na wybór firm do ybór firm do ybór firm do

SPECYFIKACJA
WARUNKÓW ZAMÓWIENIA
PRZETARG NIEOGRANICZONY
NIEOGRANICZONY WRAZ Z AUKCJĄ ELEKTRONICZNĄ
ELEKTR ONICZNĄ
na wybór
wybór firm do monitoringu II Etap.
Etap.
Postępowanie jest prowadzone zgodnie z Regulaminem wyłaniania wykonawców, usług lub
dostawców w PKO Leasing SA wprowadzonym Zarządzeniem nr 26/2011 Prezesa Zarządu PKO
Leasing SA z dnia 11.05.2011 roku.
PKO Leasing SA
ul. Śmigłego Rydza 20
93 – 281 Łódź
ŁÓDŹ, MAJ 2014
ZAMAWIAJĄCY
PKO Leasing SA
ul. Śmigłego Rydza 20 , 93 – 281 Łódź
tel. (42) 2539600,
strona internetowa: www.pkoleasing.pl
I. TRYB POSTĘPOWANIA – PRZETARG NIEOGRANICZONY WRAZ Z AUKCJĄ ELEKTRONICZNĄ.
ELEKTRONICZNĄ.
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
I.
a)
b)
c)
Przedmiotem zamówienia jest:
Usługa polegająca na odzyskaniu całej kwoty należności przeterminowanych
wskazanych w wysłanym do Klienta Ostatecznych Wezwaniach Do Zapłaty (OWDZ)
w okresie pomiędzy 27 a 40 dniem okresu przeterminowania,
Usługa polegająca na wydrukowaniu przez Oferenta otrzymanych od
Zamawiającego dokumentów (OWDZ), wysłaniu ich za zwrotnym potwierdzeniem
odbioru (ZPO) za pośrednictwem POCZTY POLSKIEJ SA do Klientów Zamawiającego
wraz z rejestracją zwrotnych potwierdzeń odbioru oraz prowadzeniu przez Oferenta
działań reklamacyjnych polegających na wyjaśnianiu braku Zwrotnego
Potwierdzenia Odbioru ZPO.
Usługa polegająca na poinformowaniu Klientów Zamawiającego o istniejącym
zadłużeniu w 5 i 8 DPD wraz z poinformowaniem o możliwości restrukturyzacji umów
wybranych (oznaczonych) Klientów.
1. Usługa wydruku i wysyłki ostatecznych wezwań do zapłaty (OWDZ), obejmuje:
a) dwustronne wydrukowanie (duplex – zawsze parzysta liczba stron i strony
numerowane), na podstawie przekazywanych w cyklach dziennych przez
Zamawiającego plików PDF, XML lub w innym ustalonym przez obie strony formacie,
w dwóch egzemplarzach pism będących wezwaniem do zapłaty zawierającym
warunkowe oświadczenie o rozwiązaniu umowy;
b) podpisanie przez Oferenta na podstawie specjalnego pełnomocnictwa udzielonego
przez Zamawiającego dwóch egzemplarzy OWDZ;
c) wysłanie jednego egzemplarza OWDZ za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO –
przesyłanym do Oferenta) w dniu otrzymania pliku, w którym ten OWDZ się
znajdował (do każdej umowy w odrębnym liście);
d) wysłanie OWDZ w tym samu dniu co otrzymany od Zamawiającego plik, obowiązuje
Oferenta w dni robocze z wyłączeniem niedzieli i świąt;
e) Oferent ma obowiązek wysłania w pierwszym dniu roboczym po dniu wolnym
wszystkich OWDZ z plików, które otrzymał w tym okresie;
f) W przypadku kilku OWDZ w pliku dziennym jednego (tego samego) Klienta (Klient
ma zawartych z Zamawiającym kilka umów), Oferent ma obowiązek wysłania
każdego OWDZ w odrębnej kopercie z ZPO;
g) Przekazywanie do Zamawiającego w cyklach dziennych oryginałów podpisanych
przez Oferenta OWDZ (drugi egzemplarz) opisanych w ustalony sposób;
h) Przekazywanie do Zamawiającego w cyklach dziennych oryginałów ZPO opisanych
w ustalony sposób;
i) Wypełnienie druku i złożenie reklamacji na Poczcie Polskiej na brak ZPO nie
wcześniej niż 14 dni od wysłania OWDZ i nie później niż w 17 dniu od wysłania
OWDZ;
j) Raportowanie w cyklach dziennych ilości złożonych reklamacji wraz z opisem
którego dokumentu dotyczą i odpowiedzią uzyskaną z Poczty Polskiej
k) Przekazywania do Zamawiającego na serwer w cyklach dziennych 3 raportów
zbiorczych (w formacie ustalonym przez obie strony) wraz ze skanami OWDZ i ZPO
opisanymi we wskazany sposób;
l) Raport z wysłanych OWDZ;
2
m) Raport z odebranych ZPO z podziałem na odebrane (powrót samej ZPO) i
nieodebrane (zwrot do Oferenta listu z OWDZ);
n) Raport wysłanych OWDZ wraz ze sparowanymi ZPO
o) Raportów miesięcznych niezbędnych do rozliczenia podsumowujących wykonane
czynności z w danym cyklu rozliczeniowym rozumianym jako miesiąc kalendarzowy.
2. Usługa odzyskania całej należności wskazanej na OWDZ
a) odzyskania przez Oferenta całej kwoty należności przeterminowanych wskazanym w
ostatecznym wezwaniu do zapłaty (OWDZ) w okresie pomiędzy 27 a 40 dniem
przeterminowania należności. Wszelkie ustalenia i deklaracje spłaty przyjmowane od
Klienta muszą zostać zamknięte i zrealizowane najpóźniej do 40 dnia okresu
przeterminowania.
b) wpłaty Klienta po 40 dniu okresu przeterminowania nie będą uznawane we
wzajemnych rozliczeniach pomiędzy Zamawiającym a Oferentem
c) w ramach usługi monitorowania Oferent przeprowadzać będzie działania o
charakterze upominawczo-informacyjnym, dotyczącym powstałej zaległości z
wykorzystaniem narzędzi w postaci skutecznych kontaktów telefonicznych
d) Oferent w okresie do 40 dnia przeterminowania należności przeprowadzi co najmniej
jedną rozmowę telefoniczną
e) Za skuteczny kontakt uznaje się rozmowę telefoniczną przeprowadzoną z Klientem
(właścicielem) lub osobą odpowiadającą za płatności.
f) Oferent nie będzie uprawniony do pobierania od Klientów PKO Leasing SA i PKO
Bankowy Leasing Sp. z o.o. środków pieniężnych, tak w gotówce, jak i w formie
przelewu bankowego.
3. Usługa informowania Klientów Zamawiającego przekazywanych w Raportach w 5 i 8
DPD o powstałej zaległości oraz informowanie oznaczonej wśród nich grupy Klientów o
możliwości Restrukturyzacji Profilaktycznej umów leasingu i dotyczy:
a) Kontaktu z Klientem w 5 i 8 DPD i przekazaniu informacji o kwocie zaległości,
b) W przypadku kontaktu z Klientem odpowiednio oznaczonym poinformowania, o
możliwości przeprowadzenia procesu restrukturyzacji umowy/ umów leasingu oraz o
warunku dobezpieczenia;
c) Przekazanie informacji o możliwości restrukturyzacji przekazywany jest jedynie
Klientom nie deklarującym spłaty zadłużenia i jest traktowany jako scenariusz
ostateczny,
d) Za skuteczny kontakt uznaje się rozmowę telefoniczną przeprowadzoną z Klientem
(właścicielem) lub osobą odpowiadającą za płatności,
e) Działania dotyczące Restrukturyzacji Informacyjnej w żaden sposób nie wpływają na
proces monitorowania płatności,
f) Klientom zainteresowanym Restrukturyzacją Profilaktyczną przekazywany jest
kontakt do wskazanej przez Zamawiającego osoby, a stosowna informacja jest także
przekazywana do Zamawiającego w cyklach dziennych.
4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych i wariantowych. Oferta musi
obejmować całość zamówienia.
5. Przedmiot zamówienia obejmuje klientów PKO Leasing SA i PKO Bankowy Leasing Sp. z
o.o.
6. Oferent powinien zapoznać się z całością Specyfikacji Warunków Zamówienia.
7. Oferent poniesie wszelkie koszty związane z udziałem w postępowaniu.
3
8. Każdy Oferent może przedłożyć tylko jedną ofertę. Oferta Oferenta, który przedłoży
więcej niż jedną ofertę zostanie odrzucona.
9. Zamawiający nie przewiduje rozliczeń w walutach obcych.
10. Zamawiający zastrzega sobie prawo wycofania się z całości lub części zamówienia na
każdym etapie postepowania.
I II.
II . TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Zamówienie będzie zrealizowane w terminie 12 miesięcy od dnia podpisania umowy
I V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają następujące
warunki:
a) Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia.
- Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Oferent wykaże, że w okresie
ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania pisemnych ofert, a jeżeli
okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał lub
wykonuje usługę/usługi podobnego typu tj. wysyłka dokumentów z ZPO, która
była/ jest wykonywana przez okres co najmniej 3 (trzech) miesięcy do dnia
składania oferty
- Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Oferent wykaże, że w okresie
ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania pisemnych ofert, a jeżeli
okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał lub
wykonuje co najmniej trzy usługi monitoringu telefonicznego przeterminowanych
płatności, z których każda była/ jest wykonywana przez okres co najmniej 3
(trzech) miesięcy do dnia składania oferty
b) Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do
wykonania zamówienia.
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Oferent :
- posiada własne call center z co najmniej dziesięcioma stanowiskami do obsługi
monitoringu
- posiada plany awaryjne zapewniające ciągłe i niezakłócone dostarczanie usług
i zapewnienia wglądu do tych dokumentów na życzenie Zamawiającego,
Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana według formuły spełnia/nie spełnia
na podstawie załączonego do oferty oświadczenia – według wzoru stanowiącego
zał. 2 do SWZ.
c) Są ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności.
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Oferent jest ubezpieczony od
odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej;
d) Nie podlegają wykluczeniu z postępowania tj.:
• w stosunku do których nie jest prowadzone postępowanie likwidacyjne lub
upadłościowe, z wyjątkiem wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli
4
•
•
•
•
•
•
układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje
zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego;
nie zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne
lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem
zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w
całości wykonania decyzji właściwego organu;
nie są osobami fizycznymi, które prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione
w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko
prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku,
przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub
inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za
przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo
związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego;
nie są spółkami jawnymi, których wspólnika prawomocnie skazano za przestępstwo
popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo
przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko
środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi
gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści
majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w
zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub
przestępstwa skarbowego;
nie są spółkami partnerskimi, których partnera lub członka zarządu prawomocnie
skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie
zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową,
przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo
przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu
osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub
przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu
popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego;
nie są spółkami komandytowymi oraz spółkami komandytowo-akcyjnymi, których
komplementariusza prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z
postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób
wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo
przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne
przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za
przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo
związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego;
nie są osobami prawnymi, których urzędującego członka organu zarządzającego
prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o
udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę
zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa,
przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione
w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub
przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu
popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego;
2. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw do
wykluczenia zostanie dokonana zgodnie z formułą „spełnia - nie spełnia" w oparciu
o treść dokumentów i oświadczeń dołączonych do oferty przez Oferenta.
3. W toku badania ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień
5
dotyczących treści złożonych ofert.
4. Do aukcji elektronicznej zostaną zaproszeni Oferenci, którzy spełniają warunki opisane w
ust.1 niniejszego punktu.
V. WYMAGANE DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA:
OŚWIADCZENIA:
I. W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału i braku podstaw do wykluczenia z
postępowania o udzielenie zamówienia Oferent obowiązany jest złożyć następujące
dokumenty:
a) Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw do
wykluczenia z postępowania - zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik Nr 2 do
SWZ
b) Wykaz wykonanych lub wykonywanych usług wysyłki dokumentów z ZPO zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 3a do SWZ
c) Wykaz wykonanych lub wykonywanych usług monitoringu telefonicznego
wierzytelności przeterminowanych zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr
3b do SWZ
UWAGA:
- Oferent jest zobowiązany do przedłożenia referencji z firm wykazanych w
załącznikach nr 3a i 3b
- Oferent jest zobowiązany do podania nr telefonu osoby upoważnionej we
wskazanej w wykazie firmie, która będzie mogła potwierdzić (referencje) należyte
wykonanie lub wykonywanie usługi przez Oferenta;
- W przypadku wykazania świadczenia usługi/usług na rzecz PKO BP S.A.
Zamawiający wymaga przedstawienia pisemnego poświadczenia należytego
wykonania lub wykonywania usługi;
Aktualną polisę lub inny dokument ubezpieczenia potwierdzający, że Oferent jest
ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności
gospodarczej wraz z dowodem zapłaty składki z tytułu zawarcia umowy
ubezpieczenia,
d) Aktualną polisę lub inny dokument ubezpieczenia potwierdzający, że Oferent jest
ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności
gospodarczej wraz z dowodem zapłaty składki z tytułu zawarcia umowy
ubezpieczenia,
e) Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru
lub wypis z ewidencji działalności gospodarczej w przypadku Oferentów będących
osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą wystawione nie wcześniej niż
3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
f) Oświadczenie Oferenta, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenia,
że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych
płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawionego nie wcześniej niż 1 miesiąc przed upływem terminu składania ofert.
g) Oświadczenie Oferenta, że Oferent nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie
zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie,
odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości
wykonania decyzji właściwego organu - wystawionego nie wcześniej niż 1 miesiąc przed
upływem terminu składania ofert.
6
VI. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z OFERENTAMI
W toku postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający i Oferent będą się porozumiewać
pisemnie lub drogą elektroniczną.
Uprawnionymi do kontaktów z Oferentami są:
1. Mariusz Lesiakowski
[email protected] (tel. kom. 691444446)
tel. 042 253 95 03
2. Ewa Orłowska [email protected] tel. 042 253 95 22
Pytania dotyczące wyjaśnienia treści SWZ Oferenci mogą składać w nieprzekraczalnym terminie
do dnia 16.05.2014 r. na adres [email protected]
Pytania bez ujawniania źródła zapytania wraz z odpowiedziami zostaną umieszone na platformie
internetowej Zamawiającego i będą ogólnie dostępne dla wszystkich Oferentów.
Odpowiedzi na pytania zostaną umieszczone na stronie internetowej Zamawiającego oraz w
panelu aukcyjnym jako załącznik do dnia 21.05.2014 r. do godziny 12.00.
VII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
Oferent pozostaje związany ofertą przez okres 120 dni, począwszy od dnia składania ofert..
Zamawiający może co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić
się do Oferentów o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu na oznaczony okres, nie
dłuższy jednak niż 60 dni.
VIII
VIII . OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA DOKUMENTACJI PRZETARGOWEJ
1. Oferta powinna być sporządzona w formie pisemnej, w języku polskim, i zawierać:
a) wypełniony formularz ofertowy (załącznik nr 1 do niniejszej specyfikacji);
b) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw
do wykluczenia zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej
specyfikacji
c) dokumenty i oświadczenia określone w punkcie V niniejszej specyfikacji,
d) oświadczenie o uzyskiwanych średnich wynikach efektywności oraz
deklarowana efektywność przy wykonywaniu przedmiotowego zamówienia,
e) oświadczenie Oferenta o udostępnieniu Zamawiającemu do wglądu na każde
żądanie potwierdzające posiadanych przez Oferenta planów awaryjnych
zapewniających ciągłe , niezakłócone dostarczanie usług stanowiących
przedmiot zamówienia,
f)
oświadczenie Oferenta dotyczące stosowanych rozwiązań technicznych i
organizacyjnych zapewniających bezpieczne i prawidłowe wykonywanie
powierzonych czynności, w szczególności ochronę tajemnicy, danych osobowych
i innej informacji prawnie chronionej,
7
g) oświadczenie, iż po zakończenie postępowania i dokonaniu przez Zamawiającego
wyboru Oferenta, Oferent podpisze umowę współpracy w zakresie świadczenia
usługi monitoringu II Etap stanowiącej Załącznik nr 5 do SWZ.
h) parafowany wzór umowy
2. Zarówno oferta, jak i wszystkie dokumenty będące jej integralną częścią, muszą być
podpisane przez upoważnionych przedstawicieli Wykonawcy wraz z pieczęciami firmowymi
i imiennymi. Jeżeli upoważnienie nie wynika z załączonych dokumentów, do oferty należy
załączyć pisemne pełnomocnictwo w formie oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii.
3. Oferta, dla każdej części przedmiotu zamówienia, powinna być sporządzona w języku
polskim na formularzu ofertowym zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ
Zamawiający zaleca, by wszystkie zapisane strony oferty były kolejno ponumerowane i
parafowane przez osoby upoważnione do podpisania oferty.
4. Wszelkie dokumenty obcojęzyczne załączone do oferty muszą być dodatkowo zaopatrzone w
tłumaczenie na język polski potwierdzone przez Wykonawcę.
5. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii
dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Oferenta kopia dokumentu jest nieczytelna
lub budzi wątpliwości, co do jej prawdziwości
6. Oferta zawierająca powyższe dokumenty i dane powinna być umieszczona w zamkniętej,
nieprzezroczystej kopercie i oznaczona nazwą oferenta oraz opisana „Oferta usługa
Monitoringu II ETAP - NIE OTWIERAĆ „
7. Oferty, które nie będą spełniały wymogów Zamawiającego określonych w niniejszej SWZ,
zostaną odrzucone. Ofertę Oferenta wykluczonego z postępowania uznaje się za
odrzuconą.
I X. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA I OTWARCIA OFERT
Przedmiotowe postępowanie określone w SWZ jest dwuetapowe:
I.
ETAP I Złożenie dokumentacji przetargowej przez Oferenta tj. :
a) Rejestracja Oferenta na portalu Zamawiającego eZakupy
b) Pobranie dokumentacji do wypełnienia;
c) Składanie ofert wstępnych elektronicznie od dnia 14.05.2014 g. 12.00
do 22.05.2014 r. g. 12.00;
12.00 ;
d) Ustala się dla pozycji aukcyjnych następujące postąpienia:
-
Proces monitoringu należności z wysłanego OWDZ – 0,50 PLN
-
Proces wysyłki i obsługi OWDZ – 0,50 PLN
Informowanie o zaległości w 5 i 8 DPD - 0,01 PLN
e) Przyjmuje się dla wszystkich pozycji aukcyjnych skok maksymalny nie
więcej niż 50% ostatniej złożonej oferty
f) Stawki maksymalne od których możliwe jest składanie ofert wynoszą:
-
Proces monitoringu należności z wysłanego OWDZ – 25,00 PLN
-
Proces wysyłki i obsługi OWDZ – 15,00 PLN
Informowanie o zaległości w 5 i 8 DPD - 2,00 PLN
g) dostarczenie do siedziby Zamawiającego wypełnionej dokumentacji
przetargowej w formie pisemnej wraz z potwierdzeniem złożonej oferty
8
wstępnej w formie elektronicznej (łącznie rozumianej jako dokumentacja
przetargowa) w terminie, o którym mowa w pkt. IX pkt III.
h) terminie złożenia oferty papierowej decyduje data jej faktycznego wpływu
do Zamawiającego
i) Oferty złożone po terminie nie będą podlegać ocenie,
j) Otwarcie ofert nastąpi w dniu 26.05.2014 r.
r o godzinie 14.00 w siedzibie
Zamawiającego
W przypadku, gdy Oferent zaproponuje różne stawki we wstępnej ofercie pisemnej
i ofercie wstępnej elektronicznej – oferty zostaną odrzucone.
II.
III.
ETAP II Aukcja elektroniczna właściwa– dotyczy Oferentów, którzy spełnią
warunki opisane w niniejszym SWZ:
a) przeprowadzenie aukcji na portalu eZakupy,
Oferty wstępne należy składać na portalu eZakupy do dnia 22.05.2014 r. do
godziny 12.00.
12.00 . Dokumentację papierową należy złożyć w sekretariacie PKO
Leasing S.A. (VI piętro) 93 – 281 Łódź, ul. Śmigłego Rydza 20 do dnia 26.05.2014
r. do godziny 14.00
Celem Aukcji będzie wyłonienie Oferentów, z którymi zostaną podpisane umowy o współpracy.
Dopuszcza się możliwość wyboru więcej niż 1 firmy.
Podpisanie umowy nie gwarantuje obsługi wszystkich Klientów Zamawiającego. Zamawiający
dopuszcza możliwość regionalizacji Klientów oraz wprowadzania zmian w obrębie regionów.
X. AUKCJA ELEKTRONICZNA WŁAŚCIWA (Aukcja)
1) Aukcja elektroniczna właściwa rozpocznie się w dniu 30.05.2014
30 .05.2014 r. o godzinie 10.00.
Do Aukcji zostaną zaproszeni Oferenci, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania lub
których oferty nie zostały odrzucone oraz nie zajęli miejsc (pierwszego lub drugiego)
umożliwiających nawiązanie współpracy z Zamawiającym w związku z
rozstrzygnięciem postępowania przetargowego dotyczącego wyboru firm
windykacyjnych do monitoringu należności w zakresie 1111 -25 DPD
2) Przedmiotem Aukcji będzie wybór Oferentów, którzy przedstawią najkorzystniejsze oferty
cenowe dla Zamawiającego. O miejscu będzie decydowała ilość punktów,
3) Postąpienia podczas Aukcji, ustalone dla poszczególnych kategorii w PLN i %, będą
widoczne w trakcie aukcji na portalu eZakupy
4) Podstawowy czas Aukcji czyli czas składania ofert, wynosi 60 minut.
5) W Aukcji przewiduje się dogrywki 5 minutowe.
6) Zasady dotyczące Aukcji elektronicznej określa Regulamin aukcji internetowej
stanowiący Załącznik nr 4 do SWZ.
7) Oferenci zaproszeni do Aukcji elektronicznej właściwej otrzymają drogą email
zaproszenie do udziału w Aukcji elektronicznej właściwej,
8) Po zakończeniu ETAPU II, każdy z Oferentów, który brał udział w Aukcji jest zobowiązany
do potwierdzenie ostatniej złożonej oferty (w trakcie Aukcji) pisemnie (skan
Oświadczenia podpisanego przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta,
przesłany na wskazany w SWZ adres email Zamawiającego w ciągu 3 godzin od
zakończenia aukcji),
9
9) Dostarczenie do siedziby Zamawiającego oryginału Oświadczenia podpisanego przez
osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta, w terminie 7 dni od daty zakończenia
aukcji elektronicznej właściwej
10) Podstawą realizacji przyjętej oferty będzie umowa podpisana przez Oferenta lub pisemne
zamówienie przesłane Zamawiającemu w terminie związania ofertą.
XI. W YNAGRODZENIE OFERENTA I OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY
1. Pod pojęciem wynagrodzenia należy rozumieć wysokość ryczałtu za określone w
specyfikacji czynności. Ryczałt będzie niezmienny w okresie obowiązywania umowy.
2. Wszystkie wartości podane w ofercie należy zaokrąglić do dwóch miejsc po przecinku,
stosując matematyczną zasadę zaokrągleń.
3. Cena oferty jest ceną ryczałtową i musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do
zrealizowania zamówienia wynikające wprost z opisu przedmiotu zamówienia, jak
również w niej nie ujęte, a bez których nie można realizować zamówienia.
WYNAGRODZENIE :
a) Z tytułu wykonanych działań w ramach świadczenia opisanej w SWZ usługi Oferentowi
przysługuje wynagrodzenie w związku z odzyskaniem całej kwoty należności wskazanej na
wysłanym OWDZ (umowie leasingu) do 40 DPD i wykonania co najmniej jednego
skutecznego kontaktu telefonicznego (z właścicielem lub osobą odpowiedzialną za
płatności) w sprawie wysłanego OWDZ. Zaległości na umowie Klienta do kwoty 5 PLN
brutto będą traktowane jako odzyskane przez Oferenta całej przekazanej na OWDZ
(umowie należności);
b) Z tytułu wydrukowania i wysłania OWDZ oraz reklamowania braku ZPO zgodnie z
warunkami opisanymi w pkt II SWZ
c) W przypadku działań w 5 i 8 DPD warunkiem zapłaty wynagrodzenia Oferentowi jest
skuteczny kontakt telefoniczny (z właścicielem lub osobą odpowiedzialną za płatności) z
wyznaczonymi Klientami w 5 i 8 DPD.
d) W przypadku otrzymania w tym samym dniu dokumentów Klienta jednocześnie w 5 i 8
DPD Zamawiający zapłaci jedną stawkę ryczałtu w przypadku skutecznego kontaktu z
takim Klientem.
e) W przypadku otrzymania w tym samym dniu (5 lub 8 DPD) kilku dokumentów jednego
Klienta, Zleceniodawca zapłaci jedną stawkę ryczałtu w przypadku skutecznego kontaktu z
takim Klientem
f) Wysokość ryczałtu za czynności wskazane w pkt 1-3 będzie wynikiem stawki
zaproponowanej i zaakceptowanej w aukcji elektronicznej
g) Kwota netto ryczałtu zostanie powiększony o podatek od towarów i usług VAT
naliczony zgodnie z obowiązującymi przepisami
h) Warunkiem zapłaty wynagrodzenia (opisanego w pkt 1) jest potwierdzenie przez
Zamawiającego dokonanej przez Klienta wpłaty (spłata całej kwoty wskazanej na
wysłanym OWDZ)
i) W przypadku braku ZPO złożenie na Poczcie Polskiej reklamacji nie wcześniej niż 14 dni od
daty wysłania OWDZ i nie później niż w 17 dniu od wysłania OWDZ.
j) Warunkiem zapłaty wynagrodzenia Oferentowi jest potwierdzenie przez Zamawiającego
dokonanych czynności na podstawie raportów dziennych.
10
k) Szczegółowe określenie wypłaty wynagrodzenia zostało dodatkowo wskazane w § 7
Umowy współpracy w zakresie Świadczenia Usług Monitoringu II Etap, stanowiącej
Załącznik nr 5 do SWZ.
XII
XI I .BADANIE SKUTECZNOŚCI PROWADZONYCH DZIAŁAŃ OBJĘTYCH OFERTĄ
1. Zamawiający po zakończeniu każdego miesiąca będzie badał skuteczność prowadzonych
działań Oferenta,
2. Skuteczność należy rozumieć jako.:
a) iloraz kwoty odzyskanej z OWDZ do 40 DPD w danym okresie rozliczeniowym do
całej kwoty należności przekazanej w tym okresie
b) iloraz spłaconych w całości OWDZ (dokumentów/umów) do 40 DPD w danym
okresie rozliczeniowym do ilości OWDZ (dokumentów/umów) wysłanych w tym
okresie,
c) iloraz ilości skutecznych kontaktów z Klientem w danym okresie rozliczeniowym do
całej ilości Klientów przekazanych w tym okresie,
d) terminowość raportowania
XIII.
XIII . ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY
Wzór umowy stanowi załącznik nr 5 do niniejszej SWZ
XI V. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Zamawiający ma prawo do swobodnego wyboru oferty, zamknięcia postępowania bez
wyboru którejkolwiek z ofert oraz prawo do unieważnienia postępowania bez podania
przyczyny w każdym czasie.
2. Oferentowi przysługuje odwołanie od czynności Zamawiającego podjętej
w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechanie czynności.
3. Odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie czynności Zamawiającego,
której odwołanie dotyczy, zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać żądanie.
4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Zarządu Zamawiającego w formie pisemnej w ciągu 5
dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego
wniesienia.
Wykaz załączników :
-
Załącznik nr 1 – Formularz Ofertowy,
-
Załącznik nr 2 – Oświadczenie,
-
Załącznik nr 3a – Wykaz zleconych usług wysyłki dokumentów z ZPO wraz z wykazem
Zleceniodawców
-
Załącznik nr 3b– Wykaz zleconych usług monitoringu wraz z wykazem Zleceniodawców.
-
Załącznik nr 4 - Regulamin aukcji internetowej
-
Załącznik nr 5 - Umowa o współpracy w zakresie świadczenia usług MONITORINGU II Etap
11