Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 1/2015/2016 Rektora

Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 1/2015/2016 Rektora Akademii Ignatianum z dnia 1 października 2015 r.
REGULAMIN
wyjazdów pracowników Akademii Ignatianum w Krakowie
w ramach Programu Erasmus+
CZĘŚĆ I
Informacje ogólne
§1
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Program Erasmus+ Szkolnictwo Wyższe (zwany dalej Programem) jest programem współpracy
międzynarodowej w ramach Unii Europejskiej. Program przeznaczony jest dla szkół wyższych, ich
studentów i pracowników.
Celem Programu jest wspieranie edukacji i szkoleń oraz wspieranie mobilności studentów i pracowników
szkół wyższych w Europie.
Program składa się z czterech komponentów:
a. SMS – wyjazdy studentów na studia do zagranicznej uczelni przyjmującej,
b. SMP – wyjazdy studentów oraz absolwentów na praktykę do zagranicznej instytucji przyjmującej,
c. STA – wyjazdy pracowników w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych w zagranicznej uczelni
przyjmującej,
d. STT – wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych do zagranicznej instytucji przyjmującej.
Szczegółowe informacje na temat wszystkich komponentów Programu są dostępne na stronach Fundacji
Rozwoju Systemu Edukacji zwanej dalej FRSE: www.frse.org.pl oraz www.erasmusplus.org.pl .
Liczba dostępnych miejsc w ramach poszczególnych komponentów Programu oraz wysokość środków
finansowych i zasady ich redystrybucji corocznie określane są w umowie dwustronnej pomiędzy Akademią
Ignatianum w Krakowie (zwanej dalej AIK) a FRSE.
Przedmiotowy regulamin dotyczy jedynie wyjazdów w ramach komponentów STA oraz STT.
CZĘŚĆ II
Postanowienia ogólne
§2
1.
2.
3.
4.
5.
W Programie mogą wziąć udział pracownicy naukowo-dydaktyczni oraz pracownicy administracyjni
(zwani dalej Pracownikami) AIK.
Wyjazdy w ramach komponentu STA muszą być poprzedzone podpisaniem umów bilateralnych
(dwustronnych) pomiędzy AIK a zagraniczną uczelnią przyjmującą.
Wyjazdy w ramach komponentu STT mogą być realizowane tylko w zagranicznych instytucjach
przyjmujących, które przystąpiły do Programu.
Wyjazdy w ramach komponentu STA oraz STT obejmują jeden, ten sam rok akademicki i mogą być
rozpoczęte 1 października i muszą być zakończone 30 września danego roku akademickiego.
Stypendium przyznawane w ramach Programu lub środków z budżetu Programu Operacyjnego Wiedza,
Edukacja, Rozwój (zwany dalej PO WER) stanowi formę dofinansowania i nie pokrywa całkowitych
kosztów wyjazdu, jedynie pokrywa różnicę pomiędzy kosztami utrzymania w Polsce, a krajem pobytu
pracownika.
CZĘŚĆ III
Ogólne zasady uczestnictwa w Programie
§3
1.
Program oferuje pracownikom AIK następujące możliwości udziału:
a. STA – wyjazdy pracowników w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych do zagranicznych uczelni
przyjmujących („Teaching Staff Mobility”),
b. STT - wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych do zagranicznych instytucji przyjmujących:
Biuro Współpracy Międzynarodowej Akademii Ignatianum w Krakowie
____________________________________________________________________________________________________
2.
3.
udział w szkoleniach, warsztatach, wymiana doświadczeń, doskonalenie metod pracy („Training Staff
Mobility”).
Pracownicy wyjeżdżający w ramach STA zobowiązani są do przeprowadzenia co najmniej 8 godzin zajęć
dydaktycznych dla studentów zagranicznej uczelni przyjmującej.
Pracownicy wyjeżdżający w ramach STT zobowiązani są do udziału w szkoleniach podnoszących
kwalifikacje związane z charakterem pracy wykonywanej w AIK.
§4
Warunki ubiegania się o wyjazd STA lub STT
1.
2.
3.
4.
W Programie mogą wziąć udział pracownicy AIK, których podstawą zatrudnienia jest umowa o pracę lub
umowa cywilno-prawna.
Kandydatury pracowników, którzy ubiegają się o wyjazd po raz pierwszy oraz zgłoszenia pracowników
młodszych stażem traktowane są priorytetowo.
Pierwszeństwo w wyjazdach STA lub STT mają pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę.
Pierwszeństwo w wyjazdach w celach szkoleniowych mają pracownicy administracyjni AIK.
§5
Długość wyjazdu STA lub STT
1.
2.
3.
Minimalny okres wyjazdu pracownika w ramach STA wynosi 2 dni, a maksymalny 5 dni w ramach tego
samego roku akademickiego.
Minimalny okres wyjazdu pracownika w ramach STT wynosi 2 dni, a maksymalny 5 dni w ramach tego
samego roku akademickiego.
Wyjazdy pracowników mogą zostać rozpoczęte 1 października i muszą zostać zakończone, nie później niż
do dnia 30 września danego roku akademickiego.
§6
Zasady kwalifikacji pracowników do wyjazdów STA lub STT
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Zakwalifikowanie pracowników do wyjazdu w ramach Programu odbywa się na drodze rekrutacji
prowadzonej przez Biuro Współpracy Międzynarodowej (zwane dalej BWM). Termin rekrutacji ogłaszany
jest na stronie internetowej BWM.
Rekrutacja pracowników odbywa się w roku akademickim poprzedzającym wyjazd, nie później niż do dnia
30 września danego roku akademickiego. W przypadku wystarczającej ilości środków finansowych oraz do
wyczerpania liczby dostępnych miejsc przewiduje się przeprowadzenie rekrutacji uzupełniającej.
Podstawą kwalifikacji pracowników do wyjazdu jest złożenie, w wyznaczonym terminie: „Kwestionariusza
zgłoszeniowego pracownika na wyjazd zagraniczny”.
O zakwalifikowaniu pracowników do udziału w Programie decyduje Komisja Kwalifikacyjna Programu
Erasmus+ (zwana dalej KKE) na posiedzeniu.
W skład KKE wchodzą: Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+, Wydziałowi Koordynatorzy
Programu Erasmus+.
KKE podejmuje decyzję o zakwalifikowaniu pracowników do udziału w Programie w oparciu o informacje
zawarte w „Kwestionariuszu zgłoszeniowym pracownika na wyjazd zagraniczny” oraz na podstawie §4
ust.1-4.
W nawiązaniu do ust.6, KKE tworzy listę główną nominowanych do wyjazdu oraz listę rezerwową.
Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+ informuje pracowników drogą mailową o wynikach rekrutacji
oraz w przypadku wyjazdu STA, pierwszą wskazaną przez pracownika w „Kwestionariuszu zgłoszeniowym
pracownika na wyjazd zagraniczny” zagraniczną uczelnię przyjmującą.
Dla każdego pracownika biorącego udział w rekrutacji sporządzona zostaje decyzja.
Z przebiegu posiedzenia KKE zostaje sporządzony protokół, który jest podpisywany przez wszystkich
członków KKE.
Od decyzji KKE przysługuje, za pośrednictwem Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+,
odwołanie do Rektora AIK w terminie 14 dni od daty otrzymania decyzji.
Podstawą do odwołania może być jedynie wskazanie naruszenia powyższych zasad kwalifikacji
pracowników do wyjazdu.
Ostateczną decyzję w przypadku odwołania podejmuje Rektor AIK.
2
Biuro Współpracy Międzynarodowej Akademii Ignatianum w Krakowie
____________________________________________________________________________________________________
§7
Zmiana terminu lub miejsca wyjazdu STA lub STT
1.
2.
W wyjątkowych sytuacjach pracownik zakwalifikowany do udziału w Programie może zmienić termin
wyjazdu lub miejsce wyjazdu, który pierwotnie deklarował w „Kwestionariuszu zgłoszeniowym pracownika
na wyjazd zagraniczny”.
Aby ubiegać się o zmianę terminu wyjazdu lub miejsca wyjazdu należy złożyć do Uczelnianego
Koordynatora Programu Erasmus+ nowy „Kwestionariusz zgłoszeniowy pracownika na wyjazd
zagraniczny” zawierający nowy termin wyjazdu lub nowe miejsce planowanego wyjazdu.
§8
Zasady przyznawania i wypłacania stypendium
1.
2.
3.
4.
5.
Miesięczna stawka stypendium Programu określana jest na podstawie sztywnych stawek
przyporządkowanych dla poszczególnych grup krajów.
Środki finansowe przyznane AIK przez FRSE na wyjazdy STA lub STT mogą być przeznaczone jedynie na
wypłatę stypendiów dla pracowników zakwalifikowanych do wyjazdu do zagranicznej uczelni/instytucji
przyjmującej.
Kraje biorące udział w Programie dzielone są na trzy grupy w zależności od kosztów utrzymania.
Informacje co roku aktualizowane są przez Komisję Europejską i znajdują się na stronie
www.erasmusplus.org.pl oraz dostępne są na stronie internetowej BWM.
Przy podejmowaniu decyzji o wysokości stawek stypendium będą uwzględniane następujące zasady:
a. wysokość stypendium wypłacanego przy wyjazdach do tych samych krajów dla pracowników
wszystkich wydziałów AIK będą takie same,
b. stawki stypendium nie podlegają zmianom w trakcie trwania roku akademickiego,
c. wysokość stypendium określana jest z dokładnością co do jednego dnia,
d. wysokość stypendium uzależniona jest od kraju, do którego wyjeżdża pracownik oraz długości wyjazdu
według poniższej tabeli:
Kraje należące do danej grupy
Dzienna wartość stypendium w EURO przy
wyjazdach trwających do 14 dni
GRUPA I: Dania, Holandia, Irlandia, Szwecja, Wielka
Brytania
130
GRUPA II: Austria, Belgia, Bułgaria, Cypr, Czechy,
Finlandia, Francja, Grecja, Islandia, Lichtenstein,
Luksemburg, Norwegia, Rumunia, Turcja, Węgry, Włochy
110
republika
Niemcy,
100
GRUPA III: Hiszpania,
Jugosławii
Macedonia),
Portugalia, Słowacja
FYROM (była
Łotwa,
Malta,
GRUPA IV: Chorwacja, Estonia, Litwa, Słowenia
80
Stypendium wypłacane jest w walucie EURO.
Po podpisaniu przez pracownika umowy dwustronnej pracownik - AIK, wypłata stypendium Programu
następuje w formie przelewu, na wskazany przez pracownika rachunek bankowy w jednej racie, najpóźniej
w dniu rozpoczęcia wyjazdu.
8. W wyjątkowych sytuacjach Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+ może dokonywać przesunięć
środków finansowych przeznaczonych na wyjazdy STA na poczet wyjazdów STT i odwrotnie.
9. W wyjątkowych sytuacjach Rektor AIK, na pisemny wniosek Uczelnianego Koordynatora Programu
Erasmus+, może podjąć decyzję o przesunięciu nie więcej niż 50% środków finansowych z komponentu
OM (Mobility Organization) na poczet wyjazdów STA oraz wyjazdów STT.
10. Płatności na rzecz pracowników wynikające z umowy dwustronnej pomiędzy AIK a FRSE będą
realizowane najpóźniej w terminie ostatniego dnia obowiązywania umowy.
11. Wszelkie opóźnienia w płatnościach na rzecz pracowników mogą mieć miejsce tylko i wyłącznie w
przypadku wyczerpania środków finansowych lub sytuacji wynikających z opóźnień w przelewie transzy
z FRSE na rachunek bankowy AIK.
6.
7.
3
Biuro Współpracy Międzynarodowej Akademii Ignatianum w Krakowie
____________________________________________________________________________________________________
§9
Dodatkowe stypendium
1.
2.
3.
Osoby niepełnosprawne z udokumentowanym stopniem niepełnosprawności mogą ubiegać się (na pisemny
wniosek) o dodatkowe stypendium z budżetu PO WER. Zasady wnioskowania o dodatkowe fundusze
z tytułu niepełnosprawności określa FRSE. Formularze dostępne są na stronie www.erasmusplus.org.pl
Dodatkowe stypendium, o którym mowa w ust.1 wypłacane jest w walucie PLN z budżetu PO WER.
Dodatkowe stypendium, o którym mowa w ust.1 ma charakter uzupełniający, przeznaczone jest na pokrycie
dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem na zagranicznej uczelni przyjmującej – koszty
podróży, ubezpieczenia, przygotowania językowego, zwiększone koszty utrzymania.
§10
Obowiązki pracownika przed wyjazdem STA lub STT
1.
2.
3.
4.
Pracownik wyjeżdżający w ramach Programu ma obowiązek wypełnić, podpisać i przedstawić do podpisu
Uczelnianemu Koordynatorowi Programu Erasmus+ :
a. w przypadku wyjazdu STA - „Staff Mobility for Teaching Mobility Agreement” zwany dalej
„Indywidualny Program Nauczania” przed wyjazdem do zagranicznej uczelni przyjmującej,
b. w przypadku wyjazdu STT - „Staff Mobility for Training Mobility Agreement” zwany dalej
„Indywidualny Program Szkolenia” przed wyjazdem do zagranicznej instytucji przyjmującej.
W celu sfinalizowania wyjazdu, pracownik zobowiązany jest do:
a. uregulowania spraw związanych z zastępstwem w AIK na czas planowanego wyjazdu,
b. wypełnienia wniosku o udzielenie urlopu szkoleniowego i złożenie go w Dziale Kadr AIK,
c. uregulowania spraw związanych z ubezpieczeniem – wyrobienie Europejskiej Karty Ubezpieczenia
Zdrowotnego zwanej dalej kartą EKUZ,
d. zorganizowania sobie zakwaterowania na czas pobytu w zagranicznej uczelni przyjmującej lub
zagranicznej instytucji przyjmującej,
podpisania umowy dwustronnej pracownik – AIK, która szczegółowo określa warunki wyjazdu oraz
wypłaty i rozliczenia stypendium.
Przed wyjazdem pracownik ma obowiązek dostarczyć Uczelnianemu Koordynatorowi Programu Erasmus+
następujące dokumenty:
a. wypełnione i podpisane „Oświadczenie dotyczące wypłaty stypendium”,
b. kserokopię wypełnionego wniosku o udzielenie urlopu szkoleniowego,
c. kserokopię karty EKUZ.
§11
Obowiązki pracownika po zakończeniu wyjazdu STA lub STT
1.
2.
3.
4.
Po realizacji wyjazdu STA pracownik ma obowiązek dostarczyć Uczelnianemu Koordynatorowi Programu
Erasmus+, bez zbędnej zwłoki, następujące dokumenty:
a. „Indywidualny Program Nauczania”
– podpisany przez wszystkie trzy strony: pracownika,
Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+, zagraniczną uczelnię przyjmującą,
b. „Confirmation for Staff Mobility for Teaching Mobility” - zaświadczenie z zagranicznej uczelni
przyjmującej potwierdzające rzeczywisty okres pobytu pracownika w zagranicznej uczelni
przyjmującej, z dokładnością co do jednego dnia.
Obowiązkiem pracownika wyjeżdżającego w ramach STA jest również wypełnienie on-line Ankiety
Stypendysty Erasmusa, co jest konieczne do rozliczenia wyjazdu.
Po realizacji wyjazdu STT pracownik ma obowiązek dostarczyć Uczelnianemu Koordynatorowi Programu
Erasmus+, bez zbędnej zwłoki, następujące dokumenty:
a. „Indywidualny Program szkolenia”
– podpisany przez wszystkie trzy strony: pracownika,
Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+, zagraniczną instytucję przyjmującą,
b. „Confirmation for Staff Mobility for Training Mobility” - zaświadczenie z zagranicznej instytucji
przyjmującej potwierdzające rzeczywisty okres pobytu pracownika w zagranicznej instytucji
przyjmującej, z dokładnością co do jednego dnia.
Obowiązkiem pracownika wyjeżdżającego w ramach STT jest również wypełnienie on-line Ankiety
Stypendysty Erasmusa, co jest konieczne do rozliczenia wyjazdu.
4
Biuro Współpracy Międzynarodowej Akademii Ignatianum w Krakowie
____________________________________________________________________________________________________
§12
Zwrot stypendium
1.
2.
3.
4.
W przypadku nie wypełnienia przez pracownika obowiązków wynikających z § 11 w terminie do dnia 30
września danego roku akademickiego, AIK ma prawo ubiegać się o zwrot całości wypłaconego
pracownikowi stypendium.
Zasady zwrotu stypendium dotyczą zarówno stypendium wypłacanego z Programu jak i stypendium
wypłacanego z PO WER.
Jeżeli zachodzi sytuacja, o której mowa w ust.1 Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+ wzywa
pracownika do zwrotu stypendium określając wysokość zwrotu, termin zwrotu oraz podając numer
rachunku bankowego AIK, na który należy dokonać zwrotu.
Pracownik ma obowiązek dokonania zwrotu stypendium w terminie 7 dni od otrzymaniu wezwania do
zwrotu .
CZĘŚĆ IV
Postanowienia końcowe
§13
Wszystkie sytuacje nieuwzględnione w niniejszym Regulaminie będą rozstrzygane indywidualnie przez Rektora
AIK.
§14
Nadzór nad postanowieniami niniejszego Regulaminu sprawuje Rektor AIK.
§15
Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem Programu sprawuje właściwy Prorektor AIK.
§16
Regulamin wyjazdów pracowników Akademii Ignatianum w Krakowie w ramach Programu Erasmus+
zatwierdzony został Zarządzeniem nr 1/2015/2016 Rektora Akademii AIK z dnia 1 października 2015 roku.
§17
Regulamin wyjazdów pracowników Akademii Ignatianum w Krakowie w ramach Programu Erasmus+ wchodzi
w życie z dniem 1 października 2015 r. i obowiązuje do odwołania.
Wykaz skrótów stosowanych w Regulaminie:
AIK – Akademia Ignatianum w Krakowie
BWM – Biuro Współpracy Międzynarodowej
EKUZ – Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego
FRSE – Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
KKE – Komisja Kwalifikacyjna Programu Erasmus+
OM – Mobility Organization
PO WER – Program Operacyjny Wiedza, Edukacja, Rozwój
SMP – Student Mobility of Placement (wyjazdy studentów oraz absolwentów na praktykę)
SMS – Student Mobility for Studies (wyjazdy studentów na studia)
STA – Staff Mobility for Teaching Assignments (wyjazdy pracowników w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych)
STT – Staff Mobility for Training (wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych)
-------------------------------------------------------------------------Przedmiotowy Regulamin powstał w oparciu o źródła:
1. www.erasmusplus.org.pl
2. www.frse.org.pl
3. Umowa finansowa dla: Projektu Erasmus+, nr umowy: 2015-1-PL01-KA103-014990
4. Erasmus+ Przewodnik po programie, ważny od 1 stycznia 2014, z późniejszymi zmianami
5