SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA W

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA
W KONKURSIE OFERTOWYM
na
kompleksową wyłączną / z zastrzeżeniem*/obsługę gastronomiczną podczas
„ XVII Lubuskiego Święta Plonów” w dniu 06 września 2015r.
w Międzyrzeczu
ZAMAWIAJĄCY:
Międzyrzecki Ośrodek Kultury ul. Konstytucji 3 Maja 30 66-300 Międzyrzecz
NIP: 596-15-14 -808 REGON: 210252839
I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I MIEJSCE WYKONANIA:
Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie przez Wykonawcę kompleksowej obsługi
gastronomicznej podczas „XVII Lubuskiego Święta Plonów” w dniu 06 września 2015 roku,
z wyłącznością / z zastrzeżeniem/* . Miejscem wykonania zamówienia jest plac plenerowosportowy za boiskiem Orlik przy Międzyrzeckim Ośrodku Sportu i Wypoczynku i Gimnazjum Nr 2
w Międzyrzeczu – Osiedle Kasztelańskie 8 w Międzyrzeczu.
* Zastrzeżenie: Zamawiający zastrzega, że w trakcie imprezy prezentowane będą lokalne
stoiska handlowe ( ok. 30 stoisk) oraz 2 lokalne browary, w których odbywać się będzie
degustacja i sprzedaż produktów.
II. ZAKRES ZAMÓWIENIA:
1/ Zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia, który musi zapewnić Wykonawca obejmuje
w szczególności:
a/ stoiska gastronomiczne z asortymentem:
- potrawy z grilla ( kiełbaski, szaszłyki, steki itp.)
- potrawy z rożna ( kurczak, golonka itp.)
- hot dogi, zapiekanki, hamburgery, „pajda chleba” , bigos, sałatki itp.
- napoje bezalkoholowe w opakowaniach wyłącznie plastikowych lub kartonowych
- piwo do 4,5% wyłącznie w kubkach plastikowych
- gofry, lody, popcorn, galanteria cukiernicza
za które wykonawca będzie pobierał opłaty według ustalonych przez siebie cen
detalicznych,
b/ ilość miejsc siedzących za stołami plenerowymi: minimum 100 kompletów ( stół + ławy),
w tym minimum 40 kompletów pod parasolami lub daszkami,
c/ posiłki jednodaniowe ciepłe dla 300 osób ( wykonawcy części artystycznej, obsługa
imprezy) np. wieprzowina, drób, kiełbasa + dodatki (sałatka, pieczywo, keczup, musztarda,
napoje), podawane na talerzach jednorazowych wraz ze sztućcami jednorazowymi. Kwota
jednego posiłku nie może przekroczyć 15,00 zł brutto. Posiłki te wydawane będą na
podstawie przygotowanego przez Wykonawcę bonu, w namiocie ustawionym za sceną.
Należy wyposażyć miejsce wydawania posiłków w stoły i krzesła. Wykonawca przekaże
przygotowane bony Zamawiającemu. Składając ofertę należy przedstawić propozycje
dotyczącą menuu i ceny, co będzie podstawą do rozliczenia z Wykonawcą po imprezie.
d/ posiłki ciepłe ( np.: wieprzowina, drób, dziczyzna) oraz zimne ( np.: sałatki, garmażeria,
wędliny, przystawki : sery, owoce ), kawa, herbata, soki, woda, przygotowane w formie
„szwedzkiego stołu” dla 200 osób ( władze wojewódzkie i samorządowe, przedstawiciele
organizacji rolniczych, parlamentarzyści). Wymagany obowiązkowo serwis i zastawa
stołowa ze sztućcami metalowymi. Wymagane obowiązkowo przygotowanie 200 miejsc
siedzących przy stołach. Miejsce wydawania posiłków: hala sportowa MOSiW. Kwota na
jedną osobę nie może przekroczyć 25,00 zł brutto. Składając ofertę należy przedstawić
propozycje dotyczącą menuu i ceny, co będzie podstawą do rozliczenia z Wykonawcą po
imprezie.
2/ Zamawiający ustala wywoławczą opłatę wnoszoną przez Wykonawcę na rzecz
Zamawiającego, za udzielenie przedmiotowego, całościowego zamówienia określonego
w pkt.II/1 litera a, w wysokości minimum 3500,00 zł ( trzy tysiące pięćset złotych) brutto.
3/ Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania zgody właściwej stacji sanitarno- epidemiologicznej
na sprzedaż i działalność gastronomiczną oraz wszystkich innych zaświadczeń i zezwoleń
wymaganych dla tego typu działalności ( np. sprzedaż alkoholu). Ponadto wykonawca zobowiązany
jest do wskazania miejsca produkcji garmażeryjnej, określenia sposobu przewozu produktów
żywnościowych z miejsca produkcji do miejsca konsumpcji oraz okazania atestu dla pojazdów
przewożących żywność. Powyższe dotyczy zakresu określonego w pkt 1 litery: a,c,d. Kopie
dokumentów należy dołączyć do składanej oferty.
4/ Wykonawca zobowiązany jest do rozstawienia stoisk zgodnie z wytycznymi organizatora oraz
zgodnie z postanowieniami regulaminu organizacyjnego imprezy.
5/ Wykonawca zobowiązuje się do obsługi punktów gastronomicznych podczas trwania
przedmiotowej imprezy, w godzinach od 12.00 do 23.00.
6/ Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego utrzymania czystości w obrębie stoisk sprzedaży
i konsumpcji oraz do wydawania posiłków i napojów w naczyniach jednorazowych, plastikowych
lub papierowych, z wyłączeniem obiadów dla zaproszonych gości.
7/ Wykonawca zobowiązany jest do posiadania sprawnych instalacji i urządzeń gazowych
i elektrycznych oraz do wyposażenia stoisk w podręczny sprzęt gaśniczy.
8/ Zamawiający nie odpowiada za wynik finansowy Wykonawcy.
9/ Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
III. WARUNKI UDZIAŁU WYKONAWCÓW W POSTĘPOWANIU KONKURSOWYM:
O obsługę gastronomiczną z wyłącznością / z zastrzeżeniem/* mogą ubiegać się Wykonawcy,
którzy:
1/ Złożą w miejscu i terminie pisemną ofertę odpowiadającą określonym w niniejszej specyfikacji
wymaganiom Zamawiającego oraz zadeklarują opłatę za udzielenie przedmiotowego zamówienia
przewyższającą kwotę minimalną, określoną w pkt II/ 2.
2/ Posiadają uprawnienia do wykonywania działalności w zakresie produkcji i sprzedaży żywności
oraz piwa i napojów alkoholowych, dysponują odpowiednią ilością sprzętu niezbędnego do
wykonania zamówienia oraz mają odpowiednie doświadczenie, potencjał ekonomiczny
i techniczny, a także osoby i pracowników zdolnych do wykonania zamówienia.
3/ Dołączą do składanej oferty potwierdzone za zgodność kopie niezbędnych zezwoleń/ koncesji/
na prowadzoną działalność branżową oraz potwierdzone za zgodność kopie dokumentacji
sanitarno- epidemiologicznej.
4/ Dołączą do składanej oferty parafowany na każdej stronie wzór umowy, stanowiący załącznik do
niniejszej specyfikacji.
IV. INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZYGOTOWANIA I ZŁOŻENIA OFERTY:
1/ Wykonawca składa pisemnie tylko jedną ofertę, zgodną z wymogami określonymi w pkt II i III.
2/ Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
3/ Oferta musi być sporządzona czytelnie, w języku polskim, zawierać zobowiązanie do wykonania
zamówienia zgodnego z wymogami Zamawiającego, określonymi w pkt II/1 litera a-b,
z dokładnym przedstawieniem rzeczowego przedmiotu zamówienia, według opisu zawartego w pkt
I/1. Oferta musi zawierać proponowaną Zamawiającemu opłatę ( w kwocie brutto)- w pełnych
złotych- za udzielenie zamówienia. Oferta musi być podpisana przez uprawnioną osobę/ osoby/.
Oferta musi być zaopatrzona w pieczęć/ stempel/ oferenta. Do oferty muszą być załączone
wymagane, określone powyżej kopie dokumentów oraz zaakceptowany/ parafowany/ wzór umowy.
W przypadku podpisania oferty przez przedstawiciela należy dołączyć pełnomocnictwo.
4/ Odrębnie oferta musi zawierać proponowaną cenę brutto i propozycje w zakresie menuu
i wyposażenia miejsc wydawania za wykonanie:
– zakresu rzeczowego o którym mowa w pkt.II/1 litera c,
– zakresu rzeczowego o którym mowa w pkt.II/1 litera d.
4/ Wszelkie poprawki w ofercie muszą być parafowane przez osobę/osoby/ ją podpisującą/e/.
5/ Wszystkie strony oferty oraz załączników muszą być ponumerowane.
6/ Jeżeli oferentem jest spółka cywilna lub jawna, oferta musi być podpisana przez wszystkich
wspólników, a kopie umowy spółki należy dołączyć do oferty.
7/ Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, zabezpieczoną w sposób gwarantujący
gwarantujący poufność jej treści, pocztą, kurierem lub osobiście na adres:
Międzyrzecki Ośrodek Kultury
ul. Konstytucji 3 Maja 30
66-300 Międzyrzecz
z dopiskiem
„ Oferta konkursowa na obsługę gastronomiczną XVII Lubuskiego Święta Plonów Międzyrzecz – 06 września 2015r.”
V. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ.
Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.
VI. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT I OTWARCIA OFERET:
1/ Oferty należy składać pocztą, kurierem według zasad określonych w pkt VI/7 lub osobiście
w sekretariacie Zamawiającego ( pok.205) w godzinach 8.00-16.00.
2/ Oferty należy składać do dnia 24 lipca 2015r do godz. 15.00
3/ Oferty otrzymane po terminie zostaną zwrócone nadawcy bez otwierania.
4/ Otwarcie ofert nastąpi w dniu 27 lipca 2015r w siedzibie Zamawiającego, bez udziału oferentów.
5/ O wynikach postępowania Oferenci zostaną powiadomieni pisemnie oraz na stronie internetowej
www.mokmiedzyrzecz.pl (BIP).
VII. KRYTERIA WYBORU OFERTY:
1/ Przy ocenianiu złożonych ofert po uwagę brana jest najwyższa złożona przez wszystkich
oferentów kwota brutto, przekraczająca kwotę określoną w pkt II/2, jaką dany oferent jest gotów
wnieść Zamawiającemu za realizację zamówienia.
2/ Oferty nie spełniające wymogów określonych w niniejszej specyfikacji, nie zawierające
wszystkich wymaganych załączników, zawierające istotne błędy uniemożliwiające Zamawiającemu
ich rozpatrzenie, będą odrzucane.
3/ Jeżeli żadna ze złożonych ofert nie będzie spełniała określonych w specyfikacji wymagań lub
oferowana cena będzie niższa od określonej opłaty minimalnej, albo nie wpłynie żadna nie
podlegająca odrzuceniu oferta, Zamawiający odstąpi od konkursu bez wybrania oferty i zastrzega
sobie prawo do zawarcia umowy w przedmiotowej sprawie z dowolnie wybranym przez siebie
Wykonawcą, o czym dokona stosownego zawiadomienia.
VIII. ISTOTNE WARUNKI UMOWY:
1/ Umowa zostanie sporządzona zgodnie z załączonym wzorem.
2/ Zamawiający powiadomi pisemnie Oferenta, którego oferta została wybrana o wyniku
postępowania i zaprosi do zawarcia umowy w terminie do 7 od ogłoszenia informacji
o wyborze, z uwzględnieniem terminu określonego w pkt V.
3/ Zamawiający żąda od wybranego Wykonawcy wpłaty zaliczki w wysokości 50% oferowanej
kwoty, o której mowa w pkt II/2, w terminie określonym w umowie.
4/ Umowa będzie zawierała odrębne postanowienia w zakresie odpłatności Zamawiającego za
zakres rzeczowy określony w pkt.II/1 lit. c-d.
IX. INNE:
W sprawach dotyczących niniejszego postępowania konkursowego informacji udzielają pracownicy
Zamawiającego:
– Monika Wydrych tel. 95 7411802 w. 215 e-mail: [email protected]
– Alicja Jankowska tel.95 7411802 w.215 e-mail: [email protected]
Dyrektor
Międzyrzeckiego Ośrodka Kultury
(-) Andrzej Sobczak
-Międzyrzecz, dnia 24 czerwca 2015r.-