Opis przedmiotu zamówienia- załącznik nr 1 do siwz

Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Budżetu Państwa w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2007- 2013, działanie 2.4 Marketing gospodarczy Schemat B
Załącznik 1 do SIWZ
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest usługa wsparcia w przygotowaniu i obsłudze
ogólnopolskiego IV Zjazdu Latarników Polski Cyfrowej współorganizowanego przez
Stowarzyszenie Miasta w Internecie i Województwo Lubelskie w dniach 14-15 września
2015 r. w celu promocji województwa lubelskiego i kreowania pozytywnego wizerunku
gospodarczego regionu, w ramach projektu „Marketing Gospodarczy Województwa
Lubelskiego” realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Lubelskiego na lata 2007-2013.
Przedmiot zamówienia obejmuje:
I.
II.
Organizacja min. 3 stoisk promocyjnych.
Organizacja spotkania networkingowego.
Rodzaj wydarzenia: IV Zjazd Latarników Polski Cyfrowej, który odbędzie się w dniach
14-15 września 2015 r. w Lublinie.
Szczegółowy opis poszczególnych części:
I.
Organizacja min. 3 stoisk promocyjnych.
Miejsce wydarzenia (w tym powierzchnia wystawiennicza, bezpłatny parking): Zapewnia
Zamawiający w dniach 14-15 września 2015 r.
Wykonawca będzie zobowiązany zorganizować w ramach tego zadania na czas trwania
Zjazdu tj. 14-15 września 2015 r. min. 2 stoiska promocyjne firm z województwa lubelskiego
promujące branżę IT wraz z obsługą, tj.
- min. 1 stoisko promocyjne powinno spełniać wymóg skutecznego sposobu promowania
z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi multimedialnych do prezentowania potencjału
gospodarczego regionu w postaci wirtualnej wycieczki, wirtualnej prezentacji panoramy
województwa
lubelskiego,
terenów
inwestycyjnych,
potencjału
gospodarczego.
- min. 1 stoisko promocyjne spełniające wymogi skutecznego sposobu promowania
województwa z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi multimedialnych w postaci animacji
interaktywnych z wykorzystaniem czujników ruchu, komputera i projektorów.
Ponadto:
- w trakcie Zjazdu Wykonawca zapewni min. 1 stoisko promujące produkty regionalne
województwa lubelskiego poprzez zapewnienie min. 6 różnych produktów regionalnych do
konsumpcji (w uzgodnieniu z Zamawiającym).
OP-IV.272.92.2015.AO
Załącznik nr 1 do SIWZ – opis przedmiotu zamówienia.
Strona 1 z 5
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Budżetu Państwa w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2007- 2013, działanie 2.4 Marketing gospodarczy Schemat B
Wykonawca w ramach każdego stoiska zapewni: stolik, przy którym będzie można
prowadzić rozmowy z uczestnikami zjazdu, stolik okrągły ze szklanym lub plastikowym
blatem (kolor biały) średnica blatu min. 60 cm, wysokość stolika dopasowana do wysokości
krzeseł. Wykonawca zabezpieczy również po dwa krzesła do każdego ze stoisk. Krzesło z
oparciem w kolorze białym o nowoczesnym wyglądzie. Minimalna powierzchnia jednego
stoiska to 2-3 m2 (do ewentualnego uzgodnienia z Wykonawcą).
Zamawiający zapewnia ściankę oraz lady, gdzie będzie można wyłożyć materiały
promocyjne.
Szczegółowe wymagania dot. wyglądu i wyposażenia stoiska :
a) dostęp do elektryczności na stoisku (na min. 2 stoiskach co najmniej 8 gniazdek,
umożliwiających podłączenie laptopów i innego sprzętu elektronicznego),
b) bezpłatny, swobodny dostęp do bezprzewodowego Internetu na stoiskach dla wszystkich
o prędkości minimum 8 Mb/s download i 1 Mb/s upload.
c) meble na stoisku wysokiej jakości, nowe lub nienoszące śladów użytkowania, w tym co
najmniej 1 stolik oraz 2 krzesła przy każdym stoisku. Meble muszą być utrzymane w stylu
harmonizującym z kolorystyką i wystrojem stoiska (nowoczesne), wysokiej jakości
materiałów oraz rozwiązań technicznych.
Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego utrzymania i obsługi technicznej stoisk przez
cały okres trwania Zjazdu, obejmującej w szczególności zapewnienie sprawności wszystkich
urządzeń znajdujących się na wyposażeniu stoisk, zapewnienie kompletności elementów
wyposażenia stoisk, niezwłoczne usuwanie wszelkich wad i usterek przez cały czas trwania
Zjazdu oraz bieżące utrzymanie czystości (sprzątanie) i estetyki stoisk. Wykonawca swoje
czynności w ramach obsługi technicznej będzie realizował w sposób niekolidujący z
funkcjonowaniem stoisk.
Wykonawca przygotuje dla każdego uczestnika zjazdu zestaw upominkowy w postaci:
cukierków „krówek lubelskich” z logotypem umieszczonym na papierku oraz na opakowaniu.
Krówki pakowane w kartonowe ozdobne opakowanie w kształcie kuferka, w jednym
opakowaniu min. 8 szt. Wymiar opakowania: 74 x 74 x 60 mm + część ozdobna. Krówki
reklamowe pakowane są w powlekany papier etykietowy bądź w papier kreda, na którym
wykonany jest druk reklamowy. Jedno opakowanie dla jednego uczestnika. min. 160, max.
230 osób.
Oznakowanie powinno być zgodne z Systemem Identyfikacji Wizualnej Województwa
Lubelskiego, dostępne na stronie www.lubelskie.pl oraz identyfikacją wizualną zgodną z
wytycznymi unijnymi.
II.
Organizacja spotkania networkingowego.
Termin: 14.09.2015 r. około godziny 19:00
Ilość osób: min. 160, max. 230 (Wykonawca nie odpowiada za rekrutację osób na
spotkanie).
Miejsce: Obiekt położony w Lublinie / województwie lubelskim, w odległości maksymalnie
do 20 km od Lubelskiego Ratusza, z możliwością organizacji przyjęcia na świeżym
powietrzu. Obiekt powinien być wyposażony w przestronny ogród z możliwością
OP-IV.272.92.2015.AO
Załącznik nr 1 do SIWZ – opis przedmiotu zamówienia.
Strona 2 z 5
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Budżetu Państwa w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2007- 2013, działanie 2.4 Marketing gospodarczy Schemat B
przyrządzania potraw z grilla oraz scenę (przeznaczoną m.in. do wystąpień:
organizatorów, gości oraz koncertu muzycznego) z podstawowym wyposażeniem
i pomieszczeniem technicznym oraz nagłośnieniem. Należy uwzględnić
zabezpieczenie przed deszczem dla wszystkich uczestników. Zamawiający
dopuszcza możliwość organizacji kolacji w obiekcie zamkniętym, parking na
minimum 30 aut. (w uzgodnieniu z Zamawiającym). Propozycje lokalizacji obiektu
będą zgłoszone przez Wykonawcę ( co najmniej 3 propozycje) w ciągu 2 dni od
podpisania umowy. Zamawiający ostatecznie zaakceptuje miejsce organizacji
spotkania.
Menu:
1 rodzaj zupy; 1 rodzaj ciepłych dań głównych składających się
z ryby/mięsa, bukietu gotowanych jarzyn, surówek min. 2 rodzaje, ryżu,
pieczonych ziemniaków; 3 rodzaje potraw z grilla, 2 rodzaje przystawek mięsnych,
2 rodzaje przystawek wegetariańskich, 3 rodzaje sałat, pieczywo mieszane, deski
serów; 1 rodzaj deserów; napoje zimne (woda gazowana i niegazowana, 2 rodzaje
soków), napoje gorące (kawa i herbata), dodatki np. cukier, mleko, cytryna oraz
potrawy z grilla (różne rodzaje mięsa, ryb, warzyw).
Menu powinno uwzględniać regionalne produkty / wyroby spożywcze (m.in. wyeksponowane
na szwedzkim stole: sery, wyroby mięsne / wędliniarskie, owoce, wyroby cukiernicze
i piekarnicze, dania oraz napoje w odpowiednich ilościach itd.), napoje – do uzgodnienia
z Zamawiającym. Stoiska z wyrobami regionalnymi (minimum 3 stoiska lub więcej).
Wykonawca zapewnia obsługę kelnerską podczas spotkania.
Wykonawca w celu właściwego wykonania usługi zabezpieczenia cateringu zobowiązany
jest przygotować następujące gramatury serwisu:
1 rodzaj zupy
Minimalna gramatura/
pojemność (na 1 osobę)
200 ml
1rodzaj ciepłe danie główne
100 g + 100 g dodatków
3 rodzaje potraw z grilla
300 g
2 rodzaje przystawek mięsne, w tym paleta
mięsnych
100 g
2 rodzaje przystawek wegetariańskich
100 g
2 rodzaje sałatek z dodatkami, np. grecka,
brokułowa, z kurczakiem, z polędwiczką lub
równoważne
150 g
Deski serów
100 g
2 rodzaje sałat
100 g
1 rodzaj deseru
100 g
Napój Kawa rozpuszczalna
nielimitowana
Nazwa artykułu
OP-IV.272.92.2015.AO
Załącznik nr 1 do SIWZ – opis przedmiotu zamówienia.
Strona 3 z 5
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Budżetu Państwa w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2007- 2013, działanie 2.4 Marketing gospodarczy Schemat B
Napój Herbata czarna
nielimitowana
Sok owocowy 100 %, minimum 3 rodzaje
400 ml
Woda mineralna gazowana w butelce 0,5l
0,5 l
Woda mineralna niegazowana w butelce 0,5l
0,5 l
Mleko do kawy UHT 1,5%
15 ml
Cukier biały w kostkach
10 g
Cytryna
plaster
Pieczywo
nielimitowane
Wykonawca po podpisaniu umowy przedstawi propozycję menu celem akceptacji przez
Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić ewentualne uwagi Zamawiającego
i dokonać stosownych zmian w menu.
Rozliczenie odbędzie się na podstawie faktycznej liczby uczestników.
Podczas trwania spotkania networkingowego Wykonawca zapewni prezentację potencjału
gospodarczego, walorów turystycznych i kulturowych regionu, np. zorganizuje występ
sztukmistrzów lub kuglarzy.
Wykonawca po podpisaniu umowy przedstawi propozycję organizacji prezentacji potencjału
gospodarczego, walorów turystycznych i kulturowych. Wykonawca zobowiązuje się
uwzględnić ewentualne uwagi Zamawiającego i dokonać stosownych zmian w programie
występu.
Wykonawca zapewni podczas spotkania networkingowego występ artystyczny (30 min.) np.
sztukmistrzów lub kuglarzy.
Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w czasie realizacji
zamówienia.
Szczegóły do uzgodnienia i akceptacji przez Zamawiającego.
Zapewnienie transportu podczas trwania całości spotkania:
Wykonawca zapewni transport dla uczestników spotkania tj. min. 160, max. 230 osób.
Ostateczną liczbę uczestników Zamawiający poda 3 dni przed spotkaniem.
Zapewnienie transportu (wraz z kierowcami) w dniu 14 września 2015 r. na trasie:
- hotel (Dom Studencki Uniwersytetu Przyrodniczego w Lublinie ul. Dobrzańskiego 35)
obiekt (tj. obiekt, w którym będzie odbywać się spotkanie) – hotel.
–
Wykonawca zapewni min. 2 autokary min. 55 osobowe.
OP-IV.272.92.2015.AO
Załącznik nr 1 do SIWZ – opis przedmiotu zamówienia.
Strona 4 z 5
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Budżetu Państwa w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2007- 2013, działanie 2.4 Marketing gospodarczy Schemat B
Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany środków transportu (po uzgodnieniu) – w
zależności od liczebności uczestników wydarzenia.
•
Minimalne wymagania stawiane środkom transportu:
- każdy środek transportu musi posiadać m.in. klimatyzację, odpowiedni standard m.in.
wygodne siedzenia, czystość, stan techniczny idealny.
•
Przewoźnik powinien posiadać wymagane przepisami dokumenty m.in. licencję
przewoźnika oraz zobowiązać się do:
- podstawienia sprawnego technicznie środka transportu, posiadającego pełną dokumentację
gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w umowie zgodnie z obowiązującymi
przepisami (m. in. aktualne badanie techniczne pojazdu, którym będą podróżować
uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób - dla
przewoźnika, odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy/kierowców), a także posiadać
odpowiednie ubezpieczenie;
- podstawienia środka transportu w wyznaczonym miejscu i czasie, w stanie czystym,
zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz do dbania o jego czystość podczas podróży.
POZOSTAŁE OBOWIĄZKI WYKONAWCY:
1. Wykonawca będzie zobowiązany współpracować z Zamawiającym na każdym etapie prac
oraz niezwłocznie uwzględni jego uwagi i spostrzeżenia.
2. Wykonawca zobowiązuje się do sporządzenia wszystkich elementów przedmiotu
zamówienia zgodnie z jego opisem.
3. Szczegółowy harmonogram realizacji przedmiotu zamówienia zostanie ustalony
niezwłocznie po zawarciu umowy (tj. w dniu podpisania umowy – harmonogram ramowy,
maksymalnie do 3 dni od dnia podpisania umowy – harmonogram szczegółowy, w
uzgodnieniu z Wykonawcą).
4. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowywania i przekazywania Zamawiającemu
raportów z wykonanych działań dotyczących realizacji przedmiotu umowy. Raporty będą
przekazywane Zamawiającemu codziennie licząc od dnia podpisania umowy, na podane
wcześniej adresy mailowe osób upoważnionych do kontaktu z Wykonawcą.
5. Wszelka organizacja dotycząca umeblowania stoisk, itp. będzie zakończona najpóźniej w
dniu 13 września 2015 r., tj. na 1 dzień przed rozpoczęciem konferencji do godziny 16:00.
6. Wykonawca wyznaczy koordynatora, bezpośredniego odpowiedzialnego za obsługę,
kontakty i koordynację organizacji konferencji, zarządzającego zespołem osób
zaangażowanych w jej realizację, sprawującego nadzór nad całością przebiegu działań.
Koordynator na czas trwania realizacji -Zjazdu dysponować będzie telefonem komórkowym z
numerem dostępnym dla Zamawiającego.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do współdecydowania i kontroli sposobu realizacji
zamówienia na każdym jego etapie.
OP-IV.272.92.2015.AO
Załącznik nr 1 do SIWZ – opis przedmiotu zamówienia.
Strona 5 z 5