Katalog - BPM

… bo od managera wymaga się perfekcji
MODELOWANIE PROCESÓW
Charakterystyka modułu
Modelowanie Procesów Biznesowych (BPM)
Modelowanie procesów biznesowych stanowi
fundament wdroŜenia systemu zarządzania jakością
i controllingu. Na jego podstawie moŜna między
innymi:
•
Ocenić efektywność wykorzystania poszczególnych komórek organizacyjnych,
•
Wygenerować opisy stanowisk pracy,
•
Stworzyć procedury opisujące funkcjonowanie przedsiębiorstwa,
•
Stworzyć ścieŜki obiegu dokumentów.
Moduł wspomagający zarządzanie procesami pozwala nie tylko zamodelować procesy, ale takŜe
skutecznie nimi zarządzać. Organizacja zarządzana w sposób procesowy jest dynamiczna. Musi
szybko dostosowywać się do potrzeb rynku. W konsekwencji nierozsądnym byłoby załoŜenie, Ŝe
procesy oraz procedury będą stałe. Zmieniają się, a w ślad za nimi modyfikacjom ulegają zakresy
obowiązków i kompetencji decyzyjnych poszczególnych komórek, obieg dokumentów itd. Jest to
system naczyń połączonych, nad którym nie sposób zapanować w sposób tradycyjny – na papierze.
Projektując moduł wspomagający zarządzanie procesami przyjęliśmy następujące załoŜenia:
•
kaŜdy pracownik musi mieć dostęp do wszystkich informacji, które dotyczą jego stanowiska
on-line (przez przeglądarkę internetową),
•
zmiana procedury powinna być widoczna dla wszystkich uprawnionych pracowników
natychmiast,
•
opisy stanowisk pracy oraz obieg dokumentów zmieniają się dynamicznie (po zaktualizowaniu
procedury) i nie wymagają dodatkowej pracy administracyjnej.
W jaki sposób moduł ułatwia pracę?
odpowiada na pytanie „kto jest kim w firmie?”
pomaga odpowiedzieć na pytania „co robi firma?”
i „jaką ja pełnię w tym rolę?”
daje wiedzę na temat ścieŜki podejmowania decyzji
w danej sprawie
daje wiedzę na temat ścieŜki obiegu dokumentów
i sposobu ich opisu
umoŜliwia szybkie wdraŜanie nowych
pracowników
pozwala na optymalizację wykorzystania
czasu pracy
ułatwia przeprowadzanie zmian
organizacyjnych w firmie
pomaga wdroŜyć normy ISO
Funkcjonalności modułu
MoŜliwość definiowania procesów i podprocesów
W ramach tej funkcjonalności uŜytkownik ma moŜliwość definiowania dowolnej liczby procesów
i podprocesów. Istnieje równieŜ moŜliwość układania ich strukturze drzewiastej co sprzyja
zachowaniu przejrzystości i daje moŜliwość szybkiego znalezienia interesujących uŜytkownika
informacji.
*
MoŜliwość definiowania wielu procedur dla poszczególnych podprocesów
Do kaŜdego z podprocesów istnieje moŜliwość dodania procedury. Procedura jest najniŜszą
gałęzią drzewa procesów. KaŜdy proces wyŜszego lub niŜszego rzędu moŜe mieć zdefiniowanych
wiele procedur, które poprzez zdefiniowane w nich działania określają przepływ pracy w ramach
tego procesu.
*
MoŜliwość definiowania działań w ramach procedur
Działanie jest najniŜszym elementem drzewa procesów. W ramach danej procedury moŜliwe jest
dodawanie dowolnej ilości działań, które określają czynności jakie są wykonywane w ramach
danej procedury. Wprowadzając działanie uŜytkownik (właściciel procesu) ma moŜliwość
określenia między innymi:
•
czynności jakie naleŜy wykonać w ramach danego działania,
•
czasu wykonywania danego działania,
•
częstotliwości z jaką wykonywane jest dane działanie,
•
wykonawcy działania: działu lub stanowiska odpowiedzialnego za jego wykonanie,
•
indeksu – zmiennej, od której uzaleŜniona jest częstotliwość działania,
•
dokumentacji - jeśli wynikiem danego działania jest przygotowanie dokumentu istnieje
moŜliwość załączenia wzoru dokumentu do pobrania przez uŜytkownika procesu.
*
MoŜliwość definiowania struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa
Moduł umoŜliwia zbudowanie drzewiastej struktury poszczególnych centrów odpowiedzialności
i stanowisk w ramach firmy. W przypadku stanowisk moŜliwe jest ich obsadzenie przez
zdefiniowanych uŜytkowników systemu. Po obsadzeniu stanowiska w module znajdują się
podstawowe informacje na temat pracownika.
*
MoŜliwość automatycznego generowania kart centrów odpowiedzialności i stanowisk
Zakres obowiązków i kompetencji decyzyjnych poszczególnych komórek organizacyjnych
i stanowisk dzięki wykorzystaniu modułu zmienia się w sposób dynamiczny i nie wymaga
dodatkowej
pracy
administracyjnej.
Dzięki
temu
opisy
stanowisk
są
zawsze
spójne
z obowiązującymi procedurami. KaŜda zmiana procedury pociąga za sobą zmianę w opisie
stanowiska pracy. Dla kaŜdego stanowiska pracy moŜliwe jest przejrzenie obowiązujących go
procedur i działań zdefiniowanych wcześniej w ramach procesów.
*
MoŜliwość definiowania dokumentacji działań w ramach procedury
Dla kaŜdego działania opisywanego w ramach procedury istnieje moŜliwość zdefiniowania
dokumentu wraz z podaniem dla niego wymagań jakościowych (treść, podpisy itd.) oraz
załączenia wzoru w postaci dowolnego pliku. Na tej podstawie powstają procedury obiegu
dokumentów,
które
równieŜ
zmieniają
się
dynamicznie
wraz
z modyfikacją
procedur
procesowych.
*
MoŜliwość definiowania oraz przeglądania czasów oraz częstotliwości działań w ramach
procedury
Dla kaŜdego działania w ramach procedury określany jest czas jego trwania (w minutach) oraz
częstotliwość wykonywania (np. raz dziennie, raz w tygodniu). Dzięki temu moŜna oszacować
obciąŜenie czasowe poszczególnych komórek organizacyjnych, stanowisk lub procesów.
*
MoŜliwość indeksowania działań
KaŜde działanie moŜe być określone czasowo w sposób elastyczny – poprzez wskazanie
zmiennej niezaleŜnej (indeksu), który wpływa na łączny jego czas (np. ilość zamówień w ciągu
dnia). Wartości indeksów mogą być wpisywane ręcznie lub zaciągane automatycznie z hurtowni
danych.
*
MoŜliwość generowania raportów obciąŜeń centrów i procesów
Dla kaŜdego centrum odpowiedzialności moŜna liczyć obciąŜenie globalne oraz obciąŜenie
w ramach konkretnego procesu. Jest ono kalkulowane jako liczba godzin tygodniowo, które wg
norm wykorzystane były efektywnie. Jest to jedna z najwaŜniejszych funkcjonalności modułu.
Pozwala na:
•
ocenienie
zaangaŜowania
czasowego
poszczególnych
komórek
organizacyjnych
i stanowisk w realizowane przez nie procesy biznesowe,
•
porównanie potencjalnego czasu pracy do czasu efektywnego,
•
ocenienie czasochłonności realizacji poszczególnych procesów biznesowych,
•
identyfikację miejsc powstawania kosztów i potencjalnych źródeł nieefektywności,
•
optymalizację i dopasowanie struktury organizacyjnej do rzeczywistych potrzeb biznesu.
*
Obsługa programu przez przeglądarkę internetową
Zasoby
programu
są
dostępne
przez
przeglądarkę
internetową
po
wcześniejszym
uwierzytelnieniu uŜytkownika.
*
Pełna integracja z hurtownią danych, modułem wspomagającym wycenę kosztów działań
(ABC) i modułem wspomagającym zarządzanie personelem
Program jest zintegrowany z pozostałymi produktami informatycznymi klasy Business Intelligence
oferowanymi
przez
wspomagającym
firmę
Archman
(w
szczególności
z
wycenę kosztów działań oraz modułem
personelem).
*
hurtownią
danych,
wspomagającym
modułem
zarządzanie
Archman Sp. z o.o.
ul. Wrocławska 8a
30-006 Kraków
tel. 012 633 50 04
[email protected]
www.archman.pl