiekt oraz ewentualnie powodów zmiany lokalizacji danego wydarzenia. Podniesiono
także problem dublowania się informacji zbieranych przez różne instytucje. Na mocy ustawy hotele
zobowiązane są do przesyłania sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego. Część zawartych
w nich danych pokrywa się z tymi zbieranymi przez Gdańską Organizację Turystyczną, co jest
problemem wartym zaadresowania. Zasugerowano także, że w istniejącym modelu brakuje
obopólności i działałby on lepiej, gdyby obiekty osiągały z niego wymierne korzyści.
Podsumowując pierwszą część Forum, najważniejszymi poruszonymi kwestiami były:
 sposoby zmniejszenia uciążliwości zbierania danych dla obiektów
 poufność i ochrona danych handlowych przy równoczesnej wspólnej pracy na rzecz
pomorskiego rynku turystycznego
 segmentacja rynku – zarządzanie i godzenie różnych sfer turystyki, np. indywidualnej z
rynkiem spotkań
 ustalenie oczekiwań użytkowników względem przekazywanych im danych
 mechanizm nagradzania obiektów przekazujących informacje szybszym i pełniejszym do
nich dostępem.
Po przerwie kawowej, która była jedną z wielu okazji do networkingu, podjęto temat
tworzenia baz lub systemów, gdzie gromadzone byłyby bardziej kompleksowe dane z wielu źródeł.
Byłby to sposób na otrzymanie czystych i posortowanych informacji, które byłyby użyteczne dla
branży w dużo bardziej bezpośredni i przystępny sposób. Pan Tomasz Nadolny udowadniał, że ze
względu na obecne w naszej aktualnej wiedzy braki nie wiemy, czym charakteryzuje się dzisiejszy
pomorski rynek turystyczny. Kiedyś naszym klientem była osoba z innych rejonów Polski lub
obywatel Niemiec na nostalgicznej wycieczce. Dzisiaj, ze względu na dużej zmiany społeczne,
polityczne i gospodarcze, profil naszego turystyczny uległ znacznej przemianie, ale nikt tak
naprawdę nie wiem w co. Nie mam także wiedzy na temat czynników, które hamują rozwój branży,
gdyż różne segmenty rynku dysponują danym z co najwyżej ich najbliższego otoczenia. Ponownie
podkreślono, że poza partykularnymi interesami poszczególnych hoteli, branża ma wspólne cele i
stawia czoło wspólnym trudnościom.
Dlatego celem nowej strategii Gdańskiego Organizacji Turystycznej jest budowanie rangi i
wizerunku Gdańska i Regionu w oparciu o rzetelne i na bieżąco uzupełniane informacje o lokalnej
branży i ruchu turystycznym. Istnieją już co prawda źródła wiedzy o konkretnych sektorach rynku,
lecz posiadają one poważne mankamenty. Dostarczane przez firmy zewnętrzne informacje są często
okrojone, a pozyskanie ich wiąże się z dodatkowymi wydatkami. Dlatego powstanie nowego
systemu skupiającego wiedzę na temat lokalnego ruchu turystycznego stanowi istotny potencjał
rozwoju dla całej branży.
W tej kwestii głos zabrali przedstawiciele firmy PICTEC, która na zlecenie Gdańskiej
Organizacji Turystycznej podjęła się stworzenia koncepcji systemu, który byłby miejscem
gromadzenia danych z wielu źródeł dla lepszego oglądu sytuacji na pomorskim rynku
turystycznym. Nieformalnym hasłem projektu jest promowanie podejmowania decyzji biznesowych
w oparciu o dane, co zwiększy efektywność przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów. Cel ten
realizowany będzie poprzez:
 budowanie kultury współpracy
 rozszerzanie zakresu dostępnych danych
 skrócenie czasu raportowania – dane dostępne w kilka dni zamiast w następnym roku
 głębsza eksploracja danych
 podwyższenie ich jakości
 efektywna prezentacja danych – wszystko dostępne będzie w jednym miejscu, co umożliwi
porównywanie informacji z różnych źródeł, a zarazem zaoszczędzi czas
 zwiększenie dostępności raportów
 wszystko to w konsekwencji umożliwi efektywne użycie dostępnej wiedzy.
Innowacyjne sposoby pozyskiwania danych, które proponuje firma PICTEC to chociażby
geolokalizacja na podstawie danych od operatorów telefonii komórkowych, systemu TRISTAR czy
mediów społecznościowych. Do zbierania informacji o naszych gościach wykorzystane zostaną
także aplikacje mobilne, które pozwolą poznać ich ruchy oraz zadawać im konkretne pytania
odnośnie wrażeń. Proponowanym usprawnieniem przesyłu danych z obiektów jest zainstalowanie
wtyczek do funkcjonujących w nich już systemów rezerwacji. Zamiast opłaty z dostęp do systemu
będzie on działał na zasadzie wzajemności, co oznacza, że pełen dostęp będą miały te obiekty, które
będą skłonne do wcześniejszego przesyłania swoich danych. Co ważne, dostępna w tej sposób
wiedza będzie tym bardziej wartościowa, im więcej podmiotów zdecyduje się przystąpić do jej
wytworzenia.
Przy tak dużym i ambitnym przedsięwzięciu jakim jest wspomniany system najważniejsza
jest współpraca w ramach branży turystycznej i ciągłe konsultowanie kierunków rozwoju z jego
przyszłymi odbiorcami, takimi jak hotele czy biura podróży. Istnieje także możliwość, że
w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby użytkowników w systemie będzie istniała możliwość
dodawania nowych zapytań/kategorii danych, o które będzie on na bieżąco uzupełniany.
Siła i potencjał całego projektu leży we współpracy, dlatego wyrażamy nadzieje, że pomimo
nieobecności na piątkowym Forum, inni przedstawiciele branży także włączą się w budowę
naszego nowego systemu.
Barbara Chmielewska