Szczecin, dnia 11 sierpnia 2008 r. WK-0913-850/15

Szczecin, dnia 11 sierpnia 2008 r.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie
WK-0913-850/15/K/2008
Szanowny Pan
Sławomir Ruszkowski
Burmistrz Trzebiatowa
Uprzejmie informuję Szanownego Pana Burmistrza, że Regionalna Izba
Obrachunkowa w Szczecinie na podstawie art. 5 ustawy z dnia 7 października
1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz.
577 z późn. zm.) przeprowadziła w terminie od 17 marca 2008 r. do 30 czerwca
2008 r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Gminy Trzebiatów za lata
2004-2007.
Protokół kontroli został przekazany Panu w dniu 30 czerwca 2008 r.
W piśmie O-0717/52/2004 z dnia 2 sierpnia 2004 r. Burmistrz zapewnił
o wyeliminowaniu uchybień i nieprawidłowości wykazanych w wystąpieniu pokontrolnym Nr RIO-WK-0913-631/15/K/2004 z dnia 5 lipca 2004r.
W trakcie czynności kontrolnych dokonanych podczas kontroli kompleksowej gospodarki finansowej Gminy Trzebiatów stwierdzono, że nie wyeliminowano wszystkich nieprawidłowości wykazanych w poprzedniej kontroli.
W dalszym ciągu występują nieprawidłowości polegające na:
- nie prowadzeniu ewidencji analitycznej gruntów stanowiących mienie
komunalne Gminy,
- nie wprowadzaniu do ewidencji księgowej nabytych środków trwałych
oraz uzyskanych z zakończonych inwestycji w terminach określonych
przepisami.
W przypadku powtórzenia się tego rodzaju sytuacji będę zmuszony
wdrożyć postępowanie opisane w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Z ustaleń zawartych w protokole kontroli wynika, że w okresie objętym
kontrolą miały miejsca następujące nieprawidłowości i uchybienia.
I. W zakresie spraw organizacyjnych, budżetowych, finansowych oraz
sprawozdawczości
1. W jednostce kontrolowanej nie rozpoczęto wykonywania obowiązku w zakresie wprowadzenia audytu wewnętrznego przed upływem trzeciego kwartału roku następującego po roku, w którym nastąpiło przekroczenie łącznej
kwoty 40.000 tys. zł przychodów oraz wydatków środków publicznych, tj.
do dnia 30.09.2007 r. w związku z przekroczeniem w 2006 r. kwoty 40.000
tys. zł przychodów oraz wydatków środków publicznych, czym naruszono
przepisy art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, Nr 169, poz. 1420, z 2006 r. Nr 45, poz.
319, Nr 104, poz. 708, Nr 187, poz. 1381, Nr 170, poz. 1217 i 1218, Nr 249,
poz. 1832, z 2007 r. Nr 82, poz. 560, Nr 88 poz. 587, Nr 115, poz. 791, Nr
140, poz. 984 ) w związku z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
24 czerwca 2006 r. w sprawie kwot, których przekroczenie powoduje
obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 112, poz. 763), za co odpowiedzialność ponosi
Burmistrz - str. 21 protokołu kontroli.
2. Skutki finansowe udzielonych ulg – odroczeń i rozłożeń na raty podatków
wykazane w sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów
podatkowych i sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za 2005 r. wykazano w nieprawidłowych wysokościach w stosunku do dokumentacji źródłowej, tj:
a) za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2005 r.:
- podatek od nieruchomości - skutki udzielonych ulg zawyżono o kwotę
187,00 zł,
- podatek rolny - skutki udzielonych ulg zawyżono o kwotę 100,00 zł,
b) za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2005 r.:
- podatek od nieruchomości - skutki udzielonych ulg zaniżono o kwotę
251,00 zł,
czym naruszono § 10 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24,
poz. 279, z 2003 r. Nr 125, poz. 1160, z 2004 r. Nr 250, poz. 2505, Nr 273,
poz. 2703) oraz § 9 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz.
1426), za co odpowiedzialność ponosi Specjalista ds. podatkowych w Referacie Podatkowym, z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy - str. 37, 38, 39
protokołu kontroli.
3. W 2005 r. w sprawozdaniu Rb – 27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego wykazano dane niezgodne
z ewidencją księgową w zakresie nie wykazania skutków obniżenia maksymalnych stawek podatku od posiadania psów, tj.:
- za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2005 r. – w kwocie
3.471,00 zł,
- za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2005 r. – w kwocie
5.436,00 zł,
czym naruszono § 10 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz § 9 pkt 2
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej, za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik
Gminy, z tytułu nadzoru Burmistrz - str. 39 protokołu kontroli.
4. W jednostce kontrolowanej w 2007 r. prowadzono ewidencję składek odprowadzanych na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnospraw-
nych na kontach 400 - Koszty według rodzaju oraz 130-1-1 - Rachunek
bieżący – wydatki, z pominięciem konta 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, czym naruszono § 1 ust. 1 oraz § 3 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), za co odpowiedzialność ponosi
Skarbnik Gminy, str. 51 protokołu kontroli.
5. Na 7 sprawdzonych decyzji w sprawie zwolnienia z podatku rolnego gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego wydanych w 2007 r. w 1 przypadku podano nieprawidłowe lata udzielenia ulgi, tj. nieprawidłowo
wskazano okres ulgi polegającej na obniżeniu podatku (przysługującej po
upływie 5 letniego okresu zwolnienia z podatku):
- w pierwszym roku ulgę w podatku rolnym przyznano na okres od
01.11.2012 r. do 31.10.2013 r., zamiast od 01.11.2011 r. do 21.10.2012
r.,
- w drugim roku ulgę w podatku rolnym przyznano na okres od
01.11.2013 r. do 31.10.2014 r., zamiast od 01.11.2012 r. do dnia
31.10.2013 r.,
czym naruszono przepisy art. 12 ust. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r.
o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Specjalista ds. podatkowych w Referacie Podatkowym, z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy - str. 84 protokołu kontroli.
6. Organ podatkowych wydając decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowych wydanych w 2007 r. nie zapewnił stronie czynnego udziału
w postępowaniu, a przed wydaniem decyzji nie umożliwił wypowiedzenia
się co do zebranych dowodów i materiałów, czym naruszono przepisy art.
123 § 1 oraz art. 200 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), za co odpowiedzialność
ponosi Specjalista ds. podatkowych w Referacie Podatkowym, z tytułu nadzoru Kierownik Referatu Podatkowego - str. 104, 105, 106 protokołu kontroli.
7. W 2007 r. wystąpiły nieprawidłowości przy poborze opłaty miejscowej:
- w 5 przypadkach inkasenci dokonali wpłat pobranej opłaty miejscowej
w łącznej kwocie 9.142,40 zł niezgodnie z terminami określonymi
w umowach, przekraczając terminy od 1 do 9 dni, czym naruszono postanowienia zawarte w § 3 pkt 2 zawartych umów zlecenia,
- na 412 sprawdzonych dowodów wpłat:
• w 2 przypadkach na dowodach wpłat nie podano daty poboru opłaty
miejscowej,
• w 2 przypadkach na dowodach wpłat nie wpisano rodzaju należności,
czym naruszono § 5 ust. 1 pkt 3 i pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 stycznia 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu
kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności
budżetowych w organach podatkowych podległych ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych (Dz. U. Nr 17, poz. 134),
za co odpowiedzialności ponosi Specjalista ds. podatkowych w Referacie
Podatkowym, z tytułu nadzoru Kierownik Referatu Podatkowego - str. 119
protokołu kontroli.
8. W 2007 r. inkasentowi opłaty miejscowej wypłacono wynagrodzenie za pobór inkasa niezgodnie z zawartą umową, tj. wynagrodzenie wypłacono 36
oraz 8 dni po terminie określonym w umowie, od nieterminowej wypłaty
wynagrodzenia nie naliczono i nie wypłacono odsetek, czym naruszono § 3
ust. 3 umowy zlecenia z dnia 28 maja 2007 r., za co odpowiedzialność
ponosi Specjalista ds. podatkowych w Referacie Podatkowym, z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy - str. 119, 120 protokołu kontroli.
9. W latach 2005-2007 zakończono inwestycje stwarzające warunki do korzystania z urządzeń infrastruktury technicznej lub korzystania z wybudowanej
drogi. Do dnia kontroli, tj. 18.06.2008 r. Burmistrz nie ustalił w drodze
decyzji opłaty adiacenckiej po stworzeniu warunków do podłączenia nieruchomości do poszczególnych urządzeń infrastruktury technicznej albo po
stworzeniu warunków do korzystania z wybudowanej drogi, czym naruszono przepisy art. 145 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Specjalista ds. Gospodarki Nieruchomościami, z
tytułu nadzoru Burmistrz - str. 124, 125 protokołu kontroli.
10.Na 30 sprawdzonych zezwoleń na sprzedaż alkoholu wydanych w 2007
roku:
- w 1 przypadku opłata za zezwolenie była naliczona w kwocie wyższej od
należnej o kwotę 12,94 zł, czym naruszono przepisy art. 111 ust. 8 ustawy
z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2002 r. Nr 147 poz. 1231 z późn. zm.),
- w 3 przypadkach zezwolenia zostały wydane po upływie 30 dni od daty
złożenia wniosku, tj. 15 dni po terminie - wniosek złożono w dniu
18 grudnia 2006 r., zezwolenia wydano w dniu 2 lutego 2007 r., czym naruszono przepisy art. 35 § 1 i 3 oraz art. 36 ustawy z dnia 14 czerwca
1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98
poz. 1071 z późn. zm.),
za co odpowiedzialność ponosi Gminny koordynator ds. przeciwdziałania
uzależnieniom, z tytułu nadzoru Burmistrz - str. 133, 134, 135, 136
protokołu kontroli.
11.W 2007 r. od wniosku o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych oraz od załączników do wniosku pobrano nienależnie opłatę skarbową, czym naruszono przepisy art. 3 ustawy z dnia 9 września 2000 r.
o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2004 r. Nr 253, poz. 2532 z późn. zm.), za co
odpowiedzialność ponosi Gminny koordynator ds. przeciwdziałania uzależnieniom, z tytułu nadzoru Burmistrz - str. 134, 135, 136 protokołu kontroli.
12.Nieprawidłowo stosowano klasyfikację budżetową dochodów i wydatków,
tj.:
a) w zakresie dochodów w 2007 roku:
- dochody z tytułu opłaty za wpis do ewidencji działalności gospodarczej
lub zmianę wpisu (15) w wysokości 2.000,00 zł ujęto w rozdziale 75616
„Wpływy z podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od spadków
i darowizn, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz podatków
i opłat lokalnych od osób fizycznych” zamiast w rozdziale 75618 „Wpływy z innych opłat stanowiących dochody jednostek samorządu terytorialnego na podstawie ustaw”,
- dochody z tytułu opłaty za wydanie odpisu w wysokości 17,00 zł ujęto
w rozdziale 75616 „Wpływy z podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od spadków i darowizn, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz
podatków i opłat lokalnych od osób fizycznych” w § 045 „Wpływy z
opłaty administracyjnej za czynności urzędowe” zamiast w rozdziale
75618 „Wpływy z innych opłat stanowiących dochody jednostek
samorządu terytorialnego na podstawie ustaw” w § 041 „Wpływy z opłaty skarbowej”,
- dochody z tytułu opłaty za wykreślenie z ewidencji działalności
gospodarczej w wysokości 10,00 zł ujęto w rozdziale 75616 „Wpływy
z podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od spadków i darowizn, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz podatków i opłat lokalnych od
osób fizycznych” w § 049 ”Wpływy z innych lokalnych opłat pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego na podstawie odrębnych
ustaw” zamiast w rozdziale 75618 „Wpływy z innych opłat stanowiących
dochody jednostek samorządu terytorialnego na podstawie ustaw”
w § 041 „Wpływy z opłaty skarbowej”,
- dochody za wynajem sali w kwocie 122,00 zł ujęto w rozdziale 92109
„Domy i ośrodki kultury, świetlice i kluby”, w § 075 „Dochody z najmu
i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek
samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora
finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze” zamiast w rozdziale 75023 „Urzędy gmin (miast i miast na prawach powiatu)”, w § 097 „Wpływy z różnych dochodów ”.
Ponadto stwierdzono, że nie wskazano klasyfikacji dochodów z tytułu
nieterminowo zwróconej dotacji, która winna być ujęta w dziale 926
„Kultura fizyczna i sport”, rozdziale 92605 „Zadania w zakresie kultury
fizycznej i sportu”, w § 092 „ Pozostałe odsetki”,
b) w zakresie wydatków w 2007 r. w 25 przypadkach wydatki na łączną
kwotę 19.065 zł, tj.:
- wydatki w kwocie 7.320 zł dotyczące robót remontowych zaklasyfikowano w § 4300 „Zakup usług pozostałych” zamiast w § 4270 „Zakup usług
remontowych”,
- wydatki w kwocie 11.745 zł dotyczące „Udzielenie pomocy psychologicznej dla dzieci i młodzieży dotkniętych alkoholizmem i przemocą”
i „Usług psychologa” zaklasyfikowano w § 4300 „Zakup usług pozostałych” zamiast § 4280 „Zakup usług zdrowotnych”,
c) w zakresie wydatków w 2005 r. w 2 przypadkach wydatki na łączną
kwotę 109 zł dotyczące podróży służbowych zaklasyfikowano w § 4300
„ Zakup usług pozostałych” zamiast § 4410 „Podróże służbowe
krajowe”,
czym naruszono przepisy art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r.
o finansach publicznych oraz § 1 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów,
wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz. 2132, Nr 283, poz. 2828, z 2005 r. Nr
74, poz. 652, Nr 232, poz. 1970) i § 1 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów,
wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z póź. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy - str. 66, 67, 148, 166, 167, 172 protokołu kontroli.
13.Do ksiąg rachunkowych 2005, 2006, 2007 i 2008 wprowadzono dochody
i koszty dotyczące innych okresów sprawozdawczych, tj.:
- w 2005 r. ujęto dochody dotyczące roku 2004 w kwocie 50,83 zł,
- w 2006 r. ujęto dochody dotyczące roku 2005 w kwocie 154,22 zł,
- w 2007 r. ujęto koszty dotyczące roku 2006 na łączną kwotę 10.925,60
zł,
- w 2008 r. ujęto koszty dotyczące roku 2007 na łączną kwotę 1.181,00 zł,
czym naruszono przepisy art. 6 i art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r.
o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy - str. 45, 46, 52, 148, 149, 172
protokołu kontroli.
14.W 2007 r. w 3 przypadkach na dokumentach księgowych (Faktura i wyciągi
bankowe) na łączną kwotę 77.015,86 zł dokonano poprawień nieprawidłowych zapisów korektorem, czym naruszono przepisy art. 22 ust. 3 i art. 25
ustawy o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy str. 149 protokołu.
15.W 2007 r. dowody księgowe dotyczące wydatków nie zawierały informacji
stwierdzającej zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz nie zawierały podpisu
osoby odpowiedzialnej za te wskazania, czym naruszono przepisy art. 21
ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy - str. 30, 31, 149 protokołu kontroli.
16.W 2007 r. w pismach przyznających dodatek specjalny dla Zastępcy Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika, Inspektor ds. Inwestycji nie określono na
jaki czas został przyznany, czym naruszono § 8 ust. 1 rozporządzenia Rady
Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania
pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gminy, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 146, poz.
1223, z 2006 r. Nr 39, poz. 272), za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz
- str. 152 protokołu kontroli.
17.W 2007 r. wszystkie pisma przyznające wynagrodzenia posiadały ten sam
znak sprawy, czym naruszono § 18 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów
gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z 2003 r. Nr
69, poz. 636, z 2006 r. Nr 127, poz. 885), za co odpowiedzialność ponosi
Inspektor ds. kadr, z tytułu nadzoru Burmistrz - str. 152 protokołu kontroli.
18.W jednostce kontrolowanej do dnia kontroli, tj. 29.04.2008 r., nie dokonano
wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla Burmistrza, Zastępcy
Burmistrza, Skarbnika i Sekretarza za 2004 (50%) w łącznej kwocie
13.411,05 zł oraz za 2005 r. w łącznej w kwocie 29.075,34 zł, czym naruszono przepisy art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym
wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.
U. Nr 160, poz. 1080, z 1998 r. Nr 155, poz. 1014, z 1999 r. Nr 72, poz.
802, Nr 110, poz. 1255, z 2002 r. Nr 74, poz. 676, z 2003 r. Nr 199, poz.
1939, Nr 223, poz. 2217, z 2004 r. Nr 116, poz. 1202, z 2005 r. Nr 249, poz.
2104, z 2006 r. Nr 34, poz. 243, Nr 104, poz. 708 i 711), za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz - str. 153 protokołu kontroli.
19.W 2007 r., na 21 sprawdzonych wypłaconych ryczałtów za używanie do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy, w 3 przypadkach wypłacono ryczałty w kwotach wyższych od należnych, w wyniku nie dokonania pomniejszenia ryczałtów z tytułu podróży
służbowych trwających powyżej 8 godzin, czym naruszono § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do
celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27 poz. 271, z 2004 r. Nr 237,
poz. 2376, z 2007 r. Nr 201, poz. 1462), za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. kadr, z tytułu nadzoru Burmistrz - str. 158 protokołu kontroli.
20.W 2007 r. w 3 przypadkach na 7 rozliczonych podróży pracowników poza
granicami kraju zastosowano zaokrąglenie stawki euro, tj. przyjęto do wyliczeń stawkę 3,78 zł, zamiast 3,7815 zł, co spowodowało zaniżenie wypłaconych delegacji, czym naruszono § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy
i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz
warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, z 2003
r. Nr 199, poz. 1951, z 2004 r. Nr 271, poz. 2687, z 2005 r. Nr 186, poz.
1555), za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy - str. 159 protokołu
kontroli.
21.W 2007 r. 6 wyjazdów służbowych, rozliczonych i ujętych w wydatkach
Rady Miejskiej na łączną kwotę 266,10 zł były wystawione dla osób, które
nie były radnymi Rady Miejskiej, czym naruszono § 1 rozporządzenia
Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 r.
w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. Nr 66, poz. 800, z 2002 r. Nr 14, poz. 138,
z 2003 r. Nr 33, poz. 280), za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy
- str. 161 protokołu kontroli.
22.W dniu 19 maja 2006 r. na 5 wydanych decyzji przyznających dodatki
mieszkaniowe w 3 przypadkach zastosowano do podstawy obliczenia dodatku mieszkaniowego 90% zamiast 100% wysokości naliczonych i ponoszonych wydatków, czym naruszono § 2 rozporządzenia Rady Ministrów z
dnia 28 grudnia 2001 r. w sprawie dodatków mieszkaniowych (Dz. U. Nr
156, 1817, z 2005 r. Nr 25, poz. 216, Nr 131, poz. 1094, z 2006 r. Nr 84,
poz. 587), za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. dodatków mieszkaniowych, z tytułu nadzoru Burmistrz - str. 169 protokołu kontroli.
23.W latach 2006 i 2007 zrealizowano inwestycje o wartości 476.138,97 zł pn.
„Wykonanie kanalizacji sanitarnej oraz sieci wodociągowej wraz z odtworzeniem nawierzchni dróg i chodników w Mrzeżynie” w trybie przetargu
nieograniczonego, przy realizacji inwestycji wystąpiły nieprawidłowości w
zakresie stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177, Nr 96, poz. 959, Nr 116, poz. 1207, Nr
145, poz. 1537, Nr 273, poz. 2703, z 2005 r. Nr 163, poz. 1362, Nr 184,
poz. 1539, z 2006 r. Nr 79, poz. 551) tj.:
- ogłoszenie o przetargu na wykonanie inwestycji zostało przekazane do
Urzędu Zamówień Publicznych 01.03.2006 r., w ogłoszeniu określono
termin składania ofert do 19.04.2006 r., określony w ogłoszeniu termin
do składania ofert jest krótszy niż 52 dni od dnia przekazania ogłoszenia
Prezesowi Urzędu, czym naruszono przepisy art. 43 ust. 2 ustawy,
- Zamawiający nie zawiadomił Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych
o wyborze oferty, czym naruszono przepisy art. 92 ustawy,
- Zamawiający nie przekazał ogłoszenia o udzieleniu zamówienia
Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, czym naruszono przepisy art.
95 ust. 1 ustawy,
- Wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy 5
miesięcy po podpisaniu umowy, tj. w dniu 25 października 2006 r., natomiast w zawartej Umowie Nr IB 2220/18/UM/2006 w dniu 25 maja
2006 r. na wykonanie zadania inwestycyjnego pomiędzy Gminą
Trzebiatów a wykonawcą „DOMART-T” z siedzibą w Koszalinie – określono w § 6 ust. 1 „Wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny brutto podanej w § 5 ust. 1 niniejszej, co stanowi kwotę 20.000 zł”. Zamawiający nie wyegzekwował
wniesienia należytego zabezpieczenia umowy przed podpisaniem
umowy, czym naruszono postanowienia zawarte w pkt 20 Specyfikacji
Istotnych Warunków Zamówienia „Zamawiający będzie wymagał od wykonawcy, który złoży najkorzystniejszą ofertę złożenia, przed podpisaniem umowy lub najpóźniej w dniu jej podpisania zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny brutto oferty….” oraz
przepisy art. 147 ust. 3 ustawy,
- przekazania placu budowy dokonano z opóźnieniem 118 dni, tj. plac
budowy przekazano 25.09.2006 r., zamiast 30.05.2006 r., czym naruszono postanowienia zawarte w § 2 ust. 1 pkt 1.6 ww. umowy.
- Wykonawca rozpoczął prace 147 dni po terminie określonym w umowie,
tj. 27.10.2006 r. (wpis w dzienniku budowy), czym naruszono postanowienia zawarte w § 3 ust. 1 ww. umowy.
Ponadto z ustaleń kontrolnych wynika, że w trakcie procedury przetargowej
stwierdzono szereg drobnych niezgodności w zakresie chronologii udokumentowania postępowania przetargowego, co było niezgodne z § 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 r. w sprawie
protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr
71 poz. 646), za co odpowiedzialność ponosi Kierownik Referatu Inwestycji
i Budownictwa, z tytułu nadzoru Burmistrz - str. 196, 197, 198, 199, 200,
201, 202 protokołu kontroli.
24.W 2006 r. przeprowadzono inwentaryzację na podstawie Zarządzenia
Nr 90/06 Burmistrza Miasta i Gminy w Trzebiatowie z dnia 27 listopada
2006 r. w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej i przeprowadzenia
inwentaryzacji. Inwentaryzacja została przeprowadzona według stanu na
dzień 30 listopada 2006 r. Ujawnioną w toku inwentaryzacji różnicę między
stanem rzeczywistym i ewidencyjnym w kwocie 569 zł wyjaśniono, natomiast do dnia kontroli, tj. 5.05.2008 r. nie dokonano rozliczenia (nie dokonano księgowania) ujawnionej w toku inwentaryzacji różnicy między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych, czym
naruszono przepisy art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy - str. 232 protokołu kontroli.
25.W 2007 r. Burmistrz nie przedłożył Radzie Miejskiej projektu uchwały,
a Rada nie podjęła uchwały w sprawie przejęcia do realizacji przez Gminę
Trzebiatów zadania pn.„Utrzymanie czystości na drogach/drodze powiatowej w miejscowości Trzebiatów”. Do dnia kontroli, tj. 29.04.2008 r.,
Rada nie podjęła uchwały w sprawie przejęcia do realizacji przedmiotowego
zadania, czym naruszono przepisy art. 30 ust. 2 pkt 1 oraz art. 18 ust. 11
ustawy o samorządzie gminnym, za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz
- str. 241 protokołu kontroli.
26.W 2007 r. Zakład Wodociągów i Kanalizacji w Trzebiatowie nie dokonywał
zaliczkowych wpłat do budżetu nadwyżki środków obrotowych, które powinny być przekazywane do budżetu co kwartał w terminie 20 dni po zakończeniu kwartału, czym naruszono § 49 ust. 2 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783), za co odpowiedzialność
ponosi Dyrektor Zakładu Wodociągów i Kanalizacji, z tytułu nadzoru
Skarbnik - str. 247 protokołu kontroli.
II. W zakresie gospodarowania mieniem
1. W 2007 r. w 5 przypadkach uzyskane środki trwałe z zakupów inwestycyjnych o łącznej wartości 70.216,37 zł zostały przyjęte na konto 011 - Środki
trwałe - z opóźnieniem od 1 do 12 miesięcy od daty przekazania środka
0
trwałego do używania, czym naruszono
przepisy art. 35 ust. 1 ustawy o rachunkowości w związku z art. 16d ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r.
o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654
z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik - str. 194 protokołu
kontroli.
2. W 2007 r. środki trwałe o łącznej wartości 476.138,97 zł uzyskane w
wyniku zakończonej inwestycji pn.„ Sieć wodociągowa i sieć kanalizacji
sanitarnej w Mrzeżynie w ulicach: Tysiąclecia, Mickiewicza, Nadmorska”
przekazane do użytkowania w dniu 14 kwietnia 2007 r. zostały przekazane
do Zakładu Wodociągów i Kanalizacji z opóźnieniem 4 miesięcy od daty
zakończenia budowy, tj.:
- „Sieć kanalizacji sanitarnej w Mrzeżynie w ulicach: Tysiąclecia, Mickiewicza, Nadmorska” o wartości 357.104,23 zł – przekazano 31.08.2007
r. na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego środka trwałego Nr
33/2007,
- „Sieć wodociągowa w Mrzeżynie w ulicach: Tysiąclecia, Mickiewicza,
Nadmorska” o wartości 119.034,74 zł - przekazano 31.08.2007 r. na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego środka trwałego Nr 34/2007,
czym naruszono przepisy art. 35 ust. 1 ustawy o rachunkowości w związku
z art. 16d ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, za co
odpowiedzialność ponosi Kierownik Referatu Inwestycji i Budownictwa,
z tytułu nadzoru Skarbnik - str. 209, 210 protokołu kontroli.
3. W roku 2007 nie prowadzono ewidencji analitycznej (ksiąg inwentarzowych) dla gruntów, w ewidencji księgowej grunty były ujęte kwotowo, tj.
wg stanu na dzień 31 grudnia 2007 r.:
- na koncie 011-06-01 - Środki trwałe - grunty komunalne wykazano kwotą 194.239.384,54 zł,
- na koncie 011-06-02 - Środki trwałe - wieczyste użytkowanie wykazano
kwotą 23.839.059,56 zł,
czym naruszono przepisy art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości oraz
§ 1 pkt 3 i § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz przepisy pkt 3 Załącznika Nr 1 do
Zarządzenia Nr 84/06 Burmistrza Miasta i Gminy Trzebiatów z dnia
31 października 2006 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Miasta i Gminy Trzebiatów, za co odpowiedzialność
ponosi Skarbnik Gminy - str. 217 protokołu kontroli.
4. W latach 2004-2007 w ewidencji księgowań zwiększeń i zmniejszeń wartości gruntów dokonywano na koniec każdego kwartału na podstawie informacji przekazywanych z Referatu Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa. Na podstawie okazanych dokumentów nie można było ustalić jakich
gruntów dotyczy sprzedaż lub nabycie, które grunty zostały ujęte w danej
informacji na koniec kwartału. W informacjach, na podstawie których dokonano księgowań wykazywano wartość posiadanych gruntów z wyszczególnieniem: obręb, powierzchnia oraz ogólną wartość mienia w ob-
1
rębie. Ewidencję księgową gruntów
prowadzono na kontach 011-06-01 Środki trwałe – Grunty komunalne i 011-06-02 - Środki trwałe - Grunty
(wieczyste użytkowanie), według których nie można było ustalić ile dokonano sprzedaży gruntów oraz ile zakupiono w danym miesiącu. Księgowań na koniec kwartału dokonywano różnicą, tj. jeżeli kwota wartości
gruntów wykazana w informacji była większa niż w ewidencji księgowej to
dokonano księgowania różnicy na plus natomiast jeżeli była niższa to dokonano księgowania różnicy na minus.
W 2007 r. zmiany na koncie 011 - Środki trwałe zaksięgowano w następujący sposób:
Lp
Data
Konto
Konto
.
Księgowa011-06-01
011-06-02
nia
1.
31.03.2007r.
+ 571.745,40
+ 200.877,00
zł
zł
2.
31.06.2007r.
+ 1.503.482,00
+ 381.450,00
3.
29.09.2007r.
+ 41.505,00
-35.000
4.
31.12.2007r.
- 994.185,00
- 3.104,00
Nie wprowadzenie do ksiąg rachunkowych operacji gospodarczych w okresie sprawozdawczym którego dotyczyły, jest naruszeniem przepisów art. 20
ust. 1 i art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości., za co odpowiedzialność
ponosi Skarbnik Gminy - str. 222, 223 protokołu kontroli.
Wymienione wyżej nieprawidłowości nie wyczerpują wszystkich
negatywnych ustaleń zawartych w protokole kontroli, których nie ujęto w
niniejszym wystąpieniu z uwagi na ich mniejszy ciężar gatunkowy.
W wyniku działań podjętych przez kierownictwo i pracowników Urzędu,
w trakcie kontroli wyeliminowano następujące nieprawidłowości:
- sporządzono korekty sprawozdań Rb – 27S z wykonania planu dochodów
budżetowych jednostki samorządu terytorialnego oraz sprawozdań Rb –
PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za okres od początku roku do dnia 30 czerwca i do dnia 31 grudnia roku 2005,
- zaewidencjonowano na koncie 229 – 1 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne – PFRON zapłacone składki do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w 2008 r.,
- okazano dokumenty potwierdzające wyeliminowanie nieprawidłowej klasyfikacji dochodów budżetowych w trakcie roku budżetowego,
- dokonano wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla Burmistrza,
Zastępcy Burmistrza, Skarbnika i Sekretarza za lata 2004-2005,
- dokonano potrąceń nadpłaconych kwot ryczałtów (za kwiecień i czerwiec
2007 r.) za używanie do celów służbowych samochodów niebędących własnością pracodawcy,
- dokonano potrąceń nadpłaconych wynagrodzeń dla członków Gminnej
Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych za maj 2007 r.,
2 konta 011 - Środki trwałe zakupiony
- przyjęto do ewidencji księgowej
środek trwały o wartości 8.465,63 zł,
- dokonano rozliczenia wykazanej różnicy w przeprowadzonej w 2006 r. inwentaryzacji,
- Rada Miejska w Trzebiatowie w dniu 29 maja 2008 r. podjęła Uchwałę Nr
XIX/192/08. w sprawie przejęcia od Powiatu Gryfickiego zadań publicznych (remonty ciągów pieszych w Gminie Trzebiatów przy drogach powiatowych, utrzymanie zieleni w obrębie miasta Trzebiatów przy drogach
powiatowych, utrzymanie czystości na drogach powiatowych w
Trzebiatowie).
Generalnie rzecz biorąc należy podkreślić, że ilość stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień wskazuje na konieczność zwiększenia nadzoru w zakresie kontroli funkcjonalnej.
W celu usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w protokole kontroli
oraz usprawnienia pracy Urzędu niezbędne jest podjęcie następujących działań:
I. W zakresie spraw organizacyjnych, budżetowych finansowych oraz sprawozdawczości
1. Przestrzegania przepisów ustawy o finansach publicznych oraz rozporządzenia w sprawie kwot, których przekroczenie powoduje obowiązek
prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych, w zakresie wprowadzenia audytu wewnętrznego.
2. Przestrzegania przepisów ustawy o podatku rolnym w zakresie prawidłowego naliczania ulg z tytułu zwolnienia z podatku rolnego gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego.
3. Przestrzegania przepisów ustawy Ordynacja podatkowa w zakresie zapewnienia stronom czynnego udziału w każdym stadium postępowania, a przed
wydaniem decyzji umożliwienie im wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów.
4. Przestrzegania zapisów w umowach zlecenia zawartych z inkasentami opłaty miejscowej.
5. Egzekwowania i przestrzegania przepisów rozporządzenia w sprawie zasad
rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych w organach podatkowych podległych
ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych w zakresie prawidłowego wypełniania dowodów poboru opłaty miejscowej.
6. Przestrzegania przepisów o gospodarce nieruchomościami w zakresie
prawidłowego ustalania opłat adacenckich z tytułu udziału w kosztach
budowy urządzeń infrastruktury technicznej.
7. Przestrzegania przepisów ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi w zakresie prawidłowego naliczania opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu.
8. Przestrzegania przepisów ustawy Kodeksu postępowania administracyjnego
w zakresie załatwiania spraw bez zbędnej zwłoki.
9. Przestrzegania przepisów ustawy3o opłacie skarbowej w zakresie prawidłowego poboru opłaty od wniosków i załączników.
10.Przestrzegania przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie
szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów
oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych w zakresie prawidłowej klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych.
11.Przestrzegania przepisów ustawy o rachunkowości w zakresie:
- ujmowania kosztów i dochodów w ewidencji księgowej roku, którego dotyczą,
- ujmowania w ewidencji księgowej operacji gospodarczych w danym
okresie sprawozdawczym,
- dokonywania poprawień na dokumentach księgowych zgodnie z ustawą.
12.Przestrzegania przepisów rozporządzenia w sprawie zasad wynagradzania
pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gminy, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich w zakresie określania
terminu przyznania dodatku specjalnego dla Zastępcy Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika, Inspektor ds. Inwestycji.
13.Przestrzegania przepisów rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej
dla organów gmin i związków międzygminnych w zakresie prawidłowego
nadawania znaku spraw.
14.Przestrzegania przepisów rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu
w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju w zakresie przyjmowania prawidłowej
stawki kursu euro.
15.Przestrzegania przepisów rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu podróży służbowych radnych gminy w zakresie ujmowania w wydatkach Rady Miejskiej wydatków na delegacje dla radnych.
16.Przestrzegania przepisów rozporządzenia w sprawie dodatków mieszkaniowych w zakresie prawidłowego naliczania dodatków.
17.Przestrzegania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w zakresie:
- prawidłowego określania terminu do składania ofert,
- zawiadamiani Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o wyborze oferty,
- przekazywania Ogłoszenia o udzieleniu zamówienia do Prezesa Urzędu
Zamówień Publicznych,
- egzekwowania od wykonawców wniesienia należytego zabezpieczenia
umowy przed podpisaniem umowy.
18.Przestrzegania postanowień zawartych w umowie na wykonanie zadania inwestycyjnego w zakresie:
- wnoszenia przez wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania
umowy,
- prawidłowego wyliczania kwoty zabezpieczania należytego wykonania
umowy,
4
- przekazania placu budowy w terminie
określonym w umowie,
- rozpoczynania przez wykonawcę prac w terminie określonym w umowie.
19.Przestrzegania przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie prawidłowego wypełniania protokołu.
II. W zakresie gospodarowania mieniem
1. Przestrzegania przepisów ustawy o rachunkowości w zakresie:
- ujmowania w ewidencji księgowej sprzedanych i przyjętych środków
trwałych w terminach określonych przepisami,
- prowadzenia ewidencji analitycznej gruntów.
2. Przestrzegania przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób
prawnych w zakresie terminowego przyjmowania do ewidencji księgowej
środków trwałych uzyskanych z tytułu zakończonych inwestycji oraz zakupionych środków trwałych.
Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne oraz powyższe wnioski przyczynią się do poprawy pracy Gminy.
Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium Izby, za
moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych dotyczących zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe
stosowanie w niniejszym wystąpieniu w terminie 14 dni od daty otrzymania
tego wystąpienia.
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych byłbym wdzięczny za powiadomienie mnie w terminie 30 dni od
daty otrzymania niniejszego pisma o sposobie wykonania zaleceń lub o przyczynach ich nie wykonania.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie:
mgr Józef Chodarcewicz
Do wiadomości:
Szanowny Pan
Sławomir Pawlak
Przewodniczący
Rady Miejskiej w Trzebiatowie