PROCEDURA DZIAŁAŃ ZAPOBIEGAWCZYCH

Starostwo
Powiatowe
w Kartuzach
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PN-EN ISO 9001:2009
Procedura działań zapobiegawczych
Indeks
Ps-04
Edycja
D
Strona
0
PROCEDURA DZIAŁAŃ
ZAPOBIEGAWCZYCH
PN – EN ISO 9001:2009
PJ - Starostwo Kartuzy / Ps-04-C
Starostwo
Powiatowe
w Kartuzach
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PN-EN ISO 9001:2009
Procedura działań zapobiegawczych
Indeks
Ps-04
Edycja
D
Strona
1
Egzemplarz Nr 1/……
Zmiany:
Nr
zmiany
Nr strony
Data
Podpis
Nr zmiany
1
8
2
9
3
10
4
11
5
12
6
13
7
14
Nr strony
PJ - Starostwo Kartuzy / Ps-04-C
Data
Podpis
Starostwo
Powiatowe
w Kartuzach
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PN-EN ISO 9001:2009
Procedura działań zapobiegawczych
Indeks
Ps-04
Edycja
D
Strona
2
Spis treści:
1. Terminologia
2. Cel
3. Zakres działania
4. Odpowiedzialność
5. Opis postępowania
6. Zapisy
7. Formularze.
1. Terminologia
W niniejszej procedurze stosowana jest terminologia przyjęta w Księdze Jakości, zgodna z terminologią
norm ISO serii 9000.
2. Cel
Celem procedury jest określenie postępowania służącego wyeliminowaniu przyczyn potencjalnych
niezgodności w taki sposób, aby umożliwić optymalne reagowanie i usuwanie przyczyn niezgodności
oraz zminimalizować zagrożenie ich wystąpienia.
3. Zakres działania
Procedura określa zasady podejmowania i tryb postępowania zapobiegawczego.
4. Odpowiedzialność
4.1.
Pełnomocnik odpowiada za:
1) przedstawienie Staroście propozycji działań zapobiegawczych,
2) sprawowanie nadzoru nad realizacją działań zapobiegawczych,
3) ocenę skuteczności wdrażania działań zapobiegawczych.
4.2.
Pracownicy Starostwa odpowiedzialni są za:
1) badanie przyczyn niezgodności i zagrożeń ich występowania,
2) proponowanie działań zapobiegawczych,
3) zgłaszanie zagrożeń wystąpienia potencjalnych niezgodności,
4) usuwanie stwierdzonych niezgodności,
5) wykonanie ustalonych działań zapobiegawczych.
5. Opis postępowania
5.1.
Pełnomocnik kwalifikuje niezgodności lub zagrożenia podczas analizy różnych informacji
powstających w trakcie badania realizacji zadań samorządowych lub procesów
systemowych, które uzasadniają podjęcie działań zapobiegawczych, jeżeli ich powtórzenie
PJ - Starostwo Kartuzy / Ps-04-C
Starostwo
Powiatowe
w Kartuzach
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PN-EN ISO 9001:2009
Procedura działań zapobiegawczych
Indeks
Ps-04
Edycja
D
Strona
3
się z tych samych przyczyn wpływałoby na jakość zadań realizowanych przez Starostwo
oraz naruszałyby interesy klientów.
Źródłami informacji są w szczególności:
1) wyniki auditów,
2) skargi i wnioski klientów,
3) wyniki postępowania odwoławczego,
4) wnioski z kontroli,
5) spostrzeżenia z monitorowania procesów.
5.2.
Dla potencjalnych niezgodności zakwalifikowanych w trybie pkt 5.1 Pełnomocnik wystawia
kartę działań zapobiegawczych (zwaną w dalszej części procedury- kartą) na formularzu
F1/Ps-04 i przekazuje ją osobie wymienionej w pkt 5.3.
5.3.
Przyczynę potencjalnej niezgodności bada i opisuje oraz propozycję działań
zapobiegawczych z określeniem terminu ich realizacji przedstawia w zakresie swoich
uprawnień:
1) kierownik komórki organizacyjnej, w której powstała potencjalna niezgodność –
odnośnie merytorycznych zadań,
2) Sekretarz Powiatu – odnośnie organizacji pracy i funkcjonowania Starostwa,
3) Pełnomocnik – odnośnie wymagań systemowych.
5.4.
Propozycje działań zapobiegawczych wymagają akceptacji Starosty. Osoba proponująca
działania uzyskuje akceptację Starosty i zwraca kartę Pełnomocnikowi.
5.5.
Pełnomocnik dokonując przeglądu i oceny działań zapobiegawczych, w szczególności biorąc
pod uwagę proporcjonalność zakresu ich zastosowania do stopnia zagrożenia niezgodności i
możliwości ich wystąpienia lub powtórzenia się, które mają lub mogą mieć wpływ na
realizację zadań i celów jakościowych Starostwa wyznacza osobę odpowiedzialną za
wdrożenie działań. Pełnomocnik sporządza kserokopię tak wypełnionej karty, którą
przechowuje, a oryginał przekazuje osobie, której karta dotyczy.
5.6.
Wyznaczeni przez Pełnomocnika pracownicy wdrażają zaakceptowane działania
zapobiegawcze, opisując sposób ich realizacji oraz ich wyniki na karcie, którą następnie
zwracają Pełnomocnikowi.
5.7.
Osoba, która proponowała podjęcie działań ocenia prowadzone w swojej komórce działania
zapobiegawcze. W przypadku stwierdzenia nieskuteczności działań, wstrzymuje ich
wykonanie proponując jednocześnie wprowadzenie w tych działaniach korekty, dokonuje w
tym celu adnotacji na karcie i podejmuje działania określone w pkt 5.9.
Wypełniona karta jest zwracana Pełnomocnikowi.
5.8.
Pełnomocnik nadzoruje wykonanie działań zapobiegawczych oraz bada ich skuteczność,
wnioski odnotowuje na karcie. W przypadku nieskuteczności podejmowanych działań
inicjuje ponowne badania przyczyny i zmianę działań na bardziej efektywne.
5.9.
W przypadku korekty działań zapobiegawczych wprowadzonych w trybie pkt 5.7 i 5.8,
stosuje się w postępowaniu odpowiednio postanowienia pkt 5.2 – 5.6, a przebieg działań
dokumentuje się na formularzu F1/Ps-04, który w numeracji wyróżniany jest dodatkowo
literą „k”.
PJ - Starostwo Kartuzy / Ps-04-C
Starostwo
Powiatowe
w Kartuzach
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PN-EN ISO 9001:2009
Procedura działań zapobiegawczych
Indeks
Ps-04
Edycja
D
Strona
4
5.10. Pełnomocnik wykonuje kopię kompletnej karty działań zapobiegawczych i przekazuje ją do
komórki organizacyjnej, w której te działania zostały wdrożone. Kopię karty oznacza się
napisem „egzemplarz informacyjny”.
5.11. Wyniki z przeprowadzonych działań zapobiegawczych Pełnomocnik przedstawia Staroście
w sprawozdaniu na przegląd systemu zarządzania jakością lub na bieżąco, w przypadku
takiej konieczności.
6. Zapisy
L.p.
Miejsce
Zapis (treść)
Odnośnik przechowywania
1 Kwalifikacja niezgodności lub
zagrożenia- analiza informacji
Forma
zapisu
D
pkt 5.1
A
2 Wystawienie karty działań
zapobiegawczych
pkt 5.2
3 Określenie przyczyny potencjalnej
niezgodności i proponowane działania
zapobiegawcze
pkt 5.4
5 Przegląd proponowanych działań
zapobiegawczych- wyznaczenie osoby
odpowiedzialnej
pkt 5.5
Kierownik
komórki
organizacyjnej,
Pełnomocnik
Pełnomocnik
Kierownik
komórki
organizacyjnej,
Sekretarz
Powiatu,
Pełnomocnik
pkt 5.3
4 Akceptacja działań zapobiegawczych
6 Informacja o realizacji działań
zapobiegawczych,
ocena, w tym decyzja o wstrzymaniu
działań
D
Osoba
sporządzająca
zapis
Pełnomocnik,
Komórka
organizacyjna
A
Starosta
Pełnomocnik
pkt 5.6
pkt 5.7
Pracownik,
Kierownik
komórki
organizacyjnej
7 Wnioski- ocena efektywności działań
Pełnomocnik
pkt 5.8
zapobiegawczych
Objaśnienia:
Forma zapisu: A- adnotacja
D- dokument
Miejsce przechowywania: osoba odpowiedzialna za rozpowszechnianie, udostępnianie i
przechowywanie zapisu
7. Formularze
1. F1/Ps-04 – Karta działań zapobiegawczych.
PJ - Starostwo Kartuzy / Ps-04-C
Starostwo
Powiatowe
w Kartuzach
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PN-EN ISO 9001:2009
Procedura działań zapobiegawczych
Indeks
F1/Ps-04
Edycja
C
Strona
1
Karta działań zapobiegawczych Nr ……
1. Miejsce wystąpienia potencjalnej niezgodności:
2. Identyfikacja potencjalnej niezgodności:
.. ……… …………………….
(data i podpis Pełnomocnika)
3. Przyczyna potencjalnej niezgodności:
…………………………
(data i podpis)
4. Propozycja działań zapobiegawczych w komórce:
Akceptacja Starosty
………………………
(data i podpis)
……………………….
(data i podpis)
5. Osoba odpowiedzialna za wdrożenie działań zapobiegawczych:
…………………………
(data i podpis Pełnomocnika)
6. Przebieg działań zapobiegawczych – opis sposobu ich realizacji (wypełnia osoba wyznaczona przez
Pełnomocnika):
…………………………
(data i podpis)
7. Ocena działań zapobiegawczych w komórce:
…………………………
(data i podpis)
8. Wnioski z wprowadzonych działań – ocena skuteczności wykonanych działań zapobiegawczych:
…………………………
(data i podpis Pełnomocnika)
PJ - Starostwo Kartuzy / Ps-04