B03+ Kontrola projektów - POKL

Łódzka Akademia
PO KL
Kontrola w ramach PO KL
B03+
Urząd Marszałkowski w Łodzi
Departament ds. PO Kapitał Ludzki
Instytucja Pośrednicząca
Plan prezentacji
Kontrola projektu
Wizyta monitoringowa
Taryfikator
Zasada konkurencyjności
Procedura przeprowadzania kontroli
Informacja pokontrolna
Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroli
2
Instytucje mogące przeprowadzić kontrolę
Związane wprost z PO KL:
– Instytucja Zarządzająca
– Instytucja Pośrednicząca
Pozostałe:
– Urząd Kontroli Skarbowej
– Prezes Urzędu Zamówień Publicznych
– Najwyższa Izba Kontroli
– inne organy np. Prokuratura
Unijne:
– Komisja Europejska
– Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)
– Europejski Trybunał Obrachunkowy
3
Rodzaje kontroli
Kontrola systemowa
Kontrola projektów
Kontrola Pomocy Technicznej
Kontrola dokumentacji dostępnej w siedzibie
instytucji kontrolującej tj. weryfikacja wniosków
o płatność
Kontrola na miejscu
4
Kontrola projektu
Kontrola realizacji projektu ma na celu weryfikację
prawidłowości realizacji projektu zgodnie
z umową oraz wnioskiem o dofinansowanie.
Celem kontroli jest sprawdzenie:
informacji dotyczących postępu realizacji
poniesionych wydatków przedstawionych we wnioskach o płatność
ze stanem faktycznym, harmonogramem realizacji projektu,
harmonogramem płatności, budżetem projektu
5
Kontrola na miejscu
Kontrole doraźne
– podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości/uchybień/zaniedbań
ze strony Beneficjenta
– otrzymanie przez Instytucję Kontrolującą informacji/skarg
dotyczących domniemanych nieprawidłowości w projekcie
Kontrole planowane
Kontrola obejmuje kontrolę w miejscu realizacji usługi
(tzw. wizyta monitoringowa) oraz w siedzibie beneficjenta.
6
Wizyta monitoringowa
Celem wizyty jest weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz
faktycznego postępu rzeczowego.
Wizyta monitoringowa obligatoryjnie przeprowadzana jest przy
kontrolach planowanych, chyba że nie jest to możliwe ze względu
na charakter projektu lub stopień zaawansowania projektu.
7
Wizyta monitoringowa
Czy świadczona usługa jest zgodna z umową o dofinansowanie
oraz umową na realizację usługi?
Czy świadczona usługa jest zgodna z harmonogramem projektu?
Czy zakres tematyczny szkolenia/konferencji jest zgodny
z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie?
Sprawdzenie dokumentów związanych z usługą.
Wywiad/ankieta z uczestnikami projektu.
Sprawdzenie czy pomieszczenia są prawidłowo oznakowane.
Sprawdzenie czy uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe i czy
są one prawidłowo oznakowane.
Sprawdzenie czy liczba osób podpisanych na liście obecności jest
zgodna z liczbą osób obecnych na szkoleniu oraz ewentualnie z
innymi dokumentami kwalifikującymi uczestników projektu do
udziału w danej formie wsparcia
8
Kontrola w siedzibie Beneficjenta
1.
Prawidłowość rozliczeń finansowych
weryfikacja oryginałów dokumentów księgowych, które
zostały ujęte w zatwierdzonych wnioskach o płatność
(wyjątek: projekty z jednym wnioskiem o płatność-wniosek
końcowy)
weryfikacja dokumentów potwierdzających fakt zakupu
towarów i usług
sprawdzenie czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja
wydatków dla projektu
sprawdzenie czy wkład własny jest wniesiony (gdy
przewidziano)
sprawdzenie statusu podatkowego
9
Kontrola w siedzibie Beneficjenta
2.
Dokumentacja dotycząca personelu projektu
weryfikacja umów
weryfikacja dokumentowania wydatków pracującym
w niepełnym wymiarze czasu pracy (zakresy czynności,
opisy stanowisk pracy)
sposób wyboru osób zaangażowanych w realizację projektu
10
Kontrola w siedzibie Beneficjenta
3.
Zamówienia publiczne
weryfikacja przesłanek wyboru trybu zamówienia
weryfikacja prawidłowości ustalenia wartości zamówienia
weryfikacja kompletności protokołu postępowania o udzielenie
zamówienia
weryfikacja kompletności SIWZ – czy zawiera wszystkie
elementy przewidziane ustawą
weryfikacja czy ogłoszenia o postępowaniach prowadzonych
przez zamawiającego są przekazywane do publikacji zgodnie
z przepisami
weryfikacja czy zawarta umowa została przygotowana zgodnie
z warunkami z SIWZ
11
Taryfikator
W sytuacji stwierdzenia naruszenia przepisów Prawa Zamówień
Publicznych, jednostka kontrolująca dokonuje kwalifikacji naruszenia
w oparciu o dokument
„Wymierzanie korekt finansowych za naruszenie prawa zamówień
publicznych związanych z realizacją projektów
współfinansowanych ze środków funduszy UE” (tzw. taryfikator).
Wyliczona kwota wydatków niekwalifikowanych (zgodnie z wartościami
wskazanymi w „taryfikatorze”) powinna zostać odzyskana od
Beneficjenta poprzez pomniejszenie kwoty wydatków rozliczanych
w kolejnym wniosku o płatność lub poprzez dokonanie zwrotu przez
Beneficjenta.
12
Zasada konkurencyjności
Beneficjenci, którzy nie podlegają systemowi zamówień publicznych
zobowiązani są do stosowania zasady konkurencyjności oraz
prawidłowości zakupu dostaw i usług pod kątem racjonalności
wydatków.
• Nowość: W przypadku zakupu usługi lub towaru o wartości powyżej
20 tys. zł netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), Beneficjent
zobowiązany jest dokonać rozeznania rynku w celu potwierdzenia jego
ceny rynkowej.
13
Kontrola w siedzibie Beneficjenta
4.
Pomoc de minimis
sprawdzenie czy Beneficjent posiada kopię oświadczenia
beneficjenta pomocy o kwocie udzielonej pomocy de minimis
w ciągu ostatnich trzech lat (do wysokości 200 tys. EURO
w ciągu ostatnich trzech lat kalendarzowych)
sprawdzenie czy Beneficjent będący jednocześnie
beneficjentem pomocy posiada zaświadczenia
o kwocie udzielonej mu pomocy
14
Kontrola w siedzibie Beneficjenta
5.
Pomoc publiczna
sprawdzenie zgodności udzielonej pomocy z odpowiednimi
pułapami intensywności określonymi w przepisach
sprawdzenie czy udzielona pomoc i wymagany wkład
prywatny zostały prawidłowo wyliczone
sprawdzenie czy beneficjent pomocy nie prowadzi działalności
w sektorze wykluczonym ze wsparcia
15
Kontrola w siedzibie Beneficjenta
6.
Promocja i informacja
sposób informowania o realizację projektu i dofinansowaniu
z EFS
prawidłowość oznaczania dokumentacji
sposób oznakowania pomieszczeń
sposób oznakowania wyposażenia i sprzętu
sposób informowania uczestników projektu o udziale
w projekcie współfinansowanym z EFS
16
Kontrola na zakończenie realizacji projektu
Przeprowadzana jest po złożeniu wniosku o płatność końcową.
Celem jest potwierdzenie, iż zakres rzeczowy projektu określony
w umowie został wykonany, a cele projektu osiągnięte.
Polega na weryfikacji złożonego wniosku o płatność końcową,
sprawdzeniu kompletności i prawidłowości dokumentacji
dostępnej w siedzibie jednostki kontrolującej.
Może również obejmować kontrolę na miejscu. Kontrola taka
przeprowadzana jest po złożeniu, ale przed zatwierdzeniem
wniosku. W takim wypadku weryfikacja wniosku ulega wstrzymaniu
do czasu zakończenia postępowania kontrolnego.
17
Procedura przeprowadzania kontroli
1. Wszczęcie kontroli – przygotowanie dokumentacji.
2. Przeprowadzenie kontroli.
3. Informacja pokontrolna.
4. Zalecenia pokontrolne (gdy zachodzi potrzeba ich wydania).
5. Monitorowanie wykonania zaleceń (gdy wydano).
18
Wszczęcie kontroli
W trybie kontroli doraźnej:
Bez zapowiedzi lub z minimalnym wyprzedzeniem.
W trybie kontroli planowanej:
Zawiadomienie o kontroli przekazywane jest co najmniej 5 dni
kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli.
Czas trwania kontroli – od 1 do 4 dni, chyba że instytucja
kontrolująca uzna, że kontrola trwać będzie dłużej.
19
Zespół kontrolujący
Składa się z co najmniej 2 osób (w tym jedna jest kierownikiem
Zespołu).
Członkowie Zespołu posiadają pisemne upoważnienie do
przeprowadzenia kontroli, w którym znajduje się m.in. termin
kontroli, zakres kontroli.
Upoważnienie może obejmować jednocześnie kontrolę na miejscu
i wizytę monitoringową.
Wizyta monitoringowa może być przeprowadzona także w oparciu
o odrębne upoważnienie.
Kontrolujący posiadają również legitymacje służbowe.
Każdy członek Zespołu przed przystąpieniem do czynności
kontrolnych podpisuje Oświadczenie o bezstronności.
20
Uprawnienia kontrolujących
Swoboda poruszania się po terenie jednostki.
Wgląd i tworzenie kopii i odpisów dokumentów związanych
z działalnością jednostki oraz dokumentów podlegających
weryfikacji.
Tworzenie dokumentacji fotograficznej.
Przeprowadzanie oględzin obiektów i składników majątkowych.
Odbieranie ustnych i pisemnych wyjaśnień i oświadczeń od
pracowników jednostki.
Zabezpieczanie materiału dowodowego.
21
Informacja pokontrolna
Sporządzana i przekazywana jednostce kontrolowanej
w ciągu 21 dni kalendarzowych od dnia zakończenia kontroli.
W razie konieczności zasięgnięcia opinii prawnej, termin
sporządzenia informacji pokontrolnej ulega przedłużeniu (Nowość).
Wraz z Informacją pokontrolną przekazywana jest lista
sprawdzająca (Nowość).
Zawiera m.in. zakres kontroli, informacje o sposobie wyboru
dokumentów (próbie), ustalenia kontroli, wnioski z kontroli,
informacje o wykrytych uchybieniach/nieprawidłowościach.
Jednostka kontrolowana ma 14 dni kalendarzowych na
podpisanie informacji lub zgłoszenie w formie pisemnej
uzasadnionych zastrzeżeń do treści informacji.
22
Informacja pokontrolna
W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń:
jednostka kontrolująca stwierdza zasadność zastrzeżeń w całości
lub części i odpowiednio zmienia informację pokontrolną i w ciągu
14 dni kalendarzowych przekazuje zmienioną informację do
podpisu Beneficjenta.
jednostka kontrolująca nie uwzględnia zastrzeżeń
i w ciągu 14 dni kalendarzowych przekazuje niezmienioną
informację do podpisu Beneficjenta.
23
Informacja pokontrolna
Po otrzymaniu kolejnej informacji pokontrolnej, Beneficjent
w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania:
przesyła podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej
przesyła w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania
informacji pokontrolnej wraz z jednym egzemplarzem nie
podpisanej informacji pokontrolnej.
Odmowa podpisania informacji pokontrolnej nie wstrzymuje
sporządzenia zaleceń pokontrolnych.
24
Zalecenia pokontrolne
Wydawane gdy w wyniku kontroli stwierdzono uchybienia bądź
nieprawidłowości.
Zawierają uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych
uchybień/nieprawidłowości oraz termin ich wdrożenia przez
jednostkę kontrolowaną.
Wydawane są w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania
podpisanej informacji pokontrolnej lub odmowy podpisania.
25
Weryfikacja zaleceń pokontrolnych
Jednostka, która otrzymała zalecenia pokontrolne zobowiązana jest do
ich wdrożenia oraz przekazania informacji o sposobie wykorzystania
uwag w terminie wskazanym w zaleceniach.
Organ, który wydał zalecenia weryfikuje ich wykonanie poprzez:
sprawdzenie przesłanych dokumentów dotyczących wdrożenia
zaleceń
kontrolę sprawdzającą na miejscu.
26
„Garść porad”
Dokumenty projektu powinny być wydzielone z innych dokumentów
jednostki.
Warto dokumentować czynności, które mogą mieć wpływ na ustalenia
kontroli (np. e-maile z dostawcami, rozeznanie rynku itp.).
Warto śledzić na bieżąco strony www dotyczące PO KL – zmiany
wytycznych, nowe regulacje.
W przypadku otrzymania informacji o kontroli należy przygotować
dokumentację wprost związaną z projektem oraz dokumenty jednostki takie
jak statut, aktualny KRS, Zakładowy Plan Kontr, politykę rachunkowości
czyli dokumenty „statutowe” jednostki.
Kontrola pracuje na oryginałach dokumentów !!
W przypadku prowadzenia księgowości przez jednostkę zewnętrzną (biuro
rachunkowe) podmiot kontrolowany powinien zapewnić wgląd do
dokumentów księgowych projektu.
27
Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroli
Dokumenty finansowe:
umowa rachunku bankowego
polityka rachunkowości, zakładowy plan kont
zaświadczenie podatnika VAT
informacje o programie komputerowym, w którym prowadzona
jest ewidencja
przelewy i wyciągi bankowe
wydruki obrotów i sald z rachunku projektu
metodologia wyliczenia kosztów pośrednich oraz dokumenty
źródłowe (gdy rozliczane są ryczałtem).
28
Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroli
Dokumenty dot. realizacji projektu:
umowy z personelem projektu (dokumentacja dot. wyboru
personelu do projektu)
ewidencje czasu pracy personelu projektu
dokumenty poświadczające kwalifikowalność uczestników
projektu
deklaracje uczestnictwa
listy obecności
umowy najmu pomieszczeń.
29
Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroli
Dokumenty dot. udzielania zamówień
ogłoszenia o przetargu
SIWZ
dokumentacja komisji przetargowej (powołanie, zakres działania,
oświadczenia o bezstronności)
protokół z postępowania
oferty
umowa
rozeznanie rynku – przy zasadzie konkurencyjności.
30
Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroli
Dokumenty dot. ochrony danych osobowych:
rejestr upoważnień do przetwarzania d.o.
oświadczenia uczestników o wyrażeniu zgody na przetwarzanie
ich d.o.
imienne upoważnienia do przetwarzania d.o.
Polityka Bezpieczeństwa i Instrukcja Zarządzania Systemem
Informatycznym.
PEFS.
31
Pomoc w aplikowaniu
i źródła informacji
•
ROEFS
•
Punkt Informacyjny PO KL
32
Regionalne Ośrodki EFS
Łódź
Piotrków Trybunalski
Sieradz
ul. Piotrkowska 262/264
Instytut Europejski
w Łodzi
ul. Dąbrowskiego 20
Instytut Europejski
w Łodzi
[email protected]
[email protected]
ul. Pułaskiego 5
Regionalna Izba
Gospodarcza
w Sieradzu
044 649 76 62
[email protected]
042 29-10-317
043 656 91 91
33
Punkt Informacyjny PO KL
Punkt Informacyjny Funduszy Unijnych
Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi
Łódź, ul. Roosevelta 15
W Punkcie Informacyjnym czynnym od poniedziałku do piątku
w godz. 8-16 czekają na Państwa pracownicy Departamentu ds. PO KL
tel. 042 663 33 92
GG: 6847447
Skype: informacje_pokl.lodzkie
e-mail: [email protected]
www.pokl.lodzkie.pl
34
Dziękuję za uwagę