Regionalna Izba Obrachunkowa - Regionalnej Izby Obrachunkowej

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Zielonej Górze
65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03
www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: [email protected]
Zielona Góra, 2015.06.30
RIO.I.092.21.2015
Pan
Tomasz Niesłuchowski
Wójt Gminy Żagań
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy
z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r.
poz. 1113 z późn. zm.), przeprowadziła w okresie od 08.01.2015 r. do 08.05.2015 r. kontrolę
kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie wiejskiej Żagań za 2014 r.
Wyniki kontroli omówiono i podpisano protokół w dniu 08.05.2015 r.
Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju gminy oraz jej jednostek
organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, realizację
wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym wydatków na wynagrodzenia nauczycieli
z tytułu wypłaty dodatku uzupełniającego, udzielanie zamówień publicznych, rozliczanie
otrzymanych i udzielonych dotacji, zagadnienia dotyczące długu publicznego, gospodarowanie
mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.
W związku z przeprowadzoną kontrolą, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych przekazuję Panu Wójtowi niniejsze wystąpienie pokontrolne.
W zakresie prowadzenia ewidencji księgowej urzędu kontrolująca wykazała, że w ewidencji
podatkowej dokonywano zapisów wpłat z tytułu rat podatku od nieruchomości na łączną kwotę
1.475.457 zł, pod inną datą, niż w dzienniku i na kontach księgi głównej, a ponadto zapisy dwóch
rat podatku zostały dokonane pod datą dnia wolnego od pracy, przez co podatkowa ewidencja
księgowa, będąca integralną częścią ewidencji księgowej urzędu, nie była prowadzona rzetelnie,
co stanowi naruszenie art. 24 ust. 1 i 2 w zw. z art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) oraz § 9 ust. 1 Rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont
dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010 r. Nr 208, poz. 1375).
Osoba odpowiedzialna za powyższą nieprawidłowość nie pracuje już w Urzędzie Gminy,
w związku z czym wskazania przyczyny powstałej nieprawidłowości zażądano od Skarbnika
odpowiedzialnej za nadzór nad wypełnianiem obowiązków przez pracowników Referatu
Finansowego. Z udzielonych wyjaśnień wynika, że przyczyną powstałej nieprawidłowości było
nieprzestrzeganie przepisów prawa w powyższym zakresie przez odpowiedzialnego pracownika.
Kontrola realizacji dochodów z tytułu podatków od nieruchomości, rolnego i leśnego
w badanej próbie wykazała, że w decyzjach ustalających łączne zobowiązanie pieniężne, organ
podatkowy błędnie określił termin płatności III raty podatku wskazując datę 16.09.2014 r. zamiast
15 września każdego roku, która w 2014 r. nie była dniem wolnym od pracy, czym naruszono
art. 6 ust. 7 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych
(tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 849 z późn. zm.), art. 6a ust. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r.
o podatku rolnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 1381 z późn. zm.) oraz art. 6 ust. 3 ustawy
z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 465).
Z udzielonych przez R. K. - Podinspektor w Referacie Finansów wyjaśnień wynika, że przyczyną
nieprawidłowości było błędne ustawienie daty w programie podatkowym przez pracownika firmy
obsługującej ten program oraz przeoczenie. Niezweryfikowanie błędu spowodowane było
spiętrzeniem obowiązków w tym okresie.
Kontrola
terminowości
złożenia
deklaracji
wykazała
4
przypadki
niepobrania
i niewyegzekwowania opłaty skarbowej za złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie
pełnomocnictwa lub prokury, o którym mowa w art. 80 a § 1 i 2 w zw. z art. 80 b ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.), co stanowi
naruszenie art. 1 ust. 1 pkt. 2 w związku z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie
skarbowej (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r. poz. 783) w związku z § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 187,
poz. 1330). Z udzielonych przez osoba odpowiedzialną R. K. - Podinspektor w Referacie Finansów
2
wyjaśnień wynika, że przyczyną powstałej nieprawidłowości było przeoczenie. W trakcie kontroli
usunięto nieprawidłowość.
W toku kontroli zobowiązań podatkowych stwierdzono 4 przypadki niewłaściwego zaliczenia
wpłat na należność główną i odsetki za zwłokę w sytuacji, gdy dokonane wpłaty nie pokrywały
kwoty zaległości wraz z odsetkami, na łączną kwotę 178 zł, co było niezgodne z art. 55 § 2 ustawy
z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Osoba odpowiedzialna za powyższą
nieprawidłowość nie pracuje już w Urzędzie Gminy, w związku z czym wskazania przyczyny
powstałej nieprawidłowości zażądano od Skarbnika Gminy odpowiedzialnej za nadzór nad
wypełnianiem obowiązków przez pracowników Referatu Finansowego. Z udzielonych wyjaśnień
wynika, że przyczyną powstałej nieprawidłowości było nieprzestrzeganie przepisów prawa
w powyższym zakresie przez odpowiedzialnego pracownika.
Kontrola wykazała, że podatnik podatku od środków transportowych wskazał w złożonej
deklaracji błędną kwotę podatku w wysokości 1.146,00 zł, zamiast prawidłowej 1.369,00 zł, a także
w korekcie deklaracji, złożonej z powodu nabycia środka transportu w ciągu roku, wskazał błędną
kwotę podatku 860,00 zł zamiast prawidłowej 1.027,00 zł. Organ podatkowy nie dokonał czynności
sprawdzających celem stwierdzenie formalnej poprawności złożonych deklaracji oraz nie dokonał
korekty deklaracji, cym naruszał art. 272 pkt 2 ustawy Ordynacja Podatkowa. Podatek został
zaniżony o kwotę 390 zł, co narusza zasady określone przez Radę Gminy w Uchwale Nr XII/82/11
z dnia 28 października 2011 r. w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków
transportowych dla Gminy Żagań. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialna R. K. - Podinspektor
w Referacie Finansów wynika, że powstała nieprawidłowość była wynikiem przeoczenia
spowodowanego
przyjęciem
nowych
obowiązków
w
zakresie
podatków
od
środków
transportowych. W trakcie kontroli podatnik złożył korektę deklaracji na 2014 r., na podstawie
której należny podatek został przypisany na jego koncie.
W zakresie windykacji należności podatkowych kontrola wykazała, że w 13 przypadkach
organ podatkowy nie podejmował żadnych czynności zmierzających do zastosowania środków
egzekucyjnych wobec podatników mających zaległości podatkowe na łączną kwotę 11.325,40 zł,
co było niezgodne z art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym
w administracji (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 1619 z późn. zm.). Osoba odpowiedzialna
za powyższą nieprawidłowość nie pracuje już w Urzędzie Gminy, w związku z czym wskazania
przyczyny powstałej nieprawidłowości zażądano od Skarbnika Gminy odpowiedzialnej za nadzór
nad wypełnianiem obowiązków przez pracowników Referatu Finansowego. Skarbnik wyjaśniła,
że niepodejmowanie czynności egzekucyjnych było spowodowane dużą ilością wykonywanych
obowiązków przez pracownika, który z końcem roku odszedł na emeryturę.
3
W 9 przypadkach w objętej kontrolą próbie 205 kart kontowych stwierdzono, że organ
podatkowy nie wystawił tytułów wykonawczych w stosunku do podatników posiadających
zaległość podatkową z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego na łączną kwotę 2.220,00 zł,
co stanowi naruszenie art. 15 ust. 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji
w zw. z § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu
postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających
do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656). Osoba odpowiedzialna
za powyższą nieprawidłowość nie pracuje już w Urzędzie Gminy, w związku z czym wskazania
przyczyny powstałej nieprawidłowości zażądano od Skarbnika odpowiedzialnej za nadzór
nad wypełnianiem obowiązków przez pracowników Referatu Finansowego. Skarbnik wyjaśniła,
że niewystawienie tytułów wykonawczych było spowodowane dużą ilością wykonywanych
obowiązków przez pracownika odpowiedzialnego za egzekucję zobowiązań podatkowych oraz
przejściem z końcem 2014 roku tego pracownika na emeryturę.
W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Wójta Gminy Żagań w dniu 23.08.2011 r.
Prezes RIO wniósł o:
 wysyłanie do zobowiązanych upomnień, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu
dni od dnia doręczenia upomnienia, jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie
określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, stosownie do § 3 ust. 1
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych
przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541
z późn. zm.), gdzie powyższy obowiązek obecnie reguluje § 5 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności
pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków
egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656),
 wystawianie tytułów wykonawczych po bezskutecznym upływie terminu określonego
w upomnieniu, stosownie do § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada
2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym
w administracji, gdzie powyższy obowiązek obecnie reguluje § 4 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności
pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków
egzekucyjnych.
Wskazując przyczynę niewykonania wniosków pokontrolnych Wójt wyjaśnił, że otrzymał
informację od Pani Skarbnik, iż zobowiązała pracownika odpowiedzialnego za egzekucję
należności podatkowych do bezwzględnego stosowania i przestrzegania przepisów w ww. zakresie.
4
Mając powyższe na uwadze Wójt Gminy nie zorganizował funkcjonowania adekwatnej,
skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, poprzez nieosiągnięcie celu kontroli zarządczej, jakim
jest zapewnienie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi
w zakresie dochodzenia należności podatkowych, wskazanego w art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 855 z późn. zm.),
w związku z art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy. Z udzielonych przez Wójta wyjaśnień wynika, że powstanie
nieprawidłowości było spowodowane złą organizacją pracy.
Kontrola w zakresie dochodzenia należności cywilnoprawnych wykazała, że wierzyciel
nie podjął czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległości na koniec 2014 r w przypadku
2 użytkowników
wieczystych
posiadających
zaległość
w
łącznej
kwocie
6.769,54
zł
oraz w przypadku 4 najemców posiadających zaległość w łącznej kwocie 89.701,14 zł.
W powyższych przypadkach naruszono art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych.
Osoba odpowiedzialna za te nieprawidłowości nie pracuje już w Urzędzie Gminy, w związku
z czym wskazania przyczyny powstałej nieprawidłowości zażądano od Skarbnika oraz od Wójta
odpowiedzialnych za nadzór nad wypełnianiem obowiązków przez pracowników Referatu
Finansowego. Z udzielonych przez Skarbnik i Wójta wyjaśnień wynika, że przyczyną powyższej
nieprawidłowości było przeoczenie oraz wprowadzenie programu odpracowywania zadłużenia
z tytułu użytkowania lokalu mieszkalnego z uwagi na bardzo niską ściągalność długów.
Kontrolująca na podstawie przedstawionej dokumentacji ustaliła, że żaden z dłużników,
do których wysłane zostały zawiadomienia w sprawie podjęcia programu odpracowywania
zadłużenia nie podjął czynności zmierzających do odpracowania długu lub jego restrukturyzacji.
Z wyjaśnień Wójta wynika, iż w związku z nieprzystąpieniem żadnego najemcy posiadającego
zaległości do programu w 2015 roku wysłano do najemców pisma o wypowiedzenie umów najmu.
Mając powyższe na uwadze Wójt Gminy nie zorganizował funkcjonowania adekwatnej,
skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, poprzez nieosiągnięcie celu kontroli zarządczej, jakim
jest zapewnienie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi
w zakresie dochodzenia należności cywilnoprawnych, wskazanego w art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy
o finansach publicznych, w związku z art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy. Z udzielonych przez Wójta
wyjaśnień wynika, że powstanie nieprawidłowości było spowodowane złą organizacją pracy.
W zakresie naliczania i pobierania opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów
alkoholowych stwierdzono, że
 w 3 przypadkach wydano zezwolenia bez uzyskania pozytywnej opinii gminnej komisji
rozwiązywania problemów alkoholowych o zgodności lokalizacji punktu sprzedaży z uchwałą
rady gminy, co stanowi naruszenie art. 18 ust. 3a ustawy z dnia 26 października 1982 r.
5
o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz.
1356 z późn. zm.). Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej Sekretarz Gminy wynika, że przyczyną
powyższej nieprawidłowości był brak weryfikacji dokumentów przygotowywanych przez
pracownika referatu organizacyjnego.
 w 4 przypadkach wydano zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych na podstawie
wniosków niezawierających dokumentów: potwierdzających tytuł prawny wnioskodawcy
do lokalu stanowiącego punkt sprzedaży napojów alkoholowych oraz decyzji właściwego
państwowego
inspektora
sanitarnego
o
zatwierdzeniu
zakładu,
o
której
mowa
w art. 65 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia
(Dz. U. z 2010 r. Nr 136, poz. 914, z późn. zm.), przez co nie spełniono wymogów
art. 18 ust. 6 pkt 2 i 4 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości
i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej za prowadzenie spraw
związanych z wydawaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych K. J. - Inspektor
w Referacie Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich, wynika że przyczyną powstałej
nieprawidłowości było przeoczenie.
 w jednym przypadku Wójt nie wydał decyzji stwierdzających wygaśniecie 3 zezwoleń
na sprzedaż napojów alkoholowych w związku z niezłożeniem, przez przedsiębiorcę
prowadzącego sprzedaż napojów alkoholowych, pisemnego oświadczenia o wartości
sprzedaży poszczególnych rodzajów napojów alkoholowych w punkcie sprzedaży, w terminie
określonym w art. 111 ust. 4 cyt. powyżej ustawy, co naruszyło dyspozycje art. 18 ust. 12 pkt
5 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Z wyjaśnień K. J. Inspektor w Referacie Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich, wynika że przyczyną
powyższej nieprawidłowości było przeoczenie.
Kontrola wydatków w zakresie rozliczenia podróży służbowych pracowników Urzędu Gminy
wykazała, że rozliczono koszty podróży z opóźnieniem, tj. 34 dni po terminie o którym mowa
w § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.
w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).
Z udzielonych przez Inspektor A. A. wyjaśnień wynika, że przyczyną powstałej nieprawidłowości
było przeoczenie.
W toku przeprowadzania ww. czynności kontrolnych kontrolująca ustaliła, również
że sołtysowi pełniącemu funkcję wiceprzewodniczącego rady wypłacono koszty podróży służbowej
w kwocie 568,34 zł za udział w Krajowym Stowarzyszeniu Sołtysów pomimo, że rada gminy
nie określiła zasad, na jakich członkom rady sołeckiej, będzie przysługiwała dieta lub zwrot
6
kosztów podróży służbowej, stosownie do art. 37b ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.
o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.). Wójt wyjaśnił, iż był
przekonany, że rozliczenie kosztów podróży dotyczy wiceprzewodniczącego rady gminy,
a nie sołtysa. Powyższe wyjaśnienia nie zmieniają ustaleń kontroli, ponieważ z przedstawionych
dowodów, załączonych do protokołu kontroli wynika, że J.D. uczestniczył w spotkaniach sołtysów
jako sołtys a nie jako wiceprzewodniczący Rady.
W zakresie zamówień publicznych kontrola wykazała, że ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
pn. „Odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych z terenu nieruchomości zamieszkałych
i niezamieszkałych na terenie Gminy Żagań” zamieszczone zostało w BZP w dniu 23.11.2014 r., tj.
146 dni po zawarciu umowy, co stanowi naruszenie art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.). Z wyjaśnień
osoby odpowiedzialnej J. C. - Inspektor w Referacie Gospodarki Komunalnej, Rozwoju
i Nieruchomości, która sporządziła i przekazała ww. sprawozdanie do Biuletynu Zamówień
Publicznych wynika, że przyczyną powstałej nieprawidłowości było niedopatrzenie.
W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Wójta Gminy Żagań w dniu 23.08.2011 r.
Prezes RIO wniósł o zamieszczanie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień
Publicznych niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego, stosownie
do art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Przyczynę niewykonania wniosku
pokontrolnego Wójt Gminy wyjaśnił przeoczeniem pracownika merytorycznego zajmującego się
ww. postępowaniem.
Kontrola wykazała, że Zamawiający w 2 przypadkach dokonał zwrotu wadium -wniesionego
przez „Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania i Robót Drogowych” w kwocie 13.000 zł,
który wygrał przetarg pn. „Odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych z terenu
nieruchomości zamieszkałych i niezamieszkałych na terenie Gminy Żagań” - 157 dni po zawarciu
umowy, a także wniesionego przez przedsiębiorcę P.H.U.P. „Bartex” Bartłomiej Szylińczuk
z Niegosławic w kwocie 12.000 zł, który wygrał przetarg pn.: „Przebudowa nawierzchni drogi wraz
z odwodnieniem w miejscowości Dzietrzychowice” - 5 dni po zawarciu umowy, czym naruszono
art. 46 ust. 1a ustawy Prawo zamówień publicznych. Z udzielonych wyjaśnień Skarbnika wynika,
że przyczyną nieprawidłowości było nieterminowe przekazanie przez odpowiedzialnych
pracowników pism w sprawie zwrotu wadium do Referatu finansów. Osoby odpowiedzialne Inspektor w Referacie Gospodarki Komunalnej, Rozwoju i Nieruchomości - J. C. oraz B.S.-M. specjalista ds. Planu Przestrzennego, Wydawania Decyzji o Środowiskowych Uwarunkowaniach,
Zgody na Realizację Przedsięwzięć i Zamówień Publicznych, Inwestycji – wyjaśniły, że przyczyną
powstałych nieprawidłowości było przeoczenie i natłok obowiązków.
7
Kontrola w zakresie udzielonych dotacji dla podmiotów niezaliczanych do sektora finansów
publicznych wykazała, że oferty klubów sportowych „Sparta” z Miodnicy i „Kwisa” Trzebów
zostały złożone na nieaktualnym wzorze, czym naruszono § 1 pkt 1 ww. rozporządzenia Ministra
Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania
publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25).
Inspektor K. J. wyjaśniła, że w dniu otwarcia ofert komisja stwierdziła, iż oferty klubów zostały
złożone na nieprawidłowym druku i Przewodniczący komisji zadecydował o poinformowaniu
oferentów telefonicznie o obowiązku poprawienia ofert.
Wyniki otwartego konkursu ofert nie zostały ogłoszone w siedzibie organu administracji
publicznej w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń, co stanowi naruszenie
z art. 15 ust. 2j w zw. art. 13 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku
publicznego i o wolontariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 1118 z późn. zm.). Osoba
odpowiedzialna K. J. - Inspektor w Referacie Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich przyczyny
powstałej nieprawidłowości wyjaśniała przeoczeniem.
W zakresie rozliczenia udzielonych dotacji kontrolująca stwierdziła nieprawidłowości
polegające na :
 wykazaniu w sprawozdaniu końcowym przez klub sportowy „Beskid Bożnów” z Bożnowa
kosztów prowadzenia rachunku bankowego poniesionych w okresie od października 2013 r.
do lutego 2014 r., tj. przed podpisaniem umowy, czyli przed rozpoczęciem realizacji zadania
w kwocie 85,17 zł, co stanowi naruszenie § 2 ust. 1 umowy nr 5/2014 z dnia 20.02.2014 r.
 wykazaniu w sprawozdaniach końcowych przez klub sportowy „Pożarów” z Pożarowa,
przez klub „Sparta Miodnica” oraz przez „Klub Sportowy w Tomaszowie” kosztów
opłacenia polisy ubezpieczenia zawodników obejmującej również okres, w którym zadanie
publiczne nie było już realizowane, co stanowi naruszenie odpowiednio § 2 umowy
Nr 6/2014 z 20.02.2014 r. oraz § 2 umowy Nr 1/2014 z 20.02.2014 r., oraz § 2 umowy
Nr 2/2014 z 20.02.2014 r,
 opłaceniu podatku dochodowego od ekwiwalentu sędziowskiego przez klub sportowy
„Sparta Miodnica” z otrzymanej dotacji w kwocie 490,00 zł, co było niezgodne z celem,
na który dotacja została przyznana i przekazana, określonym w § 2 ust. 2 umowy nr 1/2014
z dnia 20.02.2014 r.
Kontrola rozliczenia tych dotacji wykazała, że nie ustalono iż dotacja została w części
wykorzystano niezgodnie z przeznaczeniem w łącznej kwocie 575,17 zł pomimo, że dokonano
zapłaty, ze środków pochodzących z dotacji, za inne zadania niż te, na które dotacja była udzielona.
Nie ustalono również, że część dotacji pobrano w nadmiernej wysokości w łącznej kwocie 654,27
8
zł, pomimo, że zrefundowano ww. dotacją wydatki dokonane przed zawarciem umowy, co było
niezgodne z przepisami art. 252 ust. 1 pkt 1 i 2 w związku z art. 126 ustawy o finansach
publicznych.
Wójt nie wydał decyzji w sprawie zwrotu do budżetu jednostki samorządu terytorialnego tych
dotacji,
co
stanowi
naruszenie
art.
252
ust.
5
ustawy
o
finansach
publicznych.
Przyczyny niewydania decyzji o zwrocie części dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem
oraz pobranej w nadmiernej wysokości Wójt Gminy wyjaśnił, prowadzeniem rozliczeń dotacji
przez pracownika merytorycznego nadmieniając, że z uwagi na stwierdzone nieprawidłowości
zostały wszczęte postępowania administracyjne mające na celu wydanie decyzji o zwrocie dotacji.
W żadnym z ww. przypadków nie dokonano kontroli ani oceny realizacji zadań
wymaganych przepisem art. 17 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Wójt wyjaśnił, że przyczyną zaniechania dokonania kontroli i oceny realizacji zadań było
przeoczenie. Z udzielonych wyjaśnień osoby odpowiedzialnej K. J. - Inspektor w Referacie
Organizacyjnym
i
Spraw
Obywatelskich
wynika,
że
przyczyną
niezakwestionowania
ww. wydatków dokonywanych przez kluby sportowe było przeoczenie.
Na sprawozdaniu końcowym Klubu sportowego „Sparta Miodnica” nie została umieszczona
data wpływu do Urzędu, co było niezgodnie z § 42 ust. 2 w zw. § 7 pkt 6 załącznika Nr 1
do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych. Powyższe zaniechanie uniemożliwia ustalenie terminu złożenia
sprawozdania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie. Osoba odpowiedzialna K. J. - Inspektor w Referacie Organizacyjnym i Spraw
Obywatelskich wyjaśniła, że powstała nieprawidłowość była wynikiem przeoczenia.
Wójta Gminy określił stawki czynszu najmu lokali mieszkalnych oraz czynszu za budynki
gospodarcze, komórki i garaże. W latach 2012, 2013 i 2014 dokonano przypisu należności z tytułu
czynszu najmu lokali mieszkalnych, w badanej próbie 42 umów najmu, odpowiednio w kwotach:
71.796,10 zł, 79.932,93 zł oraz 80.465,14 zł, pomimo iż Rada Gminy nie uchwaliła wieloletniego
programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, który powinien być opracowany
i obejmować zasady polityki czynszowej oraz warunki obniżania czynszu, czym naruszono
art. 21 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym
zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Osobą odpowiedzialną za powyższe
nieprawidłowości jest Wójt Gminy. Z udzielonych wyjaśnień wynika, że przyczyną powstałej
nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisów prawa. W dniu 30.04.2015 została podjęta
uchwała w powyższym zakresie obejmująca lata 2015-2019.
9
Kontrola w zakresie prawnych form władania nieruchomościami przez gminne jednostki
organizacyjne wykazała, że instytucja kultury – Gminna Biblioteka Publiczna w Dzietrzychowicach
oraz jednostka budżetowa – Gminny Ośrodek pomocy społecznej w Żaganiu nie zostały
wyposażone w nieruchomości w sposób przewidziany w ustawie o gospodarce nieruchomościami.
Powyższe zaniechanie stanowi naruszenie art. 51 ust. 1 i 2 w związku z art. 56 ustawy z dnia
21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 518 z późn.
zm.). Przyczynę powstałej nieprawidłowości Wójt Gminy wyjaśnił trudnościami technicznymi
w wydzieleniu lokali oraz wysokie koszty dokonania tych zmian.
W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Wójta Gminy Żagań w dniu 23.08.2011 r.
Prezes RIO wniósł o uregulowanie prawnej formy działania nadzorowanych jednostek, stosownie
do art. 51 ust. 1 i 2, w związku z art. 56 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce
nieruchomościami. Przyczynę niewykonania wniosku pokontrolnego Wójt Gminy wyjaśnił
wysokimi kosztami i trudnościami technicznymi.
Jednocześnie informuję, że w przypadku nieprawidłowości o incydentalnym charakterze
lub wyeliminowanych w trakcie kontroli, po udzieleniu stosownego instruktażu, nie formułowano
wniosków pokontrolnych, a w pozostałym zakresie kontroli wymienionym we wstępie wystąpienia
nie stwierdzono nieprawidłowości.
Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych wnoszę o:
1.
Prowadzenie
podatkowej
ewidencji
księgowej,
stanowiącej
integralną
część
ksiąg
rachunkowych rzetelnie, stosownie do art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).
2.
Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, poprzez
osiągnięcie celu kontroli zarządczej, jakim jest zapewnienie zgodności działalności
z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, wskazanego w art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy
z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r.
poz. 885 z późn. zm.), w związku z art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy, a w szczególności w zakresie
dochodzenia należności podatkowych oraz cywilnoprawnych.
3.
Określanie w decyzjach ustalających zobowiązanie z tytułu podatków lokalnych terminy
płatności rat podatku wynikające z art. 6 ust. 7 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach
i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 849 z późn. zm.), art. 6a ust. 6 ustawy
z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 1381 z późn. zm.)
oraz art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym
10
(tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 465).
4.
Zaliczanie wpłaty proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek
za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty, pozostawała kwota zaległości podatkowej
do kwoty odsetek za zwłokę, stosownie do art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
5.
Dokonywanie czynności sprawdzających o których stanowi art. 272 pkt 2 ustawa Ordynacja
podatkowa.
6.
Podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych wobec
uchylania się zobowiązanego od wykonania obowiązku, stosownie do art. 6 § 1 oraz art. 15 § 1
ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji
(tekst jedn. Dz. U. z 2014 poz. 1619 z późn. zm.) w zw. z § 6 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności
pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków
egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656).
7.
Podejmowanie w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania
zobowiązań, zgodnie z obowiązkiem określonym w art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia
2009 r. o finansach publicznych.
8.
Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych na podstawie wniosku
przedsiębiorcy zawierającego wszystkie dokumenty określone w art. 18 ust. 6 ustawy z dnia
26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi
(tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1356 z późn. zm.)
9.
Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych po uzyskaniu pozytywnej opinii
gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych o zgodności lokalizacji punktu
sprzedaży z uchwałą rady gminy, stosownie do art. 18 ust. 3a ustawy o wychowaniu
w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
10. Wydawanie
decyzji
stwierdzających
wygaśnięcie
zezwoleń
na
sprzedaż
napojów
alkoholowych, w przypadku niezłożenia pisemnego oświadczenia o wartości sprzedaży
poszczególnych rodzajów napojów alkoholowych w punkcie sprzedaży w określonym terminie,
stosownie do art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu
alkoholizmowi.
11. Egzekwowanie od pracowników obowiązku rozliczania kosztów podróży służbowych
w terminie określonym w § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu
w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
(Dz. U. z 2013 r. poz. 167).
11
12. Rozliczanie poleceń wyjazdów służbowych sołtysów w przypadku nieustanowienia przez Radę
Gminy zasad, na jakich członkom rady sołeckiej przysługuje dieta lub zwrot kosztów podróży
służbowej, o czym mowa w art. 37b ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie
gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.).
13. Zamieszczanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego w terminie wskazanym
w art. 95 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U.
z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.).
14. Dokonywanie
zwrotu
wadium
wykonawcy,
którego
oferta
została
wybrana
jako
najkorzystniejsza niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz
wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli jego wniesienia żądano,
stosownie do obowiązku wynikającego z art. 46 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.).
15. Egzekwowanie składania ofert na wzorze oferty określonym rozporządzeniem Ministra Pracy
i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru
umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego
zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25).
16. Ogłoszenie wyników otwartego konkursu ofert niezwłocznie po wyborze oferty w sposób
określony w art. 13 ust. 3, na podstawie art. 15 ust. 2 j ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r.
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 1118
z późn. zm.).
17. Rzetelne weryfikowanie sprawozdań końcowych z realizacji zadania publicznego składanych
przez organizacje pozarządowe w celu prawidłowego dokonania rozliczenia udzielonej dotacji.
18. Wyegzekwowanie dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem w łącznej kwocie
575,17 zł oraz dotacji pobranych w nadmiernej wysokości w łącznej kwocie 654,27 zł,
stosownie do obowiązku wynikającego z art. 252 ust. 1, ust. 5 i ust. 6 ustawy o finansach
publicznych .
19. Uregulowanie prawnej formy władania nieruchomościami znajdującymi się we władaniu
Gminnej Biblioteki Publicznej oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, zgodnie
z art. 51 ust. 1 i 2 w zw. z art. 56 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce
nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 518 z późn. zm.).
12
Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków
zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium
Izby.
Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania, proszę
przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od dnia
otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Prezes Izby
/-/
Ryszard Zajączkowski
Do wiadomości:
1. Rada Gminy Żagań.
13