instrukcja w sprawie gospodarki kasowej

INSTRUKCJA
W SPRAWIE
GOSPODARKI KASOWEJ
Do użytku wewnętrznego
-2I. Podstawy prawne gospodarki kasowej
Unormowania ujęte w instrukcji stanowią wymienione akty prawne :
1.Ustawa z dnia 20 września 1994 o rachunkowości (Dz.U.Nr 121,poz.591
z późniejszymi zmianami )
2.Zarządzenie Prezesa NBP z dnia 25 lipca 1989 r. w sprawie wymagań jakimi
powinny odpowiadać stosowane w uspołecznionych jednostkach
organizacyjnych środki ochrony wartości pieniężnych (M.P.Nr 27,poz.216,
z późniejszymi zmianami )
3.Zarządzenie Prezesa NBP z dnia 31 sierpnia 1989 r.w sprawie wymiany
zużytych lub uszkodzonych znaków pieniężnych (M.P.Nr 32 , poz.254
z późniejszymi zmianami )
4.Zarządzenie Prezesa NBP z dnia 31 sierpnia 1989 r. w sprawie zatrzymania
fałszywych znaków pieniężnych (M.P.nr 32, poz.255 z późniejszymi
zmianami )
5.Zarządzenie prezesa NBP z dnia 11 grudnia 1992 r. w sprawie form i trybu
przeprowadzania rozliczeń pieniężnych z pośrednictwem banków
(M.P.Nr 39,poz.293 z późniejszymi zmianami ).
6.Rozporządzenie Min.Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 14.10.1998 r. w sprawie szczególnych zasad i wymagań jakim
powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywania
i transportowania przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne
( Dz.U.Nr 129,poz.858 z późniejszymi zmianami ).
-3II. Przepisy ogólne
1.Instrukcja określa tryb postępowania w zakresie prowadzenia operacji
kasowych w jednostce.
2.Określenia zawarte w instrukcji oznaczają :
-„referat finansowy”
-„księgowość budżetowa”
-„podatki i opłaty”
-
-„wartości pieniężne”
-
-„jednostka obliczeniowa”
-
-„pomieszczenie kasy”
-
-„kasjer”
-
-„inkasent”
-
-„transport wartości”
-„konwojent”
-
obsługa finansowo-księgowa i kasowa
wymiar i pobór podatków i opłat oraz
nie opodatkowanych należności
budżetowych,
krajowe i zagraniczne znaki pieniężne,
czeki,wekse i inne dokumenty zastepujące
w obrocie gotówkę oraz metale i wyroby
z metali szlachetnych,kamienie szlachetne
kwota pieniężna,wynosząca 120-krotność
wynagrodzenia miesięcznego w
gospodarce uspołecznionej za ubiegły
kwartał
pomieszczenie do przechowywania
wartości pieniężnych,wydzielone,
z okratowanymi oknami z zainstalowanym
urządzeniem alarmowym,posiadające
szafę pancerną trwale przymocowaną do
podłoża,
osoba upoważniona do dysponowania
wartościami pieniężnymi
osoba upoważniona do pobrania od
płatnika podatku i wpłacenia go we
właściwym terminie do kasy jednostki,
przewożenie wartości pieniężnych
osoba zabezpieczająca transport wartości.
3.Znaki pieniężne zużyte lub uszkodzone tracą moc prawnego środka
płatniczego. Sfałszowane lub budzące wątpliwość, co do autentyczności
winny być przez kasjera zatrzymane , a o zatrzymaniu należy sporządzić
protokół w 3 egzemplarzach.
4.Gospodarka kasowa
-4-
-gotówka przechowywana w kasie może stanowić :
a)niezbędny zapas na bieżące wydatki ustalony przez Wójta Gminy,
b)pokrycie określonych rodzajów wydatków,podjętych z rachunku
bankowego,
c)przychód z bieżących wpływów , do czasu odprowadzenia na rachunek
bankowy urzędu ( transport wartości w dniu bieżących wpływów )
-wartości pieniężne przechowywane w kasie w formie depozytu,podlegają
zwrotowi osobie,która depozyt złożyła (bez prawa do korzystania).
III.Dokumentacja kasowa
Udokumentowanie obrotu gotówkowego ,cechy i funkcje dowodu kasowego,
zostały uregulowane w „instrukcji obiegu , kontroli i archiwowania
dokumentów księgowych".
1.Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić
czy odpowiednie dowody są podpisane przez osoby upoważnione do zlecenia
wypłaty i wpłaty i zatwierdzone do wypłaty kontrasygnata Skarbnika.
2.Przy rozchodzie gotówki kasjer zobowiązany jest zasądzić do okazania
dowód osobisty odbiorcy oraz zamieścić numer,datę i określenie
wystawcy dowodu stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę.
Odbiorca kwituje jej odbiór w sposób trwały , podając słownie kwotę i datę
Otrzymania oraz zamieszcza swój podpis.( zastosować określony wzór
pieczątki).Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia ,
własnoręczność podpisu wystawiającemu potwierdza notariusz ,
właściwy urząd gminy.
3.Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe, winne być oznaczone przez
podanie na nich daty , numeru i pozycji raportu kasowego.
4.Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki z danego dnia
winne być ujęte do „raportu kasowego” , odrębnie dla kierunków właściwych
rachunków bankowych ( subkonta dochodów , wydatków , funduszy ,
środków inwestycyjnych ) oraz z dowodami źródłowymi w cyklu dekadowym
przekazywane do gł.księgowego.
-5IV.Kryterium funkcyjno – przedmiotowe dowodów kasowych
A.Przychodowych
1.”kwitariusz przychodowy”- symbol K-103 ,znormalizowany druk ścisłego
zarachowania. Wystawiany jest w trzech egzemplarzach, z których –
oryginał jest wręczony wpłacającemu, kopia dołączona jest do raportu
kasowego,trzeci egzemplarz pozostaje w bloczku do rozliczenia i kontroli.
Przyjęcie gotówki do kasy kasjer potwierdza swoim podpisem. Pokwitowanie
Sporządzone wadliwie, unieważnia się przez adnotację „anulowano”(3 egz.)
2.”kwit kasowy”- symbol K-103 ,wydruk komputerowy, zawierający dane
identyfikacyjne dokumentu wpłaty,określenie podatnika wysokości
należności głównej i ubocznej , datę wpłaty , odcisk pieczęci urzędowej ,
podpis kasjera.
3.Odcinek z „książeczki mieszkaniowej” - pokwitowanie wpłaty czynszu najmu
lokalu mieszkalnego
4.”faktura Vat” - kopia, pokwitowanie wpłat za czynsz dzierżawny , sprzedaż
mienia komunalnego , sprzedaż dokumentacji przetargowej.
5.”polecenie księgowania „ -symbol Pu-K-167, potwierdzenie
gotówki z banku z zastosowaniem odpowiedniej klasyfikacji budżetowej
w dwóch egzemplarzach (kopie przekazuje się księgowości ) na podstawie
czeku wystawionego przez upoważnionego pracownika księgowości.
Dzienne przyjęcie gotówki kasy można potwierdzić zestawieniem zbiorczym
„przyjęto gotówkę do kasy”, z podaniem identyfikacji wpłaty , wysokość
wpłaty oraz potwierdzeniem przyjęcia przez kasjera.Wydanie dokumentacji
źródłowej do ewidencji księgowanej , potwierdza osoba upoważniona
własnoręcznym podpisem.Przyjęte wpłaty do kasy należy w całości
przekazywać na właściwy rachunek bankowy w dniu przyjęcia.
B.Rozchodowych
1.”bankowy dowód wpłaty”- wzór określony przez bank, wypełnia
kasjer w trzech egzemplarzach, pierwsza kopia potwierdzająca przyjęcie
gotówki przez bank , stanowi dowód wydania z kasy.
2.”polecenie księgowania” - stwierdzenie wypłaty wynagrodzeń
-6osobowych pracowników, indywidualne listy wypłat , kasjer przekazuje
do zbioru księgowości.
3.”polecenie wyjazdu służbowego”.
4.”wniosek o zaliczkę” i „rozliczenie zaliczki”
5.”faktury Vat” , „rachunki”,”noty”
6.inne dokumenty dyspozycji rozchodu
Fakt dokonania wypłaty kasjer potwierdza adnotacją „wypłacono gotówką
w dniu „ z podaniem poz.,numeru i daty RK.Wypłaty z kasy dokonuje się
wyłącznie gotówką pobraną czekiem gotówkowym z właściowego rachunku
bankowego.Przygotowanie wartości pieniężnych w formie tzw.”inkasa” lub
czeku gotówkowego , należy wyłącznie do czynności kasjera w porozumieniu
z jednostką wykonującą usługę ochrony transportu.
C.Raport kasowy
-symbol K-111a - znormalizowany druk ścisłego zarachowania wypełniany
przez kasjera w porządku chronologicznym tzn. w takiej kolejności , w jakiej
następują wpłaty i wypłaty, stanowi udokumentowanie wszystkich operacji
kasowych,
-sporządzany w dwóch egzemplarzach , oryginał wraz z dokumentacją źródłową
dekadowo przekazywana do księgowości za potwierdzeniem odbioru osobie
upoważnionej.
-dla przejrzystości dokonanych operacji , należy oddzielnie sporządzać RK
dla kierunków wpłat i wypłat właściwych rachunków bankowych.
V.Inwentaryzacja kasy
1.Inwentaryzację kasy przeprowadza się :
- w dniach ustalonych przez wójta
- na dzień przekazania obowiązków kasjera
- w ostatnim dniu roku
-72.Doraźne kontrole kasy dokonuje skarbnik gminy , a wynik kontroli
udokumentowuje się protokołem.
3.Nie udokumentowany dowodami kasowymi przychód gotówki stanowi
nadwyżkę kasową, która jest dochodem budżetu natomiast nie udokumentowany
rozchód gotówki stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera.
Załącznik :
1)Zarządzenie Prezesa NBP
2)Rozporządzenie Min.Spraw Wewnętrznych i Administracji