Ewidencja biblioteczna druków zwartych

Ewidencja biblioteczna druków zwartych
Nadesłał Bożena Olkowska - Balcerzak
EWIDENCJA BIBLIOTECZNA DRUKÓW ZWARTYCHZagadnienia ewidencji bibliotecznej reguluje
Rozporządzenie ministra kultury i dziedzictwa narodowego z dn. 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad
ewidencji materiałów bibliotecznych. Weszło ono w życie 1.01.2000r. i zastąpiło instrukcję z roku 1984 w
powyższej sprawie. Opracowanie nowych zasad zostało wymuszone m.in. przez zmiany w przepisach
finansowych oraz przez coraz powszechniejszy proces komputeryzacji bibliotek. Z ostatniego faktu
wynika nowy zapis w rozporządzeniu umożliwiający ewidencję w systemie komputerowym. Ewidencja
komputerowa powinna zapewnić: zapis, dostęp i przetwarzanie oraz wydruk całości lub części
danych. Natomiast każda ewidencja powinna:
- umożliwiać identyfikację materiałów,
- pokazywać stan ilościowy i wartościowy zbiorów oraz zmiany w nich zachodzące,
- ułatwiać zabezpieczenie zbiorów,
- stanowić podstawę do sprawozdań, polityki gromadzenia oraz planowania prac bibliotecznych.
Ewidencja materiałów bibliotecznych obejmuje:
- sumaryczną (wstępną) ewidencję wpływów,
- szczegółową ewidencję wpływów,
- szczegółową i sumaryczną ewidencję ubytków,
- finansowo-księgową ewidencję wpływów i ubytków.
Dla wydawnictw zwartych jednostką
ewidencyjną jest wolumen, a podstawę ewidencji stanowią dowody wpływów i ubytków. SUMARYCZNA
(WSTĘPNA) EWIDENCJA WPŁYWÓW polega na zapisywaniu wpływów, bez względu na źródło, całymi
partiami bez wymieniania poszczególnych pozycji. Prowadzi się ją w rejestrze przybytków; zapisując
materiały z jednego dowodu wpływu w jednej pozycji. Z ewidencji sumarycznej mogą zrezygnować małe
biblioteki, prowadząc w tym celu zeszyty struktury wpływów. Zachowuje się odrębność wpływów w
każdym roku. SZCZEGÓŁOWA EWIDENCJA WPŁYWÓW jest obowiązkowa i podstawowa dla wszystkich
bibliotek; obejmuje materiały włączane na stałe do księgozbioru i jest prowadzona w księdze
inwentarzowej. Księga jest odrębna dla każdej placówki i dla każdego typu zbiorów (lub podzielona na
części); powinna mieć wypełnioną stronę tytułową, ponumerowane strony oraz wypełnione pozycje
inwentarzowe, przesznurowane karty, pieczęć biblioteki i klauzulę potwierdzającą ilość stron i pozycji
inwentarzowych. Potwierdza to podpis kierownika i księgowego. Wpis w księdze powinien następować w
kolejności wpływu do biblioteki, w każdej pozycji inwentarza wpisujemy jeden wolumen, czytelny,
umożliwiający identyfikację i zgodny ze wskazówkami w księdze. Najważniejsze wskazówki to:
- można stosować znaki powtórzenia w tytule i wydawcy,
- piszemy czarnym lub niebieskim długopisem,
- pomyłek nie wolno zeskrobywać i zaklejać,
- poprawki naniesione czerwonym długopisem trzeba podpisać,
- w miejsce ubytków nie wpisuje się nic innego.
Księgę można przepisać tylko w uzasadnionych
przypadkach:
- następuje reorganizacja biblioteki (podział na dwie odrębne placówki, a w związku z tym podział
księgozbioru),
- ilość ubytków przekracza 50% zapisanych pozycji,
- inwentarz uległ zniszczeniu (całkowitemu lub częściowemu) na skutek zdarzeń losowych,
- inwentarz był niewłaściwie prowadzony.
Księga inwentarzowa drukowana z programu
komputerowego powinna spełniać wymogi księgi tradycyjnej, mieć ponumerowane strony, rosnące
numery inwentarzowe oraz klauzulę na końcu. Wydruk księgi powinien następować nie rzadziej niż raz w
roku. Przed przystąpieniem do wpisywania należy sprawdzić zgodność materiału z dowodami wpływu,
materiały opatrzyć w znaki własności - pieczątki w 3 miejscach ( i /lub nalepki z kodami kreskowymi),
Podstawą wpisu do księgi są Dowody wpływu, są nimi:
- Rachunki i faktury [materiały zakupione]
- Wykazy [materiałów przekazanych, darów jeśli były dołączone] oraz sporządzone przez nas:
- Kopie potwierdzenia odbioru [materiały przekazane, dary]
- Protokoły ubytku [materiały zwrócone za zagubione]
- Każda inna korespondencja dotycząca przybytków.
Każdy dowód powinien zawierać wykaz
materiałów, ich cenę lub wartość przez nas ustaloną, po wpisaniu na wykazie należy nanieść numery
inwentarzowe nadane poszczególnym dokumentom oraz oznaczenie numeru akcesji: nr w roku/rok
(34/2006), albo nr/rodzaj wpływu/rok (22/K/2006). Na odwrocie należy umieścić zapis: Książki (lub
inne materiały biblioteczne) wpisano do księgi inwentarzowej biblioteki pod numerami od ....................
do .................... Liczba egzemplarzy .................... Ewidencja uproszczonaUproszczony zapis
ewidencyjny stosuje się wtedy, gdy biblioteka gromadzi materiały o krótkim okresie użytkowania,
wymagające stałej aktualizacji oraz gromadzone w większej liczbie egzemplarzy. Do tej grupy
http://www.bp.ostroleka.pl/testowy - Serwis Biblioteki Pedagogicznej w Ostrołęce
Powered by Mambo
Generated: 8 March, 2017, 18:43
dokumentów zalicza się przede wszystkim podręczniki i skrypty. Dla tej grupy materiałów zaleca się
prowadzenie oddzielnej księgi inwentarzowej, z zachowaniem wszelkich przepisów dotyczących
prowadzenia inwentarzy, w której pod jedną pozycją zapisuje się wszystkie egzemplarze danego tytułu z
podaniem w rubryce "Sposób nabycia" liczbę wszystkich ewidencjonowanych jednostek. Przy
uproszczonej ewidencji nie wymagane jest szczegółowe wypełnienie wszystkich rubryk księgi
inwentarzowej. Również innego zapisu wymaga rubryka "Numer inwentarzowy", gdzie poza kolejnym
numerem inwentarzowym podaje się ilość egzemplarzy, np.: 245/1-20. W ten sposób
zaewidencjonowanym podręcznikom należy nadać trzyczęściowe numery inwentarzowe, np.: P-245/11
lub inny sposób ustalony w bibliotece. SZCZEGÓŁOWA EWIDENCJA UBYTKÓW
Każda biblioteka
zobowiązana jest do prowadzenia ewidencji ubytków. Ewidencja ta:
- wykazuje liczbę i wartość wydawnictw oraz przyczynę ich ubytkowania,
- pomaga określić stan faktyczny zbiorów,
- poprzez analizę przyczyn pozwala na podjęcie środków zaradczych.
Każda z przyczyn ubytkowania
wymaga odrębnego dowodu ubytku; i tak:
- Protokół ubytków [materiały, za które czytelnik zapłacił]
- Protokół komisji w sprawie ubytków [materiały nie zwrócone i nie zapłacone]
- Protokół komisji w sprawie ubytków [materiały wycofane w czasie selekcji: dublety, zaczytane,
zdezaktualizowane, nieodnalezione, itp..]
- Protokół przekazania innej bibliotece [materiały zbędne]
Kilka wskazówek do prowadzenia
protokołu ubytków:
- materiały najlepiej wykazać w kolejności numerów inwentarzowych,
- cena musi być zgodna z wpisem w księdze inwentarzowej,
- sporządza się go w 2 (3 w przypadku mat. zwracanych za zagubione) egz. - dla księgowości i dla
biblioteki,
- protokół musi być podpisany przez członków komisji i zaakceptowany przez dyrektora
- dopiero po zaakceptowaniu można wykreślić ubytki z księgi i katalogów
SUMARYCZNĄ
EWIDENCJĘ UBYTKÓW prowadzi się w rejestrze ubytków; wpisuje się w jednej rubryce materiały z
jednego dowodu ubytku. Prowadzi się go na podobnych zasadach, jak księgę inwentarzową, wg
wskazówek tam zawartych. FINANSOWO-KSIĘGOWA EWIDENCJA WPŁYWÓW I UBYTKÓWBiblioteki są
obowiązane raz w roku (lub 2x) do porównania wartości wykazywanej w swojej ewidencji (sumarycznej,
bądź szczegółowej) z wartością ewidencji majątkowej. Znaczy to, że biblioteka musi podać księgowości
ilość i wartość nabytków i ubytków z okresu sprawozdawczego oraz stan faktyczny zbiorów. W celu
ustalenia wartości i ilości faktycznej zbiorów należy:
- wartość (ilość) z księgi inwentarzowej pomniejszyć o wartość (ilość) z rejestru ubytków.
- do wartości (ilości) faktycznej z końca ubiegłego okresu sprawozdawczego dodać wartość (ilość)
nabytków i odjąć wartość (ilość) ubytków w okresie sprawozdawczym. Pomoce:
- prezentacja multimedialna,
- druki:
TRADYCYJNE
WYKONANE PRZY POMOCY OFFICE
WYKONANE W SYSTEMIE
PROLIB
księga inwentarzowa
wydruk fragmentu
struktura wpływów
(Excell)
raporty
zestawienie wpływów (Word)
raporty
dowód
wpływu/ubytku (książki zwrócone za zagubione)
dowód wpływu/ubytku (książki zwrócone za
zagubione)
wykaz książek z daru
rejestr ubytków
protokół komisji w sprawie selekcji
protokół komisji w sprawie selekcji (Word)
zestawienie wpływów
Literatura:
- Ewidencja materiałów bibliotecznych : prawne regulacje / [red. tomu Lucjan Biliński. Warszawa :
Wydaw. SBP, 1999.
- Golat R. Nowe zasady ewidencji materiałów bibliotecznych. W: Bibliotekarz, 2003, nr 11, s. 16-18
- http://www.vulcan.edu.pl/bibliotekarz/poradnik/ewidencja.html
http://www.bp.ostroleka.pl/testowy - Serwis Biblioteki Pedagogicznej w Ostrołęce
Powered by Mambo
Generated: 8 March, 2017, 18:43