Przed uzupełnieniem raportu końcowego prosimy o

Instrukcja dotycząca raportowania w programie Comenius Partnerskie Projekty Regio – runda selekcyjna 2012
Instrukcja dotycząca raportowania w programie
Comenius Partnerskie Projekty Regio – runda selekcyjna 2012
Wstęp
Niniejszy dokument ma na celu pomoc beneficjentom programu Comenius Regio
w przygotowaniu raportu końcowego wymaganego artykułem IV i Załącznikiem III Umowy
na realizację projektu.
Raport końcowy powinien zostać złożony w formie elektronicznej i papierowej do Narodowej
Agencji najpóźniej do dnia 30 września 2014, jednak nie wcześniej, niż po zakończeniu
realizacji projektu.
Raport składany jest elektronicznie w systemie http://online.frse.org.pl
Pocztą tradycyjną prosimy wysłać raport na adres:
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Ul. Mokotowska 43
00-551 Warszawa
Z dopiskiem – Raport końcowy Comenius Regio
Raport końcowy ma na celu zapewnienie Narodowej Agencji informacji dotyczących
wdrażania projektu. Narodowa Agencja oceni raport, a płatności lub zwroty będą
dokonywane po zatwierdzeniu raportu, zgodnie z zapisami umowy oraz zasadami
Przewodnika dla beneficjentów 2012, część I Przepisy ogólne rozdział 4E i F.
Przy wypełnianiu formularza proszę wziąć pod uwagę informacje, które już Państwo podali
w formularzu wniosku. Jeżeli występuje niezgodność pomiędzy tym, co zostało zaplanowane
i przeprowadzone, proszę wyjaśnić powody zaistniałych rozbieżności.
Należy uważnie śledzić układ formularza i wypełnić wszystkie zawarte w nim pola. Proszę
upewnić się, że wszelkie stosowane przez Państwa skróty są przejrzyście wyjaśnione.
Raport musi być podpisany przez osobę upoważnioną do zawierania umów w imieniu
instytucji beneficjenta.
Raport wypełniany jest w języku polskim, oprócz części C – Podsumowanie do
opublikowania, która wypełniana jest w języku angielskim.
1
Instrukcja dotycząca raportowania w programie Comenius Partnerskie Projekty Regio – runda selekcyjna 2012
Układ raportu końcowego
Raport końcowy składa się z czterech części:
– Informacje ogólne;
– Część A dotycząca projektu jako całości, której treść należy uzgodnić z partnerami
z kraju partnerskiego;
– Część B dotycząca danego regionu, łącznie z częścią finansową projektu. Ta część nie
musi być uzgodniona z partnerami z kraju partnerskiego;
– Część C – podsumowanie przeznaczone do publikacji obejmujące rezultaty, wpływ
oraz wnioski płynące z realizacji partnerskiego projektu Comenius Regio jako całości;
Partnerzy powinni uzgodnić treść podsumowania. Podsumowanie tej samej treści
powinno zostać przesłane do obu Narodowych Agencji;
Informacje ogólne
W pierwszej części raportu końcowego beneficjent powinien przedstawić informacje
dotyczące własnej instytucji i instytucji partnerskich zaangażowanych w projekt.
Informacje powinny być aktualne na dzień podpisania raportu końcowego. Oznacza to, że
jeżeli wystąpiła zmiana partnera lub zmiana adresu, dane w raporcie końcowym mogą nie
zgadzać się z danymi w formularzu wniosku lub raporcie postępu.
Część A
Część A dotyczy całości projektu. Instytucje z obydwu regionów powinny uzgodnić treść
tej części raportu. Taka sama treść części A powinna zostać przedstawiona w raportach
końcowych składanych w obydwu Narodowych Agencjach.
1. CELE I WYNIKI PROJEKTU PARTNERSKIEGO
1.1. Cele projektu
Beneficjent powinien podać ogólną charakterystykę celów projektu i wyjaśnić, czy te cele
zostały osiągnięte (należy odnieść się do pkt. C.3 i C.6 formularza wniosku).
1.2. Działania i rezultaty projektu
W tym punkcie należy opisać główne działania zrealizowane w ciągu 2 lat trwania projektu
wraz z głównymi rezultatami, jakie zostały osiągnięte. Jeśli ma to zastosowanie, należy
wyjaśnić powody odstępstw od działań i/lub rezultatów planowanych we wniosku
o dofinansowanie (Załącznik I do umowy).
1.3. Podział zadań
Beneficjent powinien przedstawić podział zadań między regionami realizującymi projekt.
1.4. Współpraca i komunikacja
Beneficjent powinien opisać, czy współpraca i komunikacja (np. wideokonferencje, e-maile,
rozmowy telefoniczne, regularna korespondencja, newslettery) pomiędzy regionami
realizującymi projekt i instytucjami w regionach była odpowiednia i efektywna.
1.5. Wpływ projektu
Beneficjent powinien na poziomie europejskim przedstawić wpływ oraz rezultaty współpracy
w ramach projektu. Należy wskazać, czy wyniki projektu miały wpływ na różne grupy
2
Instrukcja dotycząca raportowania w programie Comenius Partnerskie Projekty Regio – runda selekcyjna 2012
docelowe, na instytucje realizujące projekt, na społeczność lokalną, na inne organizacje
działające w tym samym obszarze tematycznym.
Informacje dotyczące wpływu na poziomie krajowym, regionalnym lub lokalnym są
wymagane w części B i nie należy ich przedstawiać tutaj.
1.6. Europejska wartość dodana
Beneficjent powinien przedstawić europejską wartość dodaną projektu, np. czy projekt
osiągnął rezultaty, które nie zostałyby osiągnięte poprzez działania prowadzone wyłącznie
na poziomie krajowym. Należy wskazać czy projekt wspomógł współpracę europejską
w ramach edukacji szkolnej w uczestniczących regionach.
2. EWALUACJA I MONITOROWANIE
Należy przedstawić opis metod monitorowania i ewaluacji wykorzystanych
w projekcie (częstotliwość oraz zastosowane sposoby zbierania informacji np.
kwestionariusze, survey, informacja zwrotna od uczestników działań projektowych).
Beneficjent powinien również opisać główne wnioski z monitorowania i ewaluacji oraz
zmiany, jakie zostały dokonane w projekcie na podstawie tych wniosków.
3. UPOWSZECHNIANIE I WYKORZYSTANIE WYNIKÓW – TRWAŁOŚĆ PROJEKTU
Beneficjent powinien zaprezentować, w jaki sposób upowszechniane były rezultaty projektu
(np. produkty, publikacje, konferencje) na poziomie europejskim (poziom krajowy zostanie
opisany w części B). Należy również podać, jak rezultaty mogą zostać wykorzystane
w innych krajach oraz jeśli dotyczy, jak przedstawia się plan kontynuowania współpracy
w ramach projektu.
4. NAPOTKANE PROBLEMY
Beneficjent powinien opisać problemy napotkane podczas wdrażania projektu oraz sposoby,
w jaki zostały one rozwiązane. Informacje powinny być jak najbardziej szczegółowe,
ponieważ może to pomóc w udoskonaleniu działania akcji Comenius Regio
w przyszłości.
Część B
W części B raportu końcowego beneficjent powinien przedstawić wdrażanie projektu na
poziomie regionalnym/lokalnym oraz zaangażowanie organizacji partnerskich w regionie.
5. DANE ILOŚCIOWE
Podanie poniższych danych ilościowych pomoże Narodowej Agencji i Komisji Europejskiej
w uzyskaniu statystyk odnośnie kwestii, których dotyczy projekt.
A. Mobilność
Beneficjent powinien przedstawić całkowitą liczbę uczestników zaangażowanych
w mobilność z własnego regionu. Dane powinny dotyczyć osób z władz regionalnych
i lokalnych, nauczycieli i przedstawicieli pozostałych instytucji partnerskich. Dane powinny
również uwzględniać osoby ze specjalnymi potrzebami oraz przedstawiać przekrój według
płci osób zaangażowanych w mobilność. W przypadku mobilności osób ze specjalnymi
potrzebami, liczba zaangażowanych osób towarzyszących (jeśli dotyczy) również powinna
być podana.
3
Instrukcja dotycząca raportowania w programie Comenius Partnerskie Projekty Regio – runda selekcyjna 2012
B. Tematy
Beneficjent powinien wskazać główne obszary tematyczne, których dotyczył projekt. Należy
podać maksymalnie 3 tematy, ułożone w kolejności od najważniejszego (proszę skorzystać
z tematów umieszczonych w Załączniku 1). Jeżeli żadna z proponowanych klasyfikacji nie
pasuje do Państwa tematu, proszę dodać nowy temat. Ta część umożliwia Państwu
uaktualnienie informacji zawartych w formularzu wniosku, jeśli zachodzi taka potrzeba.
6. DZIAŁANIA W RAMACH PARTNERSKIEGO PROJEKTU
Należy opisać wszystkie działania podjęte w Państwa regionie łącznie z datą, opisem
działania oraz zaangażowanymi partnerami. Jeżeli jakakolwiek inna organizacja brała udział
w projekcie, należy również podać nazwę organizacji oraz miasto i kraj, w którym ma
siedzibę.
Należy również podać, czy wszystkie planowane działania zostały zrealizowane, a jeśli nie,
wyjaśnić, które działania nie zostały zrealizowane i dlaczego. Jeżeli pewne przeprowadzone
działania były różne od zaplanowanych na etapie wniosku, proszę wyjaśnić dlaczego.
7. ROZPOWSZECHNIANIE I WYKORZYSTANIE REZULTATÓW – TRWAŁOŚĆ
Należy przedstawić, w jaki sposób rozpowszechniane były rezultaty projektu na poziomie
krajowym/regionalnym/lokalnym (bez uwzględnienia poziomu europejskiego opisanego
w części A). Należy również opisać, jak rezultaty i produkty projektu mogą zostać
wykorzystane przez inne organizacje. Jeżeli organizacje z danego kraju uczestniczące
w projekcie planują kontynuację współpracy, proszę podać w jaki sposób (nawet jeżeli
Państwa plany są ciągle na etapie roboczym).
8. SUGESTIE/ZALECENIA
Proszę zamieścić swoje komentarze i sugestie dotyczące udoskonalenia zasad realizowania
projektów w ramach akcji Partnerskie Projekty Regio.
Część finansowa raportu
Przed uzupełnieniem tej części raportu należy uważnie przeczytać tekst umowy na
dofinansowanie realizacji projektu oraz zasady sformułowane w Przewodniku dla
Wnioskodawców Programu LLP 2012, Część I: Ogólne regulacje, rozdziały 4E i 4F.
9. DZIAŁANIA W ZAKRESIE MOBILNOŚCI
Należy podać jakie dofinansowanie mobilności Państwo otrzymali (skala od 4 wyjazdów
w ramach mobilności na bliskie odległości, do 24 wyjazdów w ramach mobilności na dalekie
odległości). Muszą zostać podane wszelkie różnice pomiędzy planowaną a zrealizowaną
liczbą mobilności.
Należy przedstawić szczegółowe opisy mobilności odbytych w ramach projektu. Każdy
wyjazd należy opisać osobno. Opis powinien zawierać informacje dotyczące organizacji
przyjmującej, docelowego miejsca podróży, daty rozpoczęcia wizyty, długości jej trwania
oraz liczby osób uczestniczących (jeżeli osoby ze specjalnymi potrzebami brały udział, należy
o tym również wspomnieć). Tabela powinna zawierać informacje dotyczące celu podróży,
podejmowanych działań oraz wyników tych działań. Powinny zostać przedstawione
szczegółowe informacje dotyczące uczestników.
Wartość końcowa dofinansowania mobilności zostanie określona przez Narodową Agencję
zgodnie z zasadami zawartymi w załączniku IV do Umowy.
4
Instrukcja dotycząca raportowania w programie Comenius Partnerskie Projekty Regio – runda selekcyjna 2012
10. CAŁKOWITE KOSZTY PROJEKTU NIEZWIĄZANE Z MOBILNOŚCIĄ
Beneficjent powinien przedstawić wszystkie koszty niezwiązane z mobilnością poniesione
w ramach projektu podczas okresu obowiązywania Umowy.
Narodowa Agencja będzie:
i) oceniać uprawnienie raportowanych kosztów niezwiązanych z mobilnością według
kryteriów wyszczególnionych w art. 14 Warunków Ogólnych Umowy oraz art. X Warunków
Szczególnych oraz przepisów finansowych Przewodnika dla Wnioskodawców Programu LLP
2012;
ii) weryfikować przestrzeganie limitów wyznaczonych w Załączniku IV do Umowy
„Uprawnienie kosztów” oraz jeśli zajdzie taka potrzeba, odpowiednio zmniejszać koszty
zaakceptowane jako uprawnione;
iii) weryfikować czy transfery kwot dofinansowania pomiędzy tymi pozycjami (koszty
personelu, wyposażenia, podwykonawstwa, pozostałe koszty bezpośrednie) nie przekraczają
10% kwoty każdej z kategorii dla której są przeznaczone, bez możliwości przekroczenia
całkowitej kwoty kosztów kwalifikowanych określonych w Załączniku II;
iv) weryfikować, czy nie występuje transfer kwot dofinansowania do/z kwoty zryczałtowanej
wyznaczonej w art. III.1.a) Umowy;
v) weryfikować czy wniesiony został wkład rzeczowy (artykuł 14.5 Warunków Ogólnych
Umowy, Część B – przepisy finansowe)
vi) weryfikować czy został wygenerowany dochód z racji realizowania projektu (aneks IV
Umowy – zmniejszenie kwoty dofinansowania), który powinien zostać odliczony od
ostatecznej kwoty dofinansowania.
vii) weryfikować, czy całkowita wartość dofinansowania dla kosztów niezwiązanych
z mobilnością nie przekracza 75% uprawnionych kosztów niezwiązanych z mobilnością, oraz
nie przekracza 25000 EUR oraz pierwotnej wartości dofinansowania przyjętej dla kosztów
niezwiązanych z mobilnością. NA ograniczy swój wkład do kwoty, która jest niższa spośród
dwóch wymienionych.
NA zmniejszy końcową wartość dofinansowania jeżeli został wygenerowany dochód
z realizacji projektu (artykuł 14.5 Warunków Ogólnych Umowy, Część B – przepisy
finansowe). Jeżeli końcowa wartość dofinansowania jest wyższa niż płatność początkowa,
otrzymają Państwo płatność końcową wyrównującą bilans. Jeżeli jest ona niższa niż płatność
początkowa, zostaną Państwo poproszeni o zwrot różnicy do Narodowej Agencji.
Część raportu przedstawiająca całkowite koszty projektu niezwiązane z mobilnością składa
się z czterech tabel: podwykonawstwo, sprzęt, pozostałe koszty oraz koszty personelu a także
tabeli podsumowującej. Beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia wszystkich kosztów
projektu i uwzględnienia wkładu rzeczowego (artykuł 14.5 Warunków Ogólnych Umowy,
Część B – przepisy finansowe)
– W tabeli „podwykonawstwo” beneficjent podaje poniesione koszty zadania lub usługi
zlecone stronom trzecim, nazwę organizacji zajmującej się podwykonawstwem; daty
świadczenia usług i koszty.
5
Instrukcja dotycząca raportowania w programie Comenius Partnerskie Projekty Regio – runda selekcyjna 2012
– W tabeli „wyposażenie” beneficjent podaje wszelkie koszty zakupu, wynajmu lub
leasingu sprzętu (w celu zapoznania się z zasadami zob. Rozdział 4.F.
Część I Przewodnika dla Wnioskodawców Programu LLP 2012). Szczegółowe
informacje dotyczące daty zakupu, wskaźnika wykorzystania oraz amortyzacji
również powinny zostać przedstawione.
– W tabeli „pozostałe koszty bezpośrednie” beneficjent podaje typ pozostałych
poniesionych kosztów (w celu zapoznania się z zasadami zob. Rozdział 4.F,
Część I Przewodnika dla Wnioskodawców Programu LLP 2012), datę zakupu oraz
koszty. Koszty podróży i utrzymania dla osób trzecich (w celu zapoznania się
z zasadami zob. Rozdział 4.F Koszty utrzymania i podróży, Część I Przewodnika dla
Wnioskodawców Programu LLP 2012) powinny zostać wymienione w tabeli
„pozostałe koszty bezpośrednie – dane dotyczące kosztów podróży i utrzymania”
(Aneks I przedstawia maksymalne wartości, które nie mogą być przekroczone dla
kosztów utrzymania dla roku 2012).
– W tabeli „koszty personelu” beneficjent podaje wszelkie koszty personelu instytucji
realizujących projekt pracującego bezpośrednio nad projektem. Szczegółowe
informacje dotyczące kategorii personelu, dni roboczych i kosztu za dzień pracy
również powinny zostać podane. Zastosowanie mają tu zasady dotyczące uprawnienia
kosztów personelu wymienione w art. 14.2 Warunków Ogólnych Umowy, a także
maksymalne pułapy kosztów personelu zawarte w Przewodniku dla Wnioskodawców
Programu LLP 2012.
Proszę pamiętać, że VAT jest kosztem nieuprawnionym, chyba że Beneficjent może wykazać,
że nie może odzyskać VAT. W takim przypadku konieczne jest udowodnienie takiego stanu
rzeczy (art. 14.4 Warunków Ogólnych Umowy, Część B – przepisy finansowe). Jeśli
Beneficjent może odzyskać VAT, koszty wykazane w pozycjach: podwykonawstwo,
wyposażenie, pozostałe koszty bezpośrednie i koszty personelu nie powinny zawierać VAT.
11. Podsumowanie
Zasady ogólne:
– Beneficjent przedstawia wszelkie koszty faktycznie poniesione podczas okresu trwania
projektu oraz konieczne do wdrożenia projektu.
– Całkowita wartość dofinansowania nie może przekroczyć 45 000 euro.
– Koszty podwykonawstwa nie mogą przekroczyć 30% całkowitych kosztów
uprawnionych projektu, łącznie z kwotą zryczałtowaną dla mobilności.
– Koszty wyposażenia nie mogą przekroczyć 10% całkowitych kosztów uprawnionych
projektu, łącznie z kwotą zryczałtowaną dla mobilności.
– Transfer pomiędzy pozycjami nie przekracza 10% wartości kwoty każdej z kategorii
dla której jest przeznaczony, bez możliwości przekroczenia całkowitej kwoty kosztów
kwalifikowanych określonych w Załączniku II.
– Koszty pośrednie realizacji projektu nie są uprawnione do dofinansowania.
Część C: Podsumowanie przeznaczone do publikacji
Wyczerpujące podsumowanie wyników, wniosków oraz wpływu projektu przeznaczone do
publikacji należy opracować według szablonu zawartego w raporcie końcowym.
Partnerzy powinni uzgodnić treść podsumowania. Podsumowanie tej samej treści powinno
zostać przesłane do obu Narodowych Agencji.
6
Instrukcja dotycząca raportowania w programie Comenius Partnerskie Projekty Regio – runda selekcyjna 2012
Podsumowanie przeznaczone do publikacji – w języku angielskim – zostanie sformatowane
do druku jako samodzielny dokument w wersji papierowej. Podsumowanie powinno być
skierowane do szerokiego grona odbiorców, w tym do opinii publicznej. Należy się upewnić
czy:
Jest ono odpowiedniej jakości, aby możliwa była bezpośrednia publikacja przez
Narodową Agencję i/lub Komisję.
Jest wyczerpujące i opisuje pracę wykonaną w celu osiągnięcia celów projektu:
głównych wyników, wniosków oraz ich potencjalnego wpływu i zastosowania. Należy
uwzględnić wszystkie grupy docelowe, w tym decydentów dla których wyniki
projektu mogą być istotne.
Zapewnia następujące informacje:
o Dane kontaktowe do realizatorów projektu;
o Adres oficjalnej strony internetowej projektu, jeżeli taka jest dostępna;
Jakość podsumowania przeznaczonego do publikacji będzie oceniona przez eksperta
z Narodowej Agencji z kraju koordynatora projektu, który jeżeli zajdzie taka potrzeba, będzie
się kontaktował z koordynatorem w celu poprawienia podsumowania.
7
Instrukcja dotycząca raportowania w programie Comenius Partnerskie Projekty Regio – runda selekcyjna 2012
ANEKS I
maksymalne wartości dofinansowania dla roku 2012 (wartości w EUR) 1
Kraj
Kraj
1
Koszty
utrzymania
maksymalne
stawki
Personel
maksymalne stawki
Skrót
Manager
Researcher
Teacher
Trainer
Technical Administrative
Maksymalne
stawki dzienne
Belgique/Belgie - BE
Bulgaria- BG
Ceska Republika - CZ
Danmark - DK
Deutschland - DE
Eesti - EE
Ellas - EL
Espana -ES
France - FR
Ireland - IE
Italia - IT
Kypros - CY
Latvija - LV
Lithuania - LT
Luxembourg - LU
Magyarorszag - HU
Malta - MT
Nederland - NL
Oesterreich - AT
Polska - PL
Portugal - PT
Rumania- RO
Slovenija -SI
Slovensko -SK
Suomi - FI
Sverige - SE
United Kingdom - UK
Island - IS
Liechtenstein - LI
Norge - NO
BE
BG
CZ
DK
DE
EE
EL
ES
FR
IE
IT
CY
LV
LT
LU
HU
MT
NL
AT
PL
PT
RO
SI
SK
FI
SE
GB
IS
LI
NO
460
40
134
361
419
102
279
321
435
309
454
316
78
75
496
107
119
305
449
109
258
84
240
95
368
360
355
338
449
440
360
26
88
284
310
73
218
212
351
328
298
217
63
55
331
79
99
262
302
77
181
51
161
54
255
256
334
219
302
345
240
22
72
236
221
59
142
163
257
239
200
142
50
42
282
57
74
212
244
51
122
34
109
45
196
226
231
193
244
311
214
15
53
197
203
42
118
117
193
178
174
96
38
34
197
44
58
170
194
39
77
28
89
34
163
176
153
151
194
239
232
145
195
311
220
175
220
227
269
253
247
194
172
168
232
184
191
242
246
179
197
161
208
186
277
275
312
235
340
340
Schweiz / Suisse /
Svizzera / Svizra
CH
Hrvatska
HR
Turkey - TR
TR
478
141
86
354
102
60
252
66
42
232
49
36
340
214
190
LLP Guide 2012, Part , Chapter 4F, Table 5a and 5b
8