Wyjaśnienia do pytań dotyczących zasad sporządzania rocznego

Wyjaśnienia do pytań dotyczących zasad sporządzania rocznego sprawozdania
o udzielonych zamówieniach. Część IV
Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na kolejną turę pytań, jakie wpłynęły do Urzędu Zamówień
Publicznych już po zamieszczeniu w dniu 7 lutego br. części III pytań i odpowiedzi odnośnie zasad
sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach, przekazywanego przez
zamawiających Prezesowi Urzędu na podstawie przepisu art. 98 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004
r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą Pzp”.
I. Zawieranie umów przy zastosowaniu procedur określonych w ustawie Pzp przez podmiot nie
będący zamawiającym a obowiązek sprawozdawczy.
Pytanie:
Czy podmiot nie będący zamawiającym na gruncie ustawy Pzp, który na zasadzie dobrowolności
zawierał umowy cywilnoprawne stosując procedury określone w ustawie Pzp, obowiązany jest
sporządzić i przekazać Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych roczne sprawozdanie o udzielonych
zamówieniach?
Odpowiedź:
Zgodnie z przepisem art. 98 ust. 1 i 2 ustawy Pzp podmiotem zobowiązanym do sporządzenia oraz
przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o udzielonych
zamówieniach jest zamawiający. Pojęcie zamawiającego zostało przez ustawodawcę określone w
przepisach art. 2 pkt 12 w zw. z art. 3 ustawy Pzp. Zgodnie z pierwszym z wymienionych przepisów
przez zamawiającego należy na gruncie ustawy Pzp rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo
jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej obowiązaną do stosowania tejże ustawy.
Natomiast drugi z wymienionych przepisów zawiera katalog podmiotów zobowiązanych do stosowania
ustawy Pzp.
Powyższe regulacje korespondują z definicją zamówienia publicznego, pod którym to pojęciem w myśl
przepisu art. 2 pkt 13 ustawy Pzp należy rozumieć odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym
i wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.
W związku z powyższym, obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień
Publicznych rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach nie będzie dotyczył podmiotów,
które nie są zamawiającymi w rozumieniu przepisów ustawy Pzp, także w sytuacji dobrowolnego
stosowania przez nich procedur określonych w tejże ustawie w celu zawierania odpłatnych umów
cywilnoprawnych.
II.
Data zawarcia umowy na czas nieokreślony a obowiązek sprawozdawczy.
Pytanie:
Czy w rocznym sprawozdaniu za 2013 r. należy uwzględnić wydatki poniesione na tzw. media na
podstawie
umów
na
czas
nieokreślony
zawartych
w
latach
wcześniejszych?
Odpowiedź:
W sprawozdaniu za 2013 r. zamawiający zobowiązani są uwzględnić wszystkie zamówienia udzielone
od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r., w tym także zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur
określonych przepisami ustawy Pzp na podstawie art. 4 pkt 1-3, 6-8 i 10 -13 oraz art. 136 -138 ustawy
Pzp.
W świetle definicji zamówienia publicznego, zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, pod pojęciem
„udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A
zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data
zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W związku z tym, w rocznym sprawozdaniu o
udzielonych zamówieniach przekazywanym za 2013 r., w części dotyczącej udzielonych zamówień (tj.
tabele II – V)* należy zawrzeć informacje o zamówieniach, w odniesieniu do których umowa została
podpisana w 2013 r. Powyższa zasada dotyczy zarówno umów w sprawie zamówień publicznych
zawartych
na
czas
określony,
jak
i
na
czas
nieokreślony.
* Uwaga! W przypadku tabeli VI obowiązują szczególne zasady jej wypełniania, opisane w opinii
prawnej pt. „Zasady sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach”.
III. Obowiązek sprawozdawczy jednostek organizacyjnych zamawiającego.
Pytanie:
Czy zamawiający będący jednostką samorządu terytorialnego obowiązany jest sporządzić jedno
roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, w którym przekazuje informacje także w zakresie
zamówień udzielonych przez jej jednostki organizacyjne (np. szkoły, przedszkola), czy też jednostki te
obowiązane są sporządzić odrębne roczne sprawozdania w zakresie udzielonych przez nie zamówień
publicznych?
Czy dla dokonania oceny w powyższym zakresie ma znaczenie okoliczność, iż na podstawie umowy
w sprawie zamówienia publicznego dotyczącej ubezpieczenia mienia zawartej przez jednostkę
samorządu terytorialnego, zostały wystawione polisy ubezpieczeniowe potwierdzające zawarcie
konkretnych umów ubezpieczenia, które to polisy zostały podpisane przez osoby reprezentujące
jednostki organizacyjne zamawiającego?
Odpowiedź:
W przypadku podmiotów o złożonej strukturze wewnętrznej, na którą składają się wyodrębnione
jednostki organizacyjne, możemy mieć do czynienia zarówno z sytuacją, gdy dana jednostka, pomimo
posiadania samodzielności finansowej, nie będzie zamawiającym w rozumieniu ustawy Pzp, jak i z
sytuacją, w której jednostka ta będzie jednym z zamawiających wymienionych w art. 3 ustawy Pzp.
W pierwszym przypadku roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach będzie składane jedynie
przez zamawiającego. Obowiązek sprawozdawczy, o którym mowa w art. 98 ustawy Pzp, nie będzie
dotyczył jego jednostek organizacyjnych.
Natomiast w drugim przypadku, tj. w sytuacji, gdy jednostka organizacyjna danego zamawiającego
sama posiada status zamawiającego w świetle przepisów ustawy Pzp, jednostka ta obowiązana jest
do składania odrębnych rocznych sprawozdań o udzielonych przez nią zamówieniach. Z odmienną
sytuacją będziemy mieć do czynienia wtedy, gdy taka jednostka będzie udzielać zamówienia nie we
własnym imieniu, lecz jedynie jako pełnomocnik innego zamawiającego. Informację o takim
zamówieniu będzie obowiązany przekazać w rocznym sprawozdaniu jedynie podmiot, w imieniu
którego zamówienie zostało udzielone.
W sytuacji, w której w ramach wykonania umowy ubezpieczenia mienia, będącej umową w sprawie
zamówienia publicznego, zostały wystawione polisy ubezpieczeniowe potwierdzające zawarcie
konkretnych umów ubezpieczenia, które to polisy zostały podpisane przez osoby reprezentujące
jednostki organizacyjne zamawiającego, informację o takim zamówieniu przekazuje jedynie
zamawiający, który zawarł umowę ubezpieczenia stanowiącą podstawę do wystawienia konkretnych
polis, o ile udzielił on zamówienia we własnym imieniu. Podpisanie polis ubezpieczeniowych stanowi
bowiem w tym przypadku jedynie wykonanie zamówienia publicznego i nie ma znaczenia dla ustalenia
zakresu obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w art. 98 ustawy Pzp. Natomiast w sytuacji,
gdy ww. umowa ubezpieczenia stanowiąca zamówienie publiczne została podpisana w imieniu
jednostek organizacyjnych podmiotu przeprowadzającego postępowanie o udzielenie zamówienia
publicznego, obowiązanymi do zawarcia informacji o tych zamówieniach w rocznym sprawozdaniu
będą te jednostki.
IV. Zamówienia, których źródłem finansowania są dotacje ze środków publicznych. Znaczenie
źródła
finansowania
zamówienia
publicznego
dla
obowiązku
sprawozdawczego.
Pytanie:
Czy w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach należy uwzględnić zamówienia, których
źródłem finansowania są dotacje ze środków publicznych?
Odpowiedź:
Określając zakres obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w przepisie art. 98 ustawy Pzp,
należy mieć na uwadze z jednej strony pojęcie zamawiającego, określone w przepisach art. 2 pkt 12 w
zw. z art. 3 ustawy Pzp, z drugiej strony definicję zamówienia publicznego zawartą w przepisie art. 3
pkt 13 ustawy Pzp.
Przez zamawiającego należy na gruncie ustawy Pzp rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo
jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej obowiązaną do stosowania tejże ustawy.
Katalog tych podmiotów został wskazany w przepisie art. 3 ustawy Pzp.
Z kolei zgodnie z definicją zamówienia publicznego zawartą w przepisie art. 2 pkt 13 ustawy Pzp pod
tym pojęciem należy rozumieć odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym i wykonawcą, której
przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.
Należy przy tym mieć na uwadze, iż w świetle przepisu art. 98 ust. 4 ustawy Pzp roczne sprawozdanie
o udzielonych zamówieniach obejmuje nie tylko informacje o zamówieniach publicznych udzielonych
na podstawie procedur określonych w ustawie Pzp, ale również na podstawie wyłączeń obowiązku
stosowania ustawy Pzp określonych w art. 4 pkt 1 – 3, 6 - 8 i 10-13 oraz art. 136 – 138 tejże ustawy.
W związku z powyższym, obowiązkiem sprawozdawczym, o którym mowa w art. 98 ustawy Pzp,
objęte są wszystkie zamówienia udzielone przez zamawiającego z zastosowaniem procedur
określonych w ustawie Pzp oraz zamówienia udzielone na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania
ustawy Pzp określonych w art. 4 pkt 1 – 3, 6 - 8 i 10-13 oraz art. 136 – 138 tejże ustawy. Obowiązek
ten ciąży na zamawiającym także wtedy, gdy środki finansowe przeznaczone na sfinansowanie
danego zamówienia pochodzą z przyznanej mu dotacji. Należy bowiem podkreślić, iż dla ustalenia
zakresu ww. obowiązku sprawozdawczego nie ma znaczenia źródło finansowania konkretnego
zamówienia
publicznego.
V.
Opłaty
sądowe
i
administracyjne,
mandaty,
opłaty
abonamentowe
RTV.
Pytanie:
Czy w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach należy przekazać informacje o wydatkach
poniesionych tytułem opłat sądowych i administracyjnych, mandatów czy też opłat abonamentowych
RTV?
Odpowiedź:
Określając zakres obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w przepisie art. 98 ustawy Pzp,
należy kierować się definicją zamówienia publicznego zawartą w przepisie art. 2 pkt 13 ustawy Pzp.
Pod tym pojęciem należy zatem rozumieć odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym i
wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.
Definicji zamówienia publicznego określonej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp nie odpowiadają opłaty i wpisy
sądowe, opłaty administracyjne, mandaty, czy opłaty abonamentowe RTV, itp. Należności te nie są
bowiem uiszczane na podstawie odpłatnej umowy cywilnoprawnej, zawartej pomiędzy zamawiającym i
wykonawcą. W związku z powyższym, tego rodzaju wydatki nie będą podlegały ujawnieniu w rocznym
sprawozdaniu
o
udzielonych
zamówieniach.
VI. Sposób przekazania w rocznym sprawozdaniu informacji o zamówieniach udzielonych bez
stosowania przepisów ustawy Pzp na podstawie jednej z przesłanek określonych w art. 4 pkt 13, 6, 7 i 10-13 oraz art. 136-138 ustawy Pzp, których wartość nie przekraczała równowartości
kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp.
Pytanie:
Czy w sytuacji, gdy zamawiający udzielił zamówienia bez stosowania przepisów ustawy Pzp
powołując się na jedną z przesłanek określonych w art. 4 pkt 1-3,6,7 i 10-13 oraz art. 136-138 ustawy
Pzp, zaś wartość tak udzielonego zamówienia nie przekraczała równowartości kwoty, o której mowa w
art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, zamawiający winien uwzględnić to zamówienie w rocznym sprawozdaniu o
udzielonych zamówieniach w tabeli II w wierszu 1 w części dotyczącej wyłączenia procedur
określonych przepisami ustawy z uwagi na wartość udzielonego zamówienia czy w jednym z wierszy 2
– 32 w części dotyczącej wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na inne
przesłanki niż wartość udzielonego zamówienia?
Odpowiedź:
Podejmując decyzje w przedmiocie udzielenia danego zamówienia publicznego, w pierwszej
kolejności, należy rozważyć wystąpienie przesłanki wyłączenia stosowania ustawy Pzp innej niż
wartość zamówienia. Przesłanki te mają pierwszeństwo zastosowania, z uwagi na fakt, iż obowiązują
one bez względu na wartość zamówienia, ustaloną przez zamawiającego. Dopiero w dalszej
kolejności zamawiający może dokonać analizy pod kątem wyłączenia stosowania przepisów ustawy
Pzp do udzielenie danego zamówienia na podstawie przepisu art. 4 pkt 8 tejże ustawy.
Natomiast, dla celów sprawozdawczych przyjęte zostały zasady opisane w opinii prawnej,
zamieszczonej na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych, pt. „Zasady sporządzania
rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych”. A zatem, jeżeli zamawiający
udzielił zamówienia bez stosowania przepisów ustawy Pzp powołując się na jedną z przesłanek
określonych w art. 4 pkt 1-3, 6, 7 i 10 -13 oraz art. 136-138 ustawy Pzp, zaś wartość tak udzielonego
zamówienia nie przekraczała równowartości kwoty z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, zamawiający nie
uwzględnia przedmiotowego zamówienia w tabeli II w części dotyczącej wyłączenia procedur
określonych przepisami ustawy z uwagi na inne przesłanki niż wartość zamówienia. W powyższej
sytuacji, zamówienie to powinno zostać uwzględnione w tabeli II w części odnoszącej się do
wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na wartość zamówienia (wiersz 1).
Źródło: http://www.uzp.gov.pl/cmsws/page/?D;2881