Wytyczne dla Wnioskodawców
Transkrypt
Wytyczne dla Wnioskodawców
Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego UNIA EUROPEJSKA Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 Wytyczne dla Wnioskodawców ubiegających się o dofinansowanie projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 Oś priorytetowa 1 Gospodarka – Innowacje – Technologie Działanie 1.3 Zaawansowane usługi wsparcia dla przedsiębiorstw Poddziałanie 1.3.1 Specjalistyczne doradztwo dla MSP Wersja z 7 listopada 2008 r. 1 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 SPIS TREŚCI SŁOWNIK .......................................................................................................... 4 1. INFORMACJE O PODDZIAŁANIU ................................................................ 5 2. ZASADY UDZIELANIA DOFINANSOWANIA ................................................ 5 2.1. PODMIOTY UPRAWNIONE DO UBIEGANIA SIĘ O DOFINANSOWANIE ....................................................................................................................... 5 2.2. TYPY PROJEKTÓW ................................................................................. 7 2.2.1 ROZPOCZĘCIE REALIZACJI I OKRES TRWANIA PROJEKTU ........ 11 2.3 WYDATKI KWALIFIKOWALNE.............................................................. 11 2.3.1. OCENA KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKU .................................. 11 2.3.2. DOKUMENTOWANIE WYDATKÓW ................................................ 12 2.3.3. ZAKAZ PODWÓJNEGO FINANSOWANIA ...................................... 12 2.3.4 WYDATKI KWALIFIKOWALNE ....................................................... 12 2.3.5 WYDATKI NIEKWALIFIKOWALNE ................................................. 13 2.4. FORMA I WARTOŚĆ DOFINANSOWANIA ........................................... 14 2.4.1. ŹRÓDŁA FINANSOWANIA PROJEKTU .......................................... 15 2.5. KUMULACJA POMOCY .......................................................................... 15 3. OPIS PROCEDUR ........................................................................................ 16 3.1. TERMINY SKŁADANIA WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE............... 16 3.2. PRZYGOTOWANIE DOKUMENTACJI APLIKACYJNEJ ......................... 16 3.2.1. PROCEDURA WYPEŁNIANIA WNIOSKU O DOFINANSOWANIE – SERWIS BENEFICJENTA .......................................................................... 16 3.2.2. ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU O DOFINANSOWANIE WYMAGANE W RAMACH PODDZIAŁANIA ........................................................................ 16 3.2.3. PROCEDURY SKŁADANIA DOKUMENTACJI APLIKACYJNEJ ....... 19 3.3. MIEJSCA i SPOSOBY SKŁADANIA DOKUMENTACJI APLIKACYJNEJ . 21 3.4. PROCEDURA WYCOFANIA DOKUMENTACJI APLIKACYJNEJ............. 22 4. ŚCIEśKA WYBORU PROJEKTÓW ............................................................... 22 4.1. OCENA FORMALNA............................................................................... 22 4.2. PROCEDURA UZUPEŁNIEŃ I POPRAWEK ........................................... 23 4.3. ZAKOŃCZENIE OCENY FORMALNEJ.................................................... 25 4.4. KOMISJA OCENIAJĄCA PROJEKTY ..................................................... 25 4.4.1. OCENA EKONOMICZNO – FINANSOWA........................................ 25 4.4.2. OCENA MERYTORYCZNO - TECHNICZNA ..................................... 25 4.4.3. PROJEKTY REKOMENDOWANE DO DOFINANSOWANIA ............. 26 4.4.4. DECYZJA O DOFINANSOWANIU ................................................... 27 5. PODPISANIE UMOWY O DOFINANSOWANIE ........................................... 28 6. REALIZACJA PROJEKTU ............................................................................. 28 7. ROZLICZENIE PROJEKTU I WYPŁATA DOFINANSOWANIA ..................... 29 7.1. TERMINY SKŁADANIA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ Z CZĘŚCIĄ SPRAWOZDAWCZĄ...................................................................................... 29 8. KONTROLA PROJEKTU ............................................................................... 29 9. INFORMACJA I PROMOCJA........................................................................ 30 10. DODATKOWE INFORMACJE ..................................................................... 30 Wersja z 7 listopada 2008 r. 2 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 WSTĘP Niniejszy dokument stanowi zbiór informacji niezbędnych do prawidłowego przygotowania dokumentacji aplikacyjnej składanej przez przedsiębiorców ubiegających się o dofinansowanie w ramach poddziałania 1.3.1. RPO WZ. Wytyczne zostały opracowane przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ, w szczególności na podstawie Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 (RPO WZ), Uszczegółowienia RPO WZ wersji 1.0 (dostępne na stronie internetowej www.rpo.wzp.pl ) oraz na podstawie obowiązujących aktów prawnych. Dokumentacja aplikacyjna musi być zgodna z przepisami prawa wspólnotowego i krajowego, w szczególności z następującymi dokumentami: I. Akty prawne wspólnotowe 1. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) 1260/1999, 2. Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) 1783/1999, 3. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, 4. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis, 5. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 70/2001 z dnia 12 stycznia 2001 r. w sprawie zastosowania art. 87 i 88 Traktatu WE w odniesieniu do pomocy państwa dla małych i średnich przedsiębiorstw (Dz. Urz. WE L 10 z 13.01.2001, str. 33; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne, rozdz. 8, t.2, str. 141, z późn. zm.) 6. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 364/2004 z dnia 25 lutego 2004 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 70/2001 i rozszerzające jego zakres w celu włączenia pomocy dla badań i rozwoju (Dz. Urz. UE L 63 z 28.02.2004), w szczególności Załącznik I. II. Akty prawne krajowe 1. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2006 r. nr 227 poz. 1658, z późn. zm.), 2. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655), 3. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104 z poźn. zm.), 4. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.), 5. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 249, poz. 535, z późn. zm.), 6. Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 11 października 2007 r. w sprawie udzielania pomocy na usługi doradcze dla mikroprzedsiębiorców oraz małych i średnich przedsiębiorców w ramach regionalnych programów operacyjnych (Dz. U. z 2007 r. Nr 193, poz. 1398 z późn. zm.), 7. Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 2 października 2007 r. w sprawie udzielania pomocy de minimis w ramach regionalnych programów operacyjnych (Dz. U. z 2007 r. Nr 185, poz. 1317. Wersja z 7 listopada 2008 r. 3 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 W przypadku zmian w powyŜszych aktach prawnych lub innych, istotnych dla zapisów w Wytycznych, niniejszy dokument takŜe ulegać będzie zmianom. Instytucja Zarządzająca RPO WZ, zgodnie z zapisami art. 29, ust. 4 Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, do czasu zawarcia wszystkich umów o dofinansowanie projektu z Beneficjentami wyłonionymi w konkursie lub w wyniku rozpatrzenia protestu: 1. nie moŜe spowodować pogorszenia warunków realizacji projektu oraz nakładać na podmioty ubiegające się o dofinansowanie dodatkowych obowiązków, 2. nie moŜe dokonać zmian w zasadach konkursu w zakresie: rodzaju projektu podlegającemu dofinansowaniu, maksymalnej kwoty dofinansowania projektu, o ile taka kwota została ustalona, kryteriów wyboru projektów, wzoru Wniosku o dofinansowanie projektu, terminu, miejsca i sposobu składania Wniosku o dofinansowanie projektu; 3. moŜe wyłącznie rozszerzyć rodzaj podmiotów ubiegających się o dofinansowanie. SŁOWNIK 1. Beneficjent – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, realizująca projekty finansowe z budŜetu państwa lub ze źródeł zagranicznych na podstawie decyzji lub umowy o dofinansowanie projektu (Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju); 2. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (EFRR) – jeden z Funduszy Strukturalnych, którego zadaniem jest zmniejszanie dysproporcji w poziomie rozwoju regionów naleŜących do Unii Europejskiej. W szczególności fundusz ten udziela wsparcia inwestycjom produkcyjnym, rozwojowi infrastruktury, lokalnym inicjatywom rozwojowym oraz małym i średnim przedsiębiorstwom 3. Dokumentacja aplikacyjna – stanowi ją Wniosek o dofinansowanie wraz z wymaganymi załącznikami. 4. Instytucja Zarządzająca (IZ) – w przypadku Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 jest to Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego, odpowiedzialny za przygotowanie i realizację programu operacyjnego. 5. Linia demarkacyjna – to zestaw kryteriów wskazujących dla określonych typów projektów Program Operacyjny, z którego moŜe być sfinansowana ich realizacja, w celu uniemoŜliwienia wielokrotnego finansowania ze środków róŜnych Programów. 6. Polityki horyzontalne: a. polityka zrównowaŜonego rozwoju – jest to polityka rozwoju społecznoekonomicznego, zachowującego cechy trwałości w długim okresie oraz niedziałającego destrukcyjnie na środowisko, w którym zachodzi. Jest to taki rozwój społecznogospodarczy, w którym następuje proces integrowania działań politycznych, gospodarczych i społecznych, z zachowaniem równowagi przyrodniczej oraz trwałości podstawowych procesów przyrodniczych, w celu zagwarantowania moŜliwości zaspokajania podstawowych potrzeb poszczególnych społeczności lub obywateli zarówno współczesnego pokolenia, jak i przyszłych pokoleń. b. polityka równości szans (równości kobiet i męŜczyzn oraz niedyskryminacji) – wg Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 Państwa członkowskie i Komisja podejmują odpowiednie kroki w celu zapobiegania wszelkiej dyskryminacji ze względu na płeć, rasę lub pochodzenie etniczne, religię lub światopogląd, niepełnosprawność, wiek lub orientację seksualną na poszczególnych etapach wdraŜania funduszy, a w szczególności w dostępie do nich. Wersja z 7 listopada 2008 r. 4 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 10. Projekt – przedsięwzięcie realizowane w ramach programu operacyjnego na podstawie decyzji lub umowy o dofinansowanie, zawieranej między Beneficjentem a instytucją zarządzającą, instytucją pośredniczącą lub instytucją wdraŜającą (Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju). 11. RJR – „roczne jednostki robocze” odpowiadają liczbie zatrudnionych osób w przedsiębiorstwie tj. liczbie pracowników zatrudnionych na pełnych etatach w ciągu jednego roku (łącznie z właścicielem) wraz z liczbą pracowników zatrudnionych na niepełnych etatach oraz liczbą pracowników sezonowych (etatowych), które są ułamkowymi częściami jednostek RJR. Personel uwzględniany do obliczenia RJR składa się z: a) pracowników; b) osób pracujących dla przedsiębiorstwa, podlegających mu i uwaŜanych za pracowników na mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego; c) właścicieli – kierowników; d) partnerów prowadzących regularną działalność w przedsiębiorstwie i czerpiących z niego korzyści finansowe. Praktykanci lub studenci odbywający szkolenie zawodowe na podstawie umowy o praktyce lub szkoleniu zawodowym nie wchodzą w skład personelu. Okres trwania urlopu macierzyńskiego lub wychowawczego nie jest wliczany. 11. Wnioskodawca - Osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, ubiegająca się o wsparcie (składająca wniosek o dofinansowanie projektu). 12. Zakończenie realizacji projektu – zakończenie rzeczowe oraz finansowe projektu z zastrzeŜeniem, iŜ rzeczowe zakończenie projektu nie moŜe nastąpić w roku późniejszym niŜ finansowe. Wykaz skrótów uŜytych w Wytycznych: IZ RPO WZ – Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007–2013 RPO WZ – Regionalny Program Operacyjny Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007– 2013 MSP – mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa 1. INFORMACJE O PODDZIAŁANIU Działanie 1.3. jest jednym z trzech działań zaplanowanych do realizacji w ramach Osi priorytetowej nr 1 RPO WZ, której głównym celem jest podniesienie poziomu konkurencyjności i innowacyjności gospodarki regionu. W ramach działania 1.3. przewidziano do realizacji cztery poddziałania. Jednym z nich jest poddziałanie 1.3.1 Specjalistyczne doradztwo dla MSP, którego dotyczą niniejsze Wytyczne. Celem poddziałania 1.3.1 jest zwiększenie konkurencyjności mikro, małych i średnich przedsiębiorstw poprzez ułatwienie im dostępu do specjalistycznej pomocy doradczej. Wsparcie na doradztwo w tym samym zakresie (na ten sam typ projektu) i temu samemu podmiotowi nie moŜe być udzielane częściej niŜ raz na dwa lata. 2. ZASADY UDZIELANIA DOFINANSOWANIA 2.1. PODMIOTY UPRAWNIONE DO UBIEGANIA SIĘ O DOFINANSOWANIE W ramach poddziałania 1.3.1 dofinansowanie udzielane jest mikro, małym i średnim przedsiębiorstwom1, które posiadają siedzibę na terytorium województwa zachodniopomorskiego, z zastrzeŜeniem warunków i wykluczeń zapisanych w niniejszym dokumencie. 1 Zgodnie z Załącznikiem I do rozporządzenia Komisji (WE) nr 364/2004 z dnia 25 lutego 2004 r. zmieniającego rozporządzenie (WE) nr 70/2001 i rozszerzającego jego zakres w celu włączenia pomocy dla badań i rozwoju (Dz. Urz. UE L 63 z 28.02.2004). Wersja z 7 listopada 2008 r. 5 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 I. Pomoc nie moŜe być udzielona przedsiębiorcom: na których ciąŜy obowiązek zwrotu pomocy, wynikający z decyzji Komisji Europejskiej uznającej pomoc za niezgodną z prawem oraz ze wspólnym rynkiem; znajdującym się w trudnej sytuacji ekonomicznej w rozumieniu pkt 9-11 Komunikatu Komisji w sprawie wytycznych wspólnotowych dotyczących pomocy państwa w celu ratowania i restrukturyzacji zagroŜonych przedsiębiorstw (Dz. Urz. UE C 244 z 01.10.2004, str. 2). II. Wsparciem nie mogą zostać objęte projekty dotyczące pomocy: 1. związanej z produkcją, przetwarzaniem i wprowadzaniem do obrotu produktów wymienionych w załączniku I do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską2; 2. udzielanej dla działalności związanej z wywozem, mianowicie pomocy związanej bezpośrednio z ilością wywoŜonych produktów, z ustanowieniem i funkcjonowaniem sieci dystrybucyjnej lub z bieŜącymi wydatkami dotyczącymi działalności wywozowej; 3. uwarunkowanej uŜyciem towarów produkcji krajowej na niekorzyść towarów przywoŜonych; 4. dotyczącej działalności gospodarczej z sektora rybołówstwa i akwakultury, objętych rozporządzeniem Rady (WE) nr 104/2000 z dnia 17 grudnia 1999r. w sprawie wspólnej organizacji rynków produktów rybołówstwa i akwakultury (Dz. U. WE L 17 z 21.01.2000, str.22, Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne, rozdz. 4, t. 4, str. 198); 5. udzielanej podmiotom prowadzącym działalność w sektorze węglowym w rozumieniu rozporządzenia Rady (WE) nr 1407/2002 z dnia 23 lipca 2002r. w sprawie pomocy państwa dla przemysłu węglowego (Dz. Urz. WE L 205 z 2.08.2002, str. 1, z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne, rozdz. 8, t. 2, str. 170); 6. udzielanej w ramach interwencji innych Programów zgodnie z następującymi kryteriami: a. Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka - w zakresie usług doradczych dla MSP mających na celu przygotowywanie przedsiębiorcy do pozyskania zewnętrznego finansowania o charakterze udziałowym, b. Program Operacyjny Kapitał Ludzki w zakresie doradztwa w szczególności dotyczącego ekonomii, finansów, zarządzania zasobami ludzkimi lub rachunkowości, z wyłączeniem doradztwa związanego z procesami inwestycyjnymi. III. KaŜdy Wnioskodawca ubiegający się o dofinansowanie musi spełniać łącznie następujące warunki: złoŜyć w wymaganym terminie prawidłowo wypełniony i podpisany Wniosek o dofinansowanie wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami, zgodnie z punktem 3.2.2 niniejszych Wytycznych, nie być ubezpieczonym w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, być bezpośrednio odpowiedzialnym za przygotowanie i realizację projektu, posiadać środki finansowe zabezpieczające wkład własny (na który nie składają się Ŝadne środki publiczne) na realizację projektu opisanego we Wniosku, w tym na pokrycie wydatków niekwalifikowalnych oraz zabezpieczyć środki na realizację planowanego przedsięwzięcia przed otrzymaniem refundacji, nie zalegać w opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz podatków i opłat, a takŜe regulować zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w terminie, nie znajdować się w toku likwidacji, stanie upadłości, postępowania upadłościowego, naprawczego lub pod zarządem komisarycznym, 2 Tabela zawierająca interpretację, która działalność gospodarcza w zakresie produkcji, przetwórstwa i obrotu towarami rolnymi moŜe być wsparta w ramach RPO WZ - Poddziałanie 1.3.1 Specjalistyczne doradztwo dla MSP stanowi element Dokumentacji konkursowej do niniejszego poddziałania. Wersja z 7 listopada 2008 r. 6 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 nie podlegać wykluczeniu z moŜliwości ubiegania się o dofinansowanie na podstawie art. 211 Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. 2005 nr 249 poz. 2104, z późn. zm.) jako przedsiębiorca będący osobą fizyczną nie został skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwo składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karno – skarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych w przypadku przedsiębiorcy nie będącym osobą fizyczną, osoba będąca członkiem jego organów zarządzających bądź wspólnikiem nie została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa, o których mowa w powyŜszym odnośniku zapewnić trwałość projektu w terminie trzech lat od zakończenia realizacji projektu, tj. nie dokonywać w nim zasadniczych modyfikacji: i. mających wpływ na jego charakter lub warunki jego realizacji, w tym powodujących nieutrzymanie jego rezultatów lub powodujących uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez Beneficjenta oraz ii. wynikających ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej. 2.2. TYPY PROJEKTÓW W ramach poddziałania 1.3.1 Wnioskodawcy będą mogli uzyskać wsparcie na zakup świadczonych przez zewnętrznych wykonawców usług doradczych mieszczących się w poniŜej przedstawionych typach projektów. Jeden Wniosek o dofinansowanie moŜe dotyczyć tylko jednego typu projektu (typu doradztwa). Wnioskodawca, w trakcie trwania naboru, moŜe złoŜyć więcej niŜ jeden wniosek o dofinansowanie, jednakŜe wsparcie ze środków RPO WZ na doradztwo w tym samym zakresie (na ten sam typ projektu) i temu samemu podmiotowi nie moŜe być udzielone częściej niŜ raz na dwa lata. 1. Doradztwo w zakresie wykorzystywania informatycznych w przedsiębiorstwie. zaawansowanych technologii Wymagany rezultat projektu: Dokumentacja wdroŜeniowa, opracowania i analizy dotyczące zagadnień będących przedmiotem usług świadczonych w ramach projektu, wdroŜona technologia. Uwaga! Wsparciu nie podlegają koszty bezpośrednich czynności technicznych, informatycznych, takich jak: instalacja i konfiguracja (parametryzacja) serwerów i stacji roboczych, instalacja i konfiguracja oprogramowania, migracja (import) danych, testy systemu informatycznego oraz uruchomienie produktywnego systemu informatycznego, a takŜe koszty szkoleń pracowników i innych usług nie będących doradztwem. W przypadku, gdy rezultatem projektu jest produktywne uruchomienie technologii informatycznej w przedsiębiorstwie, wyŜej wymienione czynności powinny jednak zostać wyodrębnione po stronie wydatków niekwalifikowanych jako czynności niezbędne do osiągnięcia rezultatu. W przeciwnym wypadku istnieje prawdopodobieństwo, iŜ projekt moŜe nie kwalifikować się do wsparcia jako niewykonalny technicznie. 2. Doradztwo w zakresie opracowania strategii rozwoju przedsiębiorstwa. Wymagany rezultat projektu: Opracowania i analizy dotyczące zagadnień będących przedmiotem usług świadczonych w ramach projektu. Wersja z 7 listopada 2008 r. 7 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 3. Doradztwo w zakresie pozyskiwania zewnętrznego finansowania na rozwój działalności - z wyłączeniem finansowania o charakterze udziałowym w szczególności: a. poszukiwanie zewnętrznego finansowania inwestycji, b. strategia finansowania inwestycji (potencjalne źródła finansowania); Wymagany rezultat projektu: Opracowania i analizy dotyczące zagadnień będących przedmiotem usług świadczonych w ramach projektu, rzeczywiste pozyskanie zewnętrznego finansowania 4. Doradztwo w zakresie jakości, w szczególności: a. projektowania, wdraŜania i doskonalenia systemów zarządzania jakością i zarządzania środowiskowego (w tym koszty certyfikacji), b. uzyskiwania i odnawiania certyfikatów zgodności dla wyrobów, usług, surowców, maszyn i urządzeń, aparatury kontrolno – pomiarowej lub kwalifikacji personelu, c. wydawania deklaracji zgodności producenta, w zakresie określonym w lit. b. Wymagany rezultat projektu: Dokumentacja projektowa / wdroŜeniowa oraz certyfikat systemu zarządzania lub certyfikat zgodności nadany przez uprawnioną jednostkę certyfikującą lub deklaracja zgodności producenta. Warunkiem uznania wydatków za kwalifikujące się do wypłaty wsparcia jest uzyskanie lub odnowienie przez przedsiębiorcę odpowiedniego certyfikatu systemu zarządzania lub certyfikatu zgodności bądź wydanie deklaracji zgodności producenta. W przypadku projektów dotyczących samego doskonalenia / modyfikacji juŜ wdroŜonego systemu zarządzania (np. jakością), niezbędne jest bardzo szczegółowe uzasadnienie powodów, dla których dany system wymaga pomocy zewnętrznych konsultantów w zakresie wprowadzania zmian / dostosowania do zachodzących zmian w przedsiębiorstwie Wnioskodawcy (np. znaczące zmiany organizacyjne czy technologiczne). Uwaga! W ramach projektów obejmujących zakup usług doradczych związanych z projektowaniem, wdraŜaniem i doskonaleniem systemów zarządzania jakością lub zarządzania środowiskowego wydatkiem kwalifikowalnym mogą być równieŜ: a. wydatki związane z certyfikacją, pod warunkiem, Ŝe są one niezbędne do uzyskania certyfikatu, b. wydatki na zakup usług szkoleniowych związanych z wdraŜaniem systemu zarządzania pod warunkiem, Ŝe są one niezbędne do pomyślnej realizacji projektu. Wydatki kwalifikowalne na zakup usług szkoleniowych nie mogą wynosić więcej niŜ wynosi 30% wydatków kwalifikowalnych poniesionych na zakup usług doradczych, np. wydatki na doradztwo: 10 000 PLN, wydatki na certyfikację: 2 000 PLN, wydatki na szkolenia: maksymalnie 3 000 PLN (30% z 10 000), całkowite wydatki kwalifikowalne projektu: 10 000+2 000 + 3 000= 15 000 PLN W ramach pozostałych projektów związanych z zakupem usług doradczych w zakresie jakości wydatki na audyt certyfikujący, na zakup usług szkoleniowych3,na badania i testy, a takŜe inne wydatki poniesione na rzecz jednostki przyznającej certyfikat nie są kwalifikowane. 5. Doradztwo w zakresie planowania inwestycyjnego, w szczególności związane z przygotowywaniem: a. biznes planu inwestycji, b. studium wykonalności inwestycji, c. ocena wpływu inwestycji na środowisko, 3 Poprzez niekwalifikowane usługi szkoleniowe naleŜy rozumieć takŜe wszelkie usługi o charakterze szkoleń lub konsultacje kierowane bezpośrednio do konkretnych osób lub grup pracowników, mające na celu przekazanie im wiedzy teoretycznej i/lub podniesienie ich kwalifikacji zawodowych.” Wersja z 7 listopada 2008 r. 8 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 d. dokumentacji technicznej inwestycji, z wyłączeniem doradztwa związanego z wypełnianiem formularzy wniosków o dofinansowanie z Programów Operacyjnych i PROW oraz formularzy załączników do wniosków o dofinansowanie. Wymagany rezultat działania: Opracowania i analizy dotyczące zagadnień będących przedmiotem usług świadczonych w ramach projektu. Dofinansowaniu w ramach poddziałania 1.3.1 mogą podlegać wyłącznie takie usługi co do których nie ma wątpliwości, Ŝe stanowią czynność doradczą. Co do zasady wszystkie inne czynności niezbędne z punktu widzenia realizacji projektu i osiągnięcia załoŜonych celów powinny stanowić wydatki niekwalifikowane. Tworząc projekt nie naleŜy klasyfikować szkoleń i temu podobnych usług jako doradztwo. Poprzez niekwalifikowane usługi szkoleniowe naleŜy rozumieć wszelkie usługi o charakterze szkoleń lub konsultacje kierowane bezpośrednio do konkretnych osób lub grup pracowników, mające na celu przekazanie im wiedzy teoretycznej i/lub podniesienie ich kwalifikacji zawodowych. Do usług doradczych nie naleŜy takŜe kwalifikować instruktaŜu stanowiskowego. UWAGA: Całą dokumentację związaną z realizowanym projektem, w tym pełną dokumentację stanowiącą wymagany rezultat projektu, naleŜy przechowywać w siedzibie Beneficjenta zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, nie krócej jednak niŜ przez 3 lata od dnia zakończenia realizacji projektu. W razie wezwania naleŜy okazać pełną dokumentację uprawnionej jednostce kontrolnej. MoŜliwość zastosowania cross – financingu. MoŜliwość zastosowania cross – financingu dotyczy wyłącznie projektów obejmujących zakup usług doradczych związanych z projektowaniem, wdraŜaniem i doskonaleniem systemów zarządzania jakością lub zarządzania środowiskowego. W ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego uwzględnia się finansowanie operacji, które naleŜą do obszaru interwencji Europejskiego Funduszu Społecznego na zasadach komplementarności, pod warunkiem, Ŝe operacje te są zarówno niezbędne do pomyślnej realizacji projektu, jak i bezpośrednio powiązane z projektem. W ramach poddziałania 1.3.1 reguła cross – financingu dotyczy wyłącznie pakietów szkoleniowych związanych z wdraŜaniem przez przedsiębiorstwa systemów zarządzania. Wydatkiem kwalifikowalnym jest w tym przypadku zakup usług szkoleniowych bezpośrednio związanych z wdraŜaniem przez przedsiębiorstwa systemów zarządzania. Wydatek ten nie moŜe wynosić więcej niŜ wynosi 30% wydatków kwalifikowalnych poniesionych na zakup usług doradczych. Przykładowo: 1. Wydatki na zakup usług doradczych związanych z wdroŜeniem systemu zarządzania jakością w ramach projektu wynoszą 2. Wydatki na certyfikację wynoszą 3. Wówczas wydatki na zakup usług szkoleniowych nie mogą wynieść więcej niŜ wynosi 30% wydatków na zakup usług doradczych (określonych w punkcie 1) Całkowite wydatki kwalifikowane projektu wynoszą 10 000 PLN 2 000 PLN 30% * 10 000 PLN = 3 000 PLN 15 000 PLN Wersja z 7 listopada 2008 r. 9 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 Jeśli wydatki na zakup usług szkoleniowych wynoszą więcej niŜ wynosi 30% wydatków kwalifikowanych na zakup usług doradczych, to część wydatków (powyŜej równowartości 30 % wydatków na doradztwo) stanowi wydatki niekwalifikowalne projektu. Charakter pomocy publicznej: Tabela nr 1. Typy projektów, moŜliwe wydatki kwalifikowane, a charakter pomocy publicznej. LP. 1 2 3 4 4a 4b 4c 5 Wydatki na zakup usług doradczych Typ projektu Doradztwo w zakresie wykorzystywania zaawansowanych technologii informatycznych w przedsiębiorstwie Charakter pomocy publicznej Doradztwo w zakresie opracowania strategii rozwoju przedsiębiorstwa Charakter pomocy publicznej Doradztwo w zakresie pozyskiwania zewnętrznego finansowania na rozwój działalności Charakter pomocy publicznej Doradztwo w zakresie jakości, w tym: Charakter pomocy publicznej - projektowania, wdraŜania i doskonalenia systemów zarządzania jakością i zarządzania środowiskowego Charakter pomocy publicznej - uzyskiwania i odnawiania certyfikatów zgodności dla wyrobów, usług, surowców, maszyn i urządzeń, aparatury kontrolno – pomiarowej lub kwalifikacji personelu, Charakter pomocy publicznej - wydawania deklaracji zgodności producenta, w zakresie określonym w powyŜszym punkcie Charakter pomocy publicznej Doradztwo w zakresie planowania inwestycyjnego Charakter pomocy publicznej kwalifikowalne Wydatki na certyfikację Wydatki na szkolenia (cross – financing) niekwalifikowalne niekwalifikowalne niekwalifikowalne niekwalifikowalne niekwalifikowalne niekwalifikowalne niekwalifikowalne niekwalifikowalne tak tak Pomoc publiczna kwalifikowalne Pomoc publiczna kwalifikowalne Pomoc publiczna kwalifikowalne Pomoc publiczna kwalifikowalne Pomoc publiczna kwalifikowalne Pomoc de minimis niekwalifikowalne niekwalifikowalne niekwalifikowalne niekwalifikowalne niekwalifikowalne niekwalifikowalne Pomoc publiczna kwalifikowalne Pomoc publiczna kwalifikowalne Pomoc de minimis Wsparcie dotyczące projektów doradczych w zakresie wskazanym w punktach 1- 4 (z wyłączeniem wydatków na certyfikację) udzielane jest na podstawie Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 11 października 2007 r. w sprawie udzielania pomocy na usługi doradcze dla mikroprzedsiębiorców oraz małych i średnich przedsiębiorców w ramach regionalnych programów operacyjnych (Dz. U. z 2007 r. Nr 193, poz. 1398, z późn. zm.), Wsparcie dotyczące projektów doradczych w zakresie wskazanym w punkcie 5 oraz dofinansowanie certyfikacji systemów zarządzania, a takŜe zakupu usług szkoleniowych w ramach cross - finnacingu udzielane jest na podstawie Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 2 października 2007 r. w sprawie udzielania pomocy de minimis w ramach regionalnych programów operacyjnych (Dz. U. 2007 nr 185 poz. 1317). Pomoc de minimis Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 2 października 2007 r. w sprawie udzielania pomocy de minimis w ramach regionalnych programów operacyjnych (Dz. U. 2007 nr 185 Wersja z 7 listopada 2008 r. 10 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 poz. 1317) wartość pomocy brutto łącznie z wartością innej pomocy de minimis otrzymanej przez Beneficjenta pomocy w okresie bieŜącego roku kalendarzowego i dwóch poprzednich lat kalendarzowych nie moŜe przekroczyć kwoty stanowiącej równowartość 200 tys. euro. Wartość pomocy brutto łącznie z wartością innej pomocy de minimis otrzymanej przez Beneficjenta pomocy prowadzącego działalność gospodarczą w sektorze transportu drogowego w okresie bieŜącego roku kalendarzowego i dwóch poprzednich lat kalendarzowych nie moŜe przekroczyć kwoty stanowiącej równowartość 100 tys. euro. 2.2.1 ROZPOCZĘCIE REALIZACJI I OKRES TRWANIA PROJEKTU 1. Realizacja projektu nie moŜe rozpocząć się później niŜ 12 miesięcy od dnia opublikowania przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ ogłoszenia o konkursie, tj. od dnia 30 października 2008 r. 2. Realizacja projektu moŜe rozpocząć się najwcześniej dzień po złoŜeniu wniosku o dofinansowanie projektu. 3. Okres realizacji projektów nie moŜe być dłuŜszy niŜ 3 lata. Zatem planowana (podawana we wniosku o dofinansowanie) data rozpoczęcia realizacji projektu nie moŜe być wcześniejsza niŜ dzień po dniu wpływu Wniosku o dofinansowanie do Wydziału WdraŜania RPO. Przedsiębiorca, który rozpoczyna realizację projektu dzień po złoŜeniu wniosku o dofinansowanie, ale przed otrzymaniem decyzji o dofinansowaniu czyni to na własne ryzyko. Przed złoŜeniem wniosku o dofinansowanie projektu Wnioskodawca zobowiązany jest dokonać wyboru doradcy zewnętrznego, który będzie świadczył usługi będące przedmiotem projektu. Wyboru doradcy zewnętrznego naleŜy dokonać na podstawie porównania ofert. Oferty oraz protokół z wyboru doradcy zewnętrznego stanowią element dokumentacji potwierdzającej prawidłową realizację projektu. Wnioskodawca jest zobowiązany przechowywać te dokumenty w siedzibie przedsiębiorstwa przez okres co najmniej 3 lat od zakończenia realizacji projektu. Wnioskodawca jest zobowiązany do podpisania preumowy z wybranym doradcą zewnętrznym, zgodnej ze wzorem dołączonym do Dokumentacji konkursowej. Podpisanie preumowy z doradcą zewnętrznym nie stanowi rozpoczęcia projektu. Podpisanie umowy właściwej pomiędzy Wnioskodawcą, a wykonawcą stanowi rozpoczęcie projektu. Zatem podpisanie umowy właściwej moŜe nastąpić nie wcześniej niŜ dzień po dniu złoŜenia Wniosku o dofinansowanie w Wydziale WdraŜania RPO. 2.3 WYDATKI KWALIFIKOWALNE Początkiem okresu kwalifikowalności wydatków projektu. jest dzień rozpoczęcia realizacji 2.3.1. OCENA KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKU Ocena kwalifikowalności wydatku polega na analizie zgodności jego poniesienia z obowiązującymi przepisami. Oceny takiej dokonuje się zarówno na etapie wyboru Wniosku o dofinansowanie projektu, jak i podczas realizacji projektu. Na etapie oceny formalnej dokumentacji aplikacyjnej weryfikowane jest, czy kategorie wydatków kwalifikowalnych ujęte w budŜecie projektu przedstawionym we Wniosku o dofinansowanie i załącznikach są zgodne z kategoriami wydatków kwalifikowalnych wskazanych w niniejszych Wytycznych. Na etapie oceny merytoryczno - technicznej Wniosków sprawdzeniu podlega potencjalna kwalifikowalność wydatków ujętych we Wniosku. Komisja Oceniająca Projekty weryfikuje - na podstawie informacji zawartych we Wniosku o dofinansowanie oraz załącznikach, - czy w ramach Wersja z 7 listopada 2008 r. 11 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 wydatków kwalifikowalnych nie ujęto usług doradczych, które de facto tymi usługami nie są, np. uwzględniono niekwalifikowane usługi szkoleniowe, itp.4 Przyjęcie danego projektu do realizacji i podpisanie z Beneficjentem umowy o dofinansowanie nie oznacza, Ŝe wszystkie wydatki, które Beneficjent przedstawi do refundacji w trakcie realizacji projektu, będą kwalifikować się do współfinansowania. Wydatkiem kwalifikującym się do współfinansowania jest wydatek spełniający łącznie następujące warunki: a) został poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków, b) jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego, c) jest zgodny z postanowieniami RPO WZ, d) jest zgodny z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu, e) jest niezbędny do realizacji projektu i został poniesiony w związku z realizacją projektu, f) został dokonany w sposób oszczędny, tzn. w oparciu o zasadę dąŜenia do uzyskania załoŜonych efektów przy jak najniŜszej kwocie wydatku, g) został naleŜycie udokumentowany, h) nie podlega wyłączeniom określonym w punkcie 2.3.5 niniejszych Wytycznych. 2.3.2. DOKUMENTOWANIE WYDATKÓW Co do zasady do współfinansowania kwalifikuje się wydatek, który został faktycznie poniesiony przez Beneficjenta. Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego naleŜy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym tj. jako rozchód środków pienięŜnych z kasy lub rachunku bankowego Beneficjenta. Wydatek dokonany w drodze kompensaty naleŜności od określonego podmiotu i zobowiązań wobec tego podmiotu uwaŜa się za poniesiony, jeśli podmiot ten uznał kompensatę. Dowodem poniesienia wydatku jest zapłacona faktura lub inny dokument księgowy o równowaŜnej wartości dowodowej. W przypadkach, gdy potwierdzenie poniesienia wydatków ww. dokumentami nie jest moŜliwe, dowodem zapłaty jest dokument określany przez IZ RPO WZ. 2.3.3. ZAKAZ PODWÓJNEGO FINANSOWANIA Podwójne finansowanie oznacza niedozwolone zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych - wspólnotowych lub krajowych. Podwójnym finansowaniem jest w szczególności: a) zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch róŜnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności, b) zrefundowanie podatku VAT ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budŜetu państwa w oparciu o ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.), c) otrzymanie refundacji ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności na wydatek, który wcześniej został sfinansowany z preferencyjnej poŜyczki ze środków publicznych, oraz niedokonanie niezwłocznego zwrotu refundowanej części tej poŜyczki. 2.3.4 WYDATKI KWALIFIKOWALNE Wydatkami kwalifikującymi się do objęcia wsparciem w ramach poddziałania są: 1. wydatki niezbędne do realizacji projektu, na zakup specjalistycznych usług doradczych mieszczących się w zakresie wskazanym w punkcie 2.2 niniejszych Wytycznych, świadczonych przez doradców zewnętrznych. 4 Jako niekwalifikowane usługi szkoleniowe naleŜy rozumieć m.in. usługi „doradcze” będące konsultacjami kierowanymi bezpośrednio do konkretnych osób lub grup pracowników, mające na celu przekazanie im wiedzy teoretycznej i/lub podniesienie ich kwalifikacji zawodowych. Wersja z 7 listopada 2008 r. 12 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 Usługi te nie będą uznane za wydatki kwalifikowane, jeśli: - stanowią działania ciągłe lub okresowe w przedsiębiorstwie, - są związane z bieŜącymi wydatkami operacyjnymi przedsiębiorstwa, takimi jak usługi doradztwa podatkowego, regularne usługi prawnicze lub reklama, - dotyczą usług niebędących doradztwem (np. usługi szkoleniowe w zakresie innym niŜ wskazany w pkt 4), bezpośrednie czynności techniczne), - polegają na wypełnianiu formularzy wniosków o dofinansowanie Programów Operacyjnych, PROW lub formularzy załączników do wniosków o dofinansowanie; 2. wydatki na certyfikację systemów zarządzania; 3. podatek od towarów i usług (VAT) jest wydatkiem kwalifikującym się do objęcia wsparciem, pod warunkiem, Ŝe podmiot otrzymujący wsparcie nie moŜe odliczyć ani uzyskać zwrotu tego podatku; 4. wydatki na zakup usług szkoleniowych związanych z wdraŜaniem przez przedsiębiorstwa systemów zarządzania. Wydatki te mogą być ponoszone wyłącznie w ramach projektów polegających na zakupie usług doradczych w zakresie projektowania, wdraŜania i doskonalenia systemów zarządzania jakością lub zarządzania środowiskowego i nie mogą wynosić więcej niŜ wynosi 30% wydatków kwalifikowanych wymienionych w punkcie 1. (wydatków kwalifikowalnych poniesionych na zakup usług doradczych). 2.3.5 WYDATKI NIEKWALIFIKOWALNE Do współfinansowania w ramach poddziałania nie kwalifikują się wszelkie wydatki wyłączone przez IZ RPO WZ poprzez odpowiednie zapisy w Uszczegółowieniu RPO WZ oraz w niniejszych Wytycznych, w szczególności następujące kategorie wydatków: a) prowizje pobierane w ramach operacji wymiany walut oraz ujemne róŜnice kursowe, b) odsetki od zadłuŜenia, koszty kredytu, c) kary i grzywny, a takŜe wydatki poniesione w związku z procesami sądowymi oraz z realizacją ewentualnych postanowień wydanych przez sąd, d) wydatek na ustanowienie zabezpieczenia realizacji projektu, e) podatek VAT, który moŜe zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe tj. ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, f) wydatki na zakup usług szkoleniowych związanych z wdraŜaniem przez przedsiębiorstwa systemów zarządzania jakością lub środowiskowego przekraczające limit wskazany w pkt 4 części 2.3.5 Wytycznych, g) wydatki na zakup usług doradczych, jeśli: stanowią działania ciągłe lub okresowe w przedsiębiorstwie, są związane z bieŜącymi wydatkami operacyjnymi przedsiębiorstwa, takimi jak usługi doradztwa podatkowego, regularne usługi prawnicze lub reklama, polegają na wypełnianiu formularzy wniosków o dofinansowanie Programów Operacyjnych, PROW lub formularzy załączników do wniosków o dofinansowanie, obejmują usługi niebędące doradztwem, np. usługi szkoleniowe w zakresie innym niŜ wskazany w pkt 4 części 2.3.5 Wytycznych, bezpośrednie czynności techniczne prowadzące do uruchomienia technologii informatycznych w przedsiębiorstwie (instalacja i konfiguracja serwerów lub stacji roboczych, instalacja i konfiguracja oprogramowania, migracja danych, testy, produktywne uruchomienie technologii informatycznej, itp.). Wszystkie wydatki niekwalifikowalne związane z realizacją projektu ponosi Beneficjent, który na etapie składania Wniosku o dofinansowanie zobowiązany jest oświadczyć, iŜ posiada środki finansowe zabezpieczające wkład własny (na który nie składają się Ŝadne środki publiczne) na realizację projektu opisanego we Wniosku, w tym na pokrycie wydatków niekwalifikowalnych. Wersja z 7 listopada 2008 r. 13 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 2.4. FORMA I WARTOŚĆ DOFINANSOWANIA Wsparcie w zakresie doradztwa jest udzielane przedsiębiorcom w ramach poddziałania 1.3.1 zgodnie z zachowaniem przepisów: Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 11 października 2007 r. w sprawie udzielania pomocy na usługi doradcze dla mikroprzedsiębiorców oraz małych i średnich przedsiębiorców w ramach regionalnych programów operacyjnych (Dz. U. z 2007 r. Nr 193, poz. 1398, z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 2 października 2007 r. w sprawie udzielania pomocy de minimis w ramach regionalnych programów operacyjnych (Dz. U. 2007 nr 185 poz. 1317). Minimalna wartość całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu wynosi 4 tys. PLN. Maksymalny poziom kwalifikowanych. dofinansowania projektu wynosi 50% całkowitych wydatków Maksymalna wartość dofinansowania projektu nie moŜe wynieść więcej niŜ 40 tys. PLN. Minimalny wkład własny Wnioskodawcy (pozbawiony znamion pomocy publicznej) wynosi 50% całkowitych wydatków kwalifikowalnych Wysokość udziału cross-financingu moŜe wynieść nie więcej niŜ wynosi 30% wydatków kwalifikowalnych poniesionych na zakup usług doradczych, np. wydatki na doradztwo: 10 000 PLN, wydatki na certyfikację: 2 000 PLN, wydatki na szkolenia: maksymalnie 3 000 PLN (30% z 10 000), całkowite wydatki kwalifikowalne projektu: 10 000+2 000 + 3 000= 15 000 PLN W przypadku kiedy Wnioskodawca ubiega się o wsparcie na doradztwo w zakresie planowania inwestycyjnego, na certyfikację systemów zarządzania oraz na zakup usług szkoleniowych (w ramach cross – financingu), wsparcie podlega ograniczeniom wynikającym z przepisów dotyczących udzielania pomocy de minimis, tj. : - Wartość dofinansowania łącznie z wartością innej pomocy de minimis otrzymanej przez Beneficjenta pomocy w okresie bieŜącego roku kalendarzowego i dwóch poprzednich lat kalendarzowych nie moŜe przekroczyć kwoty stanowiącej równowartość 200 tys. EUR. - Wartość dofinansowania łącznie z wartością innej pomocy de minimis otrzymanej przez Beneficjenta pomocy prowadzącego działalność gospodarczą w sektorze transportu drogowego w okresie bieŜącego roku kalendarzowego i dwóch poprzednich lat kalendarzowych nie moŜe przekroczyć kwoty stanowiącej równowartość 100 tys. EUR. We wniosku o dofinansowanie Wnioskodawca przedstawia informacje dotyczące otrzymanej pomocy de minimis oraz załącza kopie zaświadczeń o otrzymanej pomocy de minimis, którą uzyskał w okresie obejmującym bieŜący rok kalendarzowy oraz dwa poprzednie lata kalendarzowe. W tym przypadku te kopie powinny stanowić załącznik nr 24 „Kopie zaświadczeń o otrzymanej pomocy de minimis”. W przypadku jeśli wartość otrzymanej przez przedsiębiorcę pomoc de minimis we wskazanym powyŜej okresie przekracza powyŜsze progi, przyznanie pomocy de minimis przez IZ RPO dla Wnioskodawcy nie jest dozwolone. Informację o tym, czy dana pomoc stanowi pomoc de minimis, przedsiębiorca powinien uzyskać od instytucji udzielającej pomocy w formie zaświadczenia o udzielonej pomocy de minimis, zgodnego ze Wersja z 7 listopada 2008 r. 14 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 wzorem określonym w załączniku do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 187, poz. 1930). 2.4.1. ŹRÓDŁA FINANSOWANIA PROJEKTU Beneficjent otrzymuje dofinansowanie jako refundację poniesionych wcześniej wydatków, rozliczając jednorazowo projekt po jego zakończeniu. Wzór Wniosku o płatność i instrukcji wypełniania Wniosku stanowi element Dokumentacji konkursowej. Refundacja całości wydatków kwalifikowanych poniesionych na realizację projektu następuje po złoŜeniu Wniosku o płatność wraz z wymaganymi załącznikami oraz po zatwierdzeniu wydatków jako wydatki kwalifikowane przez IZ RPO WZ. Oznacza to, Ŝe Beneficjent przed rozpoczęciem realizacji projektu musi zapewnić środki finansowe potrzebne do jego realizacji, pochodzące bądź to ze środków własnych lub teŜ z innych źródeł. NaleŜy równieŜ wziąć pod uwagę moŜliwość zakwestionowania przez IZ RPO WZ kwalifikowalności poniesionych wydatków lub dowodów przedstawionych na ich poniesienie, która moŜe wpłynąć na obniŜenie wysokości otrzymanej refundacji lub teŜ moŜe być powodem do rozwiązania umowy. Beneficjent realizując projekt zobowiązuje się do zachowania płynności finansowej projektu załączając stosowne oświadczenie do Wniosku o dofinansowanie. W przypadku, gdy projekt będzie finansowany ze źródeł zewnętrznych przedsiębiorca musi załączyć do Wniosku o dofinansowanie dokumenty potwierdzające otrzymanie takiego dofinansowania. Przykładowo w przypadku kredytu takim dokumentem moŜe być promesa lub umowa kredytowa. 2.5. KUMULACJA POMOCY 1. Przedsiębiorca, który ubiega się o dofinansowanie projektu w ramach poddziałania jest zobowiązany przedstawić informację o wszelkiej innej pomocy (w tym pomocy de minimis) otrzymanej na realizację tego projektu. Informacja taka powinna być przedstawiona we wniosku o dofinansowanie. Podmiot ubiegający się o pomoc publiczną inną niŜ de minimis zobowiązany jest dodatkowo załączyć do wniosku o dofinansowanie: Załącznik nr 6. ”Formularz informacji o pomocy publicznej dla podmiotów ubiegających się o pomoc inną niŜ pomoc de minimis” - w przypadku otrzymania innej pomocy publicznej na przedsięwzięcie, na realizację którego ubiega się o dofinansowanie. Załącznik nr 7. „Oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy publicznej” do wniosku o dofinansowanie - w przypadku nieotrzymania przedmiotowej pomocy. Podmiot ubiegający się wyłącznie o pomoc de minimis – tj. podmiot ubiegający się o dofinansowanie na typ projektu „doradztwo w zakresie planowania inwestycyjnego” - nie jest zobowiązany wypełniać ani zał. 6 ani zał. 7. JeŜeli z informacji złoŜonej przez przedsiębiorcę wynika, Ŝe otrzymał on juŜ pomoc na realizację tego projektu, to nie wyklucza to moŜliwości udzielenia mu pomocy w ramach RPO WZ. JednakŜe w takiej sytuacji kwota pomocy, o którą podmiot wnioskuje musi być tak ustalona, aby łączna kwota pomocy juŜ otrzymanej przez przedsiębiorcę i pomocy udzielanej na podstawie składanego Wniosku o dofinansowanie nie spowodowała przekroczenia maksymalnej dopuszczalnej intensywności pomocy określonej w punkcie 2.4 niniejszych Wytycznych. Jednocześnie rozpoczęcie realizacji, jak i okres trwania projektu musi być zgodny z podpunktem 2.2.1 niniejszych Wytycznych. 2. Pomoc udzielana w odniesieniu do tych samych wydatków kwalifikowanych lub tej samej inwestycji podlega sumowaniu z kaŜdą inną pomocą, w tym z pomocą de minimis w rozumieniu rozporządzenia Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu Wersja z 7 listopada 2008 r. 15 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 do pomocy de minimis (Dz.Urz. UE L 379 z 28.12.2006 r., str. 5), udzieloną Beneficjentowi, niezaleŜnie od jej formy i źródła. 3. Łączna wartość pomocy, o której mowa w ust. 2, nie moŜe przekroczyć maksymalnej intensywności pomocy określonej w punkcie 2.4 niniejszych Wytycznych. 3. OPIS PROCEDUR 3.1. TERMINY SKŁADANIA WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE W dniu 30 października 2008 r. IZ RPO WZ ogłosiła konkurs w ramach poddziałania 1.3.1 RPO WZ poprzez opublikowanie ogłoszenia o konkursie na stronie internetowej www.rpo.wzp.pl. Wnioski są przyjmowane od 14 listopada do 29 grudnia 2008 r. w godzinach pracy Wydziału WdraŜania RPO z zastrzeŜeniem, iŜ ostatniego dnia naboru przyjmowanie wniosku odbywa się do godziny 15.00. 3.2. PRZYGOTOWANIE DOKUMENTACJI APLIKACYJNEJ 3.2.1. PROCEDURA BENEFICJENTA WYPEŁNIANIA WNIOSKU O DOFINANSOWANIE – SERWIS Wniosek o dofinansowanie musi być sporządzony w Serwisie Beneficjenta poprzez wypełnienie on-line formularza właściwego dla poddziałania 1.3.1 oraz opublikowany zgodnie z zapisami Instrukcji wypełnienia Wniosku o dofinansowanie. Dostęp do Serwisu Beneficjenta jest moŜliwy za pośrednictwem strony internetowej www.rpo.wzp.pl lub bezpośrednio poprzez adres Beneficjent.rpo.wzp.pl. Wiosek o dofinansowanie naleŜy opublikować w terminie przyjmowania wniosków o dofinansowanie, tj od 14 listopada 2008 r. do 29 grudnia 2008 r. W ostatnim dniu przyjmowania dokumentacji aplikacyjnej publikacja wniosku o dofinansowanie nie moŜe nastąpić później niŜ do godziny 15.00 (niezaleŜnie od tego czy dokumentacja aplikacyjna będzie składana przez Wnioskodawcę osobiście, czy teŜ będzie wysyłana za pośrednictwem poczty/kuriera). Opublikowanie wniosku o dofinansowanie w innym terminie będzie skutkowało odrzuceniem tego wniosku na etapie oceny formalnej. 3.2.2. ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU O DOFINANSOWANIE WYMAGANE W RAMACH PODDZIAŁANIA Do formularza aplikacyjnego naleŜy dołączyć wszystkie wymagane załączniki, określone w niniejszych Wytycznych. Dodatkowo lista wymaganych załączników została zamieszczona w części „I” Wniosku aplikacyjnego jako lista kontrolna, z zastrzeŜeniem, Ŝe lista ta stanowi zbiór załączników dla wszystkich konkursów w ramach RPO WZ - część z nich jest nieobowiązkowa w ramach niniejszego poddziałania. W celu skompletowania wszystkich wymaganych załączników do Wniosku naleŜy posłuŜyć się poniŜszym wykazem załączników. Wypełniając załączniki nie naleŜy zmieniać wielkości ani rodzaju czcionki zastosowanej w danym wzorze/ formularzu. I. ZAŁĄCZNIKI OBOWIĄZKOWE Numeracja załączników jest zgodna z numerami przyporządkowanymi załącznikom na liście zamieszczonej w Części I Wniosku aplikacyjnego. Wersja z 7 listopada 2008 r. 16 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 Załącznik nr 1. Biznes plan - wg wzoru Biznes plan stanowi kluczowy dokument uzupełniający informacje podane we Wniosku o dofinansowanie. KaŜdy Wnioskodawca jest zobowiązany załączyć niniejszy załącznik (zawierający wszystkie strony) do Wniosku o dofinansowanie. Wzór załącznika stanowi element Dokumentacji konkursowej Załącznik nr 3. Wypis z dokumentu rejestrowego KaŜdy Wnioskodawca jest zobowiązany załączyć do Wniosku o dofinansowanie wypis z dokumentu rejestrowego zgodnie z poniŜszym opisem. Zaświadczenie o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub odpis z Krajowego Rejestru Sądowego Wnioskodawcy wystawiony nie wcześniej niŜ 6 miesięcy przed dniem złoŜenia Wniosku, z zastrzeŜeniem przypadku, gdy w ww. terminie dokonano zmian zapisów dokumentów rejestrowych. Dane zawarte w ww. dokumentach mają odzwierciedlać aktualny stan w przedsiębiorstwie. Spółki cywilne składają kopie umowy spółki cywilnej oraz zaświadczenia o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej wszystkich wspólników. Dokument ten stanowi podstawę do zweryfikowania między innymi formy prawnej, przedmiotu działalności przedsiębiorstwa oraz osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorstwa. Spółki kapitałowe w organizacji składają kopie dokumentów na podstawie, których zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych, spółki te mogą prowadzić działalność gospodarczą do czasu uzyskania wpisu do właściwego rejestru. Załącznik nr 5. Dokumenty potwierdzające sytuację finansową Wnioskodawcy NaleŜy dołączyć do Wniosku o dofinansowanie: 1. „Oświadczenie o zakresie dokumentów sprawozdawczych” (według wzoru) oraz kopie dokumentów za dwa ostatnie lata obrotowe, takich jak5: a. Sprawozdanie finansowe – bilans, informacja dodatkowa, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pienięŜnych (załączniki wymagane w przypadku Wnioskodawców sporządzających powyŜsze dokumenty zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. z późn. zm.) b. Opinia biegłego rewidenta (jeśli Wnioskodawca jest do tego zobowiązany odrębnymi przepisami). 2. Aktualny (ostatni złoŜony przez Wnioskodawcę) PIT wraz z potwierdzeniem wpływu do właściwego urzędu skarbowego lub „Zaświadczenie o wysokości obrotu w podatku od towarów i usług i podatku akcyzowym oraz dochodu podatnika w podatku dochodowym od osób fizycznych przyjętego do podstawy opodatkowania” za ostatni zamknięty rok obrachunkowy wystawione przez właściwy urząd skarbowy (załącznik wymagany wyłącznie w przypadku Wnioskodawców, którzy nie są zobowiązani do sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. z późn. zm.) JeŜeli podmiot działa krócej niŜ dwa lata, to Wnioskodawca przedkłada sprawozdania za okres prowadzonej działalności. Jeśli nowopowstałe przedsiębiorstwa są zobowiązane do sporządzania sprawozdań finansowych, a nie dysponują dokumentami za ostatni zamknięty rok, powinny sporządzić sprawozdanie za ostatni zamknięty okres tj. kwartał lub miesiąc. Nowopowstałe przedsiębiorstwa, które nie zamknęły jeszcze Ŝadnego roku obrotowego i nie są zobowiązane do sporządzania sprawozdań finansowych, składają fakultatywnie dokumenty 5 jeśli Wnioskodawca sporządza wskazane dokumenty zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. z późn. zm, Wersja z 7 listopada 2008 r. 17 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 pozwalające na wiarygodną ocenę sytuacji finansowej przedsiębiorcy np. bilans otwarcia, wyciąg z rachunku bankowego, lokaty, oświadczenie majątkowe itp. Załącznik nr 6. Formularz informacji o pomocy publicznej dla podmiotów ubiegających się o pomoc inną niŜ de minimis – jeśli dotyczy JeŜeli podmiot ubiega się o pomoc inną niŜ de minimis, to w niniejszym załączniku naleŜy wykazać informacje dotyczące wszelkiej pomocy publicznej (w tym pomocy de minimis) udzielonej na realizację projektu, którego Wniosek dotyczy. Załącznik naleŜy wypełnić, jeśli taka pomoc wystąpiła. Wzór załącznika stanowi element Dokumentacji Konkursowej. Załącznik powinien być spójny z punktem A.9 Wniosku o dofinansowanie. Jeśli Wnioskodawca nie otrzymał pomocy publicznej na wnioskowane przedsięwzięcie, nie wypełnia przedmiotowego załącznika, natomiast wypełnia załącznik nr 7 – Oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy publicznej. Przedmiotowego załącznika nie muszą składać Wnioskodawcy ubiegający się o dofinansowanie zakupu usług doradczych w zakresie planowania inwestycyjnego. Załącznik nr 7. Oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy publicznej – jeśli dotyczy Załącznik powinien być spójny z punktem A.9 Wniosku. Wzór załącznika stanowi element Dokumentacji Konkursowej. Wnioskodawca wypełnia ten załącznik w przypadku kiedy nie otrzymał pomocy publicznej na przedsięwzięcie, o którego dofinansowanie ubiega się. Przedmiotowego załącznika nie muszą składać Wnioskodawcy ubiegający się o dofinansowanie zakupu usług doradczych w zakresie planowania inwestycyjnego. Załącznik nr 17. Oświadczenie dotyczące ubiegania się o środki z innych źródeł na sfinansowanie wydatków objętych przedkładanym projektem - wg wzoru Ze względu na obowiązek przestrzegania linii demarkacyjnej pomiędzy programami operacyjnymi projekty kwalifikujące się do RPO WZ co do zasady, nie kwalifikują się do innych programów operacyjnych. JednakŜe demarkacja nie dotyczy niektórych programów np. Europejskiej Współpracy Terytorialnej, stąd konieczność wypełnienia oświadczenia o nienakładaniu się pomocy oraz ewentualnych staraniach Wnioskodawcy o dofinansowanie projektu z innych źródeł publicznych. W przypadku kiedy Wnioskodawca ubiega się o zrealizowanie tego samego zadania w ramach innego projektu, składanego do innego programu, ze względu na zakaz podwójnego finansowania Wnioskodawca musi przedstawić informacje o: − − − programie z którego stara się o dofinansowanie, tytule projektu, dacie złoŜenia innego projektu. KaŜdy Wnioskodawca jest zobowiązany załączyć niniejszy załącznik do Wniosku o dofinansowanie. W treści załącznika naleŜy odnieść się do tego, czy Wnioskodawca ubiega się o dofinansowanie projektu z innych źródeł czy teŜ się nie ubiega. Załącznik nr 18. Kopia promesy/umowy kredytowej – jeśli dotyczy W przypadku, gdy projekt będzie finansowany ze źródeł zewnętrznych przedsiębiorca musi załączyć do Wniosku o dofinansowanie dokumenty potwierdzające otrzymanie takiego dofinansowania. Przykładowo w przypadku kredytu takim dokumentem moŜe być promesa lub umowa kredytowa. Załącznik nr 21. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniom Wersja z 7 listopada 2008 r. 18 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 Załącznik dotyczy wykluczeń wskazanych w punkcie 2.1 niniejszych Wytycznych. KaŜdy Wnioskodawca jest zobowiązany załączyć niniejszy załącznik do Wniosku o dofinansowanie. Załącznik nr 22. Inne załączniki NaleŜy takŜe dostarczyć wszelkie pełnomocnictwa (wyłącznie notarialne) udzielone osobom trzecim związane z procesem aplikacyjnym (jeśli dotyczy). Wnioskodawca moŜe dołączyć wszelkie inne załączniki mogące pomóc w naleŜytej ocenie przedstawionego Wniosku. W szczególności powinny to być dokumenty uzasadniające przyjęcie rozwiązań odmiennych niŜ typowe, korzystanie ze zwolnień lub innej ścieŜki legislacyjnej niŜ typowa. Załącznik nr 23. Preumowa z Wykonawcą specjalistycznej usługi będącej przedmiotem projektu Wzór załącznika stanowi element Dokumentacji Konkursowej. KaŜdy Wnioskodawca jest zobowiązany załączyć niniejszy załącznik do Wniosku o dofinansowanie. Załącznik nr 24. Kopie zaświadczeń o otrzymanej pomocy de minimis – jeśli dotyczy Zgodnie z zapisami pkt 2.5. ppkt 4 niniejszych Wytycznych, na podstawie § 10 ust 3 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 2 października 2007 r. w sprawie udzielania pomocy de minimis w ramach regionalnych programów operacyjnych, w przypadku, gdy Wnioskodawca otrzymał pomoc de minimis w okresie obejmującym bieŜący rok kalendarzowy oraz dwa poprzednie lata kalendarzowe, zobowiązany jest załączyć kopie zaświadczeń o otrzymanej pomocy de minimis. Informację o tym, czy dana pomoc stanowi pomoc de minimis, przedsiębiorca powinien uzyskać od instytucji udzielającej pomocy w formie zaświadczenia o udzielonej pomocy de minimis. W przypadku kaŜdego załącznika wymienionego na powyŜszej liście naleŜy zaznaczyć odpowiednio „tak” (załączony), „nie” (nie załączony), „nie dotyczy’ - jeśli załącznik nie jest wskazany w niniejszych Wytycznych jako wymagany lub jeŜeli Wnioskodawca nie jest zobowiązany do posiadania danego załącznika. 3.2.3. PROCEDURY SKŁADANIA DOKUMENTACJI APLIKACYJNEJ Wnioski są przyjmowane od 14 listopada do 29 grudnia 2008 r. w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Urzędu Marszałkowskiego tj. od 7.30 do 15.30, z zastrzeŜeniem, Ŝe w ostatnim dniu naboru Wnioski będą przyjmowane do godz. 15.00. Dokumentację aplikacyjną (formularz Wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami) naleŜy złoŜyć do Wydziału WdraŜania RPO w formie papierowej w 2 egzemplarzach (oryginał plus kopia). Ostatnia strona Wniosku powinna być opieczętowana oraz podpisana przez osoby upowaŜnione do reprezentowania Wnioskodawcy zgodnie z zapisami w KRS (lub w innych dokumentach rejestrowych/statutowych) albo osoby upowaŜnione przez Wnioskodawcę (na podstawie notarialnego upowaŜnienia, które naleŜy dołączyć do Wniosku). Parafowanie kaŜdej strony formularza Wniosku NIE jest wymagane. Zaleca się, aby podpisy były wykonane innym kolorem niŜ kolor czarny. Oryginał Wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami oraz kopia Wniosku o dofinansowanie wraz z kopiami załączników muszą być umieszczone w osobnych segregatorach lub osobnych europerforacjach umieszczonych w jednym segregatorze. Na kaŜdym z nich naleŜy wskazać: − czy jest to oryginał czy kopia, − numer poddziałania, którego Wniosek dotyczy, − tytuł projektu, Wersja z 7 listopada 2008 r. 19 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 − nazwę Wnioskodawcy. JeŜeli niemoŜliwe jest umieszczenie Wniosku i załączników w jednym segregatorze, naleŜy je podzielić zachowując w/w zasady. W segregatorze „Oryginał” naleŜy umieścić: − pismo przewodnie, − oryginał Wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami, Załączniki załączone do Wniosku powinny być oddzielone kartami lub zakładkami, na których powinny się znaleźć: numer załącznika (zgodnie z listą sprawdzającą z Wniosku) oraz jego tytuł np. „Załącznik nr 1 – Biznes plan”. NaleŜy ponumerować strony i zszyć/zbindować kaŜdy załącznik, który składa się z więcej niŜ 1 strony. JeŜeli wymieniony na liście sprawdzającej Wniosku załącznik nie dotyczy projektu, naleŜy zamieścić w jego miejsce kartę/zakładkę ze wskazanym numerem załącznika oraz napisem „NIE DOTYCZY”. W przypadku dołączenia dodatkowych załączników nie wymaganych przez IZ RPO, naleŜy przygotować oddzielny wykaz i nadać tym dokumentom kolejne numery zachowując numerację załączników, a na liście sprawdzającej we Wniosku zaznaczyć „tak” przy polu „inne załączniki”. Sposób przygotowania dodatkowych załączników powinien być taki sam, jak przy załącznikach obowiązkowych. Do oryginału oraz kopii Wniosku o dofinansowanie mogą być załączone dwa typy załączników: 1. załączniki stanowiące oryginalne dokumenty, np. Biznes plan 2. załączniki będące kopiami oryginalnych dokumentów (np. kopia umowy spółki cywilnej). Ponadto dopuszcza się moŜliwość, iŜ do kopii Wniosku o dofinansowanie mogą być załączone kopie załączników załączonych do oryginału Wniosku, zatem moŜliwa jest sytuacja, kiedy Wnioskodawca załącza do oryginału Wniosku kopię przykładowo sprawozdania finansowego (potwierdzoną za zgodność z oryginałem), a do kopii Wniosku o dofinansowanie załącza kopię tej kopii (potwierdzoną za zgodność z oryginałem, tj. z kopią załączoną do oryginału Wniosku o dofinansowanie). W przypadku załączników, które naleŜy wypełnić zgodnie ze wzorem/formularzem określonym w dokumentacji konkursowej, do oryginału Wniosku zawsze naleŜy załączyć oryginalny załącznik, a nie jego kopię. W pierwszym przypadku kaŜdy załącznik powinien być podpisany oraz opatrzony imienną pieczątką osoby upowaŜnionej do reprezentowania Wnioskodawcy zgodnie z dokumentami rejestrowymi przedsiębiorstwa lub załączonym upowaŜnieniem notarialnym. W drugim przypadku kaŜdy załącznik powinien być poświadczony za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upowaŜnioną do reprezentowania Wnioskodawcy zgodnie z dokumentami rejestrowymi przedsiębiorstwa lub załączonym upowaŜnieniem notarialnym. Na pierwszej stronie kopii naleŜy umieścić: − pieczątkę „za zgodność z oryginałem”, − datę, − podpis i pieczątkę imienną osoby uwierzytelniającej kopię oraz wskazać ilość stron załącznika (w przypadku jeŜeli jest ich więcej niŜ 1). Kopia Wniosku (kserokopia oryginału lub drugi oryginał) musi być wyraźnie wskazana jako kopia Wniosku i poświadczona za zgodność z oryginałem (zgodnie z zasadami opisanymi powyŜej). W segregatorze „Kopia” naleŜy umieścić kopię Wniosku wraz z załącznikami. KaŜda strona załączników musi być parafowana przez osoby upowaŜnione do reprezentowania Wnioskodawcy zgodnie z zapisami w KRS (lub w innych dokumentach rejestrowych/statutowych) albo osoby upowaŜnione przez Wnioskodawcę (na podstawie Wersja z 7 listopada 2008 r. 20 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 notarialnego upowaŜnienia, które naleŜy dołączyć do Wniosku), za wyjątkiem stron, na których ww. osoby złoŜyły podpis. Wniosek wraz z załącznikami powinien znajdować się w zaklejonej kopercie (lub innym zamkniętym opakowaniu), opisanej w następujący sposób: <nazwa i adres projektodawcy> Oferta na konkurs zamknięty nr ……… Numer i nazwa poddziałania….. Tytuł projektu:……… Wydział WdraŜania RPO Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego Ul. Kolumba 60 70-035 Szczecin Wnioski nie umieszczone w kopertach (kartonach lub innych zabezpieczonych opakowaniach) oraz nieopisane nie będą przyjmowane. Nie ma moŜliwości sprawdzenia przy składaniu Wniosku jego kompletności i zawartości. Wydział WdraŜania RPO przeprowadzi ocenę formalną Wniosków o dofinansowanie w trybie i terminie wskazanym w odrębnych procedurach. 3.3. MIEJSCA i SPOSOBY SKŁADANIA DOKUMENTACJI APLIKACYJNEJ I. Dokumentacja moŜe być składana osobiście: − w siedzibie Wydziału WdraŜania RPO przy ul. Kolumba 60 − w Wydziale Zamiejscowym Urzędu Marszałkowskiego w Koszalinie przy ul. Andersa 34. Osoba składająca Dokumentację aplikacyjną otrzyma potwierdzenie złoŜenia Wniosku. II. Dokumentacja moŜe być doręczona pocztą/kurierem – wyłącznie na adres: Wydział WdraŜania RPO Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego, Ul. Kolumba 60 70-035 Szczecin Za datę wpływu uznaje się datę stempla pocztowego. Nie moŜe ona jednak przekraczać terminu zamknięcia naboru, a dokumentacja musi wpłynąć do Wydziału WdraŜania RPO najpóźniej w ciągu 7 dni od daty zakończenia konkursu. Potwierdzenie przyjęcia dokumentacji zostanie przesłane Wnioskodawcy pocztą. W przypadku nieterminowego dostarczenia dokumentacji, bądź przesłania jej na inny adres Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego, nie będzie ona brana pod uwagę – zostanie zarejestrowana, a następnie zwrócona Wnioskodawcy po uprzednim poinformowaniu listownym o terminie odbioru. JeŜeli Wnioskodawca nie odbierze dokumentów w terminie, zostaną one zniszczone po upływie 6 miesięcy od wskazanej daty odbioru. Wersja z 7 listopada 2008 r. 21 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 3.4. PROCEDURA WYCOFANIA DOKUMENTACJI APLIKACYJNEJ Wnioskodawca ma prawo do wycofania pełnej dokumentacji aplikacyjnej do dnia zamknięcia naboru Wniosków. W tym celu Wnioskodawca powinien na piśmie zwrócić się do Dyrektora Wydziału WdraŜania RPO z prośbą o wycofanie Wniosku. Wydział WdraŜania RPO przekazuje Wnioskodawcy informację o zgodzie Instytucji Zarządzającej na wycofanie dokumentacji oraz o konieczności odbioru przez Wnioskodawcę dokumentacji we wskazanym miejscu i terminie. Wnioskodawca odbiera pełną dokumentację (dwa egzemplarze). Nieodebranie dokumentacji skutkuje jej zniszczeniem po upływie 6 miesięcy od dnia wskazanego w piśmie jako termin odbioru złoŜonej dokumentacji. Fakt wycofania dokumentacji odnotowywany jest w rejestrze wpływu dokumentacji. Ponadto istnieje moŜliwość wycofania dokumentacji aplikacyjnej po kaŜdym etapie oceny. W takiej sytuacji kopia dokumentacji aplikacyjnej pozostaje w Wydziale WdraŜania RPO, a oryginał jest zwracany Wnioskodawcy. 4. ŚCIEśKA WYBORU PROJEKTÓW Wnioski złoŜone w ramach konkursu podlegają ocenie, która składa się z następujących etapów: Ocena formalna Komisja Oceniająca Projekty ZłoŜenie wniosku Decyzja o dofinansowaniu 4.1. OCENA FORMALNA Pierwszym etapem oceny dokumentacji aplikacyjnej jest ocena formalna przeprowadzana przez Wydział WdraŜania RPO, który weryfikuje złoŜone Wnioski o dofinansowanie wraz załącznikami pod względem ich kompletności, jak równieŜ zgodności Wniosku aplikacyjnego z Dokumentacją konkursową. Ocena formalna będzie prowadzona na bieŜąco i zakończy się w ciągu 60 dni od końcowej daty naboru6. Ocena formalna Wniosku jest przeprowadzana na zasadzie oceny 0/1, przez dwóch pracowników Wydziału WdraŜania RPO zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”. Ocena 0/1 oznacza, iŜ niespełnienie jednego z warunków oceny formalnej powoduje odrzucenie Wniosku o dofinansowanie. Weryfikacja jest dokonywana na formularzu Karty Oceny Formalnej. Wnioskodawcy przysługuje prawo do jednorazowej poprawy złoŜonej dokumentacji (szerzej w punkcie 4.2. Procedura uzupełnień i poprawek). Kryteria oceny formalnej zostały przyjęte przez Zachodniopomorski Komitet Monitorujący. Kryteria zostały odzwierciedlone w Karcie Oceny Formalnej, która udostępniona zostanie na stronie internetowej www.rpo.wzp.pl najpóźniej w dniu rozpoczęcia naboru wniosków. 6 W uzasadnionych przypadkach termin oceny formalnej moŜe zostać przedłuŜony. Decyzję o przedłuŜeniu oceny formalnej podejmuje Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego. Informacja o przedłuŜeniu terminu oceny formalnej zamieszczana jest na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego www.rpo.wzp.pl Wersja z 7 listopada 2008 r. 22 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 Kryteria formalne przyjęte przez Zachodniopomorski Komitet Monitorujący ZłoŜenie dokumentacji aplikacyjnej we właściwej instytucji ZłoŜenie Wniosku w terminie wskazanym przez instytucję odpowiedzialną za nabór projektów ZłoŜenie dokumentacji aplikacyjnej w odpowiedzi na właściwe ogłoszenie o konkursie Jednakowa suma kontrolna na wszystkich stronach Wniosku Poprawność i kompletność Wniosku Poprawność i kompletność załączników ZłoŜenie Wniosku w ramach właściwej osi/działania/poddziałania Kwalifikowalność typu projektu i obszaru jego realizacji Prawidłowość okresu realizacji przedsięwzięcia Występowanie efektu zachęty Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi UE Kwalifikowalność Wnioskodawcy Przedmiot projektu nie dotyczy rodzajów działalności wykluczonych z moŜliwości uzyskania wsparcia w ramach danego działania/poddziałania RPO WZ Poprawność wskaźników realizacji projektu Poprawność harmonogramu realizacji projektu Kwalifikowalność wydatków zaplanowanych w projekcie w ramach poddziałania Poprawność wyliczeń arytmetycznych Zgodność wnioskowanej kwoty z zasadami finansowania projektów obowiązujących dla poddziałania Projekt ma zapewnione finansowanie w części nie objętej wsparciem Trwałość projektu Zgodność projektu z obowiązującymi przepisami prawa krajowego oraz wspólnotowego Zgodność z zasadami postępowania dotyczącego Oceny Oddziaływania na Środowisko, Dyrektywą Siedliskową oraz Dyrektywą Ptasią 4.2. PROCEDURA UZUPEŁNIEŃ I POPRAWEK Wnioskodawca ma prawo do jednorazowej poprawy wskazanych błędów formalnych z zastrzeŜeniem, iŜ wystąpienie pewnych błędów, wskazanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ w Karcie oceny formalnej, powoduje automatyczne odrzucenie Wniosku o dofinansowanie, bez moŜliwości ich poprawy. Błędy, które nie podlegają uzupełnieniu to w szczególności: brak papierowej wersji wniosku o dofinansowanie, nieopublikowanie Wniosku w ogóle lub opublikowanie go w terminie późniejszym niŜ złoŜenie kompletnej Dokumentacji aplikacyjnej (niezłoŜenie wersji elektronicznej) złoŜenie dokumentacji aplikacyjnej w innym miejscu niŜ miejsca wskazane w Dokumentacji konkursowej (punkt 3.3 niniejszych Wytycznych) złoŜenie Wniosku w terminie innym niŜ wskazany w Dokumentacji konkursowej (punkt 3.1. niniejszych Wytycznych) brak jednakowej sumy kontrolnej na poszczególnych stronach Wniosku oraz w wersji elektronicznej niewypełnienie Wniosku o dofinansowanie w Serwisie Beneficjenta złoŜenie dokumentacji aplikacyjnej w języku innym niŜ język polski złoŜenie Wniosku w ramach niewłaściwej osi/działania/poddziałania Wnioskodawca nie jest mikro, małym lub średnim przedsiębiorstwem niewłaściwy typ projektu siedziba Wnioskodawcy znajduje się poza województwem zachodniopomorskim przedmiot projektu dotyczy rodzajów działalności wykluczonych z moŜliwości uzyskania wsparcia w ramach poddziałania niezgodność projektu z politykami horyzontalnymi UE niezgodność wnioskowanej kwoty z zasadami finansowania projektów obowiązujących dla poddziałania data rozpoczęcia realizacji projektu jest późniejsza niŜ 12 miesięcy od daty ogłoszenia konkursu brak efektu zachęty: Wersja z 7 listopada 2008 r. 23 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 projekt zostanie zrealizowany w terminie oraz zakresie przewidzianym we Wniosku w przypadku jeŜeli nie otrzyma dofinansowania w ramach RPO WZ data rozpoczęcia realizacji projektu jest wcześniejsza niŜ dzień po dniu złoŜenia Wniosku o dofinansowanie. okres realizacji projektu jest dłuŜszy niŜ 3 lata Jeśli w budŜecie projektu wśród wydatków kwalifikowalnych zostaną wskazane kategorie wydatków, które są niekwalifikowalne zostanie to uznane za błąd formalny moŜliwy do poprawienia przez Wnioskodawcę zgodnie z procedurą uzupełnień i poprawek opisaną w punkcie 4.2 niniejszych Wytycznych, z zastrzeŜeniem, iŜ weryfikacja na ocenie formalnej dotyczy wyłącznie zgodności z kategoriami wydatków wskazanymi w Wytycznych, bez merytorycznej analizy tego co się pod danym wydatkiem kryje. Przykładowo: Wnioskodawca ubiegający się o dofinansowanie zakupu usług doradczych w zakresie uzyskania certyfikatu zgodności producenta dla wyrobu X ujął w wydatkach kwalifikowalnych wydatki na audyt certyfikujący, albo Wnioskodawca ubiegający się o dofinansowanie zakupu usług doradczych w zakresie wykorzystywania zaawansowanych technologii informatycznych w przedsiębiorstwie, ujął w wydatkach kwalifikowalnych wydatki na szkolenia pracowników. Są to wydatki niekwalifikowalne w ramach tych typów projektów w związku z tym na etapie oceny formalnej Wnioskodawca zostanie poproszony o poprawienie wniosku oraz załączników. W sytuacji, gdy w złoŜonej dokumentacji aplikacyjnej, Wydział WdraŜania RPO, przeprowadzając jej ocenę formalną, stwierdza braki moŜliwe do uzupełnienia, wysyła do Wnioskodawcy pisemną informację na temat błędów i braków, które naleŜy uzupełnić. Informacja ta zostaje przekazana Wnioskodawcy drogą pocztową, mailową, faksową po zamknięciu naboru i dokonaniu oceny formalnej projektu. Wnioskodawca ma 5 dni roboczych liczonych od dnia następnego od dnia wysłania faksu oraz maila wraz z listą uwag na wniesienie poprawek. Nie istnieje moŜliwość przedłuŜenia terminu złoŜenia poprawek. Uzupełnioną bądź poprawioną dokumentację aplikacyjną Wnioskodawca musi dostarczyć w wyznaczonym terminie do siedziby Wydziału WdraŜania RPO w Szczecinie. W przypadku poprawy Wniosku aplikacyjnego, konieczne jest dostarczenie pełnego wydruku Wniosku, niemoŜliwa jest wymiana poszczególnych stron dokumentu, konieczne jest ponadto dostarczenie nowej wersji Wniosku w formie elektronicznej, tzn. wysłanie poprawionej wersji Wniosku do Systemu Informatycznego RPO za pomocą opcji „publikuj”. Jeśli braki dotyczą jedynie podpisów i paraf moŜliwe jest ich uzupełnienie w siedzibie Wydziału WdraŜania RPO. Po upłynięciu terminu na wniesienie poprawek nieuzupełniona dokumentacja zostaje odrzucona. Wprowadzanie poprawek do Wniosku o dofinansowanie w Serwisie Beneficjenta: Aby wprowadzić do Wniosku o dofinansowanie poprawki wskazane przez Wydział WdraŜania RPO w piśmie z uwagami naleŜy: 1. Zalogować się do Serwisu Beneficjenta. 2. W zakładce „Lista opublikowanych wniosków aplikacyjnych” znajdują się wszystkie opublikowane przez Wnioskodawcę wnioski. Pod kaŜdym z nich znajdują się opcje: „Monitoring”, „Podgląd”, „Zapisz jako nowy”. NaleŜy wybrać wniosek, do którego trzeba wprowadzić poprawki i za pomocą opcji „Zapisz jako nowy” naleŜy zapisać go jako nowy wniosek, pod nową nazwą (przykładowo: Tytuł projektu – poprawki formalne). 3. W tak utworzonym wniosku naleŜy wprowadzić wyłącznie poprawki uzgodnione z Wydziałem WdraŜania RPO. Poprawiona dokumentacja aplikacyjna podlega ponownej weryfikacji. Uzupełnieniu bądź poprawie podlegają wyłącznie błędy wyszczególnione w piśmie Wydziału WdraŜania RPO. Jeśli Wnioskodawca zauwaŜy w dokumentacji aplikacyjnej inne uchybienia formalne, zwraca się telefonicznie do Wersja z 7 listopada 2008 r. 24 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 wskazanego w piśmie pracownika Wydziału WdraŜania RPO z zapytaniem o moŜliwość poprawy, przedstawiając stosowne wyjaśnienia. Po ustaleniu zakresu dopuszczanych zmian pracownik Wydziału WdraŜania RPO sporządza notatkę z rozmowy. W przypadku, gdy w projekcie wprowadzone zostaną nieuzgodnione z Wydziałem WdraŜania RPO zmiany, dokumentacja aplikacyjna nie podlega dalszej ocenie. 4.3. ZAKOŃCZENIE OCENY FORMALNEJ Po zamknięciu etapu oceny formalnej złoŜonych projektów Wydział WdraŜania RPO informuje kaŜdego Wnioskodawcę w formie pisemnej o wynikach oceny. W przypadku negatywnego wyniku oceny obok przyczyny odrzucenia projektu pojawia się równieŜ informacja o moŜliwości odwołania się od decyzji. Projekty, które uzyskują negatywny wynik oceny formalnej, nie podlegają dalszej procedurze oceny i wyboru. Wnioski, które spełniły wszystkie kryteria oceny formalnej przekazywane są pod obrady Komisji Oceniającej Projekty 4.4. KOMISJA OCENIAJĄCA PROJEKTY W skład Komisji Oceniającej Projekty wchodzą niezaleŜni eksperci wybrani w drodze otwartego naboru według kryteriów zawartych w „Trybie wyłaniania ekspertów do Komisji Oceniających Projekty”. Eksperci oceniają projekty pod względem ekonomiczno-finansowym oraz merytoryczno-technicznym na podstawie kryteriów przyjętych przez Zachodniopomorski Komitet Monitorujący, zawartych w Uszczegółowieniu RPO WZ 2007 – 2013, Dokumentacji konkursowej oraz Kartach Oceny (dostępnych na stronie www.rpo.wzp.pl), w ciągu 60 dni kalendarzowych od dnia rozpoczęcia prac KOP. KaŜdy Wniosek będzie weryfikowany przez dwóch ekspertów, przy czym pracują oni samodzielnie. Na kaŜdym etapie oceny Zespół Ekspertów, za pośrednictwem Wydziału WdraŜania RPO, moŜe zaŜądać dodatkowych wyjaśnień. Wnioskodawca jest zobowiązany złoŜyć pisemne wyjaśnienia, w terminie nie dłuŜszym niŜ 5 dni roboczych liczonych od dnia następnego od dnia wysłania faksu z zapytaniem oraz maila. Prośba o wyjaśnienie kierowana jest drogą pocztową, mailową, lub faksem. W przypadku niezłoŜenia wyjaśnień we wskazanym terminie, dany Wniosek jest oceniany na podstawie dostępnych informacji. 4.4.1. OCENA EKONOMICZNO – FINANSOWA Ocena jest dokonywana na podstawie kryteriów zawartych w Karcie Oceny Ekonomicznej dostępnej na stronie www.rpo.wzp.pl. Kryteria oceny stanowią kryteria dostępu oceniane są w systemie 0/1, co oznacza, Ŝe niespełnienie chociaŜby jednego z nich powoduje odrzucenie Wniosku. Nazwa kryterium I. 1. 2. 3. 4. Kryteria ekonomiczno - finansowe dopuszczające Zasadność nakładów inwestycyjnych na realizację projektu Poprawność określenia źródeł finansowania projektu Poprawność obliczeń związanych z pomocą publiczną Proponowane źródła finansowania dają gwarancję realizacji projektu Punktacja lub ocena 0/1 0/1 0/1 0/1 0/1 4.4.2. OCENA MERYTORYCZNO - TECHNICZNA Zespół ds. oceny merytoryczno–technicznej weryfikuje projekty na podstawie kryteriów merytorycznotechnicznych zawartych w Karcie Oceny Merytorycznej. Kryteria oceny merytoryczno-technicznej są podzielone na kryteria dostępu i kryteria punktowane. Kryteria dostępu oceniane są w systemie 0/1, tak Ŝe niespełnienie chociaŜby jednego z nich powoduje odrzucenie Wniosku. Kryteria punktowane są oceniane przez eksperta poprzez przyznanie odpowiedniej ilości punktów za kaŜde kryterium. Wersja z 7 listopada 2008 r. 25 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 Nazwa kryterium III. 1. 2. 3. 4. 5. IV. 1. 2. 3. 4. 5. 8. Kryteria merytoryczno – techniczne dopuszczające Spójność wewnętrzna projektu i dokumentacji aplikacyjnej Zgodność z celami / zakresem merytorycznym poddziałania Potrzeba realizacji i cele projektu Poprawność sposobu realizacji projektu Zgodność projektu z wymogami prawa Kryteria merytoryczno – techniczne punktowane Projekt jest zgodny ze zidentyfikowanymi potrzebami Wnioskodawcy Poprawa konkurencyjności przedsiębiorstwa Wnioskodawca posiada potencjał i doświadczenie do wdroŜenia projektu Realizacja polityk horyzontalnych UE Wykonalność projektu Trwałość projektu w czasie Punktacja lub ocena 0/1 0/1 0/1 0/1 0/1 0/1 0-60 0-20 0-20 0-2 0-4 0-6 0-8 Na etapie oceny Komisji Oceniającej Projekty moŜliwe jest uzyskanie maksymalnie 60 punktów. Pozytywna ocena Wniosku na tym etapie oznacza, Ŝe otrzymał on co najmniej 60% ogólnej sumy punktów (36 punktów) na tym etapie. Na etapie oceny merytoryczno-ekonomicznej Eksperci mają prawo uznać poszczególne wydatki kwalifikowalne za zawyŜone i w związku z tym, zmniejszyć ich wartość. Jeśli przedmiotowe zmiany przekroczą 15% wartości całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu, wówczas Ekspert odrzuca projekt. W sytuacji, gdy Eksperci Komisji Oceniającej Projekty podejmą decyzję o obniŜeniu wartości wskazanych wydatków kwalifikowalnych, do Wnioskodawcy za pośrednictwem Wydziału WdraŜania RPO kierowane jest pismo z prośbą o złoŜenie pisemnie dodatkowych wyjaśnień uzasadniających zaplanowane we Wniosku wartości wydatków albo o zaktualizowanie dokumentacji aplikacyjnej w związku ze zmianami wartości wydatków kwalifikowanych. Pismo jest wysyłane drogą pocztową, mailową, faksową. Wyjaśnienia lub zaktualizowane dokumenty naleŜy złoŜyć w terminie wskazanym w piśmie (5 dni roboczych licząc od dnia następującego po dniu wysłania faksu, maila). Wyjaśnienia są poddawane pod obrady Ekspertów oceniających projekt. Jeśli są niewystarczające, wartość wydatków decyzją Ekspertów jest obniŜana, a Wnioskodawca jest wzywany do aktualizacji dokumentacji. Zaktualizowana dokumentacja aplikacyjna zostaje zweryfikowana pod kątem spełniania wymogów formalnych przez Wydział WdraŜania RPO w terminie 2 dni od daty jej wpływu, a następnie przekazywana wraz z Kartą Oceny Formalnej pod ponowne obrady obu Zespołów Komisji Oceniającej Projekty. 4.4.3. PROJEKTY REKOMENDOWANE DO DOFINANSOWANIA Końcową ocenę projektu stanowi ilość punktów przyznanych za spełnianie kryteriów punktowanych przez wszystkich ekspertów oceniających dany projekt. Do dofinansowania kwalifikuje się kaŜdy projekt, który spełnia łącznie następujące warunki: − spełnia wszystkie kryteria dostępu określone na ocenie ekonomiczno–finansowej oraz na ocenie merytoryczno–technicznej, − uzyskał co najmniej 60% maksymalnej liczby punktów przewidzianych w tabeli oceny merytoryczno–technicznej (36 punktów), Wersja z 7 listopada 2008 r. 26 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 Po ocenie KOP tworzona jest lista projektów, które przeszły pozytywnie, bądź negatywnie ocenę. Informacja o ocenie pozytywnej bądź negatywnej, wraz z uzasadnieniem i podaniem średniej liczby punktów uzyskanych przez projekt w poszczególnych kryteriach, przesyłana jest Wnioskodawcy w ciągu 10 dni roboczych od daty podpisania końcowego protokołu z posiedzenia Komisji. Informacja ta nie stanowi informacji o dofinansowaniu. Karty oceny projektu wypełniane indywidualnie przez ekspertów mogą być udostępniane Wnioskodawcom, zgodnie z zapisami Ustawy o dostępie do informacji publicznej, bez ujawnienia nazwiska eksperta. Na stronie internetowej www.rpo.wzp.pl zamieszane są informacje na temat: liczby ocenionych pozytywnie i negatywnie projektów wraz z numerem Wniosku oraz otrzymaną punktacją łącznej kwoty, na jaką opiewają projekty pozytywnie ocenione pod względem merytorycznotechnicznym i ekonomiczno-finansowym w ramach poddziałania (w tym środki z EFRR). Zatwierdzone przez Przewodniczącego KOP zbiorcze listy rankingowe przekazywane są niezwłocznie pod obrady Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego. 4.4.4. DECYZJA O DOFINANSOWANIU Zarząd podejmuje ostateczną decyzję w sprawie przyznania dofinansowania projektu Wnioskodawcy na podstawie list rankingowych. Zarząd moŜe zmienić kolejność projektów na liście tylko pomiędzy projektami, które uzyskały jednakową ilość punktów, a z uwagi na ograniczoną pulę środków nie mogą być jednocześnie sfinansowane w danej rundzie konkursowej. Zmiany kolejności projektów moŜna dokonać wyłącznie na podstawie porównania miejsca siedziby Wnioskodawców: decydująca w takim przypadku o kolejności na liście jest lokalizacja siedziby Wnioskodawcy na terenie gminy/gmin wymienionej w Załączniku 6 do RPO WZ. Pierwszy w kolejności będzie Wniosek, który spełni powyŜsze kryterium. Zarząd Województwa podejmuje decyzję o wyborze projektów mając na uwadze m.in. wysokość dostępnej alokacji przeznaczonej na dana kategorię interwencji. Zarząd moŜe odrzucić rekomendacje Komisji Oceniającej Projekty tylko w sytuacji zaistnienia nowych okoliczności nieznanych w momencie wyboru projektów, a mogących rzutować na wynik oceny, bądź w przypadku uzasadnionego stwierdzenia, iŜ ocena nie została dokonana w sposób zgodny z Regulaminem. KaŜdorazowo decyzja taka musi zostać uzasadniona na piśmie. Po dokonaniu wyboru projektów do wsparcia przez Zarząd Województwa, IZ RPO WZ udostępnia opinii publicznej informacje dotyczące projektów wyłonionych do dofinansowania: nazwy Wnioskodawców, − tytułów projektów, − wartości projektów (w tym środki z EFRR). Informacja na ten temat jest zamieszczana na stronie internetowej www.rpo.wzp.pl. W przypadku, gdy projekty pozytywnie ocenione pod względem formalnym oraz ekonomicznofinansowym i merytoryczno-technicznym opiewają na kwotę dofinansowania przekraczającą zaplanowaną wielkość alokacji na dany rok tworzona jest lista rezerwowa. Kolejność projektów na liście rezerwowej uzaleŜniona jest od otrzymanej punktacji. W momencie pojawienia się wolnych środków Wydział WdraŜania RPO występuje do Wnioskodawcy w formie pisemnej z zapytaniem, czy nadal jest zainteresowany uzyskaniem dofinansowania na realizację danego projektu. W piśmie zostanie określony termin, w jakim Wnioskodawca musi udzielić odpowiedzi (nie dłuŜej niŜ 5 dni roboczych od daty potwierdzenia odebrania pisma przez Wnioskodawcę). Wersja z 7 listopada 2008 r. 27 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 Projekty z listy rezerwowej, które nie uzyskały dofinansowania nie są brane pod uwagę przy kolejnym konkursie. Wnioskodawca moŜe ponownie ubiegać się o dofinansowanie danego projektu w kolejnym naborze Wniosków, jeśli złoŜy pełną, wymaganą w danym konkursie, dokumentację aplikacyjną. Lista rezerwowa jest aktualna do momentu ogłoszenia kolejnego konkursu w ramach Poddziałania 1.3.1. Listy rezerwowe zamieszczane są na stronie www.rpo.wzp.pl. 5. PODPISANIE UMOWY O DOFINANSOWANIE Ubiegający się o dofinansowanie, w przypadku zatwierdzenia projektu przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ (podjęcia uchwały przez Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego), podpisuje z IZ RPO WZ umowę o dofinansowanie projektu. Wzór umowy stanowi element Dokumentacji konkursowej. Podpisując umowę o dofinansowanie projektu, ubiegający się o dofinansowanie zobowiązuje się realizować projekt zgodnie z zasadami określonymi w umowie. Podpisanie umowy poprzedza aktualizacja Wniosku o dofinansowanie. Umowa o dofinansowanie projektu zawierana jest w terminie nie dłuŜszym niŜ 80 dni roboczych od daty wpływu kopii uchwały Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego w sprawie przyznania dofinansowania projektu do Wydziału WdraŜania RPO. W szczególnych przypadkach termin moŜe zostać wydłuŜony. Przed podpisaniem umowy sprawdzana jest dokumentacja aplikacyjna według Listy sprawdzającej do weryfikacji formalno- prawnej. W przypadku gdy w wyniku przeprowadzonej weryfikacji stwierdzone zostaną braki w dokumentacji lub błędy natury formalno-prawnej Opiekun Projektu na podstawie wypełnionej Listy sprawdzającej do weryfikacji formalnoprawnej sporządza pismo do Wnioskodawcy z prośbą o uzupełnienie złoŜonej dokumentacji aplikacyjnej. W przypadku gdy uprawniony reprezentant Wnioskodawcy nie moŜe osobiście podpisać umowy o dofinansowanie, przedkłada wraz z niezbędnymi dokumentami do podpisania umowy potwierdzone notarialnie upowaŜnienie do podpisania umowy dla osoby trzeciej. Lista niezbędnych do podpisania umowy dokumentów stanowi element Dokumentacji konkursowej. Zabezpieczenie realizacji projektu: W ciągu 30 dni od podpisania Umowy o dofinansowanie Wnioskodawca składa weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową, co stanowi zabezpieczenie realizacji projektu. 6. REALIZACJA PROJEKTU Beneficjent realizuje projekt z naleŜytą starannością, ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami w ramach Programu. Przede wszystkim Beneficjent zapewnia prawidłową i terminową realizację projektu oraz osiągnięcie zakładanych wskaźników produktu i rezultatu, zakładanych we Wniosku o dofinansowanie. Beneficjent zobowiązany jest do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655), w zakresie w jakim Ustawa ta ma zastosowanie do Beneficjenta i do Projektu. W przypadku gdy Beneficjent, na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych zobowiązany jest do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych jest on równieŜ zobowiązany do udostępniania wszelkich dokumentów dotyczących udzielania zamówień publicznych dotyczących Projektu na Ŝądanie Instytucji Zarządzającej RPO WZ lub innych upowaŜnionych organów. Beneficjent zobowiązuje się, w przypadku realizacji dostaw, usług lub robót budowlanych w ramach projektu, wybrać i udzielać zamówień w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji oraz dołoŜyć wszelkich starań w celu Wersja z 7 listopada 2008 r. 28 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu funkcji jakiegokolwiek podmiotu objętego umową w związku z realizowanym zamówieniem. 7. ROZLICZENIE PROJEKTU I WYPŁATA DOFINANSOWANIA Beneficjent otrzymuje dofinansowanie jako refundację poniesionych wcześniej wydatków, rozliczając projekt po jego zakończeniu na podstawie Wniosku o płatność końcową. Wzór Wniosku o płatność i instrukcji wypełniania Wniosku stanowią element Dokumentacji konkursowej. W celu otrzymania środków Beneficjent składa Wniosek o płatność z wypełnionymi wszystkimi polami dokumentu, zgodnie z Instrukcją. Do Wniosku naleŜy wówczas załączyć: kopie faktur lub innych dokumentów równowaŜnych, kopie wyciągów lub przelewów potwierdzające poniesienie wydatków, inne dokumenty potwierdzające prawidłową realizację projektu, dokumentację potwierdzającą osiągnięcie rezultatu projektu w postaci streszczenia (8 - 10 stron) w przypadku, gdy Beneficjent podlegał kontroli monitoringowej, kompletną dokumentację potwierdzającą osiągnięcie rezultatu projektu w przypadku, gdy Beneficjent nie podlegał kontroli monitoringowej. Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu. 7.1. TERMINY SKŁADANIA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ Z CZĘŚCIĄ SPRAWOZDAWCZĄ Mimo iŜ Beneficjent moŜe rozliczyć projekt wyłącznie jednorazowo po jego zakończeniu, zobowiązany jest do prowadzenia sprawozdawczości z postępów realizacji projektu. W związku z tym jest zobowiązany do 15 dnia miesiąca po zakończeniu kwartału do składania Wniosków o płatność z częścią sprawozdawczą: postępem finansowo - rzeczowym, opisem problemów występujących przy realizacji projektu oraz prognozą na kolejny okres sprawozdawczy. We wnioskach o płatność składanych po zakończeniu kaŜdego kwartału Wnioskodawca wypełnia część sprawozdawczą, nie wypełnia części finansowej. Dopiero wniosek o płatność końcową naleŜy wypełnić zarówno w części sprawozdawczej, jak i finansowej. Wzór Wniosku o płatność i instrukcji wypełniania będzie opublikowany na stronie www.rpo.wzp.pl. Wniosek o płatność końcową wraz z potwierdzonymi za zgodność z oryginałem kopiami faktur lub innych dokumentów oraz dowodami zapłaty wraz z wypełnioną częścią sprawozdawczą i rozliczeniem projektu, Beneficjent składa w ciągu 20 dni roboczych po zakończeniu realizacji projektu. 8. KONTROLA PROJEKTU KaŜdy projekt będzie skontrolowany przez IZ RPO WZ co najmniej raz, z reguły na zakończenie jego realizacji. Do przeprowadzenia kontroli upowaŜniona jest IZ RPO WZ, w szczególności Wydział WdraŜania RPO oraz inne instytucje kontrolne. Kontrole obejmują sprawdzenie całości dokumentacji finansowej i technicznej dotyczącej realizacji projektu oraz wizytację realizacji projektu na miejscu. W przypadku, gdy w trakcie realizacji projektu pojawiają się sygnały o nieprawidłowościach, Instytucja Zarządzająca RPO WZ moŜe przeprowadzić kontrolę doraźną. Instytucja Zarządzająca RPO WZ lub inne podmioty uprawnione do przeprowadzenia kontroli na podstawie odrębnych przepisów mogą wznowić przeprowadzenie kontroli w dowolnym terminie w trakcie i na zakończenie realizacji projektu oraz przez okres 3 lat od dnia zakończenia projektu, mając na celu ponowne sprawdzenie prawidłowości realizacji projektu, w tym kwalifikowalności i prawidłowości poniesienia wydatków oraz utrzymania przez Beneficjenta wskaźników produktu. Wersja z 7 listopada 2008 r. 29 Wytyczne dla Wnioskodawców – Poddziałanie 1.3.1 9. INFORMACJA I PROMOCJA Beneficjenci uzyskujący dofinansowanie ze środków Unii Europejskiej są odpowiedzialni za informowanie opinii publicznej na temat pomocy otrzymanej w ramach RPO WZ. Nadzór nad przestrzeganiem przez Beneficjentów przepisów dotyczących promocji projektów prowadzi Wydział WdraŜania RPO podczas kontroli projektu. W celu informowania opinii publicznej o udziale funduszy europejskich w ramach RPO WZ zalecane jest zastosowanie następujących instrumentów informacyjno-promocyjnych: plakaty, certyfikaty uczestnictwa i ukończenia szkoleń współfinansowanych ze środków funduszy europejskich w ramach cross – financingu, przedsięwzięcia promocyjne związane z waŜnymi etapami realizacji projektów, komunikaty prasowe oraz informacje na stronach internetowych, inne publikacje. Materiały oraz dokumentacja powstała w wyniku realizacji projektu powinny być oznakowane przez zamieszczenie logo UE oraz odniesienie do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego - tam gdzie to moŜliwe w postaci napisu „Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz z budŜetu państwa w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2007-2013”. Ponadto na materiałach powinny się znaleźć logotypy: Narodowa Strategia Spójności – Program Regionalny i herb Województwa Zachodniopomorskiego. Ponadto znak z hasłem podkreślającym wartość dodaną: "Program Regionalny - dla rozwoju Pomorza Zachodniego” . Nadzór nad przestrzeganiem przez beneficjentów zasad stosowania środków informacyjnych i promocyjnych będzie egzekwowany na podstawie zapisów umowy o dofinansowanie projektów zawartych przez beneficjentów. Szczegółowe informacje na temat obowiązków beneficjenta w zakresie promocji projektu moŜna znaleźć w Wytycznych Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 dotyczących informacji i promocji projektu realizowanego w ramach RPO WZ, które są zamieszczone na stronie internetowej www.rpo.wzp.pl. 10. DODATKOWE INFORMACJE W przypadku dodatkowych pytań lub wątpliwości dotyczących sposobu składania Wniosków o dofinansowanie lub odnośnie innych kwestii związanych z realizacją projektu w ramach poddziałania, prosimy kontaktować się z Wydziałem WdraŜania RPO. Wersja z 7 listopada 2008 r. 30