docInformacyjne wspomaganie wspó∏pracy przedsi´biorstw w
download 
Reklamacja Transkrypt
Informacyjne wspomaganie wspó∏pracy przedsi´biorstw w
Zeszyty Naukowe nr 700 2006 Akademii Ekonomicznej w Krakowie Tomasz Ma∏kus Katedra Procesu Zarzàdzania Informacyjne wspomaganie wspó∏pracy przedsi´biorstw w ∏aƒcuchu dostaw 1. Uwagi wst´pne Wśród podstawowych uwarunkowań funkcjonowania przedsiębiorstwa podkreśla się obecnie znaczenie posiadania we właściwym czasie aktualnej informacji o stanie rynku, potrzebach nabywców, działaniach konkurentów, własnych wynikach oraz pojawiających się zakłóceniach wewnętrznych. Przepływ stosownych wiadomości i dostarczanie ich właściwie do miejsc wykorzystania umożliwiają odpowiednio zaprojektowane systemy informacyjne, które wspomagane są coraz doskonalszymi narzędziami informatycznymi. W warunkach globalizacji rynku, związanej z tym intensyfikacji konkurencji, poszerzania grup dostawców, kooperantów i klientów oraz częstych zmian preferencji nabywców takie czynniki wzrostu efektywności jak jakość i cena oferowanych dóbr i usług okazują się niewystarczające. Wśród determinant sukcesu rynkowego wyróżnia się obecnie również zindywidualizowane podejście do klienta, zapewnienie większej elastyczności wobec zmieniających się potrzeb rynkowych, a także związane z tym permanentne doskonalenie w zakresie działalności podstawowej. W dążeniu do realizacji wyróżnionych warunków konieczne staje się zacieśnienie współpracy przedsiębiorstw, aby projektować, realizować i kontrolować przepływy produktów, informacji i środków finansowych przez wszystkie ogniwa, począwszy od dostawców surowców, aż do jednostek przekazujących produkty ostatecznym nabywcom. Rozwiązanie takie określane jest mianem łańcucha dostaw, który staje się obecnie podstawową formą kooperacji przedsiębiorstw, a definiowany jest jako: „zorientowane na procesy, zintegrowane podejście do zarządzania zakupami, produkcją oraz dostawami produktów (towarów i usług) do 164 Tomasz Małkus klientów” [Logistyka dystrybucji 2001, s. 40]. W łańcuchu dostaw integrowane są również systemy informacyjne pomiędzy uczestnikami, co umożliwia wzajemną szybką wymianę wiadomości. Skupianie dostępnych zasobów i wysiłków na działalności podstawowej przez każdego ze współpracujących partnerów możliwe staje się natomiast dzięki rezygnacji z samodzielnego wykonywania funkcji logistycznych i zlecania wyspecjalizowanej firmie usług w tym zakresie. Zacieśnianie współpracy wspomaga również dynamiczny rozwój rynków elektronicznych przyspieszających wybór dostawców i odbiorców, zakupy dóbr, usług oraz realizację transakcji. Celem niniejszego artykułu jest prezentacja podstawowych uwarunkowań przekazu informacji pomiędzy partnerami współpracującymi w łańcuchu dostaw. W artykule zwrócono również uwagę na najważniejsze wymagania dotyczące jakości i zakresu tych informacji. Przedstawiono także charakterystykę przykładu typowego oprogramowania komputerowego opracowanego dla potrzeb obsługi przekazu informacji pomiędzy partnerami w łańcuchu dostaw. Przeprowadzone badania mają charakter wstępny i w ograniczonym stopniu dotyczą działań w zakresie zapewniania bezpieczeństwa informacji oraz sprawdzania wiarygodności ich źródeł na potrzeby realizowania transakcji. 2. Charakterystyka systemu informacji logistycznej w przedsi´biorstwie Podejmowanie decyzji w obrębie każdego z obszarów funkcjonalnych firmy wymaga odpowiedniego zasilania informacyjnego. Działalność logistyczna ze względu na powiązania z partnerami wykracza jednak swoim zasięgiem poza granice przedsiębiorstwa i równocześnie w znacznym stopniu wpływa na decyzje podejmowane w jego pozostałych obszarach funkcjonalnych. Dlatego też różnorodność informacji wykorzystywanych w obrębie logistyki jest znacznie większa niż w wypadku innych dziedzin funkcjonalnych. Konieczne jest więc opracowanie systemu informacyjnego, który umożliwi z jednej strony gromadzenie i przetwarzanie wszystkich danych istotnych z punktu widzenia podejmowania decyzji w wyróżnionym zakresie, a z drugiej strony zapewni również stały dostęp zainteresowanych do zgromadzonych zasobów. Wśród podstawowych źródeł wiadomości pozyskiwanych dla celów działalności logistycznej ze względu na miejsca ich powstawania wyróżnić należy: – źródła wewnętrzne – dotyczące produkcji, transportu i magazynowania, a także finansów, marketingu (przede wszystkim w zakresie obsługi klientów) itp., – źródła zewnętrzne – zlokalizowane poza granicami przedsiębiorstwa, dotyczące w szczególności współpracujących partnerów: dostawców, przewoźników, spedytorów, operatorów logistycznych, odbiorców pośrednich, klientów końco- Informacyjne wspomaganie współpracy przedsiębiorstw… 165 wych, oraz źródła informacji o otoczeniu, w tym o otoczeniu konkurencyjnym i makrootoczeniu. Warto dodać, że z punktu widzenia specyfiki pozyskiwanych wiadomości można również rozróżnić źródła danych i informacji o dotychczasowych wynikach działalności i warunkach funkcjonowania oraz źródła danych i informacji o charakterze prognostycznym. Położenie Magazynowanie taboru i ładunku (GPS) Transport (przy wykorzystaniu dokumentów papierowych) Dane Banki danych Klienci i partnerzy i serwisy informacyjne Towar (EDI) Produkcja sieci teleinformatyczne Dane Dane Dane Dane Dane Klient (poprzez wyniki badań marketingowych) Dane System informacji logistycznej Podsystem zbierania danych (źródła zewnętrzne i wewnętrzne, dane retrospektywne i prospektywne, badania marketingowe) Podsystem porządkowania danych (bazy danych i mechanizmy wyszukiwawcze) Podsystem wspomagania decyzji (baza danych, baza wiedzy, modele analityczne, mechanizm wnioskujący) Informacje Potrzeby informacyjne Menedżerowie logistyki Decyzje Działalność logistyczna (wydobycie, wytwarzanie, magazynowanie, handel, transport, obsługa klienta) Rys. 1. System informacji logistycznej Informacje Potrzeby informacyjne Kierownictwo naczelnego szczebla w przedsiębiorstwie Decyzje Przedsiębiorstwo jako całość (kształtowanie strategii, wdrażanie, koordynacja dziedzin działalności, kontrola, korekty) Źródło: opracowanie własne na podstawie [Kompendium wiedzy…, 2001, s. 176 i 179]. Potrzeby danych i informacji Informacje Podsystem analizy danych (filtrowanie i przetwarzanie procedury oceny i prezentacji) 166 Tomasz Małkus Schemat systemu informacji logistycznej przedstawiający jego strukturę, zakresy pozyskiwanych wiadomości wraz z wykorzystywanymi kanałami informacyjnymi i przykładami technik gromadzenia danych przedstawiony został na rys. 1. Należy zwrócić uwagę, że zarówno dane pozyskiwane w obrębie przedstawionego systemu, jak również opracowane w nim informacje powinny być dostępne nie tylko dla kierownictwa logistyki podejmującego kluczowe decyzje w tym obszarze, ale także dla kierowników niższych szczebli zaangażowanych w realizację codziennych zadań w obrębie wymienionej dziedziny funkcjonalnej. Istotne jest także uzupełnienie, że kierownictwo logistyki może również współdecydować o funkcjonowaniu i rozwoju przedsiębiorstwa jako całości. Zgromadzone zasoby informacyjne mogą zostać wykorzystane w pozostałych obszarach działalności firmy. System informacji wspomagający decyzje logistyczne ułatwia bowiem zarządzanie całym przedsiębiorstwem, zarówno na poziomie strategicznym, jak i taktycznym oraz operacyjnym, ponieważ: – na poziomie strategicznym wpływa na bardziej precyzyjne wyznaczanie celów działalności oraz na monitorowanie ich realizacji – dokonuje się bowiem m.in. zestawień porównawczych wyników działalności, opłacalności poszczególnych składowych oferty, czy także efektywności wykorzystywanych kanałów dystrybucji, opracowywane są również prognozy dotyczące przyszłych wyników działalności przy określonych założeniach, – na poziomie taktycznym dostarcza wiedzę konieczną do podejmowania decyzji w zakresie marketingu i sprzedaży, finansów, zarządzania personelem, techniki i technologii, a także umożliwia optymalizację przyszłych działań w tych zakresach, aby skuteczniej realizować cele strategiczne, – na poziomie operacyjnym dostarcza wiadomości o bieżących działaniach jednostek logistycznych wskazując na aktualny poziom sprzedaży, wynikającą z tego sytuację finansową, stan współpracy z dostawcami i odbiorcami. W warunkach zacieśniania współpracy logistycznej między przedsiębiorstwami wśród użytkowników systemu informacji logistycznej należy również wymienić partnerów kooperujących z rozpatrywaną jednostką. Współpraca taka zorientowana jest bowiem na procesy realizowane pomiędzy pierwszymi dostawcami a ostatecznymi odbiorcami, na integrację zarządzania zakupami, produkcją oraz dostawami produktów do klientów. Zapewnienie efektywności w takich warunkach wymaga także precyzyjnej koordynacji przepływów informacji, produktów i środków finansowych. Przepływy informacyjne realizowane w zakresie działalności logistycznej powinny być zatem rozpatrywane w dwóch przekrojach: – wewnętrznym – dotyczącym scalania poszczególnych dziedzin działalności firmy w celu zapewnienia integracji przepływów rzeczowych począwszy od zaopatrzenia, poprzez produkcję, aż do dystrybucji, Informacyjne wspomaganie współpracy przedsiębiorstw… 167 – zewnętrznym – obejmującym relacje pomiędzy dostawcami, odbiorcami, klientami finalnymi oraz przewoźnikami, spedytorami i operatorami logistycznymi. Z punktu widzenia narzędzi przekazu informacji w pierwszych próbach integrowania działalności między przedsiębiorstwami wykorzystywano wyłącznie tradycyjne urządzenia, takie jak telefon czy faks. Rewolucję spowodowało pojawienie się komputerów, które szybko zostały zastosowane do porządkowania, a później również do analizy danych. Obecnie skomputeryzowane systemy informacyjne wykorzystywane są także do integrowania działalności poszczególnych obszarów funkcjonalnych, a dzięki wykorzystaniu internetu możliwe jest przekazywanie na bieżąco stosownych wiadomości pomiędzy kooperującymi przedsiębiorstwami. Dane, które są przedmiotem wymiany elektronicznej, to zarówno odpowiedniki tradycyjnych dokumentów handlowych, takich jak np. oferty, faktury czy zlecenia zakupu, jak i harmonogramy produkcji, dystrybucji, raporty o stanach zapasów itp. Warto uzupełnić, że wśród przedsięwzięć realizowanych w obrębie logistyki, które obecnie najczęściej wspomagane są technologiami informatycznymi, do najważniejszych zalicza się [Kompendium wiedzy…, 2001, s. 159]: – planowanie procesów logistycznych w różnych przekrojach i horyzontach czasowych, – koordynację zdarzeń, operacji i procesów logistycznych, – monitoring i kontrolę przebiegu operacji logistycznych, – operacyjne sterowanie procesami logistycznymi. 3. Zało˝enia koncepcji łaƒcucha dostaw Znaczne nasilenie konkurencji w ciągu ostatnich kilkunastu lat spowodowało, że w dążeniu przedsiębiorstw do osiągnięcia przewagi konkurencyjnej skupiono się przede wszystkim na poszukiwaniu możliwości ograniczenia kosztów, poprawy jakości wyrobów i usług oraz skrócenia czasu trwania procesów realizowanych w sferze logistyki, zapewniając tym samym wyższą wartość oferty dla klientów. Osiągnięcie tych celów ma zapewnić integracja działalności firm w ramach łańcucha dostaw. Obejmuje on wspomniane przepływy w sferach zaopatrzenia, wytwarzania, dystrybucji oraz inne skierowane na obsługę klienta, a także działalność w zakresie badań i rozwoju produktu. Przedmiotem przepływów są zarówno materiały, surowce i wyroby gotowe, jak również informacje i pieniądze. Systemy logistyczne przedsiębiorstw uczestniczących w tak postrzeganym łańcuchu dostaw stają się tym samym jego podsystemami. Potwierdzeniem wzrostu znaczenia prezentowanej koncepcji jest jedna ze sformułowanych w latach dziewięćdziesiątych definicji logistyki, która wskazuje że: „logistyka jest procesem zarządzania całym łańcuchem dostaw” [Z. Sarjusz- Tomasz Małkus 168 Detaliści Transport Hurtownicy Transport Producenci Transport Dostawcy Transport -Wolski 1998, s. 14]. Zgodnie z przytoczonym ujęciem terminem tym należy objąć dostawców surowców, materiałów, części itp., gromadzenie zapasów materiałowych i sterowanie nimi, wszelkie fazy produkcji, magazynowanie wyrobów gotowych, dystrybucję towarów, transport itp. Łańcuch dostaw tworzony jest na podstawie przekonania, że sprawnie funkcjonujący system logistyczny stanowi zasadniczy warunek skutecznego reagowania na zmieniającą się sytuację na rynku, a dokonuje się poprzez alians niezależnych partnerów dążących do współpracy w celu osiągnięcia przewagi konkurencyjnej. Pomiędzy uczestnikami zachodzi wówczas wspomniany już przepływ produktów, informacji i środków finansowych, co ilustruje rys. 2. Konsumenci Przepływy produktów Przepływy środków pieniężnych Przepływy informacji Rys. 2. Procesy integracyjne w łańcuchu dostaw Źródło: opracowanie własne na podstawie [Logistyka dystrybucji 2001, s. 41]. Warto uzupełnić, że najbardziej rozwinięta forma łańcucha dostaw określana jest mianem „rozszerzonego przedsiębiorstwa”. Dotyczy ona wspomnianego już specyficznego podejścia do współpracy przedsiębiorstw, polegającego na wyeliminowaniu wielu istniejących dotychczas pomiędzy tymi jednostkami barier. Celem jest umożliwienie zarządzania i koordynacji przepływu produktów, począwszy od surowców, a skończywszy na wyrobach gotowych nabywanych przez konsumentów i innych użytkowników. Zgodnie z tym podejściem przepływy są projektowane, realizowane i koordynowane pomiędzy wszystkimi ogniwami (przedsiębiorstwami). Odpowiednie zadania i koszty z nimi związane mogą być przemieszczane pomiędzy ogniwami i przydzielane tym jednostkom, które są najbardziej predystynowane do realizacji takich zadań. Celem jest uzyskanie możliwie najwyższej efektywności działania całego „rozszerzonego przedsiębiorstwa” Informacyjne wspomaganie współpracy przedsiębiorstw… 169 przy równoczesnej optymalizacji wartości dodawanej przez poszczególne ogniwa do produktu oczekiwanego przez nabywcę. Wdrożenie zaprezentowanego rozwiązania związane jest ze zmianą w podejściu do zarządzania przedsiębiorstwem. Funkcjonowanie na rynku nie może być bowiem już postrzegane jako samotna walka z konkurentami i dążenie do wygrywania korzyści z dostawcami lub odbiorcami. Konieczne jest zrozumienie, że wszyscy uczestniczący w wytwarzaniu i dystrybucji produktu powinni ściśle współpracować w dostarczaniu możliwie najwyższej wartości ostatecznym nabywcom. Uproszczony schemat współpracy w „rozszerzonym przedsiębiorstwie” przedstawiony został na rys. 3. W uzupełnieniu należy dodać, że wyróżnione przedsięwzięcia wymagające integracji wysiłków wszystkich partnerów (rozwój produktu, planowanie popytu i realizacja zamówień) nie wyczerpują zakresu wspólnych przedsięwzięć, ale są najistotniejszymi z punktu widzenia przetrwania i rozwoju rynkowego partnerów. Integrowanie działań (w ramach „rozszerzonego przedsiębiorstwa”) Dostawcy Producenci Hurtownicy Rozwó Detaliści j produ ktu Planowanie popytu Klienci ówień cja zam Realiza Rys. 3. Schemat współpracy w ramach „rozszerzonego przedsiębiorstwa” Źródło: opracowanie własne na podstawie [Zintegrowany łańcuch dostaw…, 1999, s. 27]. Jednym z podstawowych celów integracji działań w ramach łańcucha dostaw jest koordynacja poziomu zapasów obejmująca wszystkich uczestników, co stanowi orientację odmienną od często spotykanej tendencji do przesuwania obowiązku utrzymywania zapasów pomiędzy współpracującymi firmami. Wśród zasadniczych założeń funkcjonowania łańcucha dostaw wyróżnia się również zapewnienie sprawnego dwukierunkowego przepływu rzetelnych i dokładnych informacji przez wszystkie ogniwa. Umożliwia to redukcję wielkości zakupów i zapasów mate- 170 Tomasz Małkus riałów, surowców oraz półproduktów w dostosowaniu do potrzeb wynikających z planów produkcji, co w konsekwencji prowadzi do obniżenia poziomu kosztów. Bardzo istotną rolę we współpracy w łańcuchu dostaw odgrywa tzw. koordynator działań, którym może zostać firma będąca liderem łańcucha, o czym decyduje jej siła ekonomiczna, wielkość i autorytet na rynku. Zadaniem takiej firmy jest zapewnianie, aby działania niezbędne do logistycznej integracji łańcucha dostaw przyporządkowane poszczególnym ogniwom zostały przez nie prawidłowo zrealizowane, z jednoczesnym zapewnieniem realizacji celów nadrzędnych całego łańcucha dostaw. Dokonując analizy procesów realizowanych w poszczególnych firmach, można w znacznym stopniu uniknąć dublowania funkcji, przekazując typowe dla każdego ogniwa zadania firmie, która jest uczestnikiem tego samego łańcucha i zarazem specjalizuje się w określonej dziedzinie. Strategia zarządzania łańcuchem dostaw stanowi dotychczas jedną z podstawowych strategii logistycznych. Jej zastosowanie umożliwia sprawniejszą obsługę rynku i zarazem niższy poziom kosztów logistycznych. Uczestnicy mogą dzielić się korzyściami, a cały układ od dostawcy do ostatecznego odbiorcy staje się bardziej konkurencyjny. Należy w tym miejscu zauważyć, że najbardziej rozwinięta forma zarządzania łańcuchem dostaw może mieć postać podobną do integracji pionowej firmy. Zastosowanie tej strategii umożliwia wykorzystanie korzyści związanych z integracją pionową, ale zarazem pozwala uniknąć zagrożeń wynikających ze skupienia w jednym przedsiębiorstwie kolejnych faz procesu wytwórczego. 4. Wymagania dotyczàce informacji logistycznych wykorzystywanych w łaƒcuchu dostaw Wśród przepływów realizowanych w zakresie działalności logistycznej (dobra, informacje oraz środki finansowe) wymiana informacji pełni funkcję wspomagającą. Związana jest bowiem z nawiązywaniem współpracy, późniejszym planowaniem i organizowaniem przepływów dóbr oraz w rezultacie z przekazem środków finansowych pomiędzy partnerami, zwykle za pośrednictwem banków. Można więc stwierdzić, że sfera przepływów informacji logistycznej odgrywa podstawową rolę w organizowaniu wspomnianego już łańcucha dostaw (czy także „rozszerzonego przedsiębiorstwa”). Z punktu widzenia planowania i organizowania tych przepływów działalność w tym obszarze nastręcza jednak wiele trudności. W relacjach z partnerami wymiany przepływy informacyjne inicjują dokonywanie transakcji, pełniąc tym samym funkcję łączącą wszystkie kooperujące ogniwa. W obrębie przedsiębiorstwa natomiast przekaz odpowiednich wiadomości integruje działania w obszarach dystrybucji, wytwarzania i zaopatrzenia, dążąc do zaspokojenia zapotrzebowania ze strony odbiorców. Inicjując działalność zaopa- Informacyjne wspomaganie współpracy przedsiębiorstw… 171 trzeniową, później produkcyjną i dystrybucyjną, informacja logistyczna wspomaga podejmowanie decyzji kierowniczych w wyróżnionych obszarach. Wobec tych zależności przyczynowo-skutkowych informacja logistyczna traktowana jest jako czynnik scalający funkcje zarządzania, warunkujący skuteczność zarządzania oraz wyróżniana jest jako jeden z czynników produkcji obok siły roboczej, ziemi, kapitału i przedsiębiorczości. Przedstawione w poprzednim punkcie okoliczności powodujące konieczność zacieśniania współpracy kooperantów przyczyniają się do zwiększenia ilości informacji przekazywanych pomiędzy partnerami. Wraz z nasileniem konkurencji niezbędne staje się szybkie reagowanie na potrzeby rynku, co jest kolejnym argumentem potwierdzającym znaczenie posiadania w odpowiednim momencie wiarygodnych wiadomości o pojawiającym się zapotrzebowaniu. Określając wymagania dotyczące informacji wykorzystywanych dla potrzeb wspomagania decyzji (również dotyczących działalności logistycznej), należy uwzględnić przede wszystkim: – rzetelność (dotyczy źródła), – szczegółowość, – aktualność, – zakres (przedmiotowy), – ilość (jeśli jest nadmierna, może utrudnić identyfikację najważniejszych informacji), – zgodność formatu wiadomości (ze stosowanym przez partnerów, a zależnym od wykorzystywanych narzędzi przekazu: faks, telefon, e-mail, EDI, rozwiązania indywidualne stosowane zazwyczaj lokalnie), – dotarcie do odpowiedniego adresata (stanowisko, jednostka), – dotarcie „na czas”, – dostępność dla innych partnerów współpracujących w „rozszerzonym przedsiebiorstwie”, – poufność (zabezpieczenie przed możliwością wykorzystania przez konkurentów). Tabela 1. Podstawowe informacje wykorzystywane we współpracy w łańcuchu dostaw Obszar działalności Zaopatrzenie Rodzaje informacji – charakterystyka rynku dostawców – liczba dotychczasowych i potencjalnych dostawców, ich lokalizacja, udziały w rynku, doświadczenie w branży, posiadane rekomendacje innych odbiorców – charakterystyka ofert aktualnych kontrahentów – rodzaje produktów, poziom ich jakości, certyfikaty i inne dokumenty potwierdzające jakość produktów, ceny, zakres obsługi gwarancyjnej i pogwarancyjnej, inne oferowane usługi posprzedażowe (dostarczanie do miejsca przeznaczenia, montaż itp.), wymagania związane z transportem i składowaniem towarów od dostawcy (co do metody transportu, opako- Tomasz Małkus 172 cd. tabeli 1 Obszar działalności Rodzaje informacji wania na czas transportu, opakowania na czas składowania oraz co do powierzchni magazynowej) – charakterystyka własnej produkcji – wydajność, wielkość zapotrzebowania, terminy i wielkości dostaw, jakość surowców, materiałów, półproduktów, sposób dostarczenia towarów do produkcji, minimalne wielkości zapasów produkcyjnych w celu zapewnienia ciągłości wytwarzania, ustalone wielkości maksymalne zapasów – wielkość powierzchni magazynowej w dyspozycji przedsiębiorstwa – charakterystyka urządzeń do obsługi magazynowej w dyspozycji przedsiębiorstwa oraz posiadanych środków transportu – zasady dotyczące komunikacji – metody komunikacji i obowiązujący format komunikatów (telefon, faks, e-mail, EDI) – zasady składania zamówień – osiągnięcie minimalnego dopuszczalnego poziomu zapasów lub regularność terminów i wielkości zamówień – zakres odpowiedzialności dostawcy za zamówiony ładunek – obowiązek ubezpieczenia na czas transportu, zapewnienia odpowiedniego sposobu opakowania transportowego, obowiązek załadunku i rozładunku dostarczanych towarów – lokalizacja ładunku podczas jego przemieszczania do odbiorcy (GPS) – warunki płatności za otrzymane surowce, materiały i półprodukty oraz za świadczone usługi logistyczne – terminy regulowania zobowiązań, forma płatności (często także forma potwierdzenia uregulowania należności) Dystrybucja – charakterystyka konkurentów – liczba, specyfikacja produktów, posiadane certyfikaty potwierdzające jakość produktów, poziom cen, usługi dodatkowe (w zakresie obsługi gwarancyjnej i pogwarancyjnej, dostarczania zamówionych towarów, montażu itp.), udziały w rynku – charakterystyka oferowanych produktów – poziom jakości, wymagania dotyczące transportu, przechowywania i manipulowania – charakterystyka obsługiwanych odbiorców – lokalizacja, wielkość zapotrzebowania na oferowane produkty, potencjał wytwórczy odbiorców, wymagania jakościowe dotyczące surowców, materiałów czy półproduktów, wielkości zapasów w magazynach zaopatrzeniowych odbiorców (poziom zapasów bezpieczeństwa oraz maksymalny poziom zapasów), możliwości w zakresie magazynowania i transportu – zasady dotyczące komunikacji – metody komunikacji i format komunikatów (telefon, faks, e-mail, EDI) – zasady składania zamówień przez odbiorców – osiągnięcie minimalnego dopuszczalnego poziomu zapasów lub regularność terminów i wielkości zamówień – warunki dostaw do odbiorców – metody, terminy i wielkości dostaw, odpowiedzialność dostawcy i odbiorcy za przesyłane towary, obowiązki w zakresie ubezpieczenia transportowanych towarów, załadunku i rozładunku, opakowania na czas transportu – charakterystyka własnych możliwości i potrzeb produkcyjnych – wydajność, wielkość zapotrzebowania, terminy i wielkości dostaw, jakość surowców, materiałów, półproduktów, sposób dostarczenia towarów do produkcji, minimalne wielkości zapasów produkcyjnych w celu zapewnienia nia ciągłości wytwarzania, ustalone wielkości maksymalne zapasów Informacyjne wspomaganie współpracy przedsiębiorstw… 173 cd. tabeli 1 Obszar działalności Rodzaje informacji – charakterystyka środków transportu i urządzeń obsługi magazynowej pozostających w dyspozycji rozpatrywanego przedsiębiorstwa – lokalizacja ładunku podczas jego przemieszczania (GPS) – zasady regulowania zobowiązań przez odbiorców – wielkości zobowiązań, terminy płatności, formy płatności, sposoby potwierdzania zapłaty Źródło: opracowanie własne. Integracja i koordynacja działań wszystkich partnerów w łańcuchu dostaw wymaga zapewnienia szybkiej i niezakłóconej komunikacji zwłaszcza w obszarach, które w tradycyjnej koncepcji przedsiębiorstwa wyznaczają granice zakresów kompetencji, a często także odpowiedzialności poszczególnych partnerów. Dotyczy to głównie zaopatrzenia i dystrybucji. Nie oznacza to jednak, że kooperanci nie są zainteresowani informacjami dotyczącymi innych dziedzin działalności partnerów. Konieczne jest również posiadanie danych o możliwościach wytwórczych każdego z nich, wpływających na wydajność całego łańcucha dostaw. Podstawowe rodzaje informacji, które wykorzystywane są w wyróżnionych obszarach przez ogniwa pośrednie łańcucha dostaw, zostały wyróżnione w tabeli 1. Należy uzupełnić, że pierwsi dostawcy oraz ostateczni odbiorcy wykorzystują przedstawione rodzaje informacji w wymiarze, który zazwyczaj ograniczony jest odpowiednio do dystrybucji oraz do zaopatrzenia. W zestawieniu nie uwzględniono również wariantu polegającego na obsłudze wszystkich partnerów przez operatora logistycznego, ponieważ takie rozwiązanie nie zmienia zasadniczo zakresów informacji gromadzonych przez poszczególnych kooperantów. W warunkach outsourcingu usług logistycznych każde ze współpracujących przedsiębiorstw wykorzystuje bowiem zakres danych i wiadomości zbliżony do przedstawionego w celu precyzowania warunków umowy z operatorem logistycznym. W uzupełnieniu należy dodać, że w obecnych warunkach współpracy logistycznej możliwość pozyskania odpowiednich informacji przez każdego z partnerów w łańcuchu dostaw wymaga wdrożenia we wszystkich ogniwach stosownych narzędzi informatycznych dotyczących przede wszystkim: – integrowania i informatyzacji systemów informacyjnych partnerów (np. poprzez zastosowanie systemów typu klient–serwer, często o strukturze modułowej w celu zapewnienia elastyczności systemu wobec zmieniających się potrzeb użytkowników), – jednolitego standardu identyfikacji towarów i usług ze wskazaniem miejsca ich lokalizacji, – automatyzacji identyfikacji towarów, usług i miejsc ich lokalizacji, – elektronicznej wymiany danych. Tomasz Małkus 174 5. Zastosowanie EDI we współpracy logistycznej przedsi´biorstw Na podstawie zasad działania poczty elektronicznej opracowana została technika wymiany danych, której cechą charakterystyczną jest niezależność od charakterystyki stosowanego sprzętu i oprogramowania. Technika ta oznaczana jest skrótem EDI, a określana jest jako: „system elektronicznego przesyłania ustrukturyzowanych danych handlowych oraz innych dokumentów z komputerowego programu użytkowego lub bazy danych jednej organizacji do programu użytkowego lub bazy danych innej organizacji” [Logistyka dystrybucji 2001, s. 223]. Przesyłanie wyróżnionych obiektów odbywa się w tym przypadku w formie, którą wskazuje przyjęty ogólnie standard określany skrótem UN/EDIFACT (United Nations Rules for EDI for Administration Commerce and Transport). Standard taki wskazuje ścisłe reguły gramatyczne oraz zbiór wykorzystywanych wyrażeń, uwzględniając zarazem potrzeby wszystkich grup użytkowników we wszystkich krajach. Może on zatem zostać zastosowany zarówno przez przedsiębiorstwa handlowe na wszystkich szczeblach obrotu, jak również przez firmy produkcyjne i usługowe, banki czy towarzystwa ubezpieczeniowe. Podstawowe funkcje i korzyści zastosowania EDI Zastosowanie elektronicznej wymiany danych wymaga wprowadzenia przez kooperantów odpowiedniego oprogramowania komputerowego, dzięki któremu możliwa jest realizacja następujących funkcji: – współpraca ze stosowanymi w przedsiębiorstwie aplikacjami o charakterze administracyjnym, jak np. arkusze kalkulacyjne czy systemy obsługi procesu produkcyjnego, zaopatrzenia itp., – konwersja danych wysyłanych i odbieranych polegająca z jednej strony na tłumaczeniu posiadanych wiadomości na standardowy format EDI, a z drugiej strony na dostosowywaniu otrzymywanych komunikatów do potrzeb wykorzystywanego oprogramowania użytkowego, – obsługa łączy komunikacyjnych w zakresie realizacji połączenia i określania parametrów transmisji, – zarządzanie obrotem dokumentacją, którego zakres zależny jest od typu oprogramowania i może obejmować np.: archiwizację dokumentów, kompresję danych, łączenie i rozdzielanie komunikatów. Wśród podstawowych korzyści wynikających z zastosowania elektronicznej wymiany danych wyróżnić należy1: 1 Opracowano na podstawie [Logistyka dystrybucji 2001, s. 224–225]. Informacyjne wspomaganie współpracy przedsiębiorstw… 175 – wyeliminowanie czasochłonnego przygotowania i wysyłania dokumentów w sposób tradycyjny – polecenie przesłania stosownych wiadomości powoduje bowiem, że są one automatycznie przetwarzane na komunikaty EDI i przekazywane adresatowi, – unikanie błędów wynikających z kilkukrotnego ręcznego wprowadzania danych – dane raz wprowadzone są przetwarzane i odczytywane drogą elektroniczną i zazwyczaj pozostają w odpowiednich bazach danych, – skrócenie czasu realizacji zamówień i redukcja poziomu zapasów – EDI zapewnia szybki przekaz odpowiednich wiadomości, co umożliwia szybsze dostosowanie do zmieniających się warunków działania, – wzrost efektywności wewnętrznych systemów firmy – konieczność zastosowania EDI może doprowadzić do modernizacji posiadanych systemów informacyjnych, a tym samym do usprawnienia wewnętrznego przekazu wiadomości, – poprawa stosunków partnerskich – wynika to przede wszystkim ze zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia nieporozumień o charakterze komunikacyjnym, a w wypadku ich pojawienia się skrócenia czasu wprowadzenia stosownych korekt, co sprzyja zacieśnianiu współpracy i jej długoterminowemu charakterowi. Przykład oferty oprogramowania do obsługi EDI * Wśród podstawowych niedoskonałości standardowych rozwiązań EDI wyróżnia się ich wysoką cenę oraz znaczące koszty wdrożenia związane z koniecznością zastosowania przez każdego z partnerów złożonego oprogramowania, służącego do kodowania przesyłanych informacji, umożliwienia ich odczytania (odkodowania) przez odbiorcę, do autoryzacji nadawcy, a także do autoryzowania komunikatów EDI od każdego nadawcy i potwierdzania odbioru informacji. Zastosowanie takiego rozwiązania nie wymaga jednak posiadania przez partnerów kont poczty internetowej. Użytkownicy wykorzystują bowiem serwer EDI, w którym każdy z partnerów posiada swoją skrzynkę elektroniczną gromadzącą odpowiednie wiadomości od partnerów. Oferta oprogramowania o nazwie ebXDI umożliwia wykorzystanie kooperującym przedsiębiorstwom funkcji wcześniej dostępnych w EDI, a zasadniczym atutem tego rozwiązania jest wyeliminowanie wymienionych wcześniej wad EDI. Zastosowanie tego oprogramowania oparto bowiem na łączach internetowych oraz technologii związanej ze stosowaniem języka XML (język wymiany danych wykorzystywany w sieciach komputerowych, również na łączach internetowych). Administrowanie ebXDI możliwe jest na poziomie przeglądarek internetowych. * Opracowano na podstawie: www.esupplychain.pl. Tomasz Małkus 176 Schemat działania aplikacji ebXDI oraz jej miejsce wśród narzędzi wykorzystywanych przez partnerów do wzajemnego komunikowania się został przedstawiony na rys. 4. EbXDI partnera I Internet Stany magazynowe poniżej minimum EbXDI partnera II Lista stanów magazynowych poniżej minimum Posiadanie tych towarów w magazynie Systemy obsługi zaplecza partnera I: księgowość zakupy magazyny produkcja sprzedaż Lista żądanych stanów magazynowych Zamówienie na towary Potwierdzenie przyjęcia zamówienia Systemy obsługi zaplecza partnera II: księgowość zakupy magazyny produkcja sprzedaż Wysyłka dostawy Potwierdzenie przyjęcia dostawy Faktura za dostawę Administrator Odesłanie potwierdzonej faktury Administrator Rys. 4. Schemat działania ebXDI Źródło: opracowanie własne na podstawie www.esupplychain.pl. Funkcjonalność ebXDI podkreślają przede wszystkim takie cechy, jak: – pewność dostarczenia informacji adresatowi – w skład oprogramowania wchodzi pełny moduł serwera komunikatów, wszystkie komunikaty pochodzące zarówno od partnerów, jak również z systemów obsługi zaplecza są zapisywane w bazie danych, a później dokonywana jest wielokrotnie próba przekazania jej odbiorcy, aż do uzyskania potwierdzenia odbioru, Informacyjne wspomaganie współpracy przedsiębiorstw… 177 – uniwersalność zastosowania niezależnie od formatów informacji wysyłanych przez partnerów – ebXDI zostało wyposażone w dwa nowoczesne mechanizmy przekształcania formatów: jeden z nich wykorzystuje standard XSL do transformowania dokumentów w formacie XML na inne formaty, wystarczy zdefiniować odpowiedni zbiór reguł (w języku XSL) i zapamiętać go w formie odpowiedniego pliku; drugi mechanizm polega na dołączeniu do ebXDI programu, który już podczas transmisji będzie identyfikował informacje w odpowiednim formacie, dostosowując go do XML, – możliwość współpracy z partnerami stosującymi standardowe rozwiązania klasy EDI – poprzez zastosowanie mechanizmów przekształcania formatów informacji możliwa jest współpraca pomiędzy EDI a ebXDI, a za pośrednictwem ebXDI poprzez opracowanie stosownego interfejsu także z systemami obsługi zaplecza (back office) przedsiębiorstwa wykorzystującego takie oprogramowanie, – wykorzystanie e-mail do przekazu informacji – związane z wykorzystaniem łączy internetowych do przesyłania informacji, w wypadku współpracy możliwe tylko w warunkach, kiedy w sieci wykorzystywane są wyłącznie systemy EDI z funkcją przesyłania danych przez e-mail oraz rozwiązania ebXDI (lub inne oferowane oprogramowanie tego typu), – możliwość zastosowania, niezależnie od posiadanej platformy sprzętowej, używanych systemów operacyjnych (Linux, Unix czy Microsoft Windows) oraz niezależnie od typów wykorzystywanych baz danych (Postgre SQL, Oracle, Microsoft SQL Server). Wśród podstawowych korzyści wynikających z zastosowania ebXDI wymieniane są przede wszystkim: – niskie koszty wdrożenia w porównaniu z EDI, – niskie koszty eksploatacji – ponieważ ebXDI bazuje na dotychczasowych łączach internetowych i nie wymaga oddzielnej sieci czy serwera, co jest konieczne w wypadku stosowania EDI, – niewielkie wymagania dotyczące wykorzystywanego oprogramowania – ebXDI współpracuje nawet z uproszczonymi systemami obsługi zaplecza, – łatwość wykorzystania – komunikaty mogą być przesyłane jako typowe pliki tekstowe, a więc w formacie czytelnym dla partnerów, – elastyczność – dotycząca zwłaszcza zakresu obsługiwanych wiadomości (dokumentów), możliwość rozwijania zakresu obsługiwanych informacji. 6. Zakoƒczenie W warunkach powszechności wykorzystania Internetu w przekazie informacji, licznych ofert gotowego oprogramowania komputerowego wspomagającego współpracę logistyczną przedsiębiorstw oraz możliwości opracowania indywidualnych 178 Tomasz Małkus rozwiązań w tym zakresie dobór narzędzi informatycznych uwzględniających zróżnicowane potrzeby komunikacji w łańcuchach dostaw nie stanowi obecnie większej trudności. Wśród innych istotnych problemów związanych z wykorzystaniem Internetu wyróżniano natomiast do niedawna szybkość przekazu, bezpieczeństwo informacji oraz wiarygodność źródeł informacji dotyczącą zwłaszcza możliwości dokonywania transakcji. Utrudnienia związane z ograniczoną przepustowością systemów informacyjnych w znacznym stopniu zostały zredukowane poprzez łącza wykorzystujące linie cyfrowe czy światłowodowe, a także poprzez zastosowanie bezprzewodowej transmisji danych. Problem bezpieczeństwa przechowywania i przekazu informacji w znacznym stopniu rozwiązuje natomiast tworzenie wewnętrznych sieci informatycznych dostępnych za pomocą hasła, lub innego sposobu identyfikacji. Zasadnicza trudność polega obecnie na sprawdzaniu wiarygodności źródeł informacji dla potrzeb zawierania transakcji, zwłaszcza w wypadku kontrahentów z sieci zewnętrznych. Dotyczy to głównie przekazywania i poświadczania dokumentów elektronicznych związanych z umowami, dokumentów przewozowych oraz transferu środków pieniężnych [P.B. Schary, T. Skjøtt-Larsen 2002, s. 268]. Dalsze badania powinny więc skupiać się wokół tych problemów. Literatura Kompendium wiedzy o logistyce [2001], pod red. E. Gołembskiej, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa–Poznań. Logistyka dystrybucji [2001], pod red. K. Rutkowskiego, Difin, Warszawa. Sarjusz-Wolski Z. [1998], Strategia zarządzania zaopatrzeniem. Praktyka logistyki biznesu, Agencja Wydawnicza Placet, Warszawa. Schary P.B., Skjøtt-Larsen T. [2002], Zarządzanie globalnym łańcuchem podaży, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa. Zintegrowany łańcuch dostaw. Doświadczenia światowe i polskie [1999], pod red. K. Rutkowskiego, SGH, Warszawa. Informational Support for Cooperation among Enterprises in the Supply Chain Among the key conditions governing the way an enterprise functions is having access – at the proper time – to current information on the state of the market, purchaserʼs needs, competitorsʼ actions, own results and internal disruptions. In striving to achieve market success, it has also become necessary to tighten cooperation among enterprises in order to design, implement and control the flow of products, information and financial resources, beginning with the supply of raw materials through to the units that transfer products to the final purchaser. This approach is termed the supply chain, in which the information systems of participants are integrated. The purpose of this article is to present the basic Informacyjne wspomaganie współpracy przedsiębiorstw… 179 conditions for transmitting information between partners. The author also emphasises the most important requirements with respect to the quality and scope of this information. He supplements this with a description of a typical computer program used to service the transfer of information between partners in the supply chain. The conducted research is of a provisional character and in a limited degree applies to issues of providing for the security of information and checking the credibility of the sources of information for use in conducting transactions.
