zaproszenie do składania ofert

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
Miasto Leszno
ul. Kazimierza Karasia 15, 64-100 Leszno
(NIP 697-22-59-898)
reprezentowane przez
Prezydenta Miasta Leszna
zaprasza wszystkich zainteresowanych przedsiębiorców do składania ofert na wynajem
powierzchni handlowych na zasadach wyłączności w celu prowadzenia działalności
gastronomicznej podczas Pikniku Szybowcowego "Leszno.Rozwiń Skrzydła!", który odbędzie
się w dniach 28-29 czerwca 2014 r. na terenie lotniska w Lesznie.
W celu wzięcia udziału w konkursie ofert zainteresowani przedsiębiorcy powinni złożyć
pisemne oferty uwzględniające poniżej podane warunki, w Informacji Turystycznej w Lesznie
przy ul. Słowiańskiej 24, w terminie do dnia 11.04.2014 r.
Każda z Ofert powinna uwzględniać propozycję ceny netto i brutto za wynajem powierzchni
handlowej umożliwiającej zorganizowanie działalności gastronomicznej o specyfikacji
wyszczególnionej poniżej i zobowiązanie do:
1. zapewnienia 2000 miejsc siedzących przy stolikach/ławach z parasolami (Oferent
przedstawi w ofercie ich zdjęcia/ projekty/ wizualizację);
2. zapewnienia odpowiedniej liczby pojemników na odpady, nie mniej niż 50 sztuk
o pojemności 120 litrów;
3. oczyszczenia całego terenu pikniku/terenu, na którym będą świadczone usługi
gastronomiczne i usunięcia odpadów – na bieżąco w trakcie imprezy (Oferent wyznaczy
co najmniej 1 osobę, która na bieżąco będzie porządkować teren w czasie trwania
imprezy) , a także bezpośrednio po jej zakończeniu;
4. oczyszczenia terenów przyległych jeżeli występuje taka potrzeba a zanieczyszczenie
terenu wynika z działalności gastronomicznej - na bieżąco w trakcie imprezy (Oferent
wyznaczy co najmniej 1 osobę, która na bieżąco będzie porządkować teren w czasie
trwania imprezy) , a także bezpośrednio po jej zakończeniu;
5. zapewnienia odpowiedniej liczby dystrybutorów piwa (zawartość alkoholu zgodnie z
ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych) w liczbie nie mniejszej niż 7 sztuk, a także
odpowiedniej ilości napojów bezalkoholowych, przy możliwościach odwiedzenia pikniku
około 60 000 gości; (Oferent przedstawi swoją propozycję na organizację powyższego w
koncepcji załączonej do oferty);
6. zapewnienia odpowiedniej liczby stanowisk do dystrybucji posiłków (Oferent przedstawi
swoją propozycję na organizację powyższego w koncepcji załączonej do oferty, włącznie
z proponowanym asortymentem: ilość stanowisk gastronomicznych i oferowany
asortyment np. potrawy z grilla, dania typu fast-food, stosika z lodami, słodyczami, watą
cukrową, kukurydzą, itp.);
7. zapewnienia własnego źródła energii elektrycznej w celu prowadzenia działalności
gastronomicznej podczas Pikniku (Oferent dostarczy informacje na ten temat w koncepcji
załączonej do oferty);
8. przygotowania i wydania 300 bezpłatnych posiłków regeneracyjnych (np. kiełbasa/mięso
z grilla + pieczywo + napój) dla wolontariuszy obsługujących Piknik Szybowcowy (Oferent
przedstawi swoją propozycję na skład posiłku w koncepcji załączonej do oferty);
9. zorganizowania namiotu VIP-owskiego z zagwarantowaniem nielimitowanych
bezpłatnych napojów bezalkoholowych i piwa (zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie
imprez masowych) i wyżywienia dla 100 osób dziennie spełniającego następujące
warunki:
a. namiot zlokalizowany będzie w strefie VIP,
b. wyposażony zostanie w podłogę, stoliki i miejsca siedzące ( min. 25 miejsc
siedzących)
c. namiot będzie posiadał również miejsca siedzące na zewnątrz przy stolikach
z parasolami (min. 20 miejsc siedzących) i odgrodzony będzie np. płotkiem (tzw.
ogródek)
d. wydzielone zostanie miejsce na kabinę sanitarna typu TOY TOY (kabinę na swój
koszt dostarczy Zamawiający, Oferent będzie na bieżąco dbał o jej czystość)
e. namiot będzie funkcjonował przez dwa dni, w godzinach trwania pikniku w tym
również koncertu gwiazdy muzycznej,
f. dostęp do namiotu będą miały osoby posiadające odpowiedni identyfikator
(identyfikatory zostaną wyprodukowane przez Organizatora w ilości 100 szt,
kontrola dostępu zostanie zapewniona przez Organizatora).
Oferent przedstawi w koncepcji załączonej do oferty przykładowe zdjęcia / projekt /
wizualizację namiotu VIP wraz z proponowanym menu, wyposażeniem i dekoracjami.
10. Oferent załączy do oferty informacje o swoim doświadczeniu w prowadzeniu działalności
gastronomicznej w czasie dużych imprez.
11. przestrzegania wszelkich porządkowych poleceń organizatora Pikniku;
12. Organizator nie dopuszcza umieszczania przez wybranego Oferenta na terenie Pikniku
nośników reklamowych poza obrandowanymi elementami niezbędnego wyposażenia (np.
namioty, parasole), zgodnie z zasadami przedstawionymi poniżej. Bez zgody
Organizatora dopuszcza się jedynie stosowanie elementów wyposarzenia, które
opatrzone są informacjami/ brandingiem wybranego Oferenta. Jeśli elementy
wyposarzenia są opatrzone informacjami / brandingiem innej marki, należy to zaznaczyć
w ofercie w celu uzyskania zgody Organizatora.
13. Zamawiający udostępni Oferentowi przyłącze wodne i obciąży go kosztami za zużycie
wody podczas imprezy.
Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta.
Ponadto oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim oraz zawierać:
pełną nazwę Oferenta;
siedzibę i dokładny adres Oferenta;
dane kontaktowe, w szczególności numer telefonu;
nr NIP, Regon;
osobę do kontaktu;
koncepcję wykorzystania powierzchni handlowej w celu prowadzenia działalności
gastronomicznej w czasie Pikniku Szybowcowego, zgodnie z wymogami przedstawionymi
powyżej;
7.
oświadczenie o zdolności organizacyjnej i ekonomicznej do zrealizowania na wynajętej
powierzchni usług gastronomicznych o wskazanej w niniejszym zapytaniu specyfikacji;
1.
2.
3.
4.
5.
6.
8.
oświadczenie iż koncepcję wykorzystania powierzchni handlowej w celu prowadzenia
działalności gastronomicznej w czasie Pikniku Szybowcowego jest zgodna z wymogami
Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych i że Oferent bierze na siebie odpowiedzialność
za jej przestrzeganie.
Pozostałe informacje:
Na terenie Pikniku Szybowcowego zlokalizowane zostanie stoisko o wym. 18m2 z żywnością
lokalnych producentów skupionych w Klastrze Spożywczym „Leszczyńskie Smaki”
(asortyment: nabiał, warzywa i owoce, słodycze, mięso i wędliny).
W konkursie uczestniczyć będą oferty uwzględniające cenę za najem całego terenu
przewidzianego pod działalność gastronomiczną (rzut terenu przewidzianego pod
działalność gastronomiczną w załączeniu);
Cena podana w ofercie powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonywaniem
przedmiotu zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego;
Zamawiający ma prawo do zakończenia konkursu wyboru ofert w dowolnym momencie
według swojego uznania;
Wybranemu Oferentowi zostanie przedstawiona Umowa, której zawarcie warunkuje
realizację opisanego wyżej zamówienia z udziałem wybranego oferenta;
Warunkiem realizacji umowy będzie zapłata z góry całości czynszu najmu w terminie 5 dni
od podpisania umowy;
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany lub uzupełnienia niniejszego Zapytania.
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający, prócz ceny, będzie się kierował
przesłankami pozwalającymi stwierdzić, który z Wykonawców zaproponował ofertę najpełniej
wychodzącą naprzeciw oczekiwaniom Zamawiającego opisanym powyżej (atrakcyjność
oferty, kompleksowość).
Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji z wybranymi
Wykonawcami.
Kontakt :
Mateusz Weber
Informacja Turystyczna
tel. 65 529 82 34; 661 427 969
e-mail: [email protected]
Rzut terenu przewidzianego pod przedmiotową działalność