Procedura Działania korygujące Starostwa Powiatowego w Lublinie

Załącznik do Zarządzenia Starosty Lubelskiego
Nr 24/2014 z dnia 25 marca 2014 r.
_____ „Zintegrowane działania na rzecz poprawy jakości zarządzania w Starostwie
i jednostkach samorządowych Powiatu Lubelskiego” _____
Człowiek – najlepsza inwestycja
Powiat Lubelski
Procedura Działania korygujące
Starostwa Powiatowego w Lublinie
PROCEDURA DZIAŁANIA KORYGUJĄCE
Numer: PR-06
Strona: 1 z 6
Data: 25.03.2014
Wydanie: II
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
_____ „Zintegrowane działania na rzecz poprawy jakości zarządzania w Starostwie
i jednostkach samorządowych Powiatu Lubelskiego” _____
Człowiek – najlepsza inwestycja
Powiat Lubelski
Starostwo Powiatowe w Lublinie
ul. Spokojna 9
20-074 Lublin
tel. 81 528 66 00
fax. 81 528 6601
e-mail: [email protected]
WYDANIE 02
PROCEDURA DZIAŁANIA KORYGUJĄCE
Numer: PR-06
Strona: 2 z 6
Data: 25.03.2014
Wydanie: II
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
_____ „Zintegrowane działania na rzecz poprawy jakości zarządzania w Starostwie
i jednostkach samorządowych Powiatu Lubelskiego” _____
Człowiek – najlepsza inwestycja
Powiat Lubelski
Spis treści
1. Cel procedury ................................................................................................................................................... 4
2. Przedmiot i zakres stosowania procedury.................................................................................................... 4
3. Terminologia ..................................................................................................................................................... 4
4. Odpowiedzialność i sposób postępowania .................................................................................................. 4
5. Zapisy ................................................................................................................................................................ 5
6. Załączniki .......................................................................................................................................................... 5
7. Dokumenty związane ...................................................................................................................................... 5
8. Tabela zmian .................................................................................................................................................... 6
PROCEDURA DZIAŁANIA KORYGUJĄCE
Numer: PR-06
Strona: 3 z 6
Data: 25.03.2014
Wydanie: II
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
_____ „Zintegrowane działania na rzecz poprawy jakości zarządzania w Starostwie
i jednostkach samorządowych Powiatu Lubelskiego” _____
Człowiek – najlepsza inwestycja
Powiat Lubelski
1. Cel procedury
Zapewnienie, Ŝe w przypadku wykrycia niezgodności dla jakości usług, procesów
realizowanych w ramach Systemu Zarządzania Jakością zostaną podjęte działania trwale eliminujące
przyczyny zidentyfikowanych niezgodności.
2. Przedmiot i zakres stosowania procedury
Procedura określa działania realizowane w następstwie niezgodności zidentyfikowanych
podczas bieŜącej działalności urzędu lub w czasie wewnętrznych auditów jakości oraz przeglądu
systemu zarządzania. Procedura nie obejmuje działań podejmowanych w następstwie kontroli lub
auditu wewnętrznego.
3. Terminologia
Działanie korygujące - działanie w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej niezgodności lub
innej niepoŜądanej sytuacji
UWAGA 1 MoŜe być więcej niŜ jedna przyczyna niezgodności.
UWAGA 2 Działanie korygujące jest podejmowane w celu zapobieŜenia ich ponownemu wystąpieniu,
podczas gdy
Korekcja - działanie w celu wyeliminowania wykrytej niezgodności
UWAGA 1 Korekcja moŜe zostać dokonana w powiązaniu z działaniem korygującym
UWAGA 2 Korekcją moŜe być, na przykład, przeróbka lub przeklasyfikowanie
4. Odpowiedzialność i sposób postępowania
Działanie
Identyfikować niezgodność,
powstania niezgodności
Stanowisko
Pracownik Starostwa
Przeanalizować przyczyny
niezgodności i przedstawić
propozycję działań
korygujących
Auditor wewnętrzny
jakości/Naczelnik
Wydziału
1.
1.
2.
3.
4.
Opis postępowania
Po zidentyfikowaniu odstępstwa od stanu normalnego, ustalonego w ramach
dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością, wymaganiach prawnych,
innych wymaganiach obowiązujących w Urzędzie (niezgodności lub
potencjalne niezgodności), kaŜdy pracownik urzędu zobowiązany jest zgłosić
ten fakt Pełnomocnikowi ds. SZJ.
Wystawić kartę działań korygujących według załącznika Nr 1 do procedury
będącej Załącznikiem Nr 7 do zarządzenia.
Na podstawie analizy przyczyn Pełnomocnik SZJ wspólnie z Naczelnikiem
Wydziału lub właścicielem procesu lub auditorem wewnętrznym określa
propozycję działań korygujących. Dodatkowo w przypadku wykrycia
niezgodności określa działania korekcyjne, które mają na celu usunięcie
skutków niezgodności - o ile wcześniej nie zostały ustalone (za zgodą
Pełnomocnika dopuszczalna jest rezygnacja z podejmowania działań
korekcyjnych).
Działania korygujące muszą odnosić się do przyczyn stwierdzonych
niezgodności.
Uzupełnić rejestr działań i kartę działań w brzmieniu odpowiednia jak
załącznik Nr 1 i 2 do Załącznika Nr 7 do Zarządzenia
PROCEDURA DZIAŁANIA KORYGUJĄCE
Numer: PR-06
Strona: 4 z 6
Data: 25.03.2014
Wydanie: II
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
_____ „Zintegrowane działania na rzecz poprawy jakości zarządzania w Starostwie
i jednostkach samorządowych Powiatu Lubelskiego” _____
Człowiek – najlepsza inwestycja
Powiat Lubelski
Zatwierdzić do realizacji
działania korygujące
Starosta/Pełnomocnik 1.
ds. SZJ
Zatwierdzeniu podlegać mogą teŜ działania korekcyjne, o ile nie zostały
uzupełnione na wcześniejszych etapach.
Nadzorować realizację
działań korygujących
Kierujący komórką
1.
organizacyjną urzędu
2.
Realizować działania
korygujące
Pracownik Starostwa
Naczelnicy Wydziałów ponoszą odpowiedzialność za nadzorowanie realizacji
działań korekcyjnych, korygujących.
W przypadku gdy niezgodności stwierdzone zostały podczas auditów
wewnętrznych jakości, zgodnie z wymaganiami normy, ich skutki oraz
przyczyny powinny zostać usunięte bez nieuzasadnionego opóźnienia.
WdroŜyć działania korygujące.
Potwierdzić wykonanie
działań korygujących
Kierujący komórką
1.
organizacyjną urzędu
1.
2.
Ocenić skuteczność
działań korygujących
Auditor wewnętrzny
jakości
1.
2.
3.
4.
Pracownik realizujący działania korygujące zgłasza wykonanie parafując
kartę, a Naczelnik Wydziału potwierdza rzeczywiste wykonanie działań
swoim podpisem.
Kartę naleŜy przekazać kolejnemu pracownikowi na końcu Pełnomocnikowi,
w przypadku gdy ostatnie zadanie zaplanowane w harmonogramie zostało
zrealizowane.
W terminie przewidzianym w karcie/ rejestrze ocenić czy działania
korygujące przyniosły oczekiwany skutek, tj. czy wyeliminowano przyczynę
powstania niezgodności.
Wyniki oceny udokumentować na karcie i w rejestrze.
W razie stwierdzenia braku skuteczności działań korygujących naleŜy
określić działania raz jeszcze, ponownie wystawić kartę działań korygujących
i przedstawić do zatwierdzenia Staroście/Pełnomocnikowi ds. SZJ.
Uzupełnić Rejestr działań.
5. Zapisy
Nazwa dokumentu
Karta działań korygujących /
zapobiegawczych
Rejestr działań
Umiejscowienie
Forma przechowywania
Pełnomocnik ds. SZJ
Papierowa
Postępowanie z dokumentem
po okresie przechowywania
Archiwizacja
Pełnomocnik ds. SZJ
Elektroniczna
Archiwizacja
Umiejscowienie
Forma przechowywania
6. Załączniki
Nazwa załącznika
Karta działań korygujących /
zapobiegawczych
Rejestr działań
Pełnomocnik ds. SZJ
Papierowa
Postępowanie z dokumentem
po okresie przechowywania
Archiwizacja
Pełnomocnik ds. SZJ
Elektroniczna
Archiwizacja
7. Dokumenty związane
Zarządzenie Nr 212/2012 z 28 czerwca 2012 r. w sprawie zatwierdzenia Księgi Jakości Starostwa
Powiatowego w Lublinie oraz innych dokumentów związanych z wdroŜeniem Systemu Zarządzania
Jakością w Starostwie Powiatowym w Lublinie.
PROCEDURA DZIAŁANIA KORYGUJĄCE
Numer: PR-06
Strona: 5 z 6
Data: 25.03.2014
Wydanie: II
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
_____ „Zintegrowane działania na rzecz poprawy jakości zarządzania w Starostwie
i jednostkach samorządowych Powiatu Lubelskiego” _____
Człowiek – najlepsza inwestycja
Powiat Lubelski
8. Tabela zmian
Numer
wydania, którego
dotyczy zmiana
Numer
zmiany
Data
zmiany
Numer
rozdziału
PR-06 wydanie 01
1
25.03.2014
4
PROCEDURA DZIAŁANIA KORYGUJĄCE
Istota zmiany (krótki opis)
Zdanie „w razie stwierdzenia braku skuteczności
działań korygujących naleŜy określić działania raz
jeszcze i przedstawić do zatwierdzenia Staroście”
zamieniono na „w razie stwierdzenia braku
skuteczności działań korygujących naleŜy określić
działania raz jeszcze, ponownie wystawić kartę
działań korygujących i przedstawić do zatwierdzenia
Staroście/Pełnomocnikowi ds. SZJ”.
Numer: PR-06
Strona: 6 z 6
Data: 25.03.2014
Wydanie: II
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego