WZÓR SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE*/KOŃCOWE*)1) z

WZÓR
SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE*/KOŃCOWE*)1)
z wykonania zadania publicznego
.........................................................
(nazwa zadania)
w okresie od ........... do ............,
określonego w umowie nr ..............,
zawartej w dniu .............................................................., pomiędzy
................................................................. a ...................................................................
(nazwa organu zlecającego)
(nazwa organizacji pozarządowej*/podmiotu*/
jednostki organizacyjnej*)
Data złożenia sprawozdania: .....................
Część I. Sprawozdanie merytoryczne
1. Czy zakładane cele i rezultaty zostały osiągnięte w wymiarze określonym w ofercie? Jeśli nie –
dlaczego?
Należy opisać czy i jak założone cele zadania zostały osiągnięte i zrealizowane (należy
szczegółowo opisać założone cele – zapis „założone cele zostały zrealizowane w 100 %” jest
zapisem niewystarczającym).
Punkt 1 sprawozdania jest odpowiedzią na pkt 3 części II złożonej oferty.
2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem działań partnerów i podwykonawców2)
Należy szczegółowo opisać (data, miejsce, czas), w jaki sposób zaplanowane w ofercie działania
zostały zrealizowane. Opis powinien być zgodny z układem zawartym w ofercie. Należy podać
czas ich realizacji oraz wyjaśnić pojawienie się ewentualnych odstępstw.
Jeśli jest to sprawozdanie częściowe to należy opisać, jakie do tej pory działania zostały
zrealizowane, zgodnie z zaplanowaną w ofercie kolejnością.
Wszystkie odstępstwa muszą być opisane i wyjaśnione.
Punkt 2 sprawozdania jest odpowiedzią na pkt 4 części II złożonej oferty.
3. Liczbowe określenie skali działań, zrealizowanych w ramach zadania, /należy użyć tych samych
miar, które były zapisane w ofercie realizacji zadania, w części II pkt 5/.
Należy opisać grupę, do której skierowane było zadanie w odniesieniu do zapisów
zamieszczonych w ofercie. Podać liczebność i istotne cechy, np. wiek, płeć, miejsce zamieszkania,
status materialny. Opisać jak zrealizowane zadanie wplynęło na wybraną grupę adresatów.
UWAGA! Liczba beneficjentów musi być zgodna z liczbą podaną w ofercie.
Punkt 3 sprawozdania jest jest odpowiedzią na pkt 5 części II złożonej oferty.
Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków
1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł)
Należy określić poszczególne rodzaje kosztów.
Ta tabela musi być odzwierciedleniem tabeli: Kosztorys ze względu na rodzaj kosztów - znajdującej
się w złożonej ofercie lub korekty kosztorysu, jeśli była wymagana.
Lp Rodzaj kosztów Całość zadania
(koszty
merytoryczne i
administracyjne
związane z
realizacją
zadania)
.
(zgodnie z umową)
Ogółem
koszt z tego z
całko dotacji
wity
Poprzednie okresy sprawozdawcze
(narastająco)*
z tego z
koszt
finansowych całkowity
środków
własnych,
środków z
innych
źródeł oraz
wpłat i opłat
adresatów*
Bieżący okres sprawozdawczy
– w przypadku sprawozdania
końcowego – za okres
realizacji zadania
z tego z z tego z
koszt
dotacji finansowych całkowity
środków
własnych,
środków z
innych
źródeł oraz
wpłat i opłat
adresatów*
z tego z z tego z
dotacji finanso
wych
środków
własnyc
h,
środków
z innych
źródeł
oraz
wpłat i
opłat
adresató
w*
2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania
Należy określić z jakiego źródła i w jakiej wysokości (wnioskowana kwota dotacji, środki własne)
był finansowany koszt realizacji zadania. W tabeli należy uwzględnić wyłącznie środki
finansowe.
Ta tabela musi być odzwierciedleniem tabeli: Kosztorys ze względu na źródło finansowania –
znajdującej się w złożonej ofercie lub korekty kosztorysu jeśli była wymagana.
Źródło finansowania
Całość zadania
(zgodnie z umową)
Poprzednie okresy
sprawozdawcze
(narastająco)*
Bieżący okres
Sprawozdawczy – w przypadku
sprawozdania końcowego – za
okres realizacji zadania
zł
zł
zł
%
%
%
Koszty pokryte z dotacji
Koszty pokryte z
finansowych środków
własnych, środków z
innych źródeł oraz wpłat i
opłat adresatów *
/z tego wpłaty i opłaty
adresatów zadania
........................................
zł/
Ogółem:
100%
100%
100%
Uwagi mogące mieć znaczenie przy ocenie realizacji budżetu:
W uwagach mogących mieć znaczenie przy ocenie realizacji zadania – należy objaśnić wybrane
pozycje budżetowe, które wymagają dodatkowych objaśnień i uzasadnienia oraz poza finansowy
wkład własny w realizacji zadania (np. świadczenia wolontariuszy, zasoby rzeczowe), który jest
wkładem dodatkowym i nie byl uwzględniony w kosztorysie.
3. Zestawienie faktur (rachunków)3)
W zestawieniu faktur (rachunków) należy dokonać spisu wszystkich faktur (rachunków), które
opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji. Spis powinien
zwierać: nr faktury (rachunku), datę jego wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie,
w jakiej części pokryta została z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi. Każda z faktur
(rachunków) opłaconych z otrzymanej dotacji powinna być opatrzona na odwrocie pieczęcią
organizacji, podmiotu lub jednostki organizacyjnej oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis
zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było
przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja ta
powinna być podpisana przez osobę odpowidzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych
organizacji.
UWAGA! Poszczególne pozycje w zestawieniu faktur muszą odpowiadać poszczególnym
pozycjom kosztorysu oferty (pozycje kosztorysu oferty muszą być kompatybilne z pozycjami w
zestawieniu faktur).
Poszczególne pozycje w zestawieniu faktur muszą chronologicznie odpowiadać poszczególnym
pozycjom kosztorysu (lub korekcie kosztorysu jeśli była taka wymagana) ze względu na
rodzaj kosztów.
Lp.
Numer
dokumentu
księgowego
Numer
pozycji
kosztorysu
Data
Nazwa
wydatku
Kwota (zł)
Z tego ze
środków
pochodzących
z dotacji (zł)
Nazwa
wydatku
szczegółowa
np. zakup
sprzętu (jaki)
np. piłki nożne
Część III. Dodatkowe informacje
Należy w uzasadnionych przypadkach podać istotne informacje mające bezpośredni związek z
realizacjją zaplanowanego zadania, analogicznie do informacji zawartych w złożonej ofercie.
Załączniki:4)
1. ............................................................
2. ............................................................
3. ............................................................
4. ............................................................
5. ............................................................
Do sprawozdania należy załączyć materiały mogące dokumentować działania faktyczne podjęte
przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu,
raporty, zaproszenia wysłane do beneficjentów, ulotki, foldery), jak również dokumentować
konieczne działania prawne (np. kopie umów).
Oświadczam(-my), że:
1)
od
daty
zawarcia umowy
nie
zmienił
się status
prawny
organizacji
pozarządowej*/podmiotu*/jednostki organizacyjnej*,
2) wszystkie podane w niniejszym sprawozdaniu informacje są zgodne z aktualnym stanem
prawnym i faktycznym,
3) zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane za środki finansowe uzyskane w ramach
umowy zostały dokonane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych,
4) wszystkie kwoty wymienione w zestawieniu faktur (rachunków) zostały faktycznie poniesione.
(pieczęć organizacji pozarządowej*/podmiotu*/jednostki organizacyjnej*)
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
(podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w
imieniu organizacji pozarządowej*/podmiotu*/jednostki organizacyjnej*)
Poświadczenie złożenia sprawozdania
Adnotacje urzędowe (nie wypełniać)
______________
* Niepotrzebne skreślić.
POUCZENIE
Sprawozdania składa się osobiście lub nadsyła przesyłką poleconą w przewidzianym w
umowie terminie na adres organu zlecającego.
1)
Sprawozdanie częściowe i końcowe sporządzać należy w okresach określonych w umowie.
2)
Opis musi zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem
zawartym w ofercie, która była podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest
uwzględnienie wszystkich planowanych działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane i
wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji, zarówno jeśli idzie o ich zakres, jak i
harmonogram realizacji.
3)
Do sprawozdania załączyć należy spis wszystkich faktur (rachunków), które opłacone zostały w
całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji. Spis zawierać powinien: nr faktury
(rachunku), datę jej wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części
została pokryta z dotacji oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi. Każda z faktur (rachunków)
powinna być opatrzona na odwrocie pieczęcią organizacji/* podmiotu/* jednostki organizacyjnej*
oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków
wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub
innego rodzaju opłaconej należności. Informacja ta powinna być podpisana przez osobę
odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji.
W przypadku wspierania zadań publicznych Zleceniodawca może żądać faktur (rachunków)
dokumentujących pokrycie kosztów ze środków Zleceniobiorcy. W związku z tym,
Zleceniodawca może rozszerzyć tabelę „Zestawienie faktur (rachunków)” – punkt II. 3 –
poprzez dodanie kolumny „z tego finansowych ze środków własnych”.
Do sprawozdania nie załącza się faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z
obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych.
4)
Do niniejszego sprawozdania załączyć należy dodatkowe materiały mogące dokumentować
działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje
wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji), jak również dokumentować
konieczne działania prawne (kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego
postępowania w ramach zamówień publicznych).
Sprawozdanie należy wypełnić czytelnie.