pobierz - ministerstwo rozwoju

Opis przedmiotu zamówienia (OPZ)
I.
Zakres i przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie oraz przeprowadzenie warsztatu przygotowującego do
wystąpień publicznych dla 20 osób. Usługa obejmie również udział Wykonawcy – w charakterze
moderatora i doradcy – w spotkaniach próbnych („próba generalna”), poprzedzających wystąpienie
przeszkolonych uczestników (w sumie 4-5 spotkań próbnych, łącznie do 15 godzin).
Ponadto, w ramach zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest do wynajęcia na czas warsztatów
klimatyzowanej sali wraz z wyposażeniem (rzutnik, ekran, nagłośnienie, flipchart, wi-fi, laptop,
kamera do nagrań, jeśli będzie taka potrzeba) oraz zapewnienia usługi cateringowej.
II.
Założenia warsztatów
Jako, że zadaniem Instytucji Zarządzającej jest koordynacja i prowadzenie działań informacyjnych
dotyczących Programu Inteligentny Rozwój (PO IR), w zeszłym roku zorganizowaliśmy kilka spotkań
na temat oferty Funduszy Europejskich dla przedsiębiorców (zwłaszcza POIR). W 2017 r. chcemy te
spotkania powtórzyć. Spotkania są oparte na specjalnie przygotowanej prezentacji, która w możliwie
prosty sposób i nieskomplikowanym językiem przedstawia możliwości dla potencjalnych beneficjentów
z perspektywy ich potrzeb.
Aby jak najlepiej się przygotować do prowadzenia ww. prezentacji (formuła zakłada prowadzenie
prezentacji naprzemiennie przez kilka osób) chcielibyśmy na warsztatach przećwiczyć wystąpienia
publiczne (opierając się już w dużej mierze na przygotowanej prezentacji). Zaproszone na warsztaty
osoby będą potencjalnymi prelegentami podczas planowanych spotkań.
III.
a.


Czas trwania i miejsce warsztatów oraz spotkań próbnych
Termin warsztatów:
13 lub 16 marca br. – termin do potwierdzenia po podpisaniu umowy (Zamawiający
dopuszcza ew. możliwość zmiany terminu warsztatu z przyczyn leżących po stronie
Zamawiającego);
Czas trwania warsztatu: od 9.00 do 16.00, z trzema przerwami kawowymi oraz jedną przerwą
na lunch.
b. Termin oraz założenia spotkań próbnych:
 Termin do ustalenia z Zamawiającym po podpisaniu umowy;
 Spotkania próbne są zależne od terminów konferencji, podczas których uczestnicy warsztatów
będą prelegentami;
 Prawdopodobny pierwszy termin to 2 połowa marca, ostatnie spotkanie w październiku br.;
 Przewidywane czas trwania jednej próby 2-3 h;
 Spotkania próbne odbędą się w siedzibie Zamawiającego i zostaną zorganizowane przez
Zamawiającego;
 Rozliczanie spotkań odbędzie się godzinowo, w 2 turach – spotkania próbne przed wakacjami
(do końca czerwca br.) oraz na jesieni (do końca października br.).
c. Miejsce warsztatów: Warszawa – do 5 km od centrum; dokładna lokalizacja do
zaproponowania przez Wykonawcę.
IV.
Obowiązki wykonawcy
Wykonawca warsztatów będzie zobowiązany do:
1
a. Zapewnienia klimatyzowanej sali wraz z wyposażeniem o standardzie konferencyjnym
(sala może być w hotelu bądź ośrodku konferencyjnym; w standardzie odpowiadającym
min. 3 gwiazdkom) oraz zapewnienia komfortowych warunków dla wszystkich uczestników
sprzyjających maksymalnemu przyswojeniu wiedzy i umiejętności,
b. zapewnienia usługi cateringowej dla uczestników warsztatów, w ramach której
zapewnione zostaną:
 3 przerwy kawowe (w tym jedna przez rozpoczęciem zajęć) – w tym w ramach
każdej: kawa z ekspresu bez ograniczeń, świeżo parzona herbata bez ograniczeń
do wyboru spośród minimum 3 rodzajów herbat w torebkach, 100% sok owocowy
w minimum 2 smakach – każdy po 0,25 l na osobę, woda butelkowana gazowana i
niegazowana w ilościach odpowiadających uczestnikom danej edycji warsztatów;
kompozycje świeżych owoców, podanych w całości lub krojonych w łącznej ilości
minimum 100 g na każdego uczestnika konferencji; 3 rodzaje ciast/ciastek w ilości
min. 3 dla każdego uczestnika warsztatów;
 lunch – dania obiadowe serwowane w miejscu warsztatów, w formie bufetu
szwedzkiego, obejmującego: zupę, 2 dania mięsne, danie wegetariańskie, dodatki:
pieczone ziemniaki lub puree, ryż lub makaron, sałatkę, dodatek jarzynowy,
napoje: kawa z ekspresu bez ograniczeń, świeżo parzona herbata bez ograniczeń
do wyboru spośród minimum 3 rodzajów herbat w torebkach, 100% sok owocowy
w minimum 2 smakach – każdy po 0,25 l na osobę, woda butelkowana gazowana
i niegazowana w ilościach odpowiadających uczestnikom danej edycji warsztatów;
c. przygotowania szczegółowego programu i zakresu warsztatów (program musi być
zaakceptowany przez Zamawiającego),
d. zapoznania się z prezentacją1, która była wykorzystywana na spotkaniach w podobnej
formule w roku ubiegłym oraz nagraniem, dokumentującym jedno z wystąpień
z wykorzystaniem ww. prezentacji (nagranie zostanie udostępnione Wykonawcy przez
Zamawiającego po podpisaniu umowy);
e. wyboru i zapewnienia trenera posiadającego doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z
wykorzystaniem technik warsztatowych o podobnej tematyce oraz konsultanta/doradcy –
osoby, która ma doświadczenie w doradztwie z zakresu Funduszy Europejskich (aby
zwrócić
uwagę
na
sposób
komunikowania
oferty
Funduszu
Europejskich
przedsiębiorcom);
f. przygotowania odpowiednich materiałów na warsztaty, ich opracowania oraz druku;
materiały powinny być bindowane, czarno-białe bądź w kolorze, format A4, na wszystkich
materiałach powinna znaleźć się informacja, iż warsztaty są współfinansowane z
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego
Inteligentny Rozwój 2014-2020; logo PO IR, logo Ministerstwa Rozwoju, logo Unii
Europejskiej, zgodnie z Księgą identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i
znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020, dostępnej do pobrania pod
adresem
strony
internetowej:
http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/10013/KIW_CMYK_09102015.pdf;
g. przeprowadzenia warsztatów;
h. moderowanie spotkań próbnych, udzielanie prelegentom uczestniczącym w spotkaniach
indywidualnych wskazówek, jak również facylitowanie całego zespołu pod kątem
spójności i jasności przekazu, płynności wystąpienia oraz dostosowania przekazu do
odbiorców (mikro, małe i średnie przedsiębiorca) pod kątem językowym i używanej
terminologii;
i. przygotowania krótkiego raportu podsumowującego warsztat (oraz raportów po
spotkaniach próbnych zawierających wskazówki dla osób biorących w nich udział);
j. uwzględnienia całościowej kwoty realizacji zamówienia z podaniem szczegółowego
kosztorysu poszczególnych elementów zadania w podziale na koszty netto i brutto
poprzez wypełnienie formularza kalkulacji cenowej znajdującego się w załączniku;
k. poinformowania uczestników, że warsztaty są współfinansowane z Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój,
2014-2020.
1
Prezentacja jest dostępna na stronie
http://www.poir.gov.pl/media/19505/Prezentacja_3_03_2016_na_strone.pdf
2
V.
Wymagane doświadczenie
Wykonawca zatrudni minimum 2 osoby odpowiedzialne za realizację zadania, w tym:
 trenera, którzy w ciągu ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert zrealizował
co najmniej 2 szkolenia z zakresu wystąpień publicznych z wykorzystaniem technik
warsztatowych. Spełnienie warunku musi być wykazane w załączniku nr 2 do OPZ;

VI.
konsultanta/doradcę, który w ciągu ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert
brał udział w realizacji przynajmniej 2 projektów doradczych w obszarze Funduszy
Europejskich. Spełnienie warunku musi być wykazane w załączniku nr 3 do OPZ.
Warunki wyboru Wykonawcy
a. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie
prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub
doprecyzowania ofert.
b. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę i do
negocjacji warunków po wyborze oferty, a także rezygnacji z zamówienia bez podania
przyczyny.
c. Ministerstwo Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych
w Ministerstwie.
d. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych i nie jest zaproszeniem
do zawarcia umowy.
e. Przed opracowywaniem oferty oraz kalkulacji warsztatów, prosimy o zapoznanie się z
przekazanymi przez Zamawiającego dokumentami.
f. Całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy o dostępie
do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez Oferenta jako tajemnicy
przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona.
VII.
Sposób przygotowania oferty
Oferta zawierać będzie:
a. Kompleksowy program warsztatów z propozycją agendy i elementów, które zawierać
będzie program;
b. kosztorys (załącznik nr 1 do OPZ) oraz informację o proponowanej lokalizacji sali;
c. informację nt. wiedzy i doświadczenia trenera oraz doradcy (załącznik nr 2 i 3 do OPZ).
d. Oferta powinna zawierać także informację nt. czy i w jaki sposób przy realizacji zamówienia
będą stosowane klauzule społeczne, tzn. czy przy jego realizacji zostaną zatrudnione osoby z
niepełnosprawnościami lub osoby bezrobotne, ile to będzie osób i czym się będą zajmowały
przy realizacji zamówienia(załącznik nr 4 do OPZ).
VIII.
Termin i forma składania ofert
Oferty należy przesyłać wyłącznie w wersji elektronicznej, do 27 lutego
na adres: [email protected]
IX.
br. do końca dnia,
Ocena oferty
Przy wyborze Wykonawcy ocenione zastaną następujące kryteria:
a.
Cena –
30 proc (maksymalnie 30 pkt.) (badana według wzoru: cena oferty
najtańszej/cena oferty badanej);
b.
Program warsztatów – 35 proc. (maksymalnie 35 pkt); badany pod kątem kryteriów
jakościowych:
3
 stopnia uwzględnienia w programie angażujących uczestników technik warsztatowych,
które pomogą osiągnąć założone cele (do 20 proc.)
 przekrojowego i kompleksowego ujęcia w programie tematyki wystąpień publicznych oraz
autoprezentacji (do 15 proc.)
c.
Doświadczenie trenera – 15 proc. (maksymalnie 15 pkt). Oferta otrzyma 5 pkt za każde
dodatkowe (powyżej wymaganych 2 w ofercie) szkolenie z zakresu wystąpień publicznych
przeprowadzone przez zaproponowanego trenera w ciągu ostatnich 2 lat przed upływem
terminu składania ofert, jednak nie więcej niż 15 pkt.
d.
Doświadczenie doradcy – 15 proc (maksymalnie 15 pkt) Oferta otrzyma 5 pkt za każdą
dodatkowy (powyżej wymaganych 2 w ofercie) projekt doradczy w obszarze Funduszy
Europejskich, w którym brał udział doradca w ciągu ostatnich 2 lat przed upływem terminu
składania ofert, jednak nie więcej niż 15 pkt.
e.
Klauzule społeczne – 5 proc. (5 pkt)
Badana oferta może uzyskać maksymalnie 100 pkt.
X.
Obowiązki Zamawiającego
a. Przygotowanie umowy dotyczącej warsztatów wraz z załącznikami.
b. Nabór uczestników warsztatów i ich bieżące informowanie o sprawach organizacyjnych.
c. Zorganizowanie spotkań próbnych oraz zapewnienie w siedzibie Zamawiającego sal,
w których będą się one odbywać.
XI.
Osoba do kontaktu
Agnieszka Palenik
Wydział Analiz, Ewaluacji i Informacji
Departament Programów Wsparcia Innowacji i Rozwoju
Ministerstwo Rozwoju
Tel. 22 273 80 61
e-mail: [email protected]
4