Zasady_kwalifikacja_STT_2014_15 - Biuro Współpracy z Zagranicą

Program ERASMUS+ Kwalifikacja 2014/2015
Zasady kwalifikacji pracowników administracyjnych na zagraniczne wyjazdy w celach
szkoleniowych (STT Erasmus+) w roku akademickim 2014/2015.
Kwalifikacja trwa od 22 września do 17 listopada 2014.
W związku z rozpoczęciem nowego programu Erasmus+ w roku 2014/15 Uniwersytet Łódzki zastrzega
sobie prawo do wprowadzenia merytorycznych zmian w treści poniższych zasadach. Zmiany te mogą
wynikać z nowych ustaleń przekazywanych na bieżąco przez Komisję Europejską, Narodową Agencję
Programu Erasmus+ oraz Ministerstwo Finansów i Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego.
1. Wyjazdy pracowników administracyjnych w celach szkoleniowych mogą być realizowane w
zagranicznych instytucjach np. w przedsiębiorstwach, w organizacjach, w instytucjach edukacyjnych,
w tym uczelni, w celu doskonalenia umiejętności i kwalifikacji potrzebnych w pracy, wymiany
doświadczeń, poszerzania wiedzy w danej dziedzinie (udział w szkoleniu, warsztatach z elementami
szkolenia, wizyta typu job shadowing, itp). Miejscami odbycia szkoleń na uczelniach mogą być
dziekanaty, biblioteki, działy BWZ, księgowości, finansowe, promocji, komputerowe i inne. Nie
można odbyć szkolenia w instytucjach zarządzających funduszami UE.
2. Celem wyjazdu pracownika w programie Erasmus+ jest udział w szkoleniu podnoszącym
kwalifikacje związane z charakterem pracy wykonywanej w uczelni macierzystej. Pracownik
ubiegający się o wyjazd musi być związany stosunkiem pracy z UŁ. Przed wyjazdem pracownik musi
uzgodnić między stronami Staff Mobility for Training Mobility Agreement (program szkolenia).
Niezbędnymi elementami programu szkolenia są: a) zakładane cele i przedmiot szkolenia, b) korzyści
z odbytego szkolenia c) harmonogram pracy i program szkolenia dokładnie opisany, d) oczekiwane
rezultaty dla: Beneficjenta, uczelni macierzystej i instytucji przyjmującej.
3. Kwalifikacja pracowników odbywa się w terminie od 22 września do 17 listopada 2014 roku. W
tym czasie osoba ubiegająca się o przyznanie wyjazdu z dofinansowaniem z budżetu Programu
Erasmus+ składa w BWZ UŁ (pok. 10) komplet następujących dokumentów:
 Imienne potwierdzenie przyjęcia na szkolenie z instytucji zagranicznej ze wskazaniem
przybliżonego terminu pobytu. Dokument ten może być mailem, kopią oryginału, faksem,
skanem.
 list motywacyjny do odbycia szkolenia zagranicznego kierowany do uczelnianego
Koordynatora ds. Erasmus z poparciem bezpośredniego przełożonego (zgodą na wyjazd).
 certyfikat językowy lub deklarację pracownika o stopniu znajomości języka obcego
umożliwiającego zrealizowanie szkolenia za granicą.
 Indywidualny Program Szkolenia (Staff Mobility for Training Mobility Agreement)
podpisany przez bezpośredniego przełożonego na uczelni macierzystej.
Na etapie kwalifikacji dopuszcza się przyjęcie Mobility Agreement bez podpisu instytucji
partnerskiej, jednakże przy składaniu w BWZ dokumentów przed wyjazdem za granicę,
Mobility Agrement musi być uzgodniony i podpisany przez wszystkie strony umowy tj.
Beneficjenta, uczelnię macierzystą oraz instytucję przyjmującą. Mobility Agreement musi
określać zakładane cele szkolenia, korzyści oraz oczekiwane rezultaty. Dokument ten
powinien być wypełniony komputerowo.
 Formularz zgłoszeniowy Erasmus+ 2014/2015
 Zlecenie przekazywania dofinansowania na wyjazd Erasmus+.
Na podstawie otrzymanych zgłoszeń BWZ sporządzi listę kandydatów biorąc pod uwagę kompletność
i poprawność złożonych dokumentów. Po analizie wniosków pod kątem przydatności szkolenia do
podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez Uczelnianego Koordynatora ds. Programu Erasmus oraz
Uczelnianego Koordynatora ds. ECTS, BWZ UŁ poinformuje wszystkich mailowo o wynikach
kwalifikacji, co nastąpi do dnia 5 grudnia 2014 roku. Priorytetowo będą traktowane osoby, które
ubiegają się o wyjazd po raz pierwszy. Od decyzji pracownik może odwołać się do Prorektora ds.
współpracy z zagranicą w przeciągu 7 dni po otrzymaniu informacji.
4. Pobyt pracownika na wyjeździe szkoleniowym może trwać od 2 dni (min. dwa noclegi) do 2
miesięcy, przy czym dofinansowanie z budżetu Erasmus+ w UŁ przyznawane jest maksymalnie na 5
dni pobytu na miejscu niezależnie od długości trwania wyjazdu, zatem nie licząc podróży.
Dofinansowanie będzie przeznaczone na pokrycie dodatkowych, a nie pełnych kosztów związanych z
wyjazdem.
Ze środków Programu Erasmus+ pracownikowi będzie mogło być wypłacone dofinansowanie na
pobyt w uczelni partnerskiej po spełnieniu następujących warunków:
 Instytucja partnerska pisemnie potwierdzi gotowość przyjęcia pracownika z UŁ ze
wskazaniem dokładnych dat rozpoczęcia i zakończenia mobilności.
 Pracownik załączy do dokumentacji wyjazdowej dokument Staff Mobility for Training
Mobility Agreement podpisany i zaakceptowany przez wszystkie strony umowy, na którym
daty pobytu będą zgodne z datami potwierdzenia przyjęcia.
 Na ok. miesiąc przed planowaną datą wyjazdu pracownik złoży do BWZ UŁ zgłoszenie
wyjazdu pracownika UŁ za granicę (Delegacja).
 Na ok. dwa tygodnie przed wyjazdem pracownik podpisze umowę finansową w BWZ UŁ.
Dofinansowanie wypłacane będzie na każdy dzień pobytu (max. do 5 dni zgodnie z załączonym
potwierdzeniem przyjęcia z uczelni partnerskiej) według zatwierdzonych stawek w zależności od
grupy kraju wyjazdu. Dofinansowanie będzie przeznaczone na pokrycie dodatkowych, a nie pełnych
kosztów związanych z wyjazdem.
Grupa I – Dania, Holandia, Irlandia, Szwecja, Wielka Brytania – 130 E/dzień
Grupa II – Austria, Belgia, Bułgaria, Cypr, Czechy, Finlandia, Francja, Grecja, Islandia, Lichtenstein,
Luksemburg, Norwegia, Rumunia, Turcja, Węgry, Włochy – 110 E/dzień
Grupa III- Hiszpania, FYROM (była Republika Jugosławii Macedonia), Łotwa, Malta, Niemcy,
Portugalia, Słowacja –100 E/dzień
Grupa IV – Chorwacja, Estonia, Litwa, Słowenia - 80E/dzień
UWAGA!!! Zgodnie z decyzją Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz Ministerstwa
Finansów od roku 2014/2015 stypendium z Programu Erasmus+ otrzymywane przez osoby
podlegające w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, przebywające czasowo za
granicą, wolne jest od podatku dochodowego w wysokości stanowiącej równowartość diety z
tytułu podróży służbowych poza granicami kraju określonej rozporządzeniem Ministra Pracy i
Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. Nadwyżka ponad kwotę objętą zwolnieniem
stanowi dochód osoby, która go otrzymała, podlegający opodatkowaniu na ogólnych zasadach
przy zastosowaniu skali podatkowej.
5. Zaleca się, aby każdy pracownik wyjeżdżał indywidualnie. W uzasadnionych przypadkach
(językowych, kulturowych) dopuszczane są wyjazdy wspólne.
6. Z każdym pracownikiem zakwalifikowanym na wyjazd w programie Erasmus zostanie sporządzona
pisemna umowa, określająca zobowiązania stron.
7. Po powrocie z wyjazdu pracownik zobowiązany jest do rozliczenia się z mobilności. W tym celu
przedkłada w BWZ UŁ następujące dokumenty:
 Oryginalne potwierdzenie (confirmation) zrealizowania szkolenia w instytucji zagranicznej ze
wskazaniem dokładnych dni trwania szkolenia.
 Oryginalny Staff Mobility for Training Mobility Agreement podpisany przez wszystkie strony
umowy, wraz z dokładnymi datami trwania mobilności zgodnymi z datą pobytu na
confirmation.
 Ponadto pracownik wypełnia i składa on-line ankietę sprawozdawczą przy użyciu narzędzi
Komisji Europejskiej. Uczestnik mobilności drogą e-mail zapraszany jest do wypełnienia
raportu końcowego, do którego link jest podany w treści korespondencji. Zadaniem uczestnika
mobilności jest wypełnienie pól i wysyłka zwrotna formularza opracowanego w technologii
webowej.
8. Wyjazdy powinny być realizowane przez osoby posiadające taki stopień znajomości języka obcego,
który umożliwi im odbycie szkolenia w instytucji zagranicznej.
9. Wyjeżdżająca osoba samodzielnie załatwia wszystkie formalności (potwierdzenie przyjęcia z
instytucji, uaktualnienie programu szkolenia, rezerwacja podróży, zakwaterowania) i składa komplet
dokumentów wyjazdowych ze zgodą przełożonego w BWZ UŁ (pok. 10). Merytoryczne rozliczenie
po zrealizowanym wyjeździe następuje w BWZ UŁ. Decyzje o ewentualnym dofinansowaniu kosztów
podróży podejmowane będą przez Dziekanów macierzystych wydziałów dla osób z jednostek
organizacyjnych oraz przez osobę decyzyjną (Kanclerz, Kwestor, Rektor) dla wyjeżdżających z
jednostek ogólnouczelnianych bądź z administracji centralnej.
10. Pierwsze wyjazdy pracowników będą mogły być realizowane począwszy od 1 stycznia 2015. Czas
obowiązywania umowy kończy się w dniu 30 września 2015 roku.
11. Powyższe zasady zatwierdził Prorektor ds. Współpracy z Zagranicą Uniwersytetu Łódzkiego,
Prof. dr hab. Zofia Wysokińska.
BWZ UŁ dn. 18.09.2014