Procedura Nr 1 - Wydział Elektroniki, Telekomunikacji i Informatyki

PROCEDURA WYDZIAŁOWA Nr 1
Data: 2013-11-28
Zmiana w systemie jakości
Strona 1/9
1. Cel i przedmiot procedury
Celem procedury jest umożliwienie dopasowywania Wydziałowego Systemu
Zapewnienia Jakości Kształcenia (WSZJK) do zmian zachodzących w procesie
kształcenia na Wydziale Elektroniki, Telekomunikacji i Informatyki oraz do
zmieniających się potrzeb uczestników tego procesu. Procedura opisuje sposób
wprowadzania zmian w Wydziałowym Systemie Zapewnienia Jakości Kształcenia, w
tym dodawania nowych procedur, zmiany lub wycofania procedur już istniejących w
tym systemie.
2. Zakres procedury
Procedura dotyczy wszystkich pracowników, studentów, doktorantów i słuchaczy
studiów podyplomowych Wydziału. Procedura opisuje ciągły proces pielęgnacji
Wydziałowego Systemu Zapewnienia Jakości Kształcenia począwszy od zgłaszania
potrzeb zmiany w tym systemie, przez analizę tych potrzeb i ich formalizowanie w
postaci odpowiednich wniosków, do zatwierdzenia lub odrzucenia wniosku i publikacji
zmiany w Wydziałowej Księdze Jakości.
3. Wykaz pojęć stosowanych w procedurze
Wydział – Wydział Elektroniki, Telekomunikacji i Informatyki Politechniki Gdańskiej;
System Jakości – Wydziałowy System Zapewnienia Jakości Kształcenia wdrożony
na Wydziale, wyrażony w formie Księgi Jakości;
Księga Jakości – Wydziałowa Księga Jakości Kształcenia – zatwierdzony i
opublikowany na Wydziale dokument zawierający opis Systemu Jakości wraz z
załącznikami (w tym z listą procedur stosowanych w ramach systemu jakości);
uczestnicy procesu kształcenia – pracownicy, studenci, doktoranci i słuchacze
studiów podyplomowych Wydziału;
WKZJK – Wydziałowa Komisja ds. Zapewnienia Jakości Kształcenia na Wydziale
Elektroniki, Telekomunikacji i Informatyki;
Forum Wydziałowe – internetowe forum dyskusyjne poświęcone jakości kształcenia
udostępnione przez Wydział pracownikom, studentom, doktorantom i słuchaczom
studiów podyplomowych Wydziału;
potrzeba zmiany – dowolnie opisany na Forum Wydziałowym problem związany z
funkcjonowaniem systemu jakości;
Wniosek – Wniosek o Zmiany w Systemie Jakości – dokument formalizujący
potrzeby zmian w Systemie Jakości (wzorzec dokumentu w załączniku nr 1);
Projekt Zmian – Projekt Zmian w Systemie Jakości – dokument opracowywany na
podstawie Wniosku precyzujący procesy i dokumenty Systemu Jakości, w których
zachodzi potrzeba zmiany, wraz z opisanym sposobem zmiany (wzorzec dokumentu
w załączniku nr 2);
jednostka organizacyjna – dziekanat, katedra, biuro lub sekcja należące do
struktury organizacyjnej Wydziału;
PROCEDURA WYDZIAŁOWA Nr 1
Data: 2013-11-28
Zmiana w systemie jakości
Strona 2/9
osoba odpowiedzialna – prodziekan, kierownik jednostki organizacyjnej lub inny
pracownik Wydziału wyznaczony przez przewodniczącego WKZJK do opracowania
Projektu Zmiany;
opiniujący – dziekan, prodziekani, kierownicy jednostek organizacyjnych lub inne
osoby, których dotyczą zmiany;
Zarządzenie – zarządzenie Dziekana Wydziału
Wydziałowej Księgi Jakości Kształcenia;
wprowadzające zmiany do
tabela zmian – nieodłączna część każdego dokumentu publikowanego w
Wydziałowej Księdze Jakości Kształcenia opisująca zmiany dokonywane w tym
dokumencie (wzorzec tabeli w załączniku nr 3);
4. Uprawnienia i odpowiedzialności
4.1. Wszyscy uczestnicy procesu kształcenia są uprawnieni do:
1. zgłaszania potrzeb
Wydziałowego,
zmian
w
Systemie
Jakości
za
pośrednictwem
Forum
2. zgłaszania potrzeb zmian w Systemie Jakości bezpośrednio do każdego z członków
WKZJK.
4.2. Każdy z członków WKZJK jest uprawniony do:
1. analizowania potrzeb zmian zgłaszanych na Forum Wydziałowym,
2. formułowania wniosków o zmiany w Systemie Jakości,
3. przedkładania Wniosków do przewodniczącego WKZJK.
4.3. Przewodniczący WKZJK odpowiada za:
1. zapoznanie się z przedłożonym Wnioskiem,
2. podjęcie decyzji o konieczności wprowadzenia zmian,
3. określania osoby odpowiedzialnej za przygotowanie Projektu Zmian oraz uzgodnienie
terminu przygotowania Projektu Zmian,
4. monitorowanie działań prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za przygotowanie
Projektu Zmian na każdym etapie jego przygotowywania,
5. ocenę zgodności przygotowanego Projektu Zmian z Wnioskiem,
6. przedłożenie przygotowanego Projektu Zmian dla Komisji w celu akceptacji,
7. skierowanie Wniosku zaakceptowanego przez Komisję do Dziekana Wydziału,
4.4. Osoba odpowiedzialna wyznaczona w p. 4.2.3 odpowiada za:
1. przygotowanie Projektu Zmian w terminie uzgodnionym z przewodniczącym WKZJK,
2. współpracę z przewodniczącym WKZJK na każdym etapie opracowywania Projektu
Zmian,
3. ewentualne przedłożenie przygotowanego Projektu Zmian do zaopiniowania
dziekanowi, prodziekanom, kierownikom jednostek organizacyjnych Wydziału lub
innym osobom, których dotyczą zmiany, jeżeli zakres zmian tego wymaga.
4.5. WKZJK odpowiada za:
1. zapoznanie się z Projektem Zmian,
PROCEDURA WYDZIAŁOWA Nr 1
Data: 2013-11-28
Zmiana w systemie jakości
Strona 3/9
2. akceptację lub odrzucenie Projektu Zmian.
4.6. Dziekan Wydziału odpowiada za:
1. konsultację Projektu Zmian o ile zakres zmian tego wymaga,
2. wprowadzenie zgodnie z Wnioskiem zaakceptowanym przez WKZJK zmian do
Wydziałowej Księgi Jakości Kształcenia w drodze Zarządzenia.
4.7. Dyrektor Administracyjny Wydziału odpowiada za:
1. wprowadzenie fizycznie zmian do Wydziałowej Księgi Jakości Kształcenia i na
stronach internetowych Wydziału – zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem i
Zarządzeniem Dziekana.
5. Opis postępowania w ramach procedury
1. Uczestnicy procesu kształcenia zgłaszają potrzeby zmiany:
a. poprzez wpisy na Forum Wydziałowym,
b. bezpośrednio do członków WKZJK
2. Każdy z członków WKZJK regularnie przegląda i analizuje wpisy na Forum
Wydziałowym.
3. Wynikiem analizy może być Wniosek o Zmianę w Systemie Jakości, który członek
WKZJK kieruje do przewodniczącego WKZJK.
4. Przewodniczący WKZJK zapoznaje się z przedłożonym Wnioskiem i podejmuje
decyzję o konieczności potrzeby wprowadzenia zmiany.
5. Przewodniczący WKZJK swoją decyzję odnotowuje na Wniosku i powiadamia o niej
osobę zgłaszającą Wniosek. W przypadku podjęcia decyzji o braku konieczności
wprowadzenia zmiany decyzja taka powinna zawierać uzasadnienie odmowy.
6. W przypadku podjęcia decyzji o konieczności wprowadzenia zmiany przewodniczący
WKZJK określa osobę odpowiedzialną za określony we wniosku fragment Systemu
Jakości i przekazuje tej osobie Wniosek do opracowania Projektu Zmian.
Przekazanie Wniosku musi zawierać uzgodniony termin przygotowania Projektu.
7. Osoba odpowiedzialna wyznaczona przez przewodniczącego WKZJK przygotowuje
Projekt Zmian.
8. Jeśli zakres zmian tego wymaga, osoba odpowiedzialna przedkłada Projekt Zmian do
zaopiniowania dziekanowi, prodziekanom, kierownikom jednostek organizacyjnych
Wydziału lub innym osobom, których dotyczą zmiany.
9. W uzgodnionym terminie
przewodniczącemu WKZJK.
osoba
odpowiedzialna
przekazuje
Projekt
Zmian
10. Przewodniczący WKZJK zapoznaje całą Komisję z Projektem Zmian
11. Komisja ocenia przedstawiony Projekt Zmian i podejmuje decyzję o jego akceptacji
lub odrzuceniu.
12. W przypadku odrzucenia Projektu Zmian procedura powtarza się od punktu 5.4.
13. Po akceptacji Projektu Zmian przewodniczący WKZJK kieruje Wniosek o Zmiany
Systemu Jakości do Dziekana Wydziału.
PROCEDURA WYDZIAŁOWA Nr 1
Data: 2013-11-28
Zmiana w systemie jakości
Strona 4/9
14. Dziekan podejmuje decyzję o zatwierdzeniu zmian lub cofnięciu wniosku do
Przewodniczącego WKZJK w celu korekty Wniosku. W tym drugim przypadku
procedura powtarza się od punktu 5.4.
15. Dziekan przekazuje do Dyrektora Administracyjnego Wydziału zatwierdzony Wniosek
wraz Zarządzeniem o wprowadzeniu zmian do Wydziałowej Księgi Jakości
Kształcenia.
16. Dyrektor Administracyjny Wydziału zgodnie z Zarządzeniem wprowadza
zaakceptowane zmiany do Wydziałowej Księgi Jakości Kształcenia odnotowując
dokonywane zmiany w Tabeli Zmian w każdym zmienionym dokumencie.
17. Następnie Dyrektor Administracyjny Wydziału publikuje zmiany w Wydziałowej
Księdze Jakości Kształcenia na stronach internetowych Wydziału.
18. Po wprowadzeniu zmian Dyrektor Administracyjny Wydziału zwraca zatwierdzony
Wniosek wraz z kopią Zarządzenia do przewodniczącego WKZJK.
19. Zgłoszone Wnioski, Projekty Zmian oraz kopie Zarządzenia przechowywane są przez
przewodniczącego WKZJK w Biurze Wydziału przez okres 5 lat.
6. Schemat interakcji między uczestnikami procesu zmiany
Forum
Wydziałowe
Uczestnicy
procesu
kształcenia
Strony
internetowe
wydziału
1a: Potrzeby
zmian
1b: Potrzeby
zmian
Przewodniczący
WKZJK
Osoba
odpowiedzialna
7: Opracowanie
projektu zmian
8: Przedłożenie
projektu zmian do
konsultacji
6: Wniosek o
zmianę – do
opracowania
9: Projekt
zmian
2: Analiza potrzeb
zmian
3: Wniosek o
zmianę
4: Analiza
wniosku
Członkowie
WKZJK
5: Potwierdzenie / Odmowa
przyjęcia wniosku
19:Archiwizacja
dokumentów
12: Decyzja
10: Projekt
zmian
WKZJK
13:Wniosek
11: Akceptacja
projektu zmian
18:Zatwierdzony Wniosek +
kopia Zarządzenia
14: Decyzja o
wprowadzeniu
zmian
Dziekan
15:Zatwierdzony Wniosek +
Zarządzenie
Wydziałowa
Księga jakości
Kształcenia
17: Zmiany
16: Zmiany
Dyrektor
Administracyjny
PROCEDURA WYDZIAŁOWA Nr 1
Data: 2013-11-28
Zmiana w systemie jakości
Strona 5/9
7. Schemat przebiegu procedury
Uczestnicy procesu
kształcenia
Członkowie WKZJK
Przewodniczący
WKZJK
Osoba
odpowiedzialna
Opiniujący
7: Opracowanie
projektu zmian
8:Konsultacje zmian
WKZJK
Dziekan
Dyrektor
Administracyjny
Start
1: Zgłaszanie
potrzeb zmian
2: Analizowanie
potrzeb zmian
3: Wniosek o
zmianę
4: Analiza wniosku
5: Potwierdzenie/
Odmowa przyjęcia
wniosku
[akceptacja]
6: Wniosek o
zmiany – do
opracowania
9: Projekt zmian
10:Przedłożenie
projektu zmian do
akceptacji
[odrzucenie]
11: Akceptacja
projektu zmian
12: Decyzja
[akceptacja]
13: Wniosek o
zmiany zaakceptowany
[cofnięcie]
14: Decyzja o
wprowadzeniu
zmian
15: Zatwierdzony
Wniosek +
Zarządzenie
16: Wprowadzenie
zmian do Księgi
17: Publikacja na
stronach Wydziału
18: Zatwierdzony
Wniosek + kopia
Zarządzenia
19: Archiwizacja
dokumentów
STOP
PROCEDURA WYDZIAŁOWA Nr 1
Data: 2013-11-28
Zmiana w systemie jakości
Strona 6/9
8. Dokumenty związane z procedurą
Uchwała Senatu Politechniki Gdańskiej nr 15/2012 z 21 listopada 2012 r. w
sprawie wprowadzenia Uczelnianego Systemu Zapewnienia i Doskonalenia
Jakości Kształcenia na Politechnice Gdańskiej.
9. Wykaz załączników
1. Wzorzec Wniosku o Zmiany w Systemie Jakości
2. Wzorzec Projektu Zmian w Systemie Jakości
3. Wzorzec Tabeli Zmian
Załącznik nr 1
do procedury zmiany w systemie jakości
WNIOSEK O ZMIANY SYSTEMU JAKOŚCI
Opis problemu:
Proponowane rozwiązanie:
Wnioskodawca:
………………………………………
Imię i Nazwisko
……………………………………………………
Stanowisko; jednostka organizacyjna (opcjonalnie)
…………..………………………
………………………………………
Data i podpis wnioskodawcy
Kontakt
Decyzja przewodniczącego Wydziałowej Komisji ds. Zapewnienia Jakości Kształcenia:
Przyjąć
wniosek
v Odrzucić z powodu:
1
Projekt zmian opracował:
……………………………………………………………………………………………………………………………
Imię i Nazwisko
……………………………………………………………………………………………………………………………
Stanowisko; Jednostka organizacyjna
……………………………………………………………………………………………………………………………
Kontakt
Termin realizacji zadania
…………..……………………………
Data i podpis osoby odpowiedzialnej za
zmianę
………………...
…………..……………………………
Data i podpis przewodniczącego WKZJK
Zatwierdzam zmiany:
…………..…………..…………….……………………
Data i podpis Dziekana
1
W załączniku
Załącznik nr 2
do procedury zmiany w systemie jakości
PROJEKT ZMIAN SYSTEMU JAKOŚCI
Procesy/procedury/dokumenty podlegające zmiany:
Proponowane zmiany:
Opracował:
…………………………………………………………………………………………………………
Imię i Nazwisko
…………………………………………………………………………………………………………
Stanowisko; jednostka organizacyjna
…………..…………………………………
Data i podpis osoby odpowiedzialnej
…………………………………………………………………………………………………………
Kontakt
Załącznik nr 3
do procedury zmiany w systemie jakości
TABELA ZMIAN
(do umieszczenia w każdym dokumencie Księgi Jakości)
L.p.
1.
Opis zmiany
Data
Zmianę wprowadził(a)