Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Szczecinie
71-727 Szczecin, ul. Światowida 77
tel. (091) 4 426 101,
fax (091) 4 236 392,
e-mail: [email protected]
Szczecin, dnia 10 grudnia 2007 r.
WK – 0913 – 819/31/K/2007
Szanowna Pani
Barbara Nowak
Burmistrz
Połczyna Zdroju
Uprzejmie informuję Szanowną Panią, że Regionalna Izba Obrachunkowa
w Szczecinie, działając na podstawie art. 5 ustawy z dnia 7 października 1992 r.
o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55,
poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła w okresie od 13.08. do 12.10.2007 r.
kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Miasta i Gminy Połczyn Zdrój.
Kontrolą objęto lata 2003 – 2006.
Protokół kontroli został przekazany Pani w dniu 12 października 2007 r.
W toku prowadzonych czynności stwierdzono, że kontrolowana jednostka
nie wyeliminowała wszystkich nieprawidłowości wykazanych w protokole
poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę
Obrachunkową w Szczecinie. W dalszym ciągu występowały następujące
nieprawidłowości i uchybienia:
1. Okresowe
oceny
kwalifikacyjne
pracowników
mianowanych
przeprowadzano w badanym okresie z naruszeniem terminów ustalonych
obowiązującymi przepisami wewnętrznymi.
2. W 2006 r. nie dopełniono obowiązku przeprowadzenia kontroli
przestrzegania, przez podległe i nadzorowane jednostki organizacyjne,
realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych
i dokonywania wydatków.
3. Nie naliczano i nie pobierano należnych Gminie odsetek od nieterminowo
regulowanych należności podatkowych i opłat.
4. Nie podejmowano lub podejmowano nieterminowo czynności egzekucyjne
wobec zaległości z tytułu podatków i opłat.
5. Skutki finansowe zastosowanych ulg pozaustawowych wykazano
w sprawozdaniu niezgodnie ze stanem rzeczywistym, wynikającym
z wydanych przez organ decyzji.
6. Z opóźnieniem wprowadzano do ksiąg rachunkowych zakupione oraz
uzyskane w wyniku zrealizowanych inwestycji środki trwałe.
W przypadku powtórzenia się tego rodzaju sytuacji będę zmuszony wdrożyć
postępowanie opisane w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Z ustaleń zawartych w protokole wynika, że w okresie objętym kontrolą
miały miejsce następujące nieprawidłowości i uchybienia:
I.
W zakresie spraw organizacyjnych
1.
Do dnia 13 maja 2006 r. jednostka samorządu terytorialnego funkcjonowała
bez opracowanej instrukcji postępowania w zakresie przeciwdziałania
wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących
z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, co było niezgodne z art. 15a ust. 2
ustawy z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do
obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub
nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu
(tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1505 z późn. zm.), za co
odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 18 protokołu.
Zarządzeniem Nr 9/Z/2006 z dnia 14 maja 2006 r. Burmistrz wprowadził
Instrukcję postępowania w zakresie przeciwdziałania wprowadzaniu do
obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub
nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałania finansowania terroryzmu.
2.
W badanym okresie obowiązującym statutem nie wskazano gminnych
jednostek organizacyjnych, czym naruszono przepisy art. 3 ust. l i art. 22 ust.
l ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz.
U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi
Burmistrz – str. 13 protokołu.
3.
Ostatnią ocenę kwalifikacyjną pracowników mianowanych przeprowadzono
w 2006 r., zamiast w roku 2005, co było niezgodne z przepisami
obowiązującego Regulaminu organizacyjnego (§ 38 pkt 2), wprowadzonego
zarządzeniem Nr 30/W/2003 Burmistrza Połczyna Zdroju z dnia
15 października 2003 r., za co odpowiedzialność ponosi Sekretarz – str. 17
i 18 protokołu.
4.
W okresie objętym kontrolą czynności z zakresu prawa pracy wobec
Burmistrza wykonywał Przewodniczący Rady Miejskiej, który nie został
upoważniony do dokonywania tych czynności stosowną uchwałą Rady, czym
naruszono przepisy art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 r.
o pracownikach samorządowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz.
1593 z późn. zm.). Burmistrz nie przygotował projektu uchwały w ww.
sprawie, co było niezgodne z przepisami art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia
8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym – str. 17 protokołu.
5.
Rada Miejska nie ustaliła trybu udzielania i rozliczania w badanym okresie
dotacji dla przedszkoli niepublicznych, czym naruszono przepisy art. 80 ust.
4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity: Dz. U.
z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.) w związku z art. 18 ust. 2 pkt 15
i art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym.
Burmistrz nie przygotował projektu uchwały w ww. sprawie, co było
niezgodne z przepisami art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.
o samorządzie gminnym – str. 98 protokołu.
6.
Deklaracji (15) złożonych w 2006 r. przez osoby prawne na podatek od
nieruchomości nie opatrzono datą wpływu oraz numerem ewidencyjnym
z rejestru kancelaryjnego, czym naruszono przepisy § 6 ust. 11
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie
instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.
U. Nr 112, poz. 1319, z 2003 r. Dz. U. Nr 69, poz. 636), za co
odpowiedzialność ponosi Podinspektor ds. wymiaru podatków i opłat
lokalnych – str. 42 protokołu.
II. W zakresie podatków, opłat, egzekucji zaległości oraz sprawozdawczości
1.
W 2006 r. skutki ulg z tytułu odroczeń terminów i rozłożenia na raty
zaległości w podatku od nieruchomości ujęto w podatkowej ewidencji
księgowej w wysokości 25 055,00 zł, tj. w kwocie o 104 343,00 zł niższej od
wynikającej z wydanych decyzji (129 398,00zł), co świadczy o nierzetelnym
prowadzeniu ewidencji przypisów w podatkowych księgach rachunkowych,
czym naruszono § 3 pkt 1 w związku z § 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości
i planów kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych
należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu
terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761), za co odpowiedzialność ponosi
Inspektor ds. wymiaru podatków – str. 25 protokołu.
2.
Na podstawie wniosków złożonych przez podatników umorzono w 2006 r.:
a) zobowiązania podatkowe (w łącznej kwocie 3 054,90 zł) pomimo, że
w dniu złożenia wniosków nie stanowiły one zaległości i nie podlegały
umorzeniu,
b) należności z tytułu podatków, w łącznej kwocie 1 962,25 zł, w zamian
za nieodpłatne świadczenie przez podatników (4) pracy na rzecz Gminy
lub wniesienie przez ww. (16) wpłat składek członkowskich na rzecz
Rejonowego Związku Spółek Wodnych,
co było niezgodne z przepisami art. 67 § 1pkt 3 (pkt a) i art. 66 § 1 pkt 2 (pkt
b) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity:
Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi
Burmistrz. Projekty decyzji w sprawach umorzeń należności podatkowych
przygotował Inspektor ds. wymiaru podatków i opłat lokalnych – str. 55, 56
i 58 protokołu.
3.
Bez wydania postanowień, potrącono podatnikom (4) w 2006 r.
zobowiązania podatkowe w wysokości ogółem 74 981,73 zł z ich
bezspornych wierzytelności wobec Gminy za wykonane roboty na rzecz
jednostki samorządu terytorialnego, czym naruszono przepisy art. 64 § 1 i §
6a w związku z art. 65 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja
podatkowa, za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. wymiaru podatków
i opłat lokalnych – str. 46 protokołu.
4.
W 2006 r. rozłożono na raty zaległość podatkową w wysokości 67 063,59 zł,
na podstawie wniosku podatnika, niezawierającego uzasadnienia jego
ważnego interesu, co było niezgodne z przepisami art. 67 § 1 ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, za co odpowiedzialność ponosi
Burmistrz. Projekt decyzji w sprawie rozłożenia na raty ww. zaległości
podatkowej przygotował Inspektor ds. wymiaru podatków i opłat lokalnych –
str. 57 protokołu.
5.
W badanym okresie z naruszeniem obowiązujących przepisów organ
podatkowy udzielił ulg w podatku rolnym z tytułów:
a) odbywania przez podatników (4) służby wojskowej, przyznając
zwolnienia (na podstawie złożonych wniosków) za cały rok podatkowy
2005 i 2006, zamiast od pierwszego dnia miesiąca następującego po
miesiącu, w którym ww. osoby zostały powołane do odbycia służby
wojskowej, do końca miesiąca, w którym nastąpiło zwolnienie z tej
służby, co spowodowało zaniżenie dochodów Gminy ogółem o 948,00
zł – w 2005 r. i o 1 670,55 zł – w 2006 r.;
b) nabycia przez podatników (41) gruntów do powierzchni łącznie
nieprzekraczającej 100 ha, przyznając zwolnienia od pierwszego dnia
miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowy kupna
gruntów, zamiast od pierwszego dnia miesiąca następującego po
miesiącu, w którym złożono wniosek, w wyniku czego wartość ww. ulg
udzielonych w 2006 r. zawyżono ogółem o 2 451,00 zł,
czym naruszono przepisy art. 13a ust. 3 (pkt a) i art. 13d ust. 3 (pkt b) ustawy
z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (tekst jednolity: Dz. U. z 1993 r.
Nr 94, poz. 431 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz.
Projekty decyzji w sprawie udzielenia ww. ulg w podatku rolnym
przygotował Podinspektor ds. wymiaru podatków i opłat lokalnych – str. 48,
49 i 53 protokołu.
6.
Wpłat zaległości (ogółem 36 889,91 zł) wniesionych przez 2 podatników po
ustawowym terminie płatności nie zaliczono proporcjonalnie na poczet kwot
zaległości podatkowych oraz odsetek za zwłokę, w stosunku, w jakim
w dniach wpłaty, pozostawały kwoty zaległości podatkowych do kwot
odsetek za zwłokę, co było niezgodne z przepisami art. 55 § 2 ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Nieprawidłowe zaliczenie wpłat
zaległości wniesionych przez podatników spowodowało zaniżenie należnych
Gminie odsetek w kwocie ogółem 424,20 zł, za co odpowiedzialność ponosi
Podinspektor ds. windykacji podatków i opłat lokalnych – str. 43 i 46
protokołu.
7.
Od wpłat zaległości podatkowych wniesionych w 2006 r. przez 4 podatników
pobrano odsetki za zwłokę w kwotach od 1,10 zł do 3,80 zł, tj.
w wysokościach nieprzekraczających trzykrotności wartości opłat
dodatkowych pobieranych przez Pocztę Polską za polecenie przesyłki
listowej, czym naruszono przepisy art. 54 § 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia
1997 r. Ordynacja podatkowa, za co odpowiedzialność ponosi Podinspektor
ds. windykacji podatków i opłat lokalnych – str. 41 protokołu.
8.
Przeprowadzając w badanym okresie u jednego podatnika kontrolę w
zakresie rzetelności danych wykazanych w deklaracji na podatek od
nieruchomości w znikomym stopniu wykorzystano uprawnienia wynikające z
przepisów art. 281 § 1 i § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja
podatkowa, za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. wymiaru podatków
i opłat – str. 46 i 47 protokołu.
9.
Inkasenci podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości pobieranych w formie
łącznego zobowiązania pieniężnego (w miejscowościach Redło i Toporzyk)
dokonali w 2006 r., bez upoważnienia Rady Miejskiej, poboru zaległości
podatkowych w łącznej kwocie 3 949,01 zł. Za ww. czynności inkasentom
wypłacono wynagrodzenie prowizyjne w wysokości ogółem 347,50 zł, co
było niezgodne z przepisami § 1 uchwały Nr XXVI/231/2004 Rady Miejskiej
z dnia 1 grudnia 2004 r., za co odpowiedzialność ponosi Kierownik
Finansów – str. 39 protokołu.
10. W 2006 r. decyzje administracyjne (6) w sprawach umorzeń, odroczeń
i rozłożenia na raty podatków wydano w terminach od 56 do 178 dni od dnia
złożenia przez podatników wniosków, bez poinformowania stron
o przyczynach nieterminowego załatwienia spraw, czym naruszono przepisy
art. 139 § 1 i art. 140 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.
Projekty decyzji w ww. przygotował Inspektor ds. wymiaru podatków i opłat
lokalnych – str. 55 protokołu.
11. Za wydane w 2006 r. wypisy ze studium uwarunkowań i kierunków
zagospodarowania przestrzennego Miasta i Gminy nie pobrano, w terminie
złożenia wniosków o ich wydanie, należnych opłat administracyjnych
w kwocie ogółem 798,00 zł, co było niezgodne z przepisami § 2 uchwały Nr
XLII/330/2005 Rady Miejskiej w Połczynie Zdroju z dnia 30 listopada
2005 r. w sprawie ustalenia opłaty administracyjnej, za co odpowiedzialność
ponosi Inspektor ds. planowania przestrzennego i budownictwa – str. 64
protokołu.
12. W wyniku kontroli prawidłowości poboru w latach 2005 – 2006 opłat
adiacenckich oraz za zajęcie pasa drogowego stwierdzono:
a) nie naliczono należnych odsetek, w wysokości ogółem 84,10 zł, od ww.
opłat (7) wniesionych po upływie terminu określonego wydanymi
decyzjami administracyjnymi;
b) na występujące zaległości (2 313,40 zł) wystawiono upomnienia po
upływie 7 miesięcy od terminu zapłaty wskazanego w decyzji;
c) po bezskutecznym upływie terminu określonego w wystawionych
upomnieniach (3) na zaległości (w kwocie ogółem 2 313,40 zł) nie
sporządzono tytułów wykonawczych;
d)
opłatę za zajęcie pasa drogowego, określoną decyzją Nr DR 551/30/06
z dnia 31 sierpnia 2006 r., ustalono w wysokości niższej od należnej
o 519,78 zł,
czym naruszono odpowiednio przepisy art. 148 ust. 2 ustawy z dnia
21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U.
z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.), art. 40d ust. 1 ustawy z dnia
21 marca 1985 r. o drogach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2004 r. Nr
204, poz. 2086 z późn. zm.) – pkt a, § 2 i § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych
przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr
137, poz. 1541, z 2003 r. Nr 9, poz. 106, z 2004 r. Nr 10, poz. 79) – pkt b i pkt
c oraz przepisy § 2 uchwały Nr XX/185/2004 Rady Miejskiej z dnia
28 kwietnia 2004 r. w sprawie stawek opłat za zajęcie pasa drogowego dróg,
których zarządcą jest Gmina Połczyn Zdrój (pkt d), za co odpowiedzialność
ponoszą odpowiednio Inspektorzy: ds. księgowości budżetowej (pkt a, b i c)
oraz ds. drogownictwa i komunikacji (pkt d) – str. 67 – 69 protokołu.
13. W 2006 r. nie dokonywano systematycznej kontroli zaległości podatkowych,
w wyniku czego:
–
7 upomnień wystawiono w terminach od 1 do 8 miesięcy od momentu
powstania zaległości podatkowych w kwocie ogółem 48 989,90 zł,
–
2 tytuły wykonawcze, na zaległości w kwocie łącznej 3 006,40 zł,
wystawiono w terminach od 1 do 5 miesięcy po bezskutecznym upływie
terminów określonych w upomnieniach,
–
nie wystawiono 6 upomnień na zaległości w kwocie ogółem
146 584,61zł,
–
nie sporządzono 3 tytułów wykonawczych na łączną kwotę zaległości
51 128,70 zł,
co było niezgodne z przepisami § 2, § 3 i § 5 cyt. rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych
przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, za co
odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. windykacji należności – str. 35
protokołu.
14. W sprawozdaniu Rb – PDP za 2006 r. skutki finansowe z tytułu udzielonych
ulg w podatku od nieruchomości (umorzeń) wykazano w wysokości
459 288,87 zł, tj. w kwocie o 25 055,00 zł wyższej od wynikającej
z ewidencji księgowej (434 233,87 zł), czym naruszono przepisy § 9 ust. 2
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781). Za podanie
nieprawidłowych danych do ww. sprawozdania odpowiedzialność ponosi
Inspektor ds. księgowości budżetowej – str. 25 protokołu.
III. W zakresie spraw budżetowych i gospodarki finansowej
1.
Na realizację zadań związanych z gospodarką wodno – ściekową Gminy
poniesiono w 2006 r. wydatki w wysokości ogółem 63 000,00 zł, tj. w
kwocie o 13 000,00 zł wyższej od ustalonej w planie wydatków Gminnego
Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (50 000,00 zł), co było
niezgodne z przepisami art. 138 pkt 3 w związku z art. 189 ust. 1 ustawy z
dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104,
z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i 1218, Nr
187, poz. 1381, Nr 249, poz. 1832), za co odpowiedzialność ponosi
Burmistrz – str. 96 protokołu.
2.
W wyniku nieterminowego regulowania w 2006 r. zobowiązań z tytułu
dostaw towarów i usług zapłacono odsetki w łącznej kwocie 1 969,56 zł,
czym naruszono przepisy art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005
r. o finansach publicznych, za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str.
109 protokołu.
3.
W planach finansowych Przedszkoli Samorządowych (3): w Redle oraz Nr 1
i Nr 2 w Połczynie Zdroju na 2006 r. nie przewidziano wpłat różnicy
pomiędzy faktycznymi a planowanymi stanami środków obrotowych na
koniec roku obrotowego. Pomimo wystąpienia ww. różnicy, w łącznej
kwocie 12 625,31 zł, kierownicy zakładów budżetowych nie dokonali
stosownych wpłat do budżetu, co było niezgodne z przepisami § 49 ust. 4 i
ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie
gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych
i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu
w inną formę organizacyjno – prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783), za co
odpowiedzialność ponosi Skarbnik – str. 146 protokołu.
4.
W 2006 r. radnym Gminy wypłacono diety z tytułu odbywania podróży
służbowych, ustalając ich wysokość w oparciu o przepisy rozporządzenia
Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie
wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących
pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce
sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr
236, poz. 1990, z 2004 r. Nr 271, poz. 2686, z 2005 r. Nr 186, poz. 554),
zamiast na podstawie rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalania
należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz.
U. Nr 66, poz. 800, z 2002 r. Nr 14, poz. 138, z 2003 r. Nr 33, poz. 280), za
co odpowiedzialność ponosi Kierownik Finansów – str. 91 protokołu.
5.
Do dnia 31 maja 2006 r. na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu
Świadczeń Socjalnych odprowadzono 23,00% zamiast 75,00%
równowartości dokonanego odpisu, czym naruszono przepisy art. 6 ust. 2
ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
(tekst jednolity Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.), za co
odpowiedzialność ponosi Skarbnik – str. 89 protokołu.
6.
Wykazem wskazującym do sprzedaży w 2006 r. nieruchomość
niezabudowaną Nr 125/5, położoną w Połczynie Zdroju przy ul. Wojska
Polskiego, nie określono terminu jej zagospodarowania, co było niezgodne
z przepisami art. 35 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r.
o gospodarce nieruchomościami, za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz –
str. 76 protokołu.
7.
W 2006 r. zwrotów wadiów, wniesionych przez uczestników przetargów na
zbycie 2 nieruchomości gminnych, dokonano po upływie 12 i 14 dni od ich
rozstrzygnięcia i wyłonieniu nabywców, zamiast nie później niż w ciągu 3
dni od zamknięcia przetargów, czym naruszono przepisy § 4 ust. 7 pkt 2
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie
sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie
nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108), za co odpowiedzialność ponosi
Kierownik Gospodarki Gruntami, Inwestycji i Budownictwa – str. 78 i 79
protokołu.
8.
W badanym okresie nieprawidłowo stosowano klasyfikację dochodów
i wydatków budżetowych, i tak:
–
wpływy z tytułu opłaty uzdrowiskowej ujęto w § 0440 „Wpływy
z opłaty miejscowej” zamiast w § 0390 „Wpływy z opłaty
uzdrowiskowej pobieranej w gminach posiadających status gminy
uzdrowiskowej”;
–
dochody z opłaty skarbowej, opłaty za czynności cmentarne i opłaty za
dokonanie wpisów do ewidencji działalności gospodarczej
zaewidencjonowano w § 0450 „Wpływy z opłaty administracyjnej za
czynności urzędowe”, zamiast odpowiednio w § 0410 „Wpływy z opłaty
skarbowej” i 0690 „Wpływy z różnych opłat”,
–
dochody ze sprzedaży nieruchomości niebędących gruntami lub
użytkami rolnymi oraz lokali, stanowiących odrębny przedmiot
własności ujęto w § 0840 „Wpływy ze sprzedaży wyrobów”, zamiast
w § 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz
prawa użytkowania wieczystego nieruchomości”;
–
dotacje
celowe
udzielone
w
2006
r.
stowarzyszeniom
zaewidencjonowano w § 2630 „Dotacja przedmiotowa z budżetu dla
jednostek niezaliczanych do sektora finansów publicznych”, zamiast w §
2820 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie
zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom”,
co było niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów,
wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726, Nr 137, poz. 976, Nr 195, poz. 1445,
z 2007 r. Nr 48, poz. 322), za co odpowiedzialność ponosi Kierownik
Finansów – str. 62, 63, 74 i 94 protokołu.
IV. W zakresie rachunkowości
1.
W księgach rachunkowych 2006 r. dokonywano zapisów zdarzeń
gospodarczych na koncie 030 – Długoterminowe aktywa finansowe
nieobjętym, obowiązującym w jednostce, zakładowym planem kont.
Niedostosowanie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości do stanu
rzeczywistego stanowiło naruszenie przepisów art. 10 ust. 2 ustawy z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 76,
poz. 694 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik – str. 125
protokołu.
2.
W badanym okresie nierzetelnie prowadzono księgi rachunkowe, i tak:
a) udziały Gminy o wartości 15 745 604,85 zł, objęte w latach 2005 – 2006
w zamian za wkład niepieniężny wniesiony do Regionalnych
Wodociągów i Kanalizacji Spółki z o.o. w Białogardzie, wprowadzono
w 2006 r. do ksiąg rachunkowych Urzędu Miejskiego (konto 030 –
Długoterminowe aktywa finansowe) w wysokości 15 732 361,15 zł
(różnica 13 243,70 zł);
b) ewidencją księgową nie objęto:
 w latach od 2003 do 2005 – udziałów (560 po 1 000,00 zł)
w Energetyce Cieplnej Spółce z o.o. z siedzibą w Połczynie Zdroju,
 w latach od 2003 do 2006 – udziałów (526 po 100,00 zł)
w Towarzystwie Budownictwa Społecznego Spółka z o.o. z siedzibą
w Połczynie Zdroju,
 w latach od 2005 do 2006 – udziałów (30 645 po 500,00 zł)
w Regionalnych Wodociągach i Kanalizacji Spółka z o.o. z siedzibą
w Białogardzie,
c) dwukrotnie w księgach rachunkowych (konto 020 – Wartości
niematerialne i prawne) ujęto wydatek poniesiony w 2005 r. na zakup
licencji programu komputerowego ZAS o wartości 91,50 zł,
d) otrzymaną nieodpłatnie nieruchomość zabudowaną (Nr 6/22)
wprowadzono do ksiąg rachunkowych (konto 011 – Środki trwałe)
w kwocie 23 495,01 zł (OT 2684/03/032 z dnia 1.12.2005), tj. niższej
o 36 504,99 zł od określonej aktem notarialnym Rep. A 10011/2005
z dnia 1 grudnia 2005 r. (60 000,00 zł),
e) zrealizowane zadania inwestycyjne (13) o wartości ogółem
7 615 721,19 zł, wprowadzono w 2005 r. do ewidencji środków
trwałych (konto 011 – Środki trwałe) z opóźnieniem wynoszącym od 1
do 10 miesięcy od momentu przyjęcia ich do użytkowania,
f) wartości początkowej środków trwałych (99 lokali mieszkalnych) nie
zmniejszono o odpisy umorzeniowe o wartości ogółem 22 917,67 zł,
co było niezgodne z przepisami art. 24 ust. 2 (pkt a – f), art. 20 ust. 1 (pkt e) i
art. 31 ust. 2 (pkt f) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, za
co odpowiedzialność ponosi Kierownik Finansów (pkt a – c, f) i Kierownik
Gospodarki Gruntami i Budownictwa (pkt d, e) – str. 108, 109, 119, 120, 124
i 125 protokołu
3.
Ewidencją księgową (pozabilansowo) nie objęto środków trwałych o
wartości 109 983,00 zł, przekazanych Gminie przez Ministerstwo Spraw
Wewnętrznych umową użyczenia Nr 44/2003 z 28.07.2003 r., czym
naruszono przepisy art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości. Niewprowadzenie do ewidencji księgowej ww. majątku
spowodowane zostało nieprzekazaniem do Referatu Finansów stosownej
0 Działu Ewidencji Ludności – str. 138
dokumentacji przez pracowników
protokołu.
4.
Zakupionego aparatu cyfrowego, o wartości 3 249,00 zł, nie umorzono
jednorazowo poprzez spisanie środka trwałego w koszty w miesiącu
przyjęcia go do używania, co było niezgodne z przepisami wewnętrznymi,
wprowadzonymi zarządzeniem Nr 5/a/2002 Burmistrza z dnia 01 marca
2002 r. w sprawie zakładowego planu kont dla Urzędu Miasta i Gminy, za co
odpowiedzialność ponosi Kierownik Finansów – str. 123 protokołu.
5.
Do nakładów zadań inwestycyjnych pn. „Przebudowa drogi gminnej, dz. Nr
51/2, obręb 0102 Toporzyk” i „Przebudowa drogi gminnej, dz. Nr 37, obręb
0090 Dziwogóra”, zrealizowanych w 2006 r., nie zaliczono kosztów
w kwocie ogółem 15 216,27 zł, poniesionych na wykonanie projektów
budowlanych oraz pełnienie funkcji inspektora nadzoru, czym naruszono
przepisy art. 28 ust. 8 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, za
co odpowiedzialność ponosi Kierownik Finansów – strony 104 i 107
protokołu.
6.
Nie przeprowadzono inwentaryzacji:
a) na koniec 2005 r. – środków pieniężnych w kwocie 1 526, 41 zł,
zgromadzonych na rachunku bankowym środków pomocowych (konto
136 – Rachunki walutowe środków pomocowych), drogą otrzymania od
banku potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach
rachunkowych jednostki stanu tych aktywów,
b) gruntów – według stanów na dzień 31.12.2005 r. (12 400 699,94 zł)
i 31.12.2006 r. (12 369 719,79 zł),
c) wartości niematerialnych i prawnych – według stanów na dzień
31.12.2003 r. (2 468,00 zł), 31.12.2004 r. (2 468,00 zł), 31.12.2005 r.
(7 039,00 zł) i 31.12.2006 r. (10 497,00 zł),
d) mienia będącego własnością Ministerstwa Spraw Wewnętrznych
powierzonego Gminie do używania – wg stanu na dzień 31.12.2004,
2005 i 2006 r. (109 983,00 zł),
czym naruszono przepisy art. 26 ust. 1 (pkt a – c) i art. 26 ust. 2 (pkt d)
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, za co odpowiedzialność
ponosi Burmistrz – str. 130, 136 – 138 protokołu.
Za nieprawidłowości w zakresie: spraw organizacyjnych (I) wymienione
w pkt 6 oraz podatków, opłat, egzekucji zaległości i sprawozdawczości (II)
wymienione w pkt 1, 3, 6 – 8, 10, 12 (a-c) i 14 odpowiedzialność z tytułu nadzoru
ponosi Kierownik Finansów.
Za nieprawidłowości w zakresie: podatków, opłat, egzekucji zaległości
i sprawozdawczości (II) wymienione w pkt 9 i 13, spraw budżetowych
i gospodarki finansowej (III) wymienione w pkt 4 i 8 oraz rachunkowości (IV)
wymienione w pkt 2 (a-c, f), 4 i 5 odpowiedzialność z tytułu nadzoru ponosi
Skarbnik.
Za nieprawidłowości w zakresie podatków, opłat, egzekucji zaległości
i sprawozdawczości (II) wymienione w pkt 11 odpowiedzialność z tytułu nadzoru
ponosi Kierownik Gospodarki Gruntami, Inwestycji i Budownictwa.
Za nieprawidłowości w zakresie: spraw organizacyjnych (I) wymienione
w pkt 3, podatków, opłat, egzekucji zaległości i sprawozdawczości (II)
wymienione w pkt 12d, spraw budżetowych i gospodarki finansowej (III)
wymienione w pkt 3, 5 i 7 oraz rachunkowości (IV) wymienione w pkt 1, 2 (d, e)
i 3 odpowiedzialność z tytułu nadzoru ponosi Burmistrz.
Oprócz wyżej wymienionych nieprawidłowości w trakcie kontroli ustalono
inne drobniejsze uchybienia, które zostały wskazane w protokole kontroli, ale nie
ujęte w niniejszym wystąpieniu z uwagi na ich mniejszy ciężar gatunkowy.
W celu usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w protokole kontroli
oraz usprawnienia pracy Urzędu Miasta i Gminy niezbędne jest podjęcie
następujących działań:
I.
W zakresie spraw organizacyjnych
1.
2.
Określenia Statutem Gminy jej organizacji wewnętrznej.
Przeprowadzania ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych
z zachowaniem terminów określonych przepisami wewnętrznymi.
Wykonywania czynności z zakresu prawa pracy wobec Burmistrza przez
organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego lub przez
Przewodniczącego Rady Miejskiej – w zakresie ustalonym przez ten organ
w odrębnej uchwale.
Ustalenia trybu udzielania i rozliczania dotacji dla przedszkoli
niepublicznych.
Przyjmowania korespondencji wpływającej do Urzędu Miasta i Gminy
zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3.
4.
5.
II. W zakresie podatków, opłat, egzekucji zaległości oraz sprawozdawczości
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Ujmowania w podatkowej ewidencji księgowej skutków udzielonych ulg
pozaustawowych w kwotach wynikających z wydanych decyzji.
Przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie udzielania ulg
ustawowych i pozaustawowych.
Wydawania postanowień na potrącone podatnikom zobowiązania podatkowe
z ich bezspornych i wymagalnych wierzytelności wobec Gminy za wykonane
roboty na rzecz jednostki samorządu terytorialnego.
Rozkładania na raty zaległości podatkowych na podstawie, złożonych przez
podatników wniosków, zawierających uzasadnienie ich ważnych interesów.
Zaliczania wpłat zaległości podatkowych w sposób określony
obowiązującymi przepisami.
Pobierania odsetek od nieterminowo wniesionych wpłat z tytułów podatków
w wysokościach nieprzekraczających trzykrotności wartości opłat
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
2 Pocztę Polską za polecenie przesyłki
dodatkowych pobieranych przez
listowej.
Przeprowadzania kontroli u podatników w zakresie rzetelności danych
wykazywanych w deklaracjach.
Wypłacania inkasentom podatków wynagrodzeń prowizyjnych za czynności
wskazane stosowną uchwałą Rady Miejskiej.
Terminowego wydawania decyzji administracyjnych, a w przypadku
niedotrzymania ustawowego terminu – informowanie stron o przyczynach
nieterminowego załatwienia spraw.
Pobierania opłat administracyjnych za wydane wypisy ze studium
uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego w terminach
określonych przez Radę Miejską.
Naliczania i pobierania należnych Gminie odsetek od nieterminowo
regulowanych należności budżetowych.
Przestrzegania obowiązku systematycznej kontroli zaległości podatkowych
oraz terminowe i rzetelne prowadzenie egzekucji należności budżetowych.
Wykazywania w sprawozdaniach skutków finansowych ulg w podatku od
nieruchomości w wysokościach wynikających z danych ewidencji księgowej.
III. W zakresie spraw budżetowych i gospodarki finansowej
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Dokonywania wydatków na realizację zadań związanych z gospodarką
wodno – ściekową Gminy w wysokościach określonych planem finansowym
Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.
Przestrzegania obowiązku terminowego regulowania zobowiązań Gminy.
Dokonywania przez kierowników zakładów budżetowych wpłat należności
wynikających z tytułu różnicy pomiędzy faktycznymi a planowanymi
nadwyżkami środków obrotowych na koniec roku.
Wypłacania radnym Gminy kosztów podróży służbowych w prawidłowo
ustalonej wysokości.
Terminowego odprowadzania równowartości należnych odpisów na
rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Określania w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży
terminów ich zagospodarowania.
Dokonywania zwrotów wadiów, wniesionych przez uczestników przetargów,
w terminach określonych obowiązującymi przepisami.
Stosowania prawidłowej klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych.
IV. W zakresie rachunkowości
9.
Zapewnienia, poprzez dostosowanie obowiązującego planu kont,
wyodrębnienia w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny
sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego Gminy.
10. Bieżącego i rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
11. Umarzania jednorazowo, poprzez spisanie w koszty, środków trwałych
o wartości jednostkowej nieprzekraczającej 3 500,00 zł.
12. Przeprowadzania
inwentaryzacji
aktywów
jednostki
zgodnie
z obowiązującymi przepisami.
Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne oraz
powyższe wnioski przyczynią się do poprawy pracy Gminy.
Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych przysługuje Pani prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium Izby,
za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych, dotyczących
zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe
zastosowanie w niniejszym wystąpieniu w terminie 14 dni od daty otrzymania
tego wystąpienia.
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych byłbym wdzięczny za powiadomienie mnie w terminie 30 dni od
daty otrzymania niniejszego pisma o sposobie wykonania zaleceń lub
o przyczynach ich niewykonania.
Do wiadomości:
Szanowna Pani
Helena Kłusewicz
Przewodnicząca
Rady Miejskiej
w Połczynie Zdroju