Instrukcja wypełniania sprawozdania z realizacji zadania publicznego

INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA SPRAWOZDANIA
Załącznik nr 3
SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE* / KOŃCOWE*) 1)
z wykonania zadania publicznego
Niepotrzebne skreślić
Nazwa zadania zgodna z nazwą zawartą w § 1 ust.1 umowy.
........................................................................................................................................................................................................................................................
(nazwa zadania)
Termin wykonania zadania zgodny w § 3 ust. 1 umowy (dd/mm/rrrr).
w okresie od ...................................................... do .........................................................,
Podać numer umowy np.: SK.III…….../2008.
określonego w umowie nr .....................................................................,
Data podpisania umowy.
zawartej w dniu .........................................................., pomiędzy
Np. Miastem Zielona Góra.
Pełna nazwa organizacji pozarządowej / podmiotu / jednostki organizacyjnej.
......................................... a ...............................................................................................................................................................................................
(nazwa organu zlecającego)
(nazwa organizacji pozarządowej/* podmiotu/* jednostki organizacyjnej/*)
Niepotrzebne skreślić
Faktyczny termin złożenia sprawozdania (termin składania sprawozdania podany jest w umowie) – obowiązuje data wpływu do urzędu.
Data złożenia sprawozdania: ............................................................................................
Część I. Sprawozdanie merytoryczne
1. Czy zakładane cele i rezultaty zostały osiągnięte w wymiarze określonym w ofercie? Jeśli nie – dlaczego?
Punkt 1 sprawozdania jest odpowiedzią na pkt 3 (cele zadania) i pkt 6 (zakładane rezultaty realizacji zadania) części II złożonej oferty.
Należy w nim opisać szczegółowo wszystkie informacje znajdujące się we wspomnianych punktach, a w szczególności:
- należy opisać szczegółowo, czy i jak założone cele zadania zostały osiągnięte i zrealizowane. Jeśli nie zostały zrealizowane należy
wyjaśnić, dlaczego (wyjaśnić odstępstwa od założeń oferty);
- należy opisać grupę, do której skierowane było zadanie w odniesieniu do zapisów umieszczonych w ofercie (podać jej liczebność
i istotne cechy np. wiek, płeć, miejsce zamieszkania, status materialny);
- należy opisać jak realizowane zadania wpłynęło na wybraną grupę adresatów.
2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem działań partnerów i podwykonawców 2)
Punkt 2 sprawozdania jest powiązany ze szczegółowym opisem zadania, harmonogramem planowanych działań, źródłem
finansowania oraz partnerami biorącymi udział w realizacji zadania i podwykonawcami, o których jest mowa w ofercie.
Przede wszystkim należy tutaj:
- opisać szczegółowo (data, miejsce, czas), w jaki sposób zaplanowane w ofercie działania zostały zrealizowane,
- opisać szczegółowo rolę, jaką spełnili partnerzy podczas realizacji zadania, którzy wzięli udział w zaplanowanym zadaniu, zgodnie
z założeniami złożonej wcześniej oferty.
UWAGA! Jeżeli w ramach realizacji zadania nie przewidziano udziału partnerów, to dopisujemy: „Nie dotyczy. W ramach zadania nie
zaplanowano udziału partnerów”.
3. Liczbowe określenie skali działań, zrealizowanych w ramach zadania (należy użyć tych samych miar, które były zapisane
w ofercie realizacji zadania, w części II pkt 5).
Należy podać informacje o liczbach związanych z realizacją zadania, np.: ilość osób uczestniczących w programie, ilość
zorganizowanych imprez, wycieczek, ilość dni programowych, ilość wydanych plakatów, ulotek, liczba przeszkolonych osób, itp.
Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków
1.
Zgodnie z układem w kosztorysie do umowy.
Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł)
Poprzednie okresy sprawozdawcze
(narastająco) *
Całość zadania
Lp.
Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne
i administracyjne związane
z realizacją zadania)
koszt
całkowity
z tego
z dotacji
z tego
z finansowych
środków
własnych,
środków
z innych
źródeł oraz
wpłat
i opłat
adresatów *
1.
2.
Zgodnie
z kosztorysem do umowy
(kosztorys ozn. zał. nr 3 do umowy
tzw. zaktualizowany kosztorys).
Zgodnie z kosztorysem
do umowy.
3.
koszt
całkowity
z tego
z dotacji
z tego
z finansowych
środków
własnych,
środków
z innych
źródeł oraz
wpłat
i opłat
adresatów *
1. W przypadku, gdy składane
jest sprawozdanie częściowe
z rozliczenia z I transzy,
poprzedni okres sprawozdawczy
jest tożsamy z bieżącym
okresem sprawozdawczym
(kolumna druga jest tożsama
z kolumna trzecią).
koszt
całkowity
z tego
z dotacji
z tego
z finansowych
środków
własnych,
środków
z innych
źródeł oraz
wpłat
i opłat
adresatów *
1. W przypadku sprawozdania
częściowego należy określić
faktycznie poniesione wydatki
w danym okresie
sprawozdawczym.
2. W przepadku sprawozdania
końcowego należy określić
faktycznie poniesione wydatki
związane z realizacją całości
zadania. Ta kolumna jest
sumą danych wydatków
z I i II transzy.
Ogółem
2. W przypadku sprawozdania
końcowego należy określić
wydatki, finansowane
z I transzy dotacji.
Bieżący okres sprawozdawczy w przypadku sprawozdania
końcowego - za okres
realizacji zadania
2.
Rozliczenie ze względu na źródło finansowania
Należy określić, z jakiego źródła i w jakiej wysokości był finansowany koszt realizacji zadania (ta tabela musi być odzwierciedleniem tabeli:
„Przewidywane źródła finansowania zadania” znajdującej się w złożonej ofercie).
Źródło finansowania
Całość zadania
(zgodnie z umową)
zł
%
Poprzednie okresy
sprawozdawcze
(narastająco) *
zł
%
Bieżący okres
sprawozdawczy w przypadku sprawozdania
końcowego - za okres
realizacji zadania
zł
%
Koszty pokryte z dotacji
Koszty pokryte z finansowych środków własnych,
środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów *
(z tego wpłaty i opłaty adresatów zadania ……… zł)
Ogółem:
100%
100%
100%
Uwagi mogące mieć znaczenie przy ocenie realizacji budżetu:
Jakiekolwiek zmiany względem podpisanego kosztorysu w umowie należy odpowiednio uargumentować, zarówno mniejsze koszty
całkowite, jak i większe. Jest to również miejsce na informacje dotyczące przyczyn ewentualnego zwrotu dotacji.
........................................................................................................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................................................................................
3. Zestawienie faktur (rachunków) 3)
Zestawienie tylko tych faktur / rachunków, które dotyczą rozliczenia dotacji. Nie ma wymogu wpisywania faktur / rachunków dotyczących
środków własnych.
Lp.
1.
2.
3.
Numer dokumentu
księgowego
Numer pozycji
kosztorysu
Należy podać numer
faktury / rachunku, które były
związane z realizacją zadania
(tych opłaconych w całości lub
w części z otrzymanej dotacji).
Zgodnie
z kolejnymi
rubrykami
w kosztorysie –
zał. 3 do umowy.
Data
Nazwa wydatku
Data
wystawienia
faktury /
rachunku.
Nazwa wydatku
zawarta w treści
faktury / rachunku.
Kwota
(w zł)
Z tego ze środków
pochodzących
z dotacji (w zł)
Podać wysokości
Podać
kwoty z faktury /
pełną kwotę
faktury/rachunku rachunku, która jest
rozliczana z dotacji.
Część III. Dodatkowe informacje.
Należy w uzasadnionych przypadkach podać istotne informacje mające bezpośredni związek z realizacją zaplanowanego działania.
.....................................................................................................................................................................................
……………………………………………………………………...…………………………………………..……
Załączniki: 4)
Do niniejszego sprawozdania załączyć należy dodatkowe materiały mogące dokumentować działania faktyczne podjęte przy realizacji
zadania (np.: listy uczestników, publikacje, plakaty, ulotki, materiały szkoleniowe, zdjęcia, itp.).
UWAGA! Dodatkowe materiały są obligatoryjnym załącznikiem sprawozdania częściowego / końcowego.
1. ............................................................
2. ............................................................
3. ............................................................
Oświadczam (-my), że:
1)
od daty zawarcia umowy nie zmienił się status prawny organizacji pozarządowej*/ podmiotu*/ jednostki organizacyjnej*/,
2)
3)
wszystkie podane w niniejszym sprawozdaniu informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym i faktycznym,
zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane za środki finansowe uzyskane w ramach umowy zostały dokonane zgodnie
z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.- Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz.177, z późn. zm.),
wszystkie kwoty wymienione w zestawieniu faktur (rachunków) zostały faktycznie poniesione.
4)
Niepotrzebne skreślić
Pieczęć organizacji pozarządowej/podmiotu/jednostki organizacyjnej
…………………………………………………………………………………
(pieczęć organizacji pozarządowej/* podmiotu/* jednostki organizacyjnej/*)
Niepotrzebne skreślić
........................................................................................
(podpis osoby upoważnionej lub podpisy
osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu
organizacji pozarządowej/* podmiotu/* jednostki organizacyjnej/*)
Niepotrzebne skreślić
Zgodnie z zapisem w KRS lub innym dokumencie
określającym sposób reprezentacji oferenta.
Jeżeli osoby uprawnione nie dysponują pieczątkami imiennymi należy podpisać się
pełnym imieniem i nazwiskiem z zaznaczeniem pełnionej funkcji.
Poświadczenie złożenia sprawozdania
Adnotacje urzędowe (nie wypełniać)
_______________
* Niepotrzebne skreślić
POUCZENIE
Sprawozdania składa się osobiście lub nadsyła przesyłką poleconą w przewidzianym w umowie terminie na adres organu zlecającego.
1)
Sprawozdanie częściowe i końcowe sporządzać należy w okresach określonych w umowie.
Opis musi zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem zawartym w ofercie, która była podstawą przygotowania
umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie wszystkich planowanych działań, zakres, w jakim zostały one zrealizowane, i wyjaśnienie ewentualnych
odstępstw w ich realizacji, zarówno w odniesieniu do ich zakresu, jak i harmonogramu realizacji.
2)
Do sprawozdania załączyć należy spis wszystkich faktur (rachunków), które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji.
Spis zawierać powinien: nr faktury (rachunku), datę jej wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części pokryta ona została
z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi. Każda z faktur (rachunków) powinna być opatrzona na odwrocie pieczęcią organizacji, podmiotu lub
jednostki organizacyjnej oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta
oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja ta powinna być podpisana przez osobę
odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji.
W przypadku wspierania zadań publicznych, Zleceniodawca może żądać faktur (rachunków) dokumentujących pokrycie kosztów ze środków
Zleceniobiorcy. W związku z tym, Zleceniobiorca może rozszerzyć tabelę „Zestawienie faktur (rachunków)” - punkt II.3 – poprzez dodanie
kolumny „ z tego finansowanych ze środków własnych”.
Do sprawozdania załącza się faktury (rachunki), które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji, które należy
przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych.
3)
Do niniejszego sprawozdania załączyć należy dodatkowe materiały mogące dokumentować działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania (np. listy
uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji), jak również dokumentować konieczne działania
prawne (kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych).
4)