3/2012 - MISTiA

INFORMATOR
Forum Sekretarzy Samorz¹dów Polski Po³udniowej 3/2012
przy Ma³opolskim Instytucie Samorz¹du Terytorialnego i Administracji
W numerze:
• Zamówienia publiczne o wartoœci poni¿ej 14 000 euro
str. 2
• Postêpowanie administracyjne w jst
str. 8
Tematyka spotkañ konsultacyjno-doradczych Forum
Sekretarzy w IV kwartale 2012 roku:
2 paŸdziernika
Ochrona danych osobowych w kontekœcie dostêpu
do informacji publicznej
6 listopada
System ochrony informacji niejawnych w urzêdzie
gminy/starostwie
4 grudnia
konferencja z okazji XX-lecia dzia³alnoœci Forum
Sekretarzy Samorz¹dów Polski Po³udniowej
Spotkania odbywaj¹ siê w godz. 10.00–14.00 w siedzibie MISTiA w Krakowie.
1
Zamówienia publiczne o wartoœci
poni¿ej 14 000 euro
Informacja ze spotkania konsultacyjnego Forum Sekretarzy z udzia³em Pana Mateusza Winiarza, które odby³o siê 3 lipca 2012 r. w MISTiA (opracowano na podstawie przekazanych materia³ów).
Ilekroæ w ustawie jest mowa o:
zamówieniach publicznych – nale¿y
przez to rozumieæ umowy odp³atne
zawierane miêdzy zamawiaj¹cym
a wykonawc¹, których przedmiotem s¹
us³ugi, dostawy lub roboty budowlane.
Je¿eli nie jest to zmówienie publiczne interesuje nas tylko zaci¹gniêcie zobowi¹zañ finansowych. Legalnoœæ udzielenia
zamówienia publicznego oznacza wype³nienie jednoczeœnie przepisów o zamówieniach publicznych oraz o finansach
publicznych,
dostawach – nale¿y przez to rozumieæ
nabywanie rzeczy, praw oraz innych
dóbr, w szczególnoœci na podstawie
umowy sprzeda¿y, dostawy, najmu,
dzier¿awy oraz leasingu,
robotach budowlanych – nale¿y
przez to rozumieæ wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy
z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (Dz. U. z 2003 r. Nr 207, poz.
2016, z póŸn. zm.), a tak¿e realizacjê
obiektu budowlanego w rozumieniu
ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo
budowlane, za pomoc¹ dowolnych
œrodków, zgodnie z wymaganiami
okreœlonymi przez zamawiaj¹cego,
obiektach budowlanych – nale¿y
przez to rozumieæ:
a) budynek wraz z instalacjami
i urz¹dzeniami technicznymi,
b) budowlê stanowi¹c¹ ca³oœæ
techniczno-u¿ytkow¹ wraz z instalacjami i urz¹dzeniami,
c) obiekt ma³ej architektury,
2
us³ugach – nale¿y przez to rozumieæ
wszelkie œwiadczenia, których przedmiotem nie s¹ roboty budowlane lub
dostawy, a s¹ us³ugami okreœlonymi
w przepisach wydanych na podstawie
art. 2a,
wykonawcy – nale¿y przez to rozumieæ osobê fizyczn¹, osobê prawn¹
albo jednostkê organizacyjn¹ nieposiadaj¹c¹ osobowoœci prawnej, która ubiega siê o udzielenie zamówienia publicznego, z³o¿y³a ofertê lub zawar³a
umowê w sprawie zamówienia publicznego,
zamawiaj¹cym – nale¿y przez to rozumieæ osobê fizyczn¹, osobê prawn¹
albo jednostkê organizacyjn¹ nieposiadaj¹c¹ osobowoœci prawnej obowi¹zan¹
do stosowania ustawy.
Ustawy nie stosuje siê do zamówieñ
i konkursów, których wartoœæ nie
przekracza wyra¿onej w z³otych równowartoœci kwoty 14 000 euro.
Podstawow¹ spraw¹ jest stwierdzenie, czy zamówienie jest poni¿ej 14 tys.
euro.
Podstaw¹ wy³¹czenia stosowania
ustawy na podstawie przepisu art.4 pkt
8 P.z.p jest zaistnienie dwóch warunków:
– przepis ten dotyczy zamówienia
publicznego w rozumieniu
P.z.p.
– wartoœæ tego zamówienia nie
przekracza wyra¿onej w z³otych
równowartoœci kwoty 14 000
euro.
Przygotowanie
postêpowania
Zasadnicz¹ czynnoœci¹ w przypadku ka¿dego zamówienia jest okreœlenie jego przedmiotu tj. podjêcie decyzji – co jest przedmiotem zamówienia
(czy papier kupujemy osobno czy razem z d³ugopisami, na jaki okres: pó³
roku czy na rok?).
Warto zauwa¿yæ, ¿e wy³¹czenie
koniecznoœci stosowania ustawy
wzglêdem drobnych zamówieñ nie
pozbawia ich statusu zamówieñ publicznych. Decyzja o niestosowaniu
P.z.p. jest wynikiem zgodnego z jej
przepisami obliczenia wartoœci.
Przedmiotu zamówienia nie mo¿na opisywaæ przez wskazanie znaków
towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba ¿e jest to uzasadnione specyfik¹ przedmiotu zamówienia i (lub)
zamawiaj¹cy nie mo¿e opisaæ przedmiotu zamówienia za pomoc¹ dostatecznie dok³adnych okreœleñ, a wskazaniu takiemu towarzysz¹ wyrazy „lub
równowa¿ny”.
1. Zamawiaj¹cy opisuje przedmiot
zamówienia za pomoc¹ cech technicznych i jakoœciowych, z zachowaniem PN przenosz¹cych normy
europejskie lub norm innych
pañstw cz³onkowskich EOG przenosz¹cych te normy.
2. W przypadku braku Polskich
Norm przenosz¹cych normy europejskie lub norm innych
pañstw cz³onkowskich EOG przenosz¹cych te normy uwzglêdnia
siê w kolejnoœci:
a) europejskie aprobaty techniczne,
b) wspólne specyfikacje techniczne,
c) normy miêdzynarodowe,
d) inne techniczne systemy odniesienia ustanowione przez
europejskie organy normalizacyjne.
3. W przypadku braku Polskich
Norm przenosz¹cych normy europejskie lub norm innych
pañstw cz³onkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego
przenosz¹cych te normy oraz
aprobat, specyfikacji, norm i systemów, o których mowa w ust. 2,
uwzglêdnia siê w kolejnoœci:
a) Polskie Normy,
b) polskie aprobaty techniczne,
c) polskie specyfikacje techniczne,
d) Opisuj¹c przedmiot zamówienia za pomoc¹ norm, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów
odniesienia, o których mowa w ust.
1-3, zamawiaj¹cy jest obowi¹zany
wskazaæ, ¿e dopuszcza rozwi¹zania
równowa¿ne opisywanym,
e) Wykonawca, który powo³uje siê
na rozwi¹zania równowa¿ne opisywanym przez zamawiaj¹cego, jest
obowi¹zany wykazaæ, ¿e oferowane przez niego dostawy, us³ugi lub
roboty budowlane spe³niaj¹ wymagania okreœlone przez zamawiaj¹cego,
f) Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje siê nazwy i kody okreœlone we Wspólnym S³owniku Zamówieñ.
Zamawiaj¹cy mo¿e odst¹piæ od opisywania przedmiotu zamówienia
z uwzglêdnieniem przepisów ust. 1-3,
je¿eli zapewni dok³adny opis przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie
wymagañ funkcjonalnych. Wymagania te mog¹ obejmowaæ opis oddzia³ywania na œrodowisko.
3
Wartoœæ zamówienia –
wyliczenie jej jest trudne.
1. Podstaw¹ ustalenia wartoœci zamówienia jest ca³kowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów
i us³ug, ustalone przez zamawiaj¹cego z nale¿yt¹ starannoœci¹.
2. Zamawiaj¹cy nie mo¿e, w celu
unikniêcia stosowania przepisów
ustawy, dzieliæ zamówienia na
czêœci lub zani¿aæ jego wartoœci.
3. Je¿eli zamawiaj¹cy przewiduje
udzielenie zamówieñ uzupe³niaj¹cych, przy ustalaniu wartoœci
zamówienia uwzglêdnia siê wartoœæ zamówieñ uzupe³niaj¹cych.
4. Je¿eli zamawiaj¹cy dopuszcza
mo¿liwoœæ sk³adania ofert czêœciowych albo udziela zamówienia w czêœciach, z których ka¿da
stanowi przedmiot odrêbnego postêpowania, wartoœci¹ zamówienia jest ³¹czna wartoœæ poszczególnych czêœci zamówienia.
Wartoœci¹ dynamicznego systemu
zakupów jest ³¹czna wartoœæ zamówieñ objêtych tym systemem, których
zamawiaj¹cy zamierza udzieliæ w okresie trwania dynamicznego systemu zakupów.
Wartoœci¹ umowy ramowej jest
³¹czna wartoœæ zamówieñ, których zamawiaj¹cy zamierza udzieliæ w okresie trwania umowy ramowej.
Wartoœæ zamówienia na roboty budowlane ustala siê na podstawie:
– kosztorysu inwestorskiego
sporz¹dzanego na etapie
opracowania dokumentacji
projektowej albo na podstawie
planowanych kosztów robót
budowlanych okreœlonych
w programie funkcjonalnou¿ytkowym, je¿eli przedmiotem
4
zamówienia jest wykonanie
robót budowlanych w
rozumieniu ustawy z 7 lipca
1994 r. – Prawo budowlane,
– planowanych kosztów prac
projektowych oraz
planowanych kosztów robót
budowlanych okreœlonych
w programie funkcjonalnou¿ytkowym, je¿eli przedmiotem
zamówienia jest
zaprojektowanie i wykonanie
robót budowlanych w
rozumieniu ustawy – Prawo
budowlane.
Przy obliczaniu wartoœci zamówienia
na roboty budowlane uwzglêdnia siê
tak¿e wartoœæ dostaw zwi¹zanych
z wykonywaniem robót budowlanych
oddanych przez zamawiaj¹cego do dyspozycji wykonawcy.
Podstaw¹ ustalenia wartoœci zamówienia na us³ugi lub dostawy powtarzaj¹ce siê okresowo jest ³¹czna wartoœæ
zamówieñ tego samego rodzaju (kategoria), udzielonych w terminie poprzednich 12 miesiêcy lub w poprzednim roku bud¿etowym, z uwzglêdnieniem zmian iloœciowych zamawianych
us³ug lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok œredniorocznego
wskaŸnika cen towarów i us³ug konsumpcyjnych ogó³em, albo których zamawiaj¹cy zamierza udzieliæ w terminie 12 miesiêcy nastêpuj¹cych po
pierwszej us³udze lub dostawie.
Zamówienia publiczne w urzêdzie anga¿uj¹ œrodki publiczne w formie dokonywanych wydatków lub zaci¹gniêtych zobowi¹zañ. Wydatku dokonuje ten, kto
rozporz¹dza œrodkami finansowymi.
Zobowi¹zanie zaci¹ga ten, kto udziela
zamówienia.
Ustawa o finansach
publicznych
Wydatki publiczne powinny byæ dokonywane:
1) w sposób celowy i oszczêdny, z zachowaniem zasad:
a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nak³adów,
b) optymalnego doboru metod
i œrodków s³u¿¹cych osi¹gniêciu
za³o¿onych celów,
2) w sposób umo¿liwiaj¹cy terminow¹ realizacjê zadañ,
3) w wysokoœci i terminach wynikaj¹cych z wczeœniej zaci¹gniêtych
zobowi¹zañ.
Kontrola zarz¹dcza
Kontrolê zarz¹dcz¹ w jednostkach
sektora finansów publicznych stanowi ogó³ dzia³añ podejmowanych dla
zapewnienia realizacji celów i zadañ
w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczêdny i terminowy.
Celem kontroli zarz¹dczej jest zapewnienie w szczególnoœci:
1) zgodnoœci dzia³alnoœci z przepisami prawa oraz procedurami wewnêtrznymi,
2) skutecznoœci i efektywnoœci dzia³ania,
3) wiarygodnoœci sprawozdañ,
4) ochrony zasobów,
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postêpowania,
6) efektywnoœci i skutecznoœci przep³ywu informacji,
7) zarz¹dzania ryzykiem.
Kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny
za ca³oœæ gospodarki finansowej:
– za przygotowanie i
przeprowadzenie postêpowania
o udzielenie zamówienia
odpowiada kierownik
zamawiaj¹cego, a tak¿e inne
osoby w zakresie, w jakim
powierzono im czynnoœci
w postêpowaniu oraz czynnoœci
zwi¹zane z przygotowaniem
postêpowania,
– kierownik zamawiaj¹cego mo¿e
powierzyæ pisemnie
wykonywanie zastrze¿onych
dla niego czynnoœci
pracownikom zamawiaj¹cego.
Przy zamówieniach poni¿ej 14 tys. euro
nie mo¿emy pomin¹æ kontroli zarz¹dczej
– mamy zapewniæ równy dostêp do œrodków publicznych.
Nale¿y okreœliæ w jaki sposób kontrola
ma byæ u¿yteczna w urzêdzie: jak realizujemy cele kontroli zarz¹dczej, jak jest
stosowana. Wszyscy pracownicy powinni znaæ obowi¹zuj¹ce w urzêdzie zasady
kontroli zarz¹dczej, dlatego procedura
powinna byæ sformu³owana w formie pisemnej porz¹dkuj¹c cele kontroli zarz¹dczej, zapewniaj¹c jawnoœæ i transparentnoœæ. Przyk³adem nieprawid³owoœci
jest procedura jasna, zrozumia³a, mo¿liwa do wykonania, ale niestosowana.
Ustawa
o odpowiedzialnoœci
za naruszenie dyscypliny
finansów publicznych
Nowelizacja ustawy o odpowiedzialnoœci wprowadzi³a odpowiedzialnoœæ za
prawid³owe ustalenie wartoœci zamówienia.
• Art. 4.1. Odpowiedzialnoœci za
naruszenie dyscypliny finansów
publicznych podlegaj¹,
z zastrze¿eniem art. 4a:
1) osoby wchodz¹ce w sk³ad organu wykonuj¹cego bud¿et lub
plan finansowy jednostki sektora finansów publicznych
albo organu zarz¹dzaj¹cego
podmiotu niezaliczanego do
sektora finansów publicznych,
5
któremu przekazano do wykorzystania lub dysponowania
œrodki publiczne, lub zarz¹dzaj¹cego mieniem tych jednostek lub podmiotów;
2) kierownicy jednostek sektora
finansów publicznych;
3) pracownicy jednostek sektora
finansów publicznych lub
inne osoby, którym odrêbn¹
ustaw¹ lub na jej podstawie
powierzono wykonywanie
obowi¹zków w takiej jednostce, których niewykonanie lub
nienale¿yte wykonanie stanowi czyn naruszaj¹cy dyscyplinê
finansów publicznych, z zastrze¿eniem ust. 2;
4) w przypadku naruszenia dyscypliny finansów publicznych
okreœlonego w art. 17 osoba
niebêd¹ca pracownikiem jednostki sektora finansów publicznych, której na podstawie
przepisów o zamówieniach
publicznych zamawiaj¹cy powierzy³ przygotowanie lub
przeprowadzenie postêpowania o udzielenie zamówienia
publicznego, dzia³aj¹ca jako
pe³nomocnik zamawiaj¹cego,
podlega odpowiedzialnoœci za
to naruszenie, je¿eli zamawiaj¹cy jest jednostk¹ sektora finansów publicznych lub
udzielane zamówienie publiczne jest finansowane ze
œrodków publicznych.
• Art. 4a. Odpowiedzialnoœci za
naruszenie dyscypliny finansów
publicznych okreœlone w art. 13
podlegaj¹:
1) osoby zobowi¹zane lub upowa¿nione do dzia³ania w imieniu podmiotu, któremu odrêbn¹ ustaw¹ lub na jej podsta6
wie albo na podstawie umowy
lub w drodze porozumienia
powierzono okreœlone zadania
zwi¹zane z realizacj¹ programu finansowanego z udzia³em
œrodków pochodz¹cych z bud¿etu Unii Europejskiej, niepodlegaj¹cych zwrotowi œrodków z pomocy udzielanej
przez pañstwa cz³onkowskie
Europejskiego Porozumienia
o Wolnym Handlu (EFTA)
lub innych œrodków pochodz¹cych ze Ÿróde³ zagranicznych niepodlegaj¹cych zwrotowi, zwanych dalej „œrodkami
unijnymi lub zagranicznymi”;
2) osoby zobowi¹zane do realizacji projektu finansowanego
z udzia³em œrodków unijnych
lub zagranicznych, którym
przekazano œrodki publiczne
przeznaczone na realizacjê
tego projektu lub które wykorzystuj¹ takie œrodki;
3) osoby zobowi¹zane lub upowa¿nione do dzia³ania w imieniu podmiotu zobowi¹zanego
do realizacji projektu finansowanego z udzia³em œrodków
unijnych lub zagranicznych,
któremu przekazano œrodki
publiczne przeznaczone na
realizacjê tego projektu lub
który wykorzystuje takie œrodki.
• Art. 17.
1. Naruszeniem dyscypliny finansów
publicznych jest niezgodne
z przepisami o zamówieniach publicznych ustalenie wartoœci zamówienia publicznego lub jego
czêœci, je¿eli mia³o to wp³yw na
obowi¹zek stosowania przepisów
o zamówieniach publicznych albo
na zastosowanie przepisów doty-
cz¹cych zamówienia publicznego
o ni¿szej wartoœci;
2. Naruszeniem dyscypliny finansów
publicznych jest udzielenie zamówienia publicznego:
a) wykonawcy, który nie zosta³
wybrany w trybie okreœlonym
w przepisach o zamówieniach publicznych,
b) z naruszeniem przepisów
o zamówieniach publicznych dotycz¹cych przes³anek stosowania trybów udzielenia zamówienia publicznego: negocjacji bez og³oszenia, zamówienia z wolnej rêki lub
zapytania o cenê.
3. Naruszeniem dyscypliny finansów
publicznych jest naruszenie przepisów o zamówieniach publicznych w inny sposób ni¿ okreœlony w ust. 1 i 1b, je¿eli mia³o ono
wp³yw na wynik postêpowania
o udzielenie zamówienia publicznego, chyba ¿e nie dosz³o do
udzielenia zamówienia publicznego.
• Art. 18c. 1.
Naruszeniem dyscypliny finansów
publicznych jest niewykonanie lub
nienale¿yte wykonanie przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych obowi¹zków w zakresie kontroli zarz¹dczej w jednostce sektora finansów publicznych, je¿eli mia³o ono
wp³yw na:
• dokonanie wydatku powoduj¹cego przekroczenie kwoty wydatków ustalonej w planie finansowym jednostki,
• zaci¹gniêcie zobowi¹zania bez
upowa¿nienia okreœlonego ustaw¹
bud¿etow¹, uchwa³¹ bud¿etow¹
lub planem finansowym albo
z przekroczeniem zakresu tego
upowa¿nienia lub z naruszeniem
przepisów dotycz¹cych zaci¹gania
zobowi¹zañ przez jednostkê sektora finansów publicznych,
• udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy, który nie zosta³
wybrany w trybie okreœlonym
w przepisach o zamówieniach publicznych,
• zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego z naruszeniem przepisów o zamówieniach
publicznych dotycz¹cych formy
pisemnej umowy, okresu, na który umowa mo¿e byæ zawarta, lub
w przypadku wniesienia odwo³ania – terminu jej zawarcia,
• dokonanie, w zakresie gospodarki finansowej lub w postêpowaniu
o udzielenie zamówienia publicznego lub przygotowaniu tego postêpowania albo w postêpowaniu
o zawarcie umowy koncesji na roboty budowlane lub us³ugi, czynnoœci naruszaj¹cej dyscyplinê finansów publicznych przez osobê
nieupowa¿nion¹ do wykonania tej
czynnoœci.
Nale¿y pamiêtaæ:
Zamówienia i konkursy, których
wartoœæ nie przekracza wyra¿onej
w z³otych równowartoœci kwoty 14
000 euro mamy zrobiæ dobrze i dodatkowo udowodniæ, ¿e nasze postêpowanie by³o zgodne z przepisami.
Wartoœæ zamówienia i cena to s¹
dwie ró¿ne rzeczy. Wartoœæ zamówienia ustalamy przed jego realizacj¹, cenê
natomiast podaje wykonawca.
Jak ustalamy wartoœæ zamówienia?
Np. kupujemy komputer: sprawdziliœmy ceny u trzech dostawców i posiadamy informacjê, ¿e s¹ one nastêpuj¹ce: 5200 z³, 5000 z³ i 4800 z³, wówczas
5000 z³ jest odzwierciedleniem ceny
komputera na rynku.
7
Trudniej jest przy us³ugach projektowych, gdy¿ tu mog¹ byæ znaczne rozbie¿noœci np. 20 000 z³, 52 000 z³, 96
000 z³. Ustalona œrednia cena us³ugi
jest niewiarygodna, dlatego musimy
poszukaæ wiêcej Ÿróde³ informacji, tak
by ustalona wartoœæ zamówienia by³a
wiarygodna.
Je¿eli mamy trzy Ÿród³a informacji
to starannoœæ jest nale¿yta, musz¹ to
jednak byæ generalne Ÿród³a.
Trudno negowaæ procedurê, w której zapisano, ¿e cenê nale¿y sprawdziæ
u trzech dostawców.
Mo¿emy zapisaæ, ¿e procedury nie
stosuje siê do zamówieñ poni¿ej 500 z³,
wówczas nie stosujemy kontroli zarz¹dczej do zamówieñ poni¿ej 500 z³.
Powinniœmy zapisaæ, kiedy wymagana
jest umowa pisemna.
Zapisy nie mog¹ byæ sprzeczne
z kontrol¹ zarz¹dcz¹ oraz ustawami
o finansach publicznych i zamówieniach publicznych.
Regulujemy materiê zamówieñ publicznych, ale te¿ i finansów – art.5
„w okreœlonych przypadkach stosuje
siê woln¹ rêkê bez stosowania przes³anek”.
Nie ma obowi¹zku prowadzenia
rejestru zamówieñ publicznych poni¿ej 14 tys. euro.
Dobr¹ praktyk¹ jest zaanga¿owanie
pracowników
merytorycznych
w udzielanie zamówieñ.
Opr. B.S.
Postêpowanie administracyjne w jst
Informacja ze spotkania konsultacyjnego Forum Sekretarzy Samorz¹dów Polski Po³udniowej z udzia³em Pana Tomasza Gawroñskiego, które odby³o siê 4 wrzeœnia br.
w MISTiA w Krakowie.
Metryka sprawy administracyjnej jest
zak³adana i prowadzona w sprawach,
które tocz¹ siê w oparciu o Kodeks
postêpowania administracyjnego.
Wzór metryki i sposób jej prowadzenia okreœla rozporz¹dzenie wykonawcze. Katalog spraw wy³¹czonych spod
obowi¹zku prowadzenia metryk jest
doϾ szeroki.
Metrykê powinien prowadziæ ka¿dy z pracowników organu, który
uczestniczy w podejmowaniu czynnoœci w postêpowaniu administracyjnym.
Nie jest zatem uzasadnione powierzenie tej czynnoœci jednemu pracownikowi, co wynika z ratio legis art. 66
Kpa.
8
Czy wszystkie czynnoœci
musz¹ znaleŸæ siê
w metryce?
W praktyce wpisywanie dok³adnie
ka¿dej czynnoœci mo¿e byæ niemo¿liwe albo bardzo uci¹¿liwe, zatem nale¿y stan¹æ na stanowisku, ¿e do metryki wpisujemy tylko czynnoœci, które s¹
istotne dla sprawy. Warto dodaæ, ¿e
sam ustawodawca w uzasadnieniu noweli wskaza³, ¿e zmiana ma byæ powi¹zana z odpowiedzialnoœci¹ funkcjonariuszy publicznych, dlatego wpisywanie do metryki wszystkich osób i ka¿dej czynnoœci (nawet osób, które wykonuj¹ czynnoœci symboliczne, nie bêd¹c przy tym funkcjonariuszami publicznymi), nale¿y uznaæ za zbêdne.
W którym momencie
nale¿y za³o¿yæ metrykê
sprawy?
Z treœci art. 66a Kpa wynikaæ mo¿e,
¿e metryka powinna byæ zak³adana np.
ju¿ w chwili wp³ywu pisma do biura
podawczego organu, gdy¿ tam ju¿ dokonuj¹ siê pierwsze czynnoœci. Nale¿y
jednak przyj¹æ rozwi¹zanie najbardziej
dogodne dla funkcjonowania urzêdu,
oczywiœcie mieszcz¹ce siê w ramach
prawa. Metrykê (tabelkê) mo¿na do³¹czyæ do podania ju¿ na etapie biura
podawczego, ale nie bêdzie to dobre
rozwi¹zanie (trzeba pamiêtaæ, ¿e nie
w ka¿dej sprawie nale¿y metrykê za³o¿yæ). Metrykê powinien za³o¿yæ tzw.
pierwszy pracownik merytoryczny,
któremu sprawê przekazano i który
bêdzie dokonywa³ pierwszej merytorycznej czynnoœci w postêpowaniu.
W §1 rozporz¹dzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji dotycz¹cego
metryk spraw administracyjnych powtórzone zosta³y niektóre przepisy
ustawowe. W zale¿noœci od tego czy
metryka sprawy powstaje w formie pisemnej, czy elektronicznej, minister
ustanowi³ dla niej nieco inne sposoby
prowadzenia.
Podstawowy sposób prowadzenia
metryki sprawy administracyjnej okreœla § 3 rozporz¹dzenia. Zgodnie z nim
metrykê sprawy sporz¹dza siê w formie tabeli, której wzór stanowi za³¹cznik do rozporz¹dzenia. W tabeli musz¹
znaleŸæ siê nastêpuj¹ce dane:
– oznaczenie sprawy – rozumiane
jako data wszczêcia lub znak
sprawy
– tytu³ sprawy – rozumiany jako
zwiêz³e okreœlenie przedmiotu
sprawy
– numer kolejny czynnoœci
– datê podjêtej czynnoœci
– oznaczenie osoby podejmuj¹cej
dan¹ czynnoœæ – rozumiane
jako wskazanie imienia,
nazwiska i stanowiska
– okreœlenie podejmowanej
czynnoœci
– wskazanie identyfikatora
dokumentu w aktach sprawy,
do którego odnosi siê dana
czynnoϾ Рrozumiane jako
podanie daty dokumentu
(je¿eli w sprawie jest tylko
jeden dokument z okreœlon¹
dat¹) b¹dŸ znaku pisma lub
innego niepowtarzalnego w
danej sprawie identyfikatora
dokumentu, do którego odnosi
siê dana czynnoœæ. Dopuszcza
siê jednak równie¿ dodatkowe
oznaczenie dokumentów
w sprawie, w celu u³atwienia
powi¹zania ich z wpisem
w metryce sprawy.
Takie okreœlenie wymaganej treœci
metryki budzi pewne w¹tpliwoœci. Na
przyk³ad: nadanie sprawie tytu³u – jak
ma byæ skonstruowane i co ma zawieraæ? Rozporz¹dzenie nie daje ¿adnych
wskazówek w tym zakresie. Jeœli ma to
byæ tytu³ ogólnie okreœlaj¹cy przedmiot sprawy (np. wydanie decyzji
o pozwoleniu na budowê), to taki tytu³
niewiele wnosi, bo nie identyfikuje
sprawy. Je¿eli do takiego wskazania
mia³yby byæ dodane inne informacje
jednoznacznie identyfikuj¹ce sprawê,
wówczas mog¹ okazaæ siê one niepotrzebne, bo tê funkcjê spe³nia pole
z oznaczeniem sprawy. Kolejna w¹tpliwoœæ dotyczy pola z oznaczeniem osoby podejmuj¹cej dan¹ czynnoœæ. Wymóg wskazania stanowiska oznacza
zapewne koniecznoœæ podania stanowiska s³u¿bowego pracownika urzêdu
administracji, jednak – co zosta³o
9
wskazane wczeœniej – z przepisów
ustawowych wynika, i¿ w metryce
sprawy powinny byæ odnotowywane
czynnoœci wszystkich osób wykonuj¹cych czynnoœci w danej sprawie, a nie
tylko urzêdników.
Zastrze¿enia budzi równie¿ ostatni element, czyli powi¹zanie metryki
z dokumentem w aktach sprawy.
W przypisie do tabeli – która stanowi
za³¹cznik do rozporz¹dzenia – minister dopuœci³ wprowadzenie „dodatkowego oznaczenia dokumentów w sprawie w celu u³atwienia powi¹zania ich
z wpisem w metryce sprawy”. Na czym
owo dodatkowe oznaczenie ma polegaæ i jak ma siê ono do istniej¹cych
w chwili obecnej sposobów i zasad
oznaczania dokumentów – nie zosta³o wyjaœnione.
Kolejny przepis rozporz¹dzenia
umo¿liwia wype³nianie tabeli zarówno odrêcznie, jak i w formie elektronicznej. Ta druga forma mo¿e byæ wykorzystana wy³¹cznie wtedy, gdy:
– zapewniona jest ochrona
metryk elektronicznych przed
utrat¹ – poprzez okresowe
wykonywanie kopii
zabezpieczaj¹cych na
informatycznym noœniku
danych, innym ni¿ ten, na
którym zapisywane s¹ dane
bie¿¹ce
– zapewnione jest jednoznaczne
powi¹zanie elektronicznych
metryk z nieelektronicznymi
aktami spraw, do których siê
odnosz¹
– istnieje mo¿liwoœæ
niezw³ocznego odnalezienia,
a w razie potrzeby tak¿e
wydrukowania, ¿¹danej
metryki.
10
Wydruk tabeli nale¿y do³¹czyæ
do akt sprawy po wykonaniu
ostatniej czynnoœci w sprawie
lub w razie zaistnienia takiej
potrzeby (przy czym nie ma
wskazówek z czego taka
potrzeba mo¿e wynikaæ).
Mo¿na z tego wywnioskowaæ, i¿
metryka sprawy, najpóŸniej po
zakoñczeniu postêpowania,
musi zostaæ uzupe³niona,
wydrukowana i w³¹czona do
akt sprawy.
Jak z tego wynika, s¹ to wiêc dane analogiczne jak w metryce sprawy prowadzonej w formie pisemnej.
Rozporz¹dzenie wprowadza te¿
pewien wyj¹tek: je¿eli dokumentacja
odzwierciedlaj¹ca przebieg za³atwiania
spraw powstaje w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do realizacji okreœlonych wyspecjalizowanych
elektronicznych us³ug publicznych
i system ten zapewnia mo¿liwoœæ wyszukania i prezentacji wskazanych
wy¿ej danych, to za metrykê sprawy
uwa¿a siê te dane. Ma to zapobiec dublowaniu gromadzenia danych.
Rodzaje spraw, w których wy³¹czony jest obowi¹zek prowadzenia metryki sprawy zosta³ okreœlony w odrêbnym rozporz¹dzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji. Rozporz¹dzenie
zawiera 3 za³¹czniki, w których znajduj¹ siê wykazy ustaw, rozporz¹dzeñ
i aktów stanowionych przez organy
Unii Europejskiej stanowi¹cych podstawê rozstrzygniêcia spraw, w których
obowi¹zek prowadzenia metryki sprawy jest wy³¹czony. W wykazach znajduje siê 128 ustaw, 27 rozporz¹dzeñ
oraz 4 akty organów UE. Liczba spraw,
w których nie ma obowi¹zku prowadzenia ich metryk jest wielokrotnie
wiêksza.
Praktyczne prowadzenie
metryki sprawy
W metrykê wpisujemy wszystko to,
co adresujemy na zewn¹trz.
Uruchamiamy postêpowanie po
otrzymaniu wniosku (¿¹danie strony). Jeœli wniosek obarczony jest brakiem formalnym, wzywamy stronê
(art.64 k.p.a.) i odnotowujemy w metryce. Rejestrujemy wszystkie nasze
czynnoœci np. wyst¹pienie o uzgodnienia (nie wpisujemy otrzymanego
uzgodnienia). Jeœli pozostawiamy
wniosek bez rozpatrzenia – to odnotowujemy w metryce. Równie¿ wszelkie pisma kierowane z art.64 i 50 Kpa
(np. wezwanie do oglêdzin, wezwanie
na rozprawê). Celem metryki jest zilustrowanie, który funkcjonariusz i na
jakim etapie wspó³tworzy³ decyzjê administracyjn¹. Kto przygotowywa³,
a kto wydawa³ (w ma³ych urzêdach
czêsto jest to ta sama osoba). W metryce odnotowujemy równie¿ moment
przekazania odwo³ania do instancji
wy¿szej.
Metryka jest dodatkowym elementem do akt sprawy. Przy zarzucaniu
bezczynnoœci organowi, metryka pozwoli ustaliæ fakty.
Œwiadczenia rodzinne musz¹ posiadaæ metryki, sprawy alkoholowe tylko w przypadku stwierdzenia wygaœniêcia zezwolenia.
Jeœli sprawa nie ma charakteru
sprawy administracyjnej, choæ wymaga naszej aktywnoœci, to metryki nie
tworzymy.
Art 65: je¿eli organ administracji
publicznej, do którego podanie wniesiono jest niew³aœciwy w sprawie, niezw³ocznie przekazuje je do organu
w³aœciwego, zawiadamiaj¹c jednoczeœnie o tym wnosz¹cego podanie. Fakt
ten odnotowujemy w metryce.
Zaœwiadczenia nie wymagaj¹ metryki, ale odmowa jego wydania obliguje za³o¿enie metryki.
Skargi: w sprawach nieadministracyjnych, nie ma obowi¹zku prowadzenia metryki, za wyj¹tkiem sytuacji, gdy
powoduje wszczêcie postêpowania administracyjnego.
Brak metryki sprawy w postêpowaniu odwo³awczym nie skutkuje uchyleniem decyzji
Postêpowanie
administracyjne
Uchylenie decyzji najczêœciej jest
spowodowane uchybieniami proceduralnymi.
W niektórych postêpowaniach konieczna jest pomoc fachowca np. bieg³ego. Powo³anie bieg³ego generuje
koszty, ale podnosi rangê rozstrzygniêcia.
Art.36 Kpa od administracji wymaga siê dzia³ania, inaczej s¹ skargi na
bezczynnoœæ, które komplikuj¹ prowadzone postêpowanie. Je¿eli w trakcie
postêpowania wp³ywa skarga na bezczynnoœæ, a mamy zakoñczone postêpowanie i mo¿emy wydaæ decyzjê, to
j¹ niezw³ocznie wydajmy. Postêpowanie jest wówczas zakoñczone i nie ma
bezczynnoœci.
I instancja zawsze powinna odnieϾ
siê do podniesionych w za¿aleniu (czy
odwo³aniu) zarzutów. Pismo przewodnie mo¿e wspomóc dodatkowymi
informacjami decyzjê przekazywan¹
w trybie odwo³ania do II instancji.
Je¿eli odwo³anie otrzymujemy za
poœrednictwem poczty, to do akt sprawy do³¹czamy kopertê. Na pieczêci
wp³ywu odnotowujemy jak dorêczono
odwo³anie (poczt¹ czy osobiœcie).
Istotne s¹ równie¿ zwrotki, z których
wynika czy korespondencja by³a dorêczona skutecznie (art. 40 Kpa)
11
Je¿eli odwo³anie otrzymujemy faxem, to nie ma w³asnorêcznego podpisu. Jest to brak formalny- wzywamy
stronê do uzupe³nienia.
Korzystajmy z CBOSA (Centralna
Baza Orzeczeñ S¹dów Administracyjnych) – s¹ tam wyroki z uzasadnieniami. Mo¿emy szukaæ problemowo np.
„wycinka drzew” lub po numerze sprawy wype³niaj¹c formularz wyszukiwania. Mo¿emy je przytoczyæ w uzasadnieniach wydawanych decyzji.
Organy administracji publicznej
obowi¹zane s¹ do zapewnienia stronom czynnego udzia³u w ka¿dym sta-
dium postêpowania, a przed wydaniem
decyzji umo¿liwiæ im wypowiedzenie
siê co do zebranych dowodów i materia³ów oraz zg³oszonych ¿¹dañ. Je¿eli
strona jest jedna, bra³a udzia³ w postêpowaniu i ma wiedzê na temat zgromadzonych dowodów, to przed wydaniem decyzji nie musimy jej wzywaæ do
wypowiedzenia siê odnoœnie zebranych materia³ów, co tym samym
przed³u¿a termin wydania decyzji.
Funkcjonariusz publiczny za wadliwe decyzje mo¿e ponieœæ odpowiedzialnoœæ maj¹tkow¹.
Opr. B.S.
Informator jest wydawnictwem wewn¹trzorganizacyjnym FSSPP rozprowadzanym bezp³atnie.
31-153 Kraków, ul. Szlak 73a,
Informator redaguj¹:
Ma³gorzata Dru¿yñska,
Bogus³awa Smreczyñska
12
tel./fax (12) 633-51-54, 633-98-00, 634-16-70
e-mail: mistia@ mistia.org.pl
http://www.mistia.org.pl
Nak³ad: 180 egz.