Procedura zamówienia cateringu w SGH

Zasady dotyczące składania zamówień i realizacji usług cateringowych:
1. Zamówienie usługi cateringowej należy złożyć za pośrednictwem sklepu intranetowego
(http://sklep-catering.sgh.waw.pl/),
wybierając
spośród
dostępnych
zestawów
cateringowych.
2. W ramach danego wydarzenia możliwe jest wybranie więcej niż jednego zestawu
cateringowego, jednakże z zastrzeżeniem nieprzekraczania limitów kwotowych zamówienia
określonych w Piśmie okólnym Kanclerza.
3. W przypadku pakietów: napoje gorące oraz napoje zimne, które są serwowane w ilościach
nielimitowanych w określonym czasie, zamawiane ilości powinny być zgodne z faktyczną
liczbą osób oraz zamówioną liczbą pakietów z jedzeniem (przystawki I,II,III; lunch I, II; kolacja;
zestaw „kuchnia polska”; zestaw specjalny; obiad dla „szkoły letniej”)
4. Każdy składany wniosek musi zawierać informację o terminie spotkania oraz wskazywać
liczbę osób. Wnioski niespełniające tego kryterium będą zwracane do poprawy.
5. Po dokonaniu zamówienia w sklepie, akceptacji wniosku i przyjęciu jego realizacji,
wnioskodawca zobowiązany jest do wypełnienia formularza zlecenia oraz przesłania go, za
pomocą poczty elektronicznej, na adres [email protected] najpóźniej na 7 dni roboczych
przed planowaną datą organizacji spotkania. Niedotrzymanie tego terminu może skutkować
odmową realizacji usług.
6. Na podstawie wypełnionego formularza zlecenia Dział Zakupów zgłasza dyspozycję realizacji
usługi cateringowej do wykonawcy; Zgodnie z zapisami Umowy zlecenia muszą zostać
przekazane Wykonawcy nie później niż na:
a) 5 dni roboczych przed dniem świadczenia usługi, w przypadku gdy liczba gości przekracza
30 osób
b) 3 dni robocze przed świadczeniem usługi, w przypadku gdy zlecenie dotyczy organizacji:
przerwy kawowej zestaw I i zestaw II, napoje gorące, napoje zimne, ciasta, a liczba gości
nie przekracza 30 osób
7. Z momentem przesłania dyspozycji przez Dział Zakupów kontakt pomiędzy wykonawcą,
a wnioskodawcą odbywać się będzie w sposób bezpośredni.
8. Wykonawca ma obowiązek skontaktowania się ze wnioskodawcą (adres mailowy podany w
formularzu zlecenia), celem potwierdzenia otrzymania i przyjęcia zalecenia. Otrzymanie
pisemnego potwierdzenia od firmy cateringowej jest potwierdzeniem realizacji zlecenia.
9. Wykonawca zobowiązany jest przesłać do zleceniodawcy, za pomocą poczty elektronicznej
szczegółowy opis menu lunchu I i II oraz kolacji z dwoma propozycjami do wyboru, na każdy
dzień spotkania, w terminie nie później niż na 3 dni robocze przed dniem realizacji.
10. Z przesłanych propozycji menu wnioskodawca wybierze jedną. Informacja o wyborze menu
powinna niezwłocznie zostać przesłana do wykonawcy (niedotrzymanie terminów podanych
w pkt. 5 może skutkować odmową realizacji usług).
11. Wnioskodawca jest zobowiązany poinformować o realizacji usługi cateringowej
administratora budynku, w którym organizowane jest wydarzenie oraz zapewnić możliwość
wjazdu wykonawcy na teren Uczelni.
12. Po wykonaniu usługi, w dniu jej świadczenia, wnioskodawca sporządza protokół odbioru
(dokument Formularz zlecenia/protokół odbioru) Protokół podpisywany jest przez
wnioskodawcę oraz przedstawiciela wykonawcy.
13. Protokół odbioru stanowi podstawę do wystawienia faktury za usługę cateringową.
14. Wnioskodawca ma prawo do naliczenia kar umownych brutto za dane zlecenie w wysokości:
a) do 30% - za nienależyte wykonanie zlecenia,
b) do 10% - za brak wskazanej liczby kelnerów (1 kelner przypadający na nie więcej niż 30
uczestników spotkania),
c) do 10% - brak bezpośredniego nadzoru ,
O wysokości kar decyduje wnioskodawca, dokonując odpowiedniego wpisu w protokole odbioru
zlecenia.
15. Podpisany przez wnioskodawcę i wykonawcę protokół odbioru wraz z fakturą wykonawca
przekazuje do Działu Zakupów.
16. W celu opisania faktury Dział Zakupów przekazuje ją do wnioskodawcy.
17. Opisana faktura (zgodnie z pkt. 12 Zarządzenia nr 12 ) wraz z protokołem odbioru oraz
zaakceptowanym wnioskiem o zamówienie usług cateringowych, przekazywana jest do
Działu Zakupów.
18. Dział Zakupów rejestruje fakturę oraz uzupełnia jej opis o numer umowy na sukcesywne
świadczenie usług cateringowych oraz monitoruje wykorzystaną wartość umowy.
19. Dział Zakupów przekazuje do Kwestury SGH fakturę z wnioskiem o zamówienie publiczne.
20. W przypadku realizacji zleceń poza terenem Uczelni oraz w przypadku, gdy płatnikiem usług
cateringowych jest podmiot zewnętrzny, nie są Państwo zobowiązani do korzystania z usług
firmy cateringowej wyłonionej w drodze postępowania przetargowego.