wystąpienie pokontrolne wydane po przeprowadzeniu kontroli

Warszawa, 29 września 2015 r.
WOJEWODA MAZOWIECKI
WPS-R.431.2.10.2015.AK
Pani
Maria Gogacz
Kierownik
Gminnego Ośrodka Pomocy
Społecznej
ul. Prusa 11
26-720 Policzna
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie
i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 r., Nr 31 poz. 206 z późn. zm.) w związku
z art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185,
poz. 1092) w dniach 4 – 7 sierpnia 2015 roku inspektor Wydziału Polityki Społecznej, Oddziału
w Delegaturze – Placówce Zamiejscowej w Radomiu Anna Kowalczyk – inspektor wojewódzki,
przeprowadził kontrolę problemową w trybie zwykłym w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej
w Policznej.
Przedmiot kontroli obejmował sposób organizacji oraz realizacji przez gminę zadań
zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r.
o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 114) dotyczących ustalania uprawnień do
świadczenia pielęgnacyjnego.
Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2014 r. do dnia kontroli.
Niniejszym przekazuję Pani wystąpienie pokontrolne.
W okresie objętym kontrolą Wojewoda Mazowiecki ocenił pozytywnie z uchybieniami
organizację realizacji zadania oraz realizację przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji
rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r.
o świadczeniach rodzinnych
(Dz. U. z 2015 r., poz. 114) w przedmiocie prawidłowości ustalania uprawnień do świadczenia
pielęgnacyjnego i jego wypłacania.
1.Organizacja realizacji zadania.
Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Policznie utworzono Uchwałą Nr IX/39/90
Gminnej Rady Narodowej w Policznie z dnia 30 marca 1990 roku w sprawie utworzenia Gminnego
Ośrodka Pomocy Społecznej w Policznie.
Kontrolowana jednostka funkcjonuje w oparciu o statut Uchwałą Nr XVII/84/2012 Rady
Gminy Policzna z dnia 29 marca 2012 roku w sprawie uchwalenia Statutu Gminnego Ośrodka
Pomocy Społecznej w Policznie.
W zapisach statutu w § 2 ust.1 pkt 4 oraz § 4 ust. 1 pkt 3 wskazano, iż jednostka jest
realizatorem zadań wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach
rodzinnych.
Strukturę organizacyjną oraz zasady działania kontrolowanej jednostki w okresie objętym
kontrolą
określał
Regulamin
Organizacyjny
Gminnego
Ośrodka
Pomocy
Społecznej
w Policznie stanowiący załącznik Nr 1/2012 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej
w Policznie z dnia 28 maja 2012 roku w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego
Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Policznie.
W zapisach regulaminu organizacyjnego obowiązującego na dzień kontroli wskazano,
iż jednostka jest realizatorem zadań wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz
wyodrębniono stanowisko do obsługi świadczeń rodzinnych, co jest zgodne z zapisami art. 20 ust. 4
ustawy o świadczeniach rodzinnych. W jego treści określono zadania realizowane
na ww. stanowisku, jak również wskazano je w zakresach czynności.
W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, że w zapisach § 5 ust. 3 ww.
Statutu ,,Ośrodek samodzielnie prowadzi obsługę finansowo-księgową, administracyjno-biurową
i kadrową, posiada odrębny rachunek bankowy” natomiast w § 4 Regulaminu Organizacyjnego
kontrolowanej jednostki wskazano, iż ,,Obsługę finansowo-budżetową prowadzi Urząd Gminy
w Policznie”. Powyższe zapisy są niespójne oraz w odniesieniu do treści są niezgodne ze stanem
faktycznym ponieważ Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Policznie prowadzi obsługę
finansowo – księgową we własnym zakresie zatrudniając główną księgową.
W okresie podlegającym kontroli zadania z zakresu świadczeń rodzinnych wykonywało
czterech pracowników, w tym główny księgowy jednostki od strony finansowo – księgowej.
W wyniku kontroli ustalono, że posiada Pani kwalifikacje zgodne z zapisami rozporządzenia
Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników
samorządowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1786) oraz ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej
(Dz. U. z 2015 r. poz. 163).
Wójt Gminy Policzna udzielił Pani upoważnienia do prowadzenia postępowania w sprawach
świadczeń rodzinnych, a także do wydawania w tych sprawach decyzji. Ponadto na Pani wniosek
Wójt Gminy upoważnił również Panią Joannę Seredyn-Gogacz m.in. do prowadzenia postępowań
w sprawach z zakresu świadczeń rodzinnych. Do dnia 26 listopada 2014 roku Pani Monika Cygan,
pracownik realizujący kontrolowane zadanie nie posiadała stosownego upoważnienia określonego
w przepisach art. 20 ust. 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych.
W okresie objętym kontrolą jednostka działała w oparciu o zapisy rozporządzenia Prezesa
Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych
rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67) oraz Zarządzenia Nr 1/2014 z dnia 2 stycznia 2014
roku kierownika kontrolowanej jednostki, wprowadzającego instrukcję kancelaryjną, jednolitego
rzeczowego wykazu akt i instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt dla
Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Policznie. Przedstawiła Pani pismo z dnia 19 grudnia
2013 roku w sprawie przesłania do Archiwum Państwowego w Radomiu projektu instrukcji
kancelaryjnej celem akceptacji, które dnia 4 kwietnia 2014 roku Archiwum Państwowe w Radomiu
zatwierdziło.
W zakresie ewidencji i rejestracji spraw objętych kontrolą ustalono, że jednostka prowadzi
rejestry w formie papierowej. Dokumentacja, która została poddana kontroli, a wpłynęła do
Ośrodka od stycznia 2014 roku była znakowana, ewidencjonowana i przechowywana zgodnie
z zapisami ww. rozporządzenia i Zarządzenia nr 1/2014 z dnia 2 stycznia 2014 roku właściwego
dla kontrolowanej jednostki.
2. Prawidłowość ustalania uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego i jego wypłacania.
W trakcie czynności kontrolnych weryfikacji poddano 20 akt spraw w przedmiocie
przyznania prawa do świadczenia pielęgnacyjnego realizowanego przez Ośrodek. Ustalono,
iż na dzień kontroli 19 świadczeniobiorców miało przyznane prawo do świadczenia
pielęgnacyjnego. Ponadto, w powyższym okresie nie wydano decyzji odmawiającej prawa do
świadczenia pielęgnacyjnego.
Stwierdzono, że wszystkie skontrolowane sprawy rozpatrzone były terminowo,
a świadczenia przyznane prawidłowo, tj. właściwie określono wysokość świadczenia, wskazując
okres na jaki zostało przyznane, a także formę i termin ich wypłaty. Ponadto we wszystkich
skontrolowanych sprawach złożone wnioski były wypełnione prawidłowo ze wskazaniem dat
i podpisów osoby ubiegającej się o świadczenie oraz załączono do nich stosowne załączniki
w oparciu o przepisy ustawy o świadczeniach rodzinnych, zgodne z rozporządzeniem Ministra
Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 roku w sprawie sposobu i trybu postępowania
w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2013 r., poz. 3).
Wszystkie skontrolowane decyzje przyznające prawo do świadczenia pielęgnacyjnego
wydane zostały z prawidłowym wskazaniem organu administracji publicznej, daty wydania,
oznaczeniem strony, powołaniem podstawy prawnej, rozstrzygnięciem, uzasadnieniem prawnym
pouczeniem oraz podpisem osoby upoważnionej do wydania decyzji.
Uzasadnienie decyzji administracyjnych, było niezgodnie z art. 107 § 3 ustawy kodeks
postępowania
administracyjnego,
tj.
uzasadnienie
faktyczne
decyzji
nie
zawierało
w szczególności wskazania faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się
oparł oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy
dowodowej. Uzasadnienie prawne nie zawierało wskazania art. 107 § 4 określającego możliwość
odstąpienia od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony; (…).
Kontrola wykazała, że wszystkie poddane analizie decyzje administracyjne w sprawie
ustalenia uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego zostały wydane w terminach określonych
w art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego
(Dz. U. z 2013 r., poz. 267) oraz zostały odebrane przez stronę, co potwierdzone zostało
własnoręcznym podpisem ze wskazaniem daty odbioru, zgodnie z art. 39 i 46 § 1 wyżej
wymienionej ustawy.
Zgodnie z art. 6 ust. 2c ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń
społecznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 121) wójt, burmistrz lub prezydent miasta, jeżeli wypłaca
osobie świadczenie pielęgnacyjne, specjalny zasiłek opiekuńczy albo zasiłek dla opiekuna, może
wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o udzielenie informacji o przebiegu ubezpieczenia
oraz za jaki okres za tę osobę powinien opłacać składkę na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Stwierdzono, iż w 9 sprawach na 20 poddanych kontroli, osoby podlegały ubezpieczeniu
emerytalno – rentowemu w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Ponadto, dla 4 osób
organ ustalił niezbędny okres do uzyskania przez osobę sprawującą opiekę 25-letniego okresu
ubezpieczenia emerytalnego i rentowego (składkowego i nieskładkowego) z zastrzeżeniem
art. 87 ust. 1 b ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń
Społecznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 1440 z późn. zm.). Kontrolujący stwierdził, że w aktach spraw
13 osób, w których nie było informacji z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o przebiegu
ubezpieczenia oraz okresie za jaki powinien opłacać składkę na ubezpieczenie emerytalno –
rentowe znajdowały wnioski do ZUS o ustalenie przedmiotowych okresów. W 3 sprawach organ
nie podjął działań mających na celu ustalenie okresu niezbędnego ubezpieczenia ponieważ w aktach
spraw znajdowały się oświadczenia osób, z których wynika, iż do momentu złożenia wniosku nigdy
i nigdzie nie pracowały.
Ustalono, iż organ właściwy opłacał za 11 osób składki na ubezpieczenie emerytalne
i rentowe w związku z pobieraniem świadczenia pielęgnacyjnego, zgodnie z art. 6 ust.
2a pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Zgodnie z art. 6 ust. 2b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wójt, burmistrz lub
prezydent miasta nie opłaca składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osobę pobierającą
świadczenie pielęgnacyjne, specjalny zasiłek opiekuńczy albo zasiłek dla opiekuna, jeżeli podlega
ona obowiązkowi ubezpieczenia społecznego z innego tytułu na podstawie ustawy lub na podstawie
odrębnych przepisów.
Stwierdzono, iż w okresie poddanym kontroli w 15 sprawach na 20 skontrolowanych organ
ustalił, że osoby pobierające świadczenie pielęgnacyjne podlegały obowiązkowi ubezpieczenia
zdrowotnemu z innego tytułu (dokumenty potwierdzające podleganie ubezpieczeniu z mocy ustawy
z innego tytułu oraz oświadczenia stron).
Ustalono, iż organ w okresie kontroli opłacał za 5 osób składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Pozostałe osoby podlegały ubezpieczeniu zdrowotnemu z mocy ustawy w Kasie Rolniczego
Ubezpieczenia Społecznego lub były ubezpieczone przy współmałżonkach.
Za powstałe nieprawidłowości stwierdzone podczas kontroli odpowiedzialność ponosi Pani
jako Kierownik Ośrodka, Wójt Gminy oraz pracownicy realizujący zadania wynikające z ustawy
o świadczeniach rodzinnych.
Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Panią do podjęcia następujących
działań:
1. Zaktualizować zapisy Regulaminu Organizacyjnego jednostki stosownie do zapisów
Statutu.
2. Decyzje administracyjne wydawać zgodnie z zapisami art. 107 § 3 ustawy z dnia 14
czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267
z późn. zm.) z uwzględnieniem uzasadnienia faktycznego. W przypadku odstępowania
od uzasadnienia w decyzjach w całości spełniających żądanie strony, w podstawie
prawnej wskazywać art. 107 § 4 kodeksu postępowania administracyjnego.
Informuję, że na podstawie art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od
wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze.
Jednocześnie zobowiązuję Panią do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania
niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń
i wniosków pokontrolnych.
Powyższą informacje należy kierować na adres: Mazowiecki Urząd Wojewódzki
w Warszawie, Wydział Polityki Społecznej, Oddział w Delegaturze – Placówce Zamiejscowej
w Radomiu, ul. Żeromskiego 53, 26-600 Radom
z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO
Wiesława Kacperek-Biegańska
Dyrektor
Wydziału Polityki Społecznej
Do wiadomości:
Pan Tomasz Adamiec
Wójt Gminy
Ul. Prusa 11
26 -720 Policzna