Wsparcie obsługi kadrowej w obszarze Umów Zlecenie poprzez

Paperles BPM
Rozwiązanie:
Wsparcie obsługi
kadrowej w obszarze
Umów Zlecenie
poprzez elektroniczne
podpisywanie
dokumentów
Paperles Move
Paperless Signature
Paperless Safe
Obsługa procesów
kadrowych i podpisywanie
dokumentów na tablecie
Integracja z systemami
kadrowymi i innymi
ERP
BPM
CRM
Automatyczne
raportowanie
Bądź Paperless – nie drukuj
Automatyczna archiwizacja
w formie e-teczek „ABC”
Pracownicy firmy
Zleceniobiorcy
Partnerzy
Ocena satysfakcji
zleceniobiorcy
2
Elektroniczne podpisywanie Umów Zlecenie
usprawnia procesy kadrowo-płacowe oraz
wyróżnia firmę na tle zleceniodawców.
Obsługa Umów Zlecenie oraz Rachunków to nie lada wyzwanie dla firm, w których ta forma
zatrudnienia jest masowo wykorzystywana w relacjach z pracownikami.
Typowy proces obsługi UZ i Rachunków to drukowanie dużej liczby dokumentów, czasochłonne
przekazywanie dokumentów między zleceniobiorcą, a zleceniodawcą i dodatkowa praca
związana z weryfikacją dokumentów, aby bezpiecznie zrealizować płatności.
Wersja papierowa dokumentów generuje również duże ryzyko dekompletacji dokumentów,
ich zaginięcia czy też fraudów.
W ramach oferty Billennium Paperless dostępne jest rozwiązanie wspierające proces obsługi
Umów Zlecenie i Rachunków. Rozwiązanie wykorzystuje produkty Paperless BPM, Paperless
Move, Paperless Signature, Paperless Safe.
Bądź Paperless – nie drukuj
3
Aplikacja mobilna do obsługi procesów kadrowych w terenie
Przedstawiciel zleceniodawcy wyposażony zostaje w tablet z zainstalowaną aplikacją mobilną
umożliwiającą obsługę wszystkich kluczowych kroków w procesie tj. wypełnienie
kwestionariusza osobowego, podpisanie Umowy Zlecenie czy podpisanie Rachunku do UZ.
Aplikacja może się komunikować z centralą firmy w czasie rzeczywistym, dzięki czemu
zarządzający mają pełną kontrolę nad poszczególnymi krokami w procesie (m.in.
geolokalizacją zdarzenia).
Elektroniczne podpisywanie dokumentów kadrowych za pomocą technologii odręcznego
podpisu biometrycznego
Rozwiązanie umożliwia podpisywanie wszelkich dokumentów kadrowych – w tym
kwestionariuszy osobowych, umów zlecenie czy rachunków. Dokumenty podpisywane są
pomocą technologii odręcznego podpisu elektronicznego – najbardziej naturalnej dla
człowieka technologii biometrycznej.
Rozwiązanie bazuje na aktywnej matrycy elektromagnetycznej (EMR) tabletu, rysiku oraz
specjalistycznym oprogramowaniu do rejestracji wszystkich unikalnych dla każdego człowieka
danych biometrycznych podpisu tj. jego charakteru, nacisku, szybkości i przyspieszenia.
Dane te są w odpowiednie sposób szyfrowane i integrowane z dokumentem, aby w przypadku
ewentualnej sprawy sądowej mogły być wykorzystane przez biegłego grafologa sądowego
do oceny autentyczności złożonych podpisów.
Bądź Paperless – nie drukuj
4
Elektroniczne podpisywanie dokumentów zgodne z prawem
Rozwiązanie Paperless jest zgodne z rozporządzeniem eIDAS, które obowiązuje od 1lipca 2016
roku, nowelizacją Kodeksu Cywilnego, która obowiązuje od 8 września 2016 roku oraz Art. 78 pkt.
1 KC dot. formy pisemnej. Rozwiązanie umożliwia spełnienie prawnego wymogu formy pisemnej.
Automatyczne uruchamianie kolejnych kroków w procesie
Rozwiązanie może być z integrowane z systemem kadrowym, CRM, BPM, ERP czy DMS, dzięki
czemu dane zarejestrowane w aplikacji Paperless (w tym obrazy podpisanych dokumentów)
mogą automatycznie uruchamiać kolejne wymagane kroki w procesie.
W przypadku kwestionariusza osobowego może być on automatycznie przekazywany do
weryfikacji przez pracowników działu kadr lub może automatycznie generować nową umowę
na bazie zebranych danych. W przypadku podpisanej umowy zlecenie może to być uruchomienie
nowego procesu naliczania wynagrodzenia zgodnie z uzgodnionymi warunkami umowy.
W przypadku podpisania przez zleceniobiorcę rachunku może być uruchamiany proces płatności.
Automatyczna archiwizacja umów w e-archiwum
Po elektronicznym podpisaniu dokumentów kadrowych są one automatycznie archiwizowane
w repozytorium elektronicznym wg wymaganej struktury teczki ABC dokumentów kadrowych.
Dzięki opcjonalnej integracji z systemem pocztowym firmy istnieje możliwość automatycznego
generowania e-maili do zleceniobiorców z podpisanymi dokumentami.
Bądź Paperless – nie drukuj
5
Monitorowanie jakości pracy przedstawicieli
Rozwiązanie Paperless umożliwia „wszycie” w proces oceny pracy przedstawiciela zleceniodawcy,
dzięki czemu menedżerowie mogą otrzymywać na bieżąco ocenę pracy swoich pracowników.
Automatyczne raportowanie
Wszystkie kroki w procesie obsługi umowy kredytowej (w tym elektroniczne podpisywanie
dokumentów) mogą być automatycznie raportowane po realizacji danej transakcji. Wśród
raportowanych danych mogą być m.in: czas danej operacji w procesie, czas trwania danego
kroku, ocena satysfakcji klienta, geolokalizacja zdarzenia. Raportowane dane umożliwiają
menedżerom reagować na bieżąco na jakość pracy przedstawicieli oraz usprawniać ofertę
w przyszłości.
Doradztwo w implementacji rozwiązania
W ramach oferty Paperless analitycy Billennium mogą przeanalizować obecne kadrowe
zarówno pod kątem redukcji kosztów operacyjnych jak i pod kątem wzrostu wydajności.
Rekomendacje analityczne uwzględniają: zakres wymaganych modyfikacji procesów,
układ zawartości dokumentów elektronicznych, zakres integracji z systemami trzecimi,
rodzaj urządzeń do e-podpisu, zakres usług wsparcia.
W ramach analizy Paperless wyznaczone zostają wstępne wskaźniki KPI, dzięki którym
firmy są w stanie oszacować potencjał korzyści z inwestycji w rozwiązanie oraz
prognozowany okres zwrotu.
Bądź Paperless – nie drukuj
6
Korzyści
Zastosowanie rozwiązania Paperless wspierającego obsługę kadrową w obszarze Umów
Zlecenie pozwala odnieść wiele korzyści takich jak:
Zwiększenie wydajności obsługi Umów Zlecenie i Rachunków – zarówno przez
pracowników terenowych jak i pracowników działu kadr.
Minimalizacja kosztu procesu (brak kosztu papieru, kosztu przesyłek, niższy koszt
czasu pracy).
Eliminacja pomyłek w procesie i ewentualnych nadużyć.
Kontrola w czasie rzeczywistym jakości obsługi oraz satysfakcji zleceniobiorcy.
Budowanie pozytywnego wizerunku wśród zleceniobiorców.
Bądź Paperless – nie drukuj
7
Walcz z Chaosem.
Trzymaj papier w ryzach.
Paperless
Billennium Sp. z o.o.
www.paperless.pl
[email protected]
T: +48 22 844 15 00
Ul. Tagore 3
02-647 Warszawa
Polska