Zarządzenie Nr 6 2013 w sprawie wprowadzenia zasad i sposobu

Adm.008-34/13
ZARZĄDZENIE NR 6/2013
PREZESA I DYREKTORA SĄDU REJONOWEGO W TYCHACH
z dnia 26 kwietnia 2013 r.
w sprawie wprowadzenia zasad i sposobu funkcjonowania kontroli zarządczej
w Sądzie Rejonowym w Tychach
Na podstawie art. 69.1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(Dz.U.09.157.1240 z późn. zm.) w związku z art. 22 § ust. 1 i art. 179 § ust. 1 ustawy Prawo
o ustroju sądów powszechnych, Komunikatu Ministra Finansów nr 23 z dnia 16 grudnia
2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych
(Dz.Urz.MF.09.15.84) oraz Komunikatu Ministra Sprawiedliwości z dnia 16 listopada 2011 r.
w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działu administracji
rządowej
-
sprawiedliwość
(Dz.Urz.MS.11.14.199),
ustala
się
zasady
i
sposób
funkcjonowania kontroli zarządczej w Sądzie Rejonowym w Tychach.
PRZEPISY OGÓLNE
§1
Ilekroć w niniejszych Zasadach jest mowa o:
1. Sądzie - rozumie się przez to Sąd Rejonowy w Tychach.
2. Prezesie Sądu - rozumie się przez to Prezesa Sądu.
3. Dyrektorze Sądu - rozumie się przez to Dyrektora Sądu.
4. Kierownictwie Sądu - rozumie się przez to Prezesa, Wiceprezesów i Dyrektora Sądu.
5. Komórkach organizacyjnych Sądu - rozumie się przez to wydziały, oddziały, sekcje
oraz samodzielne stanowiska funkcjonujące w Sądzie.
6. Przewodniczących Wydziałów, kierownikach sekretariatów wydziałów, sekcji
i oddziałów - rozumie się przez to pracowników pełniących w Sądzie funkcje
przewodniczących wydziałów, kierowników wydziałów, sekcji lub oddziałów,
7. Komunikacie Ministra Sprawiedliwości - rozumie się przez to Komunikat Ministra
Sprawiedliwości z dnia 16 listopada 2011r. w sprawie szczegółowych wytycznych
w zakresie kontroli zarządczej dla działu administracji rządowej - sprawiedliwość
(Dz.Urz. MS Nr 14, poz. 199).
§2
Zarządzenie określa:
1. organizację kontroli zarządczej.
2. zadania i cele kontroli zarządczej.
3. system kontroli zarządczej i jego elementy.
4. sposób realizacji kontroli zarządczej.
5. dokumentowanie kontroli zarządczej
DEFINICJA KONTROLI ZARZĄDCZEJ
§3
Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań
Sądu w sposób zgodny z prawem, skuteczny i efektywny, oszczędny oraz terminowy.
Kontrola zarządcza prowadzona w Sądzie jest procesem ciągłym, realizowanym w oparciu
o szczegółowe wytyczne podane w Komunikacie Ministra Sprawiedliwości oraz o Standardy
kontroli zarządczej.
ZADANIA SĄDU
§4
1. Zadania statutowe Sądu zostały określone w ustawie zasadniczej (Konstytucja
Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997r. - Dz.U. Nr 78 poz. 483 z późn. zm.)
oraz w innych ustawach, w szczególności w ustawie z dnia 27 lipca 2001r. Prawo
o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. Nr 98 poz. 1070 z późn. zm.).
2. Cele i zadania oraz mierniki ich realizacji określa Minister Sprawiedliwości w budżecie
zadaniowym i w rocznym Planie Działalności.
3. Cele i zadania oraz mierniki określające stopień realizacji celu w Sądzie i w sądach
na obszarze apelacji zawierają budżety zadaniowe i Plany Działalności Sądu i sądów
na obszarze apelacji.
CEL KONTROLI ZARZĄDCZEJ
§5
Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
a. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
b. skuteczności i efektywności działania,
c. wiarygodności sprawozdań,
d. ochrony zasobów,
e. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
f. efektywności i skuteczności przepływu informacji,
g. zarządzania ryzykiem.
ORGANIZACJA KONTROLI ZARZĄDCZEJ
§6
Kontrola zarządcza w Sądzie realizowana jest z uwzględnieniem zasady niezawisłości
sędziowskiej.
§7
Kontrola zarządcza dzieli się na kontrolę wewnętrzną (I poziom kontroli zarządczej)
realizowaną w Sądzie i zewnętrzną (II poziom kontroli zarządczej), realizowaną przez sądy
nadrzędne.
§8
1. Wewnętrzna kontrola zarządcza sprawowana przez Prezesa Sądu obejmuje zakres zadań
przypisanych temu organowi w ustawie - Prawo o ustroju sądów powszechnych.
2. Wewnętrzna kontrola zarządcza sprawowana przez Dyrektora Sądu obejmuje zakres
zadań przypisanych kierownikowi jednostki na podstawie odrębnych przepisów
w zakresie finansowym i gospodarczym, kontroli finansowej, gospodarowania mieniem
Skarbu Państwa oraz audytu wewnętrznego w tych obszarach.
§9
W ramach wewnętrznej kontroli zarządczej w Sądzie funkcjonuje Zespół Zadaniowy
ds. Kontroli Zarządczej w składzie:
- Krystyna Sokołowska,
- Renata Jakóbek,
- Michał Białoń,
który odpowiada za utrzymanie procesu zarządzania ryzykiem w sądzie, tj.:
•
koordynuje poprawność funkcjonowania procesu zarządzania ryzykiem w sądzie,
•
zapewnia kompletną informację na temat poszczególnych ryzyk i mechanizmów
kontroli w oparciu o współpracę z właścicielami ryzyka,
•
koordynuje proces identyfikacji i oceny,
•
weryfikuje dane na temat ryzyk i mechanizmów kontroli przekazywanych przez
właścicieli ryzyka,
•
koordynuje i nadzoruje raportowanie – zbiera i agreguje informacje na potrzeby
kierownictwa sądu.
§ 10
1. Zapewnienie wewnętrznej kontroli zarządczej opiera się na:
a. kontroli funkcjonalnej/wewnętrznej,
b. ocenach realizacji budżetu, dokonywanych nie rzadziej niż raz na kwartał,
na podstawie raportów z komórek organizacyjnych,
c. kwartalnej ocenie wykonania planu działalności Sądu,
d. analizie ryzyka,
e. samoocenie.
2. Zapewnienie zewnętrznej kontroli zarządczej opiera się na:
a. czynnościach nadzorujących realizację zadań przez sądy nadrzędne, polegających
w szczególności na:
•
audycie zewnętrznym,
•
czynnościach wizytacyjnych i lustracyjnych realizowanych przez sędziów Sądu,
•
kontrolach
sekretariatów
sądowych
przeprowadzanych przez
inspektorów
ds. biurowości Wydziału Wizytacji Sądu,
•
kontrolach przeprowadzanych przez pracowników Oddziału Kontroli Sądu.
b. ocenach wykonania budżetu przekazywanych raz na kwartał,
c. rocznych informacjach przekazywanych do sądu nadrzędnego,
d. rocznych sprawozdaniach z wykonania planu działalności,
e. oświadczeniach o stanie kontroli zarządczej przesyłanych do sądu nadrzędnego.
§ 11
Wykonywanie kontroli zarządczej w Sądzie powinno odbywać się według poniższych
kryteriów:
1. legalności, czyli zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi,
2. celowości, czyli zapewnieniu, że środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie
z przeznaczeniem określonym w planie finansowym przy jednoczesnym eliminowaniu
działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesów Sądu,
3. rzetelności, tj. zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym,
4. gospodarności, tj. ocenie procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia
racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji oraz gospodarowanie
aktywami jednostki, które umożliwią uzyskanie przy najniższych nakładach
(w danych warunkach) maksymalnych efektów,
5. poprawności organizacyjnej, co oznacza odpowiednie kompetencje, sprawność,
prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków
działania, a także doboru środków w celu wykonania założonych zadań.
SYSTEM KONTROLI ZARZĄDCZEJ I JEGO ELEMENTY
§ 12
System kontroli zarządczej stanowi zintegrowany zbiór procedur, wytycznych i praktyk
odnoszących się do wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania ich realizacji.
§ 13
Na każdym poziomie wykonywania kontroli zarządczej zbiór procedur i wytycznych
określony jest dla poniższych elementów tej kontroli:
1. środowisko wewnętrzne,
2. zarządzanie ryzykiem,
3. czynności/mechanizmy kontrolne,
4. informacja i komunikacja,
5. monitorowanie i ocenę.
Środowisko wewnętrzne
§ 14
Środowisko wewnętrzne stanowi podstawowy element kontroli zarządczej w Sądzie,
zapewniając odpowiednią organizację i strukturę.
§ 15
Środowisko wewnętrzne w Sądzie obejmuje takie czynniki jak wartości etyczne
i kompetencje pracowników, sposób zarządzania i kierowania Sądem, sposób delegowania
uprawnień i odpowiedzialności oraz sposób organizacji i dbałości o rozwój pracowników.
§ 16
Środowisko wewnętrzne w Sądzie jest wyrażone określonymi postawami, praktykami oraz
działaniami, w szczególności:
1. Kierownictwo Sądu oraz pracownicy, wykonując powierzone im zadania i obowiązki,
kierują się osobistą i zawodową uczciwością,
2. pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który
pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków,
a także rozumienie znaczenie systemu kontroli zarządczej,
3. proces zatrudniania prowadzony jest w taki sposób, który zapewnia wybór najlepszego
kandydata na dane stanowisko pracy,
4. Kierownictwo Sądu zapewnia rozwój kompetencji zawodowych przez pracowników,
5. zakres
zadań,
uprawnień
i
odpowiedzialności
poszczególnych
komórek
organizacyjnych jest określony w sposób przejrzysty i spójny,
6. każdemu pracownikowi został przedstawiony na piśmie zakres jego obowiązków,
7. przyjęcie zakresu obowiązków jest potwierdzone przez pracownika jego podpisem,
8. pracownicy na stanowiskach funkcyjnych są zobowiązani do analizy ryzyka
w kontekście funkcjonowania kontroli zarządczej i współdziałają w jej wykonywaniu,
9. wszyscy pracownicy Sądu, zwłaszcza pełniący funkcje kierowników, podejmują
działania na rzecz eliminowania zdarzeń mających negatywny wpływ zarówno
na wizerunek Sądu, jak i na wydatkowanie środków publicznych.
Zarządzanie ryzykiem
§ 17
Zarządzanie ryzykiem jest nieodłącznym elementem zarządzania Sądem i należy do jego
Kierownictwa.
§ 18
Ryzykiem jest zdarzenie o określonym prawdopodobieństwie, którego wystąpienie może
mieć negatywny wpływ na realizację założonych celów i zadań.
§ 19
Zarządzanie ryzykiem ma przyczynić się do poprawy funkcjonowania Sądu we wszystkich
obszarach zarządzania oraz ograniczyć ewentualne skutki zdarzeń do akceptowanego
poziomu, w szczególności w zakresie skutecznego i efektywnego zarządzania zasobami,
zapewnienia ochrony majątku i efektywności finansowej oraz ochrony wizerunku Sądu.
§ 20
1. Zarządzanie ryzykiem jest procesem ciągłym, który odbywa się na każdym poziomie
kontroli zarządczej, natomiast nie rzadziej niż w raz na kwartał, dokonuje się
udokumentowanego procesu identyfikacji i oceny ryzyka, z zastrzeżeniem § 20.
2. Szczegółowy sposób przeprowadzania procesu identyfikacji i oceny ryzyka zawiera
metodyka identyfikacji i oceny ryzyka stanowiąca załącznik nr 1.
§ 21
Kierownictwo Sądu w uzasadnionych przypadkach, o ile przemawiają za tym względy
celowościowe, może odstąpić od ustalonego procesu identyfikacji i oceny ryzyka wskazanego
w załączniku nr 1 i przeprowadzić go w inny sposób.
Mechanizmy kontrolne
§ 22
Mechanizmy kontrolne to wprowadzone w Sądzie procedury, przyjęte zasady postępowania
oraz praktyki, które zapewniają realizację zadań Sądu przy zminimalizowaniu ryzyk
zagrażających założonym celom.
§ 23
Skuteczne mechanizmy kontrolne stosowane w Sądzie powinny być stosowane:
1. na czas - wykrycie powinno pozwolić na wczesną korektę odchyleń,
2. oszczędnie
-
kontrole
powinny dawać
racjonalne
zapewnienie
osiągnięcia
oczekiwanych wyników, z uwzględnieniem analizy relacji koszty-korzyści,
3. właściwie usytuowane - punkty kontrolne powinny się znajdować tam, gdzie jest
najbardziej prawdopodobne, że pomiary pozwolą wykryć krytyczne odchylenia
od celów organizacji,
4. w sposób elastyczny - kontrole powinny uwzględniać zmiany operacyjne,
5. odpowiednie - powinny odpowiadać potrzebom kierownictwa i powinny być
dopasowane do struktury organizacyjnej. Muszą rzetelnie odzwierciedlać wydarzenia,
do pomiaru których zostały zaprojektowane,
6. spójne z odpowiedzialnością - ustanawiają odpowiedzialność za wyniki,
7. zdolne identyfikować przyczyny - korekta jest bardziej prawdopodobna, jeśli została
zaplanowana jako odpowiedź na znane potencjalne przyczyny.
§ 24
Procedury, przyjęte zasady postępowania oraz praktyki w Sądzie koncentrują się
na zapewnieniu:
1. dokumentowania systemu kontroli zarządczej,
2. nadzoru,
3. ciągłości działalności,
4. ochronie zasobów,
5. mechanizmach kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych,
6. mechanizmach kontroli dotyczących systemów informatycznych.
§ 25
System kontroli zarządczej musi być udokumentowany w sposób przejrzysty, umożliwiający
identyfikowanie stosowanych procedur i wytycznych, jak również osób odpowiedzialnych
za ich stosowanie.
§ 26
Ciągłość działalności Sądu zapewniana jest w drodze stosowania rozwiązań proceduralnych,
organizacyjnych i technicznych związanych z zarządzaniem ryzykiem w kluczowych
obszarach, które umożliwiają monitorowanie ryzyka utraty ciągłości działania.
§ 27
Ochrona zasobów realizowana jest poprzez odpowiednią ich ochronę organizacyjną
i techniczną. Odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów
Sądu jest powierzana kierownikom oddziałów i sekretariatów wydziałów oraz pracownikom
na zasadach określonych w obowiązujących regulacjach wewnętrznych.
§ 28
Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych muszą zapewniać
możliwość: rzetelnego i pełnego dokumentowania oraz rejestrowania operacji finansowych
i gospodarczych, zatwierdzania (autoryzacji) operacji finansowych przez Dyrektora Sądu
lub osoby przez niego upoważnione, podziału kluczowych obowiązków, weryfikacji operacji
finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.
§ 29
Mechanizmy
kontroli
dotyczące
systemów
informatycznych
muszą
zapewniać
bezpieczeństwo ich funkcjonowania, ochronę elektronicznych baz danych i ochronę praw
licencyjnych.
Informacja i komunikacja
§ 30
System komunikacji i informacji powinien umożliwiać pozyskiwanie i wymianę informacji
koniecznych do skutecznego zarządzania i kontrolowania Sądu.
§ 31
System komunikacji i informacji obejmuje zarówno przepływ informacji wewnątrz Sądu,
jak również odnosi się do zewnętrznego otoczenia.
§ 32
Każda informacja będąca w systemie komunikacji i informacji Sądu powinna być:
1. użyteczna - odpowiadająca określonym potrzebom Sądu i pracownikom,
2. zrozumiała - przekazywana językiem zrozumiałym dla wszystkich jej adresatów,
3. rzetelna
-
dostarczająca
wiarygodnego
i
prawdziwego
obrazu
otoczenia
i rzeczywistości,
4. terminowa - generowana lub przekazywana do systemu informacji w możliwie
najkrótszym czasie bez zbędnej zwłoki,
5. kompletna - dostarczająca wszystkich niezbędnych do podjęcia decyzji zdarzeń
i ustaleń,
6. adekwatna - w swojej formie i treści spójna i syntetyczna oraz zawierająca tylko
przydatne dla odbiorców informacje.
§ 33
Efektywność i skuteczność przepływu informacji w Sądzie realizowane jest w szczególności
przez:
1. działanie Biura Podawczego,
2. działanie Punktu Obsługi Interesantów,
3. funkcjonowanie Biuletynu Informacji Publicznej oraz strony internetowej Sądu,
4. przyjmowanie przez Kierownictwo Sądu w ustalonych dniach interesantów,
5. funkcjonowanie Biuletynu Informacji Publicznej oraz strony internetowej Sądu,
6. przyjmowanie przez Kierownictwo Sądu w ustalonych dniach interesantów,
7. funkcjonowanie tradycyjnych kanałów komunikacyjnych (poczta tradycyjna, poczta
elektroniczna, internet, telefon, fax, tablica ogłoszeń),
8. korzystanie z systemu SWOR i elektronicznego obiegu dokumentów,
9. pisma i wytyczne,
10. zebrania sędziów,
11. spotkania Prezesa Sądu z przewodniczącymi wydziałów, sędziami,
12. spotkania Dyrektora Sądu z kierownikami oddziałów i wydziałów.
§ 34
Komórkom organizacyjnych Sądu Kierownictwo Sądu winno zapewnić dostępność
do bieżącej informacji.
Monitorowanie i ocena
§ 35
Celem monitorowania i oceny jest weryfikacja jakości działań oraz wskazanie poziomu
realizacji kontroli zarządczej.
§ 36
Monitorowanie jest procesem ciągłym wykonywanym w toku czynności bieżących.
§ 37
Monitorowania i oceny dokonuje się zarówno na poziomie Sądu, jak również na poziomie
komórek organizacyjnych.
ZAPEWNIENIE SKUTECZNOŚCI I EFEKTYWNOŚCI KONTROLI ZARZĄDCZEJ
§ 38
Zapewnienie skuteczności i efektywności funkcjonowania kontroli zarządczej odbywa się
poprzez działania wskazane w § 8.
§ 39
Końcowym etapem, określającym skuteczność i efektywność kontroli zarządczej w Sądzie,
jest sprawozdanie z wykonanie planu działalności wraz z oświadczeniem o stanie kontroli
zarządczej w Sądzie.
DOKUMENTOWANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ
§ 40
Ze względu na obszar jaki obejmuje oraz stopień złożoności kontrola zarządcza realizowana
jest w oparciu o zasadę pisemności na każdym etapie realizacji.
§ 41
W Sądzie kontrola zarządcza dokumentowana jest przez:
1.
wewnętrzne instrukcje, procedury, zarządzenia,
2.
pisemne polecenia Kierownictwa Sądu,
3.
protokoły z Zebrania Sędziów,
4.
protokoły i sprawozdania ze spotkań Dyrektora Sądu z pracownikami,
5.
protokoły kontroli,
6.
pisemne odpowiedzi na zalecenia i rekomendacje,
7.
wnioski pokontrolne,
8.
kwestionariusze samooceny,
9.
tabele analiz i rejestr ryzyka,
10. plany finansowe i zamierzenia organizacyjne,
11. plany działalności,
12. zakresy obowiązków i pisemne delegowanie uprawnień,
13. oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 42
W
sprawach
nieuregulowanych
niniejszym
zarządzeniem
decyzje
związane
z funkcjonowaniem kontroli zarządczej w Sądzie podejmuje Prezes oraz Dyrektor Sądu
według właściwości.
§ 43
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
§ 44
Traci moc Zarządzenie nr 14/2011 Prezesa i Kierownika Finansowego Sądu Rejonowego
w Tychach z dnia 29 listopada 2011 roku w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania
kontroli zarządczej w Sądzie Rejonowym w Tychach.
Dyrektor Sądu Rejonowego w Tychach
Grzegorz Petka
Prezes Sądu Rejonowego w Tychach
SSR Ewa Modrzejewska-Gumułka