Zał nr 1 do SIWZ - Opis przedmiotu na I CZĘŚĆ zamówienia

Zp 2130– 21/12
Załącznik nr 1 do SIWZ
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU
NA I CZĘŚĆ ZAMÓWIENIA
I.
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi w zakresie organizacji i obsługi konferencji
dla służb finansowych z sądów powszechnych apelacji lubelskiej, w liczbie 68 osób, w okresie
trzech dni od 17 września 2012 r. do 19 września 2012 r., z zastrzeżeniem, że Zamawiający może
zmniejszyć liczbę uczestników konferencji maksymalnie o 10 osób poprzez podanie jej liczy
w terminie do dwóch dni przed rozpoczęciem konferencji.
II. Przez organizację i obsługę konferencji, rozumie się organizację konferencji poprzez
zapewnienie usług hotelarskich i restauracyjnych wraz z udostępnieniem sal konferencyjnych
oraz czynny udział w obsłudze konferencji podczas jej trwania dla ww. liczby osób,
itp. na zasadach określonych w pkt I do V niniejszego Załącznika do SIWZ.
III. Miejsce realizacji usług: hotel położony w promieniu 120 km od Lublina, w miejscowości
powyżej 3 tys. mieszkańców do 100 tys. mieszkańców i zapewniający standard nie niższy niż
hotele zaszeregowane w kategorii trzygwiazdkowej, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra
Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych
obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (tj. Dz. U. z 2006 r., Nr 22, poz. 169
z późn.zm.).
IV. Zakres usługi:
1. Pokoje hotelowe dla uczestników szkolenia:
Wykonawca zapewnia zakwaterowanie dla 68 osób w pokojach 1, 2, - osobowych z tym,
że Zamawiający wymaga, aby Wykonawca udostępnił:
a) 8 pokoi do 1-osobowego wykorzystania,
b) 30 pokoi do 2-osobowego wykorzystania.
Pokoje powinny być wyposażone co najmniej w: pojedyncze miejsca do spania (łoża małżeńskie będą
wykorzystane jednoosobowo), szafę ubraniową, łazienkę z wanną lub kabiną natryskową, umywalkę,
lustro, WC. Wykluczone są dostawki w pokojach.
2. Sala konferencyjna z wyposażeniem:
Sale konferencyjno – szkoleniowe będą znajdować się w hotelu, w którym zakwaterowani będą
uczestnicy szkolenia. Wykonawca zapewnia:
a) w dniu 17.09.2012 r. jedną salę konferencyjną dla 68 osób,
b) w dniach 18 i 19 września 2012 r. – dwie sale konferencyjno-szkoleniowe, z tym, że jedna dla
20 osób, zaś druga dla 48 osób.
Sale powinny być dostosowane do potrzeb przeprowadzenia zajęć w formie wykładu, odpowiednio
oświetlone oraz wyposażone w: klimatyzację, ekran lub białą ścianę do projekcji, rzutnik
multimedialny, Internet, tablicę, gąbkę oraz flamastry do tablicy, krzesła, stoliki, nagłośnienie.
3. Zaplecze gastronomiczne (kuchnia i sala restauracyjna będą znajdować się w hotelu,
w którym zakwaterowani będą uczestnicy szkolenia) i wyżywienie:
a) Śniadanie (w ilości 2 – po jednym w każdym dniu) w dniach: 18.09.2012 r.
i 19.09.2012 r. – szwedzki stół: kawa, herbata z dodatkami (mleko, cukier, cytryna), soki,
woda mineralna, jasne i ciemne pieczywo, masło, wędliny, deska serów żółtych, twarożek,
jogurty, mleko, płatki zbożowe, dżem, sałatka warzywna, owoce, warzywa, ciepły posiłek np.
jajecznica, jajka gotowane, parówki lub kiełbaski na ciepło;
b) Obiad (w ilości 3 – po jednym w każdym dniu) w dniach: 17.09.2012 r.
i 18.09.2012 r. i 19.09.2012 r. - serwowany: zupa, danie główne (potrawa mięsna, ziemniaki
w różnej postaci), zestaw surówek, deser (ciasto pieczone, galaretka), kawa, herbata, napoje
zimne. Składniki obiadu powinny być każdego dnia różne;
c) Kolacja (w ilości 2 – po jednym w każdym dniu):
-
kolacja w dniu 17.09.2012 r. – szwedzki stół: minimum jedno gorące danie, wędliny, sery,
sałatka warzywna, jasne i ciemne pieczywo, masło, herbata z dodatkami (mleko, cukier,
cytryna),
-
kolacja uroczysta w dniu 18.09.2012 r.– serwowana obejmująca co najmniej: przystawkę,
zupę krem, gorące danie główne (potrawa mięsna, ziemniaki w różnej postaci), bukiet jarzyn,
kawa, herbata, woda mineralna, soki, napoje zimne, zakąski mięsne, wędliny - różne rodzaje,
sosy, deski serów, sałatki, danie gorące (np. barszcz z krokietem, boeuf stroganow).
d) Przerwa kawowa – ciągła: dnia 17.09.2012 r. w godzinach 1000-1800, dnia 18.09.2012 r.
w godzinach 900-1800 i dnia 19.09.2012 r. w godzinach 900-1200 (kawa, herbata, woda
mineralna, ciastka kruche).
Zaleca się, aby Wykonawca załączył do oferty propozycję menu oraz folder przedstawiający miejsce
wykonania usługi (pokoje, sale konferencyjne, restauracja – sala obiadowa). Wykonawca
przedstawi do akceptacji Zamawiającego na 5 dni przed terminem wykonania usługi ostateczną
propozycję menu.
4. Czynny udział w organizacji i obsłudze konferencji podczas jej trwania
1) Wykonawca odda do dyspozycji Zamawiającego osobę odpowiedzialną za organizację
i obsługę konferencji.
2) Do zadań przedstawiciela Wykonawcy należeć będzie w szczególności:
a) kontakt z Zamawiającym celem należytej organizacji konferencji, pośrednictwo w kontakcie
z wykładowcami wskazanymi przez Zamawiającego,
b) przedstawienie się uczestnikom konferencji i udostępnienie numeru telefonu przez cały okres
trwania konferencji,
c) pełna dostępność dla Zamawiającego, wykładowców, uczestników konferencji podczas jej
trwania,
d) pomoc przy kwaterowaniu oraz wykwaterowywaniu uczestników konferencji, wykładowców,
e) koordynacja konferencji polegająca m. in. na:
- uzgadnianiu dokładnych godzin rozpoczęcia i zakończenia wykładów,
- przygotowaniu i sprawdzeniu sal konferencyjno-szkoleniowych,
- dostarczeniu na koszt Wykonawcy materiałów szkoleniowych (kartek lub notesu oraz długopisu
dla każdego uczestnika konferencji),
- sprawdzeniu przygotowania przerw kawowych ciągłych,
- zliczaniu osób i przedstawieniu liczby osób hotelowi, jaka będzie korzystać z całodziennego
wyżywienia,
f) dopilnowanie wystawienia w terminie faktury VAT zgodnej z zakresem świadczonych przez
Wykonawcę usług.
5. Ramowy program szkolenia
17.09.2012 r.
900-1000 – kwaterowanie uczestników
1000-1330 – wykłady
1330-1400 – obiad
1400-1815 – wykłady
1830-1900 – kolacja
18.09.2012 r.
830-900 – śniadanie
900-1400 – wykłady
1400-1500 – obiad
1500-1815 – wykłady
1900-2100 – kolacja
19.09.2012 r.
830-900 – śniadanie
900-1200 – wykłady
1200-1300 – obiad
1300-1330 – wykwaterowanie i wyjazd uczestników
6. Miejsca parkingowe znajdujące się na terenie hotelu: dla minimum 12 samochodów.
7. Ewentualna opłata klimatyczna musi być uwzględniona w całościowej opłacie za usługę.
Wykonawca nie może żądać wniesienia opłaty klimatycznej bezpośrednio od uczestników
konferencji.
V. Realizacja przedmiotu zamówienia świadczona będzie zgodnie ze sztuką, wiedzą hotelarską
i kulinarną, z zachowaniem higieny, obowiązujących przepisów i norm oraz zgodnie
ze szczegółowymi ustaleniami stron.